Как правильно заверить трудовую книжку в 2022 году

Что делать со старыми бланками трудовых книжек

Новая форма бумажной трудовой книжки и порядок ее заполнения и хранения утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. При этом бланки трудовых книжек нового образца введены в действие только с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Поэтому, несмотря на то, что с формой нового бланка трудовой книжки все организации ознакомились еще в 2021 году, применять его стали только с начала 2023 года.

Но и здесь есть нюанс. Если у вас есть запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, вы можете продолжать использовать их без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Иными словами, до тех пор, пока у вас не закончатся ранее приобретенные бланки трудовых книжек, закупать бланки нового образца не надо.

Трудовую книжку можно оформлять на бланке образца 2003 года (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в настоящее время утратило силу).

Запас бланков трудовых книжек образца 2003 года в организации может не закончиться довольно продолжительное время. Дело в том, что чаще всего организациям требовались бланки трудовых книжек в случае принятия на работу сотрудника, который трудоустраивается впервые, то есть ранее нигде не работал. И именно первый работодатель обязан был оформить такому работнику бумажную трудовую книжку.

Сейчас действует следующее правило – если работник впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года (п. 8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Таким образом, с 2021 года работодатель не оформляет бумажные трудовые книжки новичкам, у которых отсутствует трудовой стаж.

Бланк трудовой книжки потребуется оформить в случае. если сотрудник на момент трудоустройства в организацию уже имел трудовой стаж, но бумажная трудовая книжка у него отсутствует, например, по причине утраты или порчи (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Также бланк трудовой книжки понадобится для оформления дубликата документа. Правила оформления дубликата трудовой книжки определены в разделе 5 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда № 320н.

Бланки вкладышей в трудовую книжку могут закончиться быстрее. Вкладыш оформляется в том случае, если в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены. Учитывая, что в бланке трудовой книжки образца 2003 года для раздела «Сведения о работе» отведено только 10 разворотов (в бланке нового образца – 14 разворотов), страницы данного раздела заканчиваются довольно быстро. И часто приходится оформлять даже не по одному вкладышу в трудовую книжку.

Бланками вкладышей образца 2003 года вы можете пользоваться до тех пор, пока они у вас не закончатся, а потом приобрети уже бланки нового образца.

Также обращаем внимание, что переоформление действующих трудовых книжек не требуется. Если новый работник принесет вам трудовую книжку образца 2003 года или более ранних образцов (например, работник представит трудовую книжку колхозника), вы должны сделать запись и приеме на работу в предъявленной трудовой книжке

Заводить трудовую книжку на новом бланке не надо.

Как правильно заверить трудовую книжку

В случае, если работник обратился за заверенной трудовой книжкой, то работодатель должен представить ему необходимые документы по истечении не более трех рабочих дней с момента обращения. Бывают случаи, когда необходима информация обо всей трудовой деятельности работника, а также выборочные записи. В первом случае следует заказать копию трудовой книжки, во втором – выписку.

Копия трудовой книжки должна содержать дубликаты всех страниц (включая первую и последнюю – о текущем месте работы). Каждую страницу сначала ксерокопируют (в очень редких случаях переписывают вручную или набирают на компьютере) на листе формата А4, а затем отдают на подписи уполномоченным в данном вопросе лицам.

С выпиской дела обстоят практически так же, за тем лишь исключением, что в дубликат трудовой книжки включают только первую страницу (на которой должны быть указаны данные о ее обладателе: Ф.И.О. владельца, его дата рождения, образование, профессия) и те страницы, которые были потребованы у работника для предоставления в ту или иную инстанцию.

Процедура заверения проходит довольно быстро. Чтобы дубликаты стали юридическими документами, на каждой странице копии должны быть следующие отметки:

1. Отметка о том, что копия верна. Именно это и прописывается на каждой странице.
2. Указывается должность того лица, который проводит процедуру заверения.
3. Заверяющий ставит свою подпись (должна иметь рядом расшифровку) также на всех страницах-дубликатах.
4. Обязательно указывается дата создания документа.
5. Последняя страница отличается от остальных. На ней ставится пометка: «Работает по настоящее время». Затем – должность заверяющего сотрудника, его подпись с расшифровкой фамилии и дата.
6. Печать организации обязательна. Ставится на каждом листе недалеко от надписи «Копия верна». При этом нужно сделать так, чтобы часть печати заходила на саму копию, а часть – на свободное место на листе.

Только при выполнении всех этих требований трудовая книжка может считаться оформленным документом и иметь юридическую силу сроком на один месяц.

К кому обратиться, чтобы заверить трудовую книжку?

Чтобы получить заверенную выписку или копию своей трудовой книжки, сотруднику необходимо обратиться либо к непосредственному работодателю (начальнику), либо в отдел кадров своей организации. В некоторых случаях из-за отсутствия отдела кадров в компании руководитель назначает определенного сотрудника, который становится уполномоченным лицом по вопросам ведения и хранения трудовых книжек всех работников.

В том случае, если вашим работодателем является частное лицо, то просить о выдаче заверенной трудовой книжки следует у самого предпринимателя. Он сам делает все необходимые отметки и ставит свои печати в документе.

Заверение трудовой книжки в особых случаях

Некоторые учреждения относятся с особой придирчивостью к копиям трудовых книжек. В таких случаях потребуется оформить документ надлежащим способом

Первым делом нужно сделать дубликаты каждой страницы, и неважно, одна или две страницы будут находиться на одном отксерокопированном листе. Затем производятся все те же записи (за исключением последней записи, которая необязательна), удостоверяющие подлинность документа. Следующим действием является прошивка всех листов белыми нитками и приклеивание к ним кусочка белой бумаги (обычно в виде квадрата), на котором должна присутствовать следующая запись о количестве прошитых листов

После этого каждую страницу нумеруют (если они не были пронумерованы ранее) и ставят печать работодателя на последней странице документа

Следующим действием является прошивка всех листов белыми нитками и приклеивание к ним кусочка белой бумаги (обычно в виде квадрата), на котором должна присутствовать следующая запись о количестве прошитых листов. После этого каждую страницу нумеруют (если они не были пронумерованы ранее) и ставят печать работодателя на последней странице документа.

Если у вас все же присутствует неуверенность в том, примет ли конкретная организация такую копию трудовой или нет, то обратитесь напрямую в саму инстанцию, которая требует ее от вас. Там вам предоставят образец для правильной заверки трудовой книжки. Только тогда можно будет со спокойной душой идти к своему работодателю и просить выдать данный документ.

В трудовой книжке нет печати. что делать?

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работника, поэтому должна быть заполнена правильно, иначе Пенсионный фонд признает ее недействительной.

1. Нет печати на титульном листе.

Выдается ТК на первом рабочем месте. Бланк покупается работником, а заполняется работодателем или уполномоченным лицом.

На титульном листе заполняются сведения о работнике на основании подтверждающих документов: ФИО, дата рождения, квалификация, разряд и т.д.

Затем работник в обязательном порядке должен ознакомиться с внесенными записями и только после этого лицо, ответственное за ведение трудовых книжек ставит свою подпись и печать.

Наличие печати обязательно, поскольку ПФР очень требовательно относится к заполнению этих документов. На первом листе трудовой книжки печать может ставить только организация, выдавшая документ.

Что делать, если печати нетна титульной странице:

1. Организация, выдавшая трудовую книжку существует и находится недалеко – документ можно выдать под роспись работнику для

постановки печати;

печати на первой странице.

“В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной. В случае, если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь. “Письмо Роструда от 28.08.2008 № 0807-1

Также Пенсионный фонд при назначении пенсии руководствуется Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, в соответствии с которыми стаж работника подтверждается на основании данных персонифицированного учета, предоставляемых работодателями.

2. Нет печати на записи о приеме или увольнении.

При увольнении сотрудника в его трудовой книжке должны быть сделаны все записи за период его работы в организации (о приеме, переводах, увольнении), которые должны быть заверены подписями лица, ответственного за ведение трудовых книжек и самого работника а также печатью работодателя.

Если запись в трудовой книжке не заверена печатью, а организация ликвидирована и исключена из ЕГРЮЛ, новый работодатель при наличии у сотрудника заверенных копий документов, подтверждающих прием и увольнение, сможет оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению лица с указанием причин оформления еще одного документа.

Во вновь оформленном документе можно сделать запись с указанием продолжительности общего трудового стажа стажа гражданина до поступления на работу в данную организацию.

Почему нельзя вносить запись в трудовую книжку после записи, не заверенной печатью?

Если у работника имеется заверенная копия приказа об увольнении, работодатель сможет его устроить по основному месту работы, в противном случае – только по совместительству. К личному делу сотрудника нужно будет приложить копию с копии данного документа.

У работника могут возникнуть проблемы при постановке на учет в Центре занятости, т.к. могут не засчитать данные периоды при расчете пособия по безработице и с Пенсионным фондом – при назначении пенсии.

ВНИМАНИЕ! Если у сотрудника нет никаких документов, подтверждающих его увольнение с прежнего места работы, лучше с его письменного заявления оформить новую трудовую книжку. Иначе инспекция по труду может оштрафовать за незаконное оформление работника на основную работу. Если же гражданин не сможет предоставить документы, подтверждающие стаж его работы у предыдущих работодателей, можно только оформить его как вновь принятого на работу и исчислять стаж с нуля

Если же гражданин не сможет предоставить документы, подтверждающие стаж его работы у предыдущих работодателей, можно только оформить его как вновь принятого на работу и исчислять стаж с нуля.

Как внести изменения в трудовую книжку, если работодатель ликвидирован.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка – это новшество в сфере трудовых отношений России, которое позволяет сократить бумажную работу в отделении пенсионного фонда. Работник теперь может посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатель должен вести данные работника только в электронной версии.

Если вы гражданин России, то для получения электронной трудовой книжки нужно обратиться в пенсионный фонд вашего региона. Вы можете сделать это как в личном кабинете на портале Госуслуги, так и в отделении пенсионного фонда. На портале Госуслуги также можно найти информацию об открытии электронной трудовой книжки и материалы к ней.

Чтобы получить данные о своей работе, нужно зайти в свой личный кабинет на портале Госуслуги или обратиться в отделение пенсионного фонда. Возможно, потребуется обратиться в другой пенсионный фонд, если работник переезжал в другой город.

Важно заметить, что электронная трудовая книжка обязана содержать все записи о работе работника с 2015 года. Если у вас была бумажная трудовая книжка, то данные по работам до этого года могут быть получены только с помощью перевода в электронный вид или получения выписки из бумажной книжки

Если у вас есть вопросы по работе с электронной трудовой книжкой, вы можете обратиться в техническую поддержку портала Госуслуги или пенсионного фонда

Также полезно обратить внимание на информацию на сайте пенсионного фонда и инструкции по работе с электронной трудовой книжкой

Сроки заполнения трудовой книжки на Госуслугах

Работник обязан иметь трудовую книжку, в которой записана информация о его трудовой деятельности. Ранее, трудовую книжку вели в бумажной форме. Теперь же существует электронная трудовая книжка, размещенная на портале Госуслуги.

Вам необходимо обратиться в Центр занятости населения для получения первой трудовой книжки, если у вас нет следов трудовой деятельности за последние два года. Если же вы уже работаете, то данные о трудовой деятельности, подтвержденные работодателем, должен внести работник в кабинете на портале Госуслуги.

Сроки заполнения электронной трудовой книжки на Госуслугах не ограничены. Вы можете добавлять новые записи о своей деятельности в любое время. Получить выписку из вашей трудовой книжки, а также ее версию можно через личный кабинет на портале Госуслуги.

Если у вас возникли вопросы, связанные с электронной трудовой книжкой на Госуслугах, вы можете найти материалы на официальном сайте, обратиться по телефону горячей линии или отправить заявление через личный кабинет на портале в разделе «Мои обращения».

Однако, если у вас возник другой вопрос, касающийся пенсионного фонда России или другой информации о гражданине, вам нужно обратиться в соответствующее отделение пенсионного фонда или другое государственное учреждение.

Ошибки при заполнении трудовой книжки

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть фатальными для вашей деятельности как работника. Работодатель обязан заполнять книжку в соответствии со всеми требованиями законодательства России. Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке, то нужно связаться с работодателем и попросить его исправить запись. Если работодатель не отвечает на ваше обращение, можно написать заявление на исправление в трудовой инспекции.

Если вы хотите получить информацию о своей трудовой деятельности, то на сайте Госуслуги вы можете найти видео-материалы и инструкции по заполнению трудовой книжки. Также можно получить выписки и записи в электронной версии трудовой книжки через портал Госуслуги.

Если вы все еще храните бумажную версию трудовой книжки, то может возникнуть вопрос, где ее взять или как ее перевести в электронный вид. Для этого вы можете обратиться в ваш пенсионный кабинет или в отделение трудовой инспекции. Также на сайте Госуслуги можно найти информацию о получении и переводе бумажной трудовой книжки в электронный вид.

• Если вы только начали работу, то первый вопрос, который вам необходимо решить, это получение трудовой книжки с подписью работодателя. Без этого документа вы не можете начать работу.
• Если у вас есть личный кабинет на сайте Госуслуги, то вы можете посмотреть все записи в трудовой книжке, а также получить выписку о вашей трудовой деятельности за последние два года.
• Если вы потеряли свою трудовую книжку, то вы можете восстановить ее в трудовой инспекции.

Таким образом, на сайте Госуслуги вы можете найти всю необходимую информацию о трудовой книжке, ее получении и заполнении. Если же у вас возникли какие-либо вопросы, то можно обратиться в отделение трудовой инспекции или отправить запрос на почту Госуслуг.

Устранение ошибок

Все допущенные погрешности можно разделить по характеру действий для их устранения:

1. С сохранением трудовой.
2. С уничтожением книги, при условии, что она была выдана гражданину впервые.

С сохранением трудовой

Для устранения ошибки в разделе «Сведения о работнике»:

• Если изменилось ФИО, то исправляется та часть, которая подверглась преобразованию, путем ее вычеркивания при помощи одной линии выполненной пастой или чернилами по линейке. Выше записывается новая информация. На обложке описывается номер, дата и название акта, подтверждающего этот факт.
• При приобретении дополнительного образования, просто дополняются ранее приведенные сведения.
• Любые изменения должны проводится только при руководстве оригиналами документов, таких как паспорт и прочее, а также аттестат и дипломы. Все копии заверяются и подписываются компетентными лицами.

Для внесения изменений в графу «Сведений о работе»:

1. Исправления производятся в свободной строке, которая находится ниже последней записи в книге.
2. Вписывается №.
3. Далее ставится дата.
4. В 3 графе прописывается, что информация сделанная ранее ложная и вписывается корректный текст.
5. В 4 пункте ставятся верные номер, дата и название постановление при помощи которого было произведено изменение.
6. При изменении наименования компании или должности, вписывается: «Наименование должности работника с чч.мм.гггг изменено на «закройщика» или «ЗАО «Роза» с 20.10.2015 года переименовано в ЗАО «Букет».
7. Если сведения были внесены на предыдущем месте занятости, то их изменяют на текущем с предоставлением заверенных копий документов.

Ликвидация ТК и выписка дубликата

Причины:

1. При обнаружении неверной или неточной записи, которую признали недействительной.
2. Состояние документа характеризуется не возможностью ее использования по назначению.
3. Потеря или уничтожение оригинала книги.

Делаем запись в разделе «Сведения о награждениях»

Раздел «Сведения о награждениях» также состоит из четырех полей, однако то, как правильно заполнить эти графы, знают не все кадровики, поскольку чаще все же приходится иметь дело с записями о приеме на работу и об увольнении. Прежде всего, нужно разобраться, какую информацию следует вносить в раздел о награждениях. Так, указанию в данном разделе ТК подлежат следующие факты:

• вручение сотруднику госнаград и присвоение почетных званий;
• трудовые поощрения;
• награждение знаками отличия, медалями, грамотами (например, за многолетний добросовестный труд) и т.д.

Для того чтобы правильно заполнить «Раздел о награждениях», нужно сначала указать наименование организации, затем в поле 1 внести порядковый номер записи, в поле 2 — дату награждения сотрудника, в поле 3 — наименование награды, в поле 4 — основание награждения (например, реквизиты приказа).

An error occurred.

Если же на предприятии прошла реорганизация или иные структурные изменения, то вам потребуется получить у них дополнительную справку, подтверждающую данный факт. В случае, когда при оформлении записи в трудовой были указаны неверные реквизиты фирмы или в них была допущена ошибка, есть несколько вариантов решения проблемы. Если была использована неверная печать, то допустима простановка рядом с ней правильной отметки. В случае допущения ошибок в тексте – делаются исправления, и ставится рядом с ними печать. Однако на практике этого бывает недостаточно, так как такие исправления могут вызвать сомнения у служащих пенсионного фонда. Чтобы избежать проблем, на предприятии, при внесении изменений в документ, выдают справку о том, что указанный сотрудник проработал в данной организации определенный промежуток времени. Согласно правилам оформления и ведения данных документов вначале необходимо сделать запись о расторжении трудовых отношений, со ссылками на статью трудового законодательства, а также приказ об увольнении. После этого в книжке должны поставить подписи кадровик и увольняемый служащий. После этого и ставится печать. Следует отметить, что при необходимости внесения дополнительной информации в трудовую после увольнения трудящегося – это можно сделать

Однако важно придерживаться определенных правил:

1. Вначале указываются полные реквизиты вашего предприятия.
2. После этого делается необходимая запись.
3. В конце ставится подпись и печать организации.

В таком виде запись будет иметь необходимую юридическую силу. Правила простановки печати в трудовой Следует понимать, что правила простановки отметки напрямую зависят от того где она ставится. Иными словами, суть от наименования должности не изменится, а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи. Иначе обстоит дело в реальности. На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса.

Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем. Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника, но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря. Отдельно рассмотрим вариант, когда ответственный за работу с ТК сотрудник ушел на «больничный» или находится в отпуске.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

• титульный лист – ключевые данные о работнике;
• сведения о работе – это вся история трудового пути;
• сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

• персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
• данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
• дата, в которую была открыта трудовая книжка;
• подпись того человека, который заполнял страницу;
• печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

1. Номер записи, согласно порядку нумерации.
2. Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
3. Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
4. Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

• справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
• заявление от работника;
• копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Переход на бумажные трудовые книжки нового образца

Трудовая в бумажном виде, но по новой форме утверждена Минтрудом РФ (приказ 19.05.2021 № 320н). Изменения начали действовать с начала сентября 2021 года.

Одно из главных изменений – увеличение количества разворотов с 10 до 14 в разделе «Сведения о работе», а также уменьшение числа разворотов с 10 до 7 шт. в разделе «Сведения о награждениях». Кроме этого, в 3-й графе, где указываются сведения о приеме на работу, появилась возможность вписывать часть статьи закона, служащего основанием для увольнения.

Каким же образом стать обладателем трудовой книжки нового образца? Это стало возможно с января 2023 года, но только в случае утери и порчи имеющегося документа. Новую книжку обязан выдать работодатель. Если же с вашей трудовой образца 2003 года все в порядке, менять ее нет необходимости, она является действующей. А для кандидатов, которые заключают трудовой договор в 2023 году впервые, в обязанности работодателя входит открытие ЭТК, подробнее об этом далее.

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

Для исправления неверной записи в трудовой книжке работника, существуют специальные нормы номенклатурного делопроизводства. Они изложены в документах:

1. П. 6 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
2. Ч III Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках».

Общие правила, которые внесены в данные нормативные документы для исправления ошибки в трудовой книжке, содержат следующее:

1. Исправление неверной записи в трудовой книжке делается по месту работы, где они были внесены.
2. Исправить ее можно также после увольнения с работы, если ошибка обнаружена позже. Если владелец трудовой еще не трудоустроен, ему нужно обратиться по месту увольнения.
3. По последующему месту работы также можно исправлять допущенные предшествующим работодателем ошибки, но тогда нужен официальный документ от работодателя, внесшего ненадлежащую запись.
4. Зачеркивать, замазывать штрихом или стирать ластиком любые неправильные записи нельзя.
5. Исправления, так же как и другие, основные записи, допустимо вносить только черной, фиолетовой и темно-синей ручкой.
6. Изменить запись или исправить описку можно только в соответствии с установленным алгоритмом.

Неверно вписанные сведения о работе

Сведения о работе – та часть документа, где исправления делают чаще всего. Пошаговый алгоритм исправления неверной записи в сведениях о работе, следующий:

1. Под предыдущей, неправильной записью, под следующим порядковым номером, нужно внести новую запись, на основании которой отменяется старая формулировка.
2. Здесь же, следующим предложением под этим же номером записи – внести нужную, актуальную формулировку.
3. В четвертую графу внести реквизиты того же приказа, если исправляется техническая ошибка, или – нового приказа, если изменялась формулировка путем составления нового приказа.

Исправление ошибки в трудовой книжке обязательны даже в том случае, если она закончилась. Это делается следующим образом:

• Нужно по общим правилам оформите вкладыш к трудовой;
• В нем (по алгоритму, аналогичному с записью в трудовой книжке) следует указать, что предшествующая запись (под соответствующим номером), неверная;
•  Здесь же требуется внести правильные сведения.

Затем вкладыш ведется также как основной документ, в нем продолжают вноситься сведения о работе владельца документа. Но использовать вкладыш допустимо только как приложение к трудовой книжке, самостоятельной юридической силы он не имеет.

Ошибки в наименовании организации

Наименование организации вписывается между записью об увольнении с предшествующего места работы и записью о приеме на работу. Эта строка не нумеруется. Поэтому, если организация вписана неправильно, нужно просто, новой строкой без нумерации вписать, что наименование организации вписано неверно. Верным считать следующее наименование, указав – какое.

Внесение изменений на титульном листе

Если неверная запись сделана на титульном листе, то ее исправляют иначе. Здесь она может быть допущена в сведениях:

• фамилии, имени, отчестве;
• дате рождения;
• дате оформления трудовой книжки;
• в сведениях об образовании.

На титульном листе трудовой книжки указаны сведения, которые допускают изменений в течение всего периода трудовой деятельности гражданина. Их заменяют, поэтому, не только при допущении ошибок, но и при некоторых обстоятельствах:

1. Если работница вышла замуж и взяла фамилию супруга. В этом случае новая фамилия вносится во все документы, в том числе – в трудовую книжку.
2. Владелец трудовой книжки окончил среднее специальное или высшее учебное заведение, сведения об этом нужно вынести на титульный лист.
3. Была получена новая специальность, сведения о чем указывают на титульном листе.

Их исправляют путем аккуратного зачеркивания и внесения новых сведений, кроме сведений о приобретении новой специальности (она вносится без зачеркивания предыдущей)

При этом обязательно нужно делать ссылку на документы: паспорт или свидетельство о браке. На основании документа, по аналогичной схеме, можно даже произвести исправления ошибки в дате:

• Рождения;
• Оформления трудовой книжки.

В этом случае запись должна соответствовать:

• Паспорту;
• Приказу о назначении в должность.

Если неверная запись сделана при первичном заполнении трудовой книжки, лучше всего списать актом этот бланк документа как испорченный, и завести новую книжку.

Типичные ошибки

Виды ошибок:

• Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
• Не верно указанные сведения о работе:
  • В дате приема на рабочее место.
  • Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
  • Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
  • Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
  • В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
• Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
• При оформлении увольнения:
  • Ошибочная дата увольнения.
  • Неправильно сформулирована причина увольнения.
  • Неверное использование основания.
  • Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
• Неправильное внесение изменений.
• Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
  • Перенесение неверной информации со старой книги.
  • Внесение данных на основании неправильных документов.
  • При утере некоторых сведений.
  • Нет пометки о выдаче дубликата.
  • Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
  • Начало отсчета заново.
  • Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
• Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.

Дата заполнения

Пункт «Дата заполнения», в котором фиксируется день, когда трудовая книжка была оформлена, также располагается на ее титульном листе, однако упоминание о нем было вынесено из инструкции в отдельный подраздел.

Данному аспекту адресуется особое внимание, потому что организация может завести трудовую книжку на нового сотрудника не в течение пяти дней, как того требует Инструкция, а через длительный промежуток времени. Например, бланков в организации на тот момент не оказалось, а когда они появились, то в них данную дату решают проставить «задним числом». В данном случае следует помнить, что каждая трудовая книжка, как и любой другой документ, имеет серию и номер, которые напрямую зависят от даты ее выпуска

Таким образом, может возникнуть анахронистическое несоответствие, если дата выпуска трудовой книжки окажется поздней, чем дата ее заполнения. Помните, дата заполнения также важна как и запись в трудовой книжке о принятие на должность

В данном случае следует помнить, что каждая трудовая книжка, как и любой другой документ, имеет серию и номер, которые напрямую зависят от даты ее выпуска. Таким образом, может возникнуть анахронистическое несоответствие, если дата выпуска трудовой книжки окажется поздней, чем дата ее заполнения. Помните, дата заполнения также важна как и запись в трудовой книжке о принятие на должность.