Доверенность по эдо

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов

Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
Сведения об участниках сделки содержат поля:

код ОКПО;
структурное подразделение;
информация для участника документооборота;
для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
адрес;
контактные сведения (номер телефона, e-mail);
банковские реквизиты.

Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца; 2 — сотрудник организации, составившей файл продавца; 3 — сотрудник иной уполномоченной организации; 4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.

Ответы на вопросы

Должен ли сотрудник быть официально трудоустроен, чтобы выдать на него МЧД?

Нет, при регистрации МЧД данная информация никак не проверяется.

Может ли сотрудник при использовании МЧД заверять документы электронной подписью, оформленной на него с указанием реквизитов организации-работодателя?

До 1 сентября 2023 года, когда применение МЧД станет обязательным, сотрудник перед отправкой контрагенту электронных документов и МЧД может заверять документы двумя видами электронных подписей:

содержащей сведения об организации-работодателе;
электронной подписью физлица — без сведений об организации-работодателе.

С 1 сентября 2023 года в описанной выше ситуации сотрудники будут использовать только электронные подписи физлица.

Может ли ИП выдать МЧД на сотрудника?

Да. Процесс регистрации МЧД одинаковый для организаций любой правовой формы.

Что предъявлять в суде в случае возникновения споров по подписанным электронным документам с использованием МЧД?

Выгружается архив с документом и электронной подписью, который также включает информацию с реквизитами доверенности. К данному архиву документов прикрепляется электронная доверенность (ссылка на неё) и передаётся в суд.

Какие ошибки могут быть при регистрации МЧД?

При формировании МЧД в ней необходимо указать паспортные данные и СНИЛС представителя. Если сведения введены некорректно или заполнены не все данные, то доверенность не зарегистрируется.

Можно ли корректировать МЧД после её регистрации?

Нет. Необходимо отозвать некорректную доверенность, а затем оформить новую с корректными данными.

Как выглядит регистрационный номер доверенности? Как он присваивается?

Пример: 9F052067-6054-4708-AB60-EAFC10166753. Присваивается автоматически при создании МЧД.

Применение МЧД для входящих и исходящих документов

Любой документооборот, в том числе электронный, предполагает наличие как входящих, так и исходящих документов. Входящие и исходящие электронные документы могут сопровождаться машиночитаемыми доверенностями.

Порядок применения и проверки МЧД для входящих и исходящих документов в сервисе 1С-ЭДО отличается. Для доверенностей, зарегистрированных собственной организацией, требуется обязательная настройка правил автоматической проверки полномочий. Вручную проверить такие МЧД нельзя. Это означает, что никто из пользователей программы не сможет разрешить подписать исходящий документ сотруднику, который не имеет на это полномочий.

1С-ЭДО для обмена электронными документами с контрагентами из программ 1С

Как подключиться к сервису 1С-ЭДО и выбрать оператора ЭДО
Как научиться работать с 1С-ЭДО

Настраивать правила автоматической проверки доверенностей, полученных от контрагентов, не обязательно. Например, проверку подписи контрагента под входящим документом можно поручить лицу, ответственному за ЭДО со стороны собственной организации. Указанный пользователь сможет самостоятельно проверить правильность подписания электронного документа и принять решение, доверять подписи данного контрагента или нет.

Сервис 1С-ЭДО контролирует все возможные ситуации, возникающие на практике при применении МЧД, обеспечивая при этом комплексную проверку легитимности входящих электронных документов. Проверка машиночитаемой доверенности состоит из нескольких этапов:

криптографическая проверка электронной подписи и сертификата;
проверка срока действия сертификата;
сверка данных субъекта сертификата с подписантом МЧД (СНИЛС, ИНН физлица, ИНН юрлица);
проверка факта, что доверитель является уполномоченным представителем организации;
проверка цепочки передоверия;
проверка соответствия установленному формату МЧД.

Подпись документа, сопровождаемого МЧД, проверяется по следующим критериям:

криптографическая проверка подписи и сертификата;
срок действия сертификата сопоставляется с датой документа;
выполняется подбор подходящих МЧД для подписанта;
выполняется подбор всей цепочки передоверия;
доверитель сопоставляется с документом, в том числе, по всей группе компаний;
выполняется проверка полномочий всей цепочки МЧД;
проверяется действительность всей цепочки МЧД в распределенном реестре;
проверяется признак «Отозвана» для всей цепочки МЧД в распределенном реестре;
проверяется соответствие всей цепочки МЧД организации в документе;
проверяется соответствие представителей всей цепочки МЧД доверителю передоверия;
проверяется соответствие периода действия всей цепочки МЧД дате документа;
проверяется статус проверки МЧД оператором.

Таким образом, программа сопоставляет документы (подписи и сертификаты) с приложенной МЧД и выполняет в общей сложности до 18 различных проверок. Этот механизм позволяет эффективно отрабатывать все случаи использования электронных доверенностей.

Бухпросвет

Гибкая настройка проверки МЧД в 1С-ЭДО
Оформление МЧД для госорганов и внебюджетных фондов в программах 1С
Подписание отчетности с использованием МЧД из распределенного реестра ФНС
МЧД в 2023 году: создание и использование в 1С

Порядок оформления МЧД для обмена электронными документами с контрагентами

Во время совершения сделок предприятие (доверитель) может предоставить право на подписание электронных документов своему представителю. Представитель — это организация или физическое лицо, принимающее на себя ответственность действовать от имени доверителя в рамках вверяемых ему полномочий, указанных в доверенности. Представителем может быть сотрудник собственной организации либо стороннее физическое или юридическое лицо.

С 1 марта 2022 года для юридического заверения отношений между доверителем и представителем можно использовать машиночитаемую доверенность. МЧД — это электронная доверенность, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) доверителя. Сотрудники могут подписывать электронные документы с помощью УКЭП физического лица, прикладывая к ним МЧД.

ФНС России еще в 2021 году запустила пилотный проект по обмену машиночитаемыми доверенностями на базе функционирующей платформы распределенного реестра по технологии блокчейн (далее — распределенный реестр МЧД ФНС). Фирма «1С» является одним из держателей узлов данного распределенного реестра.

В настоящее время действует переходный период на обязательное применение МЧД. Если квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи оформлен на представителя юридического лица или на индивидуального предпринимателя (ИП) до 31 августа 2023 года включительно, то он может использоваться без МЧД еще год, до 1 сентября 2024 года. В остальных случаях уполномоченные представители должны получить личную квалифицированную подпись физического лица (без привязки к компании), а доверители — оформить на своего представителя МЧД.

В программах 1С для обмена электронными юридически значимыми документами с контрагентами предназначен сервис 1С-ЭДО, а сертификат физического лица можно оформить с помощью сервиса 1С:Подпись.

Как оформить доверенность на представителя для ЭДО с контрагентами

создать в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 (в программах 1С для регистрации доверенностей и получения сведений о них используется распределенный реестр МЧД ФНС);
загрузить из распределенного реестра МЧД ФНС по идентификатору;
загрузить из файла.

После получения сертификата и оформления доверенности, их следует добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. После этого сотрудник сможет подписывать электронные документы своей подписью.

Зарегистрированную в распределенном реестре доверенность можно передать контрагентам предприятия автоматически по идентификатору МЧД в распределенном реестре МЧД ФНС или в одном пакете вместе с электронным документом. Кроме того, МЧД можно передать контрагенту вручную:

отправить идентификатор МЧД из реестра для ручной загрузки;
отправить МЧД как произвольный документ ЭДО;
передать МЧД в виде файла любым привычным способом.

Организациям и ИП для обмена электронными документами, в том числе и с контролирующими органами, предложено использовать единый формат МЧД 003, размещенный Минцифры на Едином портале госуслуг.

В решениях 1С единый формат МЧД 003 для обмена с контрагентами поддержан. Когда контролирующие органы будут готовы поддержать единый формат МЧД 003, можно будет не выпускать отдельные доверенности для отправки отчетности и для ЭДО с контрагентами. О поддержке законодательных изменений работы с МЧД в решениях 1С см. в «Мониторинге законодательства».

1С:ИТС

ЭДО с контрагентами, создание и использование МЧД в сервисе 1С-ЭДО

Хранение и передача МЧД

Вопросы хранения и использования МЧД регулируются постановлением Правительства от 21.02.2022 № 223. Хранить МЧД необходимо в электронном виде в одной из информационных систем:

головного удостоверяющего центра Минцифры;
удостоверяющих центров ФНС России, Федерального казначейства, Центробанка;
аккредитованных удостоверяющих центров;
операторов ЭДО;
федеральных органов исполнительной власти, в том числе в наиболее востребованном и наполненном на текущий момент распределенном реестре ФНС России;
государственных внебюджетных фондов — СФР, ТФОМС и других;
любых третьих лиц при условии, что в информационной системе можно создать электронный документ и подписать его КЭП.

Передавать МЧД своему контрагенту можно разными способами, например:

отправить доверенность отдельным файлом вместе с подписанными документами в одном пакете;
указать номер доверенности в документе — получатель может проверить ее действительность по общей информационной базе без самого документа;
передавать данные о доверенности в метаданных документа.

Хотя изменения еще не вступили в силу и они не отменят использование традиционных доверенностей на бумажном носителе, получать МЧД и пробовать использовать новые возможности стоит уже сейчас. Операторы информационных систем могут установить технические ограничения на использование электронных подписей физических лиц без МЧД, что заблокирует уже внедренный в компании электронный документооборот. Заранее получите сертификаты КЭП для физических лиц, выдайте им МЧД и протестируйте обмен документами, чтобы вовремя выявить проблемы и устранить их.

Основные особенности доверенности на право подписи

Доверенность может быть генеральной (с неограниченными полномочиями); специальной (для выполнения поручений в обозначенный период) или разовой (на осуществление одного конкретного задания).

Если доверенность заполняется на подписание строго определенных документов, их нужно вписать предельно четко, желательно каждый документ отдельным подпунктом.

Предъявлять доверенность можно в любые организации: как государственные (суды, налоговые инспекции, почтовые отделения, внебюджетные фонды и т.д.), так и коммерческие (банки, другие организации и предприятия).

Однозначно определенных норм на заполнение доверенности нет, тем не менее, при ее оформлении нужно соблюдать основные правила, рекомендуемые в делопроизводстве при выписывании подобного рода документов. В числе прочего, доверенность на право подписи документов обязательно должна включать в себя информацию о доверителе и персональные сведения о доверенном лице. Также здесь должен быть указан срок действия доверенности и подписи обеих сторон.

Следует отметить, что чем шире полномочия доверенного лица, тем более подробную информацию о сторонах следует вписывать в доверенность.

Ее форма законодательно не утверждена, поэтому при составлении следует руководствоваться общими требованиями законодательства (в частности, статьей 185 ГК РФ).

Строго говоря, приказ является внутренним документом организации, и полномочия, предоставленные им, распространяются только на ее сотрудников.

Однозначно в формате доверенности следует передавать полномочия лицам, не состоящим в штате компании (например, сотрудникам аутсорсинговой фирмы, ведущей бухгалтерское обслуживание).

Проверка полномочий в МЧД

Любая доверенность выдается для того, чтобы подтвердить полномочия представителя при заключении сделок, в том числе при подписании документов в электронном виде. Для автоматизированной проверки полномочий в МЧД они должны быть оцифрованы, то есть внесены в специальный реестр с определенным кодом (идентификатором).

Сейчас полномочия в МЧД для сдачи налоговой отчетности оцифрованы ФНС России и частично СФР. Поэтому полномочия в МЧД, которые формируются в системах операторов ЭДО для отчетности, уже сейчас автоматически определяются информационными системами этих ведомств. Это позволяет им оперативно отклонять направленную представителями отчетность, если у них недостаточно полномочий для ее подписания.

В сфере же взаимодействия хозяйствующих субъектов оцифрованных полномочий для их автоматического определения в информационных системах сейчас нет — над общим классификатором полномочий для МЧД работает Минцифры. Когда он будет запущен, операторам информационных систем нужно будет сделать дополнительные доработки. Поэтому пока полномочия в МЧД указываются обычным текстом и их необходимо проверять так же, как и в бумажных доверенностях.

Каждому участнику электронного документооборота придется решить, как проверять полномочия в МЧД. Можно использовать один из вариантов:

Оформить заверения об обстоятельствах, в которых стороны до начала документооборота гарантируют наличие у представителей достаточных полномочий для подписания электронных документов.
Проверять полномочия представителя в МЧД при приеме каждого документа.
Доверять связке подписи физлица с данными организации-отправителя по аналогии с подписями сотрудников компании при использовании систем операторов ЭДО.

Как составить документ правильно

На доверенности должны быть две подписи: от того, кто доверяет товар и того, кому его доверяют.

Обязательного к применению образца по заполнению такой доверенности не существует. Организации могут писать данный документ в свободном виде или на свое усмотрение разрабатывать его шаблон. Доверенность можно оформлять как на фирменном бланке компании, так и на пустом листе стандартного формата.

Сразу сделаем акцент на том, что компании вправе использовать унифицированные бланки доверенности — М-2 или М-2а. В них уже есть поля для указания обязательных реквизитов, которые останется только заполнить. Однако не возбраняется использовать и свободный формат, рассматриваемый ниже. Главное, чтобы в документе были отображены необходимые данные.

При составлении доверенности на получение товара нужно придерживаться рекомендаций и норм, установленных для написания таких бумаг правилами юриспруденции и делопроизводства, чтобы впоследствии документ не вызвал сомнений у заинтересованной стороны. Здесь нужно внести личные данные представителя (по паспорту), а также тщательно и подробно прописать все функции, которые возлагаются на представителя и список документов, который он уполномочен подписывать.

Кроме того, следует обязательно указать период действия доверенности, который по закону ничем не ограничен, т.е. выписывать доверенность можно хоть на 10, хоть на 100 лет. При отсутствии такой информации срок действия документа автоматически равняется одному году с момента его подписания.

Что такое ЭД

Закон не дает четкого определения, что такое доверенность в электронной форме, ГК РФ регламентирует общие положения (гл. 10 ГК РФ).

Поскольку ЭДО предполагает цифровое заверение документации, для подписи виртуальной бумаги применяют цифровую подпись (ЭЦП). Скан-копия бумажного варианта не является надлежащим документом без ЭЦП доверителя.

Правовое регулирование цифровой подписи осуществляет Федеральный закон от 06.04.2011 № 63.

Таким образом ЭД — это документ, который открывают с помощью компьютера (телефона, планшета и пр.), подписанный цифровой подписью лица, выдавшего бумагу. Сертификат ЭЦП подписанта доступен к проверке на актуальность.

Вот как выглядит электронная доверенность:

Некоторые организации формируют полномочия на своих сервисах, например Почта России. В таком случае бумага имеет иной формат, который отображается в личном кабинете пользователя.

Обработка персональных данных для МЧД

Для МЧД нужны персональные данные работников: ФИО, реквизиты паспорта, СНИЛС, ИНН. Использовать личную информацию сотрудников для электронных доверенностей, как и в любых других случаях, можно только с их согласия. При этом работодатель и так обрабатывает данные работников — при трудоустройстве они предоставляют паспорт и другие сведения. Если после создания МЧД будет храниться в сторонней информационной системе, необходимо проверить наличие согласий будущих владельцев МЧД на передачу их персональных данных оператору такой системы. Кроме того, по возможности нужно закрепить обязательства оператора системы по обработке персональных данных.

По Доверенности В Упд Нужна Печать

Его допускается задействовать при совершении большинства актов хозяйственной жизни. Сюда можно отнести продажу, передачу имущественных прав, отгрузку, иные действия, связанные со сменой организации. Чаще всего его заполняют при:

поставках, подрядных работах;
сделках, в которых меняются владельцы имущества, продукции;
оформлении взаимодействия с посредниками.

Кроме того, некоторые виды деятельности ФНС отдельно расписала во втором приложении к письму. Этот документ является рекомендованным, но участникам процесса следует помнить, где нужно ставить подписи в УПД покупателю при получении, а продавцу при передаче

Корректное заполнение крайне важно

Еще один нюанс — юридическое лицо может применять его по своему усмотрению. Например, перейдет на подобный документооборот только по одному виду сделок, а по остальным продолжит пользоваться стандартными СФ и иными первичными документами.

Существует перечень полей, которые необходимо заполнять продающей стороне при использовании этой формы. Стандартный список реквизитов включает в себя:

наименование бланка;
дата, когда начали составлять;
названия организаций-участников или Ф.И.О. ИП;
в чем заключается операция;
результат совершения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
ФИО и должность человека, который несет ответственность за операцию.

Так как он может заменять собой целый комплект документов и выступать в виде самостоятельной первичной документации, в нем есть еще один постоянный реквизит — статус. Их всего 2:

Применяется как СФ.
Как первичка для отчетности.

Во втором случае допускается не прописывать информацию про ставку, а также «код страны и ее название». На вычет можно подавать при указанном «1» либо в случае, когда все нужные строки были прописаны, но случайно или по ошибке было написано «2». Стоит отметить, что только в качестве СФ его заполнять не разрешается, в частности потому, что для этих целей необходимо отдельный статус, а его нет. Поэтому его следует рассматривать шире.

Количество подписантов как от клиента, так и от продавца способно меняться. Кто должен ставить свою подпись, зависит от того, как в конкретной фирме распределены полномочия — кто отвечает за передачу товаров, подтверждает корректность произошедшего, пересчет по количеству и качеству. Предлагаем разобраться в этом ответственном моменте подробнее.

Неважно, какой статус, рекомендованными будут 2 подписи:

Руководителя компании. По факту глава предприятия вправе передать эту задачу специальному уполномоченному лицу, если он уверен в способностях подчиненного. Подобные разрешения следует задокументировать специальным внутренним актом, доверенностью или приказом. Без этого человек не должен касаться официальной документации.
Главного бухгалтера. Ситуация та же. Специалист может делегировать эту работу другому человеку, если это закрепят в учетной политике.

Место, где будут расписываться разные стороны, закреплено в бланке и не меняется от одного файла к другому. Общий вид только рекомендован, но блок, в котором содержатся реквизиты для счета-фактуры нельзя удалять или пропускать. Его следует заполнять по всем правилам. Первым это будет делать продавец и его представители. Они фиксируют, что все загружено и подготовлено, пересчитано, соответствует требованиям закона и в полном соответствии с договором.

Когда груз попадет к приобретателю, то его работники обязаны будут все перепроверить по количеству и качеству, поставить соответствующие отметки. Как мы уже говорили выше, всем участникам сделки следует иметь полномочия, чтобы расписываться, иначе документ потеряет юридическую силу.

Доверенности на получение и выдачу ТМЦ

Однако договором была предусмотрена возможность самовывоза товаров со склада поставщика силами и транспортом ООО «Покупатель». В такой ситуации если бы представители покупателя принимали товары на складе ООО «Поставщик», то помимо скрепления товарной накладной печатью ООО «Покупатель» предоставили бы работникам поставщика сопроводительное письмо следующего содержания:

Инструкция обязывает бухгалтерию организации регистрировать доверенности на получение ТМЦ по унифицированным формам № М-2 и № М-2а. Необходимо это прежде всего для того, чтобы иметь возможность контролировать движение ценностей и действия материально ответственных лиц.

Загрузка доверенности в 1С ЭДО

1С ЭДО (Электронный документооборот) позволяет загружать доверенности от контрагента для дальнейшего использования в системе. Ниже приведена пошаговая инструкция по загрузке доверенности в 1С ЭДО.

Шаг 2: Переход в раздел «Контрагенты»

После успешной авторизации необходимо найти и нажать на ссылку «Контрагенты», чтобы перейти в соответствующий раздел.

Шаг 3: Выбор контрагента

В разделе «Контрагенты» необходимо найти и выбрать контрагента, от которого вы хотите загрузить доверенность. Возможно, вам потребуется воспользоваться поиском для быстрого нахождения нужного контрагента.

Шаг 4: Загрузка доверенности

После выбора контрагента необходимо найти и нажать на ссылку «Загрузить доверенность». Обычно эта ссылка находится рядом с информацией о контрагенте.

Шаг 5: Заполнение данных

Следующим шагом является заполнение данных доверенности в соответствующей форме. Обычно система позволяет указывать такие данные, как дата доверенности, номер доверенности, срок действия и прочее. Внимательно проверьте правильность всех заполненных данных перед их отправкой.

Шаг 6: Подтверждение загрузки

После заполнения данных доверенности необходимо подтвердить загрузку, нажав на соответствующую кнопку. В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные подтверждения загрузки доверенности, в зависимости от требований системы.

Шаг 7: Проверка загруженной доверенности

После подтверждения загрузки доверенности необходимо убедиться, что она успешно загрузилась в систему. Обычно после загрузки доверенности появляется соответствующее уведомление или запись в разделе «Загруженные доверенности». Проверьте все поля и данные загруженной доверенности на правильность и соответствие вашим ожиданиям.

Это была пошаговая инструкция по загрузке доверенности в 1С ЭДО. Следуя этим шагам, вы сможете успешно загрузить доверенность от контрагента и использовать ее в системе.

Зачем нужна доверенность при электронном документообороте

Электронный документооборот стал неотъемлемой частью современного бизнеса, упрощая и ускоряя процессы взаимодействия между организациями. Однако, несмотря на все его преимущества, в некоторых случаях требуется предоставление доверенности для получения товара или услуги.

Доверенность при электронном документообороте является официальным документом, который даёт полномочия одному лицу чтобы действовать от имени другого лица или организации. Она может быть необходима, когда одному сотруднику нужно получить товар или услугу от поставщика или провайдера, но этот сотрудник не является непосредственным получателем.

Примерами таких ситуаций могут быть:

Когда сотрудник должен получить документы или товары, но сам не может присутствовать по различным причинам (отсутствие в офисе, командировка и т.д.).
Когда юридическое или физическое лицо делегирует полномочия своего представителя для заключения договора или получения услуги.
Когда руководитель организации даёт сотруднику право представлять его интересы в операциях с поставщиками или клиентами.

Наличие доверенности при электронном документообороте позволяет установить законные отношения между сторонами и исключить возможность неправомерных действий. Данное документальное подтверждение согласия на передачу полномочий помогает сократить риски и предотвратить возможные споры или недоразумения.

Важно отметить, что доверенность при электронном документообороте обладает такой же юридической силой, как и обычный бумажный документ. Она должна содержать все необходимые данные, включая информацию о лицах, предоставляющих и получающих полномочия, а также о сроке их действия

Кроме того, доверенность должна быть подписана уполномоченным лицом и иметь печать организации (при необходимости).

Таким образом, доверенность при электронном документообороте является важным инструментом для установления законных отношений между сторонами и обеспечения безопасности в бизнес-процессах. Её использование помогает упростить взаимодействие между организациями и предотвратить возможные недоразумения или споры.

Если есть доверенность, печать не нужна

Подписи в УПД со стороны покупателя, продавца, заказчика, исполнителя
Правила заполнения формы УПД

Подписи в УПД

Как правильно подписать УПД?
Обязательные подписи в УПД
Нужна ли доверенность при получении товара и подписи в упд закон

Нужна ли доверенность при получении товара и подписи в упд закон
Нужна ли доверенность при получении товара и подписи в упд закон

Ответы юристов (1)
Ищете ответ?
Универсальный передаточный документ УПД: использование и заполнение

Подписи в УПД со стороны покупателя, продавца, заказчика, исполнителя Предусмотрено, что если лицо одновременно уполномочено на подписание счета-фактуры и отгрузку (передачу) товара (работ, услуг), то в строке 10 подпись можно не ставить, достаточно указать ФИО и должность этого лица.В этом случае УПД в графе 15 подписывает представитель именно грузополучателя.

В строке 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» со стороны покупателя подписывается лицо, определяемое аналогично тому, как это происходит у продавца. С той лишь разницей, что здесь участвует представитель покупателя. Также рассматривается вариант, что таких лиц может быть несколько, поэтому допускается введение дополнительных строк (например, 18а, 18б и так далее).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Круг тех, кто будет ставить подписи в УПД, лучше всего определить заранее, на этапе организации перехода на УПД, и включить это отдельными положениями в приказ о переходе на УПД и (или) в соответствующие локальные нормативные акты. Образец приказа о переходе на УПД, см

в публикации «Составляем приказ о переходе на УПД — образец заполнения».

Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.

Доведенные рекомендации можно обобщить в следующие несколько правил. Для продавца (исполнителя, подрядчика):

В форме УПД должна стоять подпись руководителя (или предпринимателя) и главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
При заполнении строки 10 подпись можно не ставить в том случае, когда лицо, имеющее право подписи счета-фактуры, и лицо, уполномоченное на приемку товара, услуг, результатов работ, — это один и тот же человек.

Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ .

Если поверенный является гражданином другой страны или лицом без гражданства, это нужно обязательно указать в тексте доверенности, вписав данные документа, удостоверяющего личность. Доверенность можно выписать с правом передоверия или без такового. Без указания срока действия, доверенность будет сохранять силу в течение года. Доверенность с определенным сроком не может действовать более 3 лет. Доверенность на право подписи накладных подписывают обе стороны, а заверять у нотариуса этот документ не нужно.

В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Кроме того, налоговики ввели некоторые дополнительные реквизиты в таблицу. Это порядковый номер записи, который можно указать в графе А таблицы. В графе Б поставщик может привести артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам.

Подпись в УПД заполняется работником, который получает товарно-материальные ценности (услуги, работы, права) от лица покупателя либо уполномоченным на это действие лицом. В случае, если лица в строчках «15» и «18» одинаковые, тогда подпись в строке «18» УПД может не ставиться.

Руководителя организации (или индивидуального предпринимателя). Руководитель может передать свое право подписи уполномоченному лицу. Полномочия должны быть подтверждены отдельным внутренним актом организации — приказом либо доверенностью;
Главного бухгалтера. При этом полномочия подписывать УПД тоже могут быть делегированы другому лицу на тех же основаниях, что и у руководителя.

Электронная доверенность на получение товара

В этом случае у поставщика будет законное право не передавать товар вашему представителю, пока вы не направите дополнительное подтверждение его полномочий. Чтобы избежать такого развития событий, можно отдельным письмом направить поставщику информацию о том, кто именно придет получать товар от вашего имени.

Наименования юридических лиц стоит приводить в доверенности без сокращений, при этом указывать: место их нахождения; ОГРН; ИНН. В тексте доверенности желательно хотя бы один раз обозначить словами каждую дату и срок, относящиеся к содержанию документа. С 1 сентября 2. 01. Но если печать все же есть, имеет смысл ее использовать, чтобы избежать лишних споров. Дело в том, что доверенность без печати может вызвать сомнения у контрагента, так как до 1 сентября 2.

Виды доверенности для электронного документооборота

Для эффективного участия в электронном документообороте необходимо обладать правом получения и передачи электронных документов от имени организации или физического лица. Для этого используется доверенность, которая закрепляет полномочия исключительно для электронного документооборота.

Существует несколько видов доверенности, которые могут быть использованы в электронном документообороте:

1. Доверенность на получение электронных документов.

Эта доверенность предоставляет полномочия на получение электронных документов относительно конкретного вида деятельности или видов электронных документов. Она позволяет лицу, которому она выдана, получать и обрабатывать электронные документы от имени доверителя.

2. Доверенность на передачу электронных документов.

Данная доверенность дает право на передачу электронных документов от имени доверителя. Она может быть использована, например, в случае, когда организация делегирует своего представителя для передачи электронных документов по договору или в процессе делового общения.

3. Комплексная доверенность.

Комплексная доверенность объединяет полномочия на получение и передачу электронных документов, что дает возможность выполнять любые действия в рамках электронного документооборота от имени доверителя. Она является наиболее полной формой доверенности, которая обеспечивает гибкость и широкие возможности для эффективного участия в процессе электронного документооборота.

Выбор конкретного вида доверенности зависит от задач и требований, которые необходимо решить в рамках электронного документооборота

Важно учитывать особенности деятельности организации или индивидуального предпринимателя, а также требования законодательства, регулирующего электронный документооборот

Для гарантированного и безопасного участия в электронном документообороте рекомендуется обязательно оформить доверенность и следовать действующим правилам и процедурам.