Материальная помощь сотруднику

Содержание положения об оказании материальной помощи

Требований к содержанию положения о выплате материальной помощи работника (ДОУ, например, или профорганизации) не установлено, так как этот документ не является обязательным. Поэтому организация может составить его в произвольной форме с учетом специфики своей деятельности. Оттолкнуться можно от образца, который мы приводим в конце статьи.

В любом случае, документ должен содержать разделы:

В этой части необходимо отразить такую информацию:

• цели, с которыми разрабатывается и утверждается документ;
• кем утверждается;
• на кого распространяются установленные правила (на всех сотрудников, или на тех, кто работает более какого-то срока, например, больше года);
• из каких средств выплачивается матпомощь.

2. Основания и размеры матпомощи.

В этом разделе указывается перечень ситуаций, когда сотрудник может попросить о денежной поддержке, размер такой выплаты, а также необходимые документы, которые подтвердят, что в жизни работника произошло указанное событие. Например, можно включить такие пункты:

• в связи с бракосочетанием (при предоставлении свидетельства о заключении брака) — до 5 000 рублей;
• в связи с рождением ребенка (при предоставлении свидетельства о рождении) — до 5 000 рублей;
• в связи с юбилейными датами со дня рождения (50 лет, 55 лет, 60 лет, 65 лет, 70 лет и т.д.) — до 5 000 рублей.

3. Порядок оформления матпомощи

Указывается порядок оформления и кем принимается окончательное решение.

4. Заключительная часть.

Прописывается, с какого момента локально-нормативный акт вступает в силу, срок его действия.

Что такое материальная помощь сотруднику на работе. Обязанность и основания

В отличие от оплаты труда, мат помощь не относится к обязательным платежам, и её предоставление зависит от желания работодателя. Но это актуально, если нет утверждённых нормативных актов предприятия, которые регулируют такие выплаты. Это может быть приказ, положение или раздел коллективного договора. В этом случае оказывать поддержку работникам нужно — при наступлении основания.

В приказе (положении) прописывают причины для выплат, их суммы и сроки. Таким образом работодатель проявляет заботу о своих сотрудниках, повышает их заинтересованность и лояльность к работе.

Основания и условия выплаты мат помощи можно вписывать в трудовой договор.

Перечень оснований (причин) для выплаты материальной помощи сотрудникам определяется работодателем самостоятельно, либо совместно с представителями профсоюза работников. Как правило, основными причинами для получения мат помощи выступают:

• смерть близкого родственника или самого сотрудника (денежная помощь для погребения);
• свадьба;
• рождение детей;
• поступление ребёнка в 1 класс;
• болезнь родственника или самого сотрудника;
• потеря имущества из-за стихийного бедствия;
• выход на пенсию, и т.д.

На каждое основание устанавливается конкретная сумма мат помощи, либо диапазон (например, от 10 до 30 тысяч рублей при болезни, в зависимости от её тяжести).

Выплата заработной платы

Рассмотрим вариант выплаты заработной платы через банк по зарплатному проекту. В раздел «Зарплата
и кадры – Справочники и настройки – Зарплатные проекты» следует добавить зарплатный проект и заполнить
его параметры, если планируется электронный обмен с банком (рис.24).

Рис.24. Работа пользователей с зарплатным проектом в 1с

Для перечисления денежных средств по зарплатному проекту необходимо ввести в программу лицевые счета
сотрудников компании. Работа с начислениями возможна двумя способами:

• с помощью документа «Ввод лицевых счетов» ¬– если нужно ввести лицевые счета по нескольким
  сотрудникам;
• в карточке сотрудника.

Зайдем в карточку работника Виноградовой А.В. и укажем, что выплата осуществляется по зарплатному проекту.
Укажем зарплатный проект и лицевой счет сотрудника (рис.25).

Рис.25. Заполнение сведений о выплате зарплаты в 1с

Для отражения в программе выплаты зарплаты следует создать документ «Ведомость в банк» или нажать кнопку
«Выплатить» в шапке документа «Начисление зарплаты». Документ заполняется автоматически по данным
информационной базы (рис.26).

Рис.26. Ведомость в банк по данным информационной базы

Данные к выплате можно расшифровать, чтобы убедиться в правильности расчетов:

• зарплата 30 000 руб. – НДФЛ 3 718 руб. = 26 282 руб.
• 26 282 руб. – аванс 12 000 руб. = 14 282 руб. к выплате (рис.27).

Рис.27. Расшифровка выплаты зарплаты

Если компания использует электронный обмен документами с банком, то по кнопке «Выгрузить файл» в шапке
документа «Ведомость в банк» сформируется файл XML с данными для отправки. После зачисления денежных средств
на лицевые счета сотрудников банк присылает файл- подтверждение. Загрузка файла-подтверждения осуществляется
в документе «Ведомость в банк» по кнопке «Загрузить подтверждение из банка». Программа автоматически создаст
документ «Подтверждение зачисления зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры – Зарплатные проекты – Документы
обмена с банком»).

Если компания не использует электронный документооборот с банком, то создается документ «Платежное
поручение», а факт зачисления отражается документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса –
Банк – Банковские выписки») (рис.28).

Рис.28. Списание с расчетного счета компании

Рассмотрим проводки документа Д 70 К 51 – перечислена заработная плата сотруднику (рис.29).

Рис.29. Движения документа компании

Сформируем стандартный бухгалтерский отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» («Отчеты – Стандартные
отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету») и убедимся, что взаиморасчеты с сотрудником закрыты
(рис.30).

Рис.30. Оборотно-сальдовая ведомость по счету работника

В разделе «Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате» собраны специализированные отчеты по зарплате,
налогам и взносам. Сформируем некоторые из них (рис.31).

• Расчетный листок
  Рис.31. Расчетный листок по оплате труда
• Анализ зарплаты по сотрудникам компании (в целом за период)
  Рис.32. Анализ зарплаты по сотрудникам компании
  (в целом за период)
• Расчетная ведомость (Т-51)
  Рис.33. Расчетная ведомость в 1с

Наши специалисты на протяжении многих лет работают с «1С:Бухгалтерией» и знают все тонкости ее внедрения
и сопровождения. Мы поможем вам сократить время на запуск и освоение программы, избежать ошибок,
задействовать все возможности бухгалтерии «1С» и раскрыть потенциал системы благодаря правильной
первоначальной настройке.

Подведем итоги

Мы рассказали, как начислять и выплачивать зарплату, рассчитать налоги и взносы, сформировать зарплатную
отчетность в программе «1С:Бухгалтерия». Эти
возможности программы подойдут малому бизнесу, работающему по упрощенной схеме оплаты труда. Для ведения
полноценного кадрового учета и расчета заработной платы рекомендуем использовать программный продукт
«1С:ЗУП».

Основные моменты

Уход из жизни человека, который был официально трудоустроен, обуславливает необходимость в проведении комплекса мероприятий. Это, в том числе, и материальная помощь родственникам умершего сотрудника, и выплата тех средств, которые он фактически заработал, однако получить не успел.

Все вопросы, которые связаны с фактической выплатой заработной платы умершего сотрудника, регулируются как Трудовым кодексом РФ, так и Семейным, и Гражданским кодексами.

Есть ли у вас или ваших знакомых опыт получения материальной помощи от работодателя в связи со смертью родственника?

Да

Нет

Есть ли у вас или ваших знакомых опыт получения материальной помощи от работодателя в связи со смертью родственника?

Да	75
Нет	60

Факт смерти работника – основание для прекращения , что регламентировано п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Создание документа Платежное поручение на выплату зарплаты

Перечисление заработной платы за месяц оформляется отдельным платежным поручением на каждого сотрудника, сформировать которые можно с помощью обработки Платежные поручения на каждого работника (Зарплата и кадры — Платежные поручения на каждого работника). Обработку удобнее запустить из подготовленного документа Ведомость в банк. Для этого нажмите на кнопку Создать на основании — Платежные поручения (на каждого работника). В этом случае будет открыта форма обработки Платежные поручения на каждого работника, некоторые поля которой будут автоматически заполнены данными из документа-основания, за исключением:

• в поле Статья движения денежных средств уточните статью движения денежных средств из справочника Статьи движения денежных средств (Справочники — Статьи движения денежных средств) — автоматически устанавливается статья Оплата труда

• в поле Дата платежных поручений уточните дату платежных поручений

• в табличной части Платежные поручения в колонке Счет отображается счет сотрудника, на который должна быть перечислена зарплата. Колонка автоматически заполняется, если счет указан в карточке сотрудника или физического лица. Если у сотрудника несколько счетов и не выделен основной счет, то счет, на который будет перечислена зарплата, выбирается непосредственно в табличной части формы обработки.

• с 01.06.2020 года в платежном поручении необходимо указывать код вида дохода при выплате доходов через банк (Указание Банка России от 14.10.2019 № 5286-У). Данный код указывается автоматически в документе Платежное поручение в поле Удержание по исполнительному листу (это значение будет указано в реквизите 20 Наз. пл. платежного поручения). Значение кода зависит от значения в поле Вид дохода документа Ведомость в банк. Если в поле Вид дохода было указано значение Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания, то в платежном поручении будет указано значение 1 — разрешено, с ограничением по сумме, Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок) — 2 запрещено без оговорок, Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (с оговорками для алиментов) — 3 запрещено (с оговорками для алиментов).

Далее нажмите на кнопку Создать документы. В результате автоматически будут созданы платежные поручения на каждого сотрудника отдельно, которые будут отражены в колонке Документ табличной части формы обработки.

После нажатия кнопки Создать документы, платежные поручения будут созданы и привязаны к конкретной ведомости (можно проверить в списке связанных документов).

Если в документе Платежное поручение, созданном начиная с 01.06.2020, указан в поле Вид операции:

• Перечисление заработной платы работнику

• Перечисление сотруднику по договору подряда

• Перечисление депонированной заработной платы

• Перечисление заработной платы по ведомостям

и установлен переключатель в положение — Сотрудник, то появляется поле Удержание по исполнительному листу, где необходимо указать соответствующий код.

Если в поле Вид операции выбрано значение Перечисление заработной платы по ведомостям, то поле Удержание по исполнительному листу появляется еще одно значение — (указывается в реестре).

Если в поле Вид операции выбрано значение Прочее списание, то поле Удержание по исполнительному листу становится доступным при указании в поле Получатель физического лица из справочника Контрагенты (Вид контрагента —
Физическое лицо). При этом в поле Удержание по исполнительному листу появляется еще одно значение — разрешено, без ограничения по сумме. При выборе такого значения в платежном поручении поле Назначение платежа не заполняется и удержания не указываются. Данное значение выбирается, если в отношении перечисляемых доходов не установлены ограничения ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ и (или) на которые в соответствии со ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ не может быть обращено взыскание.

Как оформить платежное поручение без ошибок

Все правила собраны в приложении 1 к Положению Банка России № 762-П. Вот как заполнить поля, с которыми чаще всего возникают сложности.

Вид операции — поле 18. Обозначается комбинацией цифр. Для платежных поручений код «01», для инкассовых поручений «06», для платежных требований «02».

Очерёдность платежа — поле 21. Каждый платёж имеет свою очерёдность, а именно:

• «1» — возмещение вреда здоровью и жизни, алименты по исполнительным листам.

• «2» — зарплата, выходные пособия, вознаграждения авторам по исполнительным листам.

• «3» — зарплата по трудовым договорам, задолженности налоговикам, в ПФР или ФСС.

• «4» — прочие денежные требования по исполнительным документам.

• «5» — другие платежи в порядке календарной очереди.

Если на расчётном счёте бизнеса не хватает денег для исполнения всех платёжек, банк исполнит поручения именно в такой последовательности. 

Назначение платежа — поле 24. Когда работодатель заполняет платёжку по зарплате, в этом поле нужно указать название и период выплаты, ФИО сотрудника и сумму.

Пример заполнения платёжки при перечислении сотруднику заработной платы. 

Есть работодатели, которые удерживают деньги с работника-должника на основании исполнительного документа. В таком случае запись в поле 24 должна содержать специальный код: //ВЗС//сумма удержания//. ВЗС означает взысканная сумма. 

Пример заполнения платежного поручения на перечисление зарплаты сотруднику-должнику. 

Если переводите деньги работнику-нерезиденту, в поле 24 поставьте особый код. Найти его можно в Приложении 1 к Инструкции Банка России № 181-И. Например, для зарплаты код 70060. 

По трудовому законодательству работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже, чем каждые полмесяца. Чтобы сотрудники получили деньги в срок, платёжку лучше передавать в банк за день до выплаты или в день выплаты утром. Тогда банк успеет обработать запрос. Если бухгалтер указал код вида дохода или взысканную сумму некорректно, документ следует отозвать и направить в банк правильное поручение. 

Вопрос-ответ

Приводим ответы на некоторые вопросы, которые возникают при составлении платежных документов по новым правилам.

Если удержаний не производится, надо ли в назначении платежа указывать нулевое удержание «//ВЗС//0-00//»?

Нет, не надо.

А если зарплата перечисляется по реестру, а не отдельными платежками, где указывать удержанную сумму?

При составлении платежки на общую сумму с реестром для перевода денежных средств нескольким гражданам взысканная сумма обозначается в реквизите, предназначенном для указания назначения платежа в реестре.

Как быть, если одному сотруднику перечисляется доход сразу по двум кодам?

В этом случае надо составить две платежки. Платежное поручение составляется по каждому виду дохода.

Если организация перечислила, например, пособие по уходу за ребенком, но не заполнила код, какие действия предпримет банк?

Платежное поручение составляется по каждому виду дохода. То есть банк не откажет в приеме такой платежки.

Что касается удержаний с данной суммы (если на сотрудницу в банке лежит исполнительный лист), то расчет суммы денежных средств на счете, на которую может быть обращено взыскание, осуществляется банком в соответствии с указанными в платежке кодами вида дохода. Если кода нет, банк спишет пособие.

Отметим, что в случае такого неправильного заполнения платежки на выплату физлицу организацию-работодателя могут оштрафовать за нарушение закона об исполнительном производстве.

Выплаты уволенным

При увольнении сотруднику обязаны выплатить все прописанные в трудовом или коллективном договоре деньги. При этом не имеет значения, увольняется ли гражданин по собственному желанию или по иным причинам. Бывшему сотруднику обязаны выплатить:

1. Зарплату — выдается полная сумма, за все отработанные дни.
2. Премии по итогам определенного срока (квартала, года). Если работник увольняется раньше, чем наступает расчетный день, премия высчитывается из отработанных дней. Однако, если премирование не предусмотрено трудовым договором, она не платится.
3. Неустойка, если работодатель расторгает трудовой договор досрочно. Сумма должна быть указана в трудовом договоре или соглашении о расторжении трудового договора. В этом случае размер материальной компенсации при увольнении устанавливается руководителем.
4. Выходное пособие при увольнении по инициативе работодателя, если работник не давал никакого повода к увольнению (ничего не нарушал и не собирался уходить по собственному желанию). Сюда же относится пособие при ликвидации организации, оно может выплачиваться на протяжении 3 месяцев, пока сотрудник ищет новую работу.
5. Материальная помощь при увольнении по собственному желанию, необходимая гражданину из-за возникшего сложной финансовой ситуации. При увольнении сотрудник может претендовать на деньги только в том случае, если увольнение не связано с грубыми нарушениями дисциплины или утратой доверия руководителя. Заявление на получение суммы подается вместе с заявлением об увольнении.

Приказ о выплате материальной помощи — источники правового регулирования

Среди юридически значимых документов, на которые необходимо опираться при издании приказа о выплате материальной помощи, можно выделить следующие:

• Трудовой кодекс (далее — ТК);
• ведомственные нормативные акты в отношении различных категорий работников (муниципальных служащих, работников культуры, педагогических работников и т. д.);
• коллективный договор, заключенный между предприятием и его трудовым коллективом (при наличии);
• инструкцию по делопроизводству в организации;
• порядок или положение об оказании материальной помощи сотрудникам.

В частности, трудовым законодательством (ст. 8 ТК) установлены право и обязанность работодателя (за исключением случаев, когда таковым является физическое, то есть не имеющее статуса ИП, лицо) издавать по вопросам труда локальные правовые акты. В ст. 135 ТК установлены правила формирования заработной платы, порядок фиксации дополнительных гарантий работнику и выплаты надбавок. При этом коллективный договор ст. 40 ТК определяет как акт, регулирующий социально-трудовые отношения, что допускает возможность установления материальной помощи работникам именно как социальной помощи, а не в качестве стимулирующей выплаты в виде надбавки к зарплате.

Документальное оформление предоставления матпомощи

Во избежание недоразумений с органами контроля предприятию необходимо выполнить основное условие документального оформления – подтвердить основание выплаты. При оформлении потребуется:

• Наличие заявления, представленного работником с указанием причин потребности в материальной помощи. Заявление составляется в свободной форме типового делового письма. Назначение помощи по инициативе работодателя не требует наличия заявления.
• Приложение справок, свидетельств, подтверждающих причину обращения работника. В качестве документов прилагаются копии свидетельства о рождении, смерти, решения суда, справки МЧС и прочие формы.
• Издание приказа руководителя с указанием основания предоставления помощи. Форма приказа произвольная с обязательным упоминанием сторон, назначения расчетной операции, предоставляемой суммы.

Приказ издается кадровым органом, подписывается руководителем, заявителем и передается в бухгалтерию для проведения расчетов. Хранение документа осуществляется в течение длительного срока одновременно с другими кадровыми приказами, касающимися расчетов с работниками.

Кроме личного обращения работника за матпомощью практикуются случаи составления служебной записки непосредственным руководителем лица. Альтернативный вариант возможен при отсутствии работника по уважительной причине.

При обращении за помощью к руководителю не требуется предоставления справок с места работы супруга о получении им сумм. Осуществление выплат производится независимо от помощи семье, получаемой из другого источника.

Как заполнить платежку с 1 июня 2020 г.

Форма платежного поручения не изменилась, код дохода нужно вписывать в поле 20 «Назначение платежа кодовое».

В платежке можно поставить только один код. Так, перечислить работнику зарплату и суточные общей суммой нельзя, для этого оформляют два платежных поручения с кодами 1 и 2. Зарплату и отпускные можно отправить одной платежкой – у них общий код.

Если на работника пришли исполнительные документы, и работодатель удерживает денежные средства из доходов должника, то в текстовом поле 24 «Назначение платежа» нужно сделать такую запись:

//ВЗС//удержанная сумма цифрами без пробелов//.

Рубли отделяют от копеек знаком тире «–», а если взысканная сумма в целых рублях, то после тире указывают «00».

Например, с зарплаты за июль удержали алименты в размере 15 тыс. руб. В поле «Назначение платежа» нужно оформить запись так:

//ВЗС//15000–00//. Заработная плата за июль 2020 года.

Образец заполнения платежного поручения

Если не было удержаний по исполнительным листам, писать ничего не нужно, только проставить код дохода в поле 20.

При зарплатном проекте, когда для выплат работникам формируют реестр, удержанную сумму вносят в каждую строку с ФИО должников в том же формате, что и для платежек. Удержания указывают и в платежном поручении на общую сумму, но при этом поле 20 «Наз.пл.» не заполняют.

Формы реестров у разных банков могут отличаться. Если сомневаетесь в правильности заполнения, обратитесь за разъяснениями в свой банк, в котором открыт зарплатный проект.

О видах материальной помощи

Работодатели могут оказывать материальную поддержку своим сотрудникам при наступлении любого значимого или финансово затратного события в жизни последних. Также возможно периодическое оказание помощи, приуроченное к круглым датам, отпускам и профессиональным праздникам. Ниже мы рассмотрим самые популярные виды выплат.

При рождении ребенка

Для получения выплаты сотрудник должен предоставить работодателю свидетельство о рождении или усыновлении ребенка. По такому поводу большинство компаний выплачивают своим сотрудникам до 50 тысяч рублей.

Такое ограничение продиктовано наличием налоговых льгот. Дело в том, что матпомощь в размере до 50 тысяч рублей не облагается НДФЛ и взносами при условии, что родитель или усыновитель получил деньги до того момента, как ребенку исполнился год. Закон не ограничивает количество таких выплат. Поэтому до 50 тысяч рублей можно выплатить хоть каждому родителю, который работает в компании, не облагая эту сумму взносами и налогами.

В результате смерти члена семьи

Сумма выплат в данном случае никак не ограничивается на законодательном уровне. Поэтому работодатель назначает материальную помощь по своему усмотрению.

Для получения выплаты сотрудник должен подать бумаги, подтверждающие следующие факты:

• родство заявителя с покойным;
• смерть родственника.

При возникновении чрезвычайных ситуаций

ЧС называют неблагоприятную обстановку на определенной территории, причиной возникновения которой является авария, катастрофа, опасное природное явление, стихийное бедствие или распространение общественно опасного заболевания. ЧС объявляет правительство.

Если в населенном пункте была объявлена чрезвычайная ситуация, то всем пострадавшим гражданам положена выплата из федерального бюджета. Размер матпомощи при возникновении чрезвычайных ситуаций определяется на государственном уровне.

Следует понимать, что выплаты из бюджета граждане получают только в тех случаях, когда речь идет крупномасштабных ЧС. Помощь в происшествиях личного характера можно получить только от работодателя и только при условии его желания и возможностей. Если работник пострадал или потерял имущество в результате чрезвычайной ситуации, работодатель может предоставить ему помощь дополнительно к бюджетной.

По прочим поводам

Работодатели могут по личной инициативе оказывать сотрудникам разовую материальную помощь к юбилею, дню рождения или свадьбе. Деньги к профессиональным праздникам и отпускам обычно выплачиваются на постоянной основе. И речь в данном случае идет именно о материальной помощи, а не о выплате премий.

Материальная помощь сотрудникам и алименты

Список доходов, из которых в обязательном порядке удерживаются алименты, обозначен в Постановлении Правительства № 841 от 18.07.1996 г. Вычет алиментов необходим за исключением сумм, положенных:

• для ликвидации последствий аварий, чрезвычайных ситуаций, форс-мажорных обстоятельств – например, суммы погорельцам.
• на оказание материальной помощи в гуманитарных целях – из бюджетных средств, из средств международных организаций.
• для устранения последствий террористического акта.

Алименты не удерживаются из сумм материального финансирования, предоставления при способствовании  раскрытию преступления или в связи с гибелью члена семьи.

Как облагается налогами

Материальная помощь облагается налогами в обязательном порядке. Но на разные виды отчислений из заработной платы есть определенные ограничения, когда она налогом облагаться не будет. Страховые взносы в социальные фонды не будут начисляться на мат. помощь в следующих случаях если:

• работник расторг договор о выполнении своих профессиональных обязанностей с организацией;
• у сотрудника умер кто-то из его семьи;
• сотрудник попал под влияние непредвиденных обстоятельств или природных катаклизмов;
• у работника родился ребенок и/или денежная поддержка, оказывается после рождения в течение двенадцати месяцев со дня родов;
• сумма помощи не больше чем четыре тысячи.