Оплата сотрудникам проезда на общественном транспорте

Оплата проезда в учебный отпуск работнику

Из нашей статьи вы узнаете как производится оплата проезда в учебный отпуск работнику, кому полагается компенсация. Рассмотрим, условия предоставления компенсации, а также как отразить данные расходы в учете. Приведем образец справки – вызова

Кому полагается компенсация проезда

Компенсация проезда к месту учебы и обратно полагается сотрудникам компании, проходящим обучение в:

учебных заведениях среднего профессионального образования по заочной форме обучения (ст. 174 ТК РФ);
вузах по заочной форме обучения в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);
аспирантуре по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре, а также по программам ассистентуры-стажировки, на заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ).

Оплата проезда в учебный отпуск работнику осуществляется в полном объеме, если он является:

студентом на заочной форме обучения по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);
аспирантам (ординаторам), а также обучающимся по программам ассистентуры-стажировки, на заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ).

Частичная оплата проезда в учебный отпуск работнику полагается студентам среднего учебного заведения на заочной форме обучения (ч. 3 ст. 174 ТК РФ).

Для оплаты проезда к месту учебы и обратно студентам вузов и учащимся учебных заведений среднего профессионального образования необходимо одновременное выполнение следующих условий:

программа обучения имеет госаккредитацию (ст. 173,174 ТК РФ);
сотрудник проходит обучение успешно (данное условие применяется только для студентов вузов) (ст. 173 ТК РФ);
образование данного уровня сотрудник получает впервые или образование соответствующего уровня у сотрудника в наличии, но компания направляет сотрудника для получения образования на основании условий трудового договора или при наличии ученического договора между работником и компанией в письменной форме (ч.1 ст. 177 ТК РФ).

Для оплаты проезда аспирантам достаточно выполнения только последнего пункта.

Следует отметить, что в законодательстве нет ограничений по стажу, которое дает право на данную компенсацию. Это значит, что компания обязана оплатить проезд сотрудника независимо от того, какой срок он проработал.

В то же время есть ограничение относительно получения нескольких компенсаций, если работник учится в двух учебных заведениях. Согласно ч.3 ст. 177 ТК РФ компенсация может быть выплачена только по одному из учебных заведений. В таком случае выбор делает сам работник.

«Пять новых показателей для расчета пособий в 2017 году».

Как отразить расходы на проезд сотрудника к месту учебы и обратно

Для того, чтобы сотруднику возместили стоимость проезда к месту учебы и обратно, в бухгалтерию нужно представить справку-вызов от учебного заведения и проездные документы. Форма справки утверждена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013г. №1368.

Образец справки представлен ниже.

Расходы на проезд сотрудника к месту учебы и обратно отражают на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Расходы списывают в дебет счета затрат в зависимости от подразделения, к которому относится сотрудник.

Дт 20 (23,25,26, 44 и др.) Кт 70	Начислена компенсация проезда к месту учебы и обратно
Дт 70 Кт 51	Денежные средства перечислены на банковскую карту сотрудника

В соответствии с п.3 ст. 217 НК РФ НДФЛ на компенсацию расходов к месту учебы сотрудника и обратно не начисляется. Также данная выплаты не облагается и страховыми взносами.

Ответственность работодателя при отказе от компенсации проезда

Если работодатель отказывается компенсировать проезд к месту учебы сотрудника и обратно, то компания будет выплачивать штраф. Более того, трудовая инспекция может наложить штраф и на должностное лицо. Основание статья 5.27 КоАП.

Если нарушение произошло в первый раз суммы штрафов составит:

для компаний – от 30 000 до 50 000 рублей;
для должностных лиц компании – от 1 000 до 5 000 рублей или предупреждение;
для ИП – от 1 000 до 5 000 рублей.

Если нарушение произошло повторно, то суммы штрафов будут увеличены:

для компаний – от 50 000 до 70 000 рублей;
для должностных лиц компании – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 года до 3-ех лет;
для ИП – от 10 000 до 20 000 рублей.

Виды обучения

Классификация обучения сотрудников представлена в ст. 10, 73, 76 Федерального закона № 273-ФЗ. Она включает в себя:

подготовку;
переподготовку;
повышение квалификации.

От вида учёбы зависят суммы компенсационных выплат и предоставляемые специалисту гарантии. Обучение может проходить без отрыва от производственного процесса. Если это невозможно, то наниматель обязан сохранить за работником среднюю заработную плату и должность. В случаях, когда учебное заведение находится в другом населённом пункте, предприятие оплачивает сотруднику командировочные расходы. Обучающемуся специалисту предоставляются гарантии, установленные законодательством:

оплата ученического отпуска;
компенсация расходов на проезд до места учёбы;
сохранение средней заработной платы.

Все операции, совершённые в процессе оформления и оплаты обучения, должны подтверждаться первичными документами. Кроме того, следует иметь доказательство получения услуги от образовательного учреждения. Для этого подойдёт соответствующим образом оформленный акт с полными реквизитами обеих организаций и личными подписями их представителей. Также подтвердить факт получения услуги могут документы об образовании работников, например, свидетельство или диплом.

На время обучения работнику предоставляется жилье

Если профессиональная подготовка сотрудников проводится в городе, отличном от места проживания, компания вправе предоставить такому работнику жилье (арендовать квартиру, снять номер в гостинице или предоставить комнату в общежитии). Возникает вопрос: является ли такое предоставление жилья безвозмездной реализацией услуг для целей обложения НДС?

Нам не удалось найти официальных разъяснений ведомств и судебной практики, в которых рассматривался бы именно вопрос начисления НДС на стоимость жилья, предоставленного работнику на время обучения. Однако в одном из аналогичных дел ФАС Северо-Западного округа пришел к выводу, что предоставление жилья работникам в связи с выполнением ими трудовых обязанностей (на время прохождения вахты) не является безвозмездной передачей и не приводит к возникновению объекта налогообложения по НДС (постановление от 13.09.10 № А26-12427/2009). Подобной логикой можно руководствоваться и в ситуации с предоставлением жилья во время обучения. Ведь переподготовка напрямую связана с трудовыми обязанностями сотрудника и осуществляется по инициативе работодателя.

Однако суды считают, что льгота по НДС распространяется на предоставление в пользование жилых помещений в жилищном фонде всех форм собственности. При этом комната в общежитии также признается жилым помещением (подп. 2 п. 1 ст. 92 Жилищного кодекса РФ). Следовательно, при предоставлении комнат и мест в общежитии компания вправе НДС не начислять (постановления ФАС Московского от 29.12.11 № А40-120210/10-116-467, Северо-Кавказского от 03.10.11 № А32-34416/2010, Поволжского от 25.03.10 № А12-3432/2009 и Северо-Западного от 12.05.09 № А42-3628/2008 округов).

Обучение проводит компания без образовательной лицензии

Право на вычет НДС по расходам на обучение зависит, в частности, от того, предъявлен ли этот налог компании при приобретении услуг (п. 2 ст. 171 НК РФ). Следовательно, чтобы заявить вычет, оплаченное за работника обучение должно облагаться НДС.

Услуги, которые оказывают некоммерческие образовательные организации в сфере образования по реализации общеобразовательных или профессиональных образовательных программ (основных, дополнительных), программ профессиональной подготовки, указанных в лицензии, или воспитательного процесса, а также дополнительных образовательных услуг, соответствующих уровню и направленности образовательных программ, указанных в лицензии, освобождаются от обложения НДС. Оплачивая работникам такое обучение, компания не имеет права на вычет этого налога. Исключением являются консультационные услуги, а также услуги по сдаче в аренду помещений (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ).

При этом чаще на практике компании оплачивают своим работникам разовые занятия, например лекции, стажировки, семинары и т. п. Как правило, такое обучение не сопровождается итоговой аттестацией и выдачей документов об образовании поэтому не лицензируется (п. 20 ст. 2, п. 1, 3, 10 и 12 ст. 60, ч. 15 ст. 76 Федерального закона от 29.12.12 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).

Минфин России не раз высказывал мнение о том, что дополнительные образовательные услуги, которые оказывает некоммерческая образовательная организация, имеющая соответствующую лицензию, в том числе семинары, курсы, лекции, по результатам которых не выдаются документы об образовании, освобождаются от обложения НДС. Только при условии, что такие образовательные услуги соответствуют уровню и направленности образовательных программ, указанных в лицензии (письма Минфина России от 01.11.12 № 03-07-07/112, от 21.06.12 № 03-07-07/59, от 05.12.12 № 03-07-07/127 и от 28.04.12 № 03-07-07/47). Получается, что, проводя разовые лекции и семинары, воспользоваться освобождением от НДС возможно только при условии, что у некоммерческой организации есть хотя бы какая-то лицензия на оказание образовательных услуг.

Таким образом, если работодатель заявит вычет НДС по расходам на обучение сотрудника на курсах повышения квалификации, посещения стажировок, семинаров и иных подобных видов нелицензируемого обучения, велика вероятность возникновения споров с налоговиками.

Когда работодатель может оплатить учебный отпуск

Оплачивается ли учебный отпуск, если учишься на заочном? Для ответа на этот вопрос важно знать, сколько дней учебного отпуска оплачивается в год. Передышка на работе предоставляется студенту-заочнику в следующих случаях:

студент первых курсов отсутствует на сессии не больше 40 дней в году;
студент средних и старших курсов отсутствует на сессии не больше 50 дней в году;
студент-выпускник отсутствует на выпускном курсе для подготовки и сдачи госэкзаменов не больше 4 месяцев.

Если студенту нужно отсутствовать большее количество дней, нужно иметь в виду, что работодатель не обязан их оплачивать.

Право и обязанность работодателя

Нанимателю важно понимать, в каких случаях он обязан обучать специалистов, а в каких нет. От этого зависит, сможет ли он получить компенсацию понесённых затрат

Если повышение квалификации проводится по инициативе руководителя, то при определённых условиях работодатель имеет право взыскать с сотрудника денежные средства. Подобная ситуация объясняется тем, что наниматель сам принимает решение о направлении работников на переподготовку, если в законодательстве не предусмотрено их периодическое профессиональное обучение.

Если же дополнительная учёба проводится в связи с положениями нормативно-правовых актов, то получить компенсацию потраченных средств невозможно. В этом случае сотрудники должны проходить повышение квалификации только за счёт работодателя, а потому даже при увольнении специалиста сразу после окончания обучения взыскать с него расходы нельзя.

Наниматель может применять для повышения уровня знаний персонала различные методы, не требующие наличия лицензии на ведение образовательных работ. Например, он вправе ввести на предприятии наставничество, организовывать тренинги. Но на подобное обучение нельзя оформлять ученический договор, то есть в случае нарушения сотрудником устных договорённостей, касающихся дополнительной учёбы, взыскать с него затраты не получится.

https://youtube.com/watch?v=6nWiJm6Lt84

Споры об обучении в суде

Поскольку в Трудовом кодексе немало пробелов в части обучения работников, а соглашения об обучении и ученические договоры обычно не слишком детализированы, на практике нередко возникают спорные ситуации. Типичный конфликт – взыскание работодателем расходов на обучение с не приступившего к работе или уволившегося досрочно работника.

Если работник хочет выиграть спор, ему нужно доказать, что он не трудоустроился, так как работодатель не предоставил ему работу, подходящую по квалификации, а в случае с увольнением – что на то была уважительная причина. Такой в судебной практике считается невозможность выполнения обязанностей по состоянию здоровья, сокращение численности или штата сотрудников, призыв на срочную военную службу. К неуважительным причинам обычно относят увольнение по собственному желанию или в связи с виновными действиями работника.

Еще одна стратегия для работника – доказывание того, что взыскиваемые работодателем затраты не подтверждены документально или не связаны с обучением (например, относятся к командировкам или гарантированным на период ученичества выплатам).

Как оплачивается учебный отпуск на работе: правила оформления оплаты по трудовому кодексу

Наличие студенческого билета — не основание для предоставления учебного отпуска. Основным доказательством для работодателя является справка-вызов из высшего учебного заведения, где будут указаны данные вуза, а также предполагаемый срок отсутствия работника.

Также студент вместе со справкой-вызовом подает заявление на имя директора.

Образец справки-вызова для учебного отпуска студента:

Эту справку заполняют работники вуза, чтобы студент предоставил на месте работы.

Сотрудник отдела кадров на основании этого документа занимается подготовкой приказа по форме Т-6 для подписи директором. Здесь есть несколько нюансов, которые помогут правильно оформить документ:

выбирайте пункт Б, так как речь идет не об основном отпуске, а о дополнительном – учебном;
не заполняйте период работы – независимо от стажа социальная гарантия полагается всем;
если работодатель планирует сохранить заработную плану на период учебного отпуска, это никак не скажется на основном ежегодном отпуске.

Образец приказа Т-6 для предоставления учебного отпуска:

Созданием такого приказа должен заниматься работодатель. Делать его самому можно лишь в том случае, если на основном месте работы вы оформлены по совместительству.

Отработка за учёбу

Обучение сотрудника за счёт предприятия является инвестиционным вложением работодателя, так как он планирует получить хорошего специалиста, который будет выполнять должностные обязанности на более высоком уровне. Но некоторые работники, пройдя курсы повышения квалификации или получив специальное образование, решают уволиться из организации. В этом случае наниматель теряет не только работника, но и вложенные в его обучение денежные средства.

Обязать специалиста отработать понесённые предприятием расходы на основании распоряжения о направлении его на учёбу нельзя. Кроме того, в соответствии со статьями 196 и 199 ТК РФ работодатель обязан перечислить условия, на которых будет учиться сотрудник, в одном из следующих документов:

договоре об обучении;
коллективном договоре;
дополнительном соглашении.

Чтобы не допустить необоснованной траты материальных средств в документе, закрепляющем обязанности сторон в вопросе учёбы должностного лица, работодатель имеет право установить период отработки за обучение или сумму компенсации при увольнении сотрудника до окончания этого срока. Также в нём должна быть указана следующая информация:

специальность или направление учёбы;
срок обучения;
стоимость услуги учреждения образования;
обязанность сотрудника отработать на предприятии определённый период;
компенсация расходов нанимателя при увольнении работника по причине, не считающейся уважительной.

Обычно при его определении учитываются такие основания, как:

стоимость обучения;
актуальность и польза получаемых знаний для производственного процесса;
длительность периода учёбы.

Все сроки следует зафиксировать в соглашении, заключаемом между сторонами. Эта мера позволит разрешить трудовой спор о продолжительности времени отработки.

Что говорит закон

Проблема: студент имеет право работать в свободное от учебы время. Однако учеба не подстраивается под нужды студента и может менять свою интенсивность (особенно в период сессии). При этом работодатель ожидает соблюдения рабочего графика всеми сотрудниками. Как студенту совмещать работу и учебу?

В Трудовом кодексе РФ прописано, что работодатель обязан отпустить сотрудника с работы на период сдачи сессии и итоговой аттестации. Чтобы воспользоваться этим правом, студент должен получать образование в учреждении образования с государственной аккредитацией.

Если студенту нужно воспользоваться учебным отпуском, он может спокойно уйти. При этом его рабочее место сохраняется. Что касается сохранения заработной платы на период учебного отпуска – это всегда на усмотрение работодателя.

В некоторых случаях студент вуза без аккредитации может получить законный ученический отпуск. Например, если это прописано в коллективном/трудовом договоре

Учёт расходов

Затраты на обучение работника должны приниматься к налоговому учёту согласно нормам ст. 264 Налогового кодекса РФ. Но учёт может быть выполнен, только если расходы соответствуют следующим условиям:

образование сотрудников оплачивается в интересах предприятия, то есть затраты являются экономически обоснованными;
обучение персонала производится в организации, имеющей все необходимые разрешения и лицензии;
у работника с нанимателем заключён трудовой договор.

Для правильного учёта необходимо подтвердить все понесённые затраты. Сделать это можно при наличии таких документов, как:

договор, заключённый нанимателем с учебным заведением;
распоряжение руководителя предприятия о направлении сотрудника на обучение;
образовательная программа с указанием количества часов учёбы;
акт об оказании услуги;
копия документа, подтверждающего прохождение работником обучения, например, диплом или аттестат.

Если повышение образования специалиста производится в интересах самого человека, а не для увеличения экономической прибыли организации, то затраты, сопровождающие этот процесс, не должны учитываться при расчёте налога на прибыль. То есть уменьшать таким образом налогооблагаемую базу нельзя.

Чтобы налогооблагаемая база была снижена законно, необходимо доказать, что в учёбе работника присутствует экономическая выгода для организации и существует связь между образовательной услугой и производственной деятельностью предприятия. Например, если компания занимается оказанием транспортных услуг, а работник обучается на визажиста, то расходы на его учёбу не могут влиять на размер налогооблагаемой базы.

Чтобы предприятие успешно функционировало и развивалось, ему необходимы квалифицированные специалисты. Для этого наниматель оплачивает различные учебные программы для персонала, но обучение работников за счёт работодателя по ТК РФ предполагает либо последующую отработку потраченных средств, либо их компенсацию.