Как перевести сотрудника с дистанта на работу в офисе
Вопрос. Сотрудника трудится на дистанте, его хотим перевести на обычный формат работы с посещением офиса. Как это сделать?
Рекомендация эксперта ИПК. Переход с формата дистанционной работы в формат обычной работы возможен:
- по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ );
- в одностороннем порядке в рамках ст. 74 ТК РФ с уведомлением не менее чем за 2 месяца.
Рекомендуем сначала поговорить с сотрудником и попытаться применить первый вариант. Если сотрудник будет против, тогда использовать второй вариант.
Первый вариант. Сотрудник добровольно подписывает дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении формата работы. Этот вариант самый благоприятный для работодателя с точки зрения простоты оформления и возникновения рисков.
Риски: отказ сотрудника подписать дополнительное соглашение.
Второй вариант. Если сотрудник откажется подписывать дополнительное соглашение в добровольном порядке, можно применить процедуру изменения формата работы в одностороннем порядке (ст. 74 ТК РФ).
Обратите внимание, что процедуру по статье 74 ТК РФ возможно только при наличии изменений организационных или технологических условий труда. Под эту категорию можно отнести, например, изменение режимов труда и отдыха; введение, замена и пересмотр норм труда; изменения в организационной структуре предприятия с перераспределением нагрузки на подразделения или на конкретные должности
В число технологических изменений условий труда могут входить: разработка новых видов продукции; введение новых или изменение технических регламентов.
О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Более конкретных деталей уведомления законодательство не содержит. В связи с этим работодатель определяет порядок с учетом приведенных требований.
Уведомление можно передать сотруднику:
- на бумажном носителе с «живой» подписью лица, уполномоченного на прием и увольнение сотрудников;
- в системе кадрового электронного документооборота (при его наличии). Уведомление в этом случае подписывается усиленной квалифицированной подписью уполномоченного лица или усиленной неквалифицированной электронной подписью, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора.
В уведомлении рекомендуем отразить срок, до которого работник должен принять решение. Если сотрудник отказывается от работы в новых условиях, ему следует предлагать имеющиеся вакансии. Рекомендуем делать это в письменной форме путем направления уведомления.
Скачайте образцы документов для работы:
Оформление частичной дистанционной занятости
Уже cейчас очевидно, что применение ряда положений о дистанционном труде на практике будет затруднено, в том числе, из-за неясности некоторых формулировок, по крайней мере, до момента формирования практики применения новых норм. В частности, не совсем понятно, можно ли распространить положения о дистанционном труде на действующих работников? Многие категории работников в настоящее время оформлены как надомники или иным образом, но фактически являются дистанционными работниками (исходя из определения дистанционной работы, данного в законе). Работодателям было бы удобно, чтобы на таких работников стали распространяться положения о дистанционном труде, исходя из буквального толкования положения закона: «дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе». Данное положение действует только с 19 апреля 2013 года. В связи с этим можно сделать вывод о том, что перевод на удаленную работу действующих работников в категорию дистанционных невозможен без внесения изменений в трудовой договор, потребуется их увольнение и новый наем, что, безусловно, создаст целый ряд неудобств.
Кроме того, на практике работники часто совмещают дистанционную работу с работой в офисе работодателя. Очевидно, что если работник выполняет ту или иную работу или часть работы в месте, находящемся под контролем работодателя, то положения, регулирующие дистанционный труд, в данном случае не применяются. При этом, однако, работник может выполнять как дистанционно, так и находясь в офисе, одну и ту же трудовую функцию. В связи с этим возникает вопрос касательно документального оформления такого «совмещения».
По тексту закона неоднократно употребляется термин «трудовой договор о дистанционной работе». Представляется, что согласно буквальному толкованию этого термина предметом такого трудового договора является дистанционная работа. В этом случае работа в офисе может рассматриваться как «другая работа». Соответственно, выполнение офисной работы может осуществляться по другому трудовому договору как работа по совместительству (ст. 60.1 и гл. 44 ТК РФ) или же, наоборот, как основная работа. При этом то, что работа будет осуществляться по той же должности, не вызовет никаких нареканий со стороны проверяющих органов. Сама ст. 60.1 ТК РФ никаких запретов на подобное совместительство не содержит, на что неоднократно указывал и Роструд (письма от 01.06.2011 № 1495-6.1 и от 18.06.2012 № 873-6-1)
Однако встречается и менее формальный подход к оформлению таких отношений: вышеуказанное «совмещение» вполне может быть закреплено в рамках одного документа (одного договора) постольку, поскольку это не ухудшает положение работников по сравнению с указанными требованиями. Согласно указанному подходу, если работник совмещает работу в офисе с дистанционной занятостью, соответствующие условия могут быть прописаны в одном документе.
Тем не менее следует понимать, что если работодатель хочет, чтобы это были именно дистанционные отношения с частичной офисной занятостью (или, наоборот, офисная занятость с частично дистанционными отношениями), то для этого, с учетом вышеуказанного, может потребоваться расторжение старого и заключение нового договора о дистанционной работе, в который будут включены условия о частичном выполнении работы в офисе или, соответственно, дистанционно.
Если «офисный» договор будет изменен путем включения условия о дистанционной работе, то существует риск того, что на работника не будут в полной мере распространяться условия, предусмотренные гл. 49.1 ТК РФ — это будет возможно только в том случае, если указанные условия не будут противоречить общим положениям Трудового кодекса РФ.
Приказ о переводе на дистанционную работу
Все больше работодателей принимает решение о переводе сотрудников на дистанционную работу. Это выгодно для обеих сторон. Работодатель сможет сэкономить средства на организации рабочего места. Сотрудник избавится от необходимости ежедневно ездить на работу.
Особенности перевода на дистанционную работу
Возможность организации дистанционной работы возникла с появлением интернета. Подобный режим труда практикуется достаточно давно. Но ранее руководители и сотрудники устанавливали все нюансы подобного сотрудничества самостоятельно, так как дистанционная работа не была регламентирована законом. Однако с 2016 года все изменилось. Тогда была введена поправка в главу 49.1 ТК.
Определение дистанционной работы содержится в статье 312.1 ТК.
Внимание! Считается, что сотрудник работает дистанционно только при заключении соответствующего трудового соглашения с работодателем. На основании этого договора и работодатель, и трудящийся несут определенную ответственность
Работодатель может перевести сотрудника на удаленную работу в том случае, если он уже трудится в организации на обычных условиях. При этом требуется документальное оформление. В частности, необходимо перезаключить трудовое соглашение на основании статьи 312.2 ТК. В новом договоре должны присутствовать обязанности и права сотрудника. После заключения договора потребуется издать приказ, в котором указаны основания для перевода на дистанционку. Желательно создать допсоглашение к трудовому договору с перечнем условий работы.
При создании нового договора требуется опираться на положения главы 12 ТК. К примеру, дистанционный сотрудник может внести изменения в допсоглашение. Работодатель должен это учесть.
Порядок действий при переводе на дистанционку
Пошаговая инструкция по переводе сотрудника на дистанционную работу:
- Сотрудник направляет работодателю заявление с просьбой о переводе на дистанционную работу. Создается оно в свободной форме. В заявлении нужно указать основание для перевода.
- Составляется новый трудовой договор с измененными условиями.
- Издается приказ о переводе.
- Составляется допсоглашение к переводу, которое подписывает сотрудник.
- В личную карточку работника вносится соответствующая пометка.
- В табеле учета рабочего времени отражается время, которое работник обязан отработать.
- Пометка о переводе вносится в трудовую книжку.
Составленные документы вступят в силу сразу после их подписания.
Условие о рабочем месте
Обязательность этого положения оговорена в статье 57 ТК. У работодателя может возникнуть вопрос о том, какое рабочее место указывать, если сотрудник будет работать дистанционно. Можно использовать такую формулировку: «рабочее место сотрудник определяет по собственному усмотрению».
Условие о трудовых функциях
Следует прописать все функции, которые должен будет выполнять сотрудник. При этом они должны быть такими, чтобы работник мог работать дистанционно. Если обязанности специалиста предполагают нахождение в определенном месте, положение о дистанционке иметь силы не будет.
Условие о рабочем режиме
Можно указать, что сотрудник вправе сам устанавливать себе режим работы. Но в целях защиты интересов работодателя и прав сотрудника рекомендуется указать продолжительность рабочего дня и длительность рабочей недели.
Условие о расторжении договора по инициативе руководителя
В договоре можно прописать обстоятельства, при которых работодатель будет вправе уволить дистанционного работника. К примеру, это может быть ненадлежащее выполнение рабочих функций.
Образец приказа руководителя
25 марта 2017 года
О переводе на дистанционную работу
В связи с заявлением сотрудника и ранее достигнутым соглашением
1. Перевести на дистанционную работу дизайнера по одежде Куликову И.О. с 1 апреля 2017 года. 2. Сохранить за Куликовой И.О. прежние трудовые функции и прежний оклад. 3. Отделу кадров создать дополнительное соглашение о переводе.
Генеральный директор (подпись) Вихров Д.Л.
С приказом ознакомлена Куликова И.О. (подпись)
Ответы на частые вопросы
Вопрос 1: Могу ли я работать дома из-за коронавируса?
Ответ: Можете, но после того, как будет достигнута согласованность с работодателем и будут оформлен приказ и доп соглашение.
Вопрос 2: Обязан ли работодатель перевести на дистанционную работу?
Ответ: Работодателям рекомендуется перевести персонал на удаленный труд, если есть такая возможность, позволяют производственные условия, есть необходимые ресурсы.
Вопрос 3: Как повлияет удаленный режим труда на мою зарплату?
Ответ: Размер заработной платы не должен меняться из-за перемены рабочего места.
Вопрос 4: Что делать, если работодатель не хочет переводить меня на работу дистанционно?
Ответ: Отказ от перевода — это право работодателя. Никакой ответственность для организации за отказ не предусмотрено. Заставить его нет возможности. Минтруд лишь дает рекомендации.
Вопрос 5: Можно ли отказать от командировки в связи с коронавирусом?
Ответ: Командировки за границу сейчас ограничены из-за закрытия границ РФ по причине распростражения коронавируса (СОVID-19). Командировки по РФ разрешены, в настоящее время ограничения по передвижению по России не введены. Отказаться от командировок могут беременные, несовершеннолетние, женщины с детьми до 3 лет, одинокие родители и опекуны с детьми до 5 лет, родители с детьми-инвалидами, а также ухаживающие за больным родственником.
Вопрос 6: Возможно ли увольнение работника, который работает удаленно?
Ответ: Да, возможно, с условием соблюдения требований ТК РФ.
Вопрос 7: Возможно ли заключение трудового договора с сотрудником на условиях дистанционной работы?
Ответ: Да, возможно, при соблюдении требований ТК РФ.
Перевод сотрудника на удаленку
Если раньше руководитель и работник сотрудничали по собственным правилам и не имели никакой ответственности перед законом, то с 2016 года особенности регулирования такого вида деятельности описаны в гл. 49.1 ТК РФ. В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ, сотрудниками, трудящимися дистанционно, официально считаются лица, которые заключили трудовой договор со своим работодателем. В этом случае трудоустройство будет оформлено по закону. Это выгодно как самому работнику, так и его работодателю, т.к. ответственность несут обе стороны, и они должны качественно исполнять свой долг не только друг перед другом, но и перед законом РФ.
Если работник трудился в организации, но по каким-то причинам работодатель принял решение перевести его на онлайн-режим, то в обязательном порядке следует перезаключить трудовой договор в соответствии со ст. 312.2 ТК РФ.
Перевод на дистанционную работу можно осуществить на основе трудового договора в онлайн-режиме, обмениваясь электронными документами.
В документ следует внести все обязанности, которые должен выполнять работник, а также перечислить все права и обозначить уровень ответственности не только дистанционного сотрудника, но и руководителя. Кроме того, желательно заключить дополнительное соглашение к ранее составленному ТД, в котором будут прописаны новые условия сотрудничества. Делать это необходимо после того, как работодатель издаст соответствующий приказ, где пропишет основания для изменения условий сотрудничества.
При составлении нового ТД или при изменении условий старого соглашения следует учитывать нормы гл. 12 ТК РФ. Так, ТЗ РФ предоставляет дистанционному работнику полное право вносить изменения в соглашение, которое было установлено в трудовом договоре, и прописывать конкретные основания; подробнее – в ст. 72 ТК РФ.
Примерная форма уведомления работнику об отмене режима дистанционной работы в связи с отменой ограничений, связанных с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
[ Бланк/угловой штамп организации ]
Исх. N от
Уведомление работнику об отмене режима дистанционной работы в связи с отменой ограничений, связанных с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV)
ГАРАНТ:
См. справку «Коронавирус COVID-19»
В связи с отменой ограничений на работу на территории , введенных в целях защиты жизни и здоровья населения в условиях распространения новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV),
уведомляем вас о нижеследующем:
1. С отменяется режим дистанционной работы для всех работников Организации.
2. С работники, переведенные приказом N от на дистанционный режим работы, обязаны приступить к выполнению обязанностей, предусмотренных трудовыми договорами, по месту нахождения на своих стационарных рабочих местах.
3. С в связи с [ истечением срока/наступлением определенного события или конкретной даты, установленных в дополнительных соглашениях к трудовым договорам ] дополнительные соглашение к трудовым договорам о переводе работников на дистанционную работу в связи с ситуацией, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV), утрачивают силу.
5. После выхода на работу необходимо подписать дополнительное соглашение об отмене режима дистанционной работы и лист ознакомления с Приказом об отмене режима дистанционной работы, установленного в связи с ситуацией, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV).
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Примерная форма уведомления работнику об отмене режима дистанционной работы в связи с отменой ограничений, связанных с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV)
Разработана: Компания «Гарант», апрель 2020 г.
Обязательно ли работникам писать заявление
Инициатором перевода на удаленку бывает как сотрудник, так и организация, кроме того, возможно требование о переводе на удаленную работу части трудового коллектива, исходящее от государственных органов.
Если перевод по инициативе работодателя
От работодателя такая инициатива исходит, когда он хочет сэкономить на аренде (например). Для оформления такого перевода не требуется заявление, но необходимо согласие на дистанционную работу, как для любого изменения определенных сторонами условий трудового договора.
Перевод по желанию сотрудника
Человек хочет работать вне офиса, например потому, что ему нравится зимовать на Бали. Бывают домашние обстоятельства, которые заставляют сотрудника просить руководителя о переходе на удаленку: болезнь близких родственников, наличие маленьких детей и т. п. Он излагает просьбу в письменном виде, компания идет навстречу или отказывает.
Не каждого сотрудника возможно перевести на удаленку технически. Например, кладовщик при всем желании останется работать на складе, а вот бухгалтеру или менеджеру по логистике несложно предоставить возможность трудиться дистанционно.
Работодатель не обязан переводить на дистанционку никого, если нет распоряжения властей, поэтому имеет право отказать любому сотруднику. В случае болезни родственника, подтвержденной документами, по статье 93 Трудового кодекса, организация обязана пойти навстречу и установить сотруднику неполное рабочее время; относительно удаленки такой нормы нет.
Перевод по требованию властей
В 2020 году тема дистанционки приобрела особую актуальность из-за коронавируса. В настоящее время региональные власти Москвы и СПб издали постановления, обязывающие предприятия перевести на удаленную работу работников старше 65, сотрудников, страдающих хроническими заболеваниями, и 30% от общего числа работников дополнительно.
На 2021 год запланировано внесение изменений в Трудовой кодекс, которое внесет определенность в вопросы оформления трудовых отношений с дистанционным работником. Пока же все происходит несколько стихийно. Пробуем внести ясность, опираясь на действующее законодательство.
Если сотрудник сам хочет перейти на удаленку из-за опасности заражения, необходимо заявление от него. Если человека решает перевести организация, выполняя требование госорганов, составляется приказ о переводе на удаленную работу и дополнительное соглашение к трудовому договору.
Внимание! Если работник подписывает эти документы, то все в порядке. Если он отказывается от перехода на удаленку, насильно перевести нельзя
Требование властей придется выполнить другим способом — оформить «карантинный» больничный, отпуск или простой.
Заявление сотрудника — образцы для разных случаев
Заявление о переходе на дистанционную работу сотрудник пишет в произвольной форме с соблюдением обычного делового стиля, принятого для документов подобного рода.
Если в компании действует регламентированный документооборот и для такого случая разработан шаблон заявления, сотруднику предлагают воспользоваться таким шаблоном.
Рекомендации при оформлении заявления о переводе на дистанционную работу:
Пример
Компания ООО «Интеллект Логистик» приняла решение в связи со вспышкой вирусной инфекции перевести сотрудников на дистанционную работу ─ временно на 2 месяца.
Все сотрудники, чья работа не требовала обязательного присутствия в офисе, оформили заявление на имя работодателя с просьбой о переводе:
Если случилось так, что с целью снижения рисков заражения сотрудников вирусом перевод на дистанционный труд произвели в срочном порядке, но не все сотрудники успели оформить заявление, заявления все равно необходимо. Работодатель может принять его по электронной почте или иным каналам связи. После выхода на работу работник подпишет его собственноручно.
Если заявление оформляется при переводе сотрудника на удаленный труд на постоянной основе и/или по другим причинам, текст заявления может быть иным:
На полученные от сотрудников заявления работодатель накладывает резолюцию и регистрирует в журнале учета заявлений.
Инструктаж по охране труда после удаленки
Трудовой кодекс устанавливает отдельный перечень случаев, когда нужно обязательно проводить инструктаж по охране труда.
После перерывов в офисной работе более двух месяцев должен проводиться внеплановый инструктаж. При возвращении сотрудников с удаленной работы считается, что перерыв был не очень длительным. Поэтому проводить обязательный инструктаж здесь не нужно. Он может быть проведен или по решению работодателя, или в том случае, если локальные инструкции по охране труда изменились в связи с пандемией.
Минтруд в письме от 15.10.2020 № 15-2/ООГ-3040 подробно отвечал на вопрос, нужно ли проводить инструктаж для сотрудников, вернувшихся в офис после удаленной работы.
Спецоценку по этому поводу проводить не нужно.
электронное издание 100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Приказ о переводе на удаленную работу — образец
Завизированное директором заявление сотрудника и подписанное с ним дополнительное соглашение к трудовому договору должны сопровождаться распорядительным локальным актом работодателя — приказом о переводе на удаленную работу. При его отсутствии перевод считать состоявшимся нельзя.
Возможны случаи, когда перевод на дистанционный труд совпадает с иными трансформациями в работе сотрудника — меняются должность, структурное подразделение, оклад, тарифная ставка. В этом случае от работодателя потребуется два приказа: о переводе работника на другую работу (форма Т-5) и о переводе на дистанционную работу (форма произвольная).
Можно вместо двух распорядительных документов оформить общий приказ на доработанном бланке формы Т-5. Для этого просто дополните существующую структуру формы полем, в котором будет указан характер привязки работы сотрудника к месту нахождения работодателя.
Ознакомить сотрудника с приказом о переводе на дистанционную работу можно лично или посредством электронного обмена документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).
***
Для оформления работников на удаленную работу потребуется комплект документов: их личные заявления, дополнительные соглашения к трудовым договорам, приказ работодателя. Также нужно внести записи в личные карточки работников.
В трудовую книжку и отчет СЗВ-ТД сведения о переводе на удаленную форму работы не вносятся, если одновременно с этим мероприятием иных значимых кадровых событий не происходило.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадровые документы».
Пять шагов по оформлению перевода на удаленку
Если вы решили применять в своей компании удаленную форму работы, необходимо:
- Согласовать с работниками возможность и условия дистанционного труда.
- Получить от них заявления о переводе, завизировать их.
- Отразить дистанционные особенности работы в дополнительных соглашениях к трудовым договорам.
- Издать приказ о переводе на дистанционную работу и ознакомить с ним сотрудников.
- Внести сведения о переходе на удаленную форму труда в личную карточку работника.
Записи в трудовую книжку и отчет по форме СЗВ-ТД вносить не требуется. За исключением случаев, когда вместе с переходом на удаленку произошли и другие кадровые события, сведения о которых по закону необходимо фиксировать в трудовой книжке и СЗВ-ТД, к примеру, перевод работника на другую должность или в другое подразделение.
Если вы планируете, что дистанционно свои обязанности будут выполнять вновь принятые сотрудники, то дополнительные соглашения оформлять не требуется. Все особенности удаленного труда можно прописать в трудовом договоре.
Предлагаем комплект готовых пошаговых инструкций для облегчения работы:
- «Регистрация товарного знака — пошаговая инструкция»;
- «Регистрация кассы онлайн в налоговой — пошаговая инструкция»;
- «Смена наименования ООО — пошаговая инструкция».