Эдо с контрагентами

Добавление ЭЦП

Для того, чтобы добавить ЭЦП, выполните следующие действия:

1. откройте в «1С:Бухгалтерии» раздел главного меню «Администрирование»;
2. выберите раздел «Обмен электронными документами»;
3. поставьте галочку на пункте «Электронные подписи»;
4. откройте раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» (рис.1).

   Рис.1. Раздел «Настройки электронной подписи
   и шифрования» в «1С:Бухгалтерии 3.0»

Если действующий сертификат не отображается в открывшемся окне, добавьте его из уже установленных на
компьютере (для подписания и шифрования) (рис.2).

Рис.2. Добавление сертификата для подписания и шифрования данных
в программе «1С»

Затем следуйте этой инструкции:

1. в открывшемся окне «Добавление сертификата для подписания и шифрования данных» укажите
   «Показывать все сертификаты»;
2. выберите действующий и откройте его;
3. убедитесь, что заполнена строка «Организация» (укажите вашу).
4. лучше поставить галочку «Вводить пароль в программе электронной подписи», чтобы при работе
   с электронными документами не приходилось каждый раз реагировать на запрос пароля;
5. далее выберите раздел «Добавить» или «Обновить». Если требуется пароль, введите;
6. после того, как сертификат будет добавлен, откройте его, кликнув по нему 2 раза;
7. убедитесь, что заполнена строка «Программа». Здесь укажите крипто-провайдер, который
   установлен на вашем компьютере, VipNet или КриптоПро (рис.3).

   Рис.3. Заполнение строки «Программа»

8. далее нажмите кнопку «Проверить» (рис.4). При необходимости введите пароль;

   Рис.4. Проверка сертификата

9. если в результате проверки не выявлены ошибки, переходите к созданию учетной записи
   ЭДО.

Если при проверке ЭЦП выявлены ошибки, и вы не знаете, как их устранить, обращайтесь за помощью к
специалистам нашей компании. Мы подключимся удаленно и поможем оперативно справиться с любыми
техническими трудностями.

Если вы пользуетесь сервисом «1С:Предприятие 8» через Интернет (1C:Фреш), то обратите внимание, для
работы сервиса «1С-ЭДО» сертификат должен быть установлен локально, на вашем компьютере. При
добавлении сертификата вам будет предложено скачать и установить специальное расширение

Выполните
рекомендацию.

Если вы арендуете программу «1С» на нашем сервере, ЭЦП тоже должна быть на этом сервере. Сообщите в
техническую поддержку о необходимости добавления ЭЦП.

Обязательно ли переходить на ЭДО

До сих пор остаются контрагенты, которые предпочитают бумажный документооборот и считают, что электронный обмен их не коснется. Это мнение явно расходится с позицией ФНС. В 2020 году налоговая представила концепцию развития ЭДО, в соответствии с которой к концу 2024 года 95% всех счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных будут передаваться в электронном виде.

Концепция направлена на то, чтобы сократить расходы государства и бизнеса на печать, доставку, хранение бумажных документов и увеличить скорость обмена данными. ЭДО уже стало обязательным для участников:

• национальной системы прослеживаемости импортных товаров;
• обмена маркированными товарами;
• госзакупок на некоторых электронных площадках.

Также ожидается, что в ближайшее время станет обязательным обмен перевозочными документами. С 1 сентября 2022 года утвержден формат, порядок обмена и правила заполнения электронных транспортных накладных, поэтому перевозчики, отправители и получатели грузов могут уже обмениваться ими по ЭДО в добровольном порядке.

План перехода организации на электронный документооборот

Несколько шагов на пути к ЭДО с контрагентами:

Организация абонентских ящиков

2. Получить КЭП и выпустить доверенности

Сотрудникам, которые согласовывают и утверждают документы, необходимо выпустить квалифицированные электронные подписи (КЭП). А с 1 сентября 2023 года физлица, которые подписывают документы от лица компании в электронном виде, должны подтверждать свои полномочия с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД).

3. Подключиться к оператору ЭДО и выбрать способ интеграции

Простого подключения к сервису обмена недостаточно, если в компании:

• поток первичных документов превышает 10 тыс. экземпляров в год;
• множество учетных и информационных систем;
• сложные регламенты согласования;
• много доверенностей, которыми нужно управлять;
• внутренний документооборот ведется в электронном виде.

В этих случаях необходимо комплексное решение по цифровизации бизнес-процессов и полная интеграция системы электронного документооборота в ИТ-пространство компании. В Directum RX благодаря коннекторам к сервисам обмена сотрудники могут работать с документами в привычном интерфейсе.

4. Создать регламент работы с ЭДО

Чтобы компания могла официально вести документооборот через сервис обмена, необходимо подготовить внутренние документы — приказ о переходе на ЭДО и соответствующее положение.

5. Подготовить инструктаж

Сотрудников, вовлеченных в документооборот, необходимо обучить новому формату работы. Разработать инструкции и сценарии, а также зафиксировать возможность ЭДО в учетной политике компании.

6. Отправить контрагентам приглашение к электронному обмену

На последнем этапе остается лишь пригласить поставщиков и клиентов к ЭДО. Звать к обмену можно даже контрагентов, которые не зарегистрированы в сервисах обмена, и отправлять приглашения напрямую из Directum RX.

Приглашение контрагента по ИНН

Договоримся об электронном договоре?

Нас интересуют договоры, которые заключают между собой субъекты предпринимательской деятельности.

Подробнее о заключении договора в такой форме нигде не сказано, разъяснений от государственных органов по этому вопросу нет, да и судебная практика не наработана в том объеме, который бы позволил однозначно избавиться от всех сомнений, связанных с заключением электронных договоров. Получается, что стороны, имея возможность заключать договоры в электронной форме, боятся ей воспользоваться. И не без оснований: суть договора в его первичности по отношению ко многим документам, возникающим из его заключения.

Какие компании обязаны использовать электронный документооборот

В большинстве случаев переход на ЭДО — дело добровольное. Если компания хочет оптимизировать процесс работы с документами, сделать его упорядоченным, быстрым и надёжным, переход на электронный документооборот поможет ей в этом.

Но в некоторых случаях компаниям нужно использовать ЭДО обязательно. Вот эти случаи.

Компании занимаются оборотом маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система маркировки «Честный знак». Раньше сведения в неё передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года так делать нельзя. Сейчас данные в «Честный знак» нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства №2464 и №64.

Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в Распоряжении Правительства №792-р. Например, к ним относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и так далее.

Компании работают с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. К таким товарам относятся, например, холодильники, стиральные машины, бульдозеры. Полный их перечень приведён в Постановлении Правительства №1110.

Использовать НСП должны все компании и ИП, которые занимаются оборотом прослеживаемых товаров — например, импортируют их, перепродают, утилизируют или конфискуют.

НСП работает таким образом. Партии импортного товара присваивают регистрационный номер. Этот номер нужно указывать в документах, связанных с этим товаром, — например, в счетах-фактурах или декларациях по НДС. Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. Для этого нужно подключить ЭДО.

Компании участвуют в госзакупках. Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот. Это требование действует с января 2022 года.

Также наличия ЭДО требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты.

Компании сдают отчётность в госорганы. Бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут бухгалтерский учёт. Также в электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:

• компании с численностью работников больше 100 человек, а также предприятия с годовым оборотом свыше 10 млрд рублей — отчётность по всем налогам;
• компании с численностью работников от 10 до 100 человек — формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, отчётность в Социальный фонд России.

Бухгалтерскую и налоговую отчётность сдают через платформы, которые используют для ЭДО, — подробнее о них говорим . Для сдачи отчётности нужна .

Если компания небольшая, она может подавать налоговую отчётность через сервис ФНС без участия оператора ЭДО. Так можно сдавать все формы налоговой отчётности, кроме деклараций по НДС.

ЭДО организаций с ПФР и ФНС РФ

Для организации «электронного» взаимодействия с ПФР РФ необходимо подавать заявление о подключении к ЭДО и заключать соответствующее соглашение об обмене документами. Наличие УКЭП и соответствующего техобеспечения обязательно. Бланк заявления в отделениях фонда может несколько отличаться, но суть от этого не меняется.

Примером может послужить вариант заявления, используемый отделением фонда по Санкт-Петербургу и Ленинградской области и представленный далее в таблице. Форма соглашения об обмене стандартна. В отдельных случаях к действующему соглашению может оформляться допсоглашение, включающее изменения, т. е. новую редакцию предшествующего соглашения.

Подробно этот вопрос освящается на сайтах территориальных органов фонда. Там же размещаются необходимые актуальные бланки, которые можно скачать и заполнить.

Что касается аналогичного взаимодействия с ФНС РФ, то тут ситуация следующая. Организации– налогоплательщики могут передавать требуемую отчетность ИФНС в электронном виде по ТКС. Но для этого следует сначала заключить договор с оператором ЭДО по месту своей регистрации, получить УКЭП, установить на рабочем компьютере соответствующее программное обеспечение.

ФНС РФ представляет перечень действующих операторов ЭДО на своем сайте (см. разд. «Налогообложение в РФ», подр. «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности»).

Налоговая служба также обращает внимание, что в случае отправки отчетности электронным способом посредством ТКС дата ее отправки признается днем ее представления. ФНС РФ (nalog.ru)

ФНС РФ (nalog.ru).

По части информационного взаимодействия с ФНС РФ применяются также следующие нормы. Представление документов (информации) по требованию ИФНС через ТКС регулируется Приказом № ММВ-7-2/168@ от 17.02.2011 Минфина и ФНС РФ. Установки данного распоряжения распространяются на налоговых агентов и плательщиков сборов. Формат некоторых бухгалтерских документов для их подачи в электронном виде определен Приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015 (ред. от 2024 г.).

Шаг 4. Выбираем оператора

Оператор ЭДО — это организация, которая разрабатывает системы для электронного документооборота, предоставляет их пользователям и поддерживает их работу.

Порядок работы с документами будет зависеть от возможностей, которые предлагает оператор. Функционал у каждой компании свой. Нужно выбирать, отталкиваясь от конкретных потребностей бизнеса.

Чтобы выбрать оптимального оператора, стоит сравнить несколько предложений. Вот несколько базовых критериев, на которые нужно ориентироваться в первую очередь:

1. Безопасность. Очень важен уровень защиты, предлагаемый оператором. Заранее узнайте, как система будет защищать файлы при доступе к системе, обмене данными, отправке, хранении. Отдельно стоит уточнить, будет ли оператор обеспечивать безопасность после того, как закончится лицензия.
2. Интерфейс. Оцените, удобно ли пользоваться программой, всё ли понятно, сможет ли новый сотрудник быстро разобраться в системе.
3. Роуминг. Если у бизнеса есть контрагенты или партнёры, которые используют другой сервис, понадобится роуминг. Заранее проверьте его наличие.
4. Отдел техподдержки. Изучите комментарии и узнайте, насколько оперативно работает техподдержка. Уточните, какие услуги входят в стоимость.
5. Набор возможностей. Узнайте, какие функции будут доступны в рамках оплаты, а какие понадобится докупить. Сравните с другими предложениями в той же ценовой категории. Выбирайте тот, что предложит наиболее исчерпывающий функционал, закрывающий все потребности бизнеса.

ФНС выбрала операторов федерального уровня и собрала их в одном перечне. Если хотите с самого начала выбирать сервис из списка надёжных, ориентируйтесь на рекомендации налоговой.

Бизнес может поменять оператора, если захочет. Не обязательно дожидаться окончания периода обслуживания, достаточно расторгнуть договор и подписать новый с другой компанией. Но время полного перехода зависит от условий сотрудничества с прежним оператором. Например, если у пользователя есть неизрасходованные исходящие, придётся потратить время на оформление возврата.

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет
необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен
документами в электронном виде

Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных
документов и не накладывает дополнительных обязательств

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий.
Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что
подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон.
В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал
хранится в «Архиве ЭДО».

С чего начинается работа с ЭДО?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами.
Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее
остановимся на самом процессе отправки.

Чтобы отправить приглашение, нужно:

• Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если
  вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно
  зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
• Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
• В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек
  ЭДО» и «Контрагент».
• После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
• Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения».
  (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле
«Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная
почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес
будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса
на подключение ЭДО.

Рис.1 Окно «Форма приглашения»

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через
программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама
электронная почта, а идентификатор. При создании
профиля ЭДО (настройки ЭДО)
организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно
посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно
сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть
электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы. Оповещение имеет
исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке.
Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно
для оповещения.

Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать

Операторов ЭДО на рынке довольно много. К ним относятся, например, «Контур.Диадок», «1С-ЭДО», СБИС. Полный список аккредитованных операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.

Бизнес может выбрать любого оператора из списка

Мы рекомендуем обращать внимание на такие параметры:

• функциональность сервиса;
• ценовую политику и пакеты услуг;
• совместимость с другими системами;
• поддерживаемые форматы документов (например, акты, накладные, договоры, счета-фактуры);
• возможность международного обмена документами;
• дополнительные расходы (например, на специальное ПО);
• какие электронные подписи нужны для работы компании;
• работает ли оператор в системе «Честный знак» — актуально для компаний, которые занимаются оборотом маркированных товаров.

В каких программах реализован электронный документооборот 1С?

Подключить сервис «1С-ЭДО»
можно во многих типовых решениях фирмы «1С». Функционал уже встроен в конфигурацию, не нужно приобретать
дополнительные модули. Отправлять документы удобно непосредственно из программы. А на основании
поступивших формализованных электронных документов сразу формируются учетные данные, их останется лишь
проверить и провести.

Сервис «1С-ЭДО» совместим со следующими программами «1С»:

• 1С:Бухгалтерия (ред. 2.0
  и 3.0)
• 1С:Бухгалтерия
  КОРП
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (ред. 1.0 и 2.0)
• 1С:Управление торговлей
  (ред.10.3 и 11)
• 1С:Розница (ред. 2)
• 1C:Управление нашей
  фирмой
• 1С:Комплексная
  автоматизация (ред. 2.0)
• 1С:Управление производственным предприятием
• 1C:ERP Управление
  предприятием (ред. 2.0) и другие

Также можно приобрести программный продукт «1С:Клиент ЭДО 8», предназначенный для ведения ЭДО. Решение
позволяет работать автономно или загружать информацию при помощи обмена с использованием подсистемы
«Обмен данными».

ЭДО необходим и полезен крупному бизнесу, но в то же время не менее важен для средних и малых компаний.
Если для крупных компаний предполагается внедрение, в котором участвуют бухгалтерия, финансовый
департамент и ИТ-служба, то в небольшой организации бухгалтер может прямо сейчас, без привлечения
специалистов, самостоятельно подключить ЭДО.

Получение электронного документа

Чтобы получить электронный документ, перейдите в пункт меню «Продажи» – «Текущие дела ЭДО». В открывшейся
обработке нажмите «Отправить и получить».

Полученный документ попадет в папку «Входящие» – «Утвердить» или «Подписать».

Чтобы его открыть, кликните по интересующему вас документу по колонке «Вид документа» два раза (рис.20)

Рис.20. Получение электронного документа

Проверьте, если замечаний нет, подпишите и отразите в учете (рис.21)

Рис.21. Универсальный передаточный документ

Если вам поступил формализованный документ и программа смогла считать из него информацию, то вам будет
предложено сопоставить номенклатуру. Сделать это следует, если предполагается, что от этого контрагента
в будущем будут поступать документы с точно такой же номенклатурой.

Далее следует отразить документ в учете. Как это сделать:

Рис.22. Документ «Поступление»

Если поступил неформализованный документ, то нажмите на ссылку «Подобрать», создайте документ
«Поступление» или выберите из предложенного списка, если он был вами создан ранее (рис.23).

Рис.23. Документ «Акт на передачу прав»

Если нужно прервать связь электронного документа и документа поступление, нажмите на крестик.

Электронный документ следует «Утвердить». После утверждения на том же месте появится кнопка «Подписать
и отправить (рис.24).

Рис.24. Универсальный передаточный документ

После того, как обе стороны документооборота получают документ, который подписан обеими сторонами, его
состояние меняется на «Завершен». Просмотреть этот документ можно через пункт меню «Администрирование» –
«Архив ЭДО».

Чтобы распечатать электронный документ, откройте его. Далее в правом верхнем углу экрана выберите
«Еще» – «Печать».

Выгрузить документы для ФНС можно через «Архив ЭДО». Отсортировав необходимые документы, выберите раздел
«Еще» – «Выгрузить электронные документы для ФНС».

Чтобы при получении электронного документа программа не создавала автоматически документ «Поступление»,
следует изменить «Настройки ЭДО» по нужному контрагенту.

Откройте настройку. На закладке «Настройки получения» выберите «Заполнить по шаблону» – «Все вручную».

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.

Электронные документы — цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.

Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить .

Системы ЭДО — сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.

Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.

Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО — компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги — например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.

Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем .

В общих чертах электронный документооборот работает так же, как и обычный: документ составляют → подписывают с одной стороны → направляют другой стороне → подписывают с другой стороны → передают один экземпляр обратно. Но в ЭДО вместо подписи от руки — электронная подпись, вместо почты или курьерской службы для доставки — сервисы в интернете.

Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты — например, на бумагу и доставку.

Что такое состояние ЭДО в «1С»?

В любой программе «1С» вы можете узнать состояние по электронному документообороту или, иными словами,
статус документа. Это можно несколькими способами:

• открыть список документов учета и найти столбец «Состояние ЭДО»;
• открыть нужный учетный документ;
• в архиве «1С-ЭДО» нужно перейти в соответствующую вкладку (Входящие/Исходящие)
  и выбрать столбец «Состояние ЭДО».

Для того, чтобы посмотреть регламент ЭДО в электронном документе, вам потребуется нажать на кнопку
«Скрыть/показать панель регламента ЭДО».

Рассмотрим типовые состояния документов по ЭДО и их значения:

• «ЭДО завершен» – все необходимые действия по этому документу выполнены со стороны
  всех участников обмена (рис.1)
  Рис.1. Состояние документов «ЭДО завершен»
• «На подписи» – электронный документ сформирован, но не подписан электронной подписью
  и не отправлен оператору ЭДО (рис.2)
  Рис.2. Состояние документов «На подписи» в ЭДО
• «Ожидается передача оператору» – подобное состояние появляется, если пользователь включил
  функцию «Отложенная отправка электронных документов». Это можно сделать в разделе
  «Администрирование – Обмен электронными документами – Вкладка «Обмен
  с контрагентами»
• «Ожидает подтверждения отправки» – документ отправлен оператору ЭДО. Пользователь ожидает
  получение служебного документа «Подтверждение даты получения» от оператора ЭДО. Для получения
  этого документа требуется нажать «Отправить и получить» в разделе «Текущие дела
  ЭДО».
• «Ожидается подтверждение» – документ получен контрагентом. Об этом свидетельствует «Извещение
  о получении», подписанное контрагентом и загруженное в базу отправителя ЭДО. Ожидается ответная
  подпись документа.
• «Ожидается исправление» – такое состояние означает, что где-то была допущена ошибка
  и от отправителя ожидаются корректировочные документы.
• «Требуется уточнение» – контрагент получил документ, но не согласился с его содержимым
  и отклонил его. В ответ отправителю документа будет выслано «Уведомление об уточнении»
  с указанием причины отклонения документа.
• «Ожидается аннулирование» – отправитель ЭДО сформировал «Предложение об аннулировании»
  и отправил получателю. От контрагента ожидается согласие или отказ от аннулирования.
• «Аннулирован» – документооборот аннулирован как со стороны отправителя, так и со стороны
  получателя ЭДО.

Правила обмена электронными документами между госструктурами

Обмен электронными документами между федеральными, региональными госорганами на сегодня – распространенный, а порой, и обязательный формат взаимодействия. Подчиняется он, как уже было отмечено выше, Правилам обмена эл. документами, утв. ПП РФ № 1494 от 25.12.2014 (далее по тексту – Правила). Их установки не касаются обмена сообщений, имеющих место при предоставлении госуслуг.

Согласно действующим нормам процесс, порядок документирования, работы с электронной документацией надлежит закреплять в соответствующих локальных документах организации. В этом качестве обычно используется инструкция по делопроизводству. Это первое и главное условие организации ЭДО. Собственно перечень документов, которые можно переправлять в электронном виде, определяется отдельно на законодательном уровне.

Применяемые Правила четко объясняют, что такое документ в электронном виде, вводят понятия «транспортная шина», «транспортный контейнер». Далее, ими же установлено, что процесс обмена может осуществляться посредством системы МДЭО (межведомственного электронного документооборота) либо по открытым каналам (через интернет). Наличие УКЭП при этом обязательно. Правилами разрешается также передавать документы на флешке и на съемном носителе, если отсутствует возможность передачи их по сети.

Создание, отправка и принятие документов производится из системы СЭД либо отдельного компьютера, который подключен к соответствующему выделенному каналу связи. Передаваемые документы изначально упаковывают в транспортный контейнер требуемого формата и только после этого отправляют. Факт получения отправленного документа, а также иные действия подтверждаются технологическими уведомлениями оператора.

Электронные подписи в ЭДО: какие есть виды и как их получить

Согласно закону, есть два вида электронных подписей (ЭП) — простая и усиленная. Они отличаются друг от друга порядком получения и проставления, надёжностью, а также сферами применения. Разберём подробнее.

Простая электронная подпись (ПЭП). Представляет собой набор данных, который генерируется программой по команде пользователя и затем присоединяется к электронному документу. Например, ПЭП можно создать в документах Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство.

Усиленная электронная подпись. Отличается от простой подписи тем, что состоит из зашифрованного набора символов. Она может не только зафиксировать факт подписания, дату, время и авторство, но и отслеживать изменения документа.

У усиленной подписи есть два подвида:

• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Такие подписи создают с помощью специального ПО, которое не требует сертификации. НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего документооборота. Для того чтобы использовать НЭП для внешнего ЭДО, стороны должны заключить дополнительное соглашение. Без него подпись не будет иметь юридической силы.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Их создают с помощью сертифицированного ПО. Выдавать КЭП могут только аккредитованные удостоверяющие центры, а средства криптографии должны быть сертифицированы ФСБ.КЭП имеет юридическую силу сама по себе (без дополнительных соглашений между сторонами) и универсальна в использовании.

Во внутреннем электронном документообороте можно использовать разные виды ЭП. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись. В некоторых случаях подписывать электронные документы можно только с помощью неё — например, если документы предназначены для передачи отчётности в налоговую, работы с государственными информационными системами, участия в электронных торгах и так далее.

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена
документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать
и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить
громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того,
пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит
в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе
с сервисом 1С:ЭДО
или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!