Авансовый отчет по командировке 2024: назначение, правила оформления и образец

Расходы без онлайн-чека.

В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:

при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).

https://youtube.com/watch?v=nFuof5eV8xQ

Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.

Авансовый отчет

Предустановленной и обязательной к применению формы авансового отчета в настоящее время не существует. Однако ранее действовавшая обязательная форма АО-1 не утратила своей актуальности и широко применяется в бухгалтерской работе.

То есть предприятия и организации вправе как использовать прежнюю унифицированную форму, так и разрабатывать собственные варианты форм авансового отчета. При самостоятельной разработке потребуется включить в форму отчета следующие данные:

номер отчета и дату его составления;
графу для утверждения авансового отчета руководителем предприятия;
наименование и основные реквизиты предприятия (организации);
сведения о работнике, направленном в командировку, включая место его работы и должность;
сведения о получении командированным работником авансового платежа;
сумму выданных работнику командировочных (с указанием валюты);
цель выдачи командировочных и рамки, в пределах которых они могут быть потрачены;
перечень расходов и финансовых операций, расположенный в таблице с двумя окнами. Левое окно заполняется работником и содержит сведения о полученной сумме, сумме остатка или сумме перерасхода. Правое окно заполняется сотрудником бухгалтерии и содержит сведения о движении сумм, выданных в качестве командировочных;
количество прилагаемых в подтверждение расходов документов;
возвращенную сумму или сумму компенсации перерасхода;
подпись сотрудника бухгалтерии и подпись работника.

Оборотная сторона авансового отчета содержит перечень прилагаемых к отчету документов, подтверждающих расходы работника. По каждому из прилагаемых документов указывается их вид, дата выдачи, содержащаяся в них сумма затрат и сумма субсчета, по которому они проводятся.

Заполняется авансовый отчет в одном экземпляре и передается работником в бухгалтерию не позднее чем через 3 дня после возвращения из командировки.

Поскольку авансовый отчет по командировке относится к документам строгой отчетности, помарки и исправления в нем недопустимы. Заполненный авансовый отчет подписывается сотрудником бухгалтерии (главным бухгалтером) и кассиром.

В отрезную часть авансового отчета должна быть включена расписка бухгалтера, получившего от работника документы, подтверждающие затраты на командировку.

Образец документа:

Приложение N 2 к Инструкции о порядке выезда сотрудников и работников органов внутренних дел Российской Федерации, военнослужащих и лиц гражданского персонала внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации

в служебные командировки за пределы территории Российской Федерации

Образец

__________________________________________________________________
     (наименование финансово-экономического подразделения)
Отчет              Отчет проверен     Выполнение задания
утверждаю          и подлежит         и целесообразность
в сумме _________  утверждению        расходов подтверждаю
_________________  в сумме _________
                  _________________
Гл. бухгалтер      Нач. отделения
                  валютных и особых  Начальник подразделения,
                  расходов           занимающегося вопросами
                                     организации международного
                                     сотрудничества
_________________  _________________  ____________________________
Фамилия, имя, отчество (полностью) _______________________________
__________________________________________________________________
Управление __________________ отдел ______________________________
должность _______________________
                 АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N ____________
по командировке в ________________________________________________
                                           ----------------------
                                           ¦   В    ¦Эквивалент ¦
                                           ¦инвалюте¦в долл. США¦
                                           ¦ страны ¦           ¦
--------------------------------------------+--------+-----------+
¦Потребность валютных средств на            ¦        ¦           ¦
¦командировку                               ¦        ¦           ¦
+-------------------------------------------+--------+-----------+
¦Получено      ¦1. В кассе ФЭО              ¦        ¦           ¦
¦авансом       +----------------------------+--------+-----------+
¦              ¦1. В посольстве             ¦        ¦           ¦
+--------------+----------------------------+--------+-----------+
¦Фактически проведено расходов:             ¦        ¦           ¦
+-------------------------------------------+--------+-----------+
¦ N ¦Даты ¦Число¦  Место   ¦  Наименование  ¦                    ¦
¦п/п+-----+суток¦пребывания¦                ¦                    ¦
¦   ¦с ¦до¦     ¦          ¦                ¦                    ¦
+---+--+--+-----+----------+----------------+--------------------+
¦   ¦  ¦  ¦     ¦          ¦   Суточные %   ¦        ¦           ¦
¦   ¦  ¦  ¦     ¦          ¦     нормы      ¦        ¦           ¦
+---+--+--+-----+----------+----------------+--------+-----------+
¦   ¦  ¦  ¦     ¦          ¦   Суточные %   ¦        ¦           ¦
¦   ¦  ¦  ¦     ¦          ¦     нормы      ¦        ¦           ¦
+---+--+--+-----+----------+----------------+--------+-----------+
¦   ¦  ¦  ¦     ¦          ¦  Квартирные:   ¦        ¦           ¦
¦   ¦  ¦  ¦     ¦          ¦по       в сутки¦        ¦           ¦
+---+--+--+-----+----------+----------------+--------+-----------+
¦   Проезд по государству                   ¦        ¦           ¦
+-------------------------------------------+--------+-----------+
¦   Представительские расходы               ¦        ¦           ¦
+-------------------------------------------+--------+-----------+
¦   Прочие расходы                          ¦        ¦           ¦
+-------------------------------------------+--------+-----------+
¦   Итого принято расходов                  ¦        ¦           ¦
¦                                           ¦        ¦           ¦
¦   в том числе курсовая разница            ¦        ¦           ¦
--------------------------------------------+--------+------------
Остатки валюты в сумме:        сданы в кассу п/о N ________
Возмещено расходов:            получено      р/о N ________
Недостачи валюты               Взыскано _________ руб.
Подпись подотчетного лица:        Отчет принят в сумме: __________
Подпись бухгалтера _________

Какие документы есть еще:

Все документы из раздела «МВД»
Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «МВД»:

Уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги по проведению добровольной государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации (рекомендуемый образец)
Учетно-регистрационная форма факта обнаружения нелегальной типографии, печатных и литейных форм. Форма N 88-2/F
Учетно-регистрационная форма факта изъятия фальшивых денежных знаков. Форма N 88-1/F
Представление к присвоению очередного воинского звания по истечении срока военной службы в предыдущем воинском звании
Сведения о количестве участников накопительно-ипотечной системы жилищного обеспечения военнослужащих внутренних войск МВД России для формирования бюджетной проектировки

Важные нюансы при покупке фирмы
Процесс переписки квартиры на другого человека
Процесс получения визы в США
Процесс продажи машины
Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
Строительство частного дома в городской черте

Требования к оформлению БСО

Предположим, что расходы «подотчетника» удостоверены БСО.

На что должен обратить внимание бухгалтер?

Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.

Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).

Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:

перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).

Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО

Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:

печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.

Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».

Командировочные расходы

Бухгалтерия осуществляет выдачу командировочных при наличии соответствующего приказа руководителя предприятия о направлении работника в командировку с целью выполнения тех или иных производственных задач.

Сумма, выдаваемая в качестве командировочных — это всегда некий авансовый платеж в счет будущих затрат. После исполнения командировочного задания работник, соответственно, должен предоставить в бухгалтерию отчет о реальных затратах, произведенных им на командировочные нужды из полученных средств.

В случае если по полученному командировочному авансу сохранился остаток денежных средств, то он подлежит возврату в кассу предприятия. В случае если имел место объективный перерасход средств, то есть если работник потратил больше, чем получил в качестве командировочных, то он вправе получить возмещение.

В любом случае имевшие место расходы должны быть подтверждены документально. С этой целью работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по командировке и приложить имеющиеся финансовые документы, подтверждающие оправданные расходы, то есть расходы оправданные командировочным заданием.

В качестве финансовых документов могут быть приложены:

различные платежные документы, такие как чеки, квитанции;
проездные билеты, в том числе и на общественный транспорт в черте населенного пункта;
договоры, если траты на проживание, к примеру, обосновываются соответствующим договором и т.д.

Авансовый отчет: приложение документов на отдельных листах

В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи). 4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;3) на оплату услуг переводчиков. 5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ5.1.

получение денежных средств от предприятия по заявке на расходы, сопутствующие выполнению задания;
поездка в командировку: для общения с контрагентами, организации совещаний, заключения сделок и для других целей;
проверка надлежащего оформления и предоставление в бухгалтерию документов, подтверждающих расходы на выполнение поручений и покупку товаров для нужд компании;
составление отчета и его своевременная сдача;
передача приобретенных товаров уполномоченному лицу;
возвращение денег, оставшихся от выданного аванса, или получение компенсации в денежной форме (при перерасходе).