Мчд фнс — машиночитаемые доверенности для налоговой

Информация Федеральной налоговой службы от 4 сентября 2023 г. “ФНС России запустила новый портал для работы с единой МЧД”

5 сентября 2023

Для удобства работы с машиночитаемыми доверенностями ФНС России запустила новый специализированный портал. Пользователи смогут создавать МЧД в едином формате для обмена как с государственными органами, так и между хозяйствующими субъектами. Также на портале можно проверить доверенность, созданную в сторонних сервисах и загрузить ее в распределенный реестр ФНС России на хранение. Все доверенности, созданные по единому формату и загруженные через портал, будут храниться в едином блокчейн-хранилище ФНС России, что ускорит проверку таких документов при взаимодействии с государственными органами и с контрагентами.

Кроме этого, перед загрузкой МЧД в распределенный реестр ФНС России на портале можно уточнить, не вносились ли изменения в доверенность после подписания, а также проверить электронную подпись на действительность.

Портал позволяет найти подробную информацию, узнать, что такое МЧД и как с ней работать.

C 1 сентября 2023 года новые сотрудники организаций и индивидуальных предпринимателей больше не могут получить в удостоверяющих центрах квалифицированные сертификаты сотрудников. Теперь для представления интересов организаций и индивидуальных предпринимателей в электронном пространстве новым сотрудникам необходимо использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) в связке с его личным квалифицированным сертификатом электронной подписи физического лица.

Что изменилось с 1 сентября 2023 года

Раньше работники получали электронную подпись сотрудника с данными компании и подписывали документы ей. Теперь принцип изменился — работники оформляют электронные подписи как физлица и дополнительно получают машиночитаемую доверенность. С 1 сентября 2023 года этот порядок стал обязательным — таково требование федерального закона №536 ФЗ от 19 декабря 2022 года.

Но ФЗ № 457-ФЗ от 8 августа 2023 года продлил переходный период. Он действует до 1 сентября 2024 года, но только для сотрудников, у которых уже есть электронная подпись с данными компании — получить такую с начала сентября больше нельзя.

Как оформить МЧД

Переход к новому порядку подписания электронных документов начинается с оформления электронной подписи работника, которому будет доверена работа с документами в рамках ЭДО. Оформить такую подпись можно в любом коммерческом удостоверяющем центре. Например, используя сервис 1С:Подпись.

После получения работником электронной подписи на него нужно будет оформить собственно саму МЧД. Сделать это можно непосредственно в программах 1С в модуле ЭДО или модуле 1С:Отчетность. Также доверенность можно оформить через специальный  (опция «Создание xml-доверенности»).

В будущем ожидается, что каждое контролирующее ведомство будет устанавливать свой собственный формат МЧД для приема документов от организаций и ИП. Сейчас этого пока нет, и МЧД разрешается оформлять произвольно. Но в любом случае МЧД должна соответствовать обязательным требованиям, установленным действующим законодательством и иметь в своем составе все необходимые реквизиты и сведения. Требования к содержанию МЧД утв. в соответствии с приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. Так, доверенность должна содержать:

• наименование документа;
• сведения о доверителе (для ИП – Ф.И.О., СНИЛС, ИНН, регистрационный номер, для организации – наименование, адрес, ИНН, основной государственный регистрационный номер, КПП и сведения о руководителе);
• сведения о представителе (Ф.И.О., дату рождения, серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН);
• дату совершения доверенности;
• срок действия доверенности (при его наличии);
• перечень полномочий представителя;
• номер доверенности;
• усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность;
• возможность передоверия доверенности.

МЧД создается в электронной форме в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации. Если доверенность создается для передачи в информационную систему, в которой не реализована возможность автоматизированной обработки и визуализации МЧД, она может быть составлена в машиночитаемой форме в формате pdf (приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858).

Создав работнику МЧД, ее нужно подписать электронной подписью руководителя организации или ИП, а также зарегистрировать в ФНС. После этого сведения о сотруднике, на которого была оформлена МЧД, добавляются в учетную запись ЭДО, где указывается сертификат электронной подписи сотрудника и номер оформленной доверенности.

Храниться электронная доверенность может как в используемой компанией информационной системе, так и у оператора ЭДО. Также сведения об электронной доверенности хранятся в государственных информационных системах, в которые компания направляет свои электронные документы, на сервере ФНС и в информационных системах компаний-контрагентов.

Кто может выдать МЧД и на какой срок

Статьи 17.2 и 17.3 №63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливают, что доверенность должна быть подписана квалифицированной электронной подписью руководителя организации, уполномоченного действовать без доверенности (обычно генеральный директор), либо лица, действующего по доверенности с правом передоверия.Формат МЧД предусматривает наделение доверенного лица полномочиями по выдаче доверенностей в порядке передоверия. Однако, согласно статье 187 ГК РФ, передоверие возможно только на основании нотариального удостоверения (кроме случаев, когда передоверие осуществляется руководителями филиалов и представительствами юрлиц). Таким образом, пока невозможно выдать МЧД в порядке передоверия полностью онлайн, т.к. требуется участие нотариуса. По этой причине полностью электронным способом формирования МЧД является ее выдача генеральным директором или индивидуальным предпринимателем.Срок действия МЧД устанавливается доверителем при ее составлении. Однако, если срок действия доверенности не указан, то согласно статье 176 ГК РФ такая доверенность действует в течение года со дня ее составления. При этом доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Сроки внедрения МЧД

Изначально планировалось, что с 1 сентября 2023 года текущие сертификаты сотрудников, выпущенные с указанием организации, перестанут работать.

Однако такой резкий переход мог повлечь за собой очереди в удостоверяющих центрах и проблемы при работе с множеством сервисов, от сдачи отчетности до ЕГАИС.

В связи с этим установлен переходный период до 31 августа 2024 года. До этой даты еще можно использовать сертификаты сотрудников, выпущенные по “старой” схеме. Но если срок действия сертификата истечет раньше — продлить его уже не получится. Придется выпускать КЭП на физическое лицо и оформлять МЧД.

Важно: Удостоверяющие центры будут выпускать сертификаты для сотрудников “по старым правилам” только до 31 августа 2023 года. Поэтому, если вы пока не готовы к переходу на МЧД — нужно перевыпустить такие ЭЦП, даже если срок их действия еще не истекает

Так вы получите лишний год на подготовку и сможете переждать период “адаптации” всех государственных сервисов к новым правилам

Поэтому, если вы пока не готовы к переходу на МЧД — нужно перевыпустить такие ЭЦП, даже если срок их действия еще не истекает. Так вы получите лишний год на подготовку и сможете переждать период “адаптации” всех государственных сервисов к новым правилам.

Шаг первый: Изучаем требования

Приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 18.08.2021 года №857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи» утверждено требование создавать машиночитаемые доверенности в формате xml. Данный приказ регулирует сведения, которые необходимо прописать в МЧД:

• наименование и номер;
• сведения о доверителе для физлица или ИП (ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП);
• сведения о доверителе для российского юрлица (наименование, адрес юрлица, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС руководителя);
• сведения о доверителе для иностранного юрлица (наименование, адрес юрлица, ИНН при наличии, регистрационный номер и ФИО руководителя);
• сведения о представителе (ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН);
• дату совершения и срок действия;
• перечень полномочий с идентификаторами по классификатору;
• идентифицирующие сведения об информационной системе для проверки данных о досрочном прекращении действия;
• усиленную квалифицированную электронную подпись;
• возможность передоверия документа.  

Соответственно, единого формата (xsd-схемы) не предусмотрено. На данный момент существует как минимум 4 утвержденных формата МЧД — ФНС В2В (между организациями), ФНС В2G (между организациями и государственными учреждениями), ФСС (например, у ФСС подпись, прикрепленная к документу, в формате ФНС — она открепленная, документ представлен отдельным файлом) и ЦБ. При этом каждый Федеральный орган исполнительной власти (ФОИВ) имеет право утверждать свой формат машиночитаемой доверенности. 

Как работать с реестром МЧД

Чтобы начать работать с сервисом, юрлица или ИП выпускают электронные подписи (ЭП):

• усиленную квалифицированную ЭП — руководителю-доверителю. Ею заверяется электронная доверенность при оформлении ее на сотрудника-представителя;
• квалифицированную ЭП физического лица — сотруднику-представителю. Эта КЭП используется в дальнейшем для заверения документов от лица компании.

Далее необходимо открыть сайт ФНС, выбрать раздел для работы. Сайт не требует регистрации, интерфейс простой, интуитивно понятный.

Для работы с МЧД потребуется следующая информация:

• ИНН, КПП, ОГРН — для юрлиц;
• ИНН, ОГРНИП, СНИЛС — для ИП;
• ИНН, СНИЛС — для физлиц.

Уникальный номер доверенности присуждается при создании, передается контрагенту, с помощью него осуществляется проверка МЧД в реестре налоговой в дальнейшем.

Какие полномочия доверенного лица могут быть в МЧД

МЧД может содержать полномочия только из классификатора ЕСНСИ, что обеспечивает машиночитаемость этих полномочий в разных информационных системах.Во время первых экспериментов с МЧД стало ясно, что если полномочия для взаимодействия с государственными информационными системами (B2G) еще можно описать более-менее полно, то разнообразие полномочий в корпоративном мире (B2B) настолько велико, что пытаться описать их в едином классификаторе бесполезно. Например, доверенность может выдаваться на определенный вид сделки, на определенную сумму и в отношении определенного контрагента. Чтобы не состязаться с этим естественным многообразием, Минцифры предложило следующий подход: машиночитаемые полномочия в классификаторе указываются укрупненно, а дополнительно к машиночитаемому полномочию доверитель может указать ограничение полномочий в текстовом виде.Например, Минтруд включил в классификатор всего одно полномочие для работы с кадровыми документами: «Подписание кадровых документов от лица работодателя». При этом, очевидно, что оформление отпуска и оформление выплаты премии, представляют собой совсем разные полномочия. А если полномочие касается выплаты премии, то оно, скорее всего, еще будет ограничено суммой в полномочии на выплату премии.На практике это потребует при создании МЧД выбрать полномочие «Подписание кадровых документов от лица работодателя» и добавить к нему текстовое описание ограничения, например, по типу документа и сумме полномочия.

Как будет использоваться МЧД

В настоящее время применение и использование МЧД не является обязательным. Электронные документы от имени компаний можно подписывать квалифицированными электронными подписями самих компаний, в которых указывается Ф.И.О. владельца, а также наименование компании, в интересах которой владелец подписи и действует. Но уже через несколько месяцев механизм работы с электронными документами изменится.

Подписание документов организаций и ИП будет производиться либо руководителем (действует без доверенности), либо уполномоченными работниками, действующим уже от своего имени, без привязки к компании. Для этого вместо сертификатов электронных подписей юрлиц и ИП будут использоваться личные электронные подписи работников организаций и ИП, полученные ими как обычными физлицами (не работниками конкретных компаний). Однако для подтверждения полномочий на подписание электронных документов компании личной электронной подписью ее работника последнему как раз и понадобится МЧД, выданная руководителем компании.

Новые правила должны вступить в силу с 1 января 2023 года (Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ). Не исключено, что указанная дата будет перенесена на более поздний срок.

Напомним, Минцифры уже подготовило законопроект, который предлагает перенести срок перехода на обязательное применение МЧД на 1 сентября 2023 года, но это не мешает организациям и ИП добровольно перейти на использование МЧД уже в текущем, 2022 году. Применение МЧД рано или поздно все равно станет обязательным, и чем раньше компания перейдет к оформлению МЧД на своих работников, тем больше времени у нее будет для освоения новых требований к работе с электронными документами.

Сроки внедрения МЧД

Работники юридических лиц и уполномоченные представители должны оформить машиночитаемую доверенность до 31.08.23. Отправлять отчётность в госорганы и взаимодействовать с контрагентами с помощью МЧД они обязаны с 1 сентября 2023

Порядок получения электронных подписей уже изменился. Директор бюджетного учреждения получает квалифицированную ЭП в удостоверяющем центре Казначейства России. Руководитель организации или индивидуальный предприниматель в АУЦ ФНС или её доверенных лиц. В обоих случаях услуга предоставляется бесплатно. Работники юрлица и уполномоченные представители получают ЭП физлица в коммерческих удостоверяющих центрах.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.

Кто обязан применять машиночитаемую доверенность с 2023 года

Изначально в обязательном порядке применяться машиночитаемые доверенности должны были с 1 января 2023 года, но затем срок перенесли на 1 сентября. При этом большинство изменений коснулось не самой МЧД (например, в ФНС они уже работают), а электронной подписи.

Изначально планировалось, что сертификаты КЭП, выданные сторонними УЦ на руководителей, станут недействительными уже с начала 2023 года, но затем было решено продлить срок их использования до 1 сентября 2023-го. После этой даты руководители смогут подписывать электронные документы только ЭЦП, выданной в ФНС.

Для сотрудников на данный момент существует два варианта электронной подписи, которыми можно заверить документ:

• подписью компании, выданной на работника, в которой присутствуют реквизиты организации и данные сотрудника;
• личная ЭЦП работника с приложением МЧД.

С сентября 2023 года останется только второй способ, но в настоящее время второй вариант доступен пока не везде. Например, уже можно подписывать отчетность для ФНС, машиночитаемая доверенность здесь распознается, и главбух может сдавать отчетность, применяя МЧД. А вот участвовать в электронных торгах по данной схеме не получится, так как торговые площадки пока не умеют распознавать такие доверенности.

По новым правилам с 2023 года для руководителей коммерческих организаций и ИП есть возможность получить электронную подпись в ФНС, для бюджетных учреждений – в Казначействе, а для тех, кто возглавляет финансовые компании, – в ЦБ РФ.

Для сотрудников актуальны будут два варианта:

• подпись юрлица для взаимодействия со структурами, которые пока не работают с МЧД: ЕГАИС, Федресурс, Росреестр и другие;
• подпись физлица плюс МЧД для отправки документов в ФСС, ФНС, переписки с контрагентами, работающими с ЭДО.

Те государственные структуры, которые еще не начали принимать МЧД, планируют начать переход на них к осени. Некоторые, например, ЕГАИС, уже тестируют специальную программу совместно с ФНС.

Однако в итоге переходный период продили на год — до 1 сентября 2024 года. При этом получить электронную подпись на компанию уже нельзя, хотя ранее выданные подписи все еще действуют.

Хранение и передача МЧД

Вопросы хранения и использования МЧД регулируются постановлением Правительства от 21.02.2022 № 223. Хранить МЧД необходимо в электронном виде в одной из информационных систем:

• головного удостоверяющего центра Минцифры;
• удостоверяющих центров ФНС России, Федерального казначейства, Центробанка;
• аккредитованных удостоверяющих центров;
• операторов ЭДО;
• федеральных органов исполнительной власти, в том числе в наиболее востребованном и наполненном на текущий момент распределенном реестре ФНС России;
• государственных внебюджетных фондов — СФР, ТФОМС и других;
• любых третьих лиц при условии, что в информационной системе можно создать электронный документ и подписать его КЭП.

Передавать МЧД своему контрагенту можно разными способами, например:

• отправить доверенность отдельным файлом вместе с подписанными документами в одном пакете;
• указать номер доверенности в документе — получатель может проверить ее действительность по общей информационной базе без самого документа;
• передавать данные о доверенности в метаданных документа.

Хотя изменения еще не вступили в силу и они не отменят использование традиционных доверенностей на бумажном носителе, получать МЧД и пробовать использовать новые возможности стоит уже сейчас. Операторы информационных систем могут установить технические ограничения на использование электронных подписей физических лиц без МЧД, что заблокирует уже внедренный в компании электронный документооборот. Заранее получите сертификаты КЭП для физических лиц, выдайте им МЧД и протестируйте обмен документами, чтобы вовремя выявить проблемы и устранить их.

Как работает распределенный реестр машиночитаемых доверенностей

Еще раз обратимся к технологии распределенного реестра. При работе с ним используется следующий алгоритм.

• Оформляется машиночитаемая доверенность на сотрудника компании. При этом она может создаваться как в самом распределенном реестре, так и в других сервисах (например, 1С, Контур.Диадок, СБИС и т. д.). Пока создание на сайте ФНС бесплатно, в отличие от операторов электронного документооборота (например, того же Контура).
• Цифровая доверенность загружается в распределенный реестр для дальнейшего использования. И после загрузки в блокчейн достаточно знать только её уникальный номер для дальнейшего использования.
• Далее доверенность выгружается из реестра в применяемые компанией системы электронного документооборота. Этот сервис ЭДО проверит полученную информацию по номеру и «подтянет» необходимые данные.

При использовании блокчейн-технологии данные о цифровых доверенностях хранятся у нескольких участников реестра. Поэтому если один из узлов сети выйдет из строя, информация об МЧД останется в системе (это отражает принцип работы цепочки блокчейн). То есть повышается надежность хранения информации.

Также повышается информационная безопасность, поскольку изменения в МЧД, сделанные одним из участников электронного документооборота, сразу же становятся известными всем остальным пользователям. Поэтому сделать что-то с МЧД втайне практически невозможно. Плюс государство дополнительно гарантирует отсутствие несанкционированного доступа к реестру.

Где хранятся МЧД

В случае подписания МЧД в Directum RX она может храниться непосредственно в системе или в блокчейне ФНС.

Методологически вопрос архивного хранения МЧД еще не урегулирован. Компаниям рекомендуется обеспечить хранение МЧД вместе с документами, которые имеют длительные сроки хранения и могут понадобиться для подтверждения каких-либо действий и фактов (например, для доказательств при судебном разбирательстве и т.п.).

Таким образом, в системе должно быть обеспечение хранения доверенностей сотрудников компании и контрагентов совместно с остальными документами по операциям.

Срок действия машиночитаемой доверенности

На портале ФНС можно оформить доверенность на любой срок – причем выбирается срок начала действия и окончания, а вместо срока окончания можно выбрать «Без срока действия». Сервис Банка России не позволяет сделать этого, так как форма, которую необходимо заполнить, не содержит пункта «Бессрочно». Это же касается заполнения электронной доверенности в программе «1С: Бухгалтерия».

Что касается срока действия электронной подписи, то он не влияет на срок действия машиночитаемой доверенности. Если срок ЭЦП руководителя истек, это не значит, что МЧД стала недействительной. С ее помощью можно выполнять все предусмотренные полномочия доверенного лица.

Как будет развиваться совместное решение Directum и Контура

Иван Агапов, Product manager ECM-решений Directum

«В законодательстве об электронных доверенностях еще хватает белых пятен, поэтому в ближайшие годы государство продолжит совершенствовать эту сферу. Вместе с коллегами из Контура мы держим руку на пульсе и стараемся быстро реагировать на нормативные изменения. Функциональные дополнения, реализованные в «Контур.Доверенности», будут появляться и в Directum RX, чтобы пользователи могли работать с МЧД по букве закона. Например, сейчас наша команда реализует поддержку 003 формата МЧД, возможность работы с ним появится в системе до конца 2023 года».

Какие есть типы МЧД

Выше мы рассказали, как выдать сотруднику машиночитаемую доверенность для оформления документов от имени компании. Но отдельные ведомства и структуры создали собственные формы МЧД — в этих случаях выдавать нужно именно их. Рассмотрим основные:

Налоговая служба России. Чтобы отправлять отчётность в ФНС, создайте специальную МЧД в сервисе .

Социальный фонд России. У СФР свои требования к МЧД, ознакомиться с ними можно на сайте организации.

Важные новости для бизнеса — в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Подписаться

Как создать МЧД

Компания самостоятельно определяется с местом выпуска машиночитаемых доверенностей. Это
может быть любая информационная система, в которой есть функциональность для создания
и подписания доверенности в электронном виде. Например:

• провайдер ЭДО (Контур.Доверенность, СБИС);
• портал ФНС с реестром
  машиночитаемых доверенностей;
• своя информационная система.

Чтобы создать электронную доверенность, необходимо заполнить все реквизиты и подписать
готовую МЧД квалифицированной электронной подписью руководителя компании. Доверенность
регистрируется в распределенном реестре ФНС, где ей присваивается 36-значный
идентификационный номер — GUID.

МЧД должна содержать:

• наименование и номер документа;
• дату создания метки доверенного времени и срок действия доверенности;
• сведения о доверителе и представителе;
• УКЭП, которой подписан документ;
• сведения об информационной системе, в которой хранится МЧД;
• информацию о возможности передоверия;
• перечень полномочий в виде кода из единого классификатора или текста
  в свободной форме.

Классификатор полномочий — специальный ресурс Минцифры России, на основании
которого определяются полномочия лица, указанного в доверенности. Например такие, что
сотрудник имеет право подписывать от имени компании договоры, чья сумма не превышает
200 тыс. руб.

Какие форматы МЧД выделяют и планируется ли унифицированная форма

Изначально законодательством утверждены два формата машиночитаемой доверенности:

• для межкорпоративного обмена документами (В2В), разработанная Минцифры и ФНС совместно с нотариатом;
• для взаимодействия с госорганами (В2G). При этом у органов власти сохраняется возможность утверждать собственные формы МЧД.

В марте 2023 года на портале государственных и муниципальных услуг опубликовали xsd-схему единого формата МЧД (версия 003). Теперь в электронную доверенность можно включать полномочия для подписания документов B2B- и В2G-сегментов. Это означает, что участникам рынка и разработчикам информационных систем не потребуется учиться работать с множеством форматов.

Полномочия в МЧД

Чтобы воспользоваться доверенностью в полном объеме, в ней должны быть верно указаны полномочия. Для этого применяются специальные коды, выбираемые из единого справочника — классификатора полномочий. Его обязано вести Минцифры.

У ФНС есть свой специальный справочник полномочий (СППР). Он размещен на официальном сайте в разделе «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности».

ФНС актуализирует справочник по мере необходимости, после чего встраивает его в ПО налоговых органов и электронные сервисы на своем официальном сайте.

Примеры кодов из СППР:

Если код полномочий в МЧД указан неверно, полномочия лица не могут быть подтверждены. Например, налоговая декларация (расчет) считается непредставленной, если установлен факт ее подписания неуполномоченным лицом (пп. 1 п. 4.1 ст. 80 НК РФ).

Срок действия доверенности

Срок действия МЧД законодательно не органичен — теоретически она может быть выдана на любой срок. Нет в нормативно-правовых актах и других ограничений, связанных со сроком МЧД:

Однако оформление доверенности на длительное время (например, на 50 лет) может создать дополнительные сложности. Система, проверяющая данные МЧД, может выдать ошибку и не пропустить ее как полноценную доверенность. Если такое произошло, можно попробовать ограничить срок действия более коротким периодом (например, указать срок в 10 лет или еще меньше). Это поможет снизить вероятность возникновения технических ошибок.

МЧД можно досрочно отозвать. К примеру, при увольнении сотрудника, на чье имя оформлена доверенность. Для этого следует сформировать заявление на отмену МЧД и подписать его КЭП руководителя.

Какие сведения содержатся в МЧД ФНС

МЧД для налоговой должна содержать обязательную информацию, которая наделяет представителя юрлица правом сдавать отчётность от имени организации. В доверенности указывают:

1. Название документа — доверенность, её порядковый номер и для какого органа предназначена.
2. Дату составления МЧД и срок её действия.
3. Сведения о доверителе и о лице, которому передаются полномочия.
4. Список функций, которые представитель может осуществлять от имени организации.
5. Соответствующий код из классификатора полномочий. Если в списке нет требуемых обязанностей, их прописывают текстом.
6. Данные об информационной системе, где хранится МЧД.
7. Информацию о передоверии.

Без соответствующих сведений в МЧД и ЭП руководителя налоговый орган не примет отчётность.

Как происходит хранение, использование и отмена МЧД

Организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены МЧД устанавливаются Постановлением Правительства РФ №223 от 21.02.22 «Об утверждении организационно-технических требований к порядку хранения, использования и отмены указанных в статьях 172 и 173 Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» доверенностей».Данное постановление устанавливает, что МЧД, в частности, могут храниться:

• в информационных системах аккредитованных удостоверяющих центров и их доверенных лиц;
• в информационных системах операторов ЭДО;
• в информационных системах, в которых подписан и из которых направляется электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью представителя на основании доверенности.

После подписания МЧД доверителем оператор информационной системы, в которой сформирована МЧД, должен:

• направить доверителю подтверждение о получении МЧД, подписанное квалифицированной электронной подписью;
• незамедлительно направить информацию по выпущенной МЧД в реестр сведений, который поддерживается информационной системой головного удостоверяющего центра.

Оператор информационной системы, в которой осуществляется подписание электронного документа, отвечает за:

• проверку полномочий доверенного лица;
• проверку срока действия доверенности;
• включение МЧД в комплект подписанного электронного документа.

Доверитель в любой момент может направить заявление об отмене доверенности оператору информационной системы, осуществляющей хранение МЧД. В таком случае оператор должен направить доверителю подтверждение о получении заявления на отмену доверенности, подписанное квалифицированной электронной подписью оператора информационной системы, а также незамедлительно направить информацию об отмене доверенности в реестр сведений.

Причины введения МЧД

До появления МЧД компании получали разные ключи электронной подписи для разных операций: представления отчетности в ИФНС, взаимодействия с ЕГАИС, участия в тендерах и т. д. Для компаний это было затратно и в целях экономии нередко ключи передавались между пользователями, что нарушало требования информационной безопасности. Кроме того, покупка множества ключей и контроль их актуальности делала процедуру ЭДО затратной и усложняло ее обслуживание.

Чтобы устранить эти недостатки, придумана другая система — с двумя видами подписей:

Физлицо самостоятельно получает КЭП в удостоверяющем центре и вправе использовать ее для подписания электронных документов — в рабочих и личных целях. Передать этот ключ другим лицам он не сможет, как и подписывать своей КЭП без МЧД электронные документы от имени компании.

Одна МЧД может выдаваться на несколько видов полномочий, поэтому по одной электронной доверенности сотрудник вправе совершать разные операции. Кроме того, одну доверенность можно выдать на группу сотрудников.

Требования к оформлению МЧД

МЧД — это электронный документ, аналог доверенности на бумаге. По нему компания передает своему сотруднику различные полномочия, например, подписать договор, акт или товарную накладную, подписать и отправить налоговую или иную отчетность.

Машиночитаемая доверенность создается в XML-формате и подписывается электронной подписью руководителя организации или ИП. В приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857 есть перечень данных, которые должны быть в МЧД:

• название документа;
• номер доверенности;
• данные о доверителе — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП для физлица и ИП или название, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС директора для организации;
• данные о представителе — ФИО, дата рождения, реквизиты паспорта, СНИЛС, ИНН;
• дата составления;
• срок действия;
• перечень полномочий с идентификаторами;
• данные об информационной системе, в которой можно узнать об отзыве доверенности;
• возможность передоверия.