Проверка путевых листов списание и учет гсм

Размер штрафа за отсутствие путевого листа

Дело А27-10300/2010. Судьи указали, что для признания расходов на ГСМ необходимо наличие правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина, отметок о прохождении водителем медосмотра перед рейсом, отметок механика о техническом состоянии автомобиля, подписей лиц, пользовавшихся автотранспортом, и т. д., свидетельствующих о фактической работе автомобиля на цели производственной деятельности. В результате налоговый орган может квалифицировать действия компании как направленные на получение необоснованной налоговой выгоды (см. постановление Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53). Налоговый орган вправе в рамках налоговой проверки изменить юридическую квалификацию сделки, статуса и характера деятельности налогоплательщика и обратиться в суд с требованием о взыскании доначисленных налогов (см. подп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ).

Штраф за езду без путевого листа

Заполняется на каждый авто, что используется индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом для наземного транспорта.
Оформляется на срок от 1 дня до месяца, но не больше.
Если применяется посменный режим, оформлять следует отдельный бланк на каждого водителя.
Путевочный лист должен содержать информацию об авто, номер документа.
Штамп ИП или юридического лица обязательный.
Указываются дата и время выезда.
Отражается дата медицинского осмотра водителя и данные медицинского работника.
Бланки путевых листов вносят в журнал регистрации.
Хранятся документы 5 лет и более.

Документ для легковых авто требуется в том случае, когда осуществляется перевозка пассажиров, багажей, грузов. Эта норма распространяется и на легковое такси. В противном случае возможен штраф до 100000 рублей.

Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)

Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.

Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.

Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.

Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.

Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей. Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС

Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей

Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.

Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.

Что такое путевой лист и кто оформляет?

Путевой лист (ПС) — это разрешительный документ на управление коммерческим транспортом. Оформляют на штатных водителей и других сотрудников, чтобы учитывать время работы, расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и пробег транспортного средства.

Актуальные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78. Есть отдельные бланки для легкового и грузового транспорта, а также автобусов. Документ включает в себя сведения:

об организации, которая выдала ПС;
о водителе, который управляет транспортным средством;
о ТС, дате и времени предрейсового осмотра;
о маршруте и типе сообщения.

Организации используют ПС для внутреннего учёта, а государственные органы — чтобы убедиться в безопасной организации передвижения служебных автомобилей и правильности расчёта бюджетных обязательств.

Документ составляют все организации и предприниматели, которые перевозят грузы и пассажиров. Лишь иногда можно передвигаться на служебном автомобиле без ПС — например, если сотрудник использует транспорт в личных целях.

Если предприятие нарушает правила составления документа или вовсе отказывается от оформления, то ему выпишут штраф за отсутствие путевого листа. Далее мы расскажем, что грозит организациям, ИП и должностным лицам за нарушение правил.

Воспользуйтесь сервисом «Моё дело», чтобы автоматизировать составление первичной документации. Система самостоятельно внесёт сведения в бланки в соответствии с актуальными правилами. Вы избежите распространённых ошибок и нарушений, за которые выписывают штрафы.

Как заполняется путевой лист

Перечислим некоторые особенности составления путевых листов. Так, очевидно, что путевой лист оформляется перед выездом водителя на маршрут. Если этого документа не будет, ГИБДД выпишет штраф.

Отметки о предсменном техническом контроле ставятся вместо отметки о предрейсовом контроле в случае, когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу.

При посменной работе нескольких водителей на одном транспортном средстве путевые листы можно выписать на каждого из них. Но делать это необязательно, так как в одном ПЛ можно указать несколько водителей.

Если составляется несколько путевых листов, время выезда и показания одометра на выезде можно отметить в первом из них, а время возвращения и новое значение пробега — в последнем.

Лица, заверяющие данные в путевом листе, должны после подписи указывать свою фамилию и инициалы. Таким способом заверяются:

время выезда и возвращения транспортного средства и соответствующие показания одометра;
факт прохождения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Главное о путевом листе

Путевой лист считается обязательным документом, который должен быть с собой у водителя, выходящего в рейс. В этом документе фиксируются:

сведения о маршруте, по которому идет транспорт;
информация о результатах прохождения осмотров перед рейсами.

Положен штраф за отсутствие путевого листа, а также при наличие такого листа, но оформленного и заполненного с ошибками – нарушение, которое влечет за собой административную ответственность.

В соответствии с установленными правилами, такие документы на предприятии должны храниться в течение определенного срока – пять лет. Вместе с Журналом регистрации они считаются частью документов по БДД и свидетельством перед трудовой инспекцией того факта, что нормы отдыха и труда сотрудников соблюдаются.

Часто ли вы получаете штрафы от ГИБДД?

Достаточно часто

Очень редко или никогда

Часто ли вы получаете штрафы от ГИБДД?

Достаточно часто	62
Очень редко или никогда	49

Если УГАДН по итогам проверки выяснит, что документов нет, собственник компании как юридическое лицо должен будет заплатить крупный штраф за езду без путевого листа – до 30 000 рублей, что регламентировано п.3 ст. 12.31.1 КоАП РФ. В данном случае, ответственность предусмотрена за нарушение закона «О безопасности дорожного движения» №196-ФЗ, а именно – квалификационных и профессиональных требований к сотрудникам.

Если вы как собственник компании получили штраф за отсутствие или неправильное оформление путевого листа, обратитесь за профессиональной консультацией к нашим юристам. Мы изучим ваши обстоятельства, оценим правомерность наказания, возможности его оспаривания, поможем составить и подать жалобу, обеспечим комплексную правовую поддержку на всех этапах вашего дела.

Работаем по всей России

+
активных клиентов ЕЮС

лет
на рынке

Получить консультацию

+ 250 юристов
готовы помочь в решении вашей ситуации

III. Перевозки с нарушением требований медосмотров водителей и технического контроля состояния ТС

Вышеназванная статья КоАП РФ за эти два вида нарушений устанавливает следующую ответственность:

за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ);
за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Важно обратить внимание, что в силу примечания к этой статье ИП несут административную ответственность как юридические лица. Успешное прохождение процедур медосмотра и контроля технического состояния ТС перед рейсом сопровождается соответствующими отметками в путевом листе. Если их нет (в том числе, по причине отсутствия самого путевого листа), штраф обеспечен

Если их нет (в том числе, по причине отсутствия самого путевого листа), штраф обеспечен

Успешное прохождение процедур медосмотра и контроля технического состояния ТС перед рейсом сопровождается соответствующими отметками в путевом листе. Если их нет (в том числе, по причине отсутствия самого путевого листа), штраф обеспечен.

КС РФ в своем Определении от 29.01.2019 № 234-О пояснил, что к ответственности по ч. 2 и ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ должны привлекаться не только работодатель, его должностные лица, но и сам водитель, которого контролерам надлежит рассматривать как одного из субъектов правонарушения: он не должен был выходить в рейс не только не пройдя медосмотр, но и не удостоверившись в положительных результатах предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Указанные санкции вправе налагать (в пределах своей компетенции) ГИБДД (за исключением легковых такси), органы Ространснадзора и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие региональный государственный контроль в сфере перевозок пассажиров и багажа легковым такси (в части легковых такси) (ст. 23.3, 23.36, 23.36.1 КоАП РФ).

Напомним, что обязанности по организации и проведению медосмотров водителей и технического контроля ТС перед рейсом возложены ст. 20 (п. 2) и 23 (п. 3-5) Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» на работодателей – организации и ИП. Причем обязательные периодические медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства и обязательность их прохождения распространяется также на ИП, самостоятельно управляющих автотранспортом, осуществляющим перевозки; предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств должен проводиться юридическими лицами и ИП, осуществляющими коммерческие перевозки пассажиров и (или) грузов, а также перевозки пассажиров и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями для собственных нужд.

Ответственность за нарушение

Для того, чтобы в размерах штрафов было проще сориентироваться, равно как и в причинах, обстоятельствах нарушений, мы составили сводную таблицу.

Таблица штрафов за путевой лист

Вид нарушения	Размер штрафа
У водителя нет с собой листа	500 рублей (штраф если нет путевого листа)
Владелец ТС не организовал предрейсовые осмотры или водители не прошли их	30 000 рублей (выход без оформленного путевого листа)
Нет отметок механиков и медработников, наличие в заполнении ошибок (для ИП и юрлиц)	30 000 рублей.

Кроме того, штраф в размере 100 000 рублей придется заплатить собственникам предприятий, если выяснится, что в компании отсутствует лицо, ответственное за БДД, и контролирующее все, что имеет отношение к таким документам. Также есть и более полная таблица штрафов ГИБДД.

Важно! Налоговая и трудовая инспекции имеют право выписывать штрафы за некорректное заполнение листов и за их отсутствие.

Судебная практика: поддельный путевой лист

Гражданин Сидоров, работавший водителем, был остановлен инспектором ГИБДД и в ответ на его просьбу продемонстрировал ему путевой лист, который был подложным, с фальшивой печатью и поддельной подписью медицинского лаборанта. Действия Сидорова органом предварительного расследования были квалифицированы по ч. 3 ст. 327 УК РФ (использование заведомо подложного документа).

Свою вину Сидоров не признал и на суде заявил, что медицинский осмотр перед рейсом он действительно не проходил, однако имел в распоряжении старые бланки листов, в которые он внес число и отправился в рейс. Также Сидоров заявил, что в указанный день не выполнял коммерческие перевозки, а подвозил своих родственников на дачу, в количестве восьми человек. Лист не дает право на перевозку пассажиров, нужно иметь водительское удостоверение и лицензию либо разрешение на перевозку такси. Так как на машине Сидорова установлены «шашечки», его остановили сотрудники правоохранительных органов и требуют лист, и именно поэтому он принял решение заполнить его.

Несмотря на то, что Сидоров свою вину не признал, суд посчитал его виновным, изучив доказательства, показания свидетелей, и назначил наказание – штраф в размере 10 000 рублей.

Какую форму использовать

Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 были утверждены унифицированные формы путевых листов для легкового автомобиля, легкого такси, грузового автомобиля, специального автомобиля, а также автобусов. С 1 января 2013 года эти формы стали необязательными. Тем не менее, некоторые транспортные предприятия до сих пор продолжают использовать эти бланки (например, форму путевого листа для грузового транспорта № 4-П).

Индивидуальные предприниматели до 2008 года применяли формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса от 30.06.2000 № 68 (например, форму № ПГ-1 для грузового автомобиля). В связи с изданием приказа Минтранса от 18.09.09 № 152 эти бланки были отменены.

Таким образом, сегодня организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму путевого листа

При этом важно, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса № 152

Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в специальном сервисе

Обязательный список реквизитов

Путевой лист (ПЛ) должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе.

Наименование и номер

В шапке путевого листа указывается тип транспортного средства, например «Путевой лист грузового автомобиля». Нумерация ведется в хронологическом порядке. Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц. Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п

Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу

Срок действия путевого листа

В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия. Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Сведения о собственнике

Если собственником транспортного средства является юридическое лицо, нужно указать:

организационно-правовую форму в соответствии с Общероссийским классификатором организационно-правовых форм ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта от 16.10.12 № 505-ст, действует в редакции от 24.10.18);
полное наименование организации, приведенное в учредительных документах;
фактический адрес местонахождения;
номер телефона;
номер ОГРН из свидетельства о регистрации юрлица.

Если собственником транспортного средства является индивидуальный предприниматель, нужно указать:

ФИО;
почтовый адрес;
номер телефона;
номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.

Узнать или проверить ОКПО, ИНН и другие коды контрагентов

Сведения о транспортном средстве

модель транспортного средства и модель прицепа (при наличии);
государственный регистрационный знак ТС и госзнак прицепа (при наличии);
дата и время выезда ТС с парковки и возвращения обратно, а также показания одометра (пробег в километрах) при выезде и возвращении. Эти сведения заверяются уполномоченными лицами, назначенными руководителем предприятия. ИП — владелец транспорта может сам удостоверить эти данные.
дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС. Эти сведения также заверяются ответственными лицами.

Сведения о водителе

Они включают в себя:

ФИО;
даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Эти сведения заверяются подписями уполномоченных медицинских работников.

Учет путевых листов в бухгалтерии

Путевые листы являются стандартизованными документами. Их форма принята Госкомстатом в 1997 г. Она является универсальной, используется до сих пор. Стандартные путевые листы являются обязательными к использованию на государственных и частных предприятиях, имеющих собственный автопарк, даже состоящий из 1 транспортной единицы.

Порядок работы с путевыми листами

Путевые листы распределяются ответственным специалистом на каждую смену. Исключение представляет обеспечение необходимыми документами сотрудников, находящихся в длительных командировках. Работа бухгалтерии с путевыми листами имеет ряд особенностей:

документы хранятся минимум 5 лет;
изменения в путевые листы (по расходу топлива, километражу и т.п.) могут быть внесены только при визировании подписями двух ответственных специалистов;
списание ГСМ организовывается только при наличии квитанций об их оплате;
если для нужд компании используется личный транспорт сотрудников, информация об этом отражается в путевом листе (это обеспечивает возможность получения водителем компенсации).

Порядок учета путевых листов

Документы, подтверждающие использование транспорта для нужд предприятия, должны учитываться соответствующим образом. Это является актуальным требованием контролирующих органов. Для учета движения транспорта, расхода ГСМ и т.п. используется путевой журнал. Утвержденной для его заполнения является Форма 8.

Порядок и правила учета путевых листов четко регламентированы. Несоблюдение их является нарушением законодательства. Журнал учета должен вестись в установленном порядке. В нем указывается вся информация о выдаче путевых листов.

Что касается стандартизованной формы журнала учета, она может быть дополнена актуальными для конкретной компании графами и строками. Обязательным условием является сохранение утвержденных блоков.

Эффективный учет путевых листов выгоден прежде всего самому предприятию. Он позволяет минимизировать ошибки при осуществлении расчетов между организацией и заказчиками, контролировать работу водителей, точно рассчитывать заработную плату. Также грамотный учет обеспечивает возможность оптимизации налоговых выплат.

Специфика электронного учета путевых листов

Сегодня практически для каждой организации актуальна оптимизация бизнес-процессов. Учетные операции также могут и должны быть автоматизированы. В арсенале современных бухгалтеров имеются инструменты и средства для оптимизации учета путевых листов.

Специальное программное обеспечение позволяет минимизировать затраты времени на оформление учетных документов

Кроме того, использование профильных электронных систем снижает риск утраты важной учетной информации

Оптимизировать процесс учета путевых листов можно и не только с помощью интеграции в существующую систему нового ПО. Хотите разгрузить бухгалтерию? Передайте часть ее функций на аутсорсинг.

Компания «Консалтинг Премиум» предлагает широкий ассортимент разовых бухгалтерских услуг и комплексные решения по сопровождению бизнеса.

Путевой лист 2022 судебная практика по гражданским делам

Согласно пункту 7 статьи 23 Федерального закона N 196-ФЗ обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся в порядке и на условиях, предусмотренных Федеральным законом от 21 ноября 2022 г N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон 323-ФЗ).

Путевой лист 2022 судебная практика по уголовным делам

Пунктом 12 Порядка установлено, что в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в пунктах 10-11 Порядка, в путевом листе ставится отметка «контроль технического состояния транспортного средства пройден» и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, проводившего контроль, даты и времени его проведения.

Судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2022 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2022 № Ф05-3450/2022). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2022 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2022 № КА-А40/7436-10).

В статье 6 Устава автомобильного транспорта сказано, что запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Минтранс России издал Приказ от 18.09.2022 № 152, в котором утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения. При этом в Приказе четко сказано, что его обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет.

Организации могут использовать как Минтрансовские, так и собственные нормы расхода ГСМ, только не забывая прописать в своей учетной политике выбранный вариант. Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2022 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2022 № 08-14-03/13321). Например, на основании:

Изменились правила оформления путевых листов. Появились новые требования к обязательным атрибутам документа. Проведение предрейсовых осмотров возложили на лиц, имеющих лицензию на данный вид услуг. Суды выносят неоднозначные решения. Автоюристы трактуют нормативы по-разному. Как во всем этом разобраться? На какие нормы закона опираться, чтобы избежать высоких штрафов? Разберетесь с терминологией — поймете законы