Удобное расположение рабочих инструментов
Для удобной и эффективной работы бухгалтера важно правильно организовать рабочий стол, расположив все необходимые инструменты в удобной для работы последовательности. Ниже приведены практические советы по расположению рабочих инструментов на столе
Компьютер и монитор
Разместите компьютер и монитор таким образом, чтобы экран находился на глазной высоте. Это поможет избежать перенапряжения глаз и шеи.
Клавиатура и мышь
Разместите клавиатуру и мышь на уровне вашей руки, чтобы уменьшить напряжение рук и плечевого пояса. Клавиатуру можно разместить непосредственно перед монитором, а мышь – справа или слева от клавиатуры, в зависимости от ваших предпочтений.
Документы и записи
Рядом с компьютером разместите стержневой пенал с ручками, карандашами и маркерами. Также можете предусмотреть отдельное отделение для документов и записей, например, используя ящик или полку. Это поможет держать рабочую поверхность в порядке и сэкономит время на поиски необходимых документов.
Калькулятор и принтер
Разместите калькулятор и принтер рядом с компьютером, чтобы они были всегда под рукой
Калькулятор поможет вам быстро проводить необходимые расчеты, а принтер – печатать документы без необходимости перемещаться.
Освещение
Обратите внимание на освещение рабочего места. Хорошее освещение поможет избежать усталости глаз и повысит вашу работоспособность
Расположите рабочий стол так, чтобы попадание света из окна было минимальным, чтобы избежать бликов на мониторе.
Следуя вышеприведенным рекомендациям, вы сможете эффективно организовать свой рабочий стол и повысить свою производительность в работе
Важно помнить, что каждый человек имеет свои предпочтения, поэтому экспериментируйте и находите оптимальное расположение инструментов для себя
И рука «на пульсе» обновлений…
Закрыли месяц, конец квартала, нужно сдавать отчетность… Эх, опять в отчетности что-то изменилось! А что?
Рыться в рассылках с информацией об изменениях? Да, собственно, незачем — если в блоке управления регламентированной и финансовой отчетности щелкнуть по кнопке Информация об обновлениях, то можно получить полный список тех отчетов, которых коснулись изменения (см. рис. 3).
Рис. 3
Обновить саму конфигурацию теперь также намного проще — если хотите, можно проверять обновления «вручную», тогда, когда вам это удобно, а можно передать функции отслеживания наличия обновлений самой программе — всего лишь установив один «флажок» в окне Обновление конфигураций закладки Предприятие.
Сколько все это будет стоить?
Полное обновление ККТ потребует от ее операторов 75 млрд руб., подсчитали год назад эксперты Российского союза промышленников и предпринимателей. Издержки розницы вырастут на стоимость удорожания касс и стоимость договоров с ОФД, говорит Мильштейн из «Евросети». Но одновременно издержки сократятся на размер отмененного ежегодного обязательного платежа ЦТО, уточняет Жмуренко.
Модернизация имеющихся касс (если это возможно технически) обойдется дешевле покупки новых. Комплект доработки стоит примерно 6000–14 000 руб., рассказывают собеседники издания «Ведомости&». По данным сайта ФНС, обновления возможны на кассах 13 производителей. Правда, пока в образцах комплектов доработки немало ошибок, поэтому их применение затруднено, считает сотрудник одного из ритейлеров.
Например, касс производства «Штрих-М» на июнь 2016 г. эксплуатировалось около 800 000, говорит Толстокоров. Примерно половина из них будет модернизирована, ожидает он. Модернизация аппарата по уже наработанным схемам занимает в среднем не более получаса, а в течение часа после постановки на учет в ФНС (ведь еще надо обновить ПО) касса готова к работе, рассказывает он.
Средняя стоимость новой кассы с фискальным накопителем (это аналог ЭКЛЗ) – 25 000 руб., минимальная стоимость – 15 500 руб. На момент сдачи материала на сайте ФНС было указано 18 производителей касс нового образца.
Модернизация или замена касс – разовая инвестиция, указывает Жмуренко, которая в любом случае делается при замене устаревающего морально и физически оборудования. «Сейчас такая замена может быть приурочена к переходу на новые правила», – объясняет он.
Стоимость софта для касс различается. Сотрудник одного из ритейлеров оценивает модернизацию кассового ПО для торговой сети среднего размера в десятки миллионов рублей. ПО может поставляться в комплекте с кассами, а у крупных игроков – представлять собой промышленные решения, объясняет сотрудник одного из ритейлеров. Например, продавец бытовой техники и электроники Media Markt разрабатывает собственное ПО, чтобы оптимизировать расходы в масштабах сети, рассказывает Сергей Черемисин, вице-президент по категорийному менеджменту компании (цифры он не называет).
вот постоянные издержки немного сократятся. По новому закону необязательной становится работа предприятий торговли с ЦТО. Они занимались регистрацией кассовых аппаратов в ФНС и решали все технические вопросы, в том числе с заменой накопителя данных – ЭКЛЗ. Контракт с ними стоил 10 000 руб. в год за одну кассу, еще около 500 руб. – выезд механика в налоговую, рассказывает Токарева из Urvista. В сумме годовые затраты на одно кассовое место раньше составляли примерно 15 000 руб. (это ЭКЛЗ, обслуживание ЦТО, марки и пломбы), говорит Сарычев, с новыми кассами расходы будут примерно 8000 руб. Теперь кассовый аппарат можно поставить на учет самостоятельно на сайте ФНС. Для этого нужна электронная цифровая подпись (стоит 1000 руб.). Электронная регистрация занимает около 15 минут, а на регистрацию каждой кассы в ФНС по старому закону уходило 1–2 дня, отмечает Киселева. Еще в среднем в 3000 руб. в год за одну кассу обойдется контракт с ОФД.
Дополнительно нужно будет оплачивать интернет-трафик (если розничная точка не была подключена к интернету), говорит Федоров. Операторы связи готовят телематические тарифы с дешевой передачей данных. Подобные решения давно используются в банкоматах, вендинговых машинах, автомобилях и других объектах интернета вещей.
У Х5, по словам ее представителя, к февралю функционировало 350 новых касс, до 1 июля планируется перевести на новую систему более 45 000 аппаратов. Можно подсчитать: если компания будет менять все 45 000 старых аппаратов на новые и закупит их по средней цене 25 000 руб., ее затраты составят 1,1 млрд руб. (если она не воспользуется скидками как крупный покупатель). Чистая розничная выручка группы за 2016 г., по предварительным данным, составила 804,1 млрд руб.
Для перевода всей сети на онлайн-кассы нужно около 80 млн руб. единовременно и ежегодно еще около 5 млн руб. на обслуживание, подсчитал Горбунов из «Риглы» (у аптечной сети на конец 2016 г. было 1768 точек). В выручке крупного бизнеса издержки на обслуживание кассовых аппаратов – это незначительная часть, говорит Киселева из «Детского мира».
А в чем фишка?
В чем фишка-то, спросит читатель? Наши программисты точно так же могут нарисовать такие закладки, с кнопками, ссылками и отчетами. Им только доступ дать в конфигуратор, и через пару дней будет готово.
Фишка в том, что все элементы рабочего стола нарисованы без использования конфигуратора. Знаете, как выглядит рабочий стол в конфигураторе? Вот так:
Рабочий стол не знает ничего о том, что ему придется нарисовать конкретному пользователю. Когда 1С запустится, тогда и узнает, и нарисует.
Все настройки рабочего стола и его элементов выполняются в режиме Предприятие. Демонстрационный стол, картинки с которого вы видите в этом материале, нарисован за 2 часа.
Защита информации бухгалтерии
Организации, занимающиеся бухгалтерским учетом, хранят огромное количество чувствительной информации о финансовом состоянии и операционной деятельности. Эта информация, в случае утечки или несанкционированного доступа, может привести к серьезным финансовым и репутационным потерям
Поэтому защита информации бухгалтерии становится важной задачей для каждой компании
Управление доступом
Правильное управление доступом к информационным системам бухгалтерии — одна из ключевых мер по защите информации. Каждый пользователь должен иметь свой уникальный идентификатор и пароль для входа в систему. При этом рекомендуется использовать сильные пароли и регулярно менять их. Кроме того, необходимо ограничить доступ к конфиденциальным данным только сотрудникам, которым это необходимо для выполнения своих рабочих обязанностей.
Также рекомендуется установить систему логирования, которая будет записывать все попытки доступа к информации бухгалтерии. Это позволит оперативно отслеживать и реагировать на несанкционированный доступ.
Защита от внешних угроз
Для защиты информации от внешних угроз необходимо установить специализированные программные продукты, которые будут мониторить и блокировать попытки вторжения в систему. Также рекомендуется использовать современные антивирусные программы для обнаружения и удаления вредоносного ПО.
Дополнительно можно применить шифрование данных и использовать защищенное подключение к сети Интернет при передаче конфиденциальной информации.
| Меры защиты | Описание |
|---|---|
| Физическая безопасность | Обеспечение безопасности серверных помещений, хранение резервных копий информации в защищенных помещениях. |
| Обновление программного обеспечения | Регулярное обновление операционных систем, приложений и антивирусных баз данных для устранения известных уязвимостей. |
| Обучение сотрудников | Проведение регулярных тренингов и обучения сотрудников по правилам безопасности информации. |
Защита информации бухгалтерии — задача комплексная, требующая внимания и постоянного мониторинга со стороны бухгалтеров и IT-службы. Внедрение соответствующих мер позволит минимизировать риски утечки и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, что станет важным фактором в обеспечении надежности работы бухгалтерского отдела.
Стикеры и напоминалки
Вы наверное, видели как используют эти клейкие разноцветные бумажечки
Я видел как стикерами обклеивают монитор, чтобы не забыть сделать важное.
Видел также как люди раскладывали разноцветные квадратики с написанными делами перед собой на рабочем столе.
А теперь давайте рассмотрим все плюсы и минусы стикеров и напоминалок
Плюсы: Помогают не забыть сделать записанное. Это огромный плюс.
Минусы: Как вы думаете есть ли у стикеров минусы? Минусы есть и главный состоит в том, что находясь на видном месте, они отвлекают
ваше внимание и вам тяжелее сосредоточиться на деле, которое вы сейчас делаете. СТАТЬЯ ПО ТЕМЕ:
11 способов расставить приоритеты
СТАТЬЯ ПО ТЕМЕ:
11 способов расставить приоритеты
Вопрос: «Вы видели, чтобы кто-то отлепил стикер от монитора и взял с собой напоминалку, чтобы сделать дело в другом месте? Я лично не видел.
Бывали ли у вас дела, которые вы не успевали сделать, потому что нужно срочно куда-то отойти или отъехать?» Например, вы запланировали позвонить
клиенту в 15:00, но так сложилось, что в это время вы оказались совсем в другом месте и ничего вам не напомнит об этом деле, т. к. напоминалки
остались в офисе. Это огромный минус стикеров, т. к. они работают там, где вы их прилепили, их неудобно и неприятно брать с собой. Ниже
я расскажу способы планирования, без этого недостатка.
Подводя итог, стикеры — это начальный уровень планирования. Если у вас нет ежедневника или органайзера, то стикеры и напоминалки на столе или
мониторе лучше, чем ничего
Пусть вам тяжелее будет сосредоточиться и снизится продуктивность, но зато вы не забудете сделать важное
СТАТЬЯ ПО ТЕМЕ:
Матрица Эйзенхауэра в планировании
Важно: Максимальное количество стикеров на столе, мониторе и прочих местах на вашем рабочем столе не должно быть в совокупности более
чем 7+-2, т. к
наш взгляд может различить не более 7+-2 объектов, поэтому клеить 10 стикеров бессмысленно, поскольку ваш взгляд сможет различить не
более 7+-2 бумажек, остальное будет неразличимо для человеческого взгляда.
Как вы думаете? Есть ли альтернатива стикерам и разноцветным бумажкам? Ведь очень много людей как-то обходятся без разноцветных напоминалок.
К тому же стикеры неудобно брать с собой, чтобы выполнить дела в другом месте
И вообще, напоминалки отвлекают внимание и тяжелее сосредоточиться. Вспомните, куда предприниматели записывают важные дела? Я отвечу: «Ежедневник или органайзер»
Ежедневник вместо стикеров — более продвинутый вариант
Чем же ежедневник лучше? Ежедневник при правильном использовании так же как и стикеры
не даст вам забыть важного, но помимо этого, появляется еще одно преимущество, а именно отсутствие лишних предметов, которые находятся в области
вашего внимания во время работы, а если не будет различных пестрых бумажек в видимой области, то легче получится сосредоточиться на работе.
К тому же ежедневник можно взять с собой и у вас всегда будет список дел, которые нужно выполнить
Поэтому если вы пользуетесь ежедневником, то попробуйте отказаться от напоминалок, стикеров и других предметов на столе, находящихся в зоне видимости.
А теперь я расскажу, как отказаться от маленьких отвлекающих бумажек-напоминалок:
— Все дела записывайте в записную книжку или ежедневник;
— Для самых важных дел можно завести будильник на телефоне, который напомнит про них в удобное время;
— Можно завести привычку 3-4 раза в день просматривать ежедневник, это простое действие поможет ничего не забыть.
Как организовать рабочий стол бухгалтера: советы и рекомендации
Организация рабочего стола бухгалтера играет важную роль в повышении эффективности работы и уменьшении временных задержек. В этой статье мы предлагаем несколько советов и рекомендаций по организации рабочего места бухгалтера, которые помогут вам стать более продуктивным и организованным.
- Уберите лишние предметы и бумаги: Первым шагом к организации рабочего стола бухгалтера является удаление всех ненужных предметов и бумаг. Необходимо сохранить только необходимые документы, инструменты и материалы, чтобы избежать беспорядка и снизить время, затраченное на поиск нужной информации.
- Подпишите и упорядочите файлы и папки: Рекомендуется использовать ясную систему подписей и организации файлов и папок, чтобы легко находить их при необходимости. Например, вы можете использовать цветовые метки или упорядочить файлы по алфавиту или дате.
- Используйте эргономичное оборудование: Для повышения комфорта и производительности рекомендуется использовать эргономическое оборудование, такое как клавиатура, мышь и стул. Они помогут предотвратить неприятные ощущения и проблемы со здоровьем, связанные с долгими часами работы на компьютере.
- Создайте логическую структуру рабочего стола: Разделите рабочий стол на зоны для различных задач и групп документов. Можно использовать столбцы, ярлыки или папки на компьютере, чтобы легко разделить документы по видам, например, налоговые отчеты, финансовые отчеты и документы клиентов.
- Поддерживайте порядок и чистоту: Регулярно убирайтеся на своем рабочем столе, чтобы избежать накопления беспорядка. Выделите время каждую неделю или месяц для сортировки и организации документов, удаления устаревших бумаг и очистки рабочей поверхности.
- Используйте цифровые инструменты: Максимально используйте цифровые инструменты, такие как электронные таблицы или программы бухгалтерии, чтобы эффективно организовать и управлять финансовыми данными. Это упростит процесс учета, уменьшит ошибки и сэкономит время.
Следуя этим советам и рекомендациям, вы сможете значительно улучшить организацию своего рабочего стола бухгалтера и сделать свою работу более продуктивной и эффективной.
Должности в составе бухгалтерской службы
Основная должность в бухгалтерской службе – это главный бухгалтер. Он отвечает за общее управление и контроль финансовой деятельности компании. Главный бухгалтер принимает решения по ведению бухгалтерского учета, анализирует финансовые показатели и отчитывается перед руководством о состоянии дел.
В бухгалтерской службе также присутствует бухгалтер. Это специалист, который отвечает за ведение первичной бухгалтерской документации, составление отчетности и налоговых деклараций. Бухгалтер обрабатывает информацию о финансовых операциях компании и подготавливает данные для главного бухгалтера.
Один из важных звеньев в бухгалтерской службе – это кассир. Кассир отвечает за прием и выдачу наличных денег, контроль за кассовой дисциплиной и ведение кассовой книги. Кассир должен быть умелым и ответственным специалистом, так как на его работе зависит точность учета наличности.
Еще одна важная должность в бухгалтерской службе – это налоговый специалист. Он занимается расчетом и уплатой налогов, заполнением налоговых деклараций и взаимодействием с налоговыми органами. Налоговый специалист должен быть хорошо знаком с законодательством в области налогообложения и иметь навыки анализа финансовой отчетности.
В составе бухгалтерской службы также могут быть ряд других должностей, в зависимости от размеров и специфики компании. Например, это может быть специалист по управленческому учету, финансовый аналитик или аудитор. Каждая из этих должностей имеет свои особенности и требует определенных знаний и навыков.
Все должности в бухгалтерской службе являются важными и неотъемлемыми компонентами эффективной работы организации. Точность, ответственность и профессионализм каждого сотрудника бухгалтерской службы способствуют успешной финансовой деятельности компании и ее устойчивости на рынке.
Как грамотно организовать рабочие места в офисе: разбираемся на примере бухгалтера, IT-специалиста и менеджера по продажам
Чтобы каждому сотруднику было комфортно, важно учесть специфику его работы. Понять, как организовать рабочие места в офисе, поможет анализ типичного дня сотрудников разных отделов
Разделите его на несколько этапов: приход в офис, взаимодействие с коллегами, встречи и переговоры, перерывы и т. д
Понять, как организовать рабочие места в офисе, поможет анализ типичного дня сотрудников разных отделов. Разделите его на несколько этапов: приход в офис, взаимодействие с коллегами, встречи и переговоры, перерывы и т. д.
Давайте разберемся, как организовать рабочие места сотрудников, которые есть в большинстве компаний, — бухгалтера, IT-специалиста и менеджера по продажам.
Как организовать рабочее место бухгалтера
Работа бухгалтера — это ежедневное решение вопросов, связанных с финансами компании
Организация рабочего места бухгалтера сводится к обеспечению конфиденциальности и возможности безопасного хранения документов, поэтому важно выделить:
Отдельный кабинет. Только так бухгалтер сможет решать конфиденциальные вопросы и хранить важные документы, не переживая, что что-то пропадет. Если в бухгалтерию приходят сотрудники или клиенты, площадь рабочего места должна быть не менее 10 м² на человека с учетом возможных расширений.
Место для хранения документов. У бухгалтера обычно много бумаг, которые нужно хранить годами, желательно под замком. Удобнее всего поставить мобильную тумбу или pull-out — выдвижной шкаф, за счет которого можно увеличить рабочую поверхность. Также пригодятся закрытые и открытые стеллажи.
Офисную технику. В кабинете должны быть принтер, шредер (уничтожитель бумаги), сканер. Сотрудникам в open space выделите свою принт-зону, чтобы они не отвлекали бухгалтера от работы.
Большой стол. Рабочей поверхности должно быть достаточно для того, чтобы хранить на ней «открытые» документы, поставить монитор, расположить клавиатуру и другие необходимые предметы. Оптимальный размер столешницы — 1600×800 мм или 1800×800 мм.
Эргономичное кресло. Желательно подобрать модель с подголовником и возможностью индивидуальной настройки под параметры тела
Это важно, ведь бухгалтер проводит до 90% рабочего времени, сидя за столом.
Как может выглядеть рабочее место IT-специалиста
Для IТ-специалиста важно не только удобное, но и технологичное рабочее пространство. Площадь рабочего места должна быть не менее 6 м²
Как обустроить рабочее место IТ-специалиста:
-
Расположите в open space, но отделите от других сотрудников. IТ-специалисты работают в тишине и обычно в наушниках, чтобы не отвлекаться на посторонний шум. Это творческие люди, которые любят находиться в открытом пространстве среди коллег. Отделите рабочее место IT-специалиста акустической перегородкой.
Так он останется в центре событий и сможет работать в тишине. - Поставьте большой рабочий стол. Часто IТ-специалисты пользуются двумя-тремя мониторами, в этом случае оптимальный размер столешницы — 1800×800 мм. Оптимальным выбором будет стол с возможностью регулировки по высоте для работы сидя и стоя, со встроенными силовыми модулями для подключения техники, специальным лючком и кабель-каналом для организации проводов.
- Купите эргономичное кресло. IТ-специалисты проводят на своем рабочем месте за компьютером весь день. Чтобы сотрудники меньше уставали и не жаловались на боли в спине и шее, на кресле лучше не экономить. Подберите модель с подголовником и возможностью индивидуальной настройки под параметры тела.
В офисе компании Kemira мы оборудовали рабочие места IT-специалистов подъемными столами и эргономичными креслами.
Что учесть, организуя рабочее место менеджера по продажам
Часто фиксированные рабочие места менеджерам по продажам не нужны, т. к. эти сотрудники проводят большую часть дня на выезде, встречаясь с клиентами, поставщиками, проверяя торговые точки. В этом случае подойдут незакрепленные столы, которые может занять любой
При этом удобство так же важно, как и для других сотрудников. Например, комфортная площадь столешницы — примерно 1200х800 мм
В офисе Kassir.ru мы предусмотрели встроенные сиденья со столиками, где удобно разместиться с ноутбуком.
Задействовали и широкие оконные проемы, которые также могут использоваться в качестве рабочих мест.
Если постоянные рабочие места у менеджеров по продажам отсутствуют, важно выделить им индивидуальные шкафчики (локеры) для хранения личных вещей. Такие шкафчики мы разместили в коворкинге, который создавали для ГК «Бестъ»
Такие шкафчики мы разместили в коворкинге, который создавали для ГК «Бестъ».
Шкафчики открываются индивидуальными электронными ключами.
Записная книжка и ручка
Вспомните, болела ли у вас голова от переизбытка информации? А может быть, вы забывали записать важное, а потом были серьезные последствия?
Я расскажу вам историю из своей жизни про записную книжку и ручку. Я родился в Самаре и в возрасте 23 лет поехал в Москву.
С 25 до 30 лет я снимал жилье в Москве, собственником была женщина, она работала предпринимателем
Сама она жила в другой квартире, но когда я
каждый месяц оплачивал аренду жилья в Москве, бывало, что мы немного разговаривали о жизни, о бизнесе.
СТАТЬЯ ПО ТЕМЕ:
12 способов избавиться от лени
Я отчетливо помню, как однажды разговор зашел о головных болях и плохом сне. Женщина, у которой я снимал жилье призналась, что ей трудно заснуть,
потому что на следующий день очень много планов. И она вынуждена держать все дела в голове и часто вспоминать о них, чтобы не забыть. У многих
людей подобная проблема, когда незаписанные мысли о делах мешают заснуть.
Меня это признание сильно поразило, т. к. к тому времени у меня уже была отлаженная система работы с ежедневником. Я все записывал,
освобождая голову от лишних мыслей и хорошо засыпал т. к
был всегда уверен, что все важное записано и я ничего не забуду. Как только, появилась
идея или мысль я сразу записывал все в свой ежедневник
Записав все планы на следующий день, мы освобождаем голову от лишних мыслей,
которые могут вызывать головную боль и проблемы со сном.
Первое правило в планировании — записать. Организация рабочего места руководителя, менеджера, администратора, секретаря и других должностей
начинается с того, что на рабочем столе всегда должна быть ручка и листок бумаги. Записывая идеи, мысли, планы, дела на
бумагу или электронное устройство вы освобождаете голову и снимаете умственное напряжение, которое часто приводит к головным болям и бессонице. Наш мозг может
работать в режиме мышления и режим запоминания. Чем меньше требуется хранить в голове различных дел, тем больше ресурсов появляется для мышления.
Чистые листки, блокноты, стикеры, бумага для заметок — решение проблем, т. к. позволяют быстро записать дело и больше не думать о нем, освободив голову.
Записная книжка — более продвинутый вариант, т. к. в ней есть календарь, т. е. можно оставлять не только записи по текущим делам, но и составлять
план на другие дни из календаря.
СТАТЬЯ ПО ТЕМЕ:
8 поглотителей времени (хронофагов)
Как быстрее всего записать информацию
Если во время разговора вам сообщат важную информацию, то каким способом ее быстрее всего можно записать: с помощью ручки и бумаги, телефона или
компьютера?
Многие могут полагаться на записную книжку в компьютере, телефоне или планшете и это правильно, но бывают ситуации, когда записать информацию нужно
быстро. А по скорости записи текстовой информации электронные устройства пока уступают бумажным.
Записать на листке быстрее, чем на телефоне или планшете, поэтому у вас всегда должно быть 2 ручки (одна запасная) и записная книжка
(или чистая бумага любого формата) для быстрой записи, ведь экстренная ситуация или важный телефонный звонок могут случиться в любой момент
и от того насколько быстро вы сумеете записать нужную информацию зависит ваш успех.
Любая мысль в голове затрачивает энергию, поэтому чем больше дел вы записываете, тем свободнее голова и у вас больше энергии. Всегда носите
с собой записную книжку (или блокнот) и ручку, чтобы вы могли быстро записать важную информацию вне рабочего места и новые идеи, которые
часто приходят вне офиса. Не напрягайте свой мозг, хранением информации, которую можно записать. Чем меньше информации в голове, тем больше у
вас энергии и сил на другие дела.
Подарки для подписчиков
Ежеквартальные тематические сервисы, посвященные налогам, взносам отчетности и другим вопросам.
Изменения для главбуха.
Каждый день власти принимают новые законы, которые влияют на работу бухгалтера. Все изменения мы собираем в наши таблицы. Узнайте изменения по отчетности, взносам, УСН, налогу на прибыль, кадровому учету на текущую дату.
Сроки уплаты налогов и взносов.
Сроки уплаты налогов и взносов установлены законами, их нарушение грозит пенями. Сервис составит для бухгалтера персональный календарь уплаты налогов и взносов за любой период.
Контрольные соотношения 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.
Сервис позволяет загрузить формы 6-НДФЛ и 2-НДФЛ и сверить контрольные соотношения по методике ФНС. С помощью этого сервиса, бухгалтеры смогут проверить, корректно ли заполнены отчеты и выявить возможные ошибки до того, как их найдут налоговики.
Организация порядка на рабочем местe бухгалтера
У порядка есть одна особенность – он придает силы. Казалось бы, ты постоянно тратишь энергию на то, чтобы его поддерживать и все должно работать наоборот… Но нет. Мы сейчас расскажем, как порядок на рабочем месте облегчает жизнь, и как поддерживать его без труда.
Общие требования к организации рабочего места
Выделим основные пункты, которые нужно принять во внимание
Эргономика
Обратите внимание правильную расстановку компьютера, монитора, клавиатуры и удобное кресло. Поставьте ближний свет, чтобы не испортить глаза
Для этой же цели ставьте монитор на расстоянии не меньше 30 см от лица.
Безопасность
Важно обеспечить противопожарную безопасность и защиту от вредных веществ или опасных материалов. Также нужно обеспечить видимость выходов и проходов, и проверить все рабочие инструменты и оборудование на соответствие стандартам безопасности.
Организация рабочего пространства
Мебель, ящики, шкафы и прочие предметы расположите логично, с учетом вариантов их использования.
Чистота и порядок. Рабочее место должно быть чистым и аккуратным. Регулярно выбрасывайте мусор, правильно храните документы и поддерживайте порядок.
Однако порядок стоит того. Поэтому, прежде чем наступит время отчетности, которое окончательно засыпет ваш офис тоннами бумаг, файлов и писем, вам следует спланировать всестороннюю уборку. И не просто так, а с помощью методики 5S — пятиэтапного цикла.
Вы будете довольны результатами применения этой технологии — вы сможете привести свой офис в полный порядок, даже если вы постоянно заняты бухгалтерскими делами.
Шаг 1. Сортируем вещи
Во-первых – никаких лишних вещичек. Сначала убираем все ненужное на расстоянии «вытянутой руки»: со стола, под ним ( к примеру, что-то могло затаится на системном блоке), на тумбочке, Идем дальше. Перебираем содержимое тумбочки и стола, если у него есть ящики.
Все вещи делим на три группы – вещи, которые используются регулярно, иногда и вообще неиспользованные.
Вещи из третьей группы сразу выбрасываем или раздаем коллегам. Если есть сомнения – сложите в один ящик и откройте его, к примеру, через месяц. Тогда будет легче принять решение.
Шаг 2. Наводим порядок
В первой группе вещей, которые мы оставляем в пределах досягаемости сотрудника, мы можем проверить, подходят ли они по размеру к рабочему столу. Мы также можем использовать органайзеры, полки или подставки с ящиками, чтобы сделать их более удобными для использования.
Вторая группа вещей должна быть убрана дальше от рабочего стола. Можно разработать систему хранения для этих вещей, например, поместить их в ящики с наклейками и прикрепить указатели.
Важно делать все это постепенно, но непрерывно. В бухгалтерии всегда много работы, поэтому можно создать следующую схему организации: начать с рабочего стола, затем перейти к шкафу, подоконнику, папкам на компьютере и так далее
Однако важно продолжать поддерживать порядок, так как все быстро могут вернуться в беспорядок. Идеально составить график и придерживаться его, а на пройденных участках поддерживать порядок.
Шаг 3. Поддерживаем чистоту
Чтобы избежать беспорядка в рабочем пространстве, создайте договоренности и регламент с коллегами. Определите, где хранить различные предметы и как сортировать вещи. Установите принципы утилизации бумаг и хранения в архиве. Также рассмотрите возможность установить дежурства по кабинету.
Регламентация пространства и договоренности помогут поддерживать порядок и избежать скопления хлама. Объясните правила всем сотрудникам и создайте письменный регламент, чтобы все были в курсе требований.
Шаг 4. Стандартизируем правила
Когда есть установленный регламент или внутренний стандарт, важно обеспечить его доступность для всех новых сотрудников. После этого можно создать таблицу, которую можно распечатать или разместить в общем доступе для всех сотрудников
В этой таблице будет отражаться график дежурств по уборке, а также фиксироваться соблюдение или нарушение внутреннего порядка.
Шаг 5. Постоянный аудит
Чтобы поддерживать созданный усилиями порядок, мы устанавливаем определенные временные рамки и периодически проводим аудит. Если на рабочем столе или вокруг него появляются новые вещи, бумаги или папки, мы запускаем цикл повторно!
Распечатайте эту схему в виде напоминалки, чтобы вовремя узнавать о необходимости поддерживать порядок.
Сохранение порядка и документации
Одним из основных моментов в сохранении порядка является использование сортировки. Файлы и документы должны быть упорядочены по категориям и храниться в специальных папках. Например, вы можете создать отдельные папки для входящих и исходящих счетов, налоговой отчетности, договоров и прочих документов.
Не меньшее значение имеет правильное обозначение файлов и папок. Названия должны быть понятными и легко читаемыми, чтобы вам не приходилось тратить время на поиск нужного документа. Используйте короткие и информативные названия, с указанием даты и ключевых слов.
Обратите внимание на физическую организацию рабочего пространства. Разместите на своем рабочем столе только необходимые предметы, чтобы не засорять его и не отвлекаться на посторонние вещи
Для удобства, используйте различные органайзеры, подставки и корзины для бумаг, ручек и канцелярских принадлежностей.
Очень важно правильно хранить документацию. Необходимо создать систему архивации, чтобы быстро находить и извлекать нужные документы
Отделите актуальные документы от старых, используйте ярлыки или маркеры, чтобы легко определить, что уже было использовано и что еще нужно обработать.
Одним из способов сохранения порядка и документации является использование электронных систем хранения и учета. Это поможет избежать потери документов и позволит быстро и удобно найти нужную информацию. Существует множество программ и приложений для организации и учета бухгалтерских документов. Выберите подходящую для ваших задач и настройте ее с учетом вашего рабочего процесса.
| Порядок и документация | Рекомендации |
|---|---|
| Сортировка документов | Создайте отдельные папки для разных категорий документов. |
| Обозначение файлов и папок | Используйте понятные и информативные названия. |
| Физическая организация рабочего пространства | Разместите на рабочем столе только необходимые предметы. |
| Хранение и архивация документации | Создайте систему архивации и обозначения актуальных и старых документов. |
| Использование электронных систем хранения и учета | Выберите подходящую программу или приложение и настройте его по своим потребностям. |