О некоторых вопросах, связанных с проведением ремонтных работ

Общие правила их составления

Несмотря на то, что утвержденного образца дефектной ведомости не существует, этот документ относится к первичным учетным, поэтому в отношении него следует учитывать общие правила оформления бухгалтерских отчетных бумаг:

1. В дефектовке всегда должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• собственно наименование;
• дата составления;
• полное официальное название учреждения или фирмы, в котором была составлена дефектовка (например, название завода-изготовителя или компании, занимающейся продажей оборудования);
• название, суть и измерители проведенной хозяйственной операции в натуральном эквиваленте и денежном;
• лица, проводившие обнаружение дефектов – их ФИО, должности и подписи.

1. Право подписи такого документа предоставляется не всем сотрудникам, а только тем, которые относятся к списку, утвержденному руководителем совместно с главным бухгалтером предприятия.
2. Составляется либо в момент обнаружения дефектов, либо сразу по окончании процедуры – в зависимости от технической возможности.
3. Исправления, помарки, опечатки в дефектной ведомости не допускаются – в случае их наличия нужно составить новый документ на новом бланке.
4. Допускается составление как в традиционном бумажном, так и в электронном виде.
5. Востребовать могут только уполномоченные лица (как правило, главный бухгалтер и руководитель компании), а также представители проверяющих и контролирующих органов – налоговая инспекция, прокуратура и т.п.

Как составлять дефектной акт в 2023 году

Акт дефектов на восстановительные мероприятия можно оформлять как в произвольной, так и по типовой форме. Некоторые учреждения сами разрабатывают данный документ, содержащий нужные графы и таблицы. Заполнять бланк имеют право только члены комиссии, назначенные приказом руководства учреждения. Комиссия начинает работу после ознакомления с приказом. Задача комиссии – скрупулезно обследовать объекты на предмет неисправностей и дефектов. При проверке строительного объекта специалисты комиссия обязаны осматривать конструктивные элементы, функциональность которых должна соответствовать стандартным правилам и государственным нормативам с учетом процентного износа основных средств.

При обнаружении изъянов в период осмотра, члены комиссии заполняют акт выявленными сведениями. На основании ведомости дефектов составляется смета и осуществляется ремонт объекта. К акту можно добавлять фотоматериалы, а также замечания свидетелей.

В конце составленного бланка члены комиссии обязаны написать свои выводы по текущему положению объекта. Как правило, в таком документе содержатся таблицы, для внесения всех выявленных замечаний. Акт, по внешнему состоянию, похож на смету без содержания оценочных показателей.

Для, более полного, обоснования необходимости осуществления текущего ремонта или капремонта, в составленном документе обязаны отображаться следующие сведения:

• Наименование улицы и адрес дома, в котором намечается ремонт.
• Этапы выполнения ремонта.
• Перечень элементов, необходимых для восстановления.
• Список всех замечаний, обнаруженных при исследовании и т. д.

Скачать бланк дефектной ведомости

Бланк дефектной ведомости

Акт дефектов заполняется учреждением на листах формата А4, с обязательным содержанием следующих данных:

1. По фамильный список членов назначенной комиссии.
2. Название учреждения, в котором выполняется обследование.
3. Наименование исследуемого объекта с отображением технических сведений, в т.ч. инвентарный номер.
4. Перечень обнаруженных замечаний.
5. Рекомендации членов комиссии по капремонту или текущему восстановлению и т. д.

Для того, чтобы бумага приобрела юридическую законность, она должна быть подписана всеми членами комиссии и заверена печатью учреждения, на котором осуществлялось обследование объекта.

Нередко необходимость в написании акта дефектов появляется у предпринимателей, готовящих свои цеха по производству или офисные здания к ремонту. При таком раскладе комиссия, создается из специалистов высокой квалификации, которая оказывает помощь в расчете общей суммы издержек, необходимых для устранения выявленных дефектов. После утверждения акта дефектов членами комиссии, создается смета, в которой выполняется расчет затрат на предстоящие восстановительные мероприятия.

Образец заключительной части дефектной ведомости

Типовые неисправности аккумуляторных шуруповертов

С выбранной организацией заключается договор с формулировкой «Проведение диагностики оборудования для оценки затрат на ремонт». Если в акте выполненных работ, выданном приглашенной организацией, будет содержаться заключение о неисправности и невозможности восстановления оборудования, организация – собственник основных средств получит достаточные основания для списания. Материально-ответственные лица, за которыми числится инвентарь, инструмент, спецодежда и обувь, обязаны бережно относится к их эксплуатации и сохранности.

Автомобиля завода АЗЛК (до 1968 года — МЗМА) продавали во многих странах мира, пусть и не в таких количествах, как Лады. Но эти Москвичи порой разительно отличались от наших.

Универсальный слесарный инструмент, который мы решили испытать, используют не только при ремонте автомобилей. У любого домашнего мастера должны быть в хозяйстве комбинированные ключи (рожок — кольцо) и шестигранные головки.

И потому мы решили испытать ключи и головки, которые можно свободно приобрести на нашем рынке по божеской цене.

Если они не подлежат восстановлению и не могут эксплуатироваться в дальнейшем, их необходимо исключить из состава имущества организации путем списания. Данная операция должна быть правильно оформлена документально. Списание инструмента, пришедшего в негодность, проходит в строго установленном порядке и обязательно оформляется актом (п. 56 Методических указаний по бухучету специнструмента, утв.

Поломка устройства либо быстрый износ деталей происходит в результате неправильного эксплуатирования устройства. Зачастую это происходит по причине неаккуратного пользования, в ходе которого пользователь начинает перегружать устройство. Давить массой тела на устройство запрещается.

Акт можно оформить на листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке организации. В большинстве случаев его составляют в одном экземпляре, который затем передают в бухгалтерию. При необходимости можно составить дополнительные экземпляры. Так как данный документ относится к внутреннему документообороту организации, заверять его печатью нет необходимости.

Комиссия проверяет наличие ценностей, предъявленных к списанию, определяет их состояние, причины списания и, если они не пригодны к дальнейшей эксплуатации, составляет акт установленной формы.

При первой же инвентаризации ценностей будет выявлена недостача, а главному бухгалтеру предъявят претензии о недостоверности бухгалтерского учета.Инструменты, пришедшие в негодность, необходимо снять с учета посредством списания. Процедура регламентирована нормами правовых источников.

Как и любой электроинструмент, шуруповерт со временем начинает работать нестабильно, требуя внеочередного профилактического обслуживания и даже ремонта. Совсем не обязательно в данном случае обращаться за помощью к квалифицированным специалистам. Есть перечень проблем, которые домашнему мастеру вполне по силам выполнить самому. Если инструмент не подлежит восстановлению, то дальнейшее хранение его и учет на балансе бессмысленны, что должно стать причиной инициации мероприятия по списанию объекта. Оно должно быть правильно документально обосновано и оформлено.

Методических указаний по бухучету специнструмента, утв. Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н). Данный документ подтверждает факт списания и отображает основные причины его издания. Грамотно составленный акт обеспечит достоверность ведения бухгалтерского учета, а регулярное списание изношенного инструмента снизит налоговую нагрузку на организацию.

Часто рожковые имеют две головки, на концах ручки, под разные размеры гаек. Это значительно сокращает количество необходимых инструментов в наборе. Рожковые получили широкое распространение из-за своей универсальности, простоте в использовании и это несмотря на недостатки.

Составление акта о списании является обязательным в делопроизводстве. Дело в том, что каждый предмет, состоящий на балансе, имеет свою стоимость, которая указана в соответствующих бухгалтерских документах.

Проблему со свистящим подшипником скольжения можно решить смазыванием его с обеих сторон жидкой смазкой-спреем, например WD-40. Не помешает также тщательно смазать сам вал ротора. Следует заметить, что быстрое засорение подшипников и появление после этого свистящих звуков при вращении сигнализирует о том, что они уже серьезно износились.

Вопрос №1: Возможно предприятие сталкивается с естественной убылью МБП. Как это отразится на налоге на прибыль? В акте отражается наименование ценностей, сколько лет были в эксплуатации, их количество, цена, сумма, причина списания.

Правила оформления документа

Ведомость может быть оформлена на стандартном листе формата А4 или на фирменном бланке организации – это роли не играет, при этом она может быть написана как от руки, так и в печатном виде. Составляется она обычно в нескольких экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Все копии должны быть подписаны членами комиссии, а также утверждены подписью руководителя компании.

Проштамповывать ведомость не обязательно, т.к. она относится к внутренней документации фирмы, кроме того, с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от обязанности использовать в своей деятельности печати и штампы.

После утраты актуальности, ведомость передается на хранение в архив предприятия, где содержится на протяжении времени, требуемого по закону или установленного внутренними правилами организации.

Образец дефектного акта на капитальный ремонт

Оформление акта на осуществление капитального ремонта выполняется тогда, когда на проверяемых объектах обнаруживаются какие-либо дефекты конструктивных или структурных элементов. Наиболее часто такие ведомости на восстановление составляются строительными фирмами, на балансе которых находиться множество объектов, оборудование и прочая разновидность техники.

Акт по капитальному восстановлению может заполняться, как в произвольной форме, так и по унифицированной форме, утвержденной нормативами РФ. Так, постановлением Госкомстата РФ № 7 от 21.01.2003 утверждена типовая форма № ОС16, которая часто используется при обследовании объектов.

Заполнять данный бланк имеют право лишь члены комиссии, назначаемые руководителями учреждений, на балансе которых находятся объекты. Приступать к обследованию объекта специалисты вправе лишь после ознакомления с приказом руководителя. Комиссия внимательно обследует аварийные основные средства. При выявлении неисправностей в конструкциях, элементах объекта, комиссия обязана отобразить выявленные замечания в ведомости. По окончанию обследования члены комиссии обязаны предоставить выводы по состоянию проверенного объекта и заключение по осуществлению капремонта или текущего восстановления. Ведомость на осуществление капремонта состоит из таблицы, в которую заносятся сведения о всех замечаниях. По содержанию дефектная ведомость на капремонт ничем не отличается от акта на текущее восстановление.

Образец дефектного акта на капитальный ремонт

Каким документом оформлять списание ГСМ

Ваш руководитель исходит из того, что: «На основании решения руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя путевой лист легкового служебного автомобиля может не оформляться:

• на служебные легковые автомобили, предназначенные для обслуживания руководителя организации (его заместителей), индивидуального предпринимателя;
• на автомобили работников, используемые ими для нужд нанимателя в соответствии с законодательством о труде, если нанимателем по данным автомобилям не производятся расходы на их обслуживание и топливно-смазочные материалы».

Но ведь разрешение что-то делать не означает обязательности это делать именно так. Таким образом, субъекты хозяйствования имеют право предусмотреть иной порядок, чем тот, который был разрешён Инструкцией 138 в первой её редакции, т.е. оформлять путевые листы.

Кроме того, рекомендую Вам не забывать о том, что в отсутствие документа, подтверждающего производственный характер использования автотранспорта, может возникнуть вопрос о его использовании в чьих-то личных целях и о возникновении, таким образом, дохода у физического лица.

М-29 в 1С 8.3 — где находится, как оформить

В строительных организациях часто возникает вопрос по форме М-29 в 1С 8.3 — где находится, как оформить с помощью М-29 списание материалов в 1С 8.3?

Форма М-29 (Отчет о расходе материалов в строительстве) была утверждена утратившим в настоящее время силу Приказом ЦСУ СССР от 24.11.1982 N 613 и не является обязательной к применению. Кроме того, перечень реквизитов этой формы не соответствует требованиям к первичным документам, и она не может подтверждать расходы в НУ.

М-29 можно применять для внутреннего пользования, если это удобно, но в программе 1С 8.3 она отсутствует. При необходимости ее заполнения в программе, это можно сделать с помощью доработки конфигурации или внешней обработки (расширения).

Правила составления

Как и любой официальный документ, дефектную ведомость нужно уметь составить правильно и грамотно.

Для этого необходимо следовать настоящей инструкции:

Во-первых, следует помнить о том, что дефектный акт составляется даже при проведении малейшей хозяйственной операции.

Название модели автомобиля, деталей, и организации, которая осуществляет ремонт, нужно указывать полностью,
избегая сокращений. Это обусловлено тем, что акт относится к первичной документации, и имеет юридическую силу в случае претензий к одной из сторон процесса.
Все документы, которые подтверждают покупку и установку запасных частей, нужно обязательно приложить к акту

В отчете нужно указать наименование фирмы или имя ИП, который поставил товар, полный адрес организации-поставщика, все контакты, которые помогут с ним связаться.
Подписи всех участников являются необходимостью.

Подписывать акт может не только собственноручно руководитель, а и бухгалтер, или другое уполномоченное лиц
о, которое готово принять на себя такую ответственность.

Составлять документ
нежно во время проведения ремонтных работ или сразу же после их окончания.
Очень важно знать, что помарки и корректировки в документе недопустимы.

Номер, название, и дата
составления акта должны быть внесены с внутренний реестр первичной документации.

Составляют ведомость от руки.
Разрешено использовать формуляры, которые заполняют синей или черной ручкой.

Электронный вариант разрешен
, но он все равно должен иметь бумажный аналог.

Показывать
такие документы, как дефектная ведомость можно только владельцу автомобиля и уполномоченным органам (налоговая служба, надсмотрщики).

Неправильно заполненная ведомость лишается юридической силы
и не может служить доказательством в случае предъявления претензий.

Инструкция по заполнению

• В самом начале нужно указать причину составления.
  Здесь указывают владельца автомобиля, его контактные данные, марку транспорта, и опись дефектов.
• Далее нужно более подробно определить фронт работ и составить смету.
  Все эти данные должны основываться на достоверной информации и строгих математических подсчетах, но никак не на интуиции и расчетах «на глаз». Часть со сметой уточняют в ходе процесса ремонта или модернизации.
• В документе нужно указать дату
  начала работы, и день, к которому работу нужно будет сдать.
• Если планируется капитальный ремонт
  , в ходе которого обнаруживаются до сих пор неучтенные неполадки, их вносят в ведомость и акт в виде ревизии.
• Необходимо подтвердить факт ознакомления владельца транспорта со всеми данными, внесенными в ведомость.
  Его согласие вносится в виде подписи. Так как дефектная ведомость не имеет конкретной формы составления, формат подтверждения от клиента может быть выбран фирмой-исполнителем. Некоторые предпочитают получить от заказчика фразу «С документом ознакомлен (а) и согласен (на)», написанную от руки владельца автомобиля.

Даже если какой-либо документ не имеет четких требований к составлению и обращению, он должен одержать такую информацию:

• Название документа (указать большими буквами посредине листа).
• Фактическую дату составления.
• Название структуры/организации, которая составляет бумагу.
• Суть запланированных действий.
• Денежный эквивалент работы, которую предстоит выполнить.
• Должности и ФИО исполнителей.
• Подписи участников (от руки).

Особенности составления

1. Если ведомость составляют для того, чтобы признать одну или несколько частей автомобиля негодными, лучше собрать комиссию, которая подтвердит факт проверки и согласится с вынесенным вердиктом.
   Если заменить нужно, например, двигатель, создание комиссии почти неизбежно, так как дело идет о большой сумме, к которой почти наверняка возникнут вопросы. Члены комиссии должны быть компетентны в рассматриваемом вопросе, иначе их одобрение не будет иметь никакого веса.
2. Приказ о ремонте или полной замене деталей издаются лично руководителем на основе ранее составленной ведомости.
   Оба документа должны иметь свой номер (иногда и серию), и быть заверенными печатью стороны, занимающейся ремонтом.
3. Составляя дефектную ведомость, позаботьтесь о том, чтобы у вас была ее копия
   , которая заменит оригинал в случае его утери.

Как заполнить по образцу дефектный акт на текущий ремонт и другую рабочую документацию (договор, смету и прочие)

Это документ, объясняющий затраты компании на выполнение работ. Составление ведомости процесс трудоемкий. Для этого формируется специальная комиссия, задача которой проверить качество ремонта, соотнести с исходным заказом и выявить возможные дефекты. В состав комиссии входят:

При заказе ремонтных работ самостоятельно можно столкнуться с тем, что строительная компания навязывает большой и достаточно дорогой перечень услуг, в том числе оформление якобы необходимых документов. Не дайте себя обмануть! Если у вас возникают сомнения, стоит обратиться непосредственно в налоговую или ЖКХ для получения достоверной информации.

Учет поступления на хранение запасных частей: проводки

Аналитический учет запчастей ведется в рамках номенклатуры (однородных групп) по стоимости приобретения. Основанием для получения учетных данных служит накладная.

Пример поступления запчастей

ООО «Планер» имеет на балансе автомобиль, используемый для служебных целей. Для проведения среднего ремонта требуется приобретение редуктора в сумме 25 700 рублей, включая НДС 3920,34 рубля. В учете предприятия вносятся записи:

1. Отражена поставка запчасти: Дт 10/5 Кт 60 на сумму 21 779,66 рублей;
2. Учтен НДС, предъявленный поставщиком: Дт 19 Кт 60 на сумму 3 920,34 рублей;
3. Учтена оплата поставщику: Дт 60 Кт 51 на сумму 25 700 рублей.

Складской учет осуществляется с использованием карточек учета материалов № М-17 в ручном или электронном виде. Особая необходимость ведения карточек возникает при использовании в организации обменного фонда запчастей, ремонтируемых и устанавливаемых в дальнейшем на ОС.

Под товарно-материальными ценностями понимается следующее имущество организации:

• сырье, материалы — предметы, вещи, которые используются на производстве для изготовления какой-либо продукции;
• незавершенное производство — товары, продукция, производство которых не завершено, не получившие потребительских свойств в соответствии с их назначением, то есть находящиеся в стадии производства;
• готовая продукция — товары, которые могут быть реализованы без дополнительных затрат, прошедшие все стадии производства, установленные в соответствующих нормативных документах: регламентах, технических указаниях;
• запасы — неиспользуемое имущество организации, переданное для хранения на склады.

Предложить провести утилизацию может как лицо, отвечающее за сохранность ценностей и осуществляющее их учет, так и главный бухгалтер или руководитель предприятия. В целях проведения списания в организации создается специальная комиссия, которая может действовать как на временной, так и на постоянной основе. В состав такой комиссии в обязательном порядке включают лиц, на которых лежит материальная ответственность за конкретные ценности компании, специалистов по конкретному оборудованию, главного бухгалтера. В полномочия комиссии входит, в том числе, составление акта о списании, образец которого представлен ниже.

Предприятия обязательно должны осуществлять учет расходных материалов, нужных для эксплуатации авто. Одно из направлений учета – контроль над движением шин. Карточка учета фиксирует поступление, эксплуатацию и выбытие запчастей. В ней нужно отразить сведения о каждой единице элементов. Прописывается, за каким ТС закреплена часть. Осуществляется ежемесячный контроль над эксплуатацией. Для этого проставляются отметки о пробеге авто. Эти отметки позволяют отслеживать техническое состояние элементов. Исходя из этого устанавливается, можно ли эксплуатировать запчасти дальше.

Карточка заполняется назначенным лицом. Вся информация заносится на базе решений экспертной комиссии. Состав последней устанавливает руководитель предприятия.

К СВЕДЕНИЮ! Обязательно ли заводить карточку? Да, это обязательное требование для всех предприятий. Карточки могут не заводить только те, кто перевозят грузы или пассажиров для личных нужд.

Правовая сторона вопроса

Списание оборудования поможет снять объект с баланса предприятия (основных средств) (ПБУ «Учет основных средств»), ну и в конечном итоге, утилизировать его.

Акт на списание выступает в качестве первички м служить основанием для дальнейших действий по списанию оборудования с последующим внесением изменением в бухгалтерскую отчетность (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Обязательно ли составлять документ

Принять решение о том, что оборудование невозможно или нецелесообразно использовать в дальнейшем решает комиссия на основании собственного заключения, или выводов, сделанных специалистом ремонтной организации. Это информацию нужно указать в каком-то документе. Для бухгалтерии, чтобы списать объект, потребуются разработанные предприятием, либо специальные (унифицированные) формы ОС-4; ОС-4а; ОС-4б, которые применяются в зависимости от типа списываемых ОС.

В настоящее время, применение унифицированных форм необязательно и большинство предприятий используют на практике собственный бланки.

Как и когда составить документ

Для составления акта о списании негодного оборудования создается комиссия. Инициатором является материально-ответственное лицо, например, начальник цеха. Он обращается к руководителю в устной, а чаще письменной, форме, где обозначает проблему.

В деловом обороте большинства компаний составляется служебная записка, в которой инициатор описывает проблему, указывая:

• какое оборудование пришло в негодность;
• по какой причине нужно его списать.

По второму пункту дается понятное разъяснение, что ремонт нецелесообразен, либо объект устарел, а его использование мешает развитию производства.

В этом случае директор пишет приказ, а постоянно действующая комиссия приступает к своим обязанностям.

Особенность списания оборудования состоит в том, что это – длительный процесс, и от осмотра комиссией оборудования до его полного списания проходит длительное время. Нужно помнить, что окончательное подписание акта происходит только после полного демонтажа объекта.

В составе комиссии обязательно должен быть технический специалист, который сможет определить возможность и целесообразность ремонта, а также внести предложения, как можно использовать детали после демонтажа.

Основание для составления

Основанием для составления может быть:

• проведенная инвентаризация, в ходе которой выяснилось, что некоторые из объектов учета необходимо утилизировать;
• инициатива ответственных за использование ценностей лиц (МОЛ).

Причина списания материалов в акте на списание зависит от того, какие именно материальные ценности предполагается списать. Например, утилизация мягкого инвентаря может быть обусловлена износом вещи, канцелярские товары должны быть переданы по ведомости от МОЛа непосредственному пользователю (ведомость выдачи ценностей на нужды учреждения по форме 0504210), посуда вносится согласно книге регистрации боя посуды (код формы 0504044). В случае уничтожения предметов инвентаря по утвержденным документам требуется их приложить.

Ответственными лицами являются члены комиссии по поступлению и выбытию активов. Они назначаются приказом руководителя учреждения.

Порядок составления

Все крупные предприятия периодически проводят осмотр и проверку всех числящихся на балансе материальных средств. Обследование проводится визуально, глубокие и тщательные экспертизы проводятся лишь при необходимости. Предшествует проверке создание специальной комиссии, утверждаемой приказом руководителя. Каждый член комиссии должен иметь определенную квалификацию, позволяющую безошибочно определить вид неисправностей или дефектов, и возможные способы их ликвидации.

Не существует законодательно утвержденной формы документа, поэтому каждое предприятие может разработать свой образец ведомости. Составив его самостоятельно, в произвольной форме, с учетом всех важных нюансов и деталей. В основном документ имеет вид таблицы, которая не должна содержать никаких исправлений и помарок.

Требования к оформлению:

Необходимые документы

1. Обязательным является наличие первичной документации по всем хозяйственным операциям.
2. Вся первичка должна быть составлена согласно утвержденным формам.
3. Документы должны содержать все основные реквизиты, такие как название, дата оформления, название предприятия, содержание проводимой операции, ФИО ответственных лиц и их подписи.
4. Любые исправления в документе должны быть согласованы с лицами его подписавшими, с указанием даты корректировки. По возможности лучше составить новый экземпляр.
5. Обязательное наличие сводной документации.
6. Желательно, чтобы все первичные и сводные документы составлялись на бумаге. При оформлении их в электронном виде, необходимо сделать дубликат на бумажных носителях.

Кто составляет дефектную ведомость и где скачать бланк?

Бланк дефектной ведомости на списание материальных ценностей разрабатывается самой фирмой — готовой унифицированной формы, утвержденной на законодательном уровне, не существует. Поэтому, прежде чем приступить к осмотру МЦ, проверьте, утверждена ли форма бланка в вашей компании. При отсутствии бланка необходимо разработать его форму и утвердить как приложение к учетной политике.

Для оформления дефектной ведомости сформируйте комиссию, включив в ее состав:

• специалистов, способных выявить дефекты и оценить степень их влияния на возможность дальнейшего использования МЦ в деятельности компании;
• представителя бухгалтерской службы;
• материально ответственное лицо;
• иных лиц при необходимости (например, специалистов фирмы по ремонту оборудования или представителя завода-производителя обследуемого объекта).

Скачать бланк ведомости на списание материальных ценностей можно здесь.

Выводы комиссии позволят в последующем сформулировать объективное мнение по поводу того, насколько МЦ подлежат ремонту.

На основе этих выводов можно:

• сделать предварительную оценку затрат на осуществление ремонта;
• оценить целесообразность ремонта.

Что требуется после получения выводов комиссии, узнайте далее.

Основное назначение документа. Рекомендации по составлению

Каждое предприятие, осуществляющее хозяйственную деятельность, рано или поздно сталкивается с такой проблемой, как порча или износ материальных ценностей. Либо с другими факторами, препятствующими их нормальной работе или дальнейшему применению.

Процесс выявления непригодных к использованию ТМЦ предполагает документальное оформление этих фактов, с соблюдением норм и правил действующего законодательства.

При оформлении в нее вписывают:

Составление документа

• полное наименование предприятия (компании, организации, фирмы)
• название структурного отделения, на балансе у которого числятся описываемые материальные ценности
• наименование и тип материальных ценностей
• выявленные недостатки или дефекты
• выводы и предложения по их устранению
• подписи уполномоченных членов комиссии

При выполнении разнообразных ремонтных работ, дефектную ведомость используют в виде акта учета издержек. Она выступает основанием для составления проектной документации и сметы расходов для выделения денежных средств на будущий ремонт (строительство):

• сооружений
• помещений
• зданий
• автомобильных дорог
• транспорта
• крыш
• механизмов
• оборудования

Данная ведомость является главным документом, подтверждающим факт поломки или износа производственного оборудования, имущества, материалов. Применяется в основном на предприятиях-гигантах, состоящих из нескольких структурных подразделений, имеющих в своем активе большое количество:

• материальных ценностей
• оборудования
• механизмов
• устройств

Она может предъявляться в органы налоговой инспекции, являясь свидетельством необходимости проведения ремонтных или строительных работ. Без дефектной ведомости компания не имеет права учитывать расходы на ремонт, при расчете налога на прибыль.

Для чего нужен дефектный акт

После того, как специалистами выявляются дефекты, они вносятся в специальную таблицу документа. Затем комиссия должна принять коллективное решение о том, есть ли возможность устранить обнаруженные неисправности. Если оборудование не подлежит восстановлению, или устранение проблем превышает стоимость нового оборудования, оно списывается. Такие действия выполняются именно после оформления дефектного акта. Именно в этом документе указываются соответствующие выводы членов комиссии. Если имущество подлежит восстановлению, об этом также должно быть указано в акте. В этой ситуации организация выделяет необходимую сумму на устранение неисправностей.

Необходимо помнить, акт относится к учетной документации, правильность заполнения которой проверяется налоговой службой. Если акт заполнен неверно, будет считаться, что в налоговом учете предприятия допущена ошибка. Ведь в этом случае налоговики признают неправомерным списание имущества или выделение денег на его ремонт. Как правило, это грозит штрафом.

Как составить дефектный акт

Законодательство не обязывает компании придерживаться строгих стандартов при заполнении данного документа. Так как здесь отсутствует унифицированный бланк, акт можно составлять в свободной форме. Также практика показывает, многие компании для оформления дефектного акта используют внутренний шаблон, разработанный специально для данных целей. Вместо фирменного бланка разрешается использовать лист бумаги формата А4.

Так как документ предназначен для указания всех выявленных неисправностей, большую его часть занимает таблица. Если акт составляется не по какому-то шаблону, а от руки, его можно оформить в виде списка. В любом случае здесь должна указываться подробная информация о поломках и вариантах ремонта.

В документ обязательно вносится такая информация:

• номер и дата приказа, который стал основанием для проведения инвентаризации;
• в соответствующей графе указывается информация о компании. Если она имеет разные подразделения, отмечается именно то, в котором проводится проверка;
• данные директора компании;
• точное определение исследованного объекта или название оборудования;
• отмечается дата проверки;
• наименование документа и его номер, присвоенный внутренним документооборотом;
• список специалистов, которые проводят инвентаризацию;
• ФИО и должности председателей комиссии;
• подробное описание обнаруженных неисправностей;
• выводы специалистов о списании или устранении неполадок.

Многие ошибочно считают, что в акте необходимо указать стоимость осматриваемых объектов или оборудования. Якобы это поможет определить целесообразность дорогостоящего ремонта. Однако никакие расценки здесь не указываются.

Чтобы максимально точно передать суть неисправности, рекомендуется тщательно продумать формулировку. Этим правилом следует пользоваться и при составлении рекомендаций по ремонту. Если объект не подлежит восстановлению, необходимо правильно и четко объяснить, почему он должен подлежать списанию. Вся информация, написанная в акте, должна быть подтверждена подписями каждого члена проверяющей комиссии. Напротив своей фамилии каждый эксперт ставит подпись и делает ее расшифровку.

После оформления этот документ становится основанием для утверждения перечня всех необходимых ремонтных работ. После определения сметной стоимости объект начинают восстанавливать. Иногда можно столкнуться с ситуацией, когда управленец или другое лицо, занимающее высокую должность, считает заключения экспертов неверными. При этом обжаловать решение и доказать свою правоту он может исключительно через суд.

Ответственность

Комиссия несет ответственность за составление документов, проверку материалов, установление полного износа или непригодности ценностей.

Запасы, стоящие на балансе компании, нельзя утилизировать без составления соответствующих бумаг в присутствии членов специально созванной группы, иначе ответственные лица будут отвечать в пределах своего договора об индивидуальной материальной ответственности.

Любое оборудование имеет свой срок эксплуатации, после которого его необходимо списать. Чтобы сделать это правильно, нужно действовать в определенном порядке, регламентированном законом. Как провести списание основных средств в 2017 году рассмотрим в статье.

Любой бухгалтер, непосредственно занимающийся приемкой, начислением амортизации и списанием основных средств, должен четко знать порядок действий и необходимый список документов. В противном случае у налоговой службы могут возникнуть вопросы относительно правомерности списания, отсутствия обязательных документов.

Прежде чем проводить списание основных средств на предприятии, необходимо изучить приказ Минфина РФ №33н от 20 июля 1998 года. Он содержит в себе информацию об обязательных мероприятиях и документах, регламентирует порядок учета ОС.

Дефектная ведомость

• исправления, подчистка, корректировка данных – в дефектной ведомости они недопустимы так же, как в любых финансовых документах);
• исключительно электронная форма – первичная документация должна существовать на бумажном носителе.

1. При перечислении ремонтных работ их необходимо формулировать в соответствии с принятой номенклатурой (по справочникам ТЕР и ФЕР).
2. При описании дефектов нужно четко описывать нарушения, их объемы и сроки устранения.
3. За каждый этап работы нужно назначать ответственных лиц, которые должны подписаться.
4. Полностью указывать марки, модели и другие характеристики материалов и оборудования, необходимого для выполнения работ.