13 советов для тех, кто постоянно в командировках

Методы кнута, пряника и сокращение расходов на деловые поездки

Традиционно у компаний было два варианта решения проблемы высоких расходов на деловые поездки. Они либо принимают перерасходы сотрудников как стоимость ведения бизнеса, либо могут попытаться сократить расходы на командировки с помощью корпоративной политики, такой как жесткие лимиты расходов и тому подобное. Первый вариант привел к снижению прибыли, а второй увеличил неудовлетворенность сотрудников и увеличил текучесть кадров. Честно говоря, неизвестно, какой из них хуже или дороже как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Однако в управлении корпоративными поездками появилась новая парадигма, идея склоняется к прянику, а не кнуту. Таким образом, вместо того, чтобы наказывать сотрудников, которые тратят лишние деньги во время командировок, многие компании теперь предпочитают вознаграждать тех, кто этого не делает.

В конце концов, я уверен, мы все можем согласиться с тем, что сокращение расходов, не беспокоя сотрудников, очень привлекательно и почти нереально.

Так как это работает? Чтобы повлиять на принятие более эффективных решений (решение сэкономить или использовать более дешевый вид транспорта, даже если на столе более дорогой), некоторые компании начали использовать баллы, оценки и другие виды признания для поощрения сотрудников. Теоретически это может мотивировать сотрудников, особенно тех, кто видит эти награды от запоздалое признание точки зрения для принятия более дешевых решений, таких как бронирование недорогого рейса или отеля.

Но эта теория догнала реальность человеческой природы. Деловые путешественники — не что иное, как люди. Они действуют в своих собственных интересах и для собственного комфорта и удобства. Мгновенное удовлетворение является настройкой по умолчанию для большинства людей, и если вы не дадите им более ощутимую причину, чтобы сделать все возможное, чтобы сэкономить, чем несколько «пунктов на бумаге», они просто раскроют ваш блеф.

План командировки пример

• Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
• Договор передачи, отчуждения
• Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
• Договор поручения, договор поручительства
• Договор поставки, контрактации
• Договор проката: бытового, строительного
• Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
• Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
• Договор страхования, перестрахования
• Трудовой договор с работником
• Договор уступки прав и перевода долга
• Ученический договор с работником
• Учредительный договор, договор о совместной деятельности
• Договор хранения, материальной ответственности
• Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века Одна туча может погрузить в темноту весь парк, одно слово может затемнить самое большое счастье.

Изменения правил, действующие в этом году, не обязывают предприятия составлять отчетность по данным вопросам в определенной форме. Тем не менее, на практике удобно использовать план и цель командировки. Примеры и рекомендации специалистов приведены в этой статье.

Постановлением Правительства Российской Федерации №1595, утвержденным 29.12. 2014 г. внесены поправки в действующее законодательство. Им отменены требования по составлению специальных удостоверений и других документов при оформлении командировок. В частности, стали не нужными служебные задания, в которых ранее описывалась суть соответствующей поездки.

Упрощение обязательных процедур не означает, что их нельзя использовать в практике. Предыдущие правила утверждали, что цель командировки указывалась в специальной форме Т-10а. Ее составляли на основе планов подразделений и предприятия. Наличие графика мероприятий упрощает оптимизацию деятельности, поэтому и сейчас современные компании используют соответствующие технологии.

Но точный и подробный план командировки выполняет одновременно несколько функций:

• Он позволяет точно сформулировать задание.
• С его помощью можно проверить объем выполненных работ.
• В нем указываются данные о работнике, объясняющие соответствие его квалификации полученному заданию.

Последний пункт следует рассмотреть подробнее. Несмотря на официальную отмену некоторых видов документации, государственные контролеры вправе проверить командировки подробнее. В частности, возникнут сомнения, если работник бухгалтерии посещал солнечный морской курорт для ремонта холодильного оборудования. Упомянутая выше форма содержит соответствующие сведения. Его подписывают ответственные лица. Проверяющему лицу проще изучить ее, чем выяснять соответствие деятельности положениям устава предприятия, либо догадываться о действительной цели поездки из краткого приказа, в котором указана только общая цель и длительность командировки.

Польза командировок

Командировка — это отличный способ обменяться опытом как для разработки, так и для тестирования. Это непросто, и поначалу кажется, что шесть недель — достаточно небольшой период, за который невозможно сделать что-то существенное. На деле этот промежуток времени позволяет как минимум трезво оценить собственный уровень. Для меня это стало самым полезным. Мне тяжело оценивать саму себя. Особенно потому что я работаю в одном продукте достаточно долго. Раньше мне приходилось часто задумываться о том, насколько я действительно квалифицированный специалист. После командировок мои внутренние сомнения развеялись.

За шесть недель сложно привнести что-то в команду и как-то поменять уже устоявшиеся процессы, но можно рассказать свой взгляд со стороны и предложить альтернативные варианты по их улучшению.

      «Такая практика «по обмену премудростями» была полезна. У нас на фронтенде во всех продуктах один и тот же стэк, поэтому я достаточно быстро начал решать задачи: с утра пришел, ребята рассказали про основы продукта, помогли поднять бэкенд и вечером я уже что-то делал.

      Но позже, когда пришло время сдавать фичу в приемку, я понял, что процессы тестирования и ревью в команде построены по-другому. Поначалу было непривычно.

      В процессе работы, мы обсуждали отличия в кодестайле и общих архитектурных подходах. По окончании командировки я принес немного фронтендерских полезностей в свою команду.

      Что касается скрам-процессов, тут все прошло без перенимания практик. Я рассказал ребятам, как в VMmanager проходят ретро и стендапы, даже несколько стендапов пробовал провести в другом формате, но, кажется, это не прижилось»

Кирилл, frontend-разработчик

Имейте баланс между работой и личной жизнью

Без сомнения, вы находитесь в командировке. Однако это не означает, что все это работа, работа, работа каждую минуту каждого дня.

Баланс между серьезной и веселой деятельностью важен для здорового и значимого образа жизни. Тем не менее, это сложно выполнить, а когда вы это сделаете, с этим будет значительно сложнее справиться. Однако один маленький выбор может изменить вашу жизнь, и почему бы не сделать это сейчас?

Многие люди выбрасывают эту идею из окна, когда находятся в командировке. Вам действительно не нужно работать сверх часов, которые вы работаете в любой другой день. То, что вы находитесь за городом, не означает, что вы должны работать дополнительно!

Стабильность между вашей работой и личной жизнью — это то, над чем вам нужно надежно и тщательно работать, чтобы достичь идеального баланса.

Еще несколько полезных вещей

Все самое важное, от чего будет зависеть успех вашей поездки, мы уже перечислили. Но помимо лекарств, документов и средств по уходу важно не забыть еще кое-что

• Деньги. Крупные купюры лучше положить в отдельный потайной кармашек, а более мелкие равномерно распределить по разным отделения сумки или карманам.
• Техника, точнее зарядки для нее (к мобильному телефону, ноутбуку или планшету). Можно взять портативный дорожный утюг. Но если вы собираетесь за границу, то в большинстве отелей он и так есть. Рекомендуется также брать специальный переходник для розеток.
• Легкий перекус. Речь не идет о домашних заготовках, тушенке и картошке. Просто налейте в термос чай и сделайте несколько бутербродов.
• Номер бронирования отеля, который накануне.

И не забудьте взять хорошее настроение! От этого будет зависеть не только успех командировки, но и положительные воспоминания от незнакомого города.

Командировка – деловая поездка, обусловленная необходимостью решать определенные производственные вопросы, вести переговоры. Как правило, длится она от нескольких дней до недели. Реже сотрудников отправляют на месяц или больше, хотя и такое случается

При этом важно брать с собой только нужные, функциональные вещи, которые помогут во время поездки в быту и деловой активности. В этой статье мы расскажем читательницам сайта Леди Бизнес
, что взять с собой в командировку женщине и от каких вещей следует отказаться

Особенности оформления командировки

Командировка дистанционного сотрудника оформляется в стандартном порядке. Иногда оформление даже не требует посещения офиса сотрудником. Возможно это тогда, когда в фирме принят электронный документооборот. В этом случае дистанционный сотрудник просто ставит на документах электронную подпись. Процедура осуществляется в соответствии с ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года. Электронная подпись позволяет заверять все соглашения на расстоянии.

Документальное сопровождение

Оформление командировки сопровождается созданием этих документов:

• Приказ о назначении командировки по форме Т-9.
• Удостоверение по форме Т-10.
• Служебное задание, которое нужно выполнить в командировке.
• Отчет об исполнении задания.

Служебное задание обязательно нужно составлять только в том случае, если соответствующий пункт есть в локальных актах. Если же этого пункта нет, задание прописывается в приказе. Если сотрудник отправляется в командировку на служебном автомобиле, в приказе нужно отразить и это. К приказу необходимо приложить смету предполагаемых трат.

Перед командировкой работнику предоставляется аванс. Выдать деньги также можно дистанционно. Для этого используется перевод на банковскую карту. Деньги переводятся именно на зарплатную карту.

К СВЕДЕНИЮ! Продолжительность командировки может быть любой. Длительность ее законом не ограничивается. Зависеть она будет от количества поставленных задач, их сложности.

ВАЖНО! Рабочее место дистанционного специалиста устанавливается по адресу его проживания. Любые поездки в объекты, находящиеся в других городах, можно оформлять в качестве командировок

Служебной признается любая поездка, из которой нельзя вернуться в течение дня.

Если для поездок выдается служебный автомобиль, у сотрудника должны быть регистрационные бумаги и полис обязательного страхования. Путевые листы заполнить обязан сам специалист. Он также обязан учитывать ГСМ и следить за техническим состоянием авто.

Дополнительные особенности

Первый шаг – это подготовка к командировке. Если нужно получать согласие от работника, ему направляется уведомление. Согласно закону, уведомление нужно отправлять беременным и несовершеннолетним сотрудникам. Но на практике оно оформляется и тогда, когда работник направляется в продолжительную командировку.

Обоснование командировки – это, как правило, служебная записка. В ней указываются цели и задачи поездки, ее длительность. На записке проставляется печать компании. Если локальные акты не обязывают составлять записку, заменить ее можно приказом руководителя.

Для чего указывают цель командировки в командировочном удостоверении: примеры и образец

Пояснения

Выше рассмотрен вопрос, почему необходим план командировки. Образец с заполнением формы Т-10а изучим подробнее. Ниже приведены пояснения к отдельным пунктам документа:

В графе «Дата» указывают реальное число. Если поезд отправляется в 23:59, значит записывают именно 11 августа (из примера).
В столбце «Организация-плательщик» записывают предприятие, которое финансирует командировку. Это может быть не только сервисное предприятие, или клиент, но и компания-производитель.
Полностью описывается содержание определенного задания. Здесь можно указывать конкретные блоки, которые подлежат ремонту.
В отчетной части вносят дополнения, которые выявлены при диагностике. По согласованию объем работ может быть увеличен. Если требуется продление срока, сервисное предприятие оформляет новый приказ.
Начальное задание формируется на основе письменного обращения руководителя структурного подразделения. В нашем примере — это служебная записка №24СО, от 09.08.2016 г

Обратите внимание, что подобный документ пригодится для проверки скорости реакции персонала на обращение клиента.

Каждое предприятие вправе устанавливать собственные правила, которые помогут контролировать планы, цель командировки. Примеры в этой статье объясняют лишь целесообразность применения формы Т-10а. В нее можно внести изменения для соответствия корпоративным нормам учета и документооборота.

Взаимодействие с коллегами и деловыми партнерами

В процессе командировки за один день особенно важно эффективно взаимодействовать с коллегами и деловыми партнерами. Ведь они будут вашими главными помощниками в достижении поставленных задач

Совместное планирование и организация

Первоначальное планирование командировки лучше проводить совместно с коллегами. Объедините усилия и определите цели, задачи и график работы для достижения успеха в короткий период времени.

Во время командировки активно сотрудничайте с коллегами, обсуждайте текущие вопросы и делитесь информацией

Важно поддерживать постоянную связь с командой и обеспечивать открытую коммуникацию

Встречи и переговоры

Планируйте встречи и переговоры заранее. Уточните время, место и повестку дня. Подготовьтесь, изучив информацию о партнере или клиенте, с которыми будете вести деловые переговоры.

Во время встречи активно выслушивайте своих партнеров и деловых коллег. Задавайте вопросы, проявляйте интерес и участвуйте в обсуждениях. Это поможет вам быстрее разобраться в ситуации и принять правильное решение.

Культура общения и этикет

Уделите внимание культуре общения и этикету в деловых встречах. Относитесь с уважением к коллегам и партнерам, проявляйте вежливость и дружелюбие

Не забывайте о национальных особенностях и традициях. Знание основных правил делового этикета в различных странах поможет вам избежать неприятных ситуаций и поддерживать гармоничное взаимодействие.

• Выражайте благодарность и признательность своим коллегам и партнерам за сотрудничество.
• Оставайтесь профессиональными и не вступайте в конфликтные ситуации.
• Поддерживайте профессиональный контакт и обратную связь после командировки.

ПРИЛЕТ

11. Сразу по прилете еще раз подтвердите все рабочие встречи

Это позволит вам не терять время и оперативно скорректировать планы на предстоящий день. Вообще, во время однодневных или двухдневных командировок надо делать все максимально оперативно, чтобы успеть решить больше рабочих задач. Короткие командировки опасны тем, что времени всегда не хватает.

12. По приезде в гостиницу сразу отдайте горничной все вещи для глажки

Обычно эта услуга стоит недорого, но экономит время и позволяет чувствовать себя комфортно и уверенно. Именно поэтому я перестал гладить одежду дома накануне командировки.

13. Забронируйте такси заранее

Я всегда уточняю у встречающей стороны, каким такси лучше передвигаться и какая средняя адекватная цена от аэропорта до центра города.

Удачных командировок! 

Примеры целей поездки

Если в командировку направляется руководитель, то в качестве цели может быть прописано ведение переговоров, презентация нового продукта, заключение договора поставки.

Перед разными должностями ставятся разные задачи.

Для менеджера по продажам задачи для командировки прописываются более конкретно. Например, заключение конкретных договоров, определяются количественные показатели продаж.

Основные задачи могут быть разбиты и на более мелкие: определенное количество встреч, торговых объектов, проведение сравнительного анализа цен конкурентов, опыт внедрения нового продукта.

Инженеру в качестве целей может быть обозначено обеспечение работы производственного оборудования, его наладки и пуска, обучение персонала работы на нём. Поездка может быть организованна с целью обмена опытом между организациями или внедрение новых технологий.

Для юристов основной целью является представительство в судах, присутствие при ведении переговоров, изучение и обмен документацией перед подписанием.

Чтобы командировка прошла успешно, задачи должны быть указаны конкретно, чтобы у сотрудника не возникло трудностей их выполнить и составить отчётные документы по возвращении.

Не стоит забывать, что траты работника в командировке должны быть обоснованы документально. Они должны полностью соответствовать целям и задачам, поставленным перед работником.

Если у вашей компании намечается деловая поездка, «АэроТур» с радостью поможет Вам с организацией, чтобы она прошла успешно! Обращайтесь по электронной почте [email protected] или же по номеру телефона +7 (812) 604-00-10. Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов!

Шаг 4: Послекомандировочные мероприятия

После завершения командировки не забывайте о дополнительных мероприятиях, которые помогут закрепить полученный опыт и результаты командировки.

Отчет и анализ

Составьте подробный отчет о выполненных задачах, ключевых находках, важных контактах и новых знаниях, полученных во время командировки. Проанализируйте результаты и определите, какие меры можно предпринять для дальнейшего успешного развития проектов или бизнеса.

Презентация и обратная связь

Проведите презентацию для коллег или руководства, поделитесь своими результатами и впечатлениями от командировки

Обратите внимание на важные аспекты, которые оказались особенно полезны или вызвали сложности

Саморазвитие и план действий

Определите, как вы можете применить полученные знания и навыки в дальнейшей работе. Составьте план действий, который поможет вам реализовать новые идеи и проекты.

В заключение, организация командировки может быть сложным и ответственным процессом, но правильное планирование и хорошая подготовка помогут вам сделать ее максимально эффективной и комфортной. Следуйте шагам, описанным в этой статье, и ваша командировка превратится в успешный и плодотворный опыт!

Планирование бюджета и оформление документов

Для успешной организации командировки важно продумать и спланировать бюджет заранее. Это позволит избежать неожиданных расходов и контролировать траты

Первым шагом стоит определить перелет и выбрать наиболее удобный и экономичный вариант. При покупке билетов лучше использовать онлайн-сервисы, где можно сравнить цены у различных авиакомпаний. Также полезно заранее ознакомиться с правилами провоза багажа и дополнительными услугами авиакомпании.

После выбора перелета следует забронировать гостиницу. Опять же, лучше использовать онлайн-сервисы для сравнения цен и отзывов о различных отелях

Важно учесть близость отеля к месту работы или конференции, чтобы минимизировать время и траты на транспорт

Для определения ориентировочных затрат на питание можно воспользоваться информацией об уровне цен на еду в городе, в котором будет проходить командировка. Также полезно искать рестораны и кафе с хорошим соотношением цены и качества, чтобы не переплачивать за обеды и ужины.

Оформление документов

Оформление документов является важной частью планирования командировки. Для начала, необходимо проверить требования по въезду в страну, куда планируется командировка

Это может включать получение визы или разрешения на въезд, а также документов, подтверждающих цель командировки.

Кроме того, нельзя забыть оформить документы, связанные с бронированием перелета и проживания. Это могут быть электронные билеты, подтверждения бронирования гостиницы и информация о предоставляемых услугах.

Если в командировке принимают участие несколько людей из компании, то может потребоваться согласование с руководством или отделом кадров. В этом случае необходимо собрать все необходимые документы и согласования заранее.

Документы	Сроки оформления
Виза	от 1 недели до 2 месяцев
Подтверждение бронирования гостиницы	не позднее чем за 1 неделю до приезда
Подтверждение бронирования перелета	не позднее чем за 2 дня до вылета

Вспомогательные инструменты для работников, бухгалтеров, отдела кадров

Существуют специальные инструменты, которые помогают упростить процесс как для сотрудника, которого направляют в командировку, так и для бухгалтерии и отдела кадров. Если на предприятии активно ведется электронный документооборот, необходимо приобрести электронную цифровую подпись, в частности, усиленную квалифицированную, которая будет равнозначна классическому автографу на бумаге.

Правильно оформить командировку сотруднику помогут специальные инструменты, которые обладают широкими возможностями:

• Доступны с персонального компьютера, планшета и смартфона в дороге, на работе и дома.
• Позволяют бронировать билеты и жилье самостоятельно или передоверять задачу утвержденному туристическому агентству.
• Обеспечивают простой доступ к уже заказанным билетам, жилью и другим опциям по поездке.
• Соответствуют правилам компании по части учетной политики.
• Формируют статистику и отчетность для детального анализа трат.
• Позволяют поэтапно утверждать поездку в соответствии с внутренними правилами компании.
• Совместимы с другими приложениями, которые расширяют функциональные возможности, например, позволяют формировать авансовый отчет по результатам поездки онлайн.
• Автоматически создают приказ на командировку и другие документы в соответствии с внутренней политикой компании.
• Интегрируются со сторонними системами и позволяют создавать заказ на бронирование билетов и жилья без посещения сторонних сайтов или приложений.

Одно из таких приложений — Hamilton Командировки. Оно удобно как для рядовых сотрудников, так и для руководителей компаний. Использование такого рода инструмента позволяет упростить решение многих задач и оптимизировать бизнес-процессы, делая работу каждого звена цепочки более эффективной и комфортной.

Пользование сервисом и покупка билетов для командировок

Вы создаете бизнес-аккаунт для компании. Для регистрации потребуется ввести только название компании – это очень простой и быстрый способ. Далее аккаунт можно настроить полностью под себя и использовать в удобном формате с любого устройства. Например, чтобы купить невозвратные билеты на самолет или все, что вас интересует. 

Для этого вам помогут умные инструменты сервиса. Включите их в своем аккаунте, чтобы оформлять командировки легко и быстро. Если у вас не получится в чем-то разобраться, вам всегда помогут настроить интерфейс под ваши цели и выручат вас в непонятной ситуации.

Через платформу вы сразу получаете доступ к бронированию и покупке билетов. Там вы можете посмотреть как прямые рейсы, так и транзитные билеты на самолет: все варианты – от самых быстрых до самых бюджетных будут отображены в меню. Помимо этого, перед вами будет динамика трат вашей компании на поездки и статистика с 4 отдельными долями затрат. Контролировать расходы компании теперь еще легче: все истории списаний по компании и отдельно по каждому сотруднику отображены в личном кабинете.

В настройки профиля под ваши запросы входит возможность создать свои условия тревел-политики. Это лимит на сумму за билеты и проживание, возможность выбрать только эконом-класс авиабилетов и возвратные билеты для отображения в поиске. Для разных сотрудников компании могут действовать разные условия тревел-политики. Благодаря такой фильтрации вам не придется тратить время на просмотр десятков неподходящих вариантов и процесс пройдет намного быстрее. 

Также на главной странице вашего сервиса будет отображена история поездок и имена + паспортные данные всех сотрудников. Это позволит купить новый билет меньше чем за минуту! Во время покупки умный инструмент проверит за вас все паспортные данные и стыковки рейсов – ошибиться не получится. После покупки все рейсы будут отображены на одном экране, вы сможете легко проверять их и управлять ими. 

Вы можете пополнять баланс сервиса для оплаты билетов с расчетного счета своей компании или по карте. Более того, сотрудники могут самостоятельно выбирать билеты на сервисе, но оплата происходит только после согласования выбранных билетов на сайте менеджером. Все затраты будут учтены, а вам предоставят закрывающие документы. 

Помимо авиа и ж/д билетов, отелей на платформе также можно выбрать и заказать трансфер от нужной точки А (адрес, аэропорт, отель) до точки Б. Итог: одна платформа поможет вам полностью распланировать всю поездку и обеспечить вашим вашим сотрудникам качественное перемещение и проживание любого класса бронирования.

Деньги и личные документы

Раздели наличные на две части и положи одну часть в поясную сумку или внутренний застёгивающийся карман на одежде, а вторую ‒ в кошелёк.

Бери банковскую карту одного из крупных банков, чтобы не было проблем с поиском банкомата и не пришлось платить комиссию.

Определись, какие документы нужны:

• Паспорт
• Медицинский полис
• Водительские права (если планируешь арендовать машину)
• Билеты
• Командировочное удостоверение (в 2019 году оно уже не обязательно, но в некоторых компаниях применяется до сих пор)
• Контакты и адреса ‒ на листе бумаги. Не стоит надеяться только на смартфон ‒ если с ним что-то случится, у тебя останутся нужные телефоны

Сделай ксерокопии всех документов ‒ могут пригодиться.

Одежда и обувь

Выбор одежды зависит от длительности командировки, времени года и даже погоды. Не забудь заранее посмотреть прогноз погоды на ближайшую неделю в месте назначения.

С собой нужно взять 3 базовых комплекта:

• Для работы ‒ деловой костюм или рабочую одежду и обувь
• Для свободного времени ‒ джинсы и футболку/джемпер и удобную обувь
• Для дома ‒ чтобы тебе было комфортно в гостиничном номере или квартире

Если нужна одежда для неофициального мероприятия или afterparty ‒ продумай свой образ до мелочей. Не забудь про аксессуары и обувь.

Женщинам не помешают запасные колготки, а мужчинам ‒ носки. Возьми 2-3 комплекта нижнего белья.

Опытные путешественники советуют всю одежду сложить в пакеты. Во-первых, это дополнительная защита. Во-вторых, если сумка или чемодан внезапно раскроется ‒ собрать одежду будет значительно проще.

Обувь лучше положить в непромокаемые мешки. Если не уверен в уровне гостиницы ‒ возьми резиновые тапочки. Бывают такие душевые, в которых без обуви страшно.