Как работать с электронными трудовыми книжками

Как правильно заверить копии документов: образец 2024 года

Процесс заверения копий документов в 2024 году не отличается от правил, применяемых в предыдущие годы. Ниже приведен образец правил заверения копий документов, действующих настоящем года:

1. Зачем нужна заверенная копия документа?

   Заверенная копия документа подтверждает его достоверность и соответствие оригиналу.

2. Как получить заверенную копию документа?

   Для получения заверенной копии документа необходимо предоставить оригинал документа и его ксерокопию заверительному лицу или нотариусу.

3. Где заверить копию документа?

   Заверить копию документа можно у нотариуса или уполномоченного сотрудника организации, у которой требуется предоставить документ.

4. Какой документ можно заверить?

   Заверить копию документа можно, если у оригинала документа есть подписи и печати, подтверждающие его достоверность.

5. Как заверить копии нескольких листов документа?

   Если оригинал документа состоит из нескольких листов, каждый лист должен быть прошит или скреплен с копией, а также подписан и проставлены печати заверяющего лица на последнем листе.

6. Как заверить копию трудовой книжки?

   Для заверения копии трудовой книжки необходимо приложить ксерокопию каждого запрашиваемого документа из трудовой книжки к оригиналу и прошить или скрепить их вместе. На последнем листе должны быть проставлены печати и подписи заверяющего лица.

7. В каком виде должна быть заверенная копия документа?

   Заверенная копия документа должна быть прошита или скреплена с оригиналом и подписана и проштампована заверяющим лицом на последнем листе.

8. Какой срок действует заверенная копия документа?

   Срок действия заверенной копии документа не ограничен, она считается действительной и достоверной до тех пор, пока сам оригинал документа не потеряет свою силу или не будет заменен новым оригинальным документом.

Эти правила и образец заверения копий документов помогут вам правильно оформить все необходимые копии для различных ситуаций.

Важность правильного заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка является одним из важнейших документов, свидетельствующих о трудовой деятельности человека. Правильное и аккуратное заполнение данного документа имеет большое значение и несет ответственность перед законом. Ведь именно в трудовой книжке оформляются все трудовые отношения, а также выплаты заработной платы и получение социальных гарантий.

При заполнении трудовых книжек необходимо придерживаться строгого регламента и ознакомиться с инструкцией для правильного заполнения документа, предоставленной Минтрудом России. Каждый работник обязан заполнять трудовую книжку самостоятельно, однако, если у работника возникают трудности, он может обратиться к своему работодателю для получения помощи.

Бланк трудовой книжки в 2024 году

Обратите внимание! С 2020 года идет переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно

До конца 2020 года каждый из них должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2024 году заполняется бумажная ТК. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.

Форма трудовой книжки действующая в 2024 году (скачать бланк).

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк);

Что представляет собой электронная трудовая книжка

Работодатели, согласно действующему трудовому законодательству, обязаны заполнять личные трудовые книжки сотрудников, руководствуясь утвержденным порядком их оформления, и хранить их в отделе кадров в течение всего периода работы подчиненного в данной компании. В документе в обязательном порядке указывается информация о:

• зачислении сотрудника в штат предприятия;
• основаниях для увольнения работника с фирмы;
• переводе подчиненного на иную должность;
• полученных сотрудником вознаграждениях.

Записи вносятся в трудовую книжку от руки чернилами. Дополнительные вкладыши подшиваются иглой с нитью в строго регламентируемых законом случаях. Каждый раз, как сотрудник отдела кадров по поручению начальства вносит записи в трудовую книжку, работник расписывается в личной карточке в знак осведомленности. Если допущена ошибка при заполнении документа, перечеркивать запись запрещено — необходимо написать верные сведения и сделать надпись о недостоверности предшествующей записи.

Все перечисленные выше требования говорят о том, что применить правила ведения и хранения документа в отношении электронных трудовых книжек невозможно. Однако, бумажный документ изнашивается, утрачивается, намеренно портится сотрудниками — проделать это с электронным документом не представляется возможным. В то же время, электронная книжка имеет следующие преимущества:

• сведения будут автоматически доступны Министерству социального развития, Пенсионному фонду, ФСС, Центру занятости и т.д.;
• сведения о работе сотрудника будут защищены, книжку невозможно будет потерять, посторонний человек не сможет получить к ней доступ;
• осуществлять поиск по базам данных будет удобно;
• вся кадровая информация будет храниться в единой базе данных.

Новый бланк трудовой книжки в 2024 году

Обратите внимание! Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н утверждена новая форма трудовой книжки. Новые бланки можно применять с 1 января 2022 года

Вместе с тем трудовые книжки старого образца (а также вкладыши) действуют без ограничения срока.

Трудовые книжки необходимо оформлять каждому сотруднику в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной.

Зачем же тогда утверждены новые бланки? Все просто — их будут заполнять, если работник выбрал бумажный вариант ведения ТК, а его действующая книжка утрачена или пришла в негодность. Если в ней закончилось место, то будет оформлен вкладыш на новом бланке.

В трудовую книжку вносится вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Первоначальная подготовка

Перед тем, как начать оформление электронной трудовой книжки, необходимо выполнить подготовку и предоставить следующую информацию и документы:

Документ/информация	Описание
Паспорт	Сканированные копии страниц с фотографией и регистрацией
ИНН	Индивидуальный номер налогоплательщика
СНИЛС	Страховой номер индивидуального лицевого счета
Образование	Документы, подтверждающие ваше образование
Трудовая книжка	Сканированные копии всех страниц трудовой книжки
Другие документы	Любые другие документы, которые вы хотите добавить в электронную трудовую книжку

Проверьте, что все документы читабельны и имеют правильный формат (например, .jpg или .pdf). Сканируйте документы с высоким разрешением или фотографируйте их. Убедитесь, что размер каждого файла не превышает указанных требований (обычно не более 5 МБ).

Также убедитесь, что у вас есть стабильное интернет-соединение и доступ к компьютеру или мобильному устройству. Некоторые платформы предлагают оформление электронной трудовой книжки через мобильное приложение, поэтому установите соответствующее приложение, если возможно.

После сбора всех необходимых документов и готовности к работе над электронной трудовой книжкой можно приступить к следующим этапам процедуры.

Выбор подходящей платформы

При выборе платформы для электронной трудовой книжки важно учесть несколько факторов:

Функциональность: Проверьте, она ли платформа предлагает все необходимые функции, такие как записи о производственном времени, отпусках, больничных листах и других трудовых событиях.

Безопасность: Обратите внимание на уровень безопасности, который предлагает платформа

Важно, чтобы ваша информация была защищена.

Удобство использования: Проверьте, насколько просто и интуитивно платформа работает
Она должна быть понятной и удобной для использования, особенно для сотрудников, которые будут часто вносить изменения в свои трудовые записи.

Интеграция: Если ваша компания уже использует другие системы управления персоналом или учетные программы, убедитесь, что платформа может интегрироваться с ними. Это поможет сэкономить время и упростить процесс.

Важно провести детальное исследование различных платформ и протестировать их функциональность, прежде чем принять окончательное решение. Учитывайте потребности вашей компании и возможности бюджета

Выбрав подходящую платформу, вы сможете эффективно вести электронную трудовую книжку и упростить процессы учета трудовых записей.

Регистрация на сайте электронной трудовой книжки

Чтобы начать использовать электронную трудовую книжку, вам нужно зарегистрироваться на официальном сайте. Регистрация выполняется в несколько шагов:

Шаг 1: Переходите на сайт

Откройте браузер и введите адрес официального сайта электронной трудовой книжки в адресной строке.

Шаг 2: Выберите регистрацию

На главной странице сайта найдите кнопку «Регистрация» и нажмите на нее.

Шаг 3: Заполните регистрационную форму

После нажатия кнопки «Регистрация» вы попадете на страницу с регистрационной формой. Заполните все необходимые поля, включая фамилию, имя, адрес электронной почты, пароль и подтверждение пароля.

Шаг 4: Принимаем пользовательское соглашение

После заполнения регистрационной формы необходимо прочитать и принять пользовательское соглашение. Если согласны, поставьте галочку.

Шаг 5: Завершаем регистрацию

Нажмите на кнопку «Зарегистрироваться» или «Завершить регистрацию». После этого вы получите уведомление о успешной регистрации и сможете начать пользоваться своей электронной трудовой книжкой.

При регистрации на сайте электронной трудовой книжки сохраните регистрационные данные (фамилию, имя, адрес электронной почты, пароль) в надежном месте для доступа к трудовой книжке в будущем.

Внесение основной информации

Для оформления электронной трудовой книжки нужно указать основные данные о работнике:

Фамилия, имя, отчество:	Введите свои фамилию, имя и отчество полностью, без сокращений.
Дата рождения:	Укажите свою дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Пол:	Выберите свой пол из предложенных вариантов.
Гражданство:	Укажите свое гражданство.
Место рождения:	Укажите свое место рождения полностью, без сокращений.
ИНН:	Введите свой индивидуальный номер налогоплательщика.

При заполнении основной информации будьте внимательны и проверьте правильность данных.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка – это новшество в сфере трудовых отношений России, которое позволяет сократить бумажную работу в отделении пенсионного фонда. Работник теперь может посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатель должен вести данные работника только в электронной версии.

Если вы гражданин России, то для получения электронной трудовой книжки нужно обратиться в пенсионный фонд вашего региона. Вы можете сделать это как в личном кабинете на портале Госуслуги, так и в отделении пенсионного фонда. На портале Госуслуги также можно найти информацию об открытии электронной трудовой книжки и материалы к ней.

Чтобы получить данные о своей работе, нужно зайти в свой личный кабинет на портале Госуслуги или обратиться в отделение пенсионного фонда. Возможно, потребуется обратиться в другой пенсионный фонд, если работник переезжал в другой город.

Важно заметить, что электронная трудовая книжка обязана содержать все записи о работе работника с 2015 года. Если у вас была бумажная трудовая книжка, то данные по работам до этого года могут быть получены только с помощью перевода в электронный вид или получения выписки из бумажной книжки

Если у вас есть вопросы по работе с электронной трудовой книжкой, вы можете обратиться в техническую поддержку портала Госуслуги или пенсионного фонда

Также полезно обратить внимание на информацию на сайте пенсионного фонда и инструкции по работе с электронной трудовой книжкой

Сроки заполнения трудовой книжки на Госуслугах

Работник обязан иметь трудовую книжку, в которой записана информация о его трудовой деятельности. Ранее, трудовую книжку вели в бумажной форме. Теперь же существует электронная трудовая книжка, размещенная на портале Госуслуги.

Вам необходимо обратиться в Центр занятости населения для получения первой трудовой книжки, если у вас нет следов трудовой деятельности за последние два года. Если же вы уже работаете, то данные о трудовой деятельности, подтвержденные работодателем, должен внести работник в кабинете на портале Госуслуги.

Сроки заполнения электронной трудовой книжки на Госуслугах не ограничены. Вы можете добавлять новые записи о своей деятельности в любое время. Получить выписку из вашей трудовой книжки, а также ее версию можно через личный кабинет на портале Госуслуги.

Если у вас возникли вопросы, связанные с электронной трудовой книжкой на Госуслугах, вы можете найти материалы на официальном сайте, обратиться по телефону горячей линии или отправить заявление через личный кабинет на портале в разделе «Мои обращения».

Однако, если у вас возник другой вопрос, касающийся пенсионного фонда России или другой информации о гражданине, вам нужно обратиться в соответствующее отделение пенсионного фонда или другое государственное учреждение.

Ошибки при заполнении трудовой книжки

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть фатальными для вашей деятельности как работника. Работодатель обязан заполнять книжку в соответствии со всеми требованиями законодательства России. Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке, то нужно связаться с работодателем и попросить его исправить запись. Если работодатель не отвечает на ваше обращение, можно написать заявление на исправление в трудовой инспекции.

Если вы хотите получить информацию о своей трудовой деятельности, то на сайте Госуслуги вы можете найти видео-материалы и инструкции по заполнению трудовой книжки. Также можно получить выписки и записи в электронной версии трудовой книжки через портал Госуслуги.

Если вы все еще храните бумажную версию трудовой книжки, то может возникнуть вопрос, где ее взять или как ее перевести в электронный вид. Для этого вы можете обратиться в ваш пенсионный кабинет или в отделение трудовой инспекции. Также на сайте Госуслуги можно найти информацию о получении и переводе бумажной трудовой книжки в электронный вид.

• Если вы только начали работу, то первый вопрос, который вам необходимо решить, это получение трудовой книжки с подписью работодателя. Без этого документа вы не можете начать работу.
• Если у вас есть личный кабинет на сайте Госуслуги, то вы можете посмотреть все записи в трудовой книжке, а также получить выписку о вашей трудовой деятельности за последние два года.
• Если вы потеряли свою трудовую книжку, то вы можете восстановить ее в трудовой инспекции.

Таким образом, на сайте Госуслуги вы можете найти всю необходимую информацию о трудовой книжке, ее получении и заполнении. Если же у вас возникли какие-либо вопросы, то можно обратиться в отделение трудовой инспекции или отправить запрос на почту Госуслуг.

Заполнение разделов при работе на дистанционке

• При работе на удаленке (дистанционная работа) заполняйте разделы о приеме на работу и увольнении аналогичным образом, как и при обычной работе в офисе или предприятии.
• В случае перехода на удаленную работу после ознакомления с инструкцией или согласно регламенту компании заполнить трудовую книжку можно в дубликате, который подписывает работник после получения.
• Если возникнут вопросы по заполнению трудовой книжки при работе на удаленке, обращайтесь за помощью к вашему руководству или HR-специалистам компании.

Важно помнить, что правильное заполнение трудовой книжки является обязательным требованием, предъявляемым к каждому работнику. Следование рекомендациям и правилам Минтруда и предприятия при заполнении трудовой книжки поможет избежать ошибок и проблем в будущем

Как заполнить СТД-Р

Для формирования отчета СТД-Р в 2023 году используется бланк из Приказа Минтруда от 10.11.2022 N 713н. Работодатель не имеет права вносить в него какие-либо корректировки, к примеру, дополнять или убирать строки и столбцы. Можно только вносить информацию в имеющиеся поля или оставлять их пустыми при отсутствии данных.

Заполнить СТД-Р несложно, делается это в несколько этапов. Полное описание формирования СТД-Р содержится в разделе II приложения N 3 Приказа Минтруда N 713н.

Этап 1. Сведения о сотруднике

Укажите ФИО работника. Отчество может отсутствовать, к примеру, у иностранцев. Информация указывается на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений, не заменяя имя и отчество на инициалы.

Внесите дату рождения физлица (формат ДД.ММ.ГГГГ) и СНИЛС (формат XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX).

Информация, указываемая в блоке, должна быть аналогична той, которая зафиксирована в документах о регистрации сотрудника в системе персучета СФР.

Этап 2. Сведения о работодателе

Укажите регистрационный номер работодателя в СФР, который присвоен ему при постановке на учет в качестве страхователя.

Впишите наименование юрлица согласно учредительной документации (или ФИО без сокращения для ИП согласно документа, который удостоверяет его личность).

В строке «ИНН» укажите номер юрлица или физлица (для ИП) согласно свидетельству о постановке на учет в ИФНС.

В строке «КПП» проставбте код причины постановки на учет для юрлица. Для ИП поле не заполняйте, поскольку по нему этот код отсутствует.

Этап 3. Сведения о трудовой книжке

Этот блок работодатели заполняют только по тем сотрудникам, которые подали требуемое заявление.

Отразите информацию о дате подачи заявления на электронную трудовую книжку или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Этап 4. Сведения о кадровых мероприятиях

Наиболее сложный к заполнению блок, который вызывает трудности у специалистов и сопряжен с разными ошибками. Строки заполняются так:

• в столбце 1 — номер записи в хронологической последовательности;
• в столбце 2 — дата кадрового мероприятия (к примеру, приема, увольнения и т. д.) в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• в столбце 3 — название кадрового мероприятия (их всего 7 — ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ). Последние два введены из-за мобилизации, о чем сказано выше;
• в столбце 4 — сведения о трудовой функции, например, должности, квалификации и т. д., а также структурном подразделении работодателя. Подразделение прописывают, когда условие о работе в нем зафиксировано в трудовом договоре. Наименование трудовой функции указывают по штатному расписанию;
• в столбце 5 — код выполняемой функции по классификатору ОК 010-2014. Формат записи — ХХХХ.Х, где первые четыре цифры обозначают код названия группы занятий, а пятая цифра — контрольное число;
• в столбце 6 — причина увольнения, в т. ч. пункт, часть статьи, статья ТК РФ;
• в столбцах 7, 8, 9 — соответственно название, дата и номер документа, которым оформлено кадровое мероприятие;
• в столбце 10 — признак отмены записи в формате «Х», когда данные по заполненной строке отменили.

Этап 5. Сведения о заверении документа

Если документ оформляется в бумажном виде, то проставляются дата заполнения документа, а также должность, подпись и ее расшифровка уполномоченного лица (обычно руководитель работодателя). Ставится печать (если есть).

Если документ оформляется в электронном виде, его подписывают УКЭП уполномоченного лица.

После прохождения всех этапов документ считается заполненным, и его можно выдавать сотруднику. Если форма выдается в бумажном виде, сотрудник расписывается о ее получении в журнале выданных справок по форме СТД-Р. Регламентированной формы журнала нет, работодатель разрабатывает ее самостоятельно.

Какие преимущества и недостатки имеет электронная трудовая книжка

В Правительстве единогласно не одобрили идею с внедрением электронного документа — существуют сторонники и противники нововведения.

Аргументы «за»

Аргументы «против»

Электронная книжка не будет удержана недобросовестным нанимателем после ухода с работы сотрудника; кадровое делопроизводство будет существенно упрощено; электронный документ не потеряется, сведения не будут утрачены; бумажные книжки перестанут подделывать; не придется исправлять случайно допущенные ошибки; появится возможность совершенствования процесса ведения электронных документов.

Трудящиеся из отсталых регионов РФ не смогут пользоваться электронным документом из-за отсутствия доступа к интернету; электронная система может быть повреждена вирусом; может произойти сбой программного обеспечения; придется переносить в базу данных слишком много сведений из бумажных книжек; властям придется понести большие расходы на разработку базы данных, поддержку ее работы, защиту от взлома.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

По сути, это информация о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, с какой работы уволился, когда и по какой причине. Эти данные заносятся в базы данных Социального фонда (СФР). Вот для чего они нужны:

• Правильно посчитать трудовой стаж и назначить гражданину пенсию.
• Подтвердить опыт, необходимый для новой работы. Потенциальный работодатель по сведениям из ЭТК может узнать, где работал соискатель, причём трудовую книжку, в отличие от резюме, нельзя подделать.

С 2020 года в России ЭТК заводится для каждого, кто работает по трудовому договору. Отказаться от неё невозможно, но сотрудникам, у которых до начала реформы уже был традиционный документ, можно написать соответствующее заявление и сохранить его. Информация из ЭТК просто дублируется в бумажную — по желанию владельца. Для тех же, кто получил первую официальную работу в 2021 году или позже, трудовые книжки существуют в электронном формате, без исключений.

Как правильно заполнять трудовую книжку в 2024 году

При заполнении трудовой книжки важно обратить внимание на несколько ключевых моментов. В первую очередь, выберите подходящую ручку для записей. Желательно использовать чернила, чтобы гарантировать долговечность записей

Желательно использовать чернила, чтобы гарантировать долговечность записей.

Если вы начали работать в новой компании после 1 сентября 2024 года, обращайте внимание на правила заполнения трудовой книжки. Согласно новому порядку, трудовая книжка в 2024 году заполняется по образцу, прописанному в ознакомительной инструкции

Для заполнения книжки учитывайте следующие рекомендации:

Знаете ли Вы хорошего юриста по правам собственности?

ДаНет

1. Заполняйте книжку аккуратно: Перенос текста с предыдущего листа должен быть чётким и понятным. При заполнении учтите возможность совместительства и записывайте все места работы.

2. Учитывайте новый порядок зачисления: Если у вас был перенос с другой организации, вносите запись о переносе в бланке трудовой книжки. При увольнении также указывайте причину ухода с работы.

3. Заполняйте листа и подстраницы: Трудовая книжка состоит из нескольких листов и подстраниц. Внимательно заполняйте каждый лист, указывая даты приема на работу, должность и основную информацию о трудовом договоре.

4. Заверяйте записи: По новому порядку, записи в трудовой книжке не требуют заверения. Однако, в случае сомнений, вы можете обратиться в кадровую службу компании для уточнения требований.

Не забывайте о корректном заполнении всех данных в своей трудовой книжке

Уделите особое внимание титульной странице, где прописаны важные сведения о владельце книжки. При переходе на удалёнку или изменении места работы, обязательно обновляйте записи в трудовой книжке

Пример образца трудовой книжки

С
По
Место работы
Должность

01.09.2024
Настоящее время
ООО «Пример»
Менеджер

В заключение, при заполнении трудовой книжки в 2024 году руководствуйтесь официальной инструкцией и правилами действующего трудового законодательства. Берегите свою трудовую книжку и внимательно заполняйте все необходимые данные.

Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

• на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
• сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
• раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

• та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
• в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
• в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Само содержание в обоих случаях останется таким же, как и в этом году. Если в книжку добавляют несколько вкладышей, нужно проштамповать каждый из них с указанием номера и серии ТК. Когда на титульнике кончится пространство для штампов, продолжить можно на первом вкладыше.

Учет книжек и вкладышей в 2023 продолжается, как и сейчас. Формы учетных документов можно разработать самостоятельно. Пломбировать их и ставить сургучную печать не нужно. Листы учетных книг и журналов необходимо пронумеровать и прошнуровать. На каждом должна стоять подпись работодателя.
Учетные книги, которые вели раньше по установленным Министерством труда формам, можно не менять.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Разница между обычной и электронной трудовой книжкой столь же значительная, как между любым бумажным и цифровым документом (ресурсом, объектом). В этом разделе расскажем о плюсах и минусах электронной трудовой книжки. Знание всех «За» и «Против», подвохов, рисков и подводных камней позволит каждому работнику понять, что лучше – бумажные или электронные книжки, и тем самым сделать осознанный выбор в пользу того или иного варианта.

Какие мы видим преимущества электронной трудовой книги для работника:

• можно быстро и удобно получить сведения о трудовой деятельности в режиме онлайн через личный кабинет на сайте ПФР, портале Госуслуг или через мобильное приложение, без обращения к работодателю;
• для получения госуслуг, пособий, кредитов, виз можно запрашивать выписку из ЭТК не только в отделе кадров, но и в ПФР или МФЦ;
• электронную книжку нельзя потерять;
• облегчается дистанционное оформление пенсий.

Есть плюсы и для работодателя:

• цифровой формат облегчает работу кадровой службы, нет необходимости заказывать бланки книжек;
• упрощается приём в штат сотрудников на «удалёнку»;
• облегчается формирование отчётности для ПФР;
• повышается эффективность аналитики.

Но есть недостатки ЭТК, о которых нужно упомянуть:

• переход на электронные трудовые книжки опасен тем, что при конвертации сведений из бумажных документов в цифровые возможны массовые ошибки, которые могут повлиять на размер назначаемой пенсии;
• другая проблема электронных трудовых книжек заключается в том, чтоэлектронный ресурс ЭТК может «утечь», как это случалось с базами недвижимости, кредитных карт и другими информационными системами, когда злоумышленникам удавалось взломать механизмы защиты данных.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

• титульный лист – ключевые данные о работнике;
• сведения о работе – это вся история трудового пути;
• сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

• персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
• данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
• дата, в которую была открыта трудовая книжка;
• подпись того человека, который заполнял страницу;
• печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

1. Номер записи, согласно порядку нумерации.
2. Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
3. Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
4. Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

• справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
• заявление от работника;
• копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.