Как оформить перечень документов

Реестр передачи исполнительной документации образец – Портал по безопасности

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

• Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
• Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

Скачать образец бланка реестра документов (форма 0504053).

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

• хранение документации;
• учет;
• передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Чем отличается шаблон для архива

Все движения кадров, имущества и прочие сделки в период хозяйственной деятельности предприятия фиксируются документально. Причем каждый бланк имеет установленный срок хранения. За время работы предприятия накапливается большой объем бумаг. Для удобства их рекомендуется передавать на хранение в архив.

Периодически к ранее оформленным бумагам приходится возвращаться снова. Чтобы зафиксировать их перемещение в архив и упростить в дальнейшем их поиск, составляется опись передаваемых документов. В отличие от формы для почты, она не имеет установленного шаблона.

Чтобы грамотно составить опись, потребуется внести следующие реквизиты:

1. Название организации.
2. Номер перечня.
3. Дата составления.
4. Наименования переданных форм.
5. Отчетный период, к которому относится переданный пакет.
6. Срок хранения.
7. Количество листов.
8. Расположение бланка.
9. Данные и подпись составителя списка и работника, принявшего комплект документов.

Как правило, опись документов выполняется в виде таблицы с перечислением сведений. Дополнительно может включаться графа с примечаниями для подробностей касательно хранения предоставленных бумаг.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2019 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

При передаче документов в ФНС также потребуется их опись. Как правильно ее составить, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».

Опись дел постоянного хранения – образец составления

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив.

Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел).

В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е.

после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).

Правила составления описи дел постоянного хранения

Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).

Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.

В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.

При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).

Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения

 После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).

Образец описи дел постоянного хранения

Открытое акционерное общество«Кориандр»(ООО «Кориандр») Фонд № 854Опись № 1дел постоянного храненияза 2011 год

УТВЕРЖДАЮдиректорОАО «Кориандр»____________В.Н. Фунтикова30.09.2014

Общий отдел
252	01-07	Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1	15 января-22 июня2011	234	Связка№ 26
253	01-07	То же, № 83-128. Том 2	08 июля-27 декабря2011	187
253а	01-08	Распоряжения  № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год	02 февраля-30 декабря2011	40
254	01-12	Положения об отделах ОАО «Кориандр»	11.01.201122.03.2011	86
…	…	…	…	…
288	…	Последний заголовок в данном годовом разделе описи	…	…

Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.

Евгения Полоса

К записи 446 комментариев

Когда составляется опись архивных документов?

Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на текущем хранении
у исполнителей, в структурных подразделениях. В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом. В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение
и составлению описей.

Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

Обратите внимание!

Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.

Кто составляет архивную опись?

Составление описи архивных документов — обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.

По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов. Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации
. На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:

• будут переданы на архивное хранение;
• подлежат уничтожению
  и утилизации.

Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации — в акты о выделении к уничтожению. Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций
(далее — Правила).

Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.

Практическая ситуация

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Справочник секретаря »

Отвечает Евгения Кожанова,
эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству.

Вам поручили провести экспертизу ценности (далее — ЭЦ) документов. Мы расскажем вам о том, как организовать экспертизу ценности, как правильно отобрать и внести документы в описи…

Понятие и назначение описи документов

Опись документов – это унифицированный документ, в котором систематизируются и описываются основные характеристики и содержание документов, находящихся в организации или архиве. Описи документов играют важную роль в организации и структурировании архивного дела.

Назначение описи документов:

1. Обеспечение контроля и учета документов. Опись позволяет вести систематический учет документов, определить их наличие, состояние и местонахождение.
2. Удобный и эффективный поиск документов. Опись содержит информацию о каждом документе, включая его заголовок, автора, дату создания и место хранения. Это упрощает поиск и облегчает процесс работы с документами.
3. Сохранение целостности документов. Опись позволяет отслеживать перемещение и использование документов, а также контролировать их сохранность и целостность.
4. Помощь в организации архива. Опись является основным инструментом при структурировании и классификации документов в архиве. Она помогает определить порядок их размещения и задает основу для создания архивных фондов.

Описи документов могут быть различных видов и форматов. Например, это может быть таблица с колонками для заполнения основных параметров документов, или древовидная структура с разделением на подразделы и подподразделы. Описи также могут быть составлены в электронном виде для более удобного доступа и использования.

Составление описи

Существуют локальные, ведомственные и иные унифицированные бланки описи с предустановленной категорией дела, по которому составляется опись. Это может быть бланк описи листов уголовного дела, или исполнительного производства и т.д.

При отсутствии разработанной унифицированной формы опись может быть составлена ответственным работником самостоятельно, с указанием категории дела, например «Опись документов дела № 1234 по подбору технологических карт блюд ресторана «Рябчик» за 2023 год».

В бланке внутренней описи документов дела должны быть указаны:

регистрационный номер дела;
порядковый номер листа (нумеруются листы, а не страницы) и наименование документа. Если документ состоит более чем из трех листов, то первый и последний лист документа указываются через тире. Например «л/д 50-80 Протокол судебного заседания»;
дата издания документа, например, «Постановление от 24.11.2022 года»;
индекс документа (при наличии);
вид и заголовок документа, если того требует категория дела;
примечания

Заполняются при необходимости обратить внимание на тот или иной документ, например, при наличии повреждений на документе, либо в случае замены или изъятия какого-либо документа в процессе хранения дела.

Завершается внутренняя опись итоговой записью с проставлением цифрами и прописью общего количества листов в деле и количество листов описи.

Бланк описи подписывается составившим ее лицом с проставлением даты заполнения бланка.

Сам бланк описи либо подклеивается на лицевую сторону обложки дела, либо вшивается в дело в качестве первого или последнего листа. В качестве последнего листа опись вшивается, обычно, по делам, листы которых нумеруются и подшиваются в дело не на момент описи, а на протяжении длительного периода времени.

В организациях, работающих с большим количеством дел, существуют виды обложек, на одной из внутренних сторон которой напечатан бланк описи.

Как оформить опись документов для утилизации

Когда необходимость в документах пропадает, их уничтожают. Обычно это происходит в двух случаях:

1. Срок их хранения подошёл к концу.
2. Документы больше не понадобятся.

На случай возникновения в дальнейшем споров оформляют опись — чтобы зафиксировать, какие именно документы утилизируются. Если в документе указывают подразделение компании, в шапке бланка также указывают его полное название.

В целом, порядок тут такой же, как при сдаче в архив. Документ подписывает ответственный за операцию. После этого опись направляют на рассмотрение комиссии. Когда она утвердит список и зафиксирует это в протоколе, дело остается за руководителем. Он заверяет опись, и только после этого документы можно утилизировать.

Бланк можно взять тот же, что для архива.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Получить доступ

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Образец описи документов для сдачи в налоговую | ОКБУХ

Опись документов в налоговую — образец этой формы понадобится, если в налоговую представляется целый пакет документов. Существует ли регламент, по которому должна быть составлена опись бумаг, передаваемых налоговикам, или ее можно составить в свободной форме, расскажем в нашей статье.

Бланк описи документов для налоговой — утвержден или нет?

Опись документов для налоговой к 3-НДФЛ — образец по социальному вычету

Опись документов к декларации 3-НДФЛ — образец по имущественному вычету

Бланк описи документов для налоговой — утвержден или нет?

В нашей стране доходы физлиц облагаются подоходным налогом. Этому налогу отведена гл. 23 НК РФ. В кодексе также можно найти список вычетов (стандартные, социальные, имущественные и пр.), которые уменьшают доход, учитываемый при расчете налога.

Заявляя право на вычет, представляя 3-НДФЛ налоговикам, физическое лицо должно представить подтверждающие документы. Передаваемые бумаги должны сопровождаться описью. В НК РФ не приведен конкретный ее бланк. Есть инспекции, рекомендующие своим налогоплательщикам определенный формат описи.

Приведем возможный образец описи документов в налоговую на примерах чаще всего заявляемых налогоплательщиками вычетов — имущественном и социальном.

Опись документов для налоговой к 3-НДФЛ — образец по социальному вычету

Как же может выглядеть опись документов в налоговую, если физлицо претендует на социальный вычет?

• декларация 3-НДФЛ;
• справка формы 2-НДФЛ;
• копия паспорта;
• копия договора с вузом;
• копия лицензии вуза;
• документы, фиксирующие плату за учебу;
• копия свидетельства о рождении;
• справка из учебного учреждения, выданная ребенку, что он учится очно.

Опись документов в налоговую — образец для передачи приведенных выше документов:

№ п/п	Документ, дающий право на социальный вычет	Номер и дата документа	Количество страниц
1	Декларация 3-НДФЛ	б/н от 10.03.2017	5
2	Справка 2-НДФЛ за 2016г.	№ 6 от 05.03.2017	1
3	Копия паспорта	—	3
4	Копия договора на обучение	№ 32 от 10.08.2016	3
5	Копия лицензии учебного заведения	№ ОИ-2658 от 12.01.2013	1
6	Выписка из банка	От 12.09.2016	1
7		№ СИ-126589 от 01.02.1998	1
8		№ 26 от 05.03.2017	1
9	Заявление на возврат социального вычета	б/н от 21.03.2017	1
Итого	17

Опись документов к декларации 3-НДФЛ — образец по имущественному вычету

Для подтверждения имущественного вычета, например на покупку квартиры, у физлица должен быть почти такой же комплект бумаг, как при заявлении на социальный вычет, но приложенные документы должны свидетельствовать о расходах, понесенных на покупку недвижимости.

Итак, в ИФНС надлежит подать:

• декларацию;
• справку о доходах;
• документы, фиксирующие плату за квартиру;
• договор купли-продажи квартиры и акт приема-передачи.

Физлицо должно заполнить соответствующее заявление на возврат положенных сумм, если оно намеревается вернуть налог из бюджета. Для получения уведомления (впоследствии передаваемого работодателю) заявление на возврат не требуется.

Образец описи документов в налоговую в этом случае может быть составлен по типу предыдущего примера. В описи необходимо перечислить наименования всех передаваемых документов, с указанием их номеров (если есть), дат и страниц, в конце лучше отразить общее количество передаваемых в ИФНС страниц.

***

Передача документов в налоговые органы сопровождается описью этих бумаг. Законодательно утвержденной формы описи нет, но есть общие рекомендации по ее составлению.

Опись документов в налоговую — образец этой формы понадобится, если в налоговую представляется целый пакет документов. Существует ли регламент, по которому должна быть составлена опись бумаг, передаваемых налоговикам, или ее можно составить в свободной форме, расскажем в нашей статье.

Continue reading

Нюансы составления для различных целей

Образец имеет нюансы, особенности в зависимости от инстанции, в которую направляются бумаги.

Для отправки бумаг в судебную инстанцию, налоговое ведомство

Для отправления исковых требований образец описи не требуется. При составлении исковых претензий перечисляется перечень приложенных бумаг. Исключение составляют случаи, когда бумаг огромное множество.

Для передачи документации в налоговое ведомство образец необходим.

Обязательные графы

• Сверху указать название корпорации, контактную информацию, местоположение.
• Номерной знак.
• Заголовок.
• Список бумаг с названием, периодом сохранности и указанием количества копий.
• Снизу подсчет бумаг.

Бланк заверяется печатью, росписью. При передаче в налоговую инстанцию курьер берет подпись принявшего лица.

Внутренний перечень для индивидуальных дел

Заполняет бланк специалист, который ведет личные дела. Заводится папка, где хранятся дела вместе с бланком перечисления. Дополнения вносятся по мере поступления дел.

Обязательные графы

• номерной знак;
• наименование;
• количество страниц.

Для пересылки почтой

Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту. Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись.

Образец заполнения для передачи почтой имеет установленную законодательно форму – форма № 107. Образец заполнения на стандартном бланке есть в почтовых подразделениях.

Образец перечня документов для передачи почтой

Опись

бумаг, отправленных бандеролью

Получатель__________________________

Адресат       __________________________

Порядковый №	Наименование	Численность копий	Установленная ценность

Общее количество

Для отправления в архив

В каждой организации циркулирует огромное количество бумаг, зависимости от разновидности и назначения имеющих различный период сохранности. До истечения положенного срока ликвидировать документ запрещается. Документация, которая утратила актуальность, но не исчерпала период сохранности, архивируется. Форма для архива составляется так, чтобы сотрудник без труда отыскал то, что требуется в случае необходимости.

Обязательные пункты

• наименование компании (если архив не внутри компании);
• порядковый номер перечня;
• число составления;
• наименование бумаг, которые архивируются;
• период действия;
• количество страниц;
• местоположение (наименования пакета, папки);
• период сохранности;
• личные данные, роспись уполномоченного лица.

Образец

ОАО «Рапсодия»

Опись для отправления в архив №

Порядковый №	Местоположение	Наименование	Период действия	Количество страниц	Период сохранности	Пояснение

Для ликвидации

Ликвидации подлежат бумаги, которые утратили актуальность, период эксплуатации истек. Если в образец вносится информация о делах подразделения, вверху указать наименование подразделения.

Если два, три документа имеют идентичное наименование, в бланк вписывается название с указанием количества образцов. В образец дублируются сведения с обложек папок.

Заполненную форму подписывает работник, который внес сведения. Специальная комиссия проводит экспертизу. По итогам экспертизы составляется акт. После соблюдения правил производится ликвидация.

Конфискованных бумаг

Для учета конфискованной документации предусмотрен образец установленной формы № 306/338. Образец заполнения описи документов, которые конфискованы, начинается с названия организации, номера лицензии. Далее следует перечень с указанием:

• названия;
• численности;
• указанием оригинал, или ксерокопия изъята;
• ценность.

Внизу ставится численность изъятых бумаг. Бланк заверяется подписью сотрудника, который выполнил процедуру конфискации, лиц, которые наблюдали за процессом.

Образец описи передаваемых документов зависит от того, какая документация передается, для каких целей используется документация. Требования к бланку перечисления зависит от требований, принятых внутри организации, от ведомства в которое направляются бумаги. В отдельную категорию выделен образец заполнения бланка для архивирования.

Виды описей документов

Опись документов – это строго оформленный документ, содержащий список документов или материалов, находящихся в архиве или хранилище. Описи документов могут быть разных видов, в зависимости от конкретных требований и особенностей организации.

Первый вид описи документов – алфавитный список. В этом виде описи документы располагаются в алфавитном порядке, что делает их поиск более удобным. В алфавитной описи указывается наименование документа, его даты и место хранения.

Второй вид описи – тематический индекс. Тематический индекс представляет собой разделение документов на различные тематические категории. В такой описи документы классифицируются по общим темам или предметам, что облегчает поиск материалов по конкретной теме.

Третий вид описи документов – хронологический реестр. Хронологическая опись составляется в виде реестра, в котором документы упорядочиваются по датам и времени создания. В такой описи указывается краткое описание документа, его даты и номер, что позволяет быстро найти нужный документ в хронологическом порядке.

Четвертый вид описи – справочник документов. В справочнике документов содержится детальная информация о каждом документе или материале, включая его наименование, даты, автора, содержание и место хранения. Такой вид описи позволяет более подробно изучить и систематизировать документы, облегчая работу с архивом.

Пятый вид описи – табличный перечень. Табличный перечень представляет собой таблицу, в которой указывается информация о каждом документе, включая его наименование, даты, автора и номер. Такой вид описи удобен для быстрой навигации по документам и поиска нужных материалов.