Переход на кэдо: как настроить и внедрить сервис «1с:кабинет сотрудника»

Государственное стимулирование внедрения КЭДО и сервис «Работа России»

Законотворческие инициативы по внедрению КЭДО на российских предприятиях начались в конце 2019 г., когда были приняты федеральные законы № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи». Они сделали возможным переход от бумажных трудовых книжек к электронным записям данных о работниках и использование «облачнойэлектронной подписи.

В мае 2020 г. Министерством труда был запущен эксперимент по электронному документообороту на основании принятого в конце апреля федерального закона №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», в котором участникам позволялось полностью отказаться от бумажных документов. Результатом эксперимента стали изменения в законодательстве, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот. С 2021 г. разрешено создание, подписание, использование и хранение работодателями и работниками трудовых документов, созданных в электронном виде без дублирования на бумаге (федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»).

Положения закона касаются большинства кадровых документов, к примеру, трудовые книжки впервые устраивающимся на работу гражданам с 1 января 2021 г. оформляются только в электронном виде. Однако, остались исключения: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда государство обязует продублировать на бумажном носителе.

Тогда же, в 2021 г. был запущен эксперимент по предоставлению услуг КЭДО на портале «Работа России». Изначально возможности портала были ограничены, допускалась регистрация не более 50 работников от одного работодателя. Однако впоследствии ограничения были сняты, появились новые возможности платформы. Бесплатный доступ к функционалу, гарантия безопасности данных, бесплатно выдаваемая простая электронная подпись привели к тому, что в 2021 г. «Работа России» вышла с 12%, по данным Deloitte, на четвертое место по частоте использования после 1С:ЗУП (33%), «Других продуктов» (24%) и SAP (20%).

Станет ли государственная система значимым конкурентом на рынке КЭДО разработкам коммерческих компаний? Михаил Ефимов, руководитель направления КЭДО компании «Тензор», считает, что нет, так как «Работа России» лишь частично автоматизирует процесс. Компаниям необходимо настраивать интеграцию с сервисом самостоятельно или выгружать документы вручную. Такой вариант, по его мнению, подойдет только маленьким организациям с несколькими сотрудниками, крупному же бизнесу нужна полная автоматизация процессов и кастомизация продуктов под свои задачи.

План перехода на КЭДО

Обязанности по подготовке плана пошагового перехода на КЭДО ложатся на рабочую группу. Ей предстоит определить задачи, этапы и итоговый результат. Многое будет зависеть от того, будет ли компания переводить на электронный формат весь персонал или внедрение пока происходит в качестве эксперимента. На основании этого можно будет:

подготовить перечень автоматизированных процессов;
выявить список оформляемых документов;
установить виды ЭП для конкретных материалов.

Только когда будет ясность в отношении масштабов автоматизации, количества работников в штате, территориальной распределённости подразделений и списка документов, можно будет переходит к выбору ИТ-системы. На текущий момент компаниям доступно следующее:

Приобрести ИС у одного из поставщиков таких систем. Но в этом случае можно столкнуться с тем, что готовый продукт не будет полностью отвечать установленным потребностям. Тогда систему нужно будет дорабатывать;
Самостоятельно разработать ИС. С точки зрения соответствия всем ожиданиям — это оптимальный вариант. Но такой подход значительно увеличит временные и финансовые затраты на автоматизацию предприятия;
Воспользоваться официальной платформой «Работа в России». Доступ к этой системе можно получить бесплатно, что в итоге позволит сократить издержки на разработку и приобретение усиленных ЭЦП для персонала.

После выбора ИС нужно решить вопрос по организации к ней доступа: удалённо или только из офиса компании. Первый вариант в приоритете, поскольку в основе КЭДО как раз лежит возможность официального дистанционного сотрудничества. При переходе на цифру также стоит подумать о разработке:

системы хранения данных;
корпоративного портала;
единого окна входа для всех;
мобильного приложения.

Преимущества КЭДО

Исключение операционных ошибок. Электронная система забирает на себя типовые процессы, благодаря чему вероятность ошибок человеческого фактора значительно снижается.
Экономия финансовых средств. КЭДО позволяет исключить затраты на бумагу, логистику, расходные материалы и т.д.
Снижение загрузки сотрудников. Система значительно ускоряет работу с документами, оптимизирует учет сотрудников, благодаря чему кадровик получает больше времени для выполнения других задач.
Укрепление HR-бренда. КЭДО выстраивает в компании удобные коммуникации между работниками и руководством, повышая тем самым лояльность персонала.
Возможность удалённой работы. Благодаря цифровому пространству для обмена документами не требуется личное присутствие сотрудника.

Государственные контракты в УТ 11.5, КА 2.5.11 с выгрузкой в ЕИС (Госзакупки)

Работаете по контрактной схеме, сталкивались с проблемой, что в контракте жестко указаны наименование, цена, единица измерения товара. И не все готовы создавать новую номенклатуру под каждый контракт или менять наименование и единицу измерения для уже имеющейся. Тем более, бывает так, что контракт — это формальность. Контракт не описывает жесткие условия поставки, нужно соблюсти правильность в предоставлении документов. Данное решение позволит вам оперировать своей номенклатурой при оформлении реализаций по контракту, в то же время выводить на печать документы, соответствующие данным контракта. Реализована выгрузка для сайта госзакупок по 44-ФЗ.

40800 руб.

Как организовать переход на КЭДО

Порядок перехода на кадровый электронный документооборот включает несколько этапов.

Шаг 1. Предварительный анализ

Для начала технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.

В общем виде схема подготовки к переходу на КЭДО такова:

Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота в компании. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
- Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
- Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
- Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. В рамках данного этапа перехода на КЭДО компании нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.

Шаг 2. Подготовка платформы для автоматизации процессов

Дальнейший этап перехода на КЭДО — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к инфосистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода на кадровый электронный документооборот. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.

Астрал iКЭДО — облачный сервис, который позволит быстро перевести кадровое делопроизводство в электронный формат. С его помощью можно не только реализовать цифровую платформу для работы электронными кадровыми документами (личный кабинет для каждого сотрудника, общий доступ к документации, организация маршрутов согласования перед подписанием документов), но и обеспечить сотрудников электронными подписями, выпуск которых заказывается прямо в сервисе. Кроме того, Астрал iКЭДО можно интегрировать с собственной учётной системой.

Шаг 3. Разработка положения о кадровом ЭДО и уведомление работников

На заключительном этапе необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Следует издать положение о КЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор. На этом же этапе необходимо подготовить уведомление о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО), которое получат сотрудники.
Кадровые документы сотрудника можно вести в электронном виде лишь при условии, что он письменно оформил своё согласие о переходе на КЭДО.

Если сотрудник отказался от КЭДО, то он всё равно может написать заявление о переходе в любой момент.

Получать согласие не требуется лишь от тех работников, которые в 2022 году трудоустроились впервые. Такие сотрудники автоматически переводятся на КЭДО.

Подключим iКЭДОза 2 дня

Подключить

Перевод на КЭДО конкретных процессов

Проект перехода на КЭДО можно разделить на 8 основных этапов. На любом из них может возникнуть проблема нехватки ресурсов компании, поэтому в первую очередь необходимо определить следующее:

Хотите ли вы разместить КЭДО у себя на серверах или вам достаточно cloud-версии
Если вы хотите запустить продукт On-premise, то справится ли с этой задачей ваша команда IT-специалистов, или нужна помощь разработчика
Требуется ли кастомная доработка форм заявок и разработка нетиповых кадровых сценариев.

Команда внедрения WiseAdvice EmplDocs разрабатывает план интеграции совместно с вашими специалистами, с дроблением этапов и описанием ответственных команд. Сроки и производственные моменты оговариваются заранее.

Этапы внедрения КЭДО:

Составление структуры компании, сбор всех локально-нормативных актов и реальный опыт кадровых сотрудников — этот этап направлен на составление технологического плана перехода на электронный документооборот.
Формирование карты кадровых процессов — описание всех кадровых сценариев компании:
- подписание трудового договора с помощью эцп;
- отправление заявления на отпуск или отгул в КЭДО с согласованием руководителя в пару кликов;
- уведомление о больничном и синхронизация с мгновенным получением сканов больничного;
- заявление на смену паспортных данных, и пр. кадровые сценарии.
Разработка локальных актов для внедрения кадрового электронного делопроизводства на предприятие — для уведомления сотрудников, сбора разрешений и приказ о переходе на КЭДО.
Развертывание инфраструктуры на предприятии — подключение IT-решений к базе 1С, настройка центра сертификации, подключение и настройка интерфейса.
Ввод всех кадровых сценариев в 1С.
Тестирование сценариев и ошибок на группе сотрудников, исправление и доработки.
Разработка пользовательской документации для обучения.
Обучение и присоединение всех сотрудников к системе:
- загрузка списка сотрудников с электронной почтой;
- выдача логинов и паролей;
- выпуск ЭЦП.

В какой момент происходит инструктаж сотрудников по использованию КЭДО?

По опыту мы рекомендуем проводить предварительный инструктаж сотрудников, чтобы заранее познакомить с интерфейсом, и рассказать о преимуществах нового способа взаимодействия с отделом кадров.

После двух недель использования, когда у сотрудников накопится опыт самообслуживания и взаимодействия с кадрами через решение, может понадобиться второй инструктаж, что ответить на возникшие вопросы и получить обратную связь.

Документы, необходимые для перехода

Компания разрабатывает специальный локально-нормативный акт для внедрения КЭДО. В этот ЛНА входит информация:

список кадровых процессов, связанных с ними документов, которые переводятся в электронный формат;
категории сотрудников, которым необходимо подключиться к КЭДО;
указание системы учёта кадровых документов, в которой будет осуществляться КЭДО;
дата полного перехода на КЭДО на предприятии.

Права и обязанности работников и работодателей в области КЭДО регулируются Федеральным законом №377-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс РФ статьями 22.1 — 22.3.

Перед тем, как запустить процесс электронного кадрового делопроизводства, необходимо уведомить сотрудников о введении КЭДО на предприятии под роспись, а также собрать разрешения на обработку персональных данных.

Сотрудник имеет право отказаться от перевода в электронный формат, и для взаимодействия с ним придется сохранить бумажное делопроизводство.

Отказ от КЭДО не является основанием для увольнения и отказа в приеме на работу.

Для вновь принимаемых сотрудников без трудового стажа, если они устраиваются на работу впервые, согласие о переводе на электронный документооборот не требуется.

Сотрудник, который подключился к электронному делопроизводству, также вправе запросить направить подписанные электронные документы в кабинет Госуслуг.

Порог входа

Средний срок внедрения КЭДО в компанию, в которой работает порядка 300 сотрудников, составляет две недели. Затраты, если не требуется персональной доработки системы под нужды заказчика, составляют от 75 тыс. руб.

Екатеринбургская компания «ЦСБ Контроль» уже несколько лет успешно внедряет КЭДО в компаниях различного профиля. Ее опыт позволяет сделать этот процесс максимально безболезненным и комфортным для клиентов.

В «ЦСБ Контроль» говорят, что продают то, что сначала опробовали на себе. Сама компания занимается автоматизацией бизнес-процессов и внедрением цифровых экосистем. В 2018 году она перешла на электронный документооборот, а еще через три года начала предлагать своим клиентам внедрение этого продукта. Сейчас «ЦСБ Контроль» является одним из крупнейших игроков на рынке внедрения систем КЭДО, имеет лицензию от Минцифры и другие необходимые сертификаты.

«ЦСБ Контроль» специализируется на внедрении электронной системы документооборота SABY и является стратегическим партнером ее компании-разработчика.

Фото: Shutterstock

В одну систему может быть включен не только весь кадровый документооборот, но и система учета рабочего времени (электронные пропуска на входе и выходе с предприятия) и даже оплата и подписание счетов со сторонними подрядчиками. Полученные по контрактам средства могут сразу же отображаться в системе мотивации каждого конкретного менеджера. «Руководители имеют свои собственные панели, которые позволяют увидеть данные по каждому сотруднику: например, время прихода и ухода, подписанные и неподписанные документы, данные по проведенным и оплаченным платежам», — объясняет представитель «ЦБС Контроль». Это позволяет улучшить контроль за исполнением документов.

«ЦБС Контроль» готова интегрировать КЭДО с 1С или другими внутренними разработками и системами компании. Зачастую фирмы используют несколько различных решений: одно — для контроля времени, другое — для проведения оплат, третье — для оформления отдельных документов. Применение системы, внедряемой «ЦБС Контроль», позволяет реализовать все эти опции в одном продукте с простой системой управления.

Немаловажный вопрос — безопасность данных. Вся информация при внедрении КЭДО с «ЦБС Контроль» хранится на защищенных и сертифицированных серверах в России. Возможен перенос или дублирование данных и на мощности внутри самой компании.

Любое ПО требует постоянного обновления, поддержки и обучения сотрудников. «ЦБС Контроль» ведет сопровождение всех своих клиентов после внедрения системы. Специалисты компании проводят обучение, предоставляют видеоматериалы о том, как работать с КЭДО, регулярно информируют клиентов об обновлениях системы и готовы оказать помощь в случае поломок или непредвиденных ситуациях.

«Нам важно получать отклик от пользователей, настраивать систему так, чтобы КЭДО максимально отвечал их потребностям и запросам. Наши сотрудники круглосуточно находятся на связи и готовы общаться с клиентами любыми удобными для них способами», — говорит представитель компании

В скором будущем КЭДО станет обязательным для всех российских компаний. Массовое внедрение может привести к увеличению цен на подобные решения и появлению на рынке множества неопытных игроков. Есть смысл задуматься о переходе на КЭДО прямо сейчас и проверить систему в работе заранее.

Реклама. ООО «ЦСБ Контроль», https://onlinesbis.ru/kedo

Как и где закрепить правила электронного кадрового делопроизводства

Решение о применении ЭДО для кадрового учета и порядок перехода на него нужно зафиксировать во внутренних документах работодателя.

В последствии это поможет доказать сотруднику, а потом и проверяющим, что работодатель выполняет свои обязательства.

Какие документы понадобится составить:

Локальный акт о кадровом ЭДО.

К примеру, отдельное Положение о КЭДО или же дополнения в коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Образец Положения о КЭДО

Скачать образец полностью.

Закрепите, какие именно кадровые документы ведете в электронном виде, как извещаете сотрудников о необходимости ознакомиться и подписать документ, какая ЭП используется и как она распознается на электронных документах. Также пропишите дату полного перехода на ЭДО.

Например, чтобы зафиксировать электронный способ отправки расчетных листков работникам (ст. 136 ТК), пропишите так:

«О составных частях заработной платы (расчетных листках) работники извещаются в личных кабинетах программы ХХХ».

Уведомление работников о введении КЭДО и их согласие на это.

Перед внедрением КЭДО обязательно уведомить сотрудников об этом под подпись, плюс собрать разрешения на обработку персональных данных, если не делали этого раньше.

Учитывайте, что работник вправе отказаться от перехода на электронный обмен документами. В этом случае для него придется сохранить привычное бумажное делопроизводство.

Исключение — впервые трудоустраивающиеся после 31 декабря 2021 года. Они отказаться от ЭДО не могут.

У дистанционных сотрудников — тех, для которых данный формат работы закреплен в трудовом договоре, — получать письменное согласие не требуется.

Образец уведомления о введении КЭДО

Соглашение с работниками по использованию ЭП.

Такой документ нужен, если выбрали ПЭП или НЭП для использования сотрудниками.

В соглашении пропишите, как идентифицируется тот, кто подписывает документ, как используется ЭП, а также обязанность всех сохранять конфиденциальность подписи.

Обычно шаблон документа дает провайдер инфосистемы ЭДО.

Фрагмент Соглашения об использовании ЭП

Права и обязанности работников и работодателей в области КЭДО регулируются статьями 22.1, 22.2, 22.3. ТК.

Совет

Пропишите правила предосторожности при использовании ЭП, например:

запрещается писать пароль на стикере и клеить на монитор, сообщать кому-либо и даже айтишнику компании;
рекомендуется регулярно менять пароль, а замена первого логин-пароля обязательна.

Преимущества КЭДО: плюсы и минусы для работников

Среди преимуществ решения в первую очередь выделяют экономию бюджета. КЭДО позволяет отказаться от бумажных носителей и, тем самым, снизить затраты на покупку расходных материалов (например, на заправку картриджа для принтера), логистику и организацию архива. Также КЭДО способствует снижению трудозатрат. Система помогает сократить время на поиск, передачу и подписание документов. Сотрудник может подписать документ за 1 минуту и с любого устройства (в том числе и с мобильного), просто отправив его в системе согласующему. Работник получит уведомление и подпишет документ электронной подписью. Кроме того, КЭДО позволяет предприятиям исключить человеческий фактор и снизить ошибки при формировании и подписании документов, а также выстроить оперативную коммуникацию с удаленными сотрудниками с помощью слаженной организации дистанционного взаимодействия. В целом решение существенно экономит рабочее время сотрудников. В систему можно загрузить шаблоны всех необходимых типов документов, в дальнейшем не придется тратить время на их формирование. В любой момент работник может посмотреть, на какой стадии находится документ, что позволяет полностью контролировать движение и подписание документов, обеспечивая тем самым прозрачность процессов.

Среди минусов КЭДО можно выделить дополнительные расходы компании на оформление электронных подписей работникам, волнения среди сотрудников компании с переходом на новое решение. Для работодателя это небольшая головная боль, поскольку необходимо будет переобучить персонал, что может также вызвать негативные настроения в коллективе. Это незначительные проблемы, которые требуют времени и внимания, но вполне решаемы, поскольку эффект от внедрения КЭДО в компании будет очевиден: новые возможности в оптимизации бизнес-процессов, ускорение подписания документов, повышение производительности сотрудников, организация взаимодействия с удаленными работниками и др.

Что говорить «безопасникам», если они задают вопросы

Предполагается, что сервис 1С:Кабинет сотрудника максимально надежно обеспечивает конфиденциальность данных, к которым предоставляется доступ. Один из важнейших фактов о работе сервиса 1С:КС – это то, что пользователи не получают никакого доступа к информационной базе. Они работают с данными, которые публикуются в сервисе и жестко ограничены настройками интеграции.

Вопрос	Ответ
Как обеспечивается соответствие 152-ФЗ «О персональных данных»	Выполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» может быть реализовано только на стороне оператора персональных данных. Фирма «1С» предоставляет пользователям сервиса мощности для хранения информации, при этом, не является оператором персональных данных. Какие данные планируется собирать, хранить и обрабатывать в сервисе пользователь решает самостоятельно.
Где хранятся данные в сервисе, если речь идет об облачной версии сервиса?	Данные хранятся на серверах администратора сервиса (фирмы «1С»), которые находятся в надежном и охраняемом дата-центре. Дата-центр имеет сертификат, подтверждающий соответствие 152-ФЗ. При этом на сервер передаются только справки/заявления/ФИО-почта-телефон, никаких других данных там нет. Поэтому опасения, что через КС злоумышленники могут получить доступ ко всей базе кадрового учета, не обоснованы.
Какой протокол используется для передачи информации в сервисе и облаке «1С»?	Для передачи информации используется защищенный протокол https, предусматривающий шифрование данных.

Загрузка чеков ФНС в документы 1С:БП, 1С:УНФ, 1С:ERP, 1С:КА и 1С:УТ

В публикации размещены специализированные обработки для загрузки чеков в базах 1С (для локальных баз): ‘1С:Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0’, ‘1С:Управление нашей фирмой 8, ред. 3.0’, ‘1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.5’, ‘1С:ERP Управление предприятием, ред. 2’ и ‘1С:Управление торговлей, ред. 11.5’. Вы просто сканируете QR коды с бумажных и электронных чеков c помощью мобильного приложения ФНС и чеки автоматически (без ручного ввода) загружаются в документы ‘Авансовый отчет’, ‘Расходы предпринимателя’, ‘Путевой лист’, ‘Приходная накладная’, ‘Поступление (акты, накладные, УПД)’, ‘Приобретение товаров и услуг’, ‘Отчет о розничных продажах’ и ‘Поступление денежных документов’.

12960 руб.

200

Доступный функционал

Во всех системах кадрового ЭДО есть множество функций. Вот самые популярные из них:

Трудоустройство.
Внутренние инструкции, регламенты и ЛНА.
Перевод.
Оформление отпуска, в том числе оформление графика на всю компанию. У нас есть правило, что два сотрудника из одного отдела не могут вместе пойти в отпуск. При внедрении системы мы прописали это правило, и если оно нарушается, сотруднику приходит уведомление «Извините, эти даты уже закреплены за Ивановым И.И., просим выбрать вас другие даты». Это очень удобно, так как сотрудник никого не отвлекает.
Оформление больничного.
Оформление отпуска за свой счет.
Увольнение.
Запросы справок. Например, сотрудник может запросить копию своего трудового договора, справку о заработной плате, выписку из трудовой книжки.
Запросы на подпись нетрудовых документов. Мы в компании зовем это «джентльменские соглашения». Как правило, эти соглашения мы используем, когда сотрудник тестируется на новую должность. В них мы прописываем условия, при которых он займет эту должность на официальном уровне. Подписывается оно между руководителем и сотрудником, чтобы один не менял правила посередине игры, а второй с ними был ознакомлен.

Этот функционал доступен во всех представленных на рынке системах. Штату запросы доступны не только с рабочих компьютеров, но и с планшетов и смартфонов.

Благодаря возможности доступа к кадровым документам из мобильного устройства, можно в любое время и в любом месте получить нужную информацию или выполнить нужные действия.

Читайте по теме: Как избавиться от бумажных документов: инструкция для работодателей

Где-то через полгода от старта активного использования КЭДО мы выделили для себя еще один плюс — электронный архив.

К примеру, за 2023 год мы через кадровый электронный документооборот подписали уже 586 документов, каждый из них примерно три-четыре страницы. Получается, что мы сэкономили примерно 2 344 листа бумаги.

Еще у электронного архива есть пользовательский плюс — это поиск. В системе предусмотрена поисковая строка. Можно по фамилии сотрудника найти и выгрузить все его документы.

А еще это безопасно! Архив защищен паролями и правами доступа, что обеспечивает более высокий уровень безопасности, чем традиционная бумажная система. Плюс ко всему никто не сможет украсть данные сотрудников.

Принцип работы систем Кадрового ЭДО потрясающий. Теперь можно подписывать любой документ не за две недели, а за две минуты.

Вам уже не понадобится оплачивать курьера или Почту России, если у вас несколько филиалов.
Плодить бесконечные личные дела сотрудников.

А самим работать из любой точки мира, где есть интернет.

Функциональность программных решений для КЭДО

При выборе готовой платформы для перехода на КЭДО принимают во внимание следующие критерии:

подписание документов – настройка маршрутов, возможность массового подписания;
основные HR-процессы – оформление отпусков, командировок, прием/увольнение, в том числе онлайн;
настройка хранения кадровых документов в архиве, возможность длительного хранения;
возможности интеграции – с ЕЦП «Работа в России», с популярными учетными программами;
поддержка ЭЦП – УНЭП ЕСИА (Госключ), облачная УНЭП в системе;
наличие мобильной версии;
готовность разработчика дорабатывать продукт под требования клиента и другие.

Результаты проекта

1 июля 2022 года произошло первое подписание кадрового документа в СБИС.

За первый месяц после внедрения на КЭДО было переведено порядка 2 450 сотрудников. К 1 декабря 2022 года кадровый ЭДО использовало 90% штата. На сегодняшний день «Страховой Дом ВСК» подписал более 50 тысяч кадровых документов электронно. 98% новых сотрудников соглашаются работать с КЭДО при трудоустройстве.

Ускорило процесс перехода на КЭДО и то, что весь кадровый учет остался в Axapta — сотрудникам не пришлось переучиваться.

С электронными подписями задачу решили следующим образом: разработчики СБИС организовали выдачу электронных подписей при создании карточки сотрудника в Axapta. Выдача НЭП проходила автоматически, с получением доступа сотрудника к личному кабинету СБИС методом API СБИС.

Дополнительно разработчики настроили возможность проводить массовую выдачу ЭП и автоматически продлять НЭП.

Чтобы сотрудники быстрее интегрировались в новую систему, разработчики организовали быстрый доступ в СБИС за 10 минут

С помощью сквозной авторизации сотрудники «ВСК» могут быстро заходить в свои учетные записи, не придумывая логины и пароли. С этого момента сотрудники «Страхового Дома» могут уже с телефона подписывать отпуска, оформлять командировки.

Например, бизнес-процесс по формированию отпуска выглядит так:

1. Кадровый менеджер формирует в Axapta документ «Отпуск».

2. Методом API в СБИС создается документ «Отпуск», сразу формируется печатная форма приказа. Процесс переходит на этап «Подписание работодателем», после этого — «Подписание сотрудником», где сотрудник подписывает приказ НЭП.

3. Методом API в Axapta поступает статус по документу.

Схема:

Схема создания документа в СБИС

Кроме основных кадровых документов, СБИС перевел и специфические документы «ВСК» в цифру. Раньше кадровые специалисты «ВСК» тратили время, создавая в Word отпуска на 1 сентября, свадьбу, рождение ребенка или по социальной политике. Теперь достаточно зайти в СБИС и создать специфические формы, указав работника и даты. Для заявления на обучение были разработаны этапы согласования.

К концу 2022 года HR-специалисты смогли уже отправлять офферы новым сотрудникам из СБИС.

В системе можно формировать приглашения на работу

Был настроен бизнес-процесс на получение 2-НФДЛ, которым активно начали пользоваться сотрудники «ВСК».

Был настроен бизнес-процесс на получение 2-НФДЛ

Мария Овсянникова

руководитель направления департамента трудовых отношений «Страхового Дома ВСК»

В совместных планах — цифровизация всех кадровых документов. Мы уже перевели в электронный формат все виды заявлений, справки 2-НДФЛ, прочих приказов, а также настроили функционал планирования отпуска. Сейчас идет 3-й этап внедрения, в задачах проекта — создание сервиса СБИС по заказу справок и копий трудовых, сервиса для передачи листков нетрудоспособности без API, на стороне СБИС.

Думаю, для нас СБИС скоро перестанет быть обычным приложением для подписания документов, а станет полноценным личным кабинетом.

руководитель направления кадрового электронного документооборота компании «Тензор»

Переход такой большой компании, как «ВСК», еще раз доказывает, что КЭДО — это процесс, который коснется в ближайшем будущем всех компаний. Хочу отдельно отметить, что в таких крупных компаниях серьезно относятся к безопасности персональных данных, и кадровый электронный документооборот позволяет это обеспечить. При переходе на КЭДО в компании ускоряются бизнес-процессы, а данные сотрудников надежно защищены.

Как перейти на КЭДО

Необязательно сразу переводить все имеющиеся кадровые документы в информационную систему, можно начать с самых популярных или самых простых. Это позволит вам постепенно адаптировать работников к новому формату взаимодействия и провести своего рода практическое обучение. Когда кадровик и другие сотрудники войдут в ритм и перестанут испытывать сложности, можно будет оцифровать оставшиеся внутрикорпоративные документы и полноценно переводить учет персонала в систему.

Что нужно сделать, чтобы навсегда уйти от бумажного хаоса и автоматизировать кадровое делопроизводство? Рассмотрим основные шаги:

Определить список документов, подлежащих цифровизации;
Составить регламент работы с информационной системой КЭДО, порядок перехода на неё;
Уведомить работников и получить от них согласия/отказы;
Выбрать и внедрить систему для цифровизации документооборота;
Выпустить ЭП для пользователей данной системы;
Провести обучение для сотрудников.

Кроме того необходимо назначить ответственного сотрудника, который будет курировать проект внедрения системы КЭДО. Для этого нужно составить и утвердить приказ, в котором будут чётко прописаны все обязанности ответственного.

Все расходы, связанные с внедрением и эксплуатацией системы, берёт на себя работодатель, в том числе выпуск электронных подписей для всех пользователей. Для сотрудников пользование системой должно быть бесплатным. Если у сотрудника уже имеется собственная ЭП, переоформлять её не нужно, он сможет ей пользоваться.

Когда вы успешно преодолеете все стадии перехода на электронный документооборот, потребуется некоторое время, чтобы адаптироваться и начать полноценную работу с системой. Как правило, на это не требуется много времени, так как большинство современных ПО интуитивно понятны и удобны в использовании. Подготовьте для сотрудников образец заполнения документов, проведите дополнительное обучение, если потребуется, и в дальнейшем вам останется только наслаждаться простотой и скоростью работы с кадровыми документами.

Получить письменные согласия

Пока работник письменно не согласится на КЭДО,
он будет считаться «отказником», с которым компания
продолжит бумажный документооборот (ч. 8 ст. 22.2 Трудового
кодекса). Отдельно собирать заявления об отказе
не нужно.

Есть три способа оформить письменное согласие:

Получить личное заявление работника о переходе
на электронный документооборот в оформлении
командировок.
Дать сотруднику на подпись готовую форму согласия, которую
вы определите в ЛНА или приказе.
Подписать соглашение к трудовому договору,
а отдельное письменное согласие не получать. Согласно
ст. 22.3 Трудового кодекса, при подписании
документов о командировках можно использовать вместо УКЭП
неквалифицированную или простую электронную подпись. Однако порядок
проверки УКЭП и ПЭП следует определить в соглашении
к трудовому договору.

Пример письменного согласия на КЭДО от работника

Скачать
образец согласия на КЭДО для командировок

Работник имеет право подписать согласие на электронный
документооборот в любое время. Лучше до даты перехода
на КЭДО провести внутрикорпоративное обучение, в ходе
которого объяснить преимущества «цифры» перед бумажным оформлением
и показать, как подписать документ электронной подписью. Так
в компании будет меньше отказавшихся.

Уведомления и согласия работников хранятся 3 года
после прекращения срока их действия; соглашения
к трудовому договору — не менее 50 лет
(п. 435, 436, 441 приказа Росархива № 236).