Как заполнить командировочный лист

Содержание и образец

Удостоверение по форме Т-10 необходимо заполнять в строгом соответствии с установленными правилами. Ошибки в документе не допускаются. Если при оформлении была допущена неточность, то ошибочные сведения необходимо зачеркнуть одной линией, а верную информацию надписать сверху. Исправления необходимо заверить. Специалист, отвечающий за оформление документа, должен расписаться и поставить печать (при ее наличии в учреждении).

Если работник в рамках одной поездки должен посетить несколько городов или принимающих предприятий, то при проставлении отметок должна строго соблюдаться хронология.

Командировочный лист: необходимо ли его оформление?

Правила о необходимости составления командировочного удостоверения были действительны до 2015 году. Современное же законодательство не предусматривает составление командировочного листа в качестве обязанности работодателя. Связано это с тем, что на сегодняшний день показателями количества дней, которые работник провел в командировке, являются проездные документы.

Тем не менее, это не значит, что командировочное удостоверение нельзя составлять. Так, во внутренних документах организации может быть предусмотрена обязанность оформления командировочного листа, в связи с чем это станет обязательной процедурой.

Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а

С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.

Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.

Рассмотрим алгоритм действий по оформлению полного пакета документов на командировку на примере. Менеджера отдела закупок ООО «Виват» Сафонова К. Е. (компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов. На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.

Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку. В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10. Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О. командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.

Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из компании ООО «Виват». Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).

Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).

Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.

По возвращении из командировки менеджер Сафонов К. Е. сдаст в бухгалтерскую службу удостоверение на командировку, заполненный бланк служебного задания с отметкой руководителя подразделения о его выполнении и авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими произведенные им расходы.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную?

Ускоряется процесс заполнения командировочных бланков с помощью автоматизации. Для автоматизации процесса заполнения бланков используется программа КЛАСС365.

Эта утилита имеет много полезных возможностей:

1. автоматизировать заполнение типовых бланков;
2. печатать документы, на которых изображена подпись и печать;
3. создавать новые бланки с логотипом и реквизитами вашего предприятия;
4. составлять различные предложения коммерческого характера;
5. делать рассылку документов по электронной почте;
6. выгружать бланки в таком формате:

• PDF;
• CSV;
• Excel.

Программа поможет уполномоченному лицу сэкономить драгоценное время, которое он сможет потратить на выполнение других задач.

Штатное расписание форма Т-3, где бесплатно можно скачать унифицированный бланк, где применяется печатная форма документа Т 51 ЗУП 3: пример

Образец маршрутного листа

На многих предприятиях существуют служебные поездки, которые могут быть постоянными и связанными напрямую с работой.

В таких случаях обязательно оформляется маршрутный лист, в котором содержится вся информация, касательная разработанного для работника маршрута.

Чаще всего разъездная работа необходима с целью сбыта какого-либо товара, изучения состояния спроса или, наоборот, решения вопроса покупки. Исходя из этого, у маршрутного листа имеются следующие цели:

1. наглядный отчет о проделанной работе, о том, какой объем удалось выполнить за поставленный срок;
2. планирование маршрута, правильное распределение последовательности остановочных пунктов, затрачивая меньше времени и меньший объем топлива;
3. отчет о том, сколько было потрачено ГСМ, какое расстояние проделал автомобиль, в каком количестве и что именно за товар был отпущен.

Исходя из целей маршрутного листа, можно сделать вывод о том, что он необходим для того, чтобы правильно планировать служебную поездку и составлять путь. Также, для водителя он является некой шпаргалкой, в которой указано, на какой адрес и что необходимо доставить.

Кроме этого, бухгалтерии и руководству требуется маршрутный лист в качестве отчета того, куда пошли денежные средства, выделенные на горюче-смазочные материалы.

А в случаях поломок или аварии, он сможет являться доказательством того, что водитель действительно совершил поездку по определенным адресам.

Если сотрудником, для служебных разъездов, используется свой личный транспорт, то с предъявлением маршрутного листа ему должны возместить расход на обслуживание транспорта. Хоть маршрутный лист и является обязательным документом, единственной унифицированной формы его бланка не существует. Каждая организация сама разрабатывает удобную для себя форму, которую устанавливает в своей учетной политике.

Главное, чтобы на ней было присутствие всех необходимых данных.

Порядок принятия ШР

Для чего нужен документ

Командировка может быть связана с самими разными целями:

• проведением переговоров;
• заключением договоров;
• обслуживанием удаленного структурного подразделения;
• закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
• участием в семинарах тренингах;
• обучающих мероприятиях и т.д.

При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.

Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.

На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.

Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания Т-3

Как заполнить служебное задание

Когда организация решила использовать унифицированный бланк ф. Т-10а, какие данные следует отразить в этом документе и каким способом? Заполнить форму разрешается как «на бумаге», так и электронно. Предварительно кадровик (или иное ответственное лицо работодателя) должен составить приказ об отправлении специалиста в поездку по делам предприятия. Затем заполняется сама форма Т-10а.

Какие данные внести в разделы задания на командировку:

• Шапка документа – здесь приводится точное наименование компании, код ОКПО. Также вносится № задания (по порядку), дата заполнения и указывается ФИО (полностью) командированного лица и его табельный номер.
• Графы с 1 по 10 с данными о командировке – в этом разделе таблицы приводятся общие сведения о предстоящей сотруднику поездке. Какую информацию вносить? Обязательно указывается то структурное подразделение предприятия, в котором трудится физлицо. Отдельно приводится его должность или же профессия. Далее заполняется, куда территориально направляется командируемый и в какую организацию. После чего вносятся даты планируемой командировки: дата отъезда обозначает начало, дата приезда – окончания. К примеру, менеджер компании улетает в г. Москву 22.05.18 г. в 22.30, а прилетает 29.05.18 г. в 01.30. В этом случае командировка длится 8 дн., дни отлета и прилета включаются в полном объеме. По стр. 7-8 заполняется общий период поездки, по стр. 9 указывается, какая компания оплачивает расходы, а по стр. 10 – документальное основание для командировки. Это может быть служебная записка или письмо, а также иная форма.
• Графа 11 с данными о задании – по этой строке формулируется цель поездки. Заполнить этот раздел может непосредственный руководитель сотрудника, если компания крупная, или директор фирмы, если бизнес относится к СМП. После того, как данные внесены в стр. 11, заполнение задания приостанавливается до дня возвращения командированного лица в организацию.
• Графа 12 с данными о выполнении – отчет по командировке, пример написания будет далее, составляется сотрудником уже по возвращении на место занятости. В этой части служебки кратко прописывается, что было сделано за время поездки.
• Заверение формы – подписывает документ несколько ответственных лиц. Прежде всего, это сам работник, пребывавший в командировке. Кроме того, это руководитель структурного подразделения компании (при наличии), и наконец, руководитель всего предприятия. Одновременно директор выносит заключение путем подведения итогов поездки.

Как подтвердить факт поездки без удостоверения

На основании п. 7 действующей редакции Постановления, теперь срок пребывания труженика в командировке определяется на основании проездных документов, то есть билетов на самолет, поезд, автобус и др. Предоставление этих документов осуществляется по возвращении из поездки.

Если же всего этого нет, то подтверждением будет служебная записка от ответственного лица компании, куда был направлен командированный труженик. В такой записке должны быть данные о сроке прибытия и убытия.

Итак, с 2015 года, после введения соответствующих поправок в Постановление, командировочные удостоверения перестали быть обязательными к применению, однако работодатели все также могут использовать их в работе.

Теперь подтверждением нахождения в командировке служат проездные документы, договоры о проживании или служебные записки.

Командировочное удостоверение – как правильно заполнить

Иногда предприятие может отправлять своих работников в служебные поездки с целью выполнения поставленной производственной задачи. Среди документов, которые часто оформляют для такой поездки, встречается также командировочное удостоверение. Последние изменения в законодательстве разрешают не использовать его, но многие компании все же продолжают применять этот бланк.

Можно ли не применять командировочное удостоверение?

До 2015 года командировочное удостоверение было обязательным документом, если оформлялась командировка сотрудника. Оно служило для определения сроков пребывания в поездке, а также подтверждало период начисления суточных.

С 2015 года его, а также несколько других бланков, признали необязательными к использованию.

Теперь заполнять удостоверение нужно только в том случае, если это прямо указано в учетной политике, в положении о командировках, либо в прочих локальных актах компании. При его отсутствии, сроки поездки можно подтверждать билетами, чеками из гостиницы, служебной запиской и прочими бумагами.

Оформление командировки теперь основывается на составлении приказа на командировку, на основании которого уже заполняется командировочное удостоверение. Для него существует унифицированная форма Т-10, подготовленная Госкомстатом. Она может заполняться вручную на распечатанном бланке, либо на компьютере при помощи специальных программ.

После проставления всех подписей и печатей, документ передается работнику. Он действителен при предъявлении его вместе с паспортом либо другим документом, подтверждающим личность и указанным в бланке.

Вместе с удостоверением может оформляться служебное задание (оно также теперь не является обязательным). В нем проставляются указания, которые сотрудник должен решить во время поездки, а также работнику в нем нужно отразить отчеты об их исполнении. Организация может разработать свой бланк и объединить командировочное удостоверение и служебное задание в один документ.

Внимание! После возврата из поездки, работник должен заполнить авансовый отчет, приложить к нему проштампованное за время поездки удостоверение, и передать их в бухгалтерию вместе с подтверждающими расходы документами. Поскольку командировочное удостоверение больше не являются обязательным документом, принимающее предприятие может отказаться ставить в нем печати

И это не будет считаться нарушением правил его оформления

Поскольку командировочное удостоверение больше не являются обязательным документом, принимающее предприятие может отказаться ставить в нем печати. И это не будет считаться нарушением правил его оформления.

  Как издать приказ на командировку по форме Т-9 или Т-9а

Если печати отсутствуют, срок командировки определяют с помощью:

• Дат в проездных документах;
• Таможенных печатей в загранпаспорте, они же определяют дату пересечения границы;
• Служебной записки.

Внимание! Последний способ также применяется, если работник совершает поездку на собственном либо рабочем автомобиле. Однако даты поездки и маршрут нужно подтвердить при помощи путевого листа, кассовых чеков с заправочных станций и прочих документов

Скачать бланк командировочного удостоверения в формате Word.

Командировочное удостоверение образец скачать в формате Word.

Образец и правила заполнения формы Т-10

Госкомстат России утвердил единую бланк форму командировочного удостоверения № Т-10. Однако она является рекомендованной, а не обязательной. При необходимости компания может применять и собственный бланк, который утверждается отдельным распоряжением руководителя. На каждого сотрудника оформляется 1 документ, поэтому количество командировочных удостоверений равно количеству командируемых работников.

Что касается формы Т-10, она состоит из 2 страниц – лицевой и оборотной. На лицевой указывают такую информацию:

1. Полное название компании.
2. Номер удостоверения и дата его составления.
3. ФИО и табельный номер сотрудника.
4. Название его должности и структурного подразделения, где он работает.
5. Название страны, города, другого населенного пункта, а также организации, куда был командирован сотрудник.
6. Описание цели командировки.
7. Количество календарных дней, которые работник пробыл в командировке (время самой поездки в тот и другой конец не учитывается).
8. Дата начала командировки и ее окончания.
9. Название и реквизиты документа, который предъявляется вместе с удостоверением (обычно это паспорт).
10. Подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы) руководителя организации.

Оборотная сторона содержит отметки о прибытии и убытии. Необходимо указать:

• населенный пункт;
• дату прибытия/убытия;
• должность и подпись сотрудника, который подтверждает этот факт;
• печать организации.

Сотрудник может отправиться в один или сразу несколько пунктов поездки, и о каждой из них ставится 2 отметки: о прибытии и убытии.

Образец заполненной формы Т-10 выглядит так.

Оформлять бланк формы Т-10 можно как в рукописном, так и в печатном варианте. Используется синяя или черная ручка

Все данные должны точно соответствовать – особое внимание уделяется реквизитам паспорта. Причина в том, что командировочное удостоверение недействительно без него – их нужно предъявлять только совместно

При заполнении недопустимы помарки, исправления или зачеркивания.

Документальное оформление командировок

Унифицированная форма Т-60

В соответствии с действующим законодательством, каждый гражданин имеет право на ежегодный отпуск с сохранением средней заработной платы, должности и места. Освобождение от трудовой деятельности, полагающейся в связи с отдыхом, оформляется рядом документов.

Среди них стоит выделить справку-расчет. Ее заполнением занимаются ответственные специалисты на предприятии. Любая хозяйственная операция на предприятии должна иметь основания для проведения.

Она оформляется путем составления первичной документации в соответствии с требованиями ФЗ №402 «О бухучете». Выплата отпускных работнику относится к числу хозяйственных операций. Бухгалтерия не может просто так начислить сотруднику положенную денежную сумму.

Отпускные необходимо рассчитать и задокументировать этот процесс. Для этого предназначена записка-расчет. Она оформляется на бланке Т-60. Правильно заполненная форма выступает подтверждением тому, что начисление отпускных было произведено в соответствии с установленным порядком.

Такой документ дается на рассмотрение контролирующим органам во время проверок. Также он может предоставляться суду в качестве доказательной базы в случае возникновения спорных ситуаций с сотрудником по поводу размера и сроков выплаты денег.

Форма Т-60 является унифицированной. Бланк утвержден постановлением Госкомстата России №1 от 5 января 2004 года. Он используется всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности.

Действующее законодательство России не запрещает руководителям разрабатывать и использовать свои формы справок-расчетов. Но лучше применять унифицированный бланк. В этом случае у проверяющих органов не возникнет претензий.

Скачать бланк записки-расчета о предоставлении отпуска работнику по форме Т-60 можно здесь.

Командировочный лист (командировочное удостоверение): форма и особенности заполнения

Форма командировочного удостоверения может быть разработана работодателем самостоятельно и утверждена в локальном нормативном акте либо работодатель может предусмотреть использование унифицированной формы № Т-10 , утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Если работодатель разработал и утвердил собственную форму командировочного удостоверения, то работник при оформлении данной формы должен следовать требованиям, указанным в локальном нормативном акте работодателя.

В случае применения работодателем унифицированной формы № Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, в командировочном удостоверении указываются.

Командировочное удостоверение — это документ, который подтверждает срок пребывания работника в командировке. В нем указываются и заверяются подписями и печатями даты отъезда и возвращения сотрудника из командировки. Рассмотрим для чего нужны командировочные удостоверения в 2019 году и как правильно их оформлять в бюджетной организации.

Где скачать бланк удостоверения на командировку

Бланк удостоверения на командировку имеет унифицированную форму Т-10, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» от 05.01.2004 № 1. Скачать этот бланк можно на нашем ресурсе.

Поскольку форма командировочного удостоверения не является обязательной к применению, ее на усмотрение организации можно дополнять теми реквизитами, которые она сочтет нужными для этого документа.

О том, могут ли иметь место такие расходы, как суточные, при однодневных командировках, читайте в статье

«При однодневных командировках не выплачивайте суточные»

.

Также на нашем сайте можно скачать образец заполнения формы Т-10 и использовать его в качестве шаблона для оформления собственных документов.

Инструкция: по окончании служебной командировки

По возвращении из поездки следует завершить заполнение документа. Сделать это можно следующим образом.

Вернувшись из поездки, сотрудник (графа 12) вносит информацию по ее итогам, то есть дает в краткой форме .

Шаг 2. Подписываем

Документ завершают:

• подпись вернувшегося из поездки сотрудника;
• оценка начальником подразделения результативности поездки в строке, предусмотренной для дачи заключения по командировке;
• подпись руководителя подразделения, дата отчета.

Шаг 3. Сдаем

Оформленный надлежащим образом документ следует сдать в бухгалтерию учреждения.

может использоваться организациями в случае направления своих сотрудников в командировку. Как оформить удостоверение на командировку и правильно заполнить этот бланк, вы узнаете из нашей статьи.

На основании каких документов оформляется справка-расчет?

Информация, которая вносится в записку-расчет, должна быть достоверной и точной. Поэтому при заполнении формы Т-60 ответственные специалисты отделов предприятия используют ряд документов. В качестве обоснования для составления справки применяется график отпусков. Он утверждается ежегодно за две недели до начала следующего календарного года.

В нем приводятся даты ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков для каждого из работников предприятия. Утвержденный руководителем организации график обязателен к исполнению.

За две недели до начала запланированного отпуска руководство направляет подчиненному соответствующее уведомление. Сотрудник должен ознакомиться с этим документом и поставить на нем личную подпись. Право на отпуск у работника возникает спустя полгода после трудоустройства.

Такого сотрудника обычно не вносят в график. Взять освобождение от работы он может в даты, оговоренные с начальством. Для этого ему надо подать соответствующее заявление, написанное на имя руководителя компании. На основании этой бумаги издается приказ о предоставлении отпуска. Данный документ также необходим для заполнения формы Т-60.

Используется и платежная ведомость. Она содержит информацию о любых выплатах в организациях. Особенно актуален данный документ для крупных предприятий. Для его заполнения применяется унифицированный бланк Т-53. При заполнении формы Т-60 следует основываться на расчетном кассовом ордере. Такой документ фиксирует выдачу денег из кассы организации. РКО подписывает лицо, которое получает наличные деньги (зарплату).

Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец

Подписаться

Унифицированная форма Т-10 может использоваться организациями в случае направления своих сотрудников в командировку. Как оформить удостоверение на командировку и правильно заполнить этот бланк, вы узнаете из нашей статьи.

Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а

Где скачать бланк удостоверения на командировку

Итоги

Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а

С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.

О том, как оформляют такое распоряжение, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.

(компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов.

На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.

Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку.

В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10. Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О.

командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.

Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из компании ООО «Виват». Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).

Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).

Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.

Само командировочное удостоверение подтверждением расходов не будет. Подробнее об этом читайте в материале «Расходы на проезд в командировку нельзя подтвердить командировочным удостоверением».

Где скачать бланк удостоверения на командировку

Бланк удостоверения на командировку имеет унифицированную форму Т-10, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» от 05.01.2004 № 1. Скачать этот бланк можно на нашем ресурсе.

Скачать унифицированную форму Т-10

Поскольку форма командировочного удостоверения не является обязательной к применению, ее на усмотрение организации можно дополнять теми реквизитами, которые она сочтет нужными для этого документа.

О том, могут ли иметь место такие расходы, как суточные, при однодневных командировках, читайте в статье «При однодневных командировках не выплачивайте суточные».

Также на нашем сайте можно скачать образец заполнения формы Т-10 и использовать его в качестве шаблона для оформления собственных документов.

Скачать образец заполнения формы Т-10

Итоги

С 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным атрибутом служебной поездки. Но многие работодатели предпочитают его оформлять, продолжая использовать для этого унифицированную форму Т-10.

Как выглядит бланк служебного задания

Форма Т-10а обладает компактной структурой, благодаря которой весь документ умещается на одном листе. Бланк состоит из трех основных информационных блоков:

Блок 1. Общий.

Содержит сведения о компании (наименование, код по ОКПО) и сотруднике (Ф.И.О. и табельный номер), а также информацию о номере служебного задания и начальной дате его оформления.

Блок 2. Детализирующий.

Информация в этот блок заносится по графам. Записи в графах с 1 по 11 производятся до начала командировки — в них расшифровываются сведения о сотруднике (подразделении и профессии) и командировке (где она проходит, в какие сроки и др.), а также описывается цель служебной поездки. Графу 12 сотрудник заполняет после завершения командировки — это краткий отчет о ее результатах.

Блок 3: Итоговый.

Состоит из заключения руководителя о выполнении задания и подписей работника, руководителя структурного подразделения и директора компании.