Увольнение в трудовой книжке

Перенос подписи и печати на новую строчку и ошибки при ведении трудовой

Много споров и вопросов у сотрудников кадровых отделов вызывает ситуация, когда подпись руководителя в трудовой книжке перенесена на новую страницу. О том, что делать в такой ситуации, нет заметки ни в одном законодательном акте, а поэтому сложно судить о правильности действий при недостатке места для подписи и печати работодателя.

Стоит отметить, что в нормативных актах трудового законодательства указано, что в трудовой книжке не должно быть пустых строк. То есть каждая следующая запись должна вноситься в следующей строке, после предыдущей. Если принимать это в учет, то перенос подписи на новую страницу не является ошибкой. Тем более, после заверения записи работодателем, под ней свою подпись должен поставить владелец трудовой книжки.

С другой стороны, некоторые кадровики оставляют пару пустых строк в конце, перенося запись на следующую страницу. Формально это считается нарушением правил ведения трудовых книжек, а на практике подобные ситуации достаточно редко могут вызывать проблемы у владельцев. Но как бы там ни было, лучше перестраховаться и делать все по закону.

Кроме проблем с недостатком места для внесения записей, существует еще большое количество ошибок, которые допускаются работодателями. Чаще всего это происходит при оформлении документа, так что их можно исправить переоформлением. К подобным ошибкам можно отнести:

• указание неправильной фамилии>
• дата рождения указывается не в цифровом формате>
• нет сведений об образовании сотрудников>
• отсутствие подписи владельца трудовой>
• не указывается дата заполнения.

Это наиболее распространенные ошибки, которые могут стать для владельца трудовой книжки серьезной проблемой в будущем, поскольку такой документ является недействительным. Также существуют некоторые общие ошибки, которые допускаются не только при оформлении, но еще и в процессе внесения записей.

Чаще всего используются сокращения или кадровик решает исправить ошибку зачеркиванием. В трудовой книжке такие действия недопустимы, и в случае ошибки нужно вносить соответствующую запись.

Рассматривая вопрос о том, можно ли переносить подпись директора и запись «ознакомлен» перенести на другую страницу в трудовой книжке, понятно, что формально этого никто не запрещает. Поскольку закон запрещает оставлять пустые строки в трудовой книжке, то это является вынужденной мерой.

Как оформить увольнение работника по собственному желанию

В Трудовом кодексе есть специальная статья 80, которая регламентирует этот процесс. Рассмотрим его подробнее.

Заявление об увольнении

О добровольном уходе с работы работник должен сообщить письменно, подав заявление об увольнении. Со следующего дня начинается отсчет стандартного срока отработки – 14 календарных дней или две недели. Для отдельных категорий работников есть специальные сроки подачи заявления, приводим их в таблице.

Категория работников	Срок подачи заявления
Заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев	Три дня
Сезонные работники	Три дня
Увольняющиеся во время испытательного срока	Три дня
Руководитель организации	Один месяц

Обратите внимание, что срок отработки не продлевается из-за праздничных и выходных дней. Особенно это заметно в период длительных праздников (новогодних и майских)

По сути, работник отработает за этот период всего несколько дней. Кроме того, срок не продлевается, если работник отсутствует на работе, например, из-за больничного или отпуска. Удерживать человека после заявленной даты нельзя.

Если же увольнение по собственному желанию вызвано уважительными причинами, то условие о соблюдении какого-либо срока подачи заявления не применяется. Этими причинами могут быть:

• выход на пенсию;
• зачисление на учебу в образовательное учреждение;
• болезнь членов семьи, за которым требуется уход;
• болезнь работника, препятствующая выполнению обязанностей;
• переезд в другую местность, в том числе, по медицинским показаниям;
• переход на военную службу по контракту;
• избрание на выборную должность;
• наличие трех и более детей в возрасте до 16 лет или учащихся до 18 лет.

Важно: даже если по закону требуется предупредить работодателя об увольнении по собственному желанию, стороны могут договориться о том, что отрабатывать эти дни не надо. Заявление обычно подают лично, но можно отправить его и заказным письмом

Дистанционные работники могут направить заявление, подписав своей ЭЦП или через внутреннюю систему документооборота, если она есть на предприятии. Проверьте, чтобы причиной расторжения трудового договора было указано именно увольнение по собственному желанию

Заявление обычно подают лично, но можно отправить его и заказным письмом. Дистанционные работники могут направить заявление, подписав своей ЭЦП или через внутреннюю систему документооборота, если она есть на предприятии. Проверьте, чтобы причиной расторжения трудового договора было указано именно увольнение по собственному желанию.

Приказ об увольнении

В последний рабочий день, то есть накануне дня увольнения, работодатель должен издать соответствующий приказ. Обычно для этого используется форма Т-8, но она не является обязательной.

В приказе указывают основание расторжения трудового договора, в данном случае это пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. Приказ подписывает директор, а также сам увольняющийся работник.

Запись в трудовой книжке

Если у работника была бумажная трудовая книжка, то надо внести в нее запись об увольнении, указав реквизиты приказа. При увольнении руководителя вместо приказа вписывают реквизиты протокола общего собрания участников ООО.

Трудовая книжка выдается на руки в последний рабочий день. А в случае, когда работник увольняется сразу после отпуска, необходимо выдать ТК еще до отпуска. Если в день увольнения работник не пришел или по какой-то причине отказывается принять трудовую книжку, ее можно направить ему почтой. При возврате письма и невозможности передать ТК владельцу работодатель должен хранить ее в течение 50 лет (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Запись об увольнении вносится также в личную карточку работника по форме Т-2. Не позже следующего рабочего дня необходимо сдать форму ЕФС-1. В отчете заполняется всего две страницы – титульная и подраздел 1.1 раздела 1.

Документы при увольнении

Кроме трудовой книжки работнику при увольнении должны выдать документы, подтверждающие его стаж и доход:

• сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
• выписку из подраздела 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1 за текущий год (вместо СЗВ-СТАЖ);
• выписку из персонифицированных сведений о физлицах за последний месяц (вместо СЗВ-М);
• выписку из раздела 3 из отчета РСВ за последние три месяца;
• справку № 182н о заработке за периоды до 2023 года;
• расчетный листок.

Кроме того, по просьбе работника ему выдаются другие документы, связанные с работой. Например, справка о доходах и суммах НДФЛ, выписки из кадровых приказов, подтверждение работы в районах Крайнего Севера и др.

Преимущества увольнения по соглашению сторон

Под соглашением сторон понимается обоюдное волеизъявление работника и работодателя на прекращение трудовых отношений на согласованных ими условиях. Такой способ расторжения трудового договора является наиболее простым и удобным. Юристы иногда проводят аналогию с «цивилизованным разводом», поскольку при достижении соглашения вероятность возникновения споров между работником и работодателем намного ниже, чем при расторжении трудового договора по иным основаниям.

Впрочем, все же такая вероятность остается. Но об этом мы поговорим позже. Для начала оценим преимущества прекращения трудовых отношений по соглашению сторон.

Ситуация № 1: необходимо срочное увольнение.

Соглашение сторон как основание прекращения трудовых отношений было известно еще Кодексу законов о труде (применялся он до введения в действие Трудового кодекса), но не получило широкого распространения. Популярность расторжение трудового договора по соглашению сторон приобрело в конце 1990-х – начале 2000-х. Это было обусловлено нестабильной внутриполитической обстановкой, которая порой требовала от работодателей оперативного увольнения работников.

Сегодня этот способ прекращения трудовых отношений также используется, когда возникает необходимость в срочном увольнении, поскольку ст. 78 Трудового кодекса позволяет заключить соглашение в любое время. К тому же отсюда следует, что не требуются предварительное уведомление работника об истечении срока действия трудового договора за 3 дня, уведомление о намерении работника прекратить трудовые отношения за 14 дней и соблюдение иных установленных законодательством сроков.

Таким образом можно расторгнуть как срочный трудовой договор, так и заключенный на неопределенный срок. В соглашении сторон можно предусмотреть дату, с которой трудовые отношения будут считаться прекращенными, – она необязательно должна совпадать с датой заключения соглашения о расторжении трудового договора1.

Ситуация № 2: сокращение штата работников.

Работодатель может предложить работникам альтернативу сокращению – заключить соглашение о расторжении трудового договора, включив в него условия, взаимовыгодные для обеих сторон. Зачем? Например, чтобы сохранить деловые отношения с потенциальными кандидатами на увольнение.

Кроме того, по такому основанию возможно прекращение трудовых отношений с беременными женщинами и несовершеннолетними сотрудниками. Расторжение с ними трудового договора иными способами сопряжено с трудностями и необходимостью соблюсти дополнительные условия.

Ситуация № 3: сотрудник совершил проступок или не поладил с работодателем.

Работодатель может пойти навстречу работнику, совершившему дисциплинарный проступок, за которым должно последовать увольнение

Принимая во внимание его стаж работы, лояльность, карьерные достижения и иные обстоятельства, работодатель проявляет инициативу или отвечает на инициативу работника и расторгает трудовой договор посредством заключения соглашения.. Также работодатель и работник могут просто не сойтись характерами или разойтись во взглядах на работу

При этом формальных оснований для увольнения по инициативе одной из сторон может не быть. В таком случае снова самым оптимальным вариантом становится заключение соглашения.

Также работодатель и работник могут просто не сойтись характерами или разойтись во взглядах на работу. При этом формальных оснований для увольнения по инициативе одной из сторон может не быть. В таком случае снова самым оптимальным вариантом становится заключение соглашения.

Увольнение по инициативе работодателя

В рамках соблюдения законодательства и прав работников, работодателю предоставляется возможность уволить работника, но исключительно в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Увольнение по инициативе работодателя должно осуществляться в соответствии с установленными правилами и процедурами, чтобы обеспечить законность и справедливость данного решения.

Основания для увольнения по инициативе работодателя:

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, работодатель может осуществить увольнение работника по следующим основаниям:

• Неоднократное нарушение работником трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором;
• Систематическое неисполнение работником без уважительных причин своих трудовых обязанностей;
• Проявление работником грубой халатности, нарушение правил безопасности труда, порядка и технологии проведения работ;
• Привлечение работника к дисциплинарной ответственности неоднократно в течение года;
• Нарушение работником научной, специальной или авторской секретности.

Процедура увольнения по инициативе работодателя:

При увольнении по инициативе работодателя необходимо соблюдать следующие шаги и правила процедуры:

1. Оформление письменного уведомления работнику о намерении уволить его по указанным основаниям.
2. Проведение внутреннего рассмотрения обстоятельств дела.
3. Приходим к соглашению с работником о прекращении трудового договора, если это возможно.
4. Если соглашение не достигнуто, предоставляем работнику возможность представить письменные объяснения или ознакомиться с актом проверки или иными материалами, подтверждающими наличие основания для увольнения.
5. Принятие решения об увольнении работника.
6. Оформление приказа об увольнении работника.
7. Выдача работнику трудовой книжки с записью о причине увольнения.

Защита прав работника при увольнении:

В случае увольнения по инициативе работодателя, работнику предоставляется возможность защиты своих прав. Работник имеет право на:

• Получение письменных объяснений в отношении предъявленного ему основания для увольнения;
• Ознакомление с материалами проверки, подтверждающими основание для увольнения;
• Подачу жалобы на незаконное увольнение в трудовую инспекцию или суд;
• Возможность оспорить увольнение, если работник считает, что его права нарушены.

Увольнение по инициативе работодателя является серьезным решением и требует соблюдения законодательства и установленных процедур. Работодатель должен быть уверен в достоверности основания для предпринятия данного шага и убедиться, что все процедуры увольнения проведены правильно, для предотвращения возможных конфликтов и судебных разбирательств.

Что если сотрудник отказался забирать книжку

Если работник в свой заключительный день на работе находился на своем месте и был оповещен о необходимости получить на руки трудовую, но по какой-то причине отказывается прийти и сделать это, необходимо пригласить комиссию и зафиксировать это актом.

В нем необходимо отразить, что в присутствии свидетелей работнику было предложено забрать документ, и расписаться в его получении, но он сделать это отказался. Если была названа причина, то она также записывается в акте.

После этого работнику по его почтовому адресу высылается уведомление. В этом документе работодатель должен пригласить своего бывшего сотрудника явиться в кадровый отдел и получить трудовую на руки, либо дать разрешение на пересылку ее почтой.

Со дня отправления такого уведомления с фирмы снимается любая ответственность за невыдачу трудовой.

Факт отправки уведомления можно подтвердить следующими способами:

• Зарегистрировать документ в журнале исходящих писем и хранить его копию в архиве;
• Получить у курьера квитанцию о приеме документа к пересылке;
• Уведомление о вручении почтового отправления, которым было отправлено сообщение.

Важно! Пересылка трудовой почтой возможна только с письменного согласия работника. Если он такое согласие не дает, либо игнорирует уведомление — трудовая должна все время храниться в компании

Читайте по теме: Заявление на увольнение по собственному желанию сотрудника ИП На данный момент трудовая является первичным документом, в котором отражается вся информация о трудовой деятельности человека, необходимая для выявления общего рабочего стажа. По этому причине на законодательном уровне предъявляются строгие требования к записям, вносимым в книжку:

• запись вносится только при условии, что человек успел отработать на предприятии более 5 дней, и эта работа являлась основной. Если гражданин был принят по совместительству, то данные о месте работы указываются только при его личной просьбе;
• любые отметки должны вноситься только ручкой с черной, синей или фиолетовой пастой;
• при внесении записи ответственное лицо должно строго следить за порядком нумерации. Кроме этого, каждой отметке присваивается индивидуальный номер с помощью арабских цифр;
• обязательное указание точной даты внесения отметки, в том числе дня и месяца с помощью двух цифр и года с помощью четырех цифр;
• на первой странице трудовой должны быть указаны личные данные человека, которые ответственное лицо обязано сверить с паспортом работника. Данная процедура необходима для подтверждения подлинности документа;
• если на первой странице трудовой нет печати компании, которая является первым местом трудоустройства гражданина, то книжка признается недействительной;
• каждая запись о трудоустройстве должна быть закрыта отметкой об увольнении. В противоположном случае человек не может быть принят на новое работы. Для закрытия запись гражданин должен обратиться к предыдущему работодателю;

Важно знать! Если работодатель намеренно проигнорировал требования о внесении записи о расторжении трудовых отношений в книжку, то бывший сотрудник может подать на него в суд и добиться выплаты компенсации за время, когда он не мог трудоустроиться из-за ошибки бывшего директора

• привлечение сотрудник к дисциплинарному взысканию отражается в документе только в том случае, если это стало причиной разрыва договора трудоустройства;
• все записи, которые вносятся в книжку, обязаны соответствовать приказам, изданным руководителем организации.

Важно знать! В документе недопустимо наличие зачеркиваний, исправлений или помарок. Исключением является страница с личными данными работника

Особенности «увольнительных» расчетов

Рассмотрим особенности расчетов разных видов выплат, положенных сотруднику при его уходе по собственному желанию.

Как оформить увольнение по собственному желанию в период испытательного срока?

Расчет по зарплате

При уходе работник должен получить все заработные им деньги за фактически отработанный срок.

К СВЕДЕНИЮ! Как и с обычной зарплаты, с данной выплаты работодатель удерживает положенный налог – НДФЛ.

Сумма рассчитывается исходя из оклада или тарифа. Это просто сделать, если последний отработанный месяц был полным. Если увольнение происходит после отработки неполного месяца, бухгалтерии нужно вычислить сумму, положенную к выдаче на руки. Для этого положенную сумму за полный месяц нужно разделить на количество рабочих дней в этом месяце, вычислив таким образом среднедневной заработок за этот период, а затем умножить полученный показатель на число дней, отработанных сотрудником по факту.

З_{неп.мес.} = О / РД х ОД

где:

• З_{неп.мес.} – зарплата, положенная за неполный отработанный месяц;
• О – оклад сотрудника;
• РД – рабочие дни в месяце расчета;
• ОД – дни, отработанные увольняющимся сотрудником.

ПРИМЕР РАСЧЁТА

Экономист Буслаева П.К., работавшая с окладом 40 тыс. руб./мес., решила уволиться с 24 августа 2016 года, о чем и подала соответствующее заявление 10 августа. По производственному календарю в августе 2016 года был 21 рабочий день. Получается, что Буслаева П.К. отработает в августе 16 дней. Какая сумма заработной платы ей полагается?

Рассчитаем среднедневной августовский заработок Буслаевой П.К.: 40 000 / 21 = 1904 руб. 70 коп. А теперь умножим на фактически отработанное ею время: 1904,7 х 16 = 30 476 руб. 19 коп.

Расчет за неиспользованные отпускные дни

Эта выплата обязательна, если в год увольнения сотрудник не успел побывать в законном отпуске или использовал отведенные для отдыха дни не в полной мере. Для расчета положенной суммы понадобятся данные о заработке в течение последнего года: на их основании вычисляется сумма, положенная к выплате за 1 отпускной день. Затем этот показатель умножается на количество «неотгулянных» увольняющимся сотрудником дней.

К_отп. = Д_Г / 12 / 29,3 х Н_од

где:

• К_отп. – отпускная компенсация;
• Д_Г – доход сотрудника за год, включающий зарплату, премии и надбавки;
• 12 – количество месяцев в году;
• 29,3 – среднемесячное количество дней, принятое для расчетов по ТК РФ;
• Н_од – неиспользованные отпускные дни.

ПРИМЕР РАСЧЁТА

Продолжим использовать данные для увольняющегося экономиста Буслаевой П.К. Ей положен стандартный отпуск в 28 дней, в котором она в 2016 году до августа еще не побывала. В компании Буслаева работает уже более года, поэтому расчет будет производиться по данным за предыдущие 12 месяцев. Она получает оклад в 40 тыс. руб. последние полгода, до этого ее оклад составлял 35 тыс. руб., кроме того, к Новому году она получила премию в размере 5 тыс. руб. Рассчитаем положенную ей компенсацию за отпуск.

Совокупный доход Буслаевой за истекший год составит 35 000 х 6 + 40 000 х 6 + 5 000 = 210 000 + 240 000 + 5 000 = 455 000 руб. Разделим эту сумму на 12 месяцев, чтобы найти среднемесячный заработок: 455 000 / 12 = 37 916 руб. Теперь разделим на среднее число дней в месяце: 37 916 / 29,3 = 1294 рубля. Осталось умножить на количество положенных, но не использованных Буслаевой отпускных дней: 1294 х 28 = 36 233 рубля.

Можно ли уволиться, не отрабатывая положенное время?

Независимо от условий трудового соглашения, можно уволиться в любой момент без отработки 14-дневного периода при наличии уважительных обстоятельств, предусмотренных ст. 38 КЗоТ:

• Переезд в другой регион проживания.
• Перевод супруга/супруги на работу в другой регион.
• Поступление в учебное учреждение.
• Невозможность жительства в данном регионе, согласно медицинской справки.
• Беременность.
• Уход за ребенком до 14-тилетнего возраста или за ребенком-инвалидом.
• Наблюдение за больным членом семьи или за инвалидом I-й группы.
• Уход на пенсию.
• Устройство на другую работу по конкурсу.

Прочие уважительные причины (например, невозможность поддержания трудовых взаимоотношений по состоянию здоровья, подтвержденных медицинской справкой).

В любом из перечисленных вариантов сотрудник обязан предоставить руководителю подтверждающие материалы. Руководство при таких ситуациях обязано отпустить работающего в срок, отмеченным в заявленном документе.

Выписка из отчета ЕФС-1 при увольнении: основные моменты

2. Сведения о трудовом договоре

Далее в выписке из отчета ЕФС-1 при увольнении должны быть указаны сведения о трудовом договоре сотрудника: дата его заключения, срок действия и стороны договора. Также в этом разделе могут быть отражены особые условия, предусмотренные договором.

3. Сведения о трудовой деятельности

Следующим важным разделом выписки являются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Здесь указывается должность, на которой работал сотрудник, периоды работы на различных должностях, а также информация о премиях, повышениях и других изменениях в трудовом положении работника.

4. Сведения о заработной плате

Выписка из отчета ЕФС-1 при увольнении обязательно включает сведения о заработной плате работника. Здесь указывается размер заработной платы, система оплаты труда, а также указываются все доплаты, надбавки и вознаграждения, полученные сотрудником в период его работы.

5. Информация о использовании отпуска и отработке сверхурочных часов

В выписке из отчета ЕФС-1 при увольнении также должна быть информация о использовании отпуска работником, как планового, так и невыполненного. Также здесь указывается информация о сверхурочных часах, отработанных сотрудником и должно быть приведено их количество.

6. Сведения о материальных ценностях и документах

Если в ходе работы сотрудник получал материальные ценности или имел доступ к конфиденциальной информации, то об этом должно быть указано в выписке из отчета ЕФС-1 при увольнении. Здесь также может быть указано состояние переданных или принятых материальных ценностей.

7. Сведения о возможных конфликтах интересов

В случае, если сотрудник имел конфликт интересов, который может связаться с его работой и деятельностью в организации, в выписке из отчета следует указать об этом. Данный пункт может иметь значение для последующей трудовой деятельности сотрудника.

Выписка из отчета ЕФС-1 при увольнении является важным документом, который позволяет установить основные факты трудовой деятельности сотрудника и может иметь значение для его последующей трудоустройства. Правильное заполнение этого документа является ответственностью работодателя и обязательно должно быть сделано в соответствии с требованиями законодательства.