Правила планирования середины дня
1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.
2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.
3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.
4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.
5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.
6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.
7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30-60 минут).
8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.
9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»
10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.
11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80%! решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.
3 распространенных мифа о тайм-менеджменте
Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.
Миф №1 – время неподвластно человеку
Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.
Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.
Миф №2 – придется интенсивно работать
Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.
Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними и есть суть методики.
Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы
Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.
Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.
Используйте приложения
Современные приложения для планирования могут с лёгкостью заменить личного ассистента. Вот несколько популярных вариантов.
Google Календарь
Одно из самых простых и доступных приложений. Есть версия как для компьютера, так и для телефона. С помощью Google Календаря можно:
- планировать задачи на день, неделю, месяц и даже год;
- ставить напоминания;
- создавать несколько календарей под разные цели — работу, занятия спортом, дни рождения и т.д.;
- назначать и проводить онлайн-встречи;
- создавать расписания с совместным доступом, что очень удобно при работе в команде.
ЛидерТаск
Есть бесплатная и платная версии. Доступно для использования на десктопе и в телефоне. С помощью приложения можно:
- записывать планируемые дела;
- разбивать крупные задачи на более мелкие;
- прикреплять вложения;
- расставлять приоритеты в выполнении дел, отмечая их разными цветами;
- настраивать уведомления;
- создавать чек-листы.
TickTick
С его помощью вы можете:
- составить расписание на день, неделю или месяц;
- выделить наиболее важные дела;
- создать списки, задачи и чек-листы;
- установить сроки и дедлайны;
- настроить напоминания;
- прикрепить файлы;
- включить таймер, чтобы чередовать периоды работы и отдыха.
Приложение отличается интуитивно понятным интерфейсом. TickTick можно установить на телефон или работать в нём в браузере.
Эффективные методы планирования рабочего времени
Большинство рядовых сотрудников офисов работают по принципу: «делаем все подряд, чтобы больше успеть». На самом деле, этот принцип работает плохо
Не учитывая важность и первостепенность задач, легко получить кучу неоконченных дел, накопленных в виде «снежного кома» из-за того, что некоторые из них были выполнены не в своё время, в ущерб первостепенных
Для организации рабочих и личных дел в тайм-менеджменте применяются записи, календари или карты рабочего дня. Существует много эффективных методик планирования, к самым популярным из которых относят:
Матрицу Эйзенхауэра.
Классический способ управления временными ресурсами, предлагающий разделить задачи на четыре квадрата:
A
B
C
D
Дела первой важности и срочности.
Несрочные, но важные дела.
Срочные, но не важные дела.
Не срочные, не важные дела.
Этот квадрат оставляют пустым. При правильном планировании времени, все дела должны завершаться в B квадрате.
Сюда входят задачи, которые нужно выполнить за время рабочего дня.
Здесь располагают вопросы, которые можно «перепоручить» другим сотрудникам
Например, звонок потенциальному клиенту может сделать подчинённый, пока руководитель сосредоточится на более важных делах.
Этот раздел отведён для бесполезных идей, которые не принесут морального удовлетворения или материальной пользы.
Заполнив матрицу, можно быстрее разобраться, на что обратить внимание в первую очередь, а какие занятия смело отложить «на потом», чтобы не отвлекаться на них, попусту теряя время. Например, вам необходим английский язык на уровне Upper Intermediate, и вы планируете выучить его для повышения по работе, эту задачу стоит вписать в квадрат B
А, если вы «чисто для себя» хотите выучить немецкий или китайский, «на будущее», то эту цель вписывайте в D квадрат, откладывая её исполнение на неопределённое время
Например, вам необходим английский язык на уровне Upper Intermediate, и вы планируете выучить его для повышения по работе, эту задачу стоит вписать в квадрат B. А, если вы «чисто для себя» хотите выучить немецкий или китайский, «на будущее», то эту цель вписывайте в D квадрат, откладывая её исполнение на неопределённое время.
Оригинальную методику планирования времени с запоминающимся названием: «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» разработал в середине нулевых известный бизнесмен, мотивационный писатель Брайан Трейси.
Её суть заключается в делении ежедневных задач на дела с положительной эмоциональной окраской, приятные и неприятные обязанности. При анализе дневных планов выясняется, что среди них есть занятия, которые не хочется выполнять (автор называет их жабами или лягушками). С них-то и нужно начинать, отбросив неприязнь, «съедая противное дело-лягушку, в первую очередь».
- Трейси советует: «если вам всё равно нужно сделать что-то неприятное, «съесть лягушку живьём», с этим нужно покончить как можно быстрее.
- Достичь лучшей результативности в работе или жизни можно, выработав привычку не откладывать серьёзные дела на потом. Важные задачи решают с самого утра, не тратя время на второстепенные проблемы.
- Нужно заставить себя «съедать лягушку» без лишних рассуждений и сомнений, которые часто бывают простыми отговорками, мешающими сконцентрироваться на важных и серьёзных вещах.
Сосредоточенность на первостепенных задачах поможет рационально распределить бюджет и временные ресурсы, избавив от ежедневной суеты.
Секреты продуктивного планирования времени — структурирование рабочего времени на конкретные этапы и действия, а также сокращение времени на ненужные задачи
Конкретные приемы планирования времени могут быть различны, но наиболее важно уметь реализовывать свои планы. Ведь продуктивное планирование времени — это искусство, которое можно развивать и улучшать
***
Методы планирования рабочего дня
Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.
Есть 4 квадрата:
- Квадрат А — Срочные и важные дела.
- Квадрат В — несрочные и важные дела.
- Квадрат С — срочные и неважные дела.
- Квадрат D — несрочные и неважные дела.
Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.
Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.
Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.
Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.
Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В
Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В
Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть
Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.
Правило планирования ожидания
Огромное количество времени мы проводим в ожидании – поезд, самолет, пробка, очередь за кофе. Если заранее не спланировать, чем именно вы будете заниматься в период ожидания, можно считать это время упущенным.
Однако его можно провести с пользой: проработать необходимые материалы, сделать рассылку писем, совершить звонки, законспектировать идеи, составить план на день или просто почитать хорошую книгу – вариантов великое множество. И их тоже можно распланировать заблаговременно: простой календарь на смартфоне может напомнить о том или ином деле по прибытии на место.
Фото: Unsplash
Скажем, вы запланировали поход ко врачу в грядущий четверг – выберете пару дел, которые сможете сделать в период ожидания в очереди, и при записи воспользуйтесь опцией «напомнить по месту». Так, придя в клинику, вы получите уведомление.
Практические советы для эффективного тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент — это искусство управления своим временем, чтобы выполнять все дела и достигать своих целей. Как уже упоминалось ранее, это не просто набор техник и стратегий, а скорее образ жизни, основанный на самоорганизации и самодисциплине. В этой части мы поделимся практическими советами, которые помогут вам более эффективно управлять своим временем и улучшить свою продуктивность.
Составьте список дел. Это один из самых простых и эффективных методов тайм-менеджмента. Каждый день вы должны знать, что вам нужно сделать. Ваш список должен включать все задачи, которые необходимо выполнить в течение дня
Список поможет вам организовать свои задачи и сфокусироваться на том, что действительно важно.
Расставьте приоритеты. Не все задачи одинаково важны
Некоторые из них требуют вашего немедленного внимания, в то время как другие могут подождать. Расстановка приоритетов помогает вам определить, какие задачи в первую очередь требуют вашего внимания. В этом может помочь матрица Эйзенхауэра.
Используйте метод «Помодоро». Этот метод, разработанный Франческо Чирилло, предлагает работать 25 минут, а затем делать короткий перерыв. Это помогает улучшить концентрацию и продуктивность.
Избегайте отвлекающих факторов. Социальные сети, электронная почта, звонки — все это может отвлекать вас от выполнения задач. Постарайтесь минимизировать эти отвлекающие факторы, когда вы работаете над важными задачами.
Делегируйте задачи. Если человек пытается все делать сам, это может привести к переутомлению и снижению продуктивности. Если у вас есть возможность, старайтесь делегировать те задачи, которые можно выполнить без вашего непосредственного участия.
Планируйте время для отдыха. Это очень важно для поддержания вашей продуктивности и энергии. Не забывайте делать перерывы в течение дня, чтобы отдохнуть и зарядиться новыми силами.
Учитесь на своих ошибках. Если что-то не получается, не бойтесь анализировать свои ошибки и учиться на них. Это поможет вам улучшить свои навыки управления временем и стать более эффективным.
Какие книги почитать, чтобы составить эффективный план на день
В этом разделе собраны лучшие книги, которые помогут составить эффективный план на день, неделю, месяц и даже год.
«Гиперфокус» — Крис Бэйли
Описание книги: автор изучил множество статей, пообщался с известными исследователями внимания, провел собственные эксперименты и отобрал самые эффективные техники.
С их помощью вы сможете достичь состояния максимальной продуктивности – гиперфокуса, а также научитесь использовать режим расфокусировки, который подзаряжает энергией и помогает стать креативнее.
Благодаря этой книге вы будете лучше концентрироваться на важных задачах, реже чувствовать себя перегруженным и уделять близким не только больше времени, но и больше внимания.
Купить книгу:
Электронная версия →
«12 недель в году» — Брайан Моран, Майкл Леннингтон
Описание книги: в начале каждого года мы полны задумок и планов, но, как показывает опыт, не всегда способны им следовать. Авторы предлагают свой способ исполнения задуманного: год, состоящий из 12 недель.
Такой подход поможет вам сохранить мотивацию и действовать решительнее. Подсказки и практические задания направлены на то, чтобы перестроить мышление и стать успешным.
Купить книгу:
- Электронная версия →
- Бумажная версия →
«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» — Дэвид Аллен
Описание книги: с помощью книги клубки ваших проблем распутаются гораздо быстрее: вы обретете ясность сознания и упорядоченность мыслей, научитесь отделять важные дела от второстепенных, верно ставить цели и распределять приоритеты, доводить начатое до конца, а также полноценно отдыхать.
В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией, так что теперь методика Getting Things Done (GTD) поистине универсальна. Купить книгу:
Купить книгу:
- Электронная версия →
- Бумажная версия →
«Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь» — Брайан Трейси
Описание книги: книга — результат тридцатилетней работы автора, который подробно исследовал проблему планирования времени, изучив сотни публикаций о личной эффективности.
Брайан Трейси наглядно демонстрирует, как можно одновременно построить карьеру и при этом находить время на семью и даже личностное развитие.
Автор не утомляет читателей теорией, описывая лишь конкретные действия, которые приведут к желаемому результату: работать больше и лучше, но при этом быть счастливым.
Купить книгу:
- Электронная версия →
- Бумажная версия →
Правила планирования времени рабочего дня
Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:
- Начало рабочего дня.
- Основной рабочий процесс.
- Завершение.
Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.
К принципам «правильного» утра относятся следующие:
Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу
Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу
Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.
Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:
Решайте неотложные задачи
Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет
Если важное, то нужно немедленно приступить к нему
Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.
Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:
Доделывайте необходимое
Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом
Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.
Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.
Заключение
При планировании рабочего дня можно пользоваться электронными помощниками или записывать текущие и перспективные задачи на бумаге. Главное, фиксировать цели. Если задача записана, значит, она существует и требует исполнения. Составлять список дел лучше заранее
Планируя задачи на день, желательно уделить этому процессу несколько минут с вечера, распределяя процессы по важности их исполнения. Оптимальный период: конец рабочего дня, когда реальная картина дел находится перед глазами
Крупные цели нужно дробить на несколько шагов. Это позволит лучше контролировать их прогресс, даст возможность вносить своевременные коррективы. И, главное, нужно научиться правильно, расставлять приоритеты и распределять обязанности среди сотрудников или членов семьи (если речь идёт о планировании личного времени). Руководителям предприятий, крупных компаний стоит активно работать с секретарями, которым можно перепоручить часть работы и многие процессы, связанные с организационными вопросами.
Результаты всегда нужно сверять с установленными планами. Небольшие отклонения в ходе выполнения различных задач неизбежны, но их должно быть как можно меньше. Тогда вам без труда удастся решить серьёзные вопросы и получить от них максимальную отдачу. Также следует помнить, что планирование рабочего времени — это не только техника, но и своеобразная наука. Необходимо понимать, какие методы и подходы наиболее эффективны для вашей работы и вашей точки зрения. Регулярное планирование рабочего времени поможет вам оптимизировать время, стать более продуктивным и успешным в своей работе.