Какие бывают электронные подписи, в каких случаях они применяются и как получить эцп

Работа с доверенностями

Как указывать информацию о МЧД при работе с универсальными передаточными документами (УПД)?

Ответ: В форматах электронных документов, выпущенных ранее 2022 года, не предусмотрены поля для заполнения информации о доверенности. Недавно ФНС опубликовала Письмо от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420@, где рассказала о том, как вносить данные о доверенности в такие форматы документов.
В письме содержатся пояснения к форматам счета-фактуры и УПД, корректировочных документов, товарной накладной, акту выполненных работ и акту приемки с разногласиями. К каждому формату дали подробное пояснение. Налоговая также сообщила, что планирует внести изменения в форматы в этом году, чтобы включить в них возможность вносить сведения о доверенностях.

В сервисе ЭДО Контур.Диадок сведения о МЧД передаются в метаинформации электронного документа. Сервис визуализирует информацию о свойствах для пользователя, и получатель документа видит: 

• номер доверенности;
• ИНН доверителя;
• ИНН доверенного лица;
• ссылку на систему, в которой хранится доверенность. 

Передача МЧД в виде файла тоже будет возможна, в Контур.Диадоке сейчас работают над ее реализацией. Также будет реализована передача сведений о доверенности из контента документа. Однако для старых форматов это не предусмотрено.

Каким образом сотрудник будет подписывать электронные документы?

Количество ключей электронной подписи физического лица закон никак не ограничивает. Поэтому рекомендуется использовать эту возможность для подписи документов.

Работайте с сертификатами физических лиц в сочетании с МЧД в информационных системах, которые принимают машиночитаемые доверенности, и грамотно управляйте полномочиями.

Продолжайте использовать существующие сертификаты сотрудников до их истечения.

Перейдите на «обезличенные»‎ сертификаты для информационных систем там, где это возможно.

Если у вас не хватает времени, чтобы продлить сертификат сотрудника, и сайт, на котором вы планируете работать, еще не принимает машиночитаемые доверенности, обратитесь в техническую поддержку этой площадки для уточнения правил работы.

Перевыпустить сертификат сотрудника быстро можно в Личном кабинете  — для этого найдите ваш сертификат, нажмите на «Перевыпустить‎» и следуйте простой инструкции. Весь процесс займет около 15-ти минут. Подробнее о том, что еще можно делать с помощью Личного кабинета, расскажем в нашей следующей публикации.

Дата перехода на МЧД

С 1 сентября 2023 г. аккредитованные удостоверяющие центры прекратят выпускать квалифицированные сертификаты юридических лиц для доверенных лиц, действующих по доверенности. Однако, 4 августа 2023 г. Президентом РФ был подписан федеральный закон №457-ФЗ, который внес изменения в федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», согласно которым квалифицированные сертификаты юридических лиц, выпущенные до 31.08.23, будет действовать до даты своего окончания, но не позднее, чем до 31.08.24.Таким образом, работодатели столкнутся с МЧД только при продлении сертификатов представителей юридического лица, действующих по доверенности, либо при выпуске новых сертификатов должностных лиц. Представители юридических лиц, которые получили свои сертификаты до 31.08.23, смогут ими подписывать кадровые документы от имени работодателя до окончания срока действия их сертификатов, но не позднее, чем 31.08.24.
Системы кадрового электронного документооборота должны быть готовы к работе с МЧД с 1 сентября 2023 г.Мы в EasyDocs решили организовать работу с МЧД следующим образом:

• Мы будем формировать электронную форму доверенности в едином формате, установленном Минцифры (версия 003)
• Полномочия в доверенности будут выбираться пользователями из двух доступных вариантов:

1. Подписание кадровых документов от лица работодателя (MINTRUD_MIN01) – сюда относятся все кадровые документы согласно Приказу Минтруда РФ №578н от 20.09.22 г.
2. Подписывать электронные документы (KLASS_2.0_SIGN_DIG_DOC) – сюда относятся все остальные документы, которые могут подписываться в EasyDocs, например, договоры и акты с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми, авансовые отчеты, счета и т.д.

• МЧД будет оформляться на оплаченный период тарифа «Подписант», который позволяет в EasyDocs подписывать документы от имени юридического лица
• При удалении или смене подписанта МЧД будет автоматически отменяться

Функционал по работе с МЧД появится в EasyDocs к 1 сентября 2023 г.

Что изменилось

Изменения не только существенные, но и масштабные: не секрет, что ЭЦП сейчас активно используется бизнесом: для сдачи электронной отчетности, работы в сфере госзакупок и т.д. Принимаются новые нормативные акты, расширяющие область применения ЭЦП и их виды, например, поправки в ТК РФ о кадровом электронном документообороте.

Как было раньше:

1. Бюджетники и кредитные организации решали вопрос с электронной подписью через Федеральное казначейство и ЦБ РФ.
2. Руководитель юрлица или ИП оформлял сертификат электронной подписи (или в обиходе просто «электронную подпись») в аккредитованном по новым правилам удостоверяющем центре или мог обратиться в ФНС.
3. Ответственные лица организации с правом подписи, например главный бухгалтер, ответственный за сдачу отчетности, могли пользоваться такой же электронной подписью, выданной руководителю организации или предпринимателю для фирмы. На главного бухгалтера оформлялась обычная доверенность.

С 2022 года требования и порядок получения ЭЦП усложнились для коммерческих структур. Бюджетники и кредитные организации действуют в прежнем режиме, а руководители фирм и предприниматели теперь будут обращаться за электронной подписью только в ФНС.

Сотрудник с правом подписи должен получить отдельную ЭЦП для физлица. Обращаться нужно в аккредитованный удостоверяющий центр – предполагается, что на начало 2022 года он прошел переаккредитацию и готов к работе.

Внимание! Проверить аккредитацию удостоверяющего центра можно с помощью сервиса Минцифры. Указывается название УЦ, ИНН или адрес

Ближайший аккредитованный в регионе УЦ можно выбрать по карте.

Где ещё можно использовать личную электронную подпись

Подпись физлица подходит для личного пользования. Функционал, который может использовать владелец ЭЦП, тоже зависит от её вида.

Неквалифицированная электронная подпись физлица

Неквалифицированная электронная подпись тоже подходит для применения в личных целях. НЭП вправе получить любой пользователь личного кабинета физических лиц налоговой. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате. Услуга предоставляется бесплатно. Данная ЭЦП работает только на сайте ФНС. Например, она позволяет гражданину сдавать налоговую декларацию. Согласно 347-ФЗ, электронные документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям

Электронная подпись налоговой записывается на компьютер владельца или в защищённое облачное хранилище налоговой. Во втором случае НЭП можно пользоваться с любого устройства, у которого есть доступ к личному кабинету ФНС.

Квалифицированная электронная подпись физлица

Владелец КЭП физлица может удалённо поступить в вуз, устроиться на работу, оформить договор купли-продажи квартиры, запросить госуслуги в соответствующих сервисах, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной ЭЦП гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.

Алгоритм

Переход к новому порядку подписания документов

Можно ли создавать МЧД в своих информационных системах?

Для удобства работы организаций с МЧД многими вендорами был доработан функционал поддерживаемых ими информационных систем в части взаимодействия с распределенным реестром. Так, функционал МЧД уже сейчас реализован в сервисе 1С-ЭДО, где можно создавать, подписывать, направлять МЧД на регистрацию в распределенный реестр, получать уведомления об изменениях с МЧД.

Работа в сервисе 1С-ЭДО, а значит и с МЧД, доступна из информационных систем 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот и других программ, работающих на платформе «1С:Предприятие» (рис. 5).

Рис. 5. Интерфейс создания МЧД в модуле 1С-ЭДО

Многие ли организации уже используют МЧД?

По данным ФНС России на 1 декабря 2022 г., статистика распределенного реестра по формированию МЧД дает представление о количестве уже выпущенных доверенностей и подписанных с их использованием электронных документов (рис. 6).

Как видите, пока количество выданных доверенностей мизирное — 13 098. Для России это капля в море. Но это только начало использования МЧД!

Рис. 6. Количество выпущенных МЧД и подписанных с их помощью документов

Есть ли единый формат МЧД?

Пока нет. В соответствии с коллективным решением Минцифры, ФНС, Федерального казначейства, Банка России и Федеральной нотариальной палаты до конца 2022 года должен быть создан единый формат МЧД на базе формата ФНС России и Федеральной нотариальной палаты. Такой формат позволит упростить документооборот как в секторе B2B, так и при обмене документами в государственных органах.

Действует ли классификатор полномочий?

Классификатор полномочий — это ресурс, который содержит перечень полномочий представителя, указываемого в МЧД. Речь идет о полномочиях физического лица при использовании КЭП. Всем полномочиям в классификаторе присваивается уникальный идентификационный номер, помимо которого каждое полномочие в обязательном порядке будет иметь наименование и дату включения в классификатор.

В настоящее время опубликован и уже вступил в силу приказ Минцифры России от 03.10.2022 № 751, вносящий изменения в Порядок формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему (далее — Порядок). А сам Порядок был утвержден приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 856. Изменения коснулись места размещения классификатора полномочий, порядка передачи в него перечней полномочий, а также доступа к классификатору.

Размещение, формирование и ведение классификатора полномочий теперь осуществляется в федеральной государственной информационной системе «Единая система нормативной справочной информации» (далее — ФГИС ЕСНСИ). Участники электронного взаимодействия направляют перечень осуществляемых ими полномочий посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)». Доступ заинтересованных лиц к классификатору полномочий осуществляется непрерывно с использованием ФГИС ЕСНСИ, в том числе путем предоставления такого доступа с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия.

Классификатор полномочий формируется и будет состоять из справочников. На сегодняшний день он уже включает полномочия, полученные от Минцифры, Минстроя, ФНС России, Федерального казначейства, Центробанка и других органов.

1 — Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“» (в ред. от 30.12.2021).

2 — Иванова Л. А. Машиночитаемые доверенности: все, что необходимо знать // Секретарь-референт. 2021. № 12. С. 37−41.

3 — Приказ ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7−26/445@ «Об утверждении формата доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента) в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме и порядка ее направления по телекоммуникационным каналам связи».

4 — Письмо ФНС России от 20.01.2022 № ЕА-4−26/534@ «О направлении рекомендуемого формата заявления об отзыве доверенности».

5 — service.nalog.ru/payment/.

6 — m4d.nalog.gov.ru/.

Зачем ЭП сотрудникам юрлица

Одной из приоритетных задач Правительства РФ является перевод всего документооборота в цифровой формат. Потому сдача отчетности на бумаге последовательно сходит на нет. Электронная подпись работника является цифровым аналогом личной рукописной подписи, которую он может использовать для заверения документации.

Передача владельцем своей ЭП иным лицам противоречит законодательству. Сотрудник компании должен подписывать электронные документы своей подписью. Руководителю организации не стоит передавать личную ЭП какому-либо сотруднику для работы. Это чревато неблагоприятными последствиями. Недобросовестный работник, используя ЭП руководителя, может списать средства со счета, исказить бухгалтерскую отчетность или совершить иные мошеннические действия.

Применение МЧД в ОФД Такском

В личном кабинете оператора фискальных данных Такском реализована возможность выпуска МЧД для обслуживающей организации – Партнера ОФД Такском  и физического лица.

Если ваши кассы обслуживает какая-либо организация – Партнер ОФД Такском, то окно управления каждой ККТ показывает эту организацию следующим образом:

 

В этом случае прямо в вашем личном кабинете ОФД можно выдать этой организации машиночитаемую доверенность с полномочиями по администрированию вашей ККТ через ОФД. Никакие другие полномочия из ЛК ОФД Такском переданы быть не могут.

Как и положено доверенность будет содержать срок своего действия и сертификат уполномоченного представителя. В любой момент выданную доверенность можно отозвать или отредактировать. Выдать доверенность может как организация, так и индивидуальный предприниматель.

Это позволит доверенному партнеру самостоятельно без вашего участия из своего личного кабинета ОФД подавать в ФНС заявления о регистрации и перерегистрации ваших касс, например, при замене фискального накопителя и в других случаях, не завязываясь на выданную вам в единственном экземпляре цифровую подпись от ФНС.

Также в ОФД Такском реализована возможность посредством МЧД передавать физическому лицу полномочия по администрированию ККТ. Этот функционал полностью соответствует концепции МЧД, изложенной в 476-ФЗ от 27.12.2019 года, поэтому, так же как и в сервисе ФНС, требуется ввести паспортные данные представителя, а также доверителя, если это ИП.

Это позволит индивидуальным предпринимателям, имеющим на все случаи жизни единственную КЭП, уже сейчас передать физическому лицу полномочия по регистрации и перерегистрации своей ККТ из личного кабинета ОФД Такском. Для этих операций на период действия МЧД подпись самого предпринимателя уже не потребуется.

Кто может выдать МЧД и на какой срок

Статьи 17.2 и 17.3 №63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливают, что доверенность должна быть подписана квалифицированной электронной подписью руководителя организации, уполномоченного действовать без доверенности (обычно генеральный директор), либо лица, действующего по доверенности с правом передоверия.Формат МЧД предусматривает наделение доверенного лица полномочиями по выдаче доверенностей в порядке передоверия. Однако, согласно статье 187 ГК РФ, передоверие возможно только на основании нотариального удостоверения (кроме случаев, когда передоверие осуществляется руководителями филиалов и представительствами юрлиц). Таким образом, пока невозможно выдать МЧД в порядке передоверия полностью онлайн, т.к. требуется участие нотариуса. По этой причине полностью электронным способом формирования МЧД является ее выдача генеральным директором или индивидуальным предпринимателем.Срок действия МЧД устанавливается доверителем при ее составлении. Однако, если срок действия доверенности не указан, то согласно статье 176 ГК РФ такая доверенность действует в течение года со дня ее составления. При этом доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Отправка и получение документов в формате XML

С 1 января 2024 года вступают в силу новые правила в области электронного документооборота (ЭДО), которые предусматривают отправку и получение документов в формате XML.

Формат XML (eXtensible Markup Language) является универсальным форматом для структурирования и обмена данными. Он позволяет описать данные в иерархической структуре, что делает его удобным для передачи различных типов документов, включая счета, договоры, акты и другие.

Отправка документов в формате XML в процессе электронного документооборота обеспечивает высокую степень автоматизации обработки информации. За счет строго определенной структуры XML-документов, возможно автоматическое извлечение и обработка данных без участия пользователей.

Для отправки и получения документов в формате XML необходимо использовать специализированные программные решения, которые поддерживают этот формат. Такие программы позволяют создавать, редактировать и отправлять XML-документы, а также получать и обрабатывать XML-документы, полученные от других участников электронного документооборота.

При отправке документов в формате XML важно соблюдать требования к структуре и содержанию документов, установленные законодательством и применимыми стандартами. Также необходимо учитывать возможные требования и форматы, установленные отдельными организациями или институциональными заказчиками

В целом, использование формата XML при отправке и получении документов в электронном документообороте позволяет повысить эффективность и надежность процесса обмена информацией между участниками, упростить автоматизацию обработки данных и сократить затраты на обработку бумажных документов.

Где получить сертификат ключа электронной подписи после внесения поправок в законодательство?

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам и уполномоченным лицам сертификаты с реквизитами юридического лица. Вместо этого выпускаются сертификаты для физических лиц.

Главам финансовых организаций следует обратиться в Центральный банк, а должностным лицам бюджетных учреждений и руководителям госорганов — в Казначейство. Единоличные исполнительные органы юридических лиц, ИП, а также руководители иностранных компаний, имеющие аккредитацию на территории РФ, и главы их филиалов должны получать подпись в ФНС или у ее доверенного лица — в Удостоверяющем центре «Основание» (АО «Аналитический центр»).

Что делать при увольнении работника

При увольнении электронная подпись остаётся у бывшего сотрудника, даже если она была оплачена работодателем. Руководитель может скрывать данный факт и попытаться оставить ЭЦП работника себе.

Использовать электронную подпись от чужого имени запрещено. Если у сотрудника была только ПЭП, то его логин и пароль больше не используются в информационной системе. Сертификат КЭП содержит данные о владельце, и работать с этой ЭЦП может только он.

В трудовом договоре не могут быть прописаны случаи, когда при увольнении электронная подпись останется у работодателя. Наличие таких правил является прямым нарушением законодательства. Бывший работник вправе обратиться в суд, и работодателя оштрафуют.

Если использовалась МЧД, то работодатель её отзывает. При необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.

Сроки введения электронных доверенностей

Переход на машиночитаемые доверенности окончательно закончится 31 августа 2024 года. В связи с этим требуется сделать некоторые пояснения.

Закон установил, что машиночитаемая доверенность должна была стать обязательным атрибутом для сдачи отчетности в ФНС представителями компаний и ИП уже с 1 января 2023 года. Однако до 31.08.2023 года государство оставило для бизнеса некоторый переходный период, который был закреплен Федеральным законом от 19.12.2022 №536-ФЗ.

Другими словами, машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года должна была стать обязательным элементом в электронном документообороте. И предполагалось, что к этой дате бизнес добровольно перейдет на использование МЧД, сумев подготовиться к изменениям. Однако новый закон №457-ФЗ от 04.08.2023 г. внес очередные поправки в закон об электронной подписи. Это привело к тому, что сроки перехода на обязательное применение МЧД также были скорректированы.

Для понимания основной сути изменений обратимся к порядку выдачи электронных подписей.

Ранее для того, чтобы получить электронную подпись (ЭП) необходимо было обратиться в аккредитованный Удостоверяющий центр (УЦ). Такие УЦ могли оформить три вида сертификатов ЭП.

Вариант 1 Сертификат организации. В этом случае электронная подпись и, соответственно, сертификат оформлялся на руководителя, то есть на лицо, указанное в ЕГРЮЛ в качестве руководителя организации. Этот сертификат содержал реквизиты организации. Этой ЭП руководитель вправе подписывать любые документы, в том числе отчетность для сдачи в ФНС, Соцфонд и т. д.

Вариант 2 Сертификат на сотрудника. В этом случае сертификат (электронная подпись) содержал реквизиты сотрудника организации. Другими словами, было указано, что, например, Иванова является главным бухгалтером ООО «Сказка». Этой электронной подписью Иванова могла подписать от имени своего ООО документы в электронном виде. Этот вид КЭП был распространен, наряду с ЭП организации.

Вариант 3 Сертификат физлица. В этом случае сертификат содержал только реквизиты физлица — в документе не было привязки к той организации, в которой человек работал. Другими словами, та же самая Иванова могла получить подпись, но в этой ЭП не было указано, что она является главбухом. Этот вид КЭП не был сильно распространен.

До 31.08.2023 года (включительно) подписать цифровые документы было возможно тремя способами. В первом случае документы подписывались подписью руководителя организации.

Во втором случае документы подписывались подписью сотрудника, на которого была оформлена эта ЭП.

В третьем случае документы подписывались подписью физлица, но к этим документам прикладывалась машиночитаемая доверенность (подписанная подписью руководителя компании), которая подтверждала полномочия подписанта.

Что же произошло с 01.09.2023 года? А случилось то, что с этой даты Удостоверяющие центры прекратили выдачу сертификатов сотрудников (вариант 2 теперь недействителен). И теперь выдаются только электронные подписи на организации и на физлиц (вариант 1 и вариант 3).

Но есть одно но: если такой сертификат сотрудника по варианту 2 будет действовать и после 31 августа 2024 года, то воспользоваться им будет нельзя — 31.08.2024 года крайний срок переходного периода. Предполагается, что такой порядок поможет более плавно перейти на машиночитаемые доверенности при электронном документообороте.

Отдельно скажем, что в связи с этим сертификат физлица станет более востребованным. Так же как и оформление машиночитаемых доверенностей.

Чем опасна передача КЭП другим лицам

Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.

Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю.

Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы.

Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:

• подтверждено, что его использует не владелец подписи;
• ключ проверки подписи совпадает с ключом ранее выданного сертификата.

Способы получения

Физическое лицо может обратиться за получением электронной подписи в отделение УЦ, в МФЦ или через официальный портал госуслуги.

Через МФЦ

Получить ЭЦП физического лица можно через отделение многофункционального центра, имеющего соглашение о сотрудничестве с удостоверяющим центром (если нужна КЭП). Если нужна НЭП, то можно обратиться в любое ближайшее отделение.

Нужно помнить, что МФЦ не занимается оформлением электронной подписи. Сотрудники лишь принимают и проверяют документы, а после передают их в УЦ. Сроки оформления подписи через МФЦ от 10 до 14 дней.

Чтобы оформить ЭП клиент должен прийти в офис МФЦ с комплектом документов (удобнее записаться на прием предварительно на сайте или по телефону), заполнить заявление, приложить квитанцию об оплате услуги по выбранному тарифу. После проверки и принятия документов сотрудник МФЦ выдает расписку с уникальным номером, по которому можно отслеживать процесс изготовления ЭП.

Для получения цифровой подписи физическим лицом необходимо лично подойти в указанное время в офис МФЦ.

Через Удостоверяющий центр

Оформить электронную подпись напрямую через УЦ просто. На сайте выбранного центра нужно заполнить заявку. После ее подтверждения на почту придет счет, который нужно оплатить в течение нескольких дней. Далее, клиент собирает все необходимые документы и приходит в офис УЦ.

Изготовление ЭП занимает до 3 рабочих дней, но возможен и срочный выпуск. Получить ключ и сертификат ЭЦП пользователь может только лично при следующем посещении офиса. В тариф электронной подписи входит ПО для работы и носитель ключа.

Через портал госуслуг

Для работы на портале государственных услуг обычно используется два типа ЭЦП: простая или квалифицированная. ПЭП (простая электронная подпись) можно получить в режиме онлайн и бесплатно, а оформление КЭП требует посещения офиса УЦ.

Оформление простой ЭП

Получить простую электронную цифровую подпись для физического лица можно еще на стадии регистрации на сайте. Как сделать ПЭП:

перейти на сайт https://www.gosuslugi.ru/, выбрать форму для регистрации;

ввести все необходимые данные;

ввести полученный код (приходит в виде смс), который и является простой цифровой подписью, и заполнить профиль;

заполнить поля с паспортными данными, ИНН, СНИЛС.

Все данные, загруженные на портале, отправляются на проверку автоматически. Доступ к сервису открывается после подтверждения правильности информации. На этом процесс создания простой подписи закончен.

Если пользователю необходимо расширить возможности портала, то простую подпись можно перевести в неквалифицированную. Для этого нужно обратиться в отделение Почты России или МФЦ с паспортом и СНИЛСом. Сотрудники проверят подлинность и соответствие документов. При полном совпадении выдадут одноразовый код. Пользователь вводит его в настройках профиля личного кабинета.

Оформление КЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (этим термином называют и обычную квалифицированную ЭП) позволяет использовать все функции портала госуслуг с момента регистрации. Купить ЭЦП для физических лиц можно только в удостоверяющих центрах, имеющих необходимую аккредитацию. Стоимость ЭП варьируется от типа и возможностей, и составляет от 2500 до 10000 рублей, а сроки оформления не превышают нескольких дней.

Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись: обратиться в выбранный офис УЦ с паспортом, заявлением, ИНН и СНИЛС, а также с оплаченной квитанцией. Документы можно отправить предварительно через веб-сайт, но личное посещение для подтверждения личности и получения подписи необходимо.

Для Почты России

С 2018 г. во всех отделениях Почты России можно получать посылки и письма при помощи простого электронного ключа, который выглядит как смс-код. Оформление такой ЭЦП не займет много времени, нужно лишь:

• заполнить анкету на сайте Почты России;
• лично обратиться в ближайшее отделение с паспортом и заявлением на подключение услуги;
• подтвердить номер телефона, указанный в анкете.

После проверки данных сотрудник почты попросит подписать заявление на подключение услуги. В дальнейшем, личный код будет приходить на телефон в виде смс, или через специальное мобильное приложение. Оформляется такая ЭП бесплатно.

Что нового в правилах оформления ЭЦП

Несмотря на то, что правила оформления электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) изменились еще с января 2022 года, даже сейчас 90% руководителей не знают о новых правилах и так же ждут от Удостоверяющего центра (далее — УЦ), предоставившего систему для сдачи отчетности, удаленного продления ЭЦП. Но УЦ с 01.01.2022 г. не выдает ЭЦП. Теперь это делает только Федеральная налоговая служба России (далее — ФНС). В удостоверяющих центрах можно получить ЭЦП, но эта ЭЦП все та же, от налоговой – тут УЦ выступают посредниками.

Как зарегистрировать НКО в онлайн формате с помощью ЭЦП, читайте в статье нашего эксперта с высшей компетенцией НКО.

 С 1 января 2022 года ФНС выпускает квалифицированные электронные подписи для:

• юридических лиц; 
• индивидуальных предпринимателей; 
• нотариусов. 

ЭЦП для руководителя

Итак, с 1 января 2022 года ФНС приступила к выпуску квалифицированной электронной подписи для:

• юридических лиц (граждан, имеющих право действовать от имени юрлица без доверенности);
• индивидуальных предпринимателей;
• нотариусов.

Выпуском сертификатов ЭП для юрлиц и предпринимателей занимается УЦ ФНС. Сертификат обычно получает генеральный директор (директор) или предприниматель, выдается он именно на фирму, а не физическим лицам. ФНС на своем официальном сайте особо подчеркивает, что не выдает электронную подпись физическим лицам как таковым.

Для получения электронной подписи можно записаться на прием в инспекцию на официальном сайте ФНС (сервис «Запись на прием в инспекцию»). Под рукой нужно иметь данные о фирме или предпринимательстве, поскольку придется вносить их в форму. Услуга называется «Выдача КЭП».

Для формирования электронной подписи руководителю с собой нужно иметь паспорт, СНИЛС, ИНН и уже упомянутый сертифицированный USB-токен. Для заявления, которое нужно будет составить совместно с оператором УЦ ФНС (в присутствии заявителя), требуется еще и реквизиты юрлица, ИНН (для юрлиц). На USB-токен необходим сертификат соответствия. Специалисты ФНС советуют до начала работы форматировать его и установить пароль, как указано в документации на носитель.

Кроме самой ФНС, выпуском КЭП занимаются также ее доверенные лица. На сегодняшний день на официальном сайте налоговой говорится о трех:

• ПАО «Сбербанк России».
• АО «Аналитический центр».
• Банк ВТБ (ПАО).

До 31 декабря 2021 года многие прошедшие переаккредитацию согласно более ранним поправкам в ФЗ-63 центры выдавали электронные подписи. Министерство цифрового развития в документе ОП-П15-085-33604 от 10/08/21 разъясняет, что такие подписи будут действовать после 1 января 2022 года до окончания срока действия сертификатов, а далее на общих основаниях надо обращаться в УЦ ФНС.

Если УЦ выдал ЭЦП до 1/07/ 2021 года и у него нет статуса аккредитованного, такой сертификат использовать уже невозможно. Он был действителен лишь до 31 декабря 2021 года. На сегодняшний день вопрос с электронной подписью не согласован до конца. К примеру, с подписью ФНС из-за разницы технических требований не работает Росреестр, система электронных закупок. Как решат этот вопрос власти, пока совсем не ясно.