Как заполнить СТД-Р
Для формирования отчета СТД-Р в 2023 году используется бланк из Приказа Минтруда от 10.11.2022 N 713н. Работодатель не имеет права вносить в него какие-либо корректировки, к примеру, дополнять или убирать строки и столбцы. Можно только вносить информацию в имеющиеся поля или оставлять их пустыми при отсутствии данных.
Заполнить СТД-Р несложно, делается это в несколько этапов. Полное описание формирования СТД-Р содержится в разделе II приложения N 3 Приказа Минтруда N 713н.
Этап 1. Сведения о сотруднике
Укажите ФИО работника. Отчество может отсутствовать, к примеру, у иностранцев. Информация указывается на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений, не заменяя имя и отчество на инициалы.
Внесите дату рождения физлица (формат ДД.ММ.ГГГГ) и СНИЛС (формат XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX).
Информация, указываемая в блоке, должна быть аналогична той, которая зафиксирована в документах о регистрации сотрудника в системе персучета СФР.
Этап 2. Сведения о работодателе
Укажите регистрационный номер работодателя в СФР, который присвоен ему при постановке на учет в качестве страхователя.
Впишите наименование юрлица согласно учредительной документации (или ФИО без сокращения для ИП согласно документа, который удостоверяет его личность).
В строке «ИНН» укажите номер юрлица или физлица (для ИП) согласно свидетельству о постановке на учет в ИФНС.
В строке «КПП» проставбте код причины постановки на учет для юрлица. Для ИП поле не заполняйте, поскольку по нему этот код отсутствует.
Этап 3. Сведения о трудовой книжке
Этот блок работодатели заполняют только по тем сотрудникам, которые подали требуемое заявление.
Отразите информацию о дате подачи заявления на электронную трудовую книжку или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Этап 4. Сведения о кадровых мероприятиях
Наиболее сложный к заполнению блок, который вызывает трудности у специалистов и сопряжен с разными ошибками. Строки заполняются так:
- в столбце 1 — номер записи в хронологической последовательности;
- в столбце 2 — дата кадрового мероприятия (к примеру, приема, увольнения и т. д.) в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- в столбце 3 — название кадрового мероприятия (их всего 7 — ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ). Последние два введены из-за мобилизации, о чем сказано выше;
- в столбце 4 — сведения о трудовой функции, например, должности, квалификации и т. д., а также структурном подразделении работодателя. Подразделение прописывают, когда условие о работе в нем зафиксировано в трудовом договоре. Наименование трудовой функции указывают по штатному расписанию;
- в столбце 5 — код выполняемой функции по классификатору ОК 010-2014. Формат записи — ХХХХ.Х, где первые четыре цифры обозначают код названия группы занятий, а пятая цифра — контрольное число;
- в столбце 6 — причина увольнения, в т. ч. пункт, часть статьи, статья ТК РФ;
- в столбцах 7, 8, 9 — соответственно название, дата и номер документа, которым оформлено кадровое мероприятие;
- в столбце 10 — признак отмены записи в формате «Х», когда данные по заполненной строке отменили.
Этап 5. Сведения о заверении документа
Если документ оформляется в бумажном виде, то проставляются дата заполнения документа, а также должность, подпись и ее расшифровка уполномоченного лица (обычно руководитель работодателя). Ставится печать (если есть).
Если документ оформляется в электронном виде, его подписывают УКЭП уполномоченного лица.
После прохождения всех этапов документ считается заполненным, и его можно выдавать сотруднику. Если форма выдается в бумажном виде, сотрудник расписывается о ее получении в журнале выданных справок по форме СТД-Р. Регламентированной формы журнала нет, работодатель разрабатывает ее самостоятельно.
Памятка работнику об электронной трудовой книжке
ПФР разработал и разместил на своём сайте памятку для сотрудников организаций и работодателей об ЭТК. В ней даются разъяснения:
- по приему на работу с электронной трудовой книжкой;
- о том, как получить доступ к электронной трудовой книжке и ее копию;
- в какой форме можно увидеть свою электронную трудовую книжку;
- как формируются записи в трудовой электронной книжке;
- какие преимущества даёт ЭТК.
В памятке приводится информация, которая представляет интерес не только для россиян, но и для иностранных граждан, ведущих предпринимательскую или трудовую деятельность в России в соответствии с ТК РФ.
Переход на электронные трудовые книжки
Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
Инструкция по заполнению трудовой книжки
Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:
- титульный лист – ключевые данные о работнике;
- сведения о работе – это вся история трудового пути;
- сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.
В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.
Заполнение титульного листа
Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.
Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:
- персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
- данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
- дата, в которую была открыта трудовая книжка;
- подпись того человека, который заполнял страницу;
- печать компании (при наличии).
Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).
Раздел «Сведения о работе»
Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.
Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:
- Номер записи, согласно порядку нумерации.
- Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
- Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
- Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).
Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.
Что писать в трудовой при работе по совместительству
В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.
Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:
- справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
- заявление от работника;
- копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.
В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.
Запись по совместительству в трудовой книжке – образец
Как заполнять трудовую при увольнении
Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.
Образец заполнения трудовой книжки при увольнении
Раздел «Сведения о награждении»
Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируется стаж работы и вся история трудовой деятельности гражданина, начиная от первого трудоустройства до увольнения с места последней работы. Некоторые юристы считают трудовые книжки пережитком прошлого, ссылаясь на то, что от этих документов уже давно отказался почти весь мир, за исключением России и стран СНГ. По их мнению, трудовая книжка – это еще один элемент бюрократии, не имеющий нужных и особо значимых функций
К примеру, рассчитывая размер пенсии, специалисты берут во внимание не трудовую книжку, а период, за который работодатели делали отчисления в Социальный фонд России (СФР).
Однако делать выводы о бесполезности трудовой книжки опрометчиво. Сейчас трудовая книжка – это своего рода гарант безопасности. В спорных моментах, например, в случае отсутствия пенсионных отчислений со стороны неблагонадежного работодателя, именно трудовая книжка будет являться подтверждением факта трудовой деятельности гражданина. Для работодателя трудовая книжка – тоже немаловажный документ при приеме сотрудника на работу: по нему можно удостовериться в опыте соискателя, а не только доверять тому, что указано в резюме.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдать работнику его трудовую книжку можно только на основании письменного заявления.
Книжку нужно выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления. Никаких записей в трудовую книжку в этом случае не вносится.
Переход на электронную трудовую
Если работник перешел на электронную трудовую, бумажная ему выдается на руки с соответствующей записью:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки,
- в графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»,
- в графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.
При увольнении
При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.
Если невозможно выдать трудовую на руки в день увольнения работнику нужно направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Отправить трудовую почтой можно только с письменного согласия по адресу, указанному в заявлении..
Со дня направления работнику уведомления о необходимости получить трудовую работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки члену семьи работника.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками хранятся у работодателя до востребования.
Какая лучше, электронная трудовая книжка или бумажная?
Некоторым людям намного спокойнее физически ощущать в руках свои документы, видеть их и знать, что они в порядке. Не исключение и трудовая книжка. Такое восприятие выработалось годами, а подкрепляется низким доверием к государственным учреждениям и посторонним лицам. Тем более, когда дело касается личных сведений.
Однако, задумаемся на минуту, кто и что теряет с отсутствием бумажного документа? Да, «достать из широких штанин» на новой работе книжку с «красивой» зеленой или серой обложкой в виде «бесценного груза» уже не получится. Но и таскать ее всюду, следить за сохранностью, ждать выдачи при увольнении тоже не придется. Без физического носителя исчезают и все присущие ему недостатки.
Конечно, для уточнения рабочих сведений немного проще пролистать несколько страниц, если бумажная трудовая на руках. Но и запросить выписку о трудовой деятельности из ПФР за нужный период не составит труда. Ее можно взять как самостоятельно, так и через своего работодателя. При этом документ можно получить как в электронном виде, подписанный ЭЦП, так и распечатанный на листке бумаги. Что, в свою очередь, имеет сходство с классической книжкой.
Читайте:
Стоит учитывать и человеческий фактор. Ведь на бумаге допустить ошибку несложно, и гораздо сложнее ее исправить. Ошибки не исключены и в цифровом виде. Однако, они могут быть легко устранены без следов прежних неточностей.
А что насчет работодателей? Ведь, с введением электронных трудовых увеличилась и нагрузка. Добавилась новая отчетность и строгое соблюдение сроков ее сдачи. Что есть, то есть. Тем не менее, при выборе сотрудниками ведение записей по ним и в бумажном виде работы прибавится вдвое. Поскольку, будут одновременно вестись обе книжки.
Существует же риск технических сбоев и потери данных, как это бывает с некоторыми информационными системами. И это верно. Только насколько велика вероятность этого с базой данных государственного уровня, резервированием информации, современным уровнем безопасности и обслуживанием квалифицированными специалистами? Очевидно, что минимальная. Намного ближе к истине порча физического документа домашними питомцами, детьми, чашкой кофе или банальная утеря.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.
Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
В дубликат вносятся следующие сведения:
а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;
б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:
-
- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
- профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;
ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.
Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).
При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.
Особенности работы с электронной трудовой книжкой
Электронная трудовая книжка – это новшество в сфере трудовых отношений России, которое позволяет сократить бумажную работу в отделении пенсионного фонда. Работник теперь может посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатель должен вести данные работника только в электронной версии.
Если вы гражданин России, то для получения электронной трудовой книжки нужно обратиться в пенсионный фонд вашего региона. Вы можете сделать это как в личном кабинете на портале Госуслуги, так и в отделении пенсионного фонда. На портале Госуслуги также можно найти информацию об открытии электронной трудовой книжки и материалы к ней.
Чтобы получить данные о своей работе, нужно зайти в свой личный кабинет на портале Госуслуги или обратиться в отделение пенсионного фонда. Возможно, потребуется обратиться в другой пенсионный фонд, если работник переезжал в другой город.
Важно заметить, что электронная трудовая книжка обязана содержать все записи о работе работника с 2015 года. Если у вас была бумажная трудовая книжка, то данные по работам до этого года могут быть получены только с помощью перевода в электронный вид или получения выписки из бумажной книжки
Если у вас есть вопросы по работе с электронной трудовой книжкой, вы можете обратиться в техническую поддержку портала Госуслуги или пенсионного фонда
Также полезно обратить внимание на информацию на сайте пенсионного фонда и инструкции по работе с электронной трудовой книжкой
Сроки заполнения трудовой книжки на Госуслугах
Работник обязан иметь трудовую книжку, в которой записана информация о его трудовой деятельности. Ранее, трудовую книжку вели в бумажной форме. Теперь же существует электронная трудовая книжка, размещенная на портале Госуслуги.
Вам необходимо обратиться в Центр занятости населения для получения первой трудовой книжки, если у вас нет следов трудовой деятельности за последние два года. Если же вы уже работаете, то данные о трудовой деятельности, подтвержденные работодателем, должен внести работник в кабинете на портале Госуслуги.
Сроки заполнения электронной трудовой книжки на Госуслугах не ограничены. Вы можете добавлять новые записи о своей деятельности в любое время. Получить выписку из вашей трудовой книжки, а также ее версию можно через личный кабинет на портале Госуслуги.
Если у вас возникли вопросы, связанные с электронной трудовой книжкой на Госуслугах, вы можете найти материалы на официальном сайте, обратиться по телефону горячей линии или отправить заявление через личный кабинет на портале в разделе «Мои обращения».
Однако, если у вас возник другой вопрос, касающийся пенсионного фонда России или другой информации о гражданине, вам нужно обратиться в соответствующее отделение пенсионного фонда или другое государственное учреждение.
Ошибки при заполнении трудовой книжки
Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть фатальными для вашей деятельности как работника. Работодатель обязан заполнять книжку в соответствии со всеми требованиями законодательства России. Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке, то нужно связаться с работодателем и попросить его исправить запись. Если работодатель не отвечает на ваше обращение, можно написать заявление на исправление в трудовой инспекции.
Если вы хотите получить информацию о своей трудовой деятельности, то на сайте Госуслуги вы можете найти видео-материалы и инструкции по заполнению трудовой книжки. Также можно получить выписки и записи в электронной версии трудовой книжки через портал Госуслуги.
Если вы все еще храните бумажную версию трудовой книжки, то может возникнуть вопрос, где ее взять или как ее перевести в электронный вид. Для этого вы можете обратиться в ваш пенсионный кабинет или в отделение трудовой инспекции. Также на сайте Госуслуги можно найти информацию о получении и переводе бумажной трудовой книжки в электронный вид.
- Если вы только начали работу, то первый вопрос, который вам необходимо решить, это получение трудовой книжки с подписью работодателя. Без этого документа вы не можете начать работу.
- Если у вас есть личный кабинет на сайте Госуслуги, то вы можете посмотреть все записи в трудовой книжке, а также получить выписку о вашей трудовой деятельности за последние два года.
- Если вы потеряли свою трудовую книжку, то вы можете восстановить ее в трудовой инспекции.
Таким образом, на сайте Госуслуги вы можете найти всю необходимую информацию о трудовой книжке, ее получении и заполнении. Если же у вас возникли какие-либо вопросы, то можно обратиться в отделение трудовой инспекции или отправить запрос на почту Госуслуг.