Приемка товара заказчиком

Кем выписывается накладная

Устоявшаяся практика предполагает, что обычно этот документ выписывается грузоотправителем. А им может выступать любая сторона сделки. Например, покупатель заказал доставку транспортной компании и поэтому он формирует ТРН. Условия оформления и ответственных можно заранее закрепить в договоре поставки.

ТРН составляется:

• в трёх экземплярах-оригиналах, по одному для каждого из участников — продавца, покупателя и транспортной компании. Если продавец использует свой транспорт — тогда достаточно двух;
• в четырёх экземплярах-оригиналах, если грузоотправитель использует ТРН в качестве первичного документа подтверждения расходов.

ТН vs ТТН

25.07.2011 Постановлением Правительства от 15.04.2011 N 272 утверждена форма Транспортной накладной (ТН) (Приложение N4).

ТН — договор перевозки груза и первичный  документ для подтверждения услуг на перевозку. При этом ТТН по форме 1-Т (утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78) не была отменена.

Нет, нельзя. Применение Транспортной накладной, утвержденной Постановлением Правительства от 15.04.2011 N 272 обязательно. ТТН (форма 1-Т) может составляться как дополнительный документ, но в составе документооборота с ТН.

Для перевозок этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции обязательно заполнение формы 1-Т (ТТН) (Письмо Минфина РФ от 11.08.2017 N 03-14-17/51775, Разъяснение Росалкогольрегулирования от 08.07.2011).

Путевой лист

Путевой лист – это документ, содержащий в себе данные о маршруте перевозки. Он оформляется компаний, совершающей транспортировку груза. В бланке в обязательном порядке должна присутствовать следующая информация:

• тип транспортного средства, его марка и модель и индивидуальный регистрационный номер автомобиля. Если ваш автотранспорт не зарегистрирован, смотрите тут документы для регистрации авто;
• полное наименование организации, занимающейся транспортировкой груза;
• сведения о количестве расхода топлива, необходимого для совершения перевозки;
• дату заключения договора с компаний и оформления путевого листа;
• порядковый номер накладной, на перевозимый товар.

Путевой лист должен содержать в себе отрывной талон. Он оформляется в процессе заключения договора грузоперевозок и содержит в себе его печати. Документ проходит проверку в компании, предоставляющей услуги грузоперевозки, и отправляется вместе с чеком оплаты заказчику транспортировки продукта.

Существуют определенные риски при перевозке груза, поэтому автомобиль целесообразно застраховать во избежание неприятных последствий. На нашем портале вы найдете список документов, которые нужны для страховки автомобиля.

Транспортная часть

Помимо условий приемки по количеству и качеству, в вышеуказанном договоре прописываются сведения о месте, где происходит разгрузка; виде автотранспорта, на котором доставляется продукция; а также габаритные размеры грузов.

В обобщенном виде инструкцию можно представить следующим образом: необходимо осуществить и обеспечить беспрепятственный подъезд ТС к месту разгрузки, далее следует определиться с габаритами ворот, которые бы соответствовали прибывшему автотранспорту, а также следует выделить место под разгрузки и обеспечить транспортировку товара на склад.

Стоит отметить, что складские помещения следует подготовить заранее, а именно: определиться с конфигурацией расположения товара, обеспечить маркированные зоны для хранения, а также учитывать сезонность поступления продукции. Такие нехитрые методы позволяют избежать захламленности склада и свести к минимуму потери времени при приемке товара. Подробнее о логистике и управлении складом.

Кто и для чего должен оформлять товарно-транспортную накладную?

Если транспортировка товарно-материальных ценностей происходит непосредственно собственником или продавцом товара, то оформление документа входит в его прерогативу. Но когда договор заключается с перевозчиком от лица отправителя или от лица получателя товара, то и составление этого документа может быть компетенцией любой из этих сторон.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк товарно-транспортной накладной по форме 1-Т .docСкачать образец заполнения товарно-транспортной накладной по форме 1-Т .doc

Товарно-транспортную накладную № 1-Т формирует та компания, которая нанимает перевозчика.

Что же касается назначения документа, то, как указывалось выше, накладная помогает регулировать передвижение ТМЦ. Однако в некоторых ситуациях достаточно использовать классическую товарную накладную либо УПД. Но в то же время согласно п. 1 ст. 10.2 ФЗ № 171, использование именно этого бланка необходимо при перевозке алкогольсодержащих товаров. Причем вид транспорта и способ транспортировки значения не имеет. В этом случае накладную составляет отгружающая сторона.

Если же компания проигнорирует это правило и не составит ТТН по форме № 1-Т, то ей грозит штраф. Величина санкции утверждена в п. 2 ст. 14.16 КоАП РФ и зависит от типа правонарушителя:

• должностные лица заплатят от 10 000 до 15 000 рублей;
• организациям грозит от 200 000 до 300 000 рублей.

Вдовесок госорганы арестуют и изымут продукцию.

Можно ли использовать один бланк для разных перевозок?

Для каждой перевозки оформляется отдельный бланк 1-Т унифицированного формата, использовать одну и ту же накладную для нескольких транспортировок категорически нельзя. Точно также, если один и то же груз необходимо развести по разным фирмам, то на каждую партию необходимо составлять свой документ.

Что делать сторонам, если товар не принят заказчиком

Часто бывает, что во время экспертизы выявляется несоответствие объекта закупки заявленным в техзадании требованиям. В таких случаях закон № 44-ФЗ позволяет заказчику не принимать товар или работу. Для этого ему нужно составить мотивированный отказ, указать его причину и потребовать устранения недостатков в установленные сроки.

При согласии поставщика с обнаруженными недостатками он проводит их устранение (при наличии такой возможности), после чего товар принимается повторно.

Если же продавец уверен в качестве своей продукции, то он инициирует проведение независимой экспертизы, чтобы доказать, что им были выполнены все условия госконтракта.

Если экспертиза подтверждает соответствие объекта закупки заявленным условиям, поставщик может потребовать от покупателя принять заказ и произвести оплату путем направления в его адрес досудебной претензии. Если заказчик никак не отреагирует на претензию в течение 30 дней с момента ее получения, то возможна подача поставщиком иска в арбитражный суд.

Необходимо отметить, что при отказе заказчика принимать товар из-за наличия несоответствий и нежелании поставщика устранять их допускается одностороннее расторжение контракта (если в нем есть соответствующий пункт, предусматривающий такую возможность).

Если заказчик расторгает контракт в одностороннем порядке, то продавца заносят в реестр недобросовестных поставщиков. Поэтому, помимо принуждения заказчика через суд произвести приемку, продавцу требуется принять участие в заседании ФАС по вопросу внесения данных о нем в реестр недобросовестных поставщиков, а также обжаловать в суде одностороннее расторжение покупателем контракта.

Приведем пример из судебной практики. Компанией по госконтракту была осуществлена поставка заказчику компьютеров. Он выявил их несоответствие требованиям спецификации и контракта, поэтому отказал в приемке. Поставщик устранил обнаруженные недостатки, дополнив комплектацию ПК петлями для висячего замка и безвинтового крепления карт расширения.

Однако заказчик все равно не стал принимать товар, сославшись на то, что дополнительные детали были установлены без его согласия и согласия производителя, при этом технические характеристики системного блока были изменены. После получения отказа в приемке поставщик направил в суд иск, потребовав заставить покупателя исполнять обязательства по госконтракту.

В ходе разбирательства выяснилось, что контракт не содержал требования об обязательном заводском производстве всех комплектующих с учетом специфических особенностей поставляемого товара, то есть поставщик мог собрать ПК из составных частей разных производителей.

Также было отмечено, что при рассмотрении дела в судах первой и апелляционной инстанций требовалось привлечение производителя системного блока. Он должен был оценить, можно ли доукомплектовывать компьютеры и действительно ли от этого системный блок существенно изменяется. Однако к нему не обращались.

После оценки всех материалов суд встал на сторону поставщика и удовлетворил его требования, обязав заказчика принять компьютеры (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.08.2014 по делу № А53-20477/2012).

Приемка на склад

После знакомства с основными документами, необходимо поговорить о самой процедуре приемки товара. В первую очередь, стоит упомянуть о сроках приема продукции. Как правило, если транспортное средство и склад находятся в одном городе, то разрешается перевозить товар в течение десяти дней

Важно отметить, что этот пункт не распространяется на товары с ограниченным сроком годности. Для междугородних перевозок временной диапазон увеличивается до двадцати суток

В ходе принятия товара осуществляется как качественная, так и количественная проверки. По статье 513 ГК РФ, необходимо тщательно проверить все данные, которые пришли вместе с товаром

Так как выше говорилось о возможной длительности перевозок, то первый документ, на который стоит обратить внимание – это акт, подтверждающий условия перевозки груза, а также сертификат соответствия качеству доставленной продукции или технический паспорт. Для контроля соответствия также допустимо выборочное вскрытие коробки, с целью визуального осмотра и идентификации товаров

Количественно соответствие товара проверяется при помощи пересчета, внешнего осмотра тары, в которой поступила продукция и взвешивания. Обязательным требованием является наличие маркировки на каждой таре. При обнаружении недостачи грузополучатель вправе остановить приемку и процедура проверки при получении возобновляется. Если продукция поступила в объеме, соответствующему накладной, то ответственный работник расписывается в бумаге, ставит печать и дату получения товара.

Также, важно подчеркнуть, что правовые взаимоотношения между поставщиком-перевозчиком и товарополучателем регулируются договором о поставке, который включает в себя опись продукции и ее комплектацию. Поскольку законодательство не предоставляет обязательную форму договора для обеих сторон, то компании применяют две директивы Госарбитража СССР

Остальные вопросы могут решаться путем личных договоренностей.

Разрешительные документы

Сертификат подлинности товара заполняется и предоставляется только в тех ситуациях, когда осуществляются международные перевозки, а между странами экспорта и импорта есть подписанное соглашение о наложении льготных налогов. Страной происхождения называют то государства, в котором товар производился или том место, где осуществлялась комплексная или полная переработка продукции. Чтобы получить данный документ, необходимо обратиться в Торговую палату.

Сертификат о качестве товара формируется для каждой отдельной партии продукции. Обычно он необходим только для товаров, которые человек использует по прямому назначению для себя. Это продовольственные товары, косметические средства.

Фитосанитарный сертификат предоставляется уполномоченными государственными органами по карантину или на основании необходимости защиты определенных растений или животных, что регламентируется страной экспорта. Данный сертификат предоставляют при проверке всех товаросопроводительных документов.

Фумигационный сертификат необходим для подтверждения полного очищения ввозимого товара от различных вредных микроорганизмов или насекомых. Он необходим только для продуктов питания. В нем стандартно указываются следующие данные:

1. Полное название лица или компании, отправляющих и получающих груз.
2. Адрес места назначения.
3. Краткое описание груза и содержания упаковки.
4. Общая масса брутто и нетто.
5. Название фумиганта, основные параметры, при которых производилась ликвидация вредных бактерий или насекомых.

Гигиенический сертификат предоставляется на проверку для товаров, которые способны оказать вредное воздействие на здоровье человека. Полный перечень данной продукции предоставляет каждая страна. Кроме гигиенического сертификата, требуется информация о различных анализах, проводимых химическим, физическим или микробиологическим способом.

Ветеринарный сертификат необходим при перевозе животных или любых товаров, которые касаются этих существ. Чтобы ввезти продукцию животного происхождения или предназначения придется пройти специальные контрольные пункты, которые заботятся о фитосанитарной обстановке.

Данный сертификат содержит такие параметры:

1. Название организаций или полные имена обеих сторон, работающих грузом.
2. Точный вес всего груза.
3. Название уполномоченно организации, которая выдала этот сертификат.
4. Краткое описание груза в целом или перечисление видов продукции с характеристиками.
5. Условия, которые необходимо соблюдать, при перевозке животных и грузов, а также их полного сохранения в здоровых условиях. Эти данные будут тщательно проверяться не только при въезде, но и при плановых проверках.

Сертификат на опасные грузы одновременно является свидетельством, который выдается транспортной организацией, предоставляющей машины для перевозки грузов, о том, что опасные грузы перевозятся в надлежащем виде и без риска проявления их негативных свойств. Этот сертификат является подтверждением таких данных:

1. Груз правильно описан и содержит все сведения о полных технических названиях.
2. Груз полностью безопасен, так как упакован надлежащим образом. При перевозке без осложнений он не может оказывать негативные влияние на жизнь и здоровье людей, оказывать любое действие на окружающую среду.
3. Груз содержит маркировку, которая соответствует его опасности.

Грузовой манифест — документ, где указывается перечисление всех товаров, которые перевозятся на конкретном транспортном средстве или их группой. Данный документ содержит сведения о товаре:

1. Перечень других документов для перевозки грузов по номерам.
2. Полные наименования отправителя и получателя груза.
3. Данные о самом товаре.
4. Развернутая информация о спецификации, особенностях груза, краткая характеристика товара по видам.
5. Перечень товаров с указанием их суммарного количества.

Материальная ответственность

По ходу статьи было очень много сказано о ходе проверок как документации, так и самого товара. Теперь коснемся темы материальной ответственности лиц, работающих на складе.

Материально-ответственным лицом считается работник, который осуществляет приемку товара на складе, либо лицо, получившее доверенность на проведение приемки. С юридической точки зрения, такой работник несет полную материальную ответственность за продукцию, находящуюся на складе. Сотрудник возмещает, в случае хищения или порчи имущества, убытки работодателю в полном размере, либо в размере ежемесячной заработной платы (статья 241 ТК РФ).

Важно понимать, что в трудовом договоре с таким сотрудником должен быть прописан пункт о несении им материальной ответственности. Это положение прописывается либо непосредственно в самом договоре, либо в дополнительном соглашении

Такие меры обезопасят вас и вашу компанию от убытков и неприятных последствий в виде испорченной репутации в сфере бизнеса.

Как заполнить накладную

Накладную выписывает экспедитор — временный владелец и отправитель груза по договору перевозки.

Транспортную накладную нужно заполнить по форме из Приложения № 4 к Правилам перевозки грузов, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (далее — Правила перевозки грузов).

В таблице объясняем, как правильно заполнить накладную в такой ситуации.

Раздел накладной	Что указывается
До погрузки
Раздел 1 «Грузоотправитель»	Реквизиты экспедитора (п. 101, 102 раздела IX Правил перевозки грузов): полное наименование, ИНН, фактический адрес, номер телефона. Отметка «V» в поле «является экспедитором»
Раздел 1а «Заказчик услуг по организации перевозки груза»	Реквизиты клиента (п. 101, 102 раздела IX Правил перевозки грузов): полное наименование, ИНН, фактический адрес, номер телефона. Реквизиты договора с экспедитором (п. 103 раздела IX Правил перевозки грузов)
Раздел 2 «Грузополучатель»	Реквизиты клиента: полное наименование, ИНН, фактический адрес, номер телефона. Адрес доставки груза (п. 104 раздела IX Правил перевозки грузов)
Раздел 12 «Стоимость перевозки груза»¹	Стоимость перевозки с налогом. Стоимость перевозки без налога. Налоговая ставка. Сумма налога, предъявляемого покупателю. Реквизиты ответственного за операцию со стороны: экспедитора, перевозчика. Подпись ответственного за операцию со стороны: экспедитора, перевозчика (п. 114 раздела IX Правил перевозки грузов)
При погрузке
Раздел 6 «Перевозчик»	Реквизиты перевозчика: полное наименование, ИНН, фактический адрес, номер телефона. Реквизиты водителя: ФИО, ИНН или серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения (п. 108 раздела IX Правил перевозки грузов)
Раздел 7 «Транспортное средство»	Информация о транспортном средстве (п. 109 раздела IX Правил перевозки грузов): тип и марка, грузоподъемность, вместимость, регистрационный номер, тип владения (в нашем случае — 1). Номер, дата и срок действия специального разрешения, если груз считается опасным
Раздел 8 «Прием груза»	Информация об отправке: адрес пункта погрузки, фактическая дата и время погрузки. Информация о представителе экспедитора, на которого клиент выписал доверенность. Реквизиты доверенности клиента. Подписи с полной расшифровкой: представителя экспедитора, водителя (п. 110 раздела IX Правил перевозки грузов)
Раздел 3 «Груз»	Информация о грузе: наименование, состояние, масса, габариты и другие характеристики — если необходимо. Информация о контейнере (если грузят контейнер): наименование груза — «Контейнер», идентификационный номер контейнера, количество контейнеров. В сопроводительной ведомости контейнера пишут, что контейнер пуст, либо описывают его содержимое
При получении груза
Раздел 10 «Выдача груза»	Информация о получении и состоянии груза. Подписи: представителя клиента, который принял груз; водителя (п. 112 раздела IX Правил перевозки грузов)

Примечание 1. Если накладная нужна для подтверждения расходов на перевозку.

Печать в накладной не ставят.

Доставку организует продавец. Стоимость оплачивается отдельно

Минфин  и ФНС придерживаются точки зрения, что компенсация расходов связана с реализацией товаров и должна быть включена в налоговую базу по НДС (), у покупателя же основания для вычета по НДС отсутствуют (Письмо Минфина РФ от 06.02.2013 N 03-07-11/2568). Во избежание подобных проблем, рекомендуем составлять агентский договор с поставщиком на заключение договора с перевозчиком.

Документы для покупателя:

• договор поставки;
• ТОРГ-12;
• или 1-Т  (Письмо Минфина РФ от 22.12.2011 N 03-03-10/123).

Продавец привлекает стороннего перевозчика

Документы для покупателя:

• договор поставки;
• ТОРГ-12;
• или 1-Т (Письмо ФНС от 21.03.2012 N ЕД-4-3/4681@).

Подписывайтесь на наши YouTube
и Telegram чтобы не
пропустить важные изменения 1С и законодательства

Неправильный документооборот

Варианты доставки ТМЦ:

• В цену ТМЦ расходы на доставку до покупателя включены. Доставка за счет Продавца: своими силами или он привлекает перевозчика.
• В цену ТМЦ расходы на доставку до покупателя не включены. Доставка за счет Покупателя: своими силами или он привлекает перевозчика.
• В цену ТМЦ расходы на доставку до покупателя не включены. Доставка за счет Покупателя. Транспортировку организует Продавец, привлекая перевозчика. Транспортные расходы возмещаются Покупателем дополнительно.

Документы по доставке ТМЦ необходимы (ст. 54.1 НК РФ, ст. 252 НК РФ):

• покупателю – для подтверждения реальности сделки (если стоимость доставки учтена в цене товара);
• покупателю – для подтверждения расходов на доставку (стоимость доставки указана отдельно от стоимости товара);
• продавцу – для подтверждения расходов на доставку, если он доставлял ТМЦ своими силами или заказывал доставку у перевозчика.

Отношения продавца и покупателя в оптовой торговле регулирует договор поставки ().

Общее правило: доставка осуществляется продавцом ().

• транспортом и на условиях, указанных в договоре;
• если в договоре нет условий доставки, то продавец сам определяет транспорт и условия, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов, существа обязательства, обычаев делового оборота.

Договором может быть предусмотрено получение покупателем товаров на складе продавца.

Электронные транспортные накладные (ТН)

По новым правилам обеспечивается трёхсторонний обмен ЭПД — между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, в отличие от обычных сервисов ЭДО, в которых обмен возможен только между двумя участниками. Кроме того, информация, указанная в ЭПД, передаётся в информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Утверждены следующие электронные форматы перевозочных документов:

• электронная транспортная накладная,
• электронный заказ-наряд,
• электронная сопроводительная ведомость,
• заказ-наряд,
• путевой лист,
• договор фрахтования,
• заказ (заявка).

Электронная транспортная накладная пришла на смену обычной транспортной накладной. При этом ТТН и ЭТрН – не аналоги друг друга.

Документ состоит из 8 файлов обмена — титулов:

• четырёх обязательных, которые формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
• двух дополнительных, которые заполняются, когда происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства;
• двух опциональных, которые грузоотправитель и перевозчик заполняют, если хотят использовать документ в качестве первичного учётного. Тогда не придётся дополнительно заполнять УПД.

Обмен ЭТрН и другими документами между участниками перевозки и ГИС ЭПД происходит только через операторов ЭДО, получивших аккредитацию Минтранса — они же операторы ИС ЭПД.

Чтобы получить аккредитацию, нужно соответствовать строгим требованиям к безопасности данных, защите данных и техническому обеспечению. Операторы ИС ЭПД проверяют формат документа, номер идентификатора и действительность УКЭП, которой подписан тот или иной титул, а также возможные ошибки в документе.

В соответствии с решением Министерства транспорта РФ № ДБ-Д 14-29/21100, компания «Калуга Астрал» одной из первых была внесена в Реестр Операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД).

«Калуга Астрал» предлагает готовые решения, которые объединяют эти функции. Они позволяют обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Дополнительные документы на перевозимый груз

Рассмотрим, какие документы при перевозке груза требуются только в особых случаях.

Дополнительные документы логистики

Грузовой 
манифест

Экспортная 
декларация

Товаросопроводительные 
документы

Паспорт
безопасности
груза

Упаковочный
лист

Дорожная 
ведомость

Путевой 
лист для ИП

Путевой 
лист самозанятого

Ветеринарный паспорт

Ветеринарный паспорт потребуется взять в дорогу, если водитель перевозит животных, например, лошадей или быков. В этом документе указывают породу, окрас и дату рождения животного, приводят сведения о вакцинации и перенесённых заболеваниях.

Санитарная книжка на автомобиль

Санитарную книжку транспортного средства нужно получить перевозчикам, которые занимаются доставкой продуктов питания. В санкнижку вносят информацию обо всех дезинфекционных обработках автомобиля.

Паспорт безопасности груза

Паспорт безопасности должен оформлять отправитель груза. Этот документ составляется в случае, если нужно организовать перевозку опасных веществ: радиоактивных, взрывчатых, токсичных, инфекционных или легковоспламеняющихся материалов. В паспорте безопасности перечисляются требования к перевозке, хранению и утилизации этих веществ.

Лицензия на перевозку опасных грузов

Чтобы перевозить товары, которые могут принести вред людям во время доставки, компании нужно специальное разрешение. К опасным грузам относят взрывчатые, легковоспламеняющиеся, токсичные вещества и радиоактивные материалы. Чтобы получить лицензию на перевозку опасных грузов, потребуется собрать пакет документов и заплатить госпошлину.

Упаковочный лист

Упаковочный лист нужен для подтверждения того, что перевозчик передал товар грузополучателю. Это полный перечень продукции, которую доставил и разгрузил перевозчик.

Дорожная ведомость

Дорожную ведомость используют при перевозке товаров водным и железнодорожным транспортом. Этот документ оформляют, когда перевозчик принимает партию от грузоотправителя. В дорожной ведомости указывают сведения о сроке доставки груза и о маршруте перевозчика. Грузополучатель должен расписаться в документе после приёмки товара.

Грузовой манифест

Грузовой манифест обычно применяют перевозчики, которые доставляют товар за границу. В этом документе указывают информацию о транспортном средстве, его маршруте и обо всех грузах, которые находятся в автомобиле, вагоне или на борту судна. Экземпляры грузового манифеста должны получить таможенные службы в пунктах отправления и назначения.