Как исправить запись в трудовой

Как заполняется титульный лист?

Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:

• фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
• уровень образования (например, среднее или высшее);
• наименование профессии;
• дата, в которую открывается ТК;
• подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).

Как внести изменения в электронную трудовую книжку?

Если прежде любые корректировки и добавления вносило ручкой ответственное лицо в любой удобный момент, то новые правила учета работают иначе. Теперь у кадровиков компаний нет прямого доступа к трудовым книжкам, поскольку, записи передаются электронно и хранятся в базе данных ПФР. Чтобы что-то исправить или дополнить, необходимо отправить форму СЗВ-ТД.

Стоит отметить, что часть сведений из бумажных трудовых не были перенесены в цифровой формат и не будут учитываться: образование и раздел награждение. Как следствие, вносить такие изменения в электронную книжку не требуется. Как и прежде, нет необходимости передавать информацию о повышении оклада, тарифной ставки, а также изменения рабочего графика.

Внести изменения в электронную трудовую книжку по остальным штатным кадровым мероприятиям можно с помощью отчета СЗВ-ТД, сформировав его по установленному образцу. В предыдущих статьях рассказывалось о том, как это сделать в программе 1С.

Читайте: Где найти СЗВ-ТД в 1С 8.3 бухгалтерия?

Читайте: Как заполнить СЗВ-ТД в 1С ЗУП 3.1?

Как правило, такие события инициируются на основании внутреннего приказа (распоряжения) и заносятся ответственным без участия самого сотрудника-участника кадрового мероприятия.

Для информации:

Однако, изменения персональных данных, а также исправление ошибок работодатель не может вносить «на свое усмотрение». Для таких корректировок требуется основание, предоставленное работником в виде соответствующего документа. Например, такими могут быть, отзыв заявления о выборе способа ведения книжки, заявление на внесение дополнении или изменений в записи о трудовых сведениях с приложенными к нему документами (свидетельство о браке, паспорт и т.п.).

В свою очередь, несоответствие данных сотрудник может увидеть лишь при получении выписки о совей трудовой деятельности от своего работодателя за период трудоустройства у него. А также за все рабочее время, самостоятельно обратившись в ПФР, МФЦ или через Госуслуги.

Получив от работника письменную просьбу внести изменения в электронную трудовую книжку, ответственный за ведение кадрового учета должен:

• Убедиться в соответствии представленных для исправления (дополнения) сведений действительности;
• При заполнении формы СЗВ-ТД повторно внести событие, которое подлежит корректировке. Запись должна быть ровно в том виде, в котором она ранее передавалась в ПФР;
• В графе № 10 (крайняя в табличной части) проставить признак отмены записи с помощью символа «X»;
• В следующей строке внести это же событие, но уже с корректными данными;
• Затем в установленное время отправить отчет в ПФР.

Если работник отозвал свое заявление о трудовой книжке, то отмена ранее отправленных данных происходит аналогичным образом. В свою очередь, в правой части строки приема документа вписывается признак отмены «X».

Внесение изменений через 1С.

Заполнение отчета вручную практикуют немногие организации. Как правило, данный функционал используется в программе 1С. Чтобы внести изменения в электронную трудовую книжку через ЗУП или бухгалтерию предприятия, требуется занесение признака отмены трудовой записи в итоговую форму. Для этого в карточке мероприятия необходимо в графе «Дата отмены» установить нужное число. А, если изменения касаются отзыва заявления, то рядом с соответствующим полем проставить отметку «Отмена».

Где в электронной трудовой указывать сведения о награждении

Все, что происходит с работником в процессе трудовой деятельности, записывают в трудовую книжку. Это касается и того, как внести благодарность сотруднику в электронную книжку, — все зависит от того, какие разделы включены в электронный документ о рабочей деятельности. Если говорить о бумажном варианте, то порядок, куда и как записывать основные сведения о работнике, и форма трудкнижки утверждены в Приказе Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021.

Среди обязательных сведений, которые записывают в трудовую:

• персональные данные сотрудника — Ф.И.О., дата рождения, информация о полученном образовании;
• сведения о работе — прием, перевод, увольнение со ссылкой на основание;
• информация о поощрениях с реквизитами документа, подтверждающего это.

С 2020 г. ввели цифровой аналог трудовой, и у кадровиков возник вопрос о внесении записи в электронную трудовую книжку о благодарности и награждениях: есть ли такая возможность и в какой раздел вносить эти сведения. Как выяснилось, информация в цифровой трудовой книжке, хоть и идентична бумажному варианту, но не полностью. Она представляет собой информацию о стаже и основных событиях, связанных с рабочей занятостью гражданина. Хранят эти сведения в специальной базе данных Социального фонда РФ в электронном виде.

Чтобы выяснить, отмечаются ли награды на работе в ЭТК, посмотрим на структуру электронного варианта книжки. Кроме личных сведений (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС), в нее включают (ст. 66.1 ТК РФ) следующие пункты:

• место, в котором трудится или трудился человек;
• его должность, специальность, квалификацию или вид работы, которую выполняет сотрудник;
• информацию о приемах, повышениях, переводах на другую должность, прекращениях трудовых отношений (с отметкой об основаниях);
• отметка о решении сотрудника — сохранить бумажный вариант книжки или отказаться от нее и перейти полностью только на электронный вариант.

Чтобы постоянно формировать и обновлять цифровую книжку, работодатели отправляют все эти данные в цифровом варианте по утвержденной форме ЕФС через специальный сервис в Соцфонд РФ. Информацию отправляют на всех трудящихся, а не только на тех, кто отказался от бумажной книжки в пользу электронной.

Поскольку информация о работе теперь доступна в цифровом виде, гражданин вправе узнать, как в электронной трудовой книжке посмотреть запись о грамоте, стаже или иные сведения о занятости. Обычно для этого заказывают выписку из Соцфонда РФ онлайн — через личный кабинет на сайте СФР или через единый портал Госуслуги.

При необходимости есть возможность заказать выписку на бумаге. Для этого надо обратиться к работодателю (он выдаст форму СТД-Р), в территориальный орган СФР или в многофункциональный центр «Мои документы» (там выдадут форму СТД-СФР). Формы разные, но информация аналогичная. А вот раздела со сведениями о грамотах в трудовой книжке в электронном виде в выписке найти не получится. Раздел о награждениях не включен в отчет ЕФС-1 (раздел IV Постановления правления ПФР № 245п от 31.10.2022), следовательно, в ЭТК эта информация не попадает.

ВАЖНО!
Сейчас информацию о награждениях заполняют не в электронных, а только в бумажных книжках сотрудников. Это относится только к тем, кто обратился к работодателю с письменным заявлением о сохранении бумажной трудовой

В ЭТК записать награждения возможности нет.

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

Для исправления неверной записи в трудовой книжке работника, существуют специальные нормы номенклатурного делопроизводства. Они изложены в документах:

1. П. 6 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
2. Ч III Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках».

Общие правила, которые внесены в данные нормативные документы для исправления ошибки в трудовой книжке, содержат следующее:

1. Исправление неверной записи в трудовой книжке делается по месту работы, где они были внесены.
2. Исправить ее можно также после увольнения с работы, если ошибка обнаружена позже. Если владелец трудовой еще не трудоустроен, ему нужно обратиться по месту увольнения.
3. По последующему месту работы также можно исправлять допущенные предшествующим работодателем ошибки, но тогда нужен официальный документ от работодателя, внесшего ненадлежащую запись.
4. Зачеркивать, замазывать штрихом или стирать ластиком любые неправильные записи нельзя.
5. Исправления, так же как и другие, основные записи, допустимо вносить только черной, фиолетовой и темно-синей ручкой.
6. Изменить запись или исправить описку можно только в соответствии с установленным алгоритмом.

Неверно вписанные сведения о работе

Сведения о работе – та часть документа, где исправления делают чаще всего. Пошаговый алгоритм исправления неверной записи в сведениях о работе, следующий:

1. Под предыдущей, неправильной записью, под следующим порядковым номером, нужно внести новую запись, на основании которой отменяется старая формулировка.
2. Здесь же, следующим предложением под этим же номером записи – внести нужную, актуальную формулировку.
3. В четвертую графу внести реквизиты того же приказа, если исправляется техническая ошибка, или – нового приказа, если изменялась формулировка путем составления нового приказа.

Исправление ошибки в трудовой книжке обязательны даже в том случае, если она закончилась. Это делается следующим образом:

• Нужно по общим правилам оформите вкладыш к трудовой;
• В нем (по алгоритму, аналогичному с записью в трудовой книжке) следует указать, что предшествующая запись (под соответствующим номером), неверная;
•  Здесь же требуется внести правильные сведения.

Затем вкладыш ведется также как основной документ, в нем продолжают вноситься сведения о работе владельца документа. Но использовать вкладыш допустимо только как приложение к трудовой книжке, самостоятельной юридической силы он не имеет.

Ошибки в наименовании организации

Наименование организации вписывается между записью об увольнении с предшествующего места работы и записью о приеме на работу. Эта строка не нумеруется. Поэтому, если организация вписана неправильно, нужно просто, новой строкой без нумерации вписать, что наименование организации вписано неверно. Верным считать следующее наименование, указав – какое.

Внесение изменений на титульном листе

Если неверная запись сделана на титульном листе, то ее исправляют иначе. Здесь она может быть допущена в сведениях:

• фамилии, имени, отчестве;
• дате рождения;
• дате оформления трудовой книжки;
• в сведениях об образовании.

На титульном листе трудовой книжки указаны сведения, которые допускают изменений в течение всего периода трудовой деятельности гражданина. Их заменяют, поэтому, не только при допущении ошибок, но и при некоторых обстоятельствах:

1. Если работница вышла замуж и взяла фамилию супруга. В этом случае новая фамилия вносится во все документы, в том числе – в трудовую книжку.
2. Владелец трудовой книжки окончил среднее специальное или высшее учебное заведение, сведения об этом нужно вынести на титульный лист.
3. Была получена новая специальность, сведения о чем указывают на титульном листе.

Их исправляют путем аккуратного зачеркивания и внесения новых сведений, кроме сведений о приобретении новой специальности (она вносится без зачеркивания предыдущей)

При этом обязательно нужно делать ссылку на документы: паспорт или свидетельство о браке. На основании документа, по аналогичной схеме, можно даже произвести исправления ошибки в дате:

• Рождения;
• Оформления трудовой книжки.

В этом случае запись должна соответствовать:

• Паспорту;
• Приказу о назначении в должность.

Если неверная запись сделана при первичном заполнении трудовой книжки, лучше всего списать актом этот бланк документа как испорченный, и завести новую книжку.

Общие формальные требования к внесению корректировок

К таким правилам относятся:

1. Данные должны вноситься разборчиво, чётким почерком.
2. Основания прописываются полностью, аббревиатуры и сокращения не допускаются.
3. Запись допускается делать чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.
4. Запрещено использовать гелевые ручки, так как они не выдерживают воздействия света и воды.
5. Не разрешается затирать или замазывать ошибки корректором.
6. В трудовой книжке запрещено зачёркивать или заштриховывать ошибочно внесённый текст. И титульный лист здесь не исключение. Да, здесь можно перечёркивать текст, но только не ошибочный, а тот, в который вносят подтверждённые документами коррективы.
7. На всех остальных листах, чтобы исправить неверную информацию, нужно сделать комментарий о недействительности определённой записи с указанием её номера и далее записать верные данные. Причём если ошибка обнаружена, к примеру, в записи под номером четыре, а кадровик заполняет уже седьмую запись, в строке так и указывается, что признаётся недействительной запись №4.
8. Даты вписываются в документ арабскими цифрами строго в формате «дд.мм.гггг».

Дополнительные вопросы

Просьба сотрудника завести трудовую книжку при наличии еще одной

В редких случаях работник просит оформить новый документ при наличии уже действующей книжки. Несколько примеров работников, у которых может возникнуть желание завести дополнительный формуляр:

• преподаватель, который проводит занятия в разных университетах;
• врач, принимающий пациентов и в частной, и в государственной клинике;
• охранник, числящийся на 2 местах работы в разные смены

Несколько документов работник может заводить, ожидая материальной выгоды от разных организаций. В законе нет однозначного запрета подобных действий. Тем не менее можно утверждать, что законно использование только одного экземпляра. Ст. 282 Трудового Кодекса РФ дается четкое определение понятия «совместительство». Основным может быть только одно место работы.

Совместителем гражданин числится на основании договора с организацией. Также Трудовой Кодекс гарантирует поддержку гражданам, совмещающим работу с обучением, но только по основному месту работы. Одно место работы учитывается и в отношении льгот для работников Крайнего Севера и вредных производств. Сведения о совместительстве вносятся в бумаги подчиненного. Количество организаций, в которых человек может работать по совместительству в свободное от основной занятости время, законом не ограничено.

Оформление дубликата

Если книга работника утрачена, он обязан заявить об этом как можно раньше. Работодатель при этом должен оформить дубликат в течение 15 дней с момента заявления.

В дубликат вносятся:

• сведения, которые указывались по последнему месту занятости;
• данные об общем стаже работы до зачисления в штат

Если в утраченном бланке была отметка, признанная недействительной, в новом экземпляре ее не дублируют. Общий стаж указывается суммарно, без уточнения организаций, в которых числился подчиненный и причин увольнения.

Дубликат выдается в случае потери или порчи книги сотрудника. Допускается выдача дубликата, если в первоначальном варианте содержится ошибочная запись об увольнении или переводе сотрудника. При этом в дубликат ошибочные сведения не вносятся.

Ошибки, связанные с информацией о прошлых местах работы, должны устраняться той организацией, которая допустила оплошность. Если организация реорганизована, проблему решает правопреемник. В случае ликвидации компании исправление делает ответственное лицо на настоящем месте занятости.

Информацию об испытательном сроке не вносят в перечень занятости подчиненного, поскольку сотрудник официально еще не работает в компании, и в законе не указана необходимость фиксации подобных данных.

При внесении отметок в документ прописывается и полное, и сокращенное наименование работодателя. Если допущена ошибка в названии организации (даже если она коснулась только сокращенного названия) делается отметка в документации с актуальной информацией.

Согласно п. 35 Правил, печать организации, так же как и подпись ответственного лица, заверяет все записи этой организации в формуляре при увольнении сотрудника. Владелец трудовой книжки расписывается у каждой записи. Также печать ставится на титульном листе. Если штамп поставлен в перевернутом виде, нарушением это не считается. Отметка об увольнении вносится в день увольнения сотрудника. Если подчиненный ушел в отпуск перед уходом из организации, в графу 3 вписывается дата последнего дня отпуска (она же дата последнего рабочего дня).В причине увольнения обязательно указывается ссылка на пункт и статью ТК РФ.

Другая информация, вносимая в бланк

Аналогично сведениям о работе в 3 графу бланка вписывается информация о:

• прохождении курсов по повышению квалификации, переквалификации и специальной подготовке;
• получении нового разряда (категории);
• занятости по совместительству;
• неподлежащем зачету в общем рабочем стаже времени пребывания в местах лишения свободы;
• периоде военной службы или службы в органах внутренних дел;
• восстановлении непрерывного стажа

Исправление порядковой нумерации записей в трудовой книжке

Наверное, самой распространенной ошибкой при заполнении трудовой книжки является неправильная нумерация записей. Нередко выявляется факт того, что после записи №1 следует другая запись с тем же №1. Нормативные и правовые акты, в которых указаны правила ведения трудовых книжек, не уточняют, как правильно делать исправления номера записи в трудовых книжках.

В соответствии с некоторыми источниками, которые ссылаются на Трудовой кодекс РФ, считается, что нет необходимости в обязательном порядке исправлять подобные технические ошибки, так как текст кадровой записи и документы, являющиеся основанием для ее внесения, точны и не могут оспариваться. Поэтому нарушение в нумерации считается небольшой погрешностью и может быть проигнорировано.

С другой стороны, допущенная ошибка в нумерации записей считается неточностью и вполне может принести владельцу трудовой книжки много неприятностей (в частности, при оформлении пенсии). Вместе с этим следует сказать, что все же такая описка подлежит исправлению и кадровик обязан иметь представление о процессе выполнения этой процедуры.

Процесс исправления нумерации в трудовой книжке

Законодательство говорит о том, что вся ответственность за заполнение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя, но вместе с этим директор предприятия может назначить для выполнения этой работы любое другое ответственное лицо. Этот человек может быть сотрудником кадрового отдела или бухгалтерии. Он обязан правильно заполнять трудовые книжки работников организации и при необходимости своевременно вносить исправления или дополнения к уже существующим записям.

Если запись с нарушенной нумерацией относится к текущему месту работы, то приказ берется на месте. В том случае, когда отметка была сделана в организации, где сотрудник трудился ранее, он должен отправиться к бывшему работодателю и попросить копию нужного приказа о приеме/переводе/увольнении работника (работодатель не имеет права отказать). Если организация, в которой была сделана отметка с ошибочной нумерацией, ликвидирована, владельцу трудовой книжки потребуется получить выписку из приказа. Данная выписка делается на основании архивной документации.

Исправление неправильной нумерации выглядит следующим образом: ниже неправильной записи указывается правильный порядковый номер (например, если в трудовой книжке есть две записи с номером 1, то следующая запись с исправлением будет иметь номер 2, а не 3). Эта запись включает в себя дату внесения исправлений и фразу: «запись за предыдущим номером недействительна». Далее делается правильная запись с необходимым порядковым номером (соответственно №3).

Если после записи с неправильным порядковым номером уже есть другие отметки, то изменения вносятся так:

• ставится порядковый номер в соответствии с номером последней записи}
• делается отметка о признании записи под таким-то номером недействительной}
• вносится еще одна запись (которая была признана недействительной) с новым порядковым номером.

Особенности исправлении порядкового номера в трудовой книжке

Исправленная запись должна основываться только на приказе или распоряжении, в соответствии с которым она была внесена. Сама формулировка отметки обязана совпадать с той, которая указана в документах (приказе или распоряжении). В противном случае, при оформлении пенсионного пособия Пенсионный фонд РФ может признать все исправления в трудовой книжке недействительными, так как они не будут подтверждены документально.

Исправление порядкового номера в трудовой книжке делается без сокращений – это также касается поправок в других записях. Для этого следует использовать ручку с водостойкими чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Делать записи ручкой другого цвета или карандашом запрещено. Также при исправлении порядкового номера и при внесении даты исправления число необходимо писать только арабскими цифрами. Месяц и день – двумя цифрами, а год – четырьмя.

По желанию работника работодатель может выдать ему дубликат трудовой книжки, в котором будет отсутствовать запись с неправильной нумерацией. Для этого подчиненный обязан составить заявление на имя руководства, которое и будет основанием для выдачи нового документа. В новую трудовую книжку (дубликат) будут перенесены все записи, кроме той, которая признана недействительной. Оригинал документа может быть возвращен работнику.

Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке

Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).

Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).

Так выглядит образец исправления ошибки в трудовой книжке на титульном листе:

Пути исправления ситуации

Существуют две возможности исправить ситуацию, если сделана ошибка в трудовой книжке при написании личных данных.

Возможность первая: внесение изменения

Согласно правилам по внесению изменений в трудовой книжке, кадровик может аккуратно зачеркнуть ошибочную надпись и на свободном месте сделать правильную запись. На обложке трудовой книжки, согласно Правилам, следует указать основание для вносимого изменения, заверить информацию подписями и печатью.

Данное несложное решение имеет серьезные недочеты. Решение возникшего вопроса о принадлежности работнику предъявленной им трудовой книжки не входит в сферу деятельности кадровых служб. Ведь трудовая книжка сама по себе не является документом, удостоверяющим личность, ввиду отсутствия в ней фотографии владельца. И как следствие, в дальнейшем возникнут большие проблемы при начислении Пенсионным фондом трудовой пенсии – пенсионная служба просто не примет к рассмотрению подобный документ.

Внесение изменения для исправления ошибочных данных на титульном листе приведет к тому, что владелец книжки должен будет подтверждать в судебном порядке свое право собственности на трудовую книжку. Для этого ему придется предоставить справки со всех мест работы, указанных в его трудовой книжке. Получается, чем раньше владелец книжки возьмется за решение вопроса через суд, тем меньше документов ему нужно будет собирать.

Возможность вторая: грамотное решение проблемы

Правильными действиями работника кадровой службы следует считать решение об отказе принять трудовую книжку, содержащую личные данные владельца, не совпадающие с данными удостоверяющих личность документов. При этом следует завести работнику новую книжку, о чем он должен написать соответствующее заявление на имя руководителя организации, с указанием причин. Данная ситуация оговаривается в Трудовом кодексе РФ, в статье 65 – об отсутствии у гражданина, устраивающегося на новую работу, трудовой книжки. Ведь если личные данные гражданина, указанные в удостоверяющих личность документах, различаются по написанию с данными в трудовой книжке, данная книжка не может считаться его собственностью без должного судебного решения на эту тему.

Кадровик организации должен завести на работника новую книжку, как при первичном приеме на работу. При внесении информации на титульный лист новой книжки кадровик или сотрудник, который занимается в организации ведением трудовых книжек, в своих действиях руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек – то есть действует в полном согласии с нормативными документами и актами.

Все расходы, связанные с выдачей нового бланка трудовой книжки, ложатся на ее владельца: записи личной информации на титульном листе в обязательном порядке содержат подпись владельца книжки, удостоверяющую правильность данных, занесенных в его трудовую. Наличие подписи владельца под неверными данными делает его виновным в создавшейся ситуации, а отсутствие подписи владельца на титульном листе делает саму трудовую книжку недействительной.

В связи с тем, что законодательные документы не обязывают гражданина иметь только одну трудовую книжку, заведение новой книжки, как решение вопроса о том, что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в имени, не наносит владельцу документа с ошибкой материального или любого другого ущерба.

Ему надлежит получить новую трудовую и приступить к работе на новом месте, а для того, чтобы информация предыдущей трудовой была принята во внимание при расчете пенсионных выплат, действовать в предусмотренном законодательством порядке. В пункте 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (2002 г.) как раз и указывают правила установления факта законной принадлежности данной трудовой книжки человеку при несовпадении его данных в трудовой и удостоверяющих документах. В пункте 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (2002 г.) как раз и указывают правила установления факта законной принадлежности данной трудовой книжки человеку при несовпадении его данных в трудовой и удостоверяющих документах

В пункте 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (2002 г.) как раз и указывают правила установления факта законной принадлежности данной трудовой книжки человеку при несовпадении его данных в трудовой и удостоверяющих документах.