Правила перехода на электронные трудовые книжки

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

• титульный лист – ключевые данные о работнике;
• сведения о работе – это вся история трудового пути;
• сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

• персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
• данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
• дата, в которую была открыта трудовая книжка;
• подпись того человека, который заполнял страницу;
• печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

1. Номер записи, согласно порядку нумерации.
2. Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
3. Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
4. Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

• справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
• заявление от работника;
• копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Принцип работы электронной трудовой книжки

В законе нет официального определения для цифровых ТК. Не существует отдельного цифрового документа, который пришёл на замену стандартной книжке. То, что называют электронной трудовой книжкой — скорее, процесс.

Теперь учёт работает так:

• работодатель передаёт сведения в Социальный фонд;
• сотрудники фонда отмечают данные в своей системе.

После этого вся информация о трудовом стаже сотрудников хранится в базе Соцфонда. Он может по запросу предоставить сведения в специальной справке. Её и можно считать электронной трудовой книжкой.

Переход на ведение сведений в цифровом виде регламентировался законом №439-ФЗ. Все работодатели должны были сделать это до начала 2021 года. Сотрудники же могли выбрать, как они хотят вести свои трудовые книжки дальше — стандартно на бумаге или электронно.

Тем, кто впервые устраивался на работу после января 2021-го и продолжает это делать теперь, такого выбора не дают. Их книжки по умолчанию будут вести в цифровом виде.

Плюсы и минусы ЭТК

Преимущества

• Удобный формат. Получить выписку с трудовыми данными можно всего за пару минут. Не нужно больше обращаться к работодателю и просить делать копии страниц из книжки.
• Данные не потеряются и не пропадут. Ни потоп, ни пожар, ни переезд в другой офис больше не страшны сведениям о трудовой деятельности.
• Получать пособия и пенсии стало значительно проще. Теперь все ведомства могут сами уточнить данные о вашем трудоустройстве, а СФР может назначить пенсию без личного присутствия и кучи документов.
• Оптимально для удалёнщиков. Тем, кто привык работать удалённо, не нужно при трудоустройстве делать копии трудовой и отправлять их почтой работодателю. Достаточно скачать выписку и переслать её по электронке или в мессенджере.
• Меньше ошибок в данных. Форма ЕФС-1 одинакова для всех, поэтому не стоит беспокоиться, что кадровик перепутает или забудет внести нужную информацию в СФР.

Недостатки

Они у нового формата тоже есть. В базе данных СФР не собирается информация о поощрениях работника, а также сведения об особенностях труда, например о том, что человек работал вахтами или участвовал в сезонных работах. Эта информация может потребоваться, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда. Значит, в будущем эти данные придётся подтверждать другими документами (приказами о награждении, грамотами, выписками и так далее).

Как поступить, если сразу при трудоустройстве работник выбрал электронную трудовую книжку

Если человек приходит трудоустраиваться, имея на руках бумажную трудовую, но при приеме решит отказаться от нее на основании уведомления работодателя, то последний должен оперативно сдать форму СЗВ-ТД (не позднее следующего рабочего дня) и включить в нее не только данные о приеме на работу, но и о дате получения заявления о выборе электронного формата книжки. Однако это вовсе не означает, что формуляр останется незаполненным. Кадровый работник обязательно должен внести в него сведения и о приеме, и об отказе от бумажного носителя. Только после этого книжка возвращается владельцу.

Если же выбор способа ведения книжки будет сделан позднее, то СЗВ-ТД нужно подать по окончании месяца, в котором к работодателю поступит соответствующее заявление, в течение 15 календарных дней.

Если 15-е число выпадет на праздничный или выходной день, срок сдачи сместится вперед — на ближайший рабочий день.

С 2021 года работникам, которые придут трудоустраиваться впервые, бумажную трудовую книжку заводить не будут. Сведения о трудовом стаже будут храниться исключительно в электронном виде.

***

Работодателю до 31 октября текущего года необходимо уведомить сотрудников о том, что они могут перейти на электронный формат ведения трудовых книжек или сохранить бумажную версию. Если сотрудники предпочтут электронные, то бумажные трудовые с последней записью должны быть возвращены их владельцам. Кроме того, работодателю необходимо направить в ПФР отчет СЗВ-ТД, где будет указана дата получения заявления от работника о выбранном способе. В этом случае форма сдается до 15-го числа следующего месяца. Если выбор в пользу электронного формата будет сделан в момент трудоустройства, то отчет нужно сдать в течение следующего рабочего дня после приема на работу и в нем необходимо отразить сведения и о приеме, и о выбранном способе ведения книжки.

Больше полезной информации — в рубрике «Трудовая книжка».

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

По сути, это информация о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, с какой работы уволился, когда и по какой причине. Эти данные заносятся в базы данных Социального фонда (СФР). Вот для чего они нужны:

• Правильно посчитать трудовой стаж и назначить гражданину пенсию.
• Подтвердить опыт, необходимый для новой работы. Потенциальный работодатель по сведениям из ЭТК может узнать, где работал соискатель, причём трудовую книжку, в отличие от резюме, нельзя подделать.

С 2020 года в России ЭТК заводится для каждого, кто работает по трудовому договору. Отказаться от неё невозможно, но сотрудникам, у которых до начала реформы уже был традиционный документ, можно написать соответствующее заявление и сохранить его. Информация из ЭТК просто дублируется в бумажную — по желанию владельца. Для тех же, кто получил первую официальную работу в 2021 году или позже, трудовые книжки существуют в электронном формате, без исключений.

Какими нормативно-правовыми актами регулируется переход на электронные трудовые книжки

• Федеральным законом
  «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16 декабря 2019 г.;
• законом
  «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 1 апреля 1996 г.;
• , который вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях. В соответствии с КоАП РФ, если работодатель нарушит сроки предоставления сведений либо даст неполные или недостоверные данные, ему грозит административная ответственность.

В соответствии с новыми поправками к закону от 16.12.2019, работодатели должны с 1 января 2020 года предоставлять
работников в информационную систему Пенсионного фонда. Одна из таких поправок коснулась статьи 1 закона № 27-ФЗ. В ней указано, что раздел «Сведения о трудовой деятельности» — это раздел индивидуального лицевого счета, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица. Там можно посмотреть, когда человека приняли на работу, перевели на другую должность или уволили.

Также поправки в статью 17 этого же закона устанавливают, что за нарушение новых правил ведения трудовой книжки, работодатель несет административную ответственность в соответствии с
.

Среди таких нарушений:

• непредставление в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда;
• внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
• задержка по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника.

За все эти нарушения можно получить предупреждение или штраф. Если должностное лицо нарушило правила впервые, его могут оштрафовать на сумму от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлица штраф будет от 30 000 до 50 000 рублей. Если нарушение повторяется, штраф увеличивается: для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей, для юрлица — от 50 000 до 70 000 рублей.

Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга компании Фингуру, уточнил, в каких случаях могут привлечь к административной ответственности: «Например, если наниматель, сдавая персонифицированный отчет, вписал лишнего человека или кого-то забыл, то это считается правонарушением и за это можно понести административную ответственность».

Скрыть правонарушения не удастся — ПФР автоматически будет передавать информацию о нарушениях в Роструд.

Как передавать Социальному фонду сведения о сотрудниках

Все данные о трудовом стаже и любых кадровых событиях работодатели передают вместе с отчётностью. Раньше для этой цели подавали СЗВ-ТД. После объединения Пенсионного и Социального фондов в одно учреждение прежнюю форму отменили. Теперь по данным о сотрудниках отчитываются в ЕФС-1.

Формат подачи документа зависит от количества людей в штате:

• если у компании или ИП числится не больше 10 человек, можно отчитаться в бумажном или электронном виде, на своё усмотрение;
• при наличии 11 и больше сотрудников форма подаётся только в цифровом виде.

Заполнять каждый раз весь документ не нужно. Можно подавать отдельные разделы с теми данными, которые нужно сообщить.

Сроки сдачи ЕФС-1 следующие:

Характер кадрового события	Дедлайн для сдачи отчёта
Приём/увольнение, заключение/окончание ГПХ-договора	Следующий рабочий день после издания приказа о приёме/увольнении или после заключения/расторжения ГПХ-договора
Смена должности, оформление электронной ТК, переименование компании, судебный запрет занимать какую-то должность и т.д.	25 число следующего месяца

Если кадровых событий в текущем месяце нет, сдавать форму не нужно.

Посмотрим на примере. Сотрудник подал руководству заявление о переходе на ЭТК. Работодатель подаёт ЕФС-1. В отчёте заполняет:

• Титульный лист;
• подразделы 1 и 1.1 Первого раздела.

Титульный лист содержит поля для информации о работодателе:

• регистрационный номер в Социальном фонде;
• название компании, полное и сокращённое, или ФИО предпринимателя;
• ИНН;
• КПП;
• код деятельности по ОКВЭД;
• ОГРН или ОГРНИП;
• контактный телефонный номер. Заполняется без знаков препинания и пустых ячеек между цифрами;
• электронная почта.

Подраздел 1 Первого раздела включает сведения о сотруднике, по которому отчитываются:

• ФИО;
• СНИЛС;
• ИНН;
• дата рождения;
• код статуса. Например, гражданин России — ГРН, иностранец на ПМЖ без гражданства — ПЖИГ, временно находящиеся в стране высококвалифицированные специалисты — ВКС;
• код гражданства. Для россиян проставляют код 643. Если у человека нет гражданства, указывается код 000.

В подразделе 1.1 передают информацию о трудовой деятельности застрахованного лица. Очень похоже на то, как заполняли предыдущий СЗВ-ТД, но немного иначе.

В этом подразделе указаны два варианта:

1. Подано заявление о продолжении ведения ТК.
2. Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Так как нужно отчитаться о втором, при заполнении формы выбирают этот вариант. Галочки ставить не нужно — напротив выбранной строки пишут дату, когда работник подал заявление.

Форма отчёта регламентирована постановлением Правления ПФР № 245п. В документе можно подробнее прочитать о порядке заполнения ЕФС-1 при каждом из возможных кадровых событий.

Пропустить сроки подачи отчёта или не предоставить его в фонд совсем — это нарушение. Об этом обязательно сообщат Трудовой инспекции. За нарушение порядка подачи сведений о страховом стаже должностных лиц штрафуют на 300-500 рублей в соответствии со %20%D0%B2%20%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D1%8B%20%D0%9F%D0%B5%D0%BD%D1%81%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE%20%D1%84%D0%BE%D0%BD%D0%B4%D0%B0 «статьёй 15.33.2 КоАП РФ»). Если они продолжат нарушать закон, инспекторы могут приехать для личной проверки.

Какая ответственность (штрафы, санкции) за нарушения по электронным трудовым книжкам?

За нарушения в работе со сведениями о трудовой деятельности работодателя могут привлечь к административной ответственности как за нарушение трудового законодательства.

За первое нарушение работодатель получит предупреждение, за повторное организацию оштрафуют на сумму до 50 тысяч рублей, предпринимателя – до 5 тысяч.

Соответствующие поправки в КоАП РФ находятся на рассмотрении (законопроект № 748758-7).

Если ошибки или бездействие работодателя станут препятствием для трудоустройства человека, он сможет потребовать возместить неполученный заработок (статья 234 ТК РФ).

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка – это новшество в сфере трудовых отношений России, которое позволяет сократить бумажную работу в отделении пенсионного фонда. Работник теперь может посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатель должен вести данные работника только в электронной версии.

Если вы гражданин России, то для получения электронной трудовой книжки нужно обратиться в пенсионный фонд вашего региона. Вы можете сделать это как в личном кабинете на портале Госуслуги, так и в отделении пенсионного фонда. На портале Госуслуги также можно найти информацию об открытии электронной трудовой книжки и материалы к ней.

Чтобы получить данные о своей работе, нужно зайти в свой личный кабинет на портале Госуслуги или обратиться в отделение пенсионного фонда. Возможно, потребуется обратиться в другой пенсионный фонд, если работник переезжал в другой город.

Важно заметить, что электронная трудовая книжка обязана содержать все записи о работе работника с 2015 года. Если у вас была бумажная трудовая книжка, то данные по работам до этого года могут быть получены только с помощью перевода в электронный вид или получения выписки из бумажной книжки

Если у вас есть вопросы по работе с электронной трудовой книжкой, вы можете обратиться в техническую поддержку портала Госуслуги или пенсионного фонда

Также полезно обратить внимание на информацию на сайте пенсионного фонда и инструкции по работе с электронной трудовой книжкой

Сроки заполнения трудовой книжки на Госуслугах

Работник обязан иметь трудовую книжку, в которой записана информация о его трудовой деятельности. Ранее, трудовую книжку вели в бумажной форме. Теперь же существует электронная трудовая книжка, размещенная на портале Госуслуги.

Вам необходимо обратиться в Центр занятости населения для получения первой трудовой книжки, если у вас нет следов трудовой деятельности за последние два года. Если же вы уже работаете, то данные о трудовой деятельности, подтвержденные работодателем, должен внести работник в кабинете на портале Госуслуги.

Сроки заполнения электронной трудовой книжки на Госуслугах не ограничены. Вы можете добавлять новые записи о своей деятельности в любое время. Получить выписку из вашей трудовой книжки, а также ее версию можно через личный кабинет на портале Госуслуги.

Если у вас возникли вопросы, связанные с электронной трудовой книжкой на Госуслугах, вы можете найти материалы на официальном сайте, обратиться по телефону горячей линии или отправить заявление через личный кабинет на портале в разделе «Мои обращения».

Однако, если у вас возник другой вопрос, касающийся пенсионного фонда России или другой информации о гражданине, вам нужно обратиться в соответствующее отделение пенсионного фонда или другое государственное учреждение.

Ошибки при заполнении трудовой книжки

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть фатальными для вашей деятельности как работника. Работодатель обязан заполнять книжку в соответствии со всеми требованиями законодательства России. Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке, то нужно связаться с работодателем и попросить его исправить запись. Если работодатель не отвечает на ваше обращение, можно написать заявление на исправление в трудовой инспекции.

Если вы хотите получить информацию о своей трудовой деятельности, то на сайте Госуслуги вы можете найти видео-материалы и инструкции по заполнению трудовой книжки. Также можно получить выписки и записи в электронной версии трудовой книжки через портал Госуслуги.

Если вы все еще храните бумажную версию трудовой книжки, то может возникнуть вопрос, где ее взять или как ее перевести в электронный вид. Для этого вы можете обратиться в ваш пенсионный кабинет или в отделение трудовой инспекции. Также на сайте Госуслуги можно найти информацию о получении и переводе бумажной трудовой книжки в электронный вид.

• Если вы только начали работу, то первый вопрос, который вам необходимо решить, это получение трудовой книжки с подписью работодателя. Без этого документа вы не можете начать работу.
• Если у вас есть личный кабинет на сайте Госуслуги, то вы можете посмотреть все записи в трудовой книжке, а также получить выписку о вашей трудовой деятельности за последние два года.
• Если вы потеряли свою трудовую книжку, то вы можете восстановить ее в трудовой инспекции.

Таким образом, на сайте Госуслуги вы можете найти всю необходимую информацию о трудовой книжке, ее получении и заполнении. Если же у вас возникли какие-либо вопросы, то можно обратиться в отделение трудовой инспекции или отправить запрос на почту Госуслуг.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку: последовательность действий работодателя

На основании уведомления, изучив предварительно преимущества и недостатки обоих способов ведения книжки, работник должен известить работодателя о своем решении — продолжить вести бумажную трудовую или полностью перейти на электронную.

Получение заявления

Оповестить работодателя о принятом решении желательно до 31 декабря 2020 года путем подачи на его имя соответствующего заявления. Работник может проигнорировать уведомление о возможности перехода на электронные трудовые — в этом случае трудовая будет вестись, как и прежде, на бумаге. Однако во избежание различных конфликтных ситуаций советуем работникам не молчать и своевременно направить представителю работодателя заявление.

В заявлении должен быть четко определен выбор работника, чтобы руководство и отдел кадров смогли подготовиться к дальнейшим действиям в отношении каждого конкретного человека.

Передача бумажной трудовой владельцу

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, значит, он таким образом отказался от ведения бумажной, и следовательно, формуляр подлежит передаче владельцу. Работодателю на указанную процедуру отводится три рабочих дня с момента получения заявления. За это время необходимо внести запись в трудовую книжку. Выглядеть она может так:

Запись будет завершающей, поскольку трудовым законодательством не предусмотрено, что человек, отказавшийся от ведения бумажной книжки, сможет ее возобновить. То есть переход на электронные трудовые безвозвратен.

В момент передачи работник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек в том, что книжка получена на руки и претензий к работодателю нет.

Сдача отчета СЗВ-ТД

О решении, принятом сотрудником, работодатель информирует Пенсионный фонд путем представления отчетной формы СЗВ-ТД. Сроки ее сдачи установлены законом № 27-ФЗ как 15-е число месяца, следующего за месяцем наступления кадрового события. Получение работодателем заявления о выборе способа ведения книжки является одним из таких событий.

Обратите внимание! С апреля 2020 года постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590 изменены сроки представления СЗВ-ТД при увольнении и при приеме на работу. Отчитаться нужно не позднее следующего рабочего дня после указанных мероприятий

Лицо, ответственное за сдачу отчетности СЗВ-ТД, должно корректно заполнить форму, которая состоит из раздела с данными о работодателе, застрахованном лице, отчетном периоде и произошедшем кадровом событии — в нашем случае это получение заявления о ведении трудовой в электронном формате. В соответствующем поле проставляется дата получения заявления. Если форма подается на человека впервые в 2020 году, то в нее нужно внести данные о трудовом стаже по состоянию на 1 января.

Что делать со старой трудовой книжкой

Если сотрудники устраивались на работу до перехода на электронный формат и не подали руководству заявление о выборе цифровой ТК, их бумажные трудовые ведут в привычном формате. Закон не отнимает у работников их право выбрать вид трудовой книжки.

В этих случаях работодатели по-прежнему ведут стандартные ТК, но параллельно отчитываются Соцфонду. Электронные книжки официально ведутся для всех сотрудников.

Что делать, когда работник захотел оформить другую книжку? Отталкиваться от обстоятельств:

1. Если сотрудник вел бумажную и захотел электронную, ему нужно подать заявление руководству.
2. Если работник уже перешел на цифровой формат, вернуть бумажную ТК не получится.
3. Если человек устраивается на работу после 2021-го года, у него нет выбора — ему будут вести электронную книжку.

Переход на цифровой вид не означает, что можно спокойно выбросить старую книжку. Она пригодится при оформлении на новой работе. Из неё руководство получит все сведения о трудовом стаже до переход на новый формат.

Оформляя трудовой договор с новым сотрудником, руководству стоит внимательно изучить сведения в его бумажной трудовой:

Есть ли в книжке запись о выборе электронной ТК?	Что делать работодателю
Нет	Дальше вести бумажный документ
Да	Отдать бумажную версию работнику и передавать данные Соцфонду

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Сведения о сотруднике на титульном листе

В ТК отражают сведения о законченном образовании любого уровня: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д. Информацию о неоконченном образовании не нужно указывать на титульных листах.

Как и раньше, копии дипломов и аттестатов для внесения в книжку не подойдут. Сотрудник обязан предъявить оригиналы.

Информация о переводе сотрудника

Сейчас информацию о переводе нужно отразить в книжке в течение 7 дней. В следующем году этот срок уменьшится до пяти дней.

Изменятся правила для случаев, когда сотрудник переводился временно, а в итоге полностью сменил место работы на новое. Записи об этом добавляются так:

• в первую графу вписывают номер записи;
• во второй указывают день, когда сотрудник по факту приступил к работе на новом месте;
• в третью вносят информацию о структурном подразделении, куда перевели сотрудника, указывают новую должность, его специальность и квалификацию;
• реквизиты документов, согласно которым сотрудника перевели на новое место, а затем оставили там работать на постоянку.

Информация о совместительстве

Как и сейчас, сведения о совместительстве в книжку вносит основной работодатель. Но если сотрудник ушел с основной работы, и ему после этого понадобилась запись о совместительстве в ТК, он вправе попросить об этом руководство, на которое работал по совместительству.

Со следующего года сведения о приеме и увольнении совместителя можно вносить в книжку:

• по хронологии;
• объединяя записи о приеме и увольнении в блоки, чтобы отражать их после каждого увольнения.

Даже если сотрудник сначала устроился по совместительству, а потом — на основную работу, информацию об этом нужно отразить в ТК.

Сведения об увольнении

В следующем году информацию об увольнении сотрудника нужно отражать так:

• запись оформляют с подробными ссылками на Трудовой кодекс: со статьями, частями, пунктами и подпунктами;
• при переводе работника на новое место указывают, что он переводится по согласию или собственному желанию, и вносят наименование организации нового работодателя;
• саму запись формулируют точно так же, как это указано в Трудовом кодексе.

Рядом с записью ставят подпись руководителя или сотрудника, который отвечает за ведение книжек, и печать, если она есть.

Ведение книжки дистанционного сотрудника

Если сотрудник работает дистанционно, записи в его ТК вносят по его инициативе. Передать сведения он может электронно или по почте с отслеживанием письма.

Сведения о награждении работника

Перечень награждений и поощрений, которые в следующем году нужно вносить в трудовую, дополнили. Кроме нынешних сведений будут указывать:

• награды, выданные Правительством или Президентом;
• награждения региональных и федеральных органов исполнительной власти;
• награды от органов местного самоуправления и профсоюзов, если они выданы другим членам профсоюза.

Подпись сотрудника в трудовой книжке

В трудовой книжке образца 2023 года сотрудники должны расписываться только на титульном листе. Подписывать остальные записи не надо.

Сведения о переименовании компании

Сейчас в книжка пишут, что компания с одним названием поменяла его на другое с определенной даты. По новому порядку это нужно делать так:

• указать в третьей графе, с какого и на какое название произошла замена;
• в четвертую графу вписать документ, послуживший основанием для переименования.

Переход на электронную книжку

Если сотрудник подал заявление о переходе на другой формат ведения ТК, это также нужно отразить в бумажной версии. Сделать это нужно так:

• проставить в первой графе порядковый номер;
• во второй указать дату, когда работнику выдали бумажную ТК;
• в третьей отразить факт подачи заявления о предоставлении сведений в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ;
• в четвертой указать основание — заявление с датой и номером регистрации.

Бумажную ТК работнику должны выдать максимум через три дня после того, как он подал заявление.