Что нужно знать
Инвентаризация имущества периодически проводится любой организацией. Ее порядок и сроки регламентируются законодательными нормами и внутренними нормативами предприятия.
В целом частота инвентаризаций ничем не ограничена. Кроме обязательных проверок руководство организации вправе в любое время назначить проверку.
Основанием могут послужить самые разные причины:
- необходимость проверки ответственного лица на соответствие занимаемой должности;
- поверка условий сохранения ценностей;
- подозрение хищения;
- выявление ошибок в учете;
- образование излишков и прочее.
Инвентаризоваться может абсолютно любое имущество, отображенное в учете. При применении для учетных целей программы 1С все имущественные ценности фиксируются при поступлении и выбытии.
Системный подсчет обеспечивает известность итоговых показателей учета на любой момент времени. Это значительно облегчает процесс инвентаризации.
Достаточно ввести данные о фактическом наличии имущества в программу и система сама просчитается действительные значения недостач и излишков.
Основные понятия
Под инвентаризацией понимаются процессы сверки учетных и реальных показателей касательно имущественных или иных ценностей. Проще говоря, это проверка соответствия действительного количества должному.
Учетная компьютеризованная система в бухгалтерии представляет собой специальную программу, которая самостоятельно осуществляет все необходимые бухгалтерские расчеты и формирует итоговые данные.
От бухгалтера требуется лишь своевременное внесение исходных данных. Одной из наиболее популярных программ для учета является программно-аппаратный комплекс 1С.
Автоматизация инвентаризации при помощи 1С подразумевает, что система самостоятельно подсчитает результаты проверки, сличить учетные и фактические данные и выдаст окончательный итог.
В чем преимущества
Конфигурация 1С обеспечивает эффективную поддержку инвентаризационных проверок имущественных ценностей, наличествующих у организации.
Используя программу, нет необходимости в подготовке бланков инвентаризационных документов. Все необходимые формы присутствуют в системе и формируются автоматически при необходимости.
Существую два варианта инвентаризации с помощью программы 1С. В первом случае объекты подсчитываются вручную. Затем подсчитанные значения вносятся в программу.
И в том, и в другом случае все расчеты будут произведены программой. После чего будут созданы все требуемые формы документов и выведен итог инвентаризации.
- упрощенная методика подсчетов;
- исключение ошибок в расчетах;
- минимизирование временных затрат на проведение инвентаризации;
- сведение к минимуму человеческого фактора.
Нормативное регулирование
Непременным требованием является документальное оформление любой инвентаризационной проверки.
При этом норматив не содержит прямого указания на то, каким именно способом должна осуществляться проверка – вручную или при помощи автоматизированных систем. Определяются лишь общие положения, касающиеся достоверности бухучета.
Поскольку учетная программа позволяет сформировать все необходимые документы и достоверность учета обеспечивает по максимуму, то никаких законодательных препятствий к автоматизации инвентаризации не имеется.
Как организовать инвентаризацию в 1С бухгалтерии
Важные моменты проверки:
- Подготовка документов: анализ корректности заполнения первичной документации, показывающей движение ТМЦ. Это все накладные, отражающие возврат, списание и поступление.
- Комплектование ведомости, в которой учитываются остатки на складе и предприятии. Результаты должны соответствовать прописанным комиссией. При отсутствии каких-либо позиций бухгалтеру необходимо добавить их в список.
- Разделение ревизии разных помещений и МОЛ, чтобы упростить выявление причин отклонений.
- Учитывание пересортицы. Отклонения учитываются только если они выявлены за одинаковый период, по одному лицу, по одинаковым наименованиям и объему.
Огромное влияние на результаты оказывает выбранный вариант осуществления: ручной либо автоматический. Первый метод подразумевает кропотливый труд: поиск номенклатуры и занесение данных в таблицы простым привычным способом подсчета. В этом случае высока вероятность совершения ошибок и намеренной подделки документов.
Второй способ убирает все негативные последствия ручного метода. А также вносит важные изменения: высокую скорость инвентаризации, реальную помощь бухгалтерии, координацию с 1С системой. Отсутствие человеческого фактора снижает до минимума вероятность фальсификации, что в свою очередь бережет время и силы руководителя.
Именно поэтому все развивающиеся и успешные компании применяют метод инвентаризации по qr-кодам. Это помогает избежать негативных последствий ручного способа учета и дает ряд преимуществ. Для начала деятельности фирме необходимо закупить оборудование, такое как сканер ТСД, принтер и программное обеспечение. Последнее позволяет объединять системы учета, открывать доступ к данным доверенным лицам, например, руководителю и бухгалтеру, в том числе с телефона.
- экономия времени в два раза,
- сохранение режима работы и объема продаж,
- снижение уровня ошибок,
- обеспечение высокого качества.
Подготовкой к процессу аудита является обклеивание имущества наклейками, на которых помимо уникального кода располагается информация о наименовании, количестве и расположении товара. Затем вся информация переносится в программу методом сканирования единиц учета. Особенностью данной процедуры является возможность работы с любым имуществом: основными средствами, товарно-материальными ценностями, инвентарем, спецодеждой и прочим.
Наша команда разработала специальную программу “Инвентаризация по qr-кодам”, интегрированную с 1С. Данное ПО помогает создавать важные отчеты, описи, синхронизировать данные с бухгалтерией.
Документ Пересчет товаров
Для проведения инвентаризации никаких дополнительных настроек программы делать не нужно, переходим сразу к созданию документов Пересчет товаров
(именно они будут отражать факт проведения инвентаризации):
В списке сделаем отбор по нужному складу и создадим новый документ:
На первой вкладке указываем дату, ответственного, склад и исполнителя (нужен для вывода в печатной форме ПФ). Если в ПФ Задание на пересчет товаров
нам необходима колонка с количеством номенклатуры по данным учета, то устанавливаем необходимость Печатать количество по учету
:
У пересчета есть несколько статусов (на данном этапе оставляем статус В работе
):
На второй вкладке заполняем сведения о товарах, подлежащих инвентаризации. Удобнее всего воспользоваться отбором для заполнения таблицы номенклатуры:
При данном отборе в таблицу товаров попадет вся номенклатура, имеющаяся на остатках:
При статусе В работе
нет возможности указать фактическое количество товаров:
Проведем, распечатаем задание на пересчет товаров:
Далее этот бланк передается сотрудникам, которые будут пересчитывать товары на складе (и записывать в эту таблицу фактическое количество). Затем по этой таблице в пересчете вносятся результаты (количество факт), но для этого нужно установить соответствующий статус. Удобнее всего заполнить фактическое количество по учетному и потом уже вводить отклонения (излишки и недостачи):
Для примера введем данные о недостатке и излишке:
Оформление инвентаризации
Программный продукт 1С «Бухгалтерия Предприятия» редакции 3.0 открывает возможность пользователю составить 4 документа, необходимых для проведения процедуры инвентаризации:
- Инвентаризационн ая опись – форма ИНВ-3;
- Инвентаризация товаров на складе – опись произвольной формы;
- Приказ о проведении инвентаризации – форма ИНВ-22;
- Сличительная ведомость – форма ИНВ-9.
Для того чтобы сделать инвентаризацию в 1С, необходимо перейти в раздел меню «Склад». В открывшемся списке выбрать пункт «Инвентаризация товаров».
В этом журнале имеется возможность создания нового документа путем нажатия кнопки «Создать».
В открывшемся поле, надо указать основные параметры:
- Номер;
- Время и дату;
- Реквизит «ответственное лицо».
Причем время, дату и номер программа заполнит автоматически, изменить эти параметры можно в случае расхождения программных данных с учетными, например, бухгалтерский учет ведется в отдельных программах по каждому подразделению, а номера вводятся в общем порядке для всей организации. ФИО ответственного необходимо выбрать из открытого программой справочника сотрудников.
Заполнить информацию из бухгалтерского учета об остатках на складе по всем номенклатурным позициям можно автоматически через кнопку «Заполнить». Она имеет подменю с параметром заполнения документа по умолчанию и корректировки уже созданного. Программа заполняет документ по всем материальным запасам, если их количество велико, то можно создать несколько инвентаризаций по разным группам товаров, через кнопку «Подбор».
Важно: информация переносится по состоянию на дату, которой составлен документ, а не на текущий момент.
После переноса в инвентаризационн ую ведомость всех остатков товара на складе по учету, идет сравнение с фактическим остатком. Документ – это таблица, где можно корректировать фактическое количество, а программа сама посчитает разницу и выведет отдельной колонкой отклонение.
Для того чтобы в приказе по форме ИНВ-22 были указаны все необходимые сведения, придется заполнить поля на закладке «Проведение инвентаризации». Здесь указываются:
- Период проведения;
- Документ-основан ие;
- Номер и дату документа-основа ния;
- Причина проведения инвентаризации.
На закладке «Инвентаризацион ная комиссия» указывается ее состав. Есть возможность подбора членов из справочника сотрудников предприятия. Любого из них можно отметить галочкой, которой определяется председатель.
Кнопка «Печать» открывает список документов, которые можно распечатать.
Кнопка «Провести и закрыть» не создает никаких бухгалтерских записей, поэтому их надо создать с помощью кнопки «Создать на основании».
Как провести аудит в системе 1С
Благодаря данной программе руководитель может получить следующие документы:
- приказ по форме ИНВ-22,
- опись по результатам ревизии,
- документ о наличии товаров на складе,
- сличительную ведомость.
Рассмотрим подробнее последовательность действий для создания записи. Открыв программу, необходимо зайти во вкладку “Склад” и нажать на кнопку, запускающую проверку. В открывшемся поле нужно внести основные реквизиты и ФИО ответственного лица. Далее заполняются остатки, которые система выдает автоматически.
Когда информация транслируется в ведомости, у бухгалтера появляется возможность сличить их с фактическим уровнем. Все отклонения отражаются в отдельной колонке.
Составление ИНВ-22 осуществляется здесь же. Прописываются дата, основание и причина ревизии. На другой одноименной странице указывается состав комиссии.
Когда опись происходит вручную, процесс затягивается на несколько дней, и данные, поступающие бухгалтерам, приходится вводить самостоятельно.
С чего начать инвентаризацию
Перед началом проверки руководитель издает приказ о проведении инвентаризации; комиссия собирает приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег с указанием «до инвентаризации на «дату», что будет служить основанием для определения остатков к началу инвентаризации. Также перед началом инвентаризации у материально ответственного лица берется расписка, что на момент начала проведения инвентаризации он сдал все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии и все ценности оприходованы или списаны.
Для проведения инвентаризации комиссией формируются инвентаризационные описи, составленные по унифицированным бланкам. Описи по имуществу, в том числе по бланкам строгой отчетности и денежным документам, составляются по каждому материально ответственному лицу и распечатываются в двух экземплярах: один для бухгалтерии, а второй – для сотрудника, отвечающего за сохранность ценностей. Также указывается место проведения инвентаризации, количество объектов и наименование по номенклатуре в единицах измерения, приятых в учете.
При подсчете денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, авиабилеты и др.).
Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены комиссией как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
При допуске ошибки в документе она исправляется, неверные данные зачеркиваются и указываются верные. Все внесенные исправления должны быть заверены всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. Результаты инвентаризации сначала фиксируются в описях — на последней странице должна быть сделана отметка о количестве, подсчетов итогов и проверке цен, под подписи лиц, проводивших проверку. Кроме того, в конце материально ответственные лица дают расписку о проверке товаров в их присутствии, об отсутствии претензий, принятии объектов перечисленных в описи на хранение.
В ходе проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску товара по инвентаризуемой группе должны быть прекращены, а ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.
Отражение излишка и недостачи
Для отражения факта недостачи и излишка нужно создать в системе соответсвующие операции, для излишка создаем Оприходование излишков товаров
:
Документ заполнился автоматически
Обратите внимание на поле Вид цены
— именно цены данного вида будут подставлены для товаров в качестве себестоимости оприходования:
На второй закладке заполнена информация о приходуемых товарах:
Проводим и закрываем.
Регистрируем списание недостачи:
На второй закладке заполнились сведения о списываемых в рамках недостачи товарах:
Необходимо уточнить, что оприходования и списания товаров по результатам инвентаризации можно вводить не только на основании пересчета товаров, но и с помощью помощника оформления складских актов
. Для демонстрации его работы удалю списание недостач, теперь в списке пересчетов выводится сообщение о недостающих складских актах, переходим по соответствующей гиперссылке:
В помощнике выбираем склад, период инвентаризационной описи и дату актов. Также выбираем, откуда брать себестоимость для ПФ ИНВ-3 и ИНВ-19 (будем заполнять ее по виду цен Закупочные
):
Видим, что нужно оформить списание вентилятора:
Теперь нужно отнести списание недостач товара на конкретную организацию:
После отнесения списываемых товаров на конкретную организацию нажимаем Далее
:
В результате создается две операции: списание недостач и инвентаризационная опись (служебный, нужен для печати ИНВ-3 и ИНВ-19):
Теперь видим, что никаких расхождений при пересчетах не выявлено, и оформлены все необходимые складские акты:
Оформление результатов
Если в результате проверки выявлены излишки или недостача, то эти данные оформляются в ведомости расхождений. Составляется она только по имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.
В соответствии с Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н результаты инвентаризации оформляются следующими документами:
-
инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам НФА (ф.0504087);
-
инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф.0504088);
-
инвентаризационная опись (сличительная ведомость) БСО и денежных документов (ф. 0504086);
-
инвентаризационная опись ценных бумаг (ф.0504081);
-
-инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф.0504082);
-
инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф.0504083);
-
инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0504089);
-
инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф.0504091);
-
акт о результатах инвентаризации (ф.0504835);
-
ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф.0504092).
Также необходимо отразить расхождения в годовой отчетности учреждения: бюджетным и автономным – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503760), а казенным – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503160).
Оформление пересортицы товаров
Меню: Документы — Запасы (склад) — Корректировки серий и характеристик товаров
Предположим, мы обнаружили на складе недостачу одной футболки размера M белого цвета, при этом есть одна лишняя футболка черного цвета и того же размера.
Создадим новый документ корректировки, заполним в нем склад и организацию:
Добавим новую строку в таблицу, укажем в ней номенклатуру — Футболка, количество — 1 шт. В поле «Характеристика номенклатуры (старая)» выберем характеристику «М, Белый», а в поле «Новая характеристика номенклатуры» укажем «М, Черный».
В момент проведения документа по кнопке «ОК» программа спишет со склада одну белую футболку и оприходует черную.
Товары любой компании необходимо периодически инвентаризировать. Рассмотрим оформление процесса инвентаризации в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».
Как провести инвентаризацию на складе
Инвентаризация склада осуществляется периодически для уверенности в правильном ведении бухгалтерского и складского учёта. В розничных точках при инвентаризации склада определяется количество проданного, недостача, пересорт, что позволяет вовремя скорректировать программный учет товаров, основных средств, материалов. На примере конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.3» познакомимся с автоматизированными средствами инвентаризационных мероприятий.
Инвентаризация склада, особенно при широком ассортименте разнообразных товаров и поступлении/продажах большими партиями – то, что страшит многих кладовщиков и бухгалтеров, но средствами программы выполняется быстро, понятно и корректно.
Заполнение документа инвентаризации в 1С:Бухгалтерия
Для данной операции в интерфейсе программы предусмотрен отдельный пункт в разделе «Склад»:
При переходе в раздел открывается список проведенных ранее инвентаризаций, нам же требуется создать новый документ. Делается это стандартно, нажатием кнопки «Создать»:
Обратите внимание на заполнение полей в шапке документа:
необходимо установить дату проведения. Остатки будут заполнены именно на эту дату;
формировать документ можно по складу или по ответственному лицу. При выборе первого способа заполнятся остатки по указанному складу. При втором варианте – остатки сформируются по всем складам, которые закреплены за этим ответственным лицом.
Разберем инвентаризацию по складу. Документ нужно заполнить, делается это автоматически при выборе способа заполнения из разворачивающегося меню кнопки «Заполнить»:
Сформируется таблица со всеми товарами, которые числятся на указанном складе в 1С:
В таблице указана номенклатура, ее фактическое и учетное количество. Документ можно записать и распечатать, чтобы передать на склад для проведения непосредственно инвентаризации. Для этого предусмотрена печатная форма:
Форма заполняется сотрудниками склада, после чего фактические данные вносятся в соответствующий столбец таблицы:
Программа сама рассчитывает отклонение: красным цветом со знаком «-» указываются недостачи, черным цветом – излишки. После заполнения столбца документ записывается и проводится. На его основании можно распечатать необходимые бумажные формы:
Инвентаризация в 1С:Бухгалтерия сама по себе не производит списания или оприходования, для данных операций предусмотрены отдельные документы.
Как оформить результаты инвентаризации на складе
После сравнения итогов описи с материалами бухучета, как правило, выявляются излишки и недостачи. И с тем, и другим надо разбираться. Первые отражаются на финансовых итогах работы предприятия. Их приходуют в специальном документе, отражающем положительную разницу. Излишки относят к статье прочих доходов. Система позволяет заполнять отчеты как вручную, так и автоматически, что значительно экономит время.
Также бухгалтер должен помнить, что любые доходы облагаются налогом, а значит информация об излишках должна быть включена в отчет по налогу на прибыль.
Что касается недостачи, то для ее регистрации создается специальная ведомость, показывающая учетные и фактические цифры. Причем недоимка отражается в денежном эквиваленте. Также сюда вписывается норма естественной убыли и разница между рыночной и балансовой ценой продукта. После подписания членами проверяющей команды бумага отправляется в бухгалтерию.
По регламентам налоговой службы выявленная разница не всегда может быть списана. При превышении допустимой величины безвозвратных потерь, происходит поиск виновного и привлечение к ответственности. Либо же результат оформляется на финансовый итог.
Недостача отражается подобным образом. В созданном документе заполняются пустые графы соответственно выявленным отклонениям. В итоге оформляется приказ для осуществления списания по следующим статьям:
- на 20 счет при приемлемом уровне недоимки,
- 73 – при наличии виновных,
- 91 – если есть причины, никак не зависящие от фирмы,
- 99 – в других ситуациях.
Недостача списывается только если осуществляется в один год с учетом, отклонение имеет денежное выражение, а наименования изделий соответствуют указанным в бумагах.
Излишки и недостатки говорят об определенных недочетах и ошибках. В первом случае это, как правило, связано с бухгалтерией или комиссией. Сюда можно отнести невнимательность персонала, двойное отражение и забывчивость сотрудников, когда они не оформляют поступления вовремя. Недостачи образуются по вине МОЛ или иных лиц. Это может быть случайностью либо намеренным действием.
