Как собирать и хранить персональные данные клиентов, чтобы не попасть на штраф

Сроки хранения исходящих документов

Исходящие документы, как и любые другие на предприятии, подлежат хранению

Причем, как и в случае с входящими бумагами, они имеют определенные сроки, которые зависят от степени их важности

Целесообразно систематизировать документы и на каждой папке указать сроки хранения. Логично исходящие документы разделить на отдельные массивы: переписка с поставщиками, с клиентами, заказчиками, государственными организациями, коммунальными предприятиями и т. д. Самые важные бумаги должны находиться на оперативном хранении не менее пяти лет, а более простые – до трех лет. Особо важные письма можно сохранять и в течение десяти лет. Основания для столь долгого использования необходимо закрепить в специальной инструкции по делопроизводству предприятия.

Судебная практика

Практика показывает, что нарушения допускаются у организаций любых форм собственности, совершенно разнообразных направлений деятельности. Наиболее распространенные ошибки были установлены ранее, они остаются актуальными и по сей день. На практике достаточно часто нарушение правил хранения влечет серьезные последствия или сопрягается со смежными нарушениями, в результате чего размеры штрафов увеличиваются до сотен тысяч рублей.

Судебная практика показывает, что нарушения чаще всего выявляются в процессе выездных плановых проверок, в некоторых случаях – при неисполнении запросов. Указанные виды проверок могут организовывать как вышестоящие Архивы, так и налоговые службы, Пенсионный Фонд РФ либо сама компания в форме аудита.

Документы, хранящиеся в компании

Это может быть личная информация о сотрудниках и типовые бумаги, которые необходимо хранить постоянно:

Личные биографические сведения
Сведения об общественной деятельности
Данные о творчестве
Коллекции
Фотографии
Видеозаписи
Документы о семейных связях сотрудников
Штатное расписание
Отчетные акты об экономической деятельности организации
Сметы по доходам и расходам организации
Распорядительная документация: приказы и распоряжения начальства
Постановления и решения коллегиальных органов, единоличного органа
Иное

На уровне Устава предприятия с учетом особенностей деятельности могут фиксироваться дополнительные виды и типы документов, подлежащих передаче в архив и хранению на постоянной основе.

Банковские документы.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам –
если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из
банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа
(счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент,
то распечатывать выписки каждый день не обязательно — можно сделать это один
раз за период, например, за месяц. В этом случае счета можно подшивать в
отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных
банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия
договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок
может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая
услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение
системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас
будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения
выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях. Их
также желательно хранить в разрезе контрактов/контрагентов либо номеров
паспортов сделок, с приложением копий документов, особенно при больших объемах
– заведите отдельные папки.

Хранение документов

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. (пункт 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах. Или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. (пункт 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним ордерами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях. Или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105. И пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде. (часть 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде. И (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А поскольку первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде. То и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие. Такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать. И заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение. Утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105. (В части, не противоречащей законодательству). И Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета. Устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов. И могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил. Утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Ликвидирующимся организациям — МКУ ВГА

Информация для конкурсных управляющих и председателей ликвидационных комиссий по передаче документов на хранение

При ликвидации муниципальных унитарных, казенных предприятий, муниципальных учреждений города Волгограда в соответствии с п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10.

2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ» документы по личному составу подлежат обязательной передаче на хранение в муниципальное казенное учреждение «Волгоградский городской архив».

Прием документов осуществляется на безвозмездной основе.

Архивные документы передаются в муниципальный архив представителем конкурсного управляющего, ликвидатора, председателя ликвидационной комиссии (далее ликвидатор) ликвидируемой организации. Ликвидатору необходимо обратиться в орган местного самоуправления с ходатайством о передаче документов ликвидируемой организации в муниципальный архив.

2015 № 526 » Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Основные требования к оформлению дел:
— формирование и систематизация листов дела;
— подшивка документов дела в 4 прокола в твердую обложку;
— нумерация листов дела;
— составление листа-заверителя;
— составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
— оформление обложки дела.

Ликвидатор организует транспортировку упорядоченных дел в архив. Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками муниципального архива и оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается ликвидатором и директором МКУ «ВГА».

Вместе с документами на хранение в архив передаются три экземпляра описи дел и ее электронный вариант, научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описи и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

К описям документов прилагаются справки на отсутствующие документы, с указанием причин отсутствия.
Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации:
1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации, документы о создании, устав или положение организации, документы о ликвидации, свидетельства об исключении из Единого государственного реестра юридического лица);
2. Приказы или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве);
3. Трудовые договоры, контракты, соглашения;
4. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников);

5. Личные дела уволенных работников (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.);

6. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы;

7. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);

8. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.);

9. Акты о несчастных случаях;
10. Штатные расписания;
11. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, изменение в должности и социально-правовом положении граждан;

12. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение.

Сроки хранения входящих документов

В любой организации в процессе деятельности скапливаются входящие документы. Они тоже имеют сроки хранения. Вообще под входящей корреспонденцией понимается вся документация, которая поступает на предприятие. Сроки хранения таких бумаг обуславливаются содержанием. Входящие документы рекомендуется хранить не менее трех лет. Однако более важные письма могут сохраняться более длительные сроки (например, более пяти лет)

Длительность определяется степенью важности информации в бумагах. Поэтому при классификации таких документов необходимо учитывать именно важность информации

Так, например, письма от органов власти следует выделить в одну папку, а переписку с деловыми партнерами – в другую. Такие бумаги следует хранить не менее пяти лет.

Выбор решения для ведения документации компании

Надлежащая система ведения цифровой документации — ключевой элемент управления документами. Dropbox — это эффективное решение для хранения файлов, которое идеально подходит для этой цели. Оно содержит все инструменты, необходимые для безопасного хранения документов, а также множество дополнительных функций, облегчающих общие рабочие процессы и управление информацией. Вы также можете помещать ваши бумажные документы в цифровой архив путем простого сканирования документов. Воспользуйтесь расширенным контролем рабочих групп, защитой паролем и доступом с ограничением по времени, чтобы обеспечить высший уровень защиты данных и надлежащее управление содержимым. Более того, дополнение Расширенный журнал версий позволяет восстанавливать любые файлы, которые были удалены или изменены в течение последних 10 лет.

С Dropbox вы можете быть абсолютно уверены в том, что ваши документы надежно защищены, но при этом открыты и доступны авторизованным пользователям.

Приведенная выше информация не предназначена для использования в качестве юридической консультации. Если у вас возникли вопросы правового характера, рекомендуем вам проконсультироваться с юристом.

Сохранить целостность и аутентичность

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом или государственным органом и им была придана максимальная доказательная сила, необходим целый комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа. Ключевой задачей стратегии долговременной сохранности является обеспечение аутентичности и целостности документов.

Работа с документами должна быть организована так, чтобы в любой момент существовала возможность доказать, что это надежная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени.

Сохранность электронных документов, как правило, обеспечивают несколько служб. ИТ-отдел обычно организовывает хранение и оперативный доступ к информации, решает технические проблемы хранения. Департамент ИБ видит свою основную задачу в обеспечении конфиденциальности, т. е. в ограничении доступа к информации. Наконец, архивную службу (и иногда — и юристов) волнует обеспечение сохранности электронной информации в качестве юридически значимых документов.

Стандарты о целостности и аутентичности

Стандарт ISO 15489, п. 7.2.2. Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано:

● то, что он является именно тем, чем он претендует быть;

● то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

● то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.

Стандарт ISO 15489, п. 7.2.4. Целостность документа означает его полноту и неизменность.

Обеспечить организационные меры

Технические меры позволяют сохранить информацию и, в некоторых случаях, доказать ее целостность, однако их, как правило, недостаточно для того, чтобы убедить суд или государственные органы, что она сохранила аутентичность и не была искажена.

Эту часть задачи решают организационные меры. Среди них можно выделить определение методов хранения и путей обеспечения целостности и аутентичности. Здесь определяется позиция организации в отношении выбора одного из двух способов хранения электронных документов: на съемных носителях (предпочтительно — однократной записи: CD, DVD и т. п.) или «онлайн» в системах электронного документооборота или в электронных архивах, использования криптографии и разработки комплекса организационных мер по методологии «менеджмента качества» (СМК). Кроме того, среди организационных мер — опережающая сдача документов на архивное хранение и использование стандартных форматов для длительного хранения.

В конечном итоге, как и в случае бумажных архивов, надежность документов определяется тем, насколько хорошо организована деятельность архива и насколько надежен его персонал.

США: первый опыт «досрочной» передачи в Национальные архивы электронных документов постоянного срока хранения

В январе 2006 года Министерство обороны передало на депозитарное хранение в Национальные архивы 800 тысяч документов в формате PDF — документацию бывшей штаб-квартиры коалиционных сил в Багдаде.

Документы еще 25 лет останутся под контролем военных, но досрочная передача документов позволяет специалистам Американских национальных архивов начать работу по обеспечению их сохранности.

Предоставление электронных документов из архива. Что и в каком виде предоставлять?

Документы передают в архив не только для обеспечения их сохранности, но и чтобы при необходимости получить информацию из них. В случае с бумажными экземплярами предоставляются копии, справки, выписки. Реже это может быть оригинал документа, хранящийся в деле.

По похожему принципу можно построить работу в архивной системе. Так же делаются справки и выписки, только делопроизводитель использует электронные документы, а поиск проще, быстрее и больше возможностей.

Чтобы предоставить электронный документ из архивной системы, можно выдать доступ для просмотра файла в человекочитаемом виде из контейнера ЭД.

Также можно предоставить электронный документ за рамками архивной системы. Есть два варианта:

● в виде бумажной копии — распечатать и заверить её работником архива;

● выгрузить контейнер электронного документа (или его части, например, файлов ЭД и электронной подписи) и передать его на физически обособленном носителе, хотя можно и онлайн.

Важно: сам контейнер ЭД продолжает храниться в архивной системе — выгружается лишь его копия. Её верность подтверждается отсоединённой электронной подписью архива организации (см. Рекомендации ВНИИДАД)

При этом контроль за предоставлением электронного документа можно автоматизировать.

Ошибки в хранении документов

Руководители часто совершают ошибки, если не знают, как правильно хранить документы. Одной из ошибок является открытый доступ к файлам для всех сотрудников. Обязательно нужно обеспечить сохранность и отсутствие доступа посторонних к личным данным или коммерческой информации. Необходима полная защита от несанкционированного проникновения в архив.

Иногда документы могут уничтожить по ошибке раньше окончания срока хранения. В этом случае необходимо побыстрее восстановить файлы и обеспечить их читаемость. Копии контрактов запрашивают у партнеров, отчеты – у контролирующих органов.

Документы, которые были утрачены, могут потребоваться в налоговую инспекцию. При их отсутствии санкции за каждый контракт могут составить от 200 рублей и более.

При утере бумаг при пожаре, наводнении или краже, налоговая потребует документального подтверждения этого. Если случился пожар – обращайтесь в МЧС, произошла кража – в полицию, наводнение – в управляющую компанию.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

Проверяющие контролеры всегда могут создать лишние проблемы и заподозрить руководителя в мошенничестве. Постарайтесь держать все необходимые документы под рукой.

Когда срок хранения пройдет, уничтожить бумаги можно по регламенту. Наложить штраф в этом случае налоговая не имеет права.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании используют электронный документооборот: сдают отчетность, обмениваются необходимыми документами с контрагентами, отправляют документы в налоговые органы. Это удобно и закон не запрещает так делать, главное, подписывать все документы электронной подписью. Документы вы можете в любой момент распечатать, если это необходимо, например, чтобы передать в налоговую.

К сожалению, оцифровать вообще все документы в компании и уничтожить бумажные версии нельзя. Если изначально документы были в бумажном формате, то их нужно хранить до определенного срока, установленного в законе. Однако никто не запрещает вам сделать электронные копии: так будет намного удобнее искать нужные документы и отправлять их партнерам.

Электронные документы тоже нужно хранить в соответствии с правилами:

используйте минимум два носителя для хранения документов, например, флешку и облако;
в компании должно быть установлено необходимое оборудование и программы, с помощью которых можно в любой момент открыть или распечатать нужный документ;
соблюдайте конфиденциальность при хранении: посторонние не должны иметь доступ к документам;
периодически проверяйте состояние электронных документов, своевременно обновляйте ПО, с помощью которого документы можно просматривать.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Что такое управление записями?

Ведение документации (или управление записями) — это, как следует из названия, процесс упорядочения и обеспечения сохранности документов организации. Эти задачи нужно выполнять на протяжении всего жизненного цикла компании, то есть в хранящихся документах может быть отражена вся история компании. Но следует иметь в виду, что ведение документации — это нечто большее, чем просто хранение документов в условном шкафу. Полноценная система ведения документации включает классификацию, создание, получение и хранение документов. Безопасное уничтожение или удаление документов организации — также часть процесса ведения документации.

Сотрудник по ведению документации принимает решение о хранении в архиве перечисленных ниже документов:

У компаний подобные материалы накапливаются постоянно

Именно поэтому так важно предусмотреть нормативный процесс, позволяющий отделить нужное от бесполезного и сохранять ключевые материалы среди важных документов. Dropbox служит современной версией традиционного центра хранения документации

Однако этот процесс не ограничивается одним нажатием кнопки «Сохранить». Необходимо вести учет документации: вы обязаны управлять не только новыми поступающими документами, но и архивом.

Как определить, когда можно передать документ на хранение из оперативной системы в архивную?

Обратимся к «Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Правила архивного фонда). Согласно документу, передача дел в архив организации идёт по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем организации.

Но при этом нельзя ставить знак равенства между передачей документа в архивную систему и его передачей в архив организации.

По логике в архивной системе может быть выделено несколько контуров хранения. Например, в решении «Долговременный архив», разработанном на базе системы Directum выделяется:

● оперативный контур — приём контейнеров ЭД и формирование электронных дел;

● контур временного хранения — для документов сроком хранения до 10 лет;

● контур длительного хранения — для документов сроком хранения более 10 лет.

Основным критерием для передачи ЭД в архивную систему является завершение оперативной работы с ним. Для всех видов документов этот момент может наступать по-разному. Например, организационные распорядительные документы можно передавать после завершения их исполнения, а бухгалтерские — после закрытия отчётного периода.

Таким образом, для каждого вида документа нужно определить свои правила передачи на хранение в архивную систему:

При этом важно также учитывать особенности, которые накладываются архивной системой при работе с электронном документом. Например, после передачи ЭД в архивную систему в системе-источнике он не должен изменяться

Или после принятия документа на хранение «вернуть» его обратно в систему-источник нельзя. Также можно ограничить доступ пользователей к оригиналам, переданным в архив.

Сроки хранения документов

В любой организации имеются самые разные бумаги по степени их ценности. Одни имеют большую хозяйственную или научную ценность, другие содержат информацию, которая необходима для решения конкретных задач, после чего они теряют свою значимость. Поэтому часть бумаг необходимо правильно систематизировать и хранить, а другие – просто уничтожать, согласно определенным правилам.

Оперативное хранение документов, имеющих научное или практическое значение, имеет свои сроки

Зависят они от степени важности их содержания

Срок хранения может быть следующим:

Постоянным.
Временным (более десяти лет).
Временным (не более десяти лет).

Стоит отметить, что форма бумаг никак не оказывает влияние на сроки хранения документов (таблица хранения приведена нами в статье). Ведь не секрет, что в настоящее время большая часть информации оформляется в электронном виде. Сроки зависят, прежде всего, от содержания самого документа.