Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Что должны знать и уметь специалисты по кадровому учёту

Специалисты, ответственные за кадровое делопроизводство, должны знать трудовое законодательство и кадровый документооборот, уметь составлять документы и работать в программах для автоматизации процессов. Чтобы освоить это, они получают профильное образование или учатся на практике.

Знания трудового законодательства и кадрового документооборота специалистам нужны, чтобы понимать:

• когда и какие документы нужно готовить;
• что в них должно быть и как их оформлять;
• куда и когда их передавать;
• как и сколько их хранить.

Если специалист знает всё это, он правильно оформляет документы. Если он не знает этого, то будет тратить много времени на изучение законодательства — или может ошибиться, и компанию оштрафуют.

Программы для автоматизации процессов используют в большинстве компаний. Поэтому специалисты должны уметь в них работать — редактировать информацию о сотрудниках, составлять документы, отправлять их контролирующим органам и самим работникам и так далее. Но этот навык не обязателен для трудоустройства в компании, которые не используют подобные программы или готовы обучать сотрудников.

Не все компании требуют от специалистов умения работать в программах для автоматизацииСкриншот: HeadHunter / Skillbox Media

Профильное образование для специалиста по кадровому учёту — среднее специальное или высшее по профилям «Управление персоналом» или «Документоведение и архивоведение».

Проверки НКО трудовыми инспекциями

Работодателям НКО тоже приходится проходить проверки ГИТ. В 2023 году действует мораторий на большинство плановых и внеплановых проверок. Но проверить, попала ли Ваша компания в план ГИТ на 2023 год, Вы можете на официальном сайте генеральной прокуратуры в едином реестре. 

Насколько часто организация будет попадать в план проверок ГИТ зависит от ее категории риска.

Не реже чем раз в два года проверяющие из ГИТ придут с плановой проверкой в те организации,  которым присвоили высокую категорию риска. Если категория риска у НКО значительная, значит визита инспектора ждите не реже чем раз в три года. Работодателям со средней категорией риска стоит ждать плановых проверок не чаще одного раза в четыре года и не реже одного раза в пять лет. У тех работодателей НКО, которым присвоили умеренную категорию риска, плановую проверку проведут не чаще одного раза в шесть лет и не реже одного раза в восемь лет. К работодателям с низкой категорией риска представители трудовой инспекции ходят только вне плана.

Плановые проверки ГИТ проводит на основании проверочных листов. Их утвердили Приказом Роструда от 01.02.2022 № 20. Проверочные листы — это список вопросов. Проверяя документы НКО и отвечая на них, инспектор определит, нарушила ли Ваша компания требования закона или нарушений нет.

Если в отношении НКО проводят внеплановую проверку, то, скорее всего, ее причиной стала жалоба сотрудника или третьих лиц о том, что Ваша компания нарушает нормы трудового права. 

Остались вопросы?

Пишите или звоните!

8 (495) 003-45-71 (МСК),
8 (812) 629-00-03 (СПБ),
8 (800) 100-60-71 (по России).

Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

Вам также может быть интересно:

• Какие отчеты сдает НКО
• Особенности бухучета НКО
• Бухгалтерский учет пожертвований НКО
• Бухучет в новой НКО

Подпишитесь на наш Телеграм
Каждый день краткие новости, анонсы и советы по работе НКО

Является ли журнал регистрации приказов по личному составу обязательным

Порядок работы с документами в организации следует закрепить на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота целесообразно описать в инструкции по делопроизводству организации. В указанном документе можно определить, какие документы организации надлежит прошивать.

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (http://www.1kadry.ru/#/document/99/902233422/?step=13);
2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 (http://www.1kadry.ru/#/document/99/9009059/?step=14)

05 Авг 2018     
glavurist    
   
472      

Каковы обязательные кадровые документы для ООО в 2023 ― 2023 году

• коллективный договор (об особенностях его составления подробно рассказано в статье «Порядок разработки и заключения коллективного договора») при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении;
• положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны;
• график сменности, если работники трудятся в сменном режиме;
• должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций;
• положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов;
• журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).

1. Локальные нормативные акты:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных работников;
• правила охраны труда работников.

1. Распорядительные документы:

• приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
• распоряжения.

1. Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:

• трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2023 ― 2023»);
• трудовые книжки;
• книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
• график отпусков;
• личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
• табель учета рабочего времени;
• записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Кадровое делопроизводство и документирование трудовых отношений в 2023 году

• изучат ключевые изменения трудового законодательства 2023-2023 годов;
• получат практические рекомендации, как провести и завершить переход на электронные трудовые книжки;
• рассмотрят новый Федеральный закон по цифровизации кадрового дела, какие кадровые документы затронет эксперимент, и как будет проходить их перевод в электронный формат;
• познакомятся с порядком проведения проверок трудовой инспекции в 2023 году;
• рассмотрят актуальные вопросы увольнения работников;
• разберут спорные ситуации в области трудового права и ведения кадрового учета на практических примерах.

• Вопросы предоставления СЗВ-ТД в случаях перевода, переименования, увольнения работников; работа с совместителями.
• Вопросы перехода на электронный кадровый документооборот в рамках пилотного проекта Минтруда РФ.
• Новый закон об удаленной и дистанционной работе: основные изменения, внесенные в Трудовой кодекс (№ 407-ФЗ от 08.12.2023).
• Изменения в диспансеризации работников.
• Основные изменения в регулировании трудовых отношений с гражданами СНГ и ЕАЭС.
• Новый порядок выплаты выходных пособий при ликвидации организации.
• Изменения в вопросах оформления срочных трудовых договоров.
• Предупреждение правовых рисков работодателя при оформлении и изменении срочного трудового договора.
• Предупреждение нарушений при оформлении поручения работнику дополнительной работы.
• Сложные вопросы оформления совместительства.
• Предупреждение типичных нарушений при оформлении переводов работника.
• Переименование должностей или перевод: нужна ли спецоценка в этой ситуации.
• Внесение изменений по оплате труда в трудовой договор. Практические инструкции к действию по оформлению изменения систем оплаты труда.
• Изменения в порядке ведения общего воинского учета.
• Новые изменения в порядке прохождения медицинских осмотров в 2023 году.
• Изменения при проведении специальной оценки условий труда.
• Порядок организации проверок в 2023 году (Федеральный закон № 294-ФЗ и новые Постановление Правительства РФ № 438 от 03.04.2023, Федеральный закон № 248-ФЗ от 31.07.2023). Полномочия проверяющих — что они могут, а чего не имеют права делать.

• Дистанционный труд и эксперимент об электронном документообороте.
• Минтруд утвердил правило перехода на электронные кадровые документы.
• Перечень кадровых документов, с которыми можно работать в электронном виде.
• Выгоды электронного документооборота.
• Персональные данные работника при ведении кадрового ЭДО.
• Новые правила получения и использования электронной подписи (ЭП).

• Обзор принятых нормативных актов 2023-2023 годов: указы президента, постановления субъектов РФ, разъяснения Минтруда РФ, Государственной инспекции труда и множества писем различных ведомств.
• Новая отчётность работодателя в 2023 году.
• Общий порядок увольнения. Правила и исключения. Подсчёт сроков.
• Особенности и основания увольнения в период пандемии.
• Что является увольнением по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, и как это оформить.
• Увольнение в выходные дни. Можно или нельзя?
• Особенности увольнения дистанционного работника.
• Окончание срочного трудового договора: нюансы увольнения.
• Расторжение трудового договора по соглашению сторон: плюсы и минусы данного увольнения. Определяем выходное пособие, исходя из интересов компании. Как правильно провести переговоры с работником с целью заключения соглашения о расторжении трудового договора с заданным бюджетом.
• Увольнение по инициативе работника и отзыв увольнения: что учесть сотруднику отдела кадров.
• Увольнение по инициативе работодателя (сокращение численности, длительный прогул, разглашение конфиденциальной информации и пр.): какие документы необходимо оформить, чтобы избежать восстановления работника на работе.
• Расторжение трудового договора за дисциплинарные проступки — оформляем наложение взыскания правильно.
• Увольнение за не прохождение испытания при приеме на работу.
• Порядок выдачи бумажных трудовых книжек работникам. Отчётность работодателя при увольнении.

Электронный ТД с дистанционным работником: на что обратить внимание при оформлении.
Отличие дистанционного от надомного работника.
Понятие, правовой режим, ограничения использования дистанционного труда, «подводные камни».
Заключение ТД при удаленном труде, цифровая подпись.
Что обязательно прописать в ТД с дистанционным работником, чтобы защитить интересы компании?
Режим рабочего времени и времени отдыха.
Порядок увольнения.
Электронные документы, подтверждающие трудовой стаж дистанционного работника.

Трудовые книжки

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.

Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.

Если вы решили перевести кадровое делопроизводство в электронный формат, то в этом вам поможет облачный сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить своих сотрудников электронными подписями, а также всеми необходимыми инструментами для работы с электронными кадровыми документами.

Что будет, если не вести кадровый учёт

За кадровым делопроизводством бизнеса следит ГИТ — Государственная инспекция труда. Она проводит плановые и внеплановые проверки и, если находит нарушения, привлекает к ответственности.

Плановые проверки проводят не чаще одного раза в два года — периодичность зависит от того, к какой категории риска отнесена компания. Но есть исключения. Если компания относится к малому бизнесу, её не проверяют три года с момента регистрации. О проверках сообщают за день или два, но могут не сообщить, если, по мнению ГИТ, это может повредить итогам проверки.

Во время плановой проверки ГИТ изучает, правильно ли оформлены документы, нет ли задержек зарплаты, в каких условиях трудятся работники. Во время плановой проверки могут проверять кадровый учёт в целом или только какую-то часть, например трудовые договоры.

Внеплановые проверки проводят, если есть основания. Например:

• если во время предыдущей проверки ГИТ выявила нарушения, выдала предписание их устранить и срок исполнения этого предписания истёк;
• произошёл несчастный случай на производстве;
• в ГИТ обратились с жалобой сотрудники, представители профсоюзной организации или другие лица;
• правоохранительные органы сообщили, что компания нарушает требования законодательства.

О внеплановых проверках не предупреждают. Во время них обычно изучают то, на что были жалобы. Например, если сотрудник пожаловался на отсутствие трудового договора, проверяют кадровые документы.

Мера ответственности, которую несёт работодатель, зависит от нарушения. Есть два вида ответственности за нарушения в ведении кадрового учёта:

Административная. Это штрафы до 500 тысяч рублей. Например, за отсутствие трудового договора должностное лицо могут оштрафовать на сумму до 20 тысяч рублей, ИП — до 10 тысяч рублей, юридическое лицо — до 100 тысяч рублей. За ошибки в трудовом договоре тоже могут оштрафовать на сумму до 100 тысяч рублей.Человека, ответственного за кадровый учёт в компании, также могут дисквалифицировать — лишить права занимать должность на срок до трёх лет.

Уголовная. К ней привлекают за повторные нарушения или если государству причинён крупный либо особо крупный ущерб. Например, за выплату чёрной зарплаты могут лишить свободы на срок до двух лет или оштрафовать на сумму до 500 тысяч рублей.

Понятие кадрового делопроизводства

Делопроизводство — это область деятельности, гарантирующая документирование и организацию деятельности с официальными документами. Официальный документ — это документ, созданный физическими или юридическими лицами, оформленный и подтвержденный в установленном порядке.

Документ — это основной метод регистрации управленческой и другой информации в технологии управления. Качество утверждаемых решений и эффективность работы организации во многом зависит от результативности организации работы с документами.

Понятие кадрового делопроизводства значительно уже. Оно предполагает организацию работы с документами именно по кадровым вопросам. Кадровая документация — состав документов, которые показывают существование и движение трудовых ресурсов.

Кадровое делопроизводство — это сфера деятельности, документирующая трудовые отношения. Информация о кадровых мероприятиях фиксируется в документах для определения состава, численности сотрудников НКО, дальнейшей регистрации и сдачи отчетности по кадровым мероприятиям. 

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2021 году

Сведения о сотруднике Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения Поэтому журнал прошивают Отражение ФИО должно быть полным, А название должности, специальностей и профессий – согласно штатному расписанию Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше) При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация Журнал регистрации – внутренний документ Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу Порядок индексации разрабатывается в компании —

Каждый приказ стоит Регистрировать в день, когда его издали Регистрируют любое распоряжение Руководителя относительно работника Если приказ не зарегистрирован Он не будет иметь юридической силы Обычно журнал ведут за текущий год С начала следующего года нумерация начинается сначала Все приказы имеют уникальные коды Поэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать Журнал могут вести в бумажном или электронном формате Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля)

Обязательны ли журналы регистрации кадровых документов

Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков 5 лет Журнал учета поощрений работников Не предусмотрена Произвольная Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации 75 лет Журнал учета дисциплинарных взысканий работников Не предусмотрена Произвольная Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению 75 лет Журнал регистрации приказов об увольнении Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников 75 лет Журнал регистрации листков нетрудоспособности Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих 5 лет Журнал учета работников, выбывающих в командировки Не предусмотрена Произвольная.

Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала. Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников. Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых).

16 Янв 2019     
uristland    
   
624      

Журналы регистрации кадровой документации

Следует отметить и недостатки журнальной формы регистрации. Справочная работа по документам может быть очень трудоемкой; если не знать точной даты и номера документа, приходится просматривать весь журнал. Кроме того, ведение контроля над сроками исполнения документов по журналу практически невозможно — просто нет места для внесения сведений о контролируемых документах.

Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, рабочие, служащие) к первоначальному индексу «К» разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала. Например: «Кр» — кадровые приказы рабочих; «Ксп» — служащих; «Кс» — специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов — три дела, в которые эти приказы подшивают.

Рекомендации по оформлению журналов учета и регистрации:

1. Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго.
   Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

2. Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне
   Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
   Концы нитки завязывают узлом и выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

3. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

   Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея.
   пример: В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.
   Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.
   Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
   Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

5. После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129. Пропущен номер 33.
   Затем указывается должность, проставляются подпись должностного лица и ее расшифровка;
6. Все журналы регистрации в конце года сдаются в архив с другими документами, а с начала нового календарного года заводятся новые журналы.

Данные рекомендации имеют общий характер. Работодателю, при оформлении кадровой документации следует учитывать особые правила для оформления журналов и книг, ведение которых отнесено законодательством к обязательным.

Журналы регистрации кадровой документации

Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу — ЛС-п; перевод на другую работу — ЛС-пр; увольнение — ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре.

Как правильно оформлять и вести документацию

Доступные способы регистрации:

• самый простой – в обычном журнале;
• более современный – картотека;
• самый простой – с применением ПК.

Организация сама выбирает для себя оптимальный способ с учетом текущих запросов. Учтите, что регистрация кадровой документации в компании предполагает обязательное использование специальных журналов. Если нет законной официальной отчетности, на случай возникновения трудовых споров (а это не редкость для организаций всех размеров, форм), суд с государственной трудовой инспекцией могут не признать электронные версии документов. То есть работать без журнала можно, но это не в интересах самой фирмы.

Как вести журнал регистрации приказов по командировкам, трудовым, ответственный сотрудник узнает из инструктажа. Пунктов, правил, требований много, все они обязательны для соблюдения. 

Например, нужно защитить вложения от изъятия

Все листы нумеруют ручкой (не карандашом – это важно), сам журнал прошивают и опечатывают, заверяют подписью руководителя компании либо лица, ответственного за хранение данных. Только в таком случае регистрационная книга может исполнять роль доказательства

Журналы отдела кадров обязательные и дополнительные нужны для решения следующих задач:

• регистрация бумаг, присвоение им порядковых номерных значений;
• организация учета перемещения документов, кадров;
• налаживание учета документации, которая выдаются ограниченному перечню лиц, строго под расписку, в том числе не хранится непосредственно в организации (это разные удостоверения, справки, пр.);
• облегчение поисков бумаг в будущем.

В электронном виде в теории вести журналы учета тоже можно, но тут существует ряд нюансов. Вы должны понимать, что, если в документах будут расхождения (а это не редкость – банальный человеческий фактор), предпочтение отдадут печатной версии. Если ее нет, или там указана не вполне корректная информация, что-то доказать уже будет сложно.

Электронный журнал не всегда пригоден для применения. Подвисания, вирусы, частые обновления – факторов масса. Недостатки обычно проявляются в самое неудачное время, так что на 100% доверять компьютерным технологиям пока что точно не стоит. Бумажная версия будет и подстраховкой, и настоящим спасением. В связи с этим напрашиваются выводы о том, что журнал лучше вести в стандартном формате в принципе и не рисковать.

Заполнение журнала регистрации трудовых договоров, трудовых книжек, пр. нужно вести постоянно. Любые недочеты в будущем будут обнаружены и могут стать причиной проблем. К примеру, когда после закрытия журнала в конце года на бланке останутся пустые строчки, их перечеркивают. В конце листа от руки указывают число заполненных в общей сложности в книге страниц (это обязательно).

Сроки хранения рассматриваемой документации – так называемые постоянные. В каждой организации всегда в наличии должен быть журнал для регистрации бумаг конкретно по основному типу деятельности. Если его нет, по закону компания не имеет права вести официальную деятельность. Все это очень важные моменты, их не следует игнорировать. В некоторых случаях заполненные журналы передаются в государственные архивы, используются в качестве справочных пособий, источников данных.

Регистрация осуществляется в обязательном порядке. Пока журнал не зарегистрирован, он официально не существует. Нужно внести все сведения в основную регформу, присвоить номера с записями всех данных о бумаге. В итоге регистрация придаст юрсилу документу, зафиксирует факт его получения, оформления, создания.

Законом порядок осуществления нумерации официальных приказов, других актов никак не регламентируется. Главное, чтобы нумерация шла в правильном порядке в рамках рассматриваемого календарного года

Также обратите внимание, что приказы, прочие акты по основному типу деятельности, распоряжения, документы, касающиеся личного состава компаний, нумеруются отдельно