Нотариально заверенная копия

Свидетельствование верности копий документов

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;

— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).

Источник

Кто имеет право заверять бумаги

Использование услуг, предоставляемых нотариальным агентством, является одним из самых надежных методов заверения дубликатов. Заверение актов, оформленных субъектами предпринимательства, допускается лишь в том случае, когда составитель подлинника придерживался всех норм действующего законодательства. Заверить такой документ можно лишь при условии ее актуальности на момент посещения специализированного агентства. Отметка «Копия верна» необходима лишь в том случае, когда подлинник акта завизирован подписью должностного лица. Как правило, такая отметка требуется при передаче документов в государственные учреждения.

Копии, использующиеся внутри предприятия, могут быть заверены генеральным директором либо другим сотрудником, имеющим соответствующие полномочия. Чаще всего такие полномочия передаются главному бухгалтеру, руководителю кадровой службы, секретарю и делопроизводителю. Информация о наличии права подписи документов должна быть зафиксирована в должностных инструкциях работника. Акт, заверенный подписью лица, не имеющего соответствующих прав, теряет свою юридическую силу.

При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу

Нотариальная копия, как объект почерковедческой экспертизы

Заверенные нотариальные документы, конечно, хоть и имеют более высокую юридическую силу, чем обычные копии, но не равнозначимы оригиналу или дубликату, тем более в ходе проведения экспертизы.

В своей практике стал встречать случаи, когда заказчик обращается ко мне за проведением судебной почерковедческой экспертизы, предоставляя нотариальные копии документов.

На мой вопрос: «где оригинал?», получаю ответы: «суд истребовал, а сторона не предоставила», «архив переезжал», «не можем найти», «утеряны».

На руках имеем надлежащую заверенную копию.

Верховный суд же не запрещает проведение почерковедческих экспертиз по копиям документов. А тут документ, который по значимости, почти оригинал.

И очень негодуют, услышав ответ о том, что по данным объектам будет вероятный вывод об исполнителе, до момента предоставления оригинала документа.

Почему, давайте разберемся!

Эксперт, как лицо независимое и объективное, ставит под сомнение любой факт. Полно и всесторонне исследует это, в рамках своих допусков. По результатам, предоставляя суду достоверные и объективные выводы.

Возможные изменения

Проектом Федерального закона N 181057-4 “О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования”, внесенным в Госдуму Правительством РФ, предлагается дополнить ст. 93 НК РФ (Истребование документов) правилами о порядке выдачи и заверения копий: “Налоговому органу (должностному лицу) представляются подлинные документы, если законодательством о налогах и сборах не предусмотрено представление копий документов. По требованию налогового органа (должностного лица) проверяемое лицо обязано представить указанные в этом требовании документы в виде надлежаще заверенных копий либо предоставить налоговому органу (должностному лицу) возможность изготовить копии представленных подлинных документов, заверив их надлежащим образом. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного им лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Не допускается истребование нотариального удостоверения копий документов, представляемых налоговому органу (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации”.

Эти положения во многом дублируют нормы действующего Указа. Рациональнее было бы принять единый законодательный акт, например Закон о документах и документообороте, в котором комплексно решить наряду с другими вопросы выдачи и заверения копий документов и выписок из них, использования факсимиле и печатей. При этом желательно противопоставляемые термину “копия документа” термины “подлинник” или “подлинный документ” заменить на термин “оригинал документа”. Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, а подлинник – это первый или единичный экземпляр документа. Часто копия делается не с подлинника, а с дубликата (повторного экземпляра подлинника документа, имеющего юридическую силу) <16>. Желательно также закрепить как общее правило право сотрудников государственных органов, принимающих копии документов у граждан и организаций, свидетельствовать верность копий.

<16> Определения терминов “подлинный документ”, “подлинник” и “дубликат” см. в п. п. 2.1.26 – 2.1.28 ГОСТ Р 51141-98.

В.М.Зарипов

Руководитель аналитической службы

Юридической компании

“Пепеляев, Гольцблат и партнеры”

Что должно быть на копиях

Порядок заверения зависит от того, для кого оформляется копия: для внутренних или внешних пользователей. Для сотрудников или руководителей структурных подразделений на копии необходимо сделать надпись: «Верно» (проставить штамп «Верно»), указать должность работника, который ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.

Важно отметить, что ГОСТ не предусматривает применение штампа «Копия верна». Однако возможно использование комбинации двух штампов – «Копия» и «Верно»

Первый штамп указывает на то, что данный документ не является оригиналом. Второй штамп необходим для подтверждения подлинности. Указанные штампы могут быть применены для заверения копий документов.

Внешние пользователи – это любые сторонние организации: ФНС, аудиторы и контрагенты. Чтобы заверить для них копию, дополнительно к первому случаю в заверительной надписи указывается место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку необходимо подтвердить печатью или штампом организации (при наличии). Оттиск проставляется таким образом, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии.

Для освидетельствования копий многостраничных документов применяют аналогичные правила. Заверительная отметка должна быть размещена на каждой странице и на их сшивке. Если копии сшиваются в один документ, необходимо заверить их в целом. Для этого проставляется заверительная отметка на специальной бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в точке скрепления листов ниткой или лентой.

При заверении многостраничных документов необходимо учитывать несколько требований ГОСТ:

1. Надо указывать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью.

2. Печать и подпись нужно ставить таким образом, чтобы они частично приходились на бумажную наклейку, при этом другая часть – была на последнем листе сшивки.

Для исключения налоговых и юридических рисков, связанных с неправильно заверенными копиями документов, необходимо проверять два ключевых аспекта: полномочия ответственного сотрудника и корректность оформления надписей на копиях.

Полномочия на заверение копий могут быть установлены в разных документах: в уставе, приказе, в инструкции, доверенности и иных. Предоставление этих документов является обязательным условием в целях проверки полученных заверенных копий. Также перечисленные документы необходимы для оформления копий в организации. Документы будут подтверждать тот факт, что сотрудник, заверивший копию, обладает полномочиями на это действие. Отсутствие доверенности – это высокий риск оспаривания документов в суде или отказа в совершении юридически значимых действий.

Второй ключевой аспект проверки копий – оценка правильности оформления необходимых надписей, подписей и печатей. Заверительная надпись должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством, она должна быть читаемой и не закрывать сведения в документе. При оформлении копий не допускаются помарки и подчистки на заверительной надписи. Ненадлежащее оформление может повлечь разные юридические риски: налоговая инспекция откажет в признании расходов, контрагент оспорит выполнение договора, нотариус на законных основаниях откажется регистрировать сделку.

Чтобы избежать ошибок при самостоятельном заверении документов и при получении копий, необходимо придерживаться следующего алгоритма:

1. Проверить: требуется ли заверение копии документа. Возможно, будет достаточно только составить копию, без дополнительной проверки.

2. Оценить: какой тип заверения необходим. Подойдет для сделки самостоятельно заверенная копия или необходимо обращаться к нотариусу.

3. Все ли обязательные элементы заверительной подписи оформлены корректно: необходимо проверить надпись, подпись и другие данные.

4. Если оформляется несколько сшиваемых в один том копий, нужно проверить правильность оформления сшивки копий документов.

Многостраничный документ: заверяем по правилам

Разбираемся с терминологией.

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

нотариус;
сама организация (сам предприниматель).

Как правильно заверять копии разных документов?

На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному.

Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.

Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.

Заверение в организации

Часто в организации становится необходимым выполнение копии документации или выписки из нее. Чтобы копии обладали юридической силой, следует знать о правильности действий согласно нормативам делопроизводства к реквизитам.

После текста на свободном месте единственного или последнего листа многостраничного документа следует указать следующую информацию:

пребывание подлинного документа (данный пункт наиболее важен для федеральных органов власти);
копия верна;
название должности заверяющего лица;
подпись заверителя с расшифровкой;
дата операции;
для отправления документа в другую компанию ставится печать.

Правом на заверение копий обладают специалисты, занимающие руководящие должности и имеющие подобные обязанности.

Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, сшиваются они железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.

В области скрепления нити или скобы приклеивается специальная бумага с обозначением числа листов и подписи заверяющего лица. Также ставится печать, одна часть которой располагается на листе с нумерацией страниц, а другая – на документе.

В нормативных актах указывается, что листы многостраничной документации можно не соединять между собой. Но тогда на каждом листе проставляются обозначения, свидетельствующие о правомерности дубликата.

Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.

По закону

Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.

В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.

Для суда

Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны.

Нужно ли ставить печать «Копия верна» на копии документов для личного дела

По действующему законодательству не требуется заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника.

К примеру, в тех документах, которые регулируют основной порядок формирования личных дел сотрудников, а именно государственных служащих, для которых это обязательный пункт, используется такая формулировка, как «копии», а не «заверенные копии» (в соответствии с Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года под номером 609).

С учетом вышесказанного, можно сделать такой вывод, что заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника, необязательно.

Заверение копий документов 2019

Предполагается, что кредитор, посредством судебного иска, может добиться компенсации выданных под процент сумм с помощью взысканий с заработной платы субъекта; доказательство данных, предоставленных лицом в анкете; формирование доверия к субъекту на основании его трудовой истории.

Кредитные учреждения отдают предпочтение тем гражданам, которые стабильно трудятся в одной компании или редко меняют место трудоустройства, что подразумевает устойчивость финансового положения гражданина; определение причины увольнения сотрудника.

Так, нередки ситуации, когда банк может отказать в предоставлении лицу кредита, если оно было уволено с предыдущего рабочего места вследствие нарушения (из-за прогулов, аморального поведения и т.п.).

На 2020 год законодательно не предусмотрено официального требования предъявлять трудовую книжку при оформлении загранпаспорта. Копия

Как заверить копии документов для налоговой

В том же приложении даны четкие рекомендации о том, как заверить копии документов для налоговой.

Рассмотрим их более детально. Работа по заверению копий с внедрением новых требований заметно упростилась.

Все копии необходимо формировать в тома, в каждом из которых число листов не должно превышать 150.

Сгруппированные документы следует: сплошным методом пронумеровать арабскими цифрами (начать с единицы);

Как заверять документы «копия верна»: образец. Правила заверения копий документов

Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу.Первый документ является единственным в своем роде, т.

е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.

Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.

Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней.

Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному.

Новые правила заверения трудовой книжки в 2020 году

Актуальная дата введения нового стандарта – 1 июля 2020 года.

Ожидается, что изменений будет не так много, но одно существенное все же появится.

При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ.

Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий.

Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.

Заверить трудовую книжку в 2020 году и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения.

Как теперь надо заверять документы

и заверяется печатью организации, например: Верно Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2020 год Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.

«». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа».

Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка: Верно. Генеральный директор Островская К.А.

Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см.

Как теперь заверять копии документов для инспекции

Так, заверяя соответствие копии документа подлиннику, надо проставить заверительную надпись. Копия документа может быть заверена печатью организации (если она имеется) или штампом.

Но есть и нововведения. Так, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения оригинала. Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле № 5 за 2015 год. Печать ставится при ее наличии.

Как вести учёт бумажных трудовых

Если ваше предприятие все еще использует бумажные трудовые книжки, необходимо придерживаться определенных правил и процедур для повышения эффективности учета. В этом разделе мы рассмотрим некоторые важные аспекты ведения учета бумажных трудовых книжек и дадим рекомендации по их использованию.

1. Раскладка и структура книжки

Перед началом работы с бумажной трудовой книжкой необходимо аккуратно распределить страницы и секторы для различных записей

Обратите внимание на то, что определенные записи, такие как личные данные и данные о трудовом стаже, должны иметь свои собственные разделы и быть четко структурированными

2. Правильное заполнение информации

Очень важно заполнять все необходимые поля и разделы трудовой книжки четко и аккуратно. Убедитесь, что все данные, такие как ФИО, дата рождения, дата приема на работу и другие, записаны без ошибок и полностью соответствуют фактической информации

3. Защита от фальсификации

С целью защиты от возможных подделок и фальсификаций данных, рекомендуется использовать специальные меры безопасности, такие как нумерация страниц, печать организации и подпись руководителя. Это поможет предотвратить возможные изменения и вмешательства в трудовую книжку.

4. Хранение и охрана

Для сохранения целостности и надежности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить правильное и безопасное их хранение. Рекомендуется использовать специальные шкафы или ящики для архивного хранения, а также следить за тем, чтобы никакая посторонняя информация не попадала в книжку.

5. Переход к электронному учету

В контексте современных тенденций и цифровой трансформации рекомендуется перейти на электронный учет трудовых книжек. Он позволит облегчить процедуру ведения учета, ускорить доступ к информации и повысить общую эффективность работы. При переходе следует заботиться об импорте и сохранении данных из бумажных трудовых книжек в электронном формате.

Копии вместо оригиналов: как их оценит суд в процессе

данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.

Иным работником юридического лица.Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
должность лица, заверившего копию,
личная подпись лица, заверившего копию,
расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
дата заверения,
печать организации/ИП.
в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия вернаГенеральный директор Личная подпись И.И.ИвановДатаПечать

НазадВерсия для печати

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

копия паспорта — 3-х дней
копии остальных документов — 1 месяца

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

Руководителем юридического лица Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
Главным бухгалтером Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
Иным работником юридического лица. Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
- копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
- копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом). Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
- имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
- имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».