Номенклатура дел: правила составления

Основные цели введения номенклатуры

Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.

Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Правильное формирование

Номенклатура состоит из таблицы. Форма составления утверждается приложениями под номерами 7 и 8. Существует несколько основных отличий, которые связаны с названием и набором подписей на бланках. Главная часть состоит из следующих граф, которые остаются неизменными:

• уникальный идентификатор;
• подзаголовок;
• общее количество листов;
• время хранения и сроки передачи;
• важные отметки (они могут быть связаны с особенностями хранения, уничтожением, передачей дел в государственный архив или другие компании).

Если компания небольшая и работает одно структурное подразделение, то руководитель имеет полное право формировать единый перечень, а также заниматься группировкой с обобщёнными названиями. Для упрощения составления используются общепринятые сокращения. Ниже приведены подробные обозначения:

• ДМН расшифровка номенклатуры — до минования надобности;
• ПЗН — по замене новыми документами;
• ДЗН — до замены;
• ЭПК в номенклатуре дел — экспертно-проверочная комиссия.

Сроки хранения прописываются для каждой фирмы индивидуально. Расшифровка с выпиской позволяет исключить возможное недопонимание составления номенклатуры и понять смысл документа.

Номенклатура дел организации

Определение 1

Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел учреждения. Он содержит полную информацию о том, какие документы и в каком подразделении нужно вести, кто с ними работает, где и на протяжении какого времени их необходимо хранить.

Номенклатура дел необходима для:

• ведения учета дел, заведенных на протяжении года внутри организации и в ее структурных подразделениях;
• формирования всех дел, с обеспечением порядка при проведении подшивки документов в дела;
• ведения индексации дел;
• обеспечения быстрого поиска документов.

Наиболее часто номенклатуру дел составляют в формате единого документа для всего предприятия. Но отдельные структурные подразделений, например, канцелярия, кадровые подразделения, финансовые отделы и пр. имеют собственную номенклатуру дел, из которых и составляется общая номенклатура дел всего предприятия.

Статья: Номенклатура дел организации как основа делопроизводства

Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работу необходимо проводить на основании нормативно-методических документов. Составлением номенклатуры дел должна заниматься служба делопроизводства, это может быть общий отдел, секретариат или канцелярия и т.п.

Для начала следует определиться с составом образующихся в организации документов. Необходимо изучить устав компании и ее структуру; положения, касающиеся ее структурных подразделений и прочую документацию, которая регламентирует деятельность организации. Также необходимо будет изучить отчетные и плановые документы компании, а помимо этого будет полезным знакомство с номенклатурой дел за предыдущий период.

Принято считать, что сводную номенклатуру дел предприятия составляют на основании номенклатур структурных подразделений, которые сначала согласовываются с ведомственным архивом. В связи с отсутствием времени и надлежащей квалификации сотрудники отделов практически не имеют возможности для составления такого документа. Именно поэтому большую часть работы поручают специалисту, ответственному за создание сводного документа. Идеальным вариантом будет представление в службу делопроизводства списков с названиями всех дел от каждого структурного подразделения.

Необходимо, чтобы в документе нашли отражение все документируемые участки. Зачастую сотрудники отделов возражают против создания номенклатуры, утверждая, что все необходимые документы и так находятся у них под рукой. Однако в соответствии с правилами необходимо, чтобы заголовки всех заводимых дел были внесены в номенклатуру. Исполненные же документы должны быть сформированы в дела в соответствии с общей системой.

Как уже было сказано, наиболее сложной частью работы при создании номенклатуры является правильная формулировка заголовков дел, их систематизация и проставление сроков хранения, а кроме того необходимо будет сделать ссылки на соответствующие статьи в перечне документов. Мы поговорим об этом подробнее в другой публикации, когда будем рассматривать конкретные примеры составления номенклатуры дел в организации.

Сводную номенклатуру дел необходимо оформлять на общем бланке компании, причем основная часть имеет вид таблицы с названиями граф в соответствии с регламентом.

Далее в соответствии с нормативными требованиями следует провести утверждение данного документа. Основные этапы утверждения номенклатуры таковы:

• должностное лицо, ответственное за архив организации, должно завизировать документ;
• затем руководитель службы делопроизводства должен подписать его;
• далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией организации, для чего потребуется составлениепротокола заседания экспертной комиссии,
• затем номенклатуру следует направить на рассмотрение в экспертно-проверочную комиссию подходящего архивного учреждения, что происходит как минимум раз в пять лет, однако данный этап может быть пропущен, если предприятие не осуществляет передачу документации на государственное хранение;
• далее руководитель предприятия утверждает номенклатуру дел, что отражается в соответствующем грифе на самом документе или же представляет собой приказ об утверждении номенклатуры дел).

Типичной ошибкой многих является перемена местами двух последних этапов. Следует быть внимательными, чтобы не допускать ее. Дело заключается в том, что государственный архив вправе требовать внесения изменений в номенклатуру дел. Поэтому после утверждения документа уже поздно проводить согласования с кем-либо.

Правила таковы, что номенклатура дел предприятия должна составляться в трех-четырех экземплярах, которые будут храниться таким образом:

• документ постоянного хранения должно храниться в службе делопроизводства;
• еще один экземпляр хранится в государственном архиве (если же отсутствует согласование с проверочной экспертной комиссией соответствующего архива, то данный экземпляр не требуется);
• третий экземпляр документа должен лежать в архиве предприятия;
• остается еще один рабочий экземпляр, который лучше всего разместить так, чтобы к нему был свободный доступ у всех сотрудников компании, или же держать в электронном виде.

Особенности вопроса

В настоящее время в делопроизводстве номенклатура представляет собой сложное понятие, включающее несколько типов и групп документации. Принято говорить о типовой, примерной, конкретной номенклатуре. Отдельные принято вводить на уровне учреждения в целом и некоторого отдельного структурного подразделения.

Типовая, примерная номенклатура призваны объединять документацию, сходную по своему характеру, составу. Типовая также регламентирует конкретную систему индексации, которая используется в рамках некоторого ведомства. Применять такой перечень наименования дел необходимо в обязательном порядке. А вот примерная носит рекомендательный характер, хотя в общем случае придерживаться ее разумно и удобно, так как она помогает упорядочить весь объем официальных бумаг, скапливающийся в компании.

Текущая работа с номенклатурой дел

После того как номенклатура дел утверждена, каждое из структурных подразделений должно получить выписки из нее или информацию о местонахождении электронной формы данного документа, которым можно будет пользоваться в процессе работы.

Разработка сводной номенклатуры дел предприятия на новый год производится в четвертом квартале текущего года.

В связи со значительными изменениями структуры или функций компании может быть составлена новая номенклатура, что особенно актуально для государственных органов. Это означает, что необходимо будет в установленном порядке провести процесс утверждения номенклатуры, включая такие этапы как согласование с проверочной экспертной комиссией в архивном учреждении.

Если глобальные изменения не проводились, в конце года достаточно лишь уточнить номенклатуру дел. При необходимости можно добавить вновь заведенные дела или же удалить те, которые больше не нужны. Кроме того, можно отредактировать наименования заголовков дел и т.п. Подкорректированная номенклатура дел должна вводиться в действие с первого дня нового года.

После того как делопроизводственный год будет завершен, необходимо будет в установленной форме составить заключительную запись о количестве и категории дел, которые были заведены в организации.

Итак, мы закончили рассмотрение основных моментов, касающихся составления номенклатуры дел в организации. С продолжением данной темы вы сможете ознакомиться в следующих публикациях, где мы представим образец номенклатуры дел, который станет отличной иллюстрацией для изложенной здесь информации по созданию данного документа.

Основные типы номенклатуры дел

Принято различать три типа номенклатуры в делопроизводстве.

1. Типовая номенклатура дела – обязательный список дел, заводимых в однотипных компаниях. Типовая номенклатура разрабатывается чаще всего в учреждениях, владеющих широкой сетью подведомственных организаций.
2. Примерная номенклатура дел – документ, по назначению сходный с типовой формой номенклатуры в организации. Она разрабатывается для однотипных организаций, но при этом имеет рекомендательный характер. То есть, подведомственные компании могут самостоятельно принимать решения, принимать ли им этот документ как типовой образец или разработать собственную схему делопроизводства по номенклатуре.
3. Индивидуальная номенклатура дел – ее утверждают в каждой организации. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры, индивидуальная номенклатура разрабатывается самостоятельно.

Основные требования к оформлению

Составление сводной номенклатуры дел – серьезное и ответственное занятие, поэтому необходимо придерживаться определенных требований к её оформлению. Во-первых, каждое дело должно быть пронумеровано, чтобы исключить возможные ошибки при создании сводной таблицы. Например, номер может состоять из буквенных и цифровых символов с разбивкой на разряды.

Во-вторых, название дела должно быть коротким, но максимально точно отражать его суть. Не стоит использовать длинные фразы или слова-обобщения, которые могут привести к недопониманию.

Также необходимо указать дату и время создания каждого дела, а также ответственного сотрудника, который занимается его обработкой. Это позволит упорядочить дела в хронологическом порядке и определить, кто отвечает за каждое дело.

Важно подчеркнуть, что сводная номенклатура должна быть четко структурирована. Дела должны быть разбиты на категории, а также подразделены на группы по срокам исполнения

Общая таблица должна содержать не только номера и названия дел, но и информацию о статусе выполнения, дате закрытия и других важных деталях.

Наконец, чтобы избежать ошибок при заполнении таблицы, необходимо следить за постоянным обновлением её данных. При возникновении новых задач, дела должны быстро добавляться в таблицу, а выполненные и закрытые – удаляться или перемещаться в специальный раздел.

Теория и повседневность

Что такое номенклатура дел в практическом применении? Это такая распределительная схема, которая помогает группировать исполненную документацию, создавая таким образом дела. Для этого на предприятии утверждается схема, классификация, применяемая затем на практике. Также вводится указатель индексов для дел, документов. Необходимо задать длительность хранения и определить схему построения картотеки, используемой как справочный материал и применяемой для поиска документации из числа неисполненной. Отвечая на вопрос, что такое номенклатура дел, необходимо отметить, что термином принято обозначать такой учетный документ, которым регламентируют работу отделов, ответственных за делопроизводство, архивы. В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения – в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения.

Рекомендации по заполнению бланка

Учет и дальнейшая разработка

Нередко номенклатура дел представляет собой наиболее удобный документ, через который реализуется на предприятии учетная система, позволяющая держать под контролем временные дела, то есть предназначенные для хранения в пределах десятилетия.

Еще одно важное назначение номенклатуры дел – это ее применимость при формировании справочной картотеки, необходимой для поддержания актуальной информации об исполненной документации. Классификационная система, примененная при формировании номенклатуры, становится базой для создания картотеки, предоставляющей справочные сведения о документообороте внутри организации

Как определить продолжительность хранения дела?

При установлении точного срока хранения того или иного дела необходимо учитывать законодательно закрепленные требования. В настоящее время в России действует 2 нормативных акта, устанавливающих сведения о нормативном сроке хранения документации:

1. Приказ Минкульта РФ «Об утверждении типовых…» от 25.08.2010 № 558. Он устанавливает перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при работе государственных и муниципальных учреждений.
2. Приказ Минкульта РФ «Об утверждении…» от 31.07.2007 № 1182. Он определяет перечень архивных документов, используемых в ходе осуществления организациями научно-технической и производственной деятельности.

Если в указанных документах нет информации о продолжительности хранения определенного вида дел, ее можно установить самостоятельно. Однако стоит помнить, что существующие списки являются весьма обширными, поэтому изучать их стоит очень внимательно, чтобы не пропустить нужные сведения.

***

Итак, номенклатура дел составляется с целью упрощения процедуры поиска документов в единой информационной базе и фиксации сроков, в течение которых они подлежат обязательному хранению. Кроме того, такая номенклатура выступает в качестве средства учета имеющихся документов. При ее составлении можно воспользоваться существующими типовыми формами или разработать свой документ, отвечающий требованиям определенной организации. Приведенный выше пример номенклатуры дел является условным (как правило, на предприятиях используется более масштабный и детализированный вариант) и подлежит расширению/корректировке в зависимости от того, какие структурные подразделения входят в состав предприятия и какие дела в них ведутся.

Кто имеет доступ к сводной номенклатуре дел?

Сводная номенклатура дел – это сборник информации о всех делах, которые находятся в учреждении. Как правило, такой документ используется работниками государственных органов и юристами. Они могут получить доступ к сводной номенклатуре дел только при определённых условиях.

Обычно доступ к сводной номенклатуре дел разрешается только тем лицам, которые вовлечены в работу с документами: судьям, прокурорам, следователям, представителям адвокатуры. Кроме того, к системе имеют доступ и сотрудники учреждения, занимающиеся организацией работы с документами.

Доступ к сводной номенклатуре дел может также разрешаться и другим лицам, если они обладают правом на получение такой информации в соответствии с действующим законодательством. Например, если речь идет об инспекции, производственник имеет право ознакомиться со сводной номенклатурой дел своей организации.

В целом, доступ к сводной номенклатуре дел ограничен, чтобы предотвратить утечку информации и сохранить конфиденциальность деловой информации. Каждый случай запроса оформляется в соответствующем порядке и обрабатывается специалистами в отделе документации.

Какие данные нужно обязательно указывать?

При создании сводной номенклатуры дел очень важно обязательно указывать следующие данные:

Номер дела — уникальный идентификатор каждого дела, который помогает быстро найти нужную информацию;

Наименование дела — короткое, но ясное описание содержания дела;

Дата создания дела — дата, когда дело появилось в работе;

Сроки исполнения — дата, до которой необходимо выполнить задачи, связанные с делом;

Стадия выполнения — информация о текущей стадии выполнения дела;

Ответственный — имя и контактные данные ответственного за выполнение задач по делу;

Приоритет — значение, обозначающее важность дела и его приоритетность в списке задач.

Также рекомендуется указывать дополнительные данные в зависимости от характера дела и целей, которые необходимо достичь. Например, для проектных дел можно указывать бюджет, расходы, цели и т.д. Это помогает более точно оценить эффективность работы над проектом и принимать обоснованные решения.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Как правильно заполнять?

Для того, чтобы Сводная номенклатура дел была эффективной, необходимо правильно заполнять ее поля. Например, в поле «Название дела» следует указывать краткое и точное название дела. Не используйте сокращений и аббревиатур, если они не общеупотребительны.

В поле «Описание дела» следует указывать подробное описание, включая все релевантные детали, которые могут быть полезны при дальнейшей работе с делом. Пункт «Статус» позволяет отслеживать текущее состояние дела — его можно обозначить как «открыто», «в процессе», «закрыто» и т.д.

Таблица «Ответственные сотрудники» поможет принципиально разделить ответственность между участниками, в том числе представителями разных подразделений компании. В пункте «Планирование» можно определить сроки выполнения и назначить контрольные точки. Если дело открыто, то можно спланировать его на будущее.

Наконец, создание подразделов и вложенных задач значительно упрощает ведение сводной номенклатуры дел. Отключайтесь от мысли о том, что обязательно нужно «обвесить» каждое заявление с деталями — важный момент на самом деле — это двигаться в сторону упорядочивания вашей работы.

• Не забывайте про реальную жизнь!Сводная номенклатура дел не должна забирать крупную долю времени и ресурсов. Стоит договариваться по поводу общего понимания и действия между участниками проекта, не забывая, что порядок ведения дел и отношений значительно влияет на эффективность работы.
• Ставьте приоритетыКаждое дело, которое включается в сводную номенклатуру, должно быть проклассифицировано по приоритетам. Такое решение сэкономит много времени на принятии решений и фокусировке на существенном.
• Храните всю информацию в едином местеЧтобы упростить работу по сводной номенклатуре и сократить риски потери ключевых данных, вся информация должна быть доступна на одной платформе или в единой программе на базе cloud технологий.

Оформление сводной номенклатуры дел

Сводная номенклатура дел — это документ, в котором перечислены все дела, находящиеся в организации. Для того чтобы сводная номенклатура была удобна в использовании, её следует оформить правильно.

Вначале необходимо создать название документа «Сводная номенклатура дел» и привести полную информацию о компании или организации. Далее следует указать перечень всех отделов и подразделений, включая названия отделов и должностные обязанности сотрудников.

Список дел необходимо оформить в таблице. В заголовке таблицы указать названия столбцов: «Номер дела», «Название дела», «Ответственный», «Дата создания», «Дата закрытия». После этого следует заполнить таблицу данными и отсортировать ее по номеру дела.

Кроме того, можно добавить дополнительные поля в таблицу, такие как «Статус дела» и «Приоритет». Номер дела следует назначать по порядку, начиная с единицы. Если дело было закрыто, следует указать дату закрытия и причину.

В конце документа необходимо добавить список сокращений, которые использовались в сводной номенклатуре. Список должен содержать расшифровку каждой аббревиатуры и быть оформлен в виде таблицы или списком.

Реальность и план

В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.

Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение – не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.

Это важно!

Иногда предпринимателю кажется, что при относительно маленьком документообороте введение номенклатуры – это лишь морока, излишнее «бумагомарательство», которое не принесет реальной пользы. Такой подход к вопросу категорически неверен. Необходимо внедрить корректную, подходящую, учитывающую особенности конкретной организации номенклатуру в любой современной компании. Разрабатывая документ, необходимо проконтролировать, чтобы он охватывал весь объем документооборота предприятия, в том числе этапы создания. Необходимо, чтобы все отрасли деятельности, процессы и активность компании были отражены в номенклатуре.

Прочитать общепринятые требования к составлению такого нормативного документа можно в принятых на государственном уровне правовых актах. Этому посвящены введенные для архивов компаний правила работы, типовые инструкции, регламентирующие документооборот предприятий. В 1988 году была разработана государственная система документационного обеспечения, которая и по сей день актуальна. Регулярно принятые на государственном уровне документы дорабатываются с учётом реалий наших дней, в том числе применения электронно-вычислительной техники, в то же время базовые теории систематизации и классификации остаются прежними.

Образец номенклатуры дел организации 2020