Путевые листы и транспортные накладные переводят в электронный вид

Электронная транспортная накладная (ЭТрН): что это, зачем и кому нужна

Транспортная накладная необходима для оформления перевозки любого коммерческого груза при помощи автотранспорта. До недавнего времени накладная существовала исключительно в бумажном варианте. С 1 марта 2022 года предприниматели могут оформить электронную транспортную накладную.

Максимально актуальным этот переход будет для компаний, занимающихся грузоперевозками, а также для крупных заказчиков, часто пользующихся услугами грузоперевозок. Если же вы отправляете грузы по стране пару раз в год, то проще будет воспользоваться бумажными документами, поскольку переход на ЭТрН потребует денежных затрат.

Пошаговое заполнение ТН

Крайне важно, чтобы бланк транспортной накладной был именно нового образца, официально утверждённого в 2021 году. Если взять образец старой формы, до 2021 года, тогда возникнут закономерные вопросы относительно заполнения транспортной накладной со стороны проверяющих органов

Использовать старый формат ТН уже нельзя.

Пошагово процесс оформления ТН нового установленного образца 2021 года можно описать следующим образом:

Нужно прописать данные об отправителе груза. Полное наименование организации, адрес (юридический и фактический), реквизиты банка, контактные данные.
По аналогии следует указать информацию о получателе груза. Все те же сведения, что и в предыдущем пункте.
Затем фиксируются данные про отправляемый груз. Это наименование, состояния, а также другая дополнительная информация, включая количество грузовых мест, габаритные характеристики, масса брутто и нетто.
Следующий пункт — это перечень сопроводительных документов, которые идут вместе с доставляемым товаром. Сюда относятся сертификаты, паспорта, разного рода разрешения и удостоверения.
Если нужно, тогда отдельным пунктом прописываются особые требования, предъявляемые к грузоперевозке. Это могут быть конкретные характеристики выбранного транспортного средства, применение холодильного оборудования, нагревателей, запорно-пломбировочных устройств и так далее.
Потом на очереди данные про приём груза к проведению погрузочных работ. Здесь следует указать, по какому адресу проводилась погрузка, в какой день, в какое время. Также нужно прописать, сколько товара было загружено по массе и количеству, указать фактическое состояние. Отправитель груза и водитель, представляющий транспортную компанию, по завершению погрузки должны поставить свои подписи с расшифровкой.
Далее сведения о сдаче груза. Тоже дата, адрес, время, количественные и весовые характеристики. Подписи с расшифровкой. Только теперь водителя и грузополучателя.
Условия перевозки. Их нужно внести дополнительно, либо выбрать из тех, которые уде представлены. Здесь указываются данные временного хранения на складе, возможных штрафных санкциях при транспортировке.
Потом идёт информация о том, что заказ был принят к исполнению.
Необходимо внести информацию о самом перевозчике. Это полное наименование организации, юридический и фактический адрес, телефонные номера и другие контактные данные. Плюс информация о водителе, который доставляет указанный в транспортной накладной груз. Достаточно вписать его ФИО и номер телефона. Иногда вписывают паспортные данные.
Затем вносят информацию об используемом транспортном средстве. Марка, модель, тип ТС, грузоподъёмность, регистрационный государственный номер.
Следующий пункт — это информация о фактическом состоянии товара, упаковке при погрузочных и разгрузочных работах. Нужно указать на изменения, которые возникли в процессе транспортировки.
Прочие условия прописываются лишь при необходимости. К примеру, режим труда, время для отдыха водителя, особые требования по перевозке опасного или негабаритного груза.
Также в новой форме ТН предусматривается графа с указанием изменения места доставки товара, если это требуется.
Нужно ещё поставить дату и оставить подписи сторон договора с расшифровкой. Расписываться должен грузоотправитель и сам перевозчик.
Ещё ТН служит для отображения стоимости услуг, порядка расчёта, расходов при грузоперевозках, которые должен покрыть заказчик.
Следует прописать полное название компании, которая будет оплачивать доставку груза. Тут указывается юридический и фактический адрес. Также нужен адрес и банковские реквизиты плательщика.
Дополнительно вносится информация о возможных нарушениях и претензиях со стороны отправителя груза, получателя товара и перевозчика.

Удобнее всего заполнять транспортную накладную в электронной форме. Здесь предусмотрено наличие уже частично заполненных граф, строк и столбцов. Где-то достаточно просто поставить галочку или другую отметку. Другие разделы нужно заполнять.

Поскольку требуется создать 3 одинаковых оригинала, печатный вариант заполнения объективно считается более предпочтительным, нежели оформление от руки с помощью ручки. Ручкой выше вероятность допустить ошибку. А поскольку исправления делать не рекомендуется, тогда к заполнителю предъявляются повышенные требования в плане внимательности и аккуратности.

Вы тоже думали, что ТН и ТТН — это одинаковые документы? Может стоит поменять официальное название одной из форм? Кому лучше доверять заполнение формы?

Дополнительные типы документов

На вопрос о том, какие документы нужны для перевозки груза, однозначно ответить достаточно сложно. Это связанно с тем, что существует достаточно много нюансов в каждом конкретном случае, которые следует учесть. Без них ответственные лица могут получить штраф за несоблюдение законов или же получить определенные трудности, разбираясь с компетентными органами.

При необходимости следует оформить следующие документы для перевозки груза автомобильным транспортом:

Договор и документ, подтверждающий фактическую отгрузку товаров.
Накладная на товар, если в ТТН была указана неполная информация о перевозимом грузе.
ПТС автомобиля и техосмотр на него.
Документ обязательного страхования владельца транспортного средства.
Трудовой договор, по которому работает водитель, если он не является непосредственно владельцем автомобиля (или же копия этого документа).
Санитарный паспорт, если осуществляется транспортировка продуктов питания.
Сертификат, подтверждающий качество продукта.
Книжка с указанием температуры холодильника-рефрижератора, если транспортируются скоропортящиеся продукты.
Ветеринарный паспорт, если перевозятся животные.
Справка, выдающаяся на продукцию, содержащую спирт, если осуществляется перевозка алкогольных напитков.

Какие сопроводительные документы нужны для перевозки груза определяется непосредственно видом этого груза

В каждом конкретном случае это может быть индивидуальный уникальный пакет бумаг, поэтому очень важно быть предельно внимательным, получая и заполняя их

Автотранспортная накладная CMR гарантирует, что в случае возникновения спора между отправителем, получателем и перевозчиком, разрешен он будет с применением норм Конвенции о договоре международной перевозки грузов автомобильным транспортом. CMR-накладная выполняет следующие функции:

Является универсальным товаросопроводительным документом. Накладная содержит информацию об отправителе, перевозчике и получателе груза, наименование и количественные показатели о товаре, данные о перевозчике, транспортном средстве, размере и условиях оплаты по договору и другую информацию, без которой невозможно заключить договор о перевозке.
В ЦМР по мере осуществления перевозки, делаются отметки о передаче товара от отправителя перевозчику или экспедитору и от перевозчика получателю. Отметки имеют значение в определении лиц, которые несут ответственность как за доставку груза, так и за выполнение условий договора перевозки в целом.
Накладная CMR, оформленная должным образом, служит подтверждением того, что перемещение груза от отправителя к покупателю осуществляется на законных основаниях. Это значит, что стороны при заключении договора перевозки предусмотрели в нем все существенные условия предусмотренные действующим законодательством.
ЦМР предъявляется на таможне в процессе оформления экспорта, импорта или транзита товара. По результатам таможенного досмотра сотрудник пункта пропуска ставит на накладной соответствующий штамп. По таможенным штампам легко отследить весь путь, который преодолел товар в процессе перевозки.

Преимущества электронных транспортных накладных перед бумажными

Эксперимент по применению электронных транспортных накладных был проведен еще в октябре 2020 года. По его результатам удалось понять, как функционирует схема обмена сведениями.

Участники грузоперевозок получат такие преимущества:

смогут отслеживать статус документа. Сторона, подписавшая свой титул электронной транспортной накладной, сможет отслеживать подписание каждого последующего титула;
будет иметься идентичность экземпляров. Все стороны будут работать с одним документом, в связи с чем все экземпляры будут одинаковые;
оплата будет производиться ускоренно — если все подписи электронные, то для оплаты не потребуется дополнительная документация. Оплата не затягивается на длительное время в связи с неверным оформлением бумажной документации, долгой доставкой или пропажей;
получатели могут просматривать документ. Они не вносят в него информацию и не подписывают его, однако смогут его просматривать;
появляется возможность детального описания транспортируемого груза. Можно будет отказаться от товарно-транспортной накладной ввиду того, что описание груза заменит товарный раздел накладной.

Изменения в транспортной накладной

Хотя в России введен электронный документооборот, но информацию в Налоговую службу по-прежнему нужно отправлять на бумажном носителе. Электронная система начнет действовать лишь с 2022 года.

Транспортная накладная изменилась практически по всем пунктам:

в графе «грузоотправитель» сделали новое поле, в котором экспедитор должен отмечать, что он отправляет груз;
в разделе «клиент» записываются данные о заказчике;
поле «груз» — указывается ценность товара, который перевозится, а также реквизиты погрузочных документов;
«прием грузов» — указываются данные о лице, которое передает груз представителю заказчика;
«транспортное средство» — данный раздел должен содержать информацию о том, взят грузовик по лизингу, в аренду, либо это собственность водителя.

Транспортную накладную можно изменить. При этом человек, который внес исправления, должен расписаться, указать свою фамилию, инициалы и поставить дату корректировок.

Когда нужно и когда не нужно оформлять

Начиная с 1 января 2021 года, на территории РФ официально действуют новые правила по грузоперевозкам автомобильным видом транспорта. Соответствующие изменения утверждены правительственным постановлением от 21.12.2020 No2200. В этом постановлении есть Приложение 4. Оно утверждает новую форму сопроводительной транспортной накладной, а также определяет правила заполнения. Обновлённую транспортную накладную образца 2021 года необходимо оформлять в следующих ситуациях:

доставка товара осуществляется силами перевозчика, которого привлекла сторона грузоотправителя или грузополучателя, на основе подписанного договора;
за перевозку груза отвечает экспедитор, и в договоре предусматривается его обязанность заключить соглашение на грузоперевозку (в этом случае в роли грузоотправителя будет выступать именно экспедитор).

Но есть и такие ситуации, когда накладная транспортного типа на перевозку груза не требуется. Это актуально для таких транспортировок:

Грузополучатель сам прибывает на склад и собственными силами забирает продукцию. В этом случае требуется другой документ — ТОРГ-12. Плюс требуется поставить соответствующую отметку в путевом листе.
При договоре фрахтования. Если перевозчик работает на основе такого договора, тогда нужно составить и заполнить заказ-наряд.

Важно добавить, что при перевозке алкогольной продукции оформляется товарно-транспортная накладная, то есть ТТН. И она выступает как дополнение к ТН, основному документу для такой перевозки

ТТН заполняется грузоотправителю, грузоперевозчику и грузополучателю.

Программа

С 1 января 2022 года вступили в силу изменения и дополнения в порядок заполнения ТТН-1 и ТН-2, внесенные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь. С 18.05.2022 года действуют очередные корректировки в «Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной», утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.06.2022г. № 58. Правильное оформление первичных учетных документов, в том числе накладных, обеспечивает правильное ведения бухгалтерского и налогового учета. На семинаре будет обсуждена практика применения правил оформления накладных ТТН-1 и ТН-2

Внимание будет акцентировано на конкретных нюансах оформления накладных, а также на иных товаросопроводительных документах с учетом изменений в законодательстве в 2022 -2022 года

Лекторы:

2.7. Отпуск товаров: доверенность и заполнение соответствующих данных в накладных. Получение ТМЦ руководителем и иными работниками организации. Получение ТМЦ представителями других лиц (водители транспортных организаций и т.п.).

7 февраля 2022 г. произошло присоединение Беларуси к Дополнительному протоколу к Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ), касающемуся электронной накладной, принятому 20.02.2022 (далее – Протокол и Конвенция, соответственно). Документ для присоединившейся к нему страны вступает в силу на 90-й день со дня сдачи документа о присоединении (п. 8 (2) Протокола).

Накладные ТТН-1 и ТН-2 включены в перечень первичных учетных документов, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2022 № 360, который обязателен к применению всеми субъектами хозяйствования.

1. Товарно-транспортная накладная (ТТН-1) и товарная накладная (ТН-2)

Вместе с тем письмо Минфина №03-03-06/1/85703 от 21-12-17 г. и ряд других аналогичных утверждают преимущество именно ТН при обосновании транспортных расходов в связи с расчетами налога на прибыль. Следует отметить, что в ТТН отдельно не выделен НДС, следовательно, при наличии лишь ТТН как подтверждающего документа на вычет, в нем, вероятнее всего, организации будет отказано (ст. 168 НК РФ).

Перевозка грузов всех видов сторонним перевозчиком производится согласно договору и подлежит обязательному документальному оформлению. С этой целью применяются две формы: товарно-транспортная накладная и транспортная накладная. Обе на сегодняшний день используются, хотя и с 2022 года ТТН исключена из списка обязательных документов для учета грузоперевозок. Формы по многим позициям дублируют друг друга, но есть и различия. Можно ли заменить одну форму другой или их следует включать в пакет документов на перевозку одновременно? Какова позиция контролирующих органов и как она согласуется с практикой учета грузоперевозок?

Когда без ТТН не обойтись

Следует иметь в виду Пост. Правительства №1529 от 12-12-17 г., согласно которому изменился правовой акцент правил перевозки грузов автомобильным транспортом. Теперь правила регулируют перевозки тяжеловесными (крупногабаритными) авто. Ранее правила регламентировали перевозку, соответственно, тяжеловесных (крупногабаритных) грузов.

Наша компания занимается продажей строительных материалов/товаров. Нами заключен договор с транспортной компанией на перевозку товара, а именно перевозка товара от поставщика (у которого мы закупили) на объект заказчику (кому мы продаем).

Планы Минтранса по переводу в электронный вид путевых листов

Как мы сообщали ранее, с 1 по 30 октября 2020 года Минтранс провел эксперимент по использованию электронных перевозочных документов. Целью эксперимента было опробовать внедрение электронных транспортных накладных и путевых листов при пассажирских и грузовых автоперевозках. Эксперимент проходил в Москве, Татарстане, Московской, Калужской, Рязанской областях и Краснодарском крае.

В этом году проект по внедрению электронных транспортных накладных продолжили. В июле была утверждена дата начала работы единой государственной системы по учету электронных транспортных накладных. А в августе на совещании с Президентом министр транспорта Виталий Савельев обсудил планы по переходу на электронные путевые листы.

Как в 1С формировать ЭТрН

Внимание! Для работы с функционалом электронных перевозочных документах в программах 1С необходимо дополнительно подключить сервис 1С-ЭПД. Пользователям, у которых уже подключен сервис 1С-ЭДО, нужно включить соответствующую настройку

В программах 1С оформление грузоотправителем новой ЭТрН производится из списка документов Электронные транспортные накладные по кнопке Создать. В открывшейся форме сверху располагается информационная лента, которая отражает все этапы оформления и обмена ЭТрН (рис. 1).

Грузоотправителю на этапе оформления ЭТрН необходимо заполнить в документе все сведения об отгрузке, установленные Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200.

Файл, не прошедший проверку по схеме формата, не будет отправлен, а пользователь увидит сообщение об ошибке. В решениях 1С поля и группы полей, обязательные для заполнения, выделяются.

Рис. 1

Далее сформированная накладная может быть передана перевозчику и затем – грузополучателю.

Для чего внедрили транспортные накладные в электронном виде

ЭТрН — это прежде всего про эффективность и скорость бизнес-процессов. Внедрение ЭТрН призвано оптимизировать деятельность грузоперевозчиков и их клиентов.

Использование ЭТрН позволяет:

Получить доступ к накладной из любой географической точки. Всегда можно посмотреть, на какой стадии находится процесс грузоперевозки: каждый этап отмечается в электронной версии накладной.
Вносить правки легко и оперативно. Если допущена ошибка — составляется новый документ. Обновленный вариант накладной моментально становится доступен каждому участнику перевозок.
Исключить необходимость хранения бумажных накладных. Всё хранится в электронном архиве, можно быстро найти нужный документ и не нужно складировать лишние бумаги.
Снизить потребление бумаги и ресурса офисной техники. Электронные версии любых документов — это вклад в экологию и снижение расходов.

Отдельный плюс — упрощение проверок. Налоговая сможет в любой момент получить доступ к электронным версиям. А перевозчикам, соответственно, не нужно по запросам налоговой предоставлять накладную в бумажном виде.

Предпосылки

Представьте себе ритейлера с более чем 140 магазинами в Москве и тысячей по России. Каждый день каждый магазин нуждается в доставке товаров со склада, и каждая доставка требует колоссального количества документов.

Это и договор между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, и путевой лист, и транспортная накладная, и экспедиторские и складские расписки, а при определенных грузах — еще и санитарные и ветеринарные паспорта, сертификаты качества продукции и прочее.

Несмотря на то что все сведения о транспортируемом грузе есть в электронном виде, перевозчики продолжают вместе с погрузкой самих отправлений грузить еще и коробки с сопроводительной документацией.

Практические вопросы о заполнении ТН и ТТН

Приведем пример. Организация приобрела товар в России. Данный товар должен быть доставлен перевозчиком на склад в д. Боровляны (указан грузоотправителем в качестве места разгрузки). Склад временного хранения (СВХ), на который прибыл товар, находится в поселке Колодищи. Когда с СВХ товар до конечного пункта назначения доставляется одним и тем же перевозчиком, то ТТН оформлять не нужно. А если организация забирает этот товар с СВХ, к примеру, на своем транспорте, то для оформления внутреннего перемещения ТТН выписывать надо <*> .

Во-вторых, оформлять ТТН не нужно, когда груз привозят из-за пределов нашей страны. Такой груз едет до пункта разгрузки, указанного в транспортных документах грузоотправителя, без ТТН. Сопроводительными документами на груз в указанной ситуации будут являться авиационная накладная (AWB), железнодорожная накладная (СМГС) или CMR-накладная с приложением счета-фактуры (invoice) и других документов, оформленных грузоотправителем.

В чём разница между ТН и ТТН

Для удобства собрали в таблицу основные признаки, по которым отличаются товарная и товарно-транспортная накладная.

	ТН	ТТН	Примечание
Назначение	Подтверждает заключение договора грузоперевозки. Подтверждает правомерность перевозки. Служит основанием для расчётов за перевозку груза автотранспортом. Подтверждает расходы на автоперевозку.	Служит для учёта движения товаров между продавцом и покупателем. Подтверждает правомерность перевозки при проверке на дороге. Служит основанием для расчётов за грузоперевозку автотранспортом и для списания товаров отправителем и оприходования их получателем.	ТН не может служить основанием для списания и оприходования товарно-материальных ценностей. В ней нет раздела с нужной информацией: не приводится цена за единицу товара и общая стоимость всех перевозимых товаров. Для списания и оприходования ТМЦ нужно выписать также товарную накладную ТОРГ-12.
Состав формы	Включает только транспортный раздел.	Включает два раздела: товарный и транспортный.	В ТТН указываются сведения о грузе и этапах его транспортировки. В ТН — сведения о перевозчике, грузоотправителе, получателе, условиях перевозки, а также данные, подтверждающие факт транспортировки груза и затраты на неё.
Сведения о таре	Есть	Нет	В ТН указываются сведения о способе упаковки, о маркировке, о грузовых местах: их массе, объёме, размерах.
Сведения об автомобиле	Есть	Нет	ТН включает указания грузоотправителя о нужных параметрах автомобиля, данные об условиях перевозки, о состоянии груза, пломб, тары и упаковки, оговорки и замечания перевозчика.
Кто подписывает	Содержит подписи только непосредственных участников перевозки.	В товарном разделе должны быть подписи должностных лиц, разрешивших отпуск груза; лиц, отпустивших груз; бухгалтера.
Сведения о плательщике	Нет	Есть

Внедрение ЭТрН

С 1 сентября 2022 года ЭТрН применяется в добровольном порядке. Срок обязательного применения ЭТрН в настоящее время не определен, потому что переход на электронный формат накладной может вызвать серьезные сложности.

Главное препятствие — к ГИС ЭПД одновременно должны подключиться все три участника перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если один из них не подключился к системе, то сформировать ЭТрН невозможно. Сложнее всего будет убедить грузополучателя. Ему транспортная накладная для бухгалтерского и налогового учета фактически не нужны. Товар приходуется на основании накладной, УПД и пр. Транспортная накладная — лишь дополнительный документ, косвенно подтверждающий получение груза.

Другими важными препятствиями к переходу на ЭТрН могут стать:

Дополнительные затраты. Придется оплатить стоимость услуг по внедрению и обслуживанию системы формирования ЭТрН по договору с операторами электронного документооборота. Потребуется приобрести смартфоны, планшеты для водителей и обеспечить соединение с интернетом.
Технический сбой. Для перевозок требуется постоянное наличие у всех участников подключенных к интернету исправных устройств. А сбои прежде всего могут происходить у водителей, работающих со смартфонами, причиной могут стать неисправность, утеря устройства и пр. Если из-за технических неполадок у одной из сторон титул (файл) не поступает в ГИС ЭПД, сформировать ЭТрН будет невозможно.
Организационные сбои. Например, если один из участников перевозки просто забыл направить подписанный файл в систему.

Все эти факторы могут стать значительным препятствием для внедрения ЭТрН в добровольном порядке. Тем более, что срок по обязательному применению ЭТрН в настоящее время не установлен.

Добровольный переход и ГИС ЭПД

Впервые об электронной транспортной накладной как об официальном электронном перевозочном документе (ЭПД) говорится в федеральном законе № 259 «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», который начал действовать 1 января 2022 года. Помимо ЭТрН, закон разрешает оцифровать заказ-наряд и сопроводительную ведомость.

Можно считать, что Устав дал старт развитию электронного документооборота в транспортной сфере: он вводит понятие «Электронный перевозочный документ» и устанавливает общие принципы взаимодействия в электронном формате.

В январе также вступил в силу приказ ФНС, который утвердил единый формат ЭТрН.

Оставьте заявку и получите обзор законодательства по электронным перевозочным документам в подарок!

Добровольный переход на электронную транспортную накладную стартовал 1 сентября. Тогда же заработала ГИС ЭПД — государственная система электронных перевозочных документов. Система аккумулирует данные о перевозках: через неё проходят все электронные перевозочные документы, в том числе ЭТрН.

Важная задача ГИС ЭПД — упростить проверки контролирующих органов и снизить нагрузку на бизнес. Если транспортная накладная размещена в системе, по запросу ведомства быстро получают данные о перевозке. Доступ к ГИС ЭПД есть у ФНС, Минтранса, Ространснадзора, Минцифры, МВД.

В сентябре 2022-го сформирован реестр операторов электронных перевозочных документов, с помощью которых участники перевозок взаимодействуют друг с другом и с ГИС ЭПД. Операторы ИС ЭПД — это компании, которые разрабатывают решения для электронного документооборота. Они предоставляют хозяйствующим субъектам площадку, на которой они могут отправлять и получать документы. Операторы передают в ГИС ЭПД электронные транспортные накладные и сведения, а затем отслеживают статус обработки и информируют о нём.

Сейчас в реестр входят девять операторов. Статус оператора ИС ЭПД получают только те компании, которые доказали работоспособность сервисов и подтвердили соответствие требованиям Минтранса. Передавать ЭТрН через операторов, которые отсутствует в реестре, запрещено.

Docrobot — аккредитованный оператор ИС ЭПД. Платформа успешно прошла тестирование Минтранса и вошла в реестр.

1 сентября вступил в силу ещё один акт — постановление Правительства № 931, которое окончательно закрепил порядок обмена электронными транспортными накладными и другими перевозочными документами.

Нормативный акт регламентирует правила для каждого участника перевозки: по какой схеме передавать ЭТрН в ГИС ЭПД, кто может редактировать документ, как вести себя при смене водителя и как сообщить об этом через систему.

Оформление электронных транспортных накладных (ЭТрН)

В оформлении ЭТрН участвуют три стороны – грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. ЭТрН составляются по формату, утв. приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. ЭТрН включает в себя четыре обязательных файла обмена:

файл обмена информации грузоотправителя, состоящей из сведений об участниках перевозки, о существенных условиях договора перевозки, о поданном под погрузку транспортном средстве и его водителе (водителях), сведений о грузе и сопроводительных документах на него, а также о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузки груза в транспортное средство;
файл обмена информации перевозчика о приеме груза к перевозке, состоящей из дополнительных к информации грузоотправителя сведений перевозчика в отношении принятия вверяемого груза и фактических обстоятельств погрузки груза в транспортное средство;
файл обмена информации грузополучателя, состоящей из сведений грузополучателя о приеме груза от перевозчика, а также о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки;
файл обмена информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю (лицу, управомоченному на получение груза), состоящей из дополнительных к информации грузополучателя сведений перевозчика в отношении выдачи вверенного ему грузоотправителем груза и фактических обстоятельств такой выдачи.

ЭТрН подписывается грузоотправителем, грузополучателем и перевозчиком (водителем). Соответственно, по общему правилу составляются три экземпляра накладной. Если ЭТрН используется как первичный учетный документ, то должен составляться еще и четвертый экземпляр (оригинал) накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.

Водитель может подписывать ЭТрН как простой электронной подписью, так и усиленной неквалифицированной подписью, но при условии последующего подписания накладной усиленной квалифицированной электронной подписью компании-перевозчика. Причем водителю нельзя действовать от имени двух сторон договора перевозки.

При замене транспортного средства, указанного в ЭТрН, или водителя перевозчик уведомляет стороны договора перевозки о такой замене, о ее причинах до момента подачи транспортного средства под выгрузку. При этом в накладной нужно будет внести дополнительные сведения, связанные с подобной заменой, в разделы 6 «Перевозчик» и 7 «Транспортное средство».