Прием сотрудника на работу

Проверка персонала

Прием на работу сопровождается проверкой персонала, которая осуществляется по таким параметрам:

уточняются данные на достоверность, указанные в резюме;
определение подлинности поданных документов;
проверка данных из биографии, чтобы выявить возможные факты, наличие которых недопустимо для замещения конкретной должности;
просмотр рекомендаций от предыдущего работодателя и проверка достоверности оценочных данных;
уточняется, не является ли соискатель ранее судимым, правонарушителем, имеет ли взыскания в виде штрафов;
изучается кредитная история.

Процесс проверки имеет три степени:

Поверхностная. Ее целесообразно проводить, если предстоящая должность не касается ответственности за материальные ценности. В этом случае проводится лишь сверка личных данных и определяется, существуют или отсутствуют конкретные факты, не совместимые с приемом на работу.
Средняя степень. Кроме осуществления поверхностной, проводится собеседование с использованием методики определения, насколько искренне соискатель отвечает на вопросы. Представленные данные и результаты собеседования анализируются, и работодатель принимает решение: принять или отказать.
Глубокая проверка необходима при приеме на материально ответственную должность и (или) предусматривающую необходимость принятия управленческих решений. Применяются все изложенные выше методы, а также изучается круг знакомых, соседей, проводится опрос их мнения о кандидате. В числе опрашиваемых может быть участковый по месту проживания соискателя. В особых случаях может применяться полиграф. Полученная информация является основой для проведения тщательного анализа и составления психологического портрета. В зависимости от того, насколько он соответствует критериям для положительного решения, делается окончательный вывод о судьбе кандидата на должность.

Совмещение и работа по совместительству

В ст. 60.1 и 60.2 ТК РФ зафиксированы 2 основные особенности, связанные с приемом на работу по совместительству.

Первая особенность (ст. 60.1) указывает на наличие 2 видов совместительства:

Внутреннее – совмещение должностей на одном предприятии.
Внешнее – исполнение должностных обязанностей в различных компаниях.

В ст. 60.2 идет речь о необходимости принципиального разграничения понятий совместительства и совмещения.

Совмещение должностей представляет собой выполнение дополнительной работы в случае отсутствия работника (в отпуске, на больничном или по иным причинам), который выполнял ее ранее. К этому виду также относится расширение обязанностей, требующих дополнительной нагрузки.

Оформление совмещения проводится приказом по организации. При письменном согласии сотрудника увеличивается объем работы и соответственно производится доплата.

Работа по совместительству оформляется по общим правилам, независимо от того, какой вид – внутренний или внешний. Прием оформляется в рамках требований гл.10 и 11 ТК РФ.

Регулирование трудовых прав и обязанностей происходит на основе трудового договора.

В ч. 2 ст. 59 ТК РФ указаны причины для заключения срочного контракта. В остальных случаях составляется обычный согласительный документ.

В ст. 57 ТК РФ зафиксированы особенности содержания трудового контракта с учетом следующих особенностей:

обязательно указать, что работа по совместительству;
необходимо определить конкретное рабочее место работника, который в связи с совместительством может отсутствовать на основной работе;
указать принцип оплаты (ст. 285 ТК РФ): за фактически отработанное время, по результатам труда или по иным критериям;
уточнить порядок предоставления отпуска (ст. 286 ТК РФ);
соблюдая положения ст. 284 ТК РФ, определиться с периодом рабочего времени (не более 20 часов в неделю).

Статья 64.1. Условия заключения трудового договора с бывшими государственными и муниципальными служащими

Граждане, замещавшие должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с государственной или муниципальной службы имеют право замещать должности в организациях, если отдельные функции государственного управления данными организациями входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, только с согласия соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных или муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов, которое дается в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника на работу

Обычно оформление сотрудника на работу производится в таком порядке:

Сотрудник предоставляет в отдел кадров пакет документов.
Отдел кадров готовит документы на приём и подписывает с сотрудником и руководителем.
Отдел кадров формирует личное дело.
Бухгалтер по зарплате оформляет начисления, выплаты и справки.

Однако, оформление у ИП имеет свои нюансы.

ИП, который решает нанять первого сотрудника, вместе с оформлением внутренних документов должен зарегистрироваться в ФСС в качестве работодателя. Подать соответствующее заявление можно в любое территориальное отделение ФСС в течение 30 календарных дней с момента подписания трудового или гражданско-правового договора (по ГПХ — только если в нем есть условие об уплате взносов от несчастных случаев, с 2023 года — во всех случаях).

В случае просрочки постановки на учет ФСС выпишет ИП штраф: 5000 ₽, если просрочка менее 90 дней, и 10 000 ₽ — если просрочка превысит 90 дней — такие меры воздействия прописаны в Законе 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…», статья 6. Дополнительно ИП может быть начислен административный штраф от 500 до 1000 ₽ (от 250 до 500 ₽ «со скидкой») за нарушение сроков регистрации во внебюджетных фондах (ст. 15.32 КоАП РФ).

Статья 66.1. Сведения о трудовой деятельности

Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее — сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная настоящим Кодексом, иным федеральным законом информация.

В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

при увольнении в день прекращения трудового договора.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Приказ о приеме на работу отменили

Комментарий

Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ внесены изменения в ст. 68 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ). С 22 ноября 2021 года прием на работу оформляется трудовым договором. Ранее в норме было указано, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением), изданным на основании трудового договора. Новая формулировка позволяет не издавать приказ (распоряжение) о приеме на работу. Однако работодатель вправе продолжать это делать. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). При этом, в связи с отменой части 2 статьи 68 ТК РФ, работодатель не обязан больше знакомить сотрудника с приказом под подпись в течение трех дней с даты начала работы (допуска к работе).

Также отметим, что даже если работодатель продолжит издавать приказ о приеме на работу, оформлять трудовые отношения он не будет в силу прямого указания части 1 статьи 68 ТК РФ.

Мотивы внесения указанных изменений неизвестны. Однако они могут вызвать трудности.

Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки, то в нее следует внести запись о приеме на работу в соовтетствии с п. 10 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Эта норма предписывает указывать в графе 4 дату и номер приказа (распроряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Трудовой договор к решениям работодателя имеет слабое отношение. Поэтому указание в графе 4 данных трудового договора, по нашему мнению, приведет к нарушению порядка ведения трудовой книжки. Однако, считаем, что в такой ситуации какой-либо ответсвенности за нарушение трудового законодательства можно избежать, поскольку нормы противоречивы.

Еще одна проблема — это сведения по форме СЗВ-ТД о приеме на работу, которые в силу действующих норм подаются в территориальное отделение ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о приеме на работу или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).

Конечно, указанная норма оставляет свободу для маневра, потому что привязывает подачу сведений к дате издания (принятия) иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Однако если с датой издания приказа все обстоит достаточно просто (она всегда будет), то у трудового договора может быть несколько дат:

дата подписания трудового договора (может совпадать и не совпадать с датой выхода на работу);
дата начала трудовых отношений.

При этом трудовые отношения возникают не только на основании заключаемого трудового договора, но и на основании фактического допущения сотрудника к работе (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).

В связи с указанными обстоятельствами, даже после внесения изменений в ст. 68 ТК РФ, не рекомендуем отказываться от издания приказов о приеме на работу. Это позволит при необходимости регулировать срок представления формы СЗВ-ТД по кадровому мероприятию «Прием на работу», а также заполнять графу 4 бумажной трудовой книжки работника.

Ошибки при заключении трудового договора

Должность, указанная в трудовом договоре, не прописана в штатном расписании работодателя. – это внутренний документ, в котором есть перечень структурных подразделений (например, администрация, отдел по продажам, склад) и название должностей (например, главный инженер, инженер-механик, инженер-наладчик). Кроме того, в штатном расписании приводятся данные о количестве штатных единиц, тарифной ставке или окладе, надбавках, если он есть, и месячном фонде оплаты труда. Принимать работника на должность, которая не включена в штатное расписание, нельзя. На это указывает и ст. 57 ТК РФ, и решения судов, и письма Роструда.

Если конкретная трудовая функция связана с предоставлением компенсаций, льгот или накладывает ограничения, то наименование такой должности, профессии или специальности должно быть прописано так же, как в квалификационных справочниках. Таких справочников два: один для рабочих, другой для руководителей, специалистов и служащих, утверждены они Постановлением Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787. Должности и специальности, не указанные в квалификационных справочниках, могут называться произвольно, но они должны отражать то, какую трудовую функцию будет выполнять работник.

В трудовом договоре прямо не указан размер оклада или тарифной ставки. Не допускается в трудовом договоре указание размера заработной платы через отсылку на другой документ, например, на штатное расписание. Если в тексте уже действующего договора условие об оплате труда прописано не явно, а в виде текста «… оплата труда согласно штатному расписанию», то надо заключить дополнительное соглашение к такому договору, где оклад будет указан прямо.

Неправильно прописан порядок выплат премий. Момент, на который некоторые работодатели не обращают должного внимания – это формулировка выплаты премий и других доплат. Например, работодатель просто указывает в трудовом договоре фиксированный размер премии без того, чтобы привязать ее выплату к конкретным условиям. В таком случае она становится обязательной частью ежемесячных выплат, то есть фактически частью зарплаты. За истребованием этой премии работник может обратиться в суд, который его поддержит. Чтобы таких ситуаций не возникало, формулировать пункт о премиях надо с указанием премиального периода (по итогам месяца, квартала, полугодия, года) и каким-то производственным условием (например, если был достигнут определенный объем продаж или производства).

В трудовом договоре установлены материальные штрафные санкции. Иногда работодатели прописывают в договоре удержания из зарплаты работника за опоздания, невыполнение плана, несоблюдение трудовой дисциплины или правил внутреннего распорядка. Такие условия недопустимы. Наказания для работников могут быть только дисциплинарного характера — замечание, выговор, увольнение.

Удерживать из зарплаты работника в пользу работодателя можно только суммы подотчетных денег, неизрасходованных и не возвращенных командировочных, переплаты заработка из-за счетной ошибки, неотработанного аванса, нанесения материального ущерба работодателю, и то – не более чем 20% от зарплаты.

Куда сообщить о работнике

Если работник в прошлом состоял на госслужбе, а затем решил поменять вид деятельности, то закон обязывает нового нанимателя в течение 10 дней сообщить о таком сотруднике на прежнее место работы. Это касается любых должностных изменений в карьере экс-госслужащих.

В военный комиссариат работодатели обязаны передавать сведения обо всех сотрудниках, состоящих на воинском учете.

«В апреле 2023 года вступил в силу новый федеральный закон. Теперь у организации, компании, предприятия есть пять дней для передачи данных комиссариату. Кроме того, теперь военные комиссариаты направляют повестки в организации в отношении работников в письменной или электронной форме. Работодатели обязаны проконтролировать явку военнообязанного в пункт призыва. За уклонение или невыполнение обязательств предусмотрены штрафы от 1 000 до 3 000 рублей», – рассказывает Надежда Иванова.

Информацию о работниках также следует направить в Социальный фонд России (СФР). Это новая структура, которая объединила в себе два фонда Пенсионный (ПФР) и социального страхования (ФСС).

Несмотря на преобразования, работодатель по-прежнему обязан отчислять все взносы, в том числе пенсионные и НДФЛ с зарплаты работника, в налоговую службу. В правилах подачи отчетности, расчета начислений и взносов изменений нет.

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Документация для трудоустройства

Законом предусматривается обязательный перечень документов (ст. 65 ТК РФ) и дополнительный, который могут потребовать от соискателя.

К обязательным относятся:

паспорт;
трудовая книжка;
документ, свидетельствующий об уровне образования;
свидетельство пенсионного страхования;
документы о воинской обязанности (для мужчин и военнообязанных женщин).

Дополнительные документы:

ИНН;
сведения, подтверждающие регистрацию;
документ о прохождении медицинского обследования (если специфика предприятия требует обязательного прохождения медосмотра, его оплата осуществляется за счет предприятия), подробнее о медосмотре при трудоустройстве – читать тут;
рекомендательные письма.

Более подробно о документации, которая может потребоваться от соискателя, Вы можете узнать из видео, представленного Вашему вниманию.

Особенности при приеме на работу для отдельных категорий граждан

Трудовой кодекс кроме общих случаев трудоустройства предполагает множество исключений. Алгоритм приема на работу тоже вариативен. Некоторые конкретные ситуации подробны описаны отдельными статьями ТК. Рассмотрим ряд случаев.

Прием на работу иностранных граждан

Порядок оформления трудового договора в случаях с иностранными гражданами предполагает ряд трудностей.

Во-первых, при предъявлении документов об образовании необходим их перевод и дополнительная верификация.

Во-вторых, в России есть ряд специальностей, на которые категорически запрещено принимать иностранцев.

В-третьих, кроме основного списка документов понадобятся еще и миграционные бумаги, подтверждающие законное пребывание на территории страны.

Как оформить тех, кто устраивается на работу впервые

Кроме первой записи в трудовой работодатель оформляет новому сотруднику и саму трудовую. Если у кандидата также отсутствует СНИЛС, то организация обязана запросить и его оформление в СФР. Для граждан, которые впервые приняты на работу в 2023 году, обязательно дублирование бумажных трудовых книжек еще и электронными копиями.

Прием на работу бывшего госслужащего

Закон позволяет принимать на работу экс-госслужащего только после особого распоряжения спецкомиссии. В ходе заседания комиссия должна выдать резолюцию об отсутствии конфликта интересов между прошлым работодателем госслужащего и нынешним.

После выхода приказа о назначении на должность бывшего госслужащего в течение 10 дней его предыдущее место работы должно быть уведомлено об этом факте.

Прием временного работника

Малые предприятия, общий штат которых не превышает 35 человек, вправе заключать срочные (временные) трудовые договоры со всеми работниками. Если в договоре не указан его срок действия, то по умолчанию все подобные соглашения являются постоянными.

Прием совместителя

Работа по совместительству предполагает дополнительную занятость в свободное от основной работы время. Совместителем может считаться только тот гражданин, который достиг совершеннолетия. Такие отношения оформляются по стандартному договору, но с пометкой о совмещении.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

Напомним, стандартный договор в России можно заключать только с лицами, достигшими 16 лет. Но только на определенные условия труда и типы занятости. С 18 лет большинство возрастных ограничений законодательство отменяет. Исключения действуют только для военной и химико-биологической промышленности, где на ряд должностей можно претендовать с 20 лет.

Прекращение трудового договора

Прекращение трудового договора регулирует глава 13, а гарантии и компенсации работникам, связанные с этим, указаны в главе 27 ТК РФ. Основания прекращения трудовых отношений можно разделить на группы: двустороннее согласие сторон, инициатива одной из сторон или наличие определенных обстоятельств.

Согласно ст. 78 ТК РФ трудовой договор может быть расторгнут по соглашению сторон в любое время. Специально установленной процедуры расторжения по соглашению сторон нет. На практике работник обращается к работодателю с заявлением о расторжении договора с указанием даты, и если работодатель согласен с этим, то он визирует заявление работника. Само соглашение сторон оформляется в виде отдельного документа – приложения к трудовому договору. Указывают в нем не только дату прекращения трудовых отношений, но и порядок передачи дел, компенсационные выплаты, порядок окончательного расчета.
По инициативе работника договор может быть расторгнут после письменного предупреждения работодателя не позднее чем за две недели до срока расторжения. Двухнедельный срок может не соблюдаться в уважительных случаях (зачисление на учебу, установленного нарушения работодателем трудового законодательства и др.) или при обоюдном согласии. По инициативе работодателя трудовой договор может быть расторгнут в случае не прохождения испытательного срока (ст. 71 ТК ТФ), а также причин, указанных в статье 81 Трудового кодекса. Это могут быть причины, имеющие отношение к работодателю: ликвидация организации или прекращение деятельности ИП; сокращение численности или штата; смена собственника имущества организации. Это могут быть и причины, относящиеся к работнику: несоответствие занимаемой должности или работе, подтвержденное результатами аттестации; нарушение работником трудовых обязанностей и дисциплины; совершения хищения и др.
Трудовой договор может быть прекращен при наличии обстоятельств, не зависящих от воли сторон, таких как призыв работника на военную службу; признание работника нетрудоспособным по медицинским основаниям; наступление чрезвычайных обстоятельств (авария, катастрофа, военные действия и др.); дисквалификация или другое административное наказание и т.д.

Оформляется прекращение трудового договора приказом по форме № Т-8, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. В день прекращения трудового договора работодатель должен произвести расчет с работником и выдать ему трудовую книжку с записью об основании и причине прекращения трудовых отношений.

Статья 66. Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу.

Порядок приема на работу

При приеме на работу нужны три документа: паспорт, СНИЛС, трудовая книжка или СТД-Р. Для человека, впервые устраивающегося на работу, — только паспорт и СНИЛС. Если у человека нет СНИЛС, зарегистрируйте его в ПФР (ст. 65 ТК РФ). Военный билет нужен только для военнообязанных.

Законодательство о приеме на работу (важно знать)

Процесс подготовки трудовых договоров и книжек.
Требования и порядок заполнения, учета и хранения трудовых книжек.
Образцы документов о приеме на работу, в т.ч. приказы и личные карточки.

Новшества трудового законодательство о трудоустройстве

Сложность данной категории дел состоит в том, что, поскольку действующее законодательство содержит лишь примерный перечень причин, по которым работодатель не вправе отказать в приеме на работу, и вопрос о том, имела ли место дискриминация при отказе в заключении трудового договора, решается судом при рассмотрении конкретного дела (п. 10 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 №2).