Назначаем главного бухгалтера: как учесть все нюансы

Особенности назначения

Трудовой кодекс уделяет такой должности особое внимание. Например, определяет особые условия заключения трудового договора с ним

В соответствии со ст. 59 ТК РФ с главбухами организаций любых форм собственности по соглашению сторон может заключаться срочный трудовой договор, а испытательный срок (ст. 70 ТК РФ) для них может продлиться 6 месяцев, если на то нет ограничений.

Принимая на работу бухгалтера или оформляя перевод с другой должности, нужно оформить Приказ о приеме или о переводе. Как правило, в этом случае используют унифицированные формы № Т-1 и № Т-5. В некоторых учреждениях дополнительно составляют приказ о назначении главбуха. Думается, что издание такого приказа вызвано излишними бюрократическими требованиями некоторых банков и электронных площадок, так как, по сути, этот документ повторяет изложенную в кадровых приказах информацию и дополнительной ценности не имеет.

Пункты 2 и 3

Вторая часть приказа включает в себя сведения о сотруднике, который передает дела будущему главному бухгалтеру. Его фамилию, имя, отчество нужно указать также без сокращений. Затем вписывается срок передачи дел (как правило, это две недели или десять рабочих дней). Чаще всего срок передачи дел определяется в зависимости от того, когда написал заявление на увольнение предыдущий главбух.

Далее нужно подробно описать состав передаточной комиссии. Эти лица осуществляют контроль за передачей-приемом финансовых дел. Для исключения разночтений к данному приказу рекомендуется прикреплять приложение о регламенте работы созданной надзорной комиссии.

Иногда помимо внутренних сотрудников предприятия к приему-передаче бухгалтерских дел привлекают представителей других организаций или внешних аудиторов. Если было принято именно такое решение, то это также следует указать в данном документе. При передаче дел под контролем аудитора, составляется акт о состоянии учета и отчетности на предприятии на момент приема нового главного бухгалтера, после чего регистрируется смена подписи главного бухгалтера.

В завершение приказ следует передать на подпись руководителю организации. Как только приказ будет подписан, он вступает в законную силу.

Следует отметить, что по закону РФ главный бухгалтер не обязан быть лицом материально-ответственным.

Прием на работу главного бухгалтера. Правильное оформление договора

11.07.2017

Большинство юридических лиц обязаны содержать в своем штате главного бухгалтера, который считается представителем руководящего звена и несет материальную ответственность наравне с директором компании. Поэтому прием такого специалиста на работу имеет свои особенности, по сравнению с приемом других работников.

При оформлении главного бухгалтера на работу, руководитель компании обязан учитывать как общие требования ТК РФ, так и специальные должностные требования к материально ответственному работнику, а именно:

• допустимо больший испытательный срок (до 6-ти месяцев);
• срочные или бессрочные условия работы;
• условия расторжения трудового соглашения;
• материальную ответственность (на основании должностной инструкции);
• срок действия трудового договора.

Ограниченный срок договора с работниками можно заключать только в ограниченных случаях. Должность главбуха к таким категориям работников относится, но сроки могут определяться только по взаимному согласию сторон. Что касается увеличенного испытательного срока, то он возможет, если он сразу будет указан в трудовом договоре и закреплен приказом по компании.

Материальная ответственность возлагается на главного бухгалтера по умолчанию – такова особенность его должности. Никакого отдельного договора для этого заключать не надо – ответственность проистекает из требований должностных инструкций. Однако, если бухгалтер нанимается не по договору, а по контракту – это условие должно прописываться в соглашении.

Важный момент: неразглашение коммерческой тайны и иной внутренней информации компании должно также быть оговорено в договоре, если вы не хотите, чтобы происходили безнаказанные утечки данных.

Типового бланка для трудового договора с главным бухгалтером законодательство не предполагает. Следовательно, каждый руководитель должен составить такой документ согласно принятым в самой компании стандартам и на внутреннем бланке. Однако, при оформлении такого документа, необходимо учесть обязательные требования ТК РФ.

В договоре о найме на работу главного бухгалтера должны быть указаны:

• личные данные работника и реквизиты компании (а также личные данные представителя компании, подписавшего договор);
• индивидуальные налоговые номера;
• даты заключения соглашения, начала и завершения его действия;
• продолжительность испытательного срока;
• трудовые функции и условия оплаты труда.

Следует также учитывать общие требования к профессионализму главного бухгалтера для разных видов организаций. Например, в АО на этой должности может работать специалист только с высшим профильным образованием и минимум 3-летним стажем, не имеющий «экономических» судимостей.

Если вы намерены предложить главному бухгалтеру контракт по совместительству, в нем будут отличаться только условия оплаты труда и рабочий график специалиста – все остальное должно выглядеть также, как в ТД.

Если вы не имеете опыта найма материально-ответственных руководящих работников, не владеете процедурами найма и оформления на работу, обратитесь за помощью к подготовленным юристам Всероссийской правовой сети «Органавт». Мы дадим вам компетентную консультацию и поможем подготовить трудовые договора так, чтобы исключить любую угрозу возникновения досудебных претензий или судебных споров.

13.07.2018

Работодатель,
в соответствии с трудовым…

13.07.2018

Представители
ФСС очередной раз внесли разъяснения в…

13.07.2018

Государственная
Дума России намерена рассмотреть…

Полная материальная ответственность главного бухгалтера

Полная материальная ответственность
Полная материальная ответственность работника возможна, но только в особых случаях, установленных законодательством. Сам факт заключения договора о полной материальной ответственности еще не дает оснований для взыскания, если работник не относится к установленной законом категории.Подробнее

Для главного бухгалтера можно установить полную материальную ответственность. Она установлена нормами ст. 243 ТК РФ и подразумевает, что в случае нанесения материального ущерба работодателю в ходе исполнения трудовых обязанностей работник полностью его компенсирует. Главбух может нанести подобный ущерб прежде всего неправильным составлением отчетных документов.

В соответствии с ч. 2 ст. 243 ТК РФ отдельного договора для установки полной материальной ответственности заключать не требуется. Соответствующее положение можно прописать в трудовом.

Если в документе отсутствует условие о полной материальной ответственности, то к ней привлечь работника будет трудно – только в исключительных случаях. Например, в случае вынесения судом обвинительного приговора по уголовному делу, в которому указано, что работодатель понес ущерб из-за преступных действий работника. Но в большинстве ситуаций, когда трудовой договор не содержит положения о полной материальной ответственности, сотрудник будет компенсировать причиненный вред в пределах среднемесячного заработка.

Нюансы подготовки приказа о назначении бухгалтера в СНТ

Садовые некоммерческие товарищества (СНТ) — тоже организации, хотя и некоммерческие. Они создаются гражданами на добровольных началах для содействия их членам в решении социальных и бытовых вопросов. Назначение на должность в СНТ происходит, как правило, добровольно и в результате решения общего собрания участников этого товарищества, оформленного протоколом. Приказ о назначении пишется в свободной форме.

Образец приказа о назначении бухгалтера в СНТ

Основным моментом при назначении работника в СНТ (о котором практически все забывают) является обязательное составление Акта приема-передачи дел с последующей инвентаризацией. Поскольку СНТ хоть и не занимается извлечением прибыли (так должно быть), сотрудники этой организации работают с реальными деньгами, и ответственность за эту работу отнюдь не детская.

Производственный вопрос

Далее следует проверить и при необходимости восстановить учет запасов. Счета 10 «Материалы» и 41 «Товары» уже были сформированы по дебету в программе в тот момент, когда мы работали со счетами расчетов. Теперь нужно отразить операции по кредиту этих счетов на основании имеющихся первичных документов. С остатками по счетам запасов придется поступить так же, как со счетами расчетов, то есть ввести сальдо на некий общий счет по данным бухгалтерской отчетности на 31 декабря 2008 года. При этом нужно помнить, что делать кредитовые записи по этим счетам следует с учетом положений учетной политики компании.

Далее необходимо «закрыть» счет 20 «Основное производство». Если по данным бухгалтерской отчетности на 31 марта, 30 июня и 30 сентября 2009 года есть остатки по незавершенному производству, то стоит оставить на счете 20 эти суммы, не пересчитывая за предыдущим главным бухгалтером. А вот остаток на 31 декабря надо подтвердить результатами инвентаризации. Затем в соответствии с учетной политикой рассчитать его величину, а оставшуюся сумму списать в дебет счета 90 «Продажи»

Обратите внимание, предварительно в соответствии с учетной политикой нужно разобраться со счетом 26 «Общехозяйственные расходы»: либо списать его в дебет счета 90, либо распределить на счет 20

Особенности назначения главного бухгалтера

При назначении нового главного бухгалтера организации всегда производится процедура передачи полномочий от сотрудника, ранее занимавшего эту должность. При этом новый главбух сам определяет тот период, за который он готов принять отчетные документы (по закону бухгалтерские документы должны храниться в архивах предприятия не менее пяти лет)

В случаях, когда глубокая детальная проверка документов за пятилетний срок невозможна, особо пристальное внимание следует обратить на отчетность за последние месяцы, а также на те документы, которые понадобятся в ближайшее время

Таким образом, к моменту ухода с должности предыдущий главный бухгалтер обязан сдать отчетность по налогам и бухгалтерии за последний период.

Если дела принимаются в начале следующего отчетного периода, то он обязан предъявить новому сотруднику всю первичную документацию в полном объеме, бухгалтерские журналы и тетради и готовый баланс оборотных средств за истекший период. То есть новый бухгалтер перед тем, как принять на себя ведение дел, обязан проверить:

• документы первичной отчетности (приходные и расходные ордера, платежные поручения, расчетные ведомости);
• учетные документы по работе с контрольно-кассовой техникой, кассовую книгу;
• книги покупок и продаж;
• журнал регистрации ценных бумаг;
• журнал регистрации доверенностей;
• журнал регистрации счетов-фактур;
• наличие и регистры чековых книжек банковских организаций;
• прочие документы.

По сути дела, передача дел от одного главного бухгалтера другому в чем-то схожа с выездной налоговой проверкой.

Особенности приема на работу главного бухгалтера

Главный бухгалтер – это второй после директора человек в организации.  Назначение на должность главного бухгалтера – серьезный шаг. Трудоустройство первого встречного на это место может впоследствии обернуться массой проблем для организации, поэтому есть ряд требований к главному бухгалтеру при приеме на работу. Давайте их рассмотрим.

Главный бухгалтер: требования к должности
Требования к образованию главного бухгалтера и опыту его работы	Высшее образование и опыт работы* в бухгалтерской сфере не менее 5 лет. Допускается также среднее профессиональное образование, но при этом опыт работ в бухгалтерской сфере должен быть не менее 7 лет. *Это условие касается организаций, которые используют при приеме на работу главного бухгалтера Профессиональный стандарт.
Отсутствие судимости	Нельзя назначить на должность главбуха лицо, имеющее непогашенную судимость за экономические преступления.
Умение работать в бухгалтерских программах	Умение работать в программах – очень важный навык для главного бухгалтера. Без него претендовать на  эту должность бессмысленно.
Отсутствие решения по лишению права заниматься бухгалтерской деятельностью	Если главный бухгалтер был дисквалифицирован в связи с тем, что нарушал законодательство в бухгалтерской, налоговой и бюджетной сферах, то он не имеет права вести свою профессиональную деятельность до тех пор, пока действует срок запрета.

Несколько важных моментов приема на работу главного бухгалтера:

• испытательный срок для главного бухгалтера, согласно ТК РФ, составляет не 3 месяца, как у других кандидатов, он может доходит до 6 месяцев. Нарушений в этом нет, такие условия содержит п. 5 ст. 70 ТК РФ;
• трудовой договор с главным бухгалтером может быть заключен по соглашению сторон на срок, не превышающий пяти лет;
• главный бухгалтер в организации подчиняется исключительно руководителю. Все документы, касающиеся финансовых вопросов, расчета и учета средств, недействительны без подписи главбуха и не могут быть направлены к исполнению. 

 Образец трудового договора с главным бухгалтером скачать можно здесь.

Дополнительные пункты договора с главным бухгалтером

В трудовой договор с главным бухгалтером могут быть включены такие дополнительные пункты, как:

соблюдение коммерческой тайны.

Расторжение трудового договора с главным бухгалтером

Порядок расторжения трудового договора с главным бухгалтером – один из важных пунктов. 

Основаниями для увольнения главного бухгалтера могут быть:

изменение владельца организации (ст. 81 ТК РФ). 

Если новый собственник компании хочет сменить главбуха и поставить на его место нового сотрудника, то на это у него есть 3 месяца. При этом доказывать, что прежний главный бухгалтер не справляется со своими обязанностями или имеет несоответствующий уровень квалификации, не нужно. Если случаи, когда новый владелец компании решает изменить условия трудового договора с главным бухгалтером, например, скорректировать размер оклада, функционала и т.п., и подписывает дополнительное соглашение к договору. После этого он уже не имеет право уволить главбуха, используя трехмесячный срок, так как допсоглашение означает, что новый владелец согласен работать с прежним главбухом, но уже на новых условиях. 

принятие безосновательного решения главным бухгалтером, которое повлекло за собой либо утрату имущества организации, либо его использование не по назначению, а также в случаях, когда действия главбуха причинили ущерб работодателю (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Требования к кандидату на должность главного бухгалтера

Требования к лицу, занимающему должность главного бухгалтера, установлены п. 4 ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сотрудник должен:

• иметь высшее образование;
• иметь стаж работы, связанной с ведением бухучета;
• не иметь неснятой или непогашенной судимости за экономические преступления.

Это – общие требования для всех бухгалтеров вообще. К главному могут быть установлены дополнительные. Они прописываются не в законе № 402-ФЗ, а в других нормативно-правовых актах. Например, у главбуха не должно быть дисквалификации или запрета на профдеятельность.

Важный момент: закон напрямую не указывает, какое именно образование должно быть у главного бухгалтера. Единственное требование – оно должно быть высшим. Однако де-факто имеет смысл принимать на должность главного бухгалтера только специалистов с экономическим образованием, которые знают, как вести бухгалтерский учет.

Подробнее о квалификационных требованиях к главному бухгалтеру — в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Назначаем главного бухгалтера: как учесть все нюансы

Организация ведет бухгалтерский учет на протяжении всей жизни, и отвечает за него руководитель, который обычно поручает эту работу главбуху или обращается в компании, предоставляющие услуги по ведению бухучета (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Если учреждение имеет право применять упрощенные способы ведения бухучета, включая составление упрощенной бухгалтерской (финансовой) отчетности, или является субъектом среднего предпринимательства, то руководители таких организаций могут принять ведение бухучета на себя. Оформить такое решение необходимо распоряжением о ведении бухгалтерского учета. Приведенный ниже образец приказа о назначении главного бухгалтера ООО также могут использовать.

Положения Трудового кодекса РФ

Главный бухгалтер организации, как должностное лицо, занимает особое место в деятельности любой фирмы. Ведь именно это лицо организует работу по расчету и уплате налогов и страховых взносов, формированию учетной политики и отчетности перед государственными структурами.

Трудовые отношения между главным бухгалтером и работодателем возникают на основании трудового договора (ст. 16 Трудового кодекса РФ). Трудовой договор с главным бухгалтером может быть заключен как на неопределенный, так и на определенный срок по соглашению сторон.

При заключении трудового договора с главным бухгалтером организации в нем необходимо отразить обязательные сведения и условия трудового договора, перечисленные в ст. 57 ТК РФ, это:

• фамилия, имя, отчество главного бухгалтера и наименование работодателя, заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
• ИНН;
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора;
• место работы;
• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации).

При приеме на работу работника на основании заключенного трудового договора издается приказ (распоряжение) работодателя (ст. 68 ТК РФ). Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника подписывает руководитель организации. Также можно издать приказ о назначении на должность главного бухгалтера ООО или АО. Приведем образец такого приказа, изданного в 2018 году. Однако оговоримся, что такой приказ составляется в произвольной форме. Универсального бланка такого приказа – нет. Поэтому скачать образец приказа вы можете исключительно для ознакомления. Пример оформления приказа вы можете скачать по этой ссылке.

Варианты права подписи

Без подписи главного бухгалтера ни одни расчетные документы или документы по кредитным или финансовым обязательствам не вступают в силу. С другой стороны, если главбух заверил постановления, их обязаны исполнять все сотрудники предприятия. Исключения бывают в том случае, если генеральный директор не согласен с бухгалтером и заверяет неодобренные документы лично.

Право первой подписи всегда остается за гендиректором или его заместителем. В отдельных случаях полномочия могут быть переданы другому должностному лицу по доверенности. Главный бухгалтер имеет право второй подписи, которое в его отсутствие (отпуск, болезнь, командировка) переходит к заместителю или другому лицу, получившему доверенность.

Право первой подписи на банковских документах принадлежит гендиректору или же ИП, который открыл расчетный счет в банке на свое имя. Право второй подписи предоставляется главбуху или тому лицу, которое отвечает в фирме за ведение банковских операций.

Налоговые декларации соответственно актуальному законодательству имеет право подписывать только налогоплательщик – как правило, это руководитель компании. Главный бухгалтер может получить право подписи налоговых документов, если на него оформлена доверенность, в которой он указан как уполномоченный представитель налогоплательщика. Доверенность нужна также, если главбух будет лично подавать декларации в налоговые органы.

Без доверенности бухгалтер не имеет права действовать и подписывать какие-либо документы от имени организации. Непредоставление главбуху права подписи является нарушением закона «о ведении бухгалтерского учета». В этом случае возможны такие варианты:

• выбрать должностных лиц, которые будут иметь право подписи вместо него (тогда в приказе должна быть пометка «Согласовано. Главбух и его подпись»);
• назначить на должность главного бухгалтера работника, занимающего другую должность (тогда в приказе должно стоять «исполняющий обязанности на период испытательного срока»).

Право подписи может не предоставляться главбуху, если руководитель предприятия принял на себя обязанности по ведению всех учетных дел.

Бухгалтеру может даваться или не даваться право подписи особо важных документов, приказов и постановлений. Если в обычной ситуации директор в случае несогласия с рекомендациями и действиями главбуха может подписать любой приказ, то при наличии у последнего права подписи ситуация несколько меняется.

О том, как правильно передаются дела от предыдущего главбуха новому, вы можете посмотреть на видео:

Особенности назначения главного бухгалтера

При назначении нового главного бухгалтера организации всегда производится процедура передачи полномочий от сотрудника, ранее занимавшего эту должность. При этом новый главбух сам определяет тот период, за который он готов принять отчетные документы (по закону бухгалтерские документы должны храниться в архивах предприятия не менее пяти лет)

В случаях, когда глубокая детальная проверка документов за пятилетний срок невозможна, особо пристальное внимание следует обратить на отчетность за последние месяцы, а также на те документы, которые понадобятся в ближайшее время

Таким образом, к моменту ухода с должности предыдущий главный бухгалтер обязан сдать отчетность по налогам и бухгалтерии за последний период.

Если дела принимаются в начале следующего отчетного периода, то он обязан предъявить новому сотруднику всю первичную документацию в полном объеме, бухгалтерские журналы и тетради и готовый баланс оборотных средств за истекший период. То есть новый бухгалтер перед тем, как принять на себя ведение дел, обязан проверить:

• документы первичной отчетности (приходные и расходные ордера, платежные поручения, расчетные ведомости);
• учетные документы по работе с контрольно-кассовой техникой, кассовую книгу;
• книги покупок и продаж;
• журнал регистрации ценных бумаг;
• журнал регистрации доверенностей;
• журнал регистрации счетов-фактур;
• наличие и регистры чековых книжек банковских организаций;
• прочие документы.

По сути дела, передача дел от одного главного бухгалтера другому в чем-то схожа с выездной налоговой проверкой.

Кого можно назначить главным бухгалтером

В профессиональном стандарте «Бухгалтер», утвержденном Приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н, установлены требования к квалификации такого работника. Трудовое законодательство устанавливает обязательность применения требований, содержащихся в профессиональных стандартах, только к главному бухгалтеру, работающему в определенных экономических субъектах. К ним относятся:

• ОАО (кроме кредитных);
• страховые организации;
• негосударственные пенсионные фонды;
• акционерные инвестиционные фонды;
• управляющие компании паевых инвестиционных фондов;
• иные экономические субъекты, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций);
• органы управления государственных внебюджетных фондов, государственных территориальных внебюджетных фондов (ч. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Главбух, работающий в одной из перечисленных организаций, должен иметь:

• высшее образование;
• стаж работы в аналогичной должности (иметь опыт ведения бухучета, подготовки финотчетности) или в должности аудитора — не менее 3 лет из последних 5 календарных лет.

Если высшего образования нет, компенсировать его отсутствие может еще больший профессиональный опыт: не менее 5 лет работы на аналогичной должности из последних 7 календарных лет.

Требования к прохождению повышения квалификации не установлены, то есть главбух, чей стаж и опыт соответствуют требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязан проходить дополнительное обучение и повышать свой профессиональный уровень. К чести большинства главбухов надо отметить, что, несмотря на отсутствие таких требований, они регулярно проходят дополнительное обучение.

Для учреждений, не указанных в приведенном выше списке, требования к стажу и опыту главбуха не являются обязательными.