Является ли командировкой служебная поездка работника в другую часть города — выплачивать ли суточные и можно ли учесть расходы для налога на прибыль?

Энциклопедия решений. Срок служебной командировки

Срок служебной командировки

В части первой ст. 166 ТК РФ прямо указано, что работник направляется в служебную командировку всегда на определенный срок.

При определении срока служебной командировки работодателю необходимо учитывать следующие правила, установленные п. 4 Положения.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

В процессе выполнения служебного поручения может возникнуть необходимость как продления срока командировки, так и его сокращения, что ТК РФ и Положением не запрещается, но требует дополнительного оформления.

Правила определения фактического срока пребывания работника в командировке регламентированы пунктом 7 Положения.

Документы, по которым определяется фактический срок командировки

проездные документы, представляемые работником по возвращении из командировки

проезд работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности)

служебная записка, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта)

отсутствие проездных документов

отсутствие проездных документов и документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования

служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки)

Сколько может длиться командировка по закону?

Я работаю в компании, которая занимается производственным обучением персонала на строительных объектах Крайнего Севера: в Якутии, ЯНАО и т. д. Офис компании находится в Санкт-Петербурге, а на строительные объекты мы выезжаем, оформляя командировку.

До недавнего времени командировки длились от 14 дней до месяца. А сейчас руководитель стал продлевать их до двух месяцев и более. Причина в том, что сотрудники компаний-заказчиков на северных объектах часто меняются, приезжают новые, и их необходимо обучать.

У меня такой вопрос: есть ли какая-то установленная законом предельная длительность командировок?

Или, может быть, где-то оговорен минимальный интервал между командировками? А то зачастую бывает так: я месяц пробыл в Якутии, а через пару-тройку дней работодатель отправляет меня еще на месяц уже на Ямал. Но я ведь даже не успел прийти в себя! Так даже самого выносливого человека можно вынудить уйти с работы.

Понимаю и разделяю ваше возмущение. Но боюсь, ничего утешительного я не скажу.

По закону срок командировки определяет именно работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Минимальные интервалы между командировками тоже нигде не установлены.

Поэтому если вы не относитесь к категориям работников, которых вообще нельзя отправлять в командировки или можно, но только с их согласия, то вы не вправе отказаться от служебных поездок. Разумеется, если соблюдаются остальные ваши права как командированного лица.

Как осуществляется учет рабочего времени в командировке

Рабочее время командированного сотрудника, как и в случае с работниками в офисе компании, учитывается в табеле по унифицированной форме № Т-13. При внесении в табель сведений о командируемом работнике кадровику следует иметь в виду, что:

1. Рабочие часы в табеле не отражаются (поскольку неизвестно, в какой именно момент времени командируемый приступает к работе в поездке). В документе проставляется условное обозначение К либо код 06.

2. При нахождении в командировке в выходные дни сотрудник в общем случае считается пришедшим в соответствующие дни на работу. Данный факт в табеле отражается с применением условного обозначения РВ или кода 03. Зарплата за этот день начисляется работнику в двойном объеме (либо в обычном, с последующим предоставлением отгула).

Важный нюанс: работодатель вправе попросить сотрудника удостоверить факт работы в выходной день. Если выяснится, что он в выходной день отдыхал, как его коллеги на штатном месте работы, то в табеле отражается условное обозначение В. Зарплата за этот день работнику не начисляется.

Еще один важный нюанс ведения корректного кадрового учета — установление сроков командировки. Изучим его подробнее.

Как продлить срок командировки

Бывают случаи, когда период выполнения служебных обязанностей необходимо продолжить. Это необходимо сделать только с согласия самого сотрудника. Происходит это так:

Новый оформленный приказ должен включать в себя информацию о количестве дней необходимых для выполнения работы. По возвращении приказ об изменении сроков командировки, образец которого составляется работодателем, человек подписывает в обязательном порядке.

Если время командировки меняется в большую или меньшую сторону, то работодатель согласно ТК издает распоряжение.

Продление командировки оформляют приказом настолько, насколько необходимо для решения служебных дел.

Требуется ли согласие работника

Есть ряд категорий трудящихся, которым оформлять командировочные дни можно только с их согласия:

Беременных женщин в служебные поездки отправлять запрещено.

Во избежание разногласий, при оформлении на работу согласовывается вопрос о том, сможет ли работник выполнять служебные обязанности вдали от дома.

При возникновении спорных вопросов, граждане могут обращаться в суд.

Порядок оформления

Командировочное удостоверение и служебное задание законодательством не требуется, но и не запрещено.

Изменения в длительности поездки обязательно отражаются в приказе (новом или корректируется уже созданный) и на выплате командировочных. Для этого сотрудник предоставляет документ, в котором указывает причины возникновения задержки. К ним относят:

Документальный отчет предоставляется в течение трех суток. Если до начала командировочных дней были выданы денежные средства, то в конце командировки производят перерасчет.

За проведенное время в отъезде работник получает:

В том случае, когда сотрудник принял решение выехать раньше начала командировочного периода, то это время не оплачивается.

Все дополнительные расходы компенсируются после возвращения из командировки и после подписи приказа.

Больничный лист, если был оформлен во время служебной поездки, оплачивается. Только дни нетрудоспособности в командировочный период не включаются.

Кого нельзя отправить в командировку

Если работнику предстоит служебная командировка, то по закону, отказаться от нее он не может. Однако закон устанавливает категории сотрудников, которых либо вообще нельзя отправлять, либо от них необходимо получить согласие в письменном виде.

Закон запрещает отправлять в поездки следующих работников:

• Если у него действует ученический договор;
• Женщин, которые ожидают появление ребенка;
• Работников возрастом до 18 лет.

Однако для последней категории действуют исключения. Это правило не распространяется на работников творческих профессий — СМИ, кино, цирков, театров, а также занятых на других работах, предполагающих создание или исполнение произведений. В эту же категорию входят и спортсмены.

Важно! Если работник входит в категорию, для которой запрещены поездки, отправлять его в них нельзя ни при каких условиях, даже если он даст письменное разрешение. В любом случае на организацию будут наложены штрафы.. Еще одна категория работников может поехать, но они должны дать на это письменное согласие

Это значит, что они могут отказаться от поездки, и работодатель не имеет права к ним применять какие-либо санкции

Еще одна категория работников может поехать, но они должны дать на это письменное согласие. Это значит, что они могут отказаться от поездки, и работодатель не имеет права к ним применять какие-либо санкции.

К таким работникам относятся:

• Женщины с детьми до 3-х лет, либо гражданин, воспитывающий ребенка такого возраста без матери;
• С детьми до 5 лет, воспитывающие его без второго супруга;
• С детьми-инвалидами до 18 лет;
• Осуществляющие медицинский уход за родственниками;
• Сотрудники-инвалиды, если это не мешает программе реабилитации;

Внимание! Согласие, которое дает такой работник, обязательно должно включать пункт о том, что он знает о своем праве дать отказ согласно положениям ТК.

Считается ли разъездной характер работы командировкой?

Действующее законодательство четко разделяет понятия разъездной работы и командировки.

Командировка это поездка работника по заданию руководства в определенное место с определенной целью, причем место назначения отличается от его постоянного места работы. Это значит, что если сотрудник постоянно сидит в офисе, и время от времени выезжает по делам фирмы — это служебная командировка.

В то же время, если работник постоянно находится в пути, и фактически не имеет постоянного рабочего места — то это разъездная работа.

Условие о том, что сотруднику назначается разъездной характер работы, сразу указывается в его трудовом соглашении, а также приказе об оформлении на работу. В то же время, простой сотрудник подписывает соглашение со стандартными условиями, а оформление командировки производится путем создания приказа на командировку, служебного задания, командировочного удостоверения и т. д.

Различается также и процесс оплаты труда сотрудников. Помимо полной компенсации расходов на транспорт, проживание и прочих, установленных локальными актами, их рабочее время оплачивается принципиально по-разному.

Если при командировке эти дни рассчитываются исходя из среднего заработка, то при разъездном характере оплата производится исходя из условия, указанного в трудовом соглашении — тарифной ставки, оклада и т. д.

Важно! Таким образом, если в трудовом соглашении с сотрудником указано, что поездки — это его прямая обязанность, а не выполнение заданий руководства, то их нельзя признавать командировками.

Максимального срока командировки нет

Командировка может быть как краткосрочной, в том числе однодневной, так и длительной. Однако четкого определения термина «длительная командировка» нет. Обычно так называют служебные поездки за границу на срок от полугода, когда командированный рискует сменить налоговый статус с резидента на нерезидента.

Очевидно только, что командировка не может быть бессрочной: в трудовом кодексе закреплено, что это служебная поездка на определенный срок для выполнения конкретного служебного поручения.

Продолжительность командировки работодатель обычно определяет заранее — до ее начала. Бухгалтерии нужно верно рассчитать размер аванса для командированного работника, а кадровику — учесть рабочее время командированного в табеле.

Но руководитель вправе своим приказом продлить изначальный срок командировки и самостоятельно определить новую дату окончания поездки. Никаких ограничений на продление командировки в законе нет.

Например, работнику из Новосибирска три раза продлевали командировку в Нижневартовск. В итоге она длилась полтора месяца вместо изначальных 15 дней. И это вполне законно.

Понятие и признаки служебной командировки

Большинство определений понятия служебной командировки, существующих в юридической литературе1, по существу сводятся к воспроизведению соответствующей нормы действующего законодательства.

Федеральным законом от 30 июня 2006 г. №90-ФЗ введена часть в статью 166 ТК РФ, согласно которой особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации. В настоящее время такой нормативный акт пока, к сожалению, еще не принят.

По вопросу, касающемуся служебных командировок, основным нормативным актом является Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 622 (далее Инструкция). В соответствии со ст. 423 ТК РФ указанная Инструкция сохраняет свое действие в части, не противоречащей ТК РФ.

Согласно ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Это определение несколько отличается от прежнего, содержащегося в уже упомянутой Инструкции СССР от 07.04.1988 № 62, согласно которой «служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы». Очевидно, что определения практически повторяют друг друга, но разница между ними все же есть.

Первое отличие. Прежде всего, понятия различаются указанием на лицо, принимающее решение о направлении в командировку: ранее — руководитель предприятия, теперь — работодатель. С одной стороны, очевидно, что ранее, во времена социалистического производства, у всех был один «работодатель» и «руководитель», с другой — в современных условиях это не всегда одно и тоже. Об этом свидетельствует и анализ норм самого Трудового кодекса РФ, согласно которым руководитель организации — это физическое лицо, которое в соответствии с законом или учредительными документами организации осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (статья 273 ТК РФ), а работодатель — физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (статья 20 ТК РФ).

Таким образом, понятие «работодатель» шире, чем руководитель, а основное их отличие в трудовых отношениях состоит именно в правомочии заключать трудовые договоры. Как правило, руководитель действует от имени работодателя, который передает ему свои полномочия в трудовых отношениях (на основании устава, договора, в установленном законом порядке и т.п.).

Второе отличие. Ранее командировкой считалась поездка «в другую местность вне места постоянной работы»; теперь такого указания нет. Это дает возможность некоторым авторам1 исходить из того, что командировкой может называться поездка не только в другую местность, но и в преде лах одной и той же местности. Например, предприятие находится в г. Москве, и работника можно направить в командировку на предприятие, находящееся также в г. Москве, оформив направление в командировку соответствующим образом.

Отсутствие в ст. 166 упоминания о другой местности иногда создает впечатление о том, что исполнение любого служебного поручения вне места работы должно быть признано служебной командировкой.

Такое впечатление ошибочно, поскольку выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является поездкой: работник не уезжает из местности, в которой он проживает, он имеет возможность ежедневно возвращаться домой. Это подтверждает и норма ст. 168.1 ТК РФ, которая обязывает работодателя возместить работнику расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

В подобных случаях уместнее говорить о выполнении служебного поручения в другой организации. Иногда на практике используется термин «местная командировка», то есть подчеркивается, что поручение работодателя выполняется в пределах данной местности (населенного пункта). Работник, направленный в другую организацию, безусловно, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются.

Как осуществляется учет рабочего времени в командировке

Рабочее время командированного сотрудника, как и в случае с работниками в офисе компании, учитывается в табеле по унифицированной форме № Т-13. При внесении в табель сведений о командируемом работнике кадровику следует иметь в виду, что:

1. Рабочие часы в табеле не отражаются (поскольку неизвестно, в какой именно момент времени командируемый приступает к работе в поездке). В документе проставляется условное обозначение К либо код 06.

2. При нахождении в командировке в выходные дни сотрудник в общем случае считается пришедшим в соответствующие дни на работу. Данный факт в табеле отражается с применением условного обозначения РВ или кода 03. Зарплата за этот день начисляется работнику в двойном объеме (либо в обычном, с последующим предоставлением отгула).

Важный нюанс: работодатель вправе попросить сотрудника удостоверить факт работы в выходной день. Если выяснится, что он в выходной день отдыхал, как его коллеги на штатном месте работы, то в табеле отражается условное обозначение В. Зарплата за этот день работнику не начисляется.

Узнать больше о специфике применения унифицированной формы № Т-13 вы можете в статье .

Еще один важный нюанс ведения корректного кадрового учета — установление сроков командировки. Изучим его подробнее.

Что является служебной командировкой: характеристики

• Срочность – сотрудник отправляется в командировку для решения насущных задач, поэтому выезд осуществляется в максимально сжатые сроки с момента объявления о поездке.

• Деловая цель – командировка является служебным поручением. Если работник отправляется в другой город на корпоратив, то такую поездку нельзя назвать и оформить как командировку.

• Удаленность – командировкой считается деловая поездка за пределы населенного пункта, где находится место постоянной работы сотрудника.

Правила служебной поездки не распространяются на профессии, которые предполагают постоянное нахождение сотрудников в пути, например, водитель автобуса, курьер, торговый агент, машинист поезда. Представители этих профессий не смогут вести профессиональную деятельность, если не будут постоянно в дороге, поэтому их поездки нельзя считать командировками.

Продолжительность командировки по ТК РФ

Срок служебной поездки – это период, который длится со дня выезда сотрудника в командировку до дня возвращения в город постоянного проживания. Законодательство не устанавливает наибольший и наименьший срок нахождения в командировке, длительность поездки рассчитывает руководитель в соответствии с дальностью поездки, количеством поставленных задач и сложностью их решения.

Минимальный срок командировки – 1 день, что позволяет рассчитать суточные траты и составить отчет в ФНС, максимальный срок не обозначен законом, но поездка не может длиться бессрочно. При необходимости руководитель может отозвать сотрудника или продлить срок поездки.

Что считать командировкой:

• однодневную поездку в пункт, который близко расположен от места постоянной работы сотрудника, например, на заседание совета директоров, участия в судебных разбирательствах, встречи с партнерами, пр.;

• поездка на объект, расположенный в другом регионе, откуда невозможно или сложно ежедневно добираться домой.

В первом случае командированному не выплачиваются суточные, но начисляется зарплата. Во втором случае насчитывается оплата за каждый день командировки и время, потраченное на дорогу (пункт 11 Положения № 749). Если сотрудник отправляется в однодневную поездку за границу, то ему насчитывается 50% от суточных, которые были бы выплачены в случае более длительной командировки. Работодатель вправе устанавливать собственные нормы выплат (но в сумме, не ниже предусмотренной законом), например, отправлять работника в однодневную командировку в близлежащий город с полной выплатой суточных.

Учет рабочего времени в командировке

В этом случае он может привлечь работника с его согласия к работе в выходной день по графику основного места работы (Статья 113 ТК РФ), а также установить часы, в которые он должен выполнять служебное задание. Такое распоряжение работодателя должно быть отражено в приказе о направлении в командировку (унифицированная форма N Т-9);(или) не делать никаких специальных указаний по режиму работы в командировке, и тогда командированный работник будет самостоятельно определять режим работы с тем, чтобы выполнить служебное задание.Вести точный учет отработанного работником в командировке времени по основному месту работы невозможно. А принимающая сторона этого делать не может, поскольку не является работодателем.

Налоговые риски

Срок командировки по ТК РФ

К¾Ã¼Ã°Ã½Ã´Ã¸ÃÂþòúð ÿþ âààä ôþûöýð øüõÃÂàÃÂÃÂÃÂþóÃÂàÿÃÂþôþûöøÃÂõûÃÂýþÃÂÃÂÃÂ. àÃÂþþÃÂòõÃÂÃÂÃÂòøø à÷ðúÃÂõÿûõýýÃÂü ò ýþÃÂüðÃÂøòýþ-ÿÃÂðòþòþü ðúÃÂõ þÿÃÂõôõûõýøø, óÃÂðöôðýøý þÃÂÿÃÂðòûÃÂõÃÂÃÂàò ÃÂûÃÂöõñýÃÂàÿþõ÷ôúàôûàòÃÂÿþûýõýøàÃÂðÃÂÿþÃÂÃÂöõýøàÃÂÃÂúþòþôÃÂÃÂòð ÃÂøÃÂüÃÂ. ÃÂþ üõÃÂõ ýðÃÂÃÂÃÂÿûõýøàþÿÃÂõôõûõýýþóþ ÃÂþñÃÂÃÂøÃÂ, úþüðýôøÃÂþòúð ôþûöýð ÷ðúðýÃÂøòðÃÂÃÂÃÂÃÂ.

àð÷ÃÂÃÂÃÂýõýøÃÂ, úðÃÂðÃÂõûÃÂýþ ÃÂÃÂþúð ÿþõ÷ôúø, ÷ðúÃÂõÿûõýàò ÿÃÂýúÃÂõ 4 ÿþûþöõýøàâÂÂ749. àýÃÂü óþòþÃÂøÃÂÃÂÃÂ, ÃÂÃÂþ ôõýàþÃÂÿÃÂðòúø ø òþ÷òÃÂðÃÂõýøàòúûÃÂÃÂðÃÂÃÂÃÂàò þñÃÂøù ÃÂÃÂþú ÿÃÂÃÂõÃÂõÃÂÃÂòøÃÂ. ÃÂÃÂûø òÃÂõ÷ô þÃÂÃÂÃÂõÃÂÃÂòûÃÂõÃÂÃÂàôþ 23:59, ÃÂÃÂþàôõýàñÃÂôõàÃÂÃÂøÃÂðÃÂÃÂÃÂàüþüõýÃÂþü þÃÂÃÂõ÷ôð. àÃÂûÃÂÃÂðõ þñþ÷ýðÃÂõýøàò ÿþÃÂðôþÃÂýÃÂàñøûõÃÂðàòÃÂõüõýø þÃÂÿÃÂðòûõýøà00:00 ø ÿþ÷ôýõõ, ôðÃÂþù òÃÂõ÷ôð ñÃÂôÃÂàÃÂÃÂøÃÂðÃÂÃÂÃÂàÃÂöõ ÃÂûõôÃÂÃÂÃÂøõ ÃÂÃÂÃÂúø.

ÃÂÃÂþôþûöøÃÂõûÃÂýþÃÂÃÂàÿþõ÷ôúø ÷ðòøÃÂøàþàÃÂðÃÂÿþÃÂÃÂöõýøàÃÂÃÂúþòþôÃÂÃÂòð. ÃÂýþ þñÃÂ÷ðýþ ÃÂþÃÂÃÂðòøÃÂàÃÂþþÃÂòõÃÂÃÂÃÂòÃÂÃÂÃÂøù ÿÃÂøúð÷. ÃÂý þÃÂþÃÂüûÃÂõÃÂÃÂàò ÿøÃÂÃÂüõýýþü òøôõ. àÿÃÂøúð÷õ ÃÂøúÃÂøÃÂÃÂõÃÂÃÂÃÂ:

• ÃÂõûÃÂ, àúþÃÂþÃÂþù óÃÂðöôðýøý ýðÿÃÂðòûÃÂõÃÂÃÂàò ôÃÂÃÂóþù ÃÂÃÂñÃÂõúàøûø ÃÂÃÂÃÂðýÃÂ;
• ÿÃÂþôþûöøÃÂõûÃÂýþÃÂÃÂàòÃÂÿþûýõýøàÃÂûÃÂöõñýþóþ ÷ðôðýøÃÂ;
• øýÃÂõ ýÃÂðýÃÂÃÂ, úðÃÂðÃÂÃÂøõÃÂàþÃÂþñõýýþÃÂÃÂõù òÃÂÿþûýõýøàÿþÃÂÃÂðòûõýýÃÂà÷ðôðÃÂ.

Права и обязанности работника во время командировки

• Право на выплату дневных расходов – работник имеет право на ежедневную выплату средств на питание и проживание во время командировки. Для этого ему необходимо предоставить документы, подтверждающие расходы.
• Обязанность выполнить поставленные задачи – работник обязан добросовестно выполнять свои служебные обязанности во время командировки с тем же качеством, которое от него требуется в офисе.
• Право на оплату времени командировки – работник имеет право на оплату времени, проведенного в командировке. Работодатель должен установить определенные ставки оплаты, если это необходимо.
• Обязанность соблюдать правила охраны труда – работник обязан соблюдать все правила и требования охраны труда как в офисе, так и во время командировки. Это включает соблюдение мер безопасности, использование защитной одежды и средств индивидуальной защиты.
• Право на отдых – работник имеет право на отдых и выходные дни во время командировки, если его рабочий график предусматривает такую возможность.
• Обязанность предоставить отчет о выполненной работе – по окончании командировки работник обязан предоставить отчет о выполненной работе, который должен содержать информацию о достигнутых результатах и затратах.

Правильное понимание прав и обязанностей работника во время командировки позволяет обеспечить эффективное выполнение задач и создать комфортные условия для работника в новом рабочем окружении.