Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового потенциала предприятия

На данном этапе необходимо изучить, как качественные, так и количественные характеристики персонала предприятия. Для этого должен быть подобран определенный набор показателей. На наш взгляд, наиболее актуальной системой таких показателей, являются показатели оценки кадрового потенциала предприятия, предложенные А.Я. Кибановым (таблица 1).

Таблица 1 – Критерии и показатели оценки кадрового потенциала предприятия

Наименование показателя	Рекомендованное значение
Наличие высшего образования	50%
Средняя продолжительность работы сотрудников на предприятии	8 лет
Уровень текучести кадров	5%
Коэффициент абсентеизма	5%
Средний возраст сотрудников	32-36 лет
Соотношение управленческого и производственного персонала	1/9

Система показателей, предлагаемая А.Я

Кибановым для оценки кадрового потенциала компании, является довольно интересной и действенной, однако , считаем необходимым обратить внимание на такой критерий как средняя продолжительность работы сотрудников в данной организации, рекомендуемое значение которого установлено восьмью годами. Возможно, данный критерий завышен, ведь существуют компании, жизненный цикл которых не превышает 8 лет, что приведет, по результатам оценки кадрового потенциала к занижению итоговых результатов

Как отмечает Воронин И.Э. «определить кадровый потенциал одним показателем невозможно. Поэтому применяется система показателей, отражающая различные стороны трудового потенциала организации». К ним можно отнести следующие показатели:

— анализ списочного состава работников по социально-демографическим характеристикам;

— анализ структуры кадрового состава по психологическим характеристикам;

— оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом технологического процесса;

— оценку соответствия образовательного и профессионально-квалификационного уровня персонала, степени его подготовленности требованиям производственной деятельности;

— анализ структуры кадрового состава на соответствие требованиям технологии и классификатору должностей;

— проверку и анализ данных об использовании рабочего времени;

— оценку текучести кадров и абсентеизма, изучение форм, динамики причин движения работников, анализ потоков перемещений внутри организации, состояния дисциплины труда;

— определение в динамике количества работников, занятых неквалифицированным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом;

— исследование социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации труда, профессионально-квалификационного роста, семейного положения, обеспеченности жильем и др.);

— сбор и анализ данных об уровне санитарно-гигиенических производственных и бытовых условий (состояние рабочих мест, мест общественного питания);

— диагностику управленческого, инновационного потенциала персонала организации, его способности к обучению.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

— возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;

— сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;

— обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;

— повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

— ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Как провести внутренний аудит в отделе кадров

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит? Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать.

Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3) Таблица 3 Сверка документов Документ есть Документ отсутствует Правила внутреннего трудового распорядка Положение о защите персональных данных Положение о премировании Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка Положение об оплате труда Положение о премировании Штатное расписание График отпусков … … Экспертиза документов После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства. Положение о защите персональных данных работников Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников. В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др.

Судебная практика Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата. Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними. Как Провести Внутренний Аудит Кадровой Документации

Читайте на сайте «Россия-Украина»:

Какие Документы Запросить у ИП при Заключении Договора
Документы Прилагаемые при Жалобе на Административное Правонарушение в Суд
Когда Работодатель Обязан Выдать Трудовую и Расчет
Расстояния Установки Дорожных Знаков в Населенных Пунктах Лежачий Полицейский
Могут ли Выписать Штраф за Парковку на Инвалидном Месте по Фотографиям

Внимание!

В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже.

Этапы кадрового аудита

Обычно проходит в несколько этапов.

Этап 1: Подготовка

На данном этапе уточняется основная цель аудита (например, внутренний контроль или подготовка к проверке ГИТ), его вид и объем проверяемых документов, определяются сроки проведения оценки и ответственные лица, а также осуществляется предварительный сбор и анализ информации об организации.

Этап 2: Определение перечня проверяемых документов и процедур

При ведении кадрового учета образуется большое количество документов, которые создаются и используются с определенной целью. Трудовым законодательством регулируется ряд обязательных документов (локально-нормативных актов), которые включают:

Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о персональных данных
Положение об оплате труда и премировании
Трудовые договоры с работниками и изменения к ним
Договоры о полной материальной ответственности (при необходимости)
Приказы по личному составу
График отпусков
Табель учета рабочего времени

Также в процессе деятельности создаются документы, которые не имеют обязательного характера для всех организаций, но разрабатываются и оформляются для соблюдения определенной процедуры или с учетом специфики компании, а также в целях защиты интересов работодателя в случае возникновения трудового конфликта. Например, к таким документам относятся должностные инструкции. В компаниях, где применим суммированный учет рабочего времени, обязательным является график сменности (ст. 103 ТК РФ). Если в организации есть персонал, у которого установлен ненормированный рабочий день, то обязательно должен быть утверждён перечень должностей с ненормированным рабочим днем.

В зависимости от целей оценки определяется перечень проверяемых документов.

Этап 3: Непосредственный анализ документов и проверка их соответствия законодательству

На этом этапе проверяется наличие необходимых документов, а затем их анализ с точки зрения требований текущего законодательства. Исследуется наличие всех нужных подписей и отметок со стороны уполномоченных лиц, регистрационные номера и подписи сотрудников. Отдельно оценивается соответствие документов друг другу: например, сведения в трудовых договорах не должны противоречить утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу.

Этап 4: Оформление отчета по кадровому аудиту

На последнем этапе формируется заключение по выявленным нарушениям с рекомендациями к их устранению. По каждому нарушению указываются все необходимые сведения:

о каком документе речь;
какое нарушение допущено (со ссылками на действующие нормативные акты);
каковы риски организации (возможные штрафы и ограничения);
рекомендации по исправлению ситуации.

Имея такую информацию, компания сможет минимизировать риски в сфере отношений с сотрудниками и избежать санкций со стороны проверяющих органов, своевременно устранив все нарушения в кадровых документах.

Стоимость кадрового аудита может сильно варьироваться в зависимости от цели и задач проверки.

Виды кадрового аудита

Внешний аудит проводится силами третьих лиц (с привлечением подрядчика, внешних специалистов). Внутренний — собственными силами компании, нуждающейся в проверке.

В обоих случаях подход к проведению анализа должен быть объективным и независимым.

Также кадровый аудит может быть сплошным (полным) или выборочным. При сплошном аудите проверяются все кадровые процедуры и документы в полном объеме. При выборочном — проверка кадровых документов осуществляется в отношении определенного количества работников, определяемых уполномоченными лицами, а также может быть выполнена в отношении отдельно выделенных процедур, где чаще всего возникают нарушения в компании, например:

оформление на работу иностранных граждан;
материальная ответственность сотрудников;
оформление дисциплинарных взысканий.

Аудит кадрового состава

Аудит кадрового состава организации – это комплексный анализ одной из сфер деятельности, итоги которого учитываются при принятии управленческих решений

Важно, чтобы результаты такой оценки были достоверными и точными. Поэтому стоит проводить аудит кадровых процессов регулярно

Компания «Проверка Труда» предлагает клиентам свои услуги в этой сфере.

Суть аудита кадровых процессов организации

Многие думают, что подобные проверки проводят, чтобы найти уже допущенные нарушения и ошибки. На самом деле это отличный способ оценить риски, предупредить сбои, а при желании даже повысить эффективность работы в исследуемой сфере.

В сфере управления персоналом экспертный анализ, аудит и кадровое планирование позволяют оценить потенциал бизнеса и обнаружить точки роста, работа с которыми позволит увеличить прибыли. Кроме того, это важная работа с рисками. Изучив документацию в сфере подбора, оформления, обучения сотрудников, выплаты зарплат, организации отпусков, перемещений по должностям и увольнений, специалисты определяют, соответствует ли она требованиям действующего законодательства.

Цели проведения

Изучая эту сферу функционирования бизнеса, аудиторы оценивают:

Степень эффективности кадровой политики компании.
Соответствие документации законодательству.
Оперативность организации работы с персоналом и управления ею.
Наличие незадействованных резервов для повышения эффективности.
Риски, отрицательные факторы и допущенные ошибки, из-за которых снижается рентабельность.
Пути решения имеющихся проблем.

Когда нужен кадровый аудит персонала

Стоит подчеркнуть, что проведение этой процедуры показано практически на любом этапе развития бизнеса. Ситуация внутри предприятия не статична, она постоянно меняется, сотрудники приходят и уходят, находятся в непрерывном взаимодействии. Стоит четко определиться с периодичностью проведения кадрового аудита и придерживаться его.

Безусловная и срочная необходимость в проведении такого анализа наступает при следующих событиях:

— Смена руководителя предприятия или главы службы персонала.

— Подготовка к внешним проверкам: трудовой инспекции, прокуратуры и т.д.

— Подготовка базы данных организации для архивного хранения.

— Вступление в силу изменений в законодательстве.

— Планирование крупного набора персонала.

— Резкая непредвиденная динамика, например массовые увольнения.

Заполните форму, и наш эксперт свяжется с вами!

Порядок проведения аудита кадровых документов

Поскольку порядок проведения аудита кадровых документов законодательно не определен, каждый работодатель может закрепить свой порядок проведения этого мероприятия.

Оптимальным для проведения аудита кадровых документов является следующий алгоритм:

Определить цели и задачи мероприятия
Издать приказ о проведении аудита кадровых документов
Составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке
Подготовить бланки для занесения информации
Проверить наличие обязательных кадровых документов, соответствие их оформления и содержания требованиям законодательства РФ
Оформить отчет по результатам проверки
Принять решение по итогам проведения аудита
Составить план исправления обнаруженных нарушений

С какой целью проводится аудит кадровых документов и какие задачи ставятся перед этим мероприятием?

Основаниями для проведения процедуры аудита могут служить:

смена руководства организации;
смена работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (увольнение или перевод на другую должность, в другое подразделение, перераспределение обязанностей и т.п.);
плановая или внеплановая проверка ГИТ по заявлению работника (увольнение по инициативе работодателя, невыплата заработной платы, премии);
приведение кадровой документации в соответствие с изменениями в действующем законодательстве (напр., вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТ Р 7.0.97 — 2016)
регулярная плановая проверка состояния кадровой документации в организации (напр., ежегодная).

Приказ о проведении аудита кадровых документов издается в произвольной форме. В этом распорядительном документе следует сформировать состав комиссии (как правило, это работники, имеющие соответствующую квалификацию: кадровые работники, юрисконсульты, архивариусы, секретари и т.д.) и определить сроки проведения (приложение 1).

На что надо обратить особое внимание при проверке кадровых документов:

наличие разных видов документации
правила комплектования и хранения кадровых документов
сроки хранения
соответствие формы документов требованиям оформления документов
сопоставление содержания кадровой документации с нормативными требованиями

Аудит кадровых документов может проводится в виде полной или выборочной проверки.

Полная проверка всех видов кадровой документации, как правило, проводится ежегодно по плану проверок.

Перед проведением аудита следует составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке, разделив их по видам (приложение 2).

Выборочная (сквозная) проверка проводится, для определения соблюдения прав отдельных категорий работников, например:

лиц, не достигших возраста 18 лет;
инвалидов;
беременных женщин;
женщин, имеющих детей до 3-х лет;
работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
надомников и т.д

Для эффективного сбора информации следует разработать бланки (приложение 3)

Информацию рекомендуется фиксировать в готовых формах (приложение 4)

После фиксации информации необходимо оформить отчет по итогам проведенного аудита (приложение 5)

Далее следует оформить план мероприятий по итогам проведенного аудита с указанием сроков выполнения и ответственных лиц (приложение 6)

Механизм проведения аудиторской проверки кадров

Данная процедура проходит по определенному алгоритму, принятому законодательством. Она осуществляется в несколько этапов:

в обязательном порядке проводится проверка правильности оформления всех документов, относящихся к работе с кадрами, независимо от специфики предприятия;
большой акцент специалист по проверке ставит на соответствии документов аспектам действующего законодательства;
затем рассмотрению подлежат особые зоны риска, имеющие свои особенности, вследствие чего могут утрачивать правомерность;
норма по оформлению документов иностранных специалистов;
насколько законны договоры, отражающие материальную ответственность;
оформление документации по оплате работы в сверхурочное время, праздничные и выходные дни;
законность механизма испытательного срока;
правильность составления договорных отношений с сотрудниками, оказывающими услуги;
после проведенной проверки оформляется заключение, где прописываются нарушения, рекомендации и сроки. Оно направляется в организацию для устранения недостатков.

Кадровый аудит имеет свои цели, задачи и особенности. Для того, чтобы провести проверку следует сделать анализ критериев качества для конкретной фирмы. Он проводится с помощью методов сравнения показателей, диагностики отношений между коллегами, а также проверки организационно – правовых документов. Аудиторские проверки отдела кадров необходимо проводить не только с участием инспекции по труду, но и в рабочем режиме, так как правильно построенная стратегия работы является гарантом успешности компании.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Куда обратиться за услугами

Если вы пришли к решению о необходимости проведения аудита кадровой документации вашей компании, то следующим шагом становится выбор подходящей организации, которая способствует оценке правильности документационных процессов с учетом действующего законодательства. В большинстве случаев данный вид проверки доверяют специализированным консалтинговым фирмам.

Как правило, стоимость услуг варьируется в зависимости от ваших потребностей, вида аудита, объема работы и прочих факторов. В 1С-WiseAdvice стоимость начинается от 50 000 рублей.

Методика кадрового аудита

Оценка
системы подготовки, регистрации и хранения бумаг; проверка наличия необходимой документации и её правильное оформление с учётом законодательства.
Выявление
уровня профессиональной компетенции с сотрудников; определение оптимальности функционирования и выявление возможных резервов для повышения эффективности управления персоналом.
Консультация
по смежным областям, связанным с кадрами, такими как заработная плата и налоговые риски, при вашем желании.
Гарантии
полноты и достоверности аудиторского вывода в соответствии с федеральными стандартами и требованиями трудового законодательства.

Уже 18 лет 1С-WiseAdvice помогает компаниям с профессиональной оценкой качества кадрового учета. Мы входим в ТОП-3 рейтинга бухгалтерских компаний RAEX и помогли более 1000 клиентов. Наша команда помогает привести кадровый учет в должное состояние через аудит, поскольку мы нацелены на результат с максимальной заботой и индивидуальным подходом к каждому.

Регулярный качественный аудит помогает своевременно находить и решать ряд проблемных вопросов без спешки и предотвращать ситуации с привлечением организации и должностных лиц к административной и уголовной ответственности со стороны надзорных органов, а также поддерживать аудит кадровой службы в актуальном состоянии и в надлежащем качестве.Обращайтесь, мы рядом.

ТОП-3
в рейтинге бухгалтерских компаний

1000+
клиентов выбрали нас

450+
профессиональных бухгалтеров

18
лет на рынке

Варианты у иностранной компании для открытия бизнеса в РФ

Как зарегистрировать компанию в Казахстане: варианты, налоги и особенности ее функционирования

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерии: ТОП компаний

Как помочь своим сотрудникам легализоваться в РК

Кому подходит аутсорсинг расчета зарплаты, стоимость услуг и выбор аутсорсера

Вся правда о передаче учётных функций на аутсорс

Как зарегистрировать юридическое лицо в Турции: типы предприятий, этапы создания бизнеса, документы и налоги

Как компании перейти на КЭДО: документы, ЭЦП, плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Правила ведения воинского учета в 2023 году

Подробно о восстановлении бухучета: когда это необходимо, рекомендации, ответственность компании

Подробно о льготах по налогам и взносам для ИТ-бизнеса, гранты

Планирование налогов от А до Я: виды, этапы, основные принципы

Подробно о кадровом аудите: виды, этапы, штрафы

Пошаговая инструкция по созданию ООО: документы, уставной капитал

Все о поддержке бизнеса: льготы, гранты, субсидии

Что это и как использовать льготные ставки

9 законных способов для предпринимателей

Подробная инструкция

Гайд от экспертов отрасли

Типовые виды услуг

Перечень услуг и цены