Аутсорсинг в государственном управлении

Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией

Бухгалтерский аутсорсинг видится многим, как некий «черный ящик»: что там и как происходит – не ясно. Однако солидные бухгалтерские компании серьезно озабочены тем, чтобы их взаимоотношения с клиентами были как можно более прозрачными.

Для этого, во-первых, клиентам предлагаются Личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе, в какие сроки будет выполнена та или иная задача.

Во-вторых, предоставляется круглосуточный удаленный доступ в бухгалтерские базы.

В-третьих, нужно помнить, что бухгалтерская компания, которая не на словах, а на деле отвечает своими деньгами за качество (мы говорили об этом выше, в разделе про Договор) – сама заинтересована постоянно улучшать контрольные процедуры.

Поскольку содержать внутренних аудиторов довольно дорого, а человеческие ресурсы все равно ограничены, контрольные функции обычно автоматизируются (имеет смысл спросить у фирмы, которую вы потенциально рассматриваете, какие автоматизированные инструменты контроля у нее есть).

Аутсорсинг – анализ стоимости ИТ – услуг

Стоимостной анализ оказания услуги позволяет определить стоимость услуги на основании анализа всех составных частей использующихся при ее оказании. Примером анализа стоимости может быть анализ следующих частей:

стоимости ресурсов, включая стоимость управления жизненным циклом ресурса;
стоимости программного обеспечения, включая стоимость управления жизненным циклом программного обеспечения;
стоимости проектов развертывания услуги;
стоимость процессов предоставления услуги;
стоимости процессов поддержки услуги;
стоимости действий по обеспечению контроля качества услуги;
и др.

В данном случае стоимость может быть подсчитана с помощью применения сервисно – ресурсной модели и расчета стоимости процессов методом операционно-стоимостного анализа. Сервисно -ресурсная модель позволит распределить затраты на оборудование, программное обеспечение и работы по их эксплуатации в разрезе предоставляемых услуг. Это непростая и трудоемкая задача, которая требует определенных затрат на этапе принятия решения.

Для оценки стоимости процессов предоставления и поддержки ИТ – услуг необходимо составить их описание до уровня рабочих мест и распределить затраты по центрам затрат внутри ИТ- подразделения. После чего, применяя операционно–стоимостной анализ, рассчитать стоимость процессов. При правильной организации работ по описанию процессов – это описание может быть использовано для документирования текущего состояния ИТ- процессов и совершенствования деятельности в случае принятия отрицательного решения по выводу ИТ- услуги на аутсорсинг. В результате, для каждой услуги будет сформирована стоимостная оценка, показывающая стоимость внутренней реализации ИТ – услуги.

Помимо текущих расходов на оказание ИТ – услуг и возможных преимуществ и убытков от перехода на аутсорсинговую модель, для принятия решения необходимо проанализировать группу расходов связанных с появившимися процессами взаимодействия с поставщиком ИТ- услуг. Важным критерием, в данном случае, является анализ рисков, которые связанны с возможным разрывом отношений с аутсорсинговой компанией по всевозможным причинам. Поэтому нужно анализировать стоимость смены поставщика в вариантах, как быстрого разрыва отношений, так и в случае постепенного расставания и стоимость процессов взаимодействия с аутсорсинговой компанией.

Данный анализ позволит оценить стоимость принятия решения, что тоже влияет на стоимость оказания услуг аутсорсинговой компанией.

В случае вывода всего ИТ – подразделения, на основании волевого решения, предварительная оценка стоимости оказания услуг теряет смысл и в данном случае можно сравнивать совокупность всех расходов на ИТ- подразделение до вывода на аутсорсинг с суммой контрактов на информационные технологии после вывода и стоимостью процессов взаимодействия между материнской и дочерней компанией, возникающих при аутсорсинге. Поэтому, можно анализировать общую сумму затрат на развитие информационных технологий в разрезах:

ресурсы;
оборудование;
программное обеспечение;
заработная плата сотрудников;
стоимость внешних контрактов на услуги;
стоимость процессов;
и т.д.

Вывод всего ИТ – подразделения на аутсорсинг без предварительного внедрения сервис- ориентированного подхода и изучения локального рынка ИТ, как правило, приводит к рождению дочерней ИТ- компании, которая нежизнеспособна на рынке без материнской компании, что не делает ее эффективнее.

Критерии выбора аутсорсера

Выбор компании, конторой Вы собираетесь поручить аутсорсинг безопасности, безусловно, должен осуществляться по трем основным критериям:

ваше доверие к поставщику аутсорсинга;
профессионализм поставщика, позволяющий обеспечить высокое качество услуг при меньшем уровне затрат, чем потребовалось бы заказчику для самостоятельной поддержки организации безопасности;
профессионализм заказчика, позволяющий оценить текущие затраты, риски в и выгоду от передачи безопасности на аутсорсинг.

Основная проблема выбора поставщика аутсорсинговых услуг в области безопасности для любого предприятия заключается в том, что далеко не все компании, декларирующие аутсорсинг безопасности способны сделать заказчику вразумительное коммерческое предложение. К сожалению, они не могут детально описать, из каких операций состоят их услуги, а просто обещают «поддержку». Например, поддержание эффективности физической составляющей безопасности может включать в себя несколько десятков операций. Вы, как заказчик должны иметь возможность выбирать из этого перечня те услуги, которые Вам необходимы.

Остерегайтесь аутсорсеров, которые не конкретизируют свои действия, т.к. в таком случае они сами весьма смутно представляют свои назначение и функции. Надо привлекать компанию, которая располагает набором стандартизированных продуктов, имеет каталог услуг, которые могут быть сгруппированы в пакеты, тем самым, позволяют сэкономить время по выделению действительно необходимых Вашему предприятию услуг на начальных этапах переговоров.

Пока российский рынок аутсорсинга безопасности далек от американского и западноевропейского, на которых практически все операции стандартизированы, и каждая операция у разных поставщиков технических и физических средств стоит примерно одинаково. У нас сейчас складывается ситуация, когда каждый из поставщиков понимает под обеспечением комплексной безопасности что-то свое. В процессе работы эти представления вступают в противоречие, как между собой, так и с представлением заказчика. В результате чего возникают конфликты, основанием для которых является соблюдение компаниями, предоставляющими услуги в области безопасности, прежде всего собственных интересов по продаже определяемого ими числа физических постов или набора техники. Заказчик же, зачастую исходя из «стратегических интересов развития» и не до конца разбираясь в концепции безопасности предприятия, как правило, следует «правилу правой колонки» коммерческих предложений, т.е. цене.

Какие при этом будут средства безопасности и смогут ли они удовлетворить требования концепции безопасности — вопрос для таких собственников второстепенный. В результате Вы имеете якобы набор сил и средств, якобы для обеспечения безопасности Вашей компании.

Стандартизация является одним из мощнейших двигателей, как экономической эффективности безопасности, так и стабилизации качества. А получить стабильное качество можно, если у аутсорсера безопасности есть услуги, масштабированные на большое количество заказчиков. Некоторые аутсорсеры пытаются противопоставить стандартизации гибкость: мы учтем все ваши уникальные особенности. Но в аутсорсинге уникальность не является ключевым фактором. Если речь идет об экономической эффективности проекта, уникальность отходит на второй план. Достичь этой эффективности невозможно, делая все. Мы понимаем, что в каждой компании есть свои специфические требования. Поэтому мы предлагаем базовые пакеты, содержащие стандартные наборы услуг и каталог услуг, которые можно добавить к базовым. Если 90 % услуг взять из базового набора и добавить к ним 10 % уникальных услуг — это не отразится существенным образом на изменении стоимости общего пакета. Но если заказчик берет 95 % уникальных услуг, то экономическая модель аутсорсинга будет неэффективной«.

Учитывая то, что рынок аутсорсинга еще молодой, поэтому практически все его участники на виду. Но «обратная сторона медали» — отсутствие достаточного количества отзывов заказчиков. С этим сталкивается любой, кто сейчас выбирает данную услугу. Все крупные сделки в области полного аутсорсинга безопасности состоялись в последний год. Экономический эффект от данной услуги проявляется, как правило, через два-три года. Еще не прошло достаточного времени для подведения итогов. Тем не менее, заказчик, которому необходимо совершить этот выбор, пытается найти какие-то ориентиры. Один из главных ориентиров — соглашение об уровне сервиса и качества, содержащие параметры и правила работы аутсорсера, и отчеты о соответствии ему предоставленных услуг.

Как работает аутсорсинг

Организация аутсорсинга включает два основных этапа.

Подготовка к передаче процессов аутсорсеру. Заказчик решает, какой процесс лучше передать исполнителю, а также какой результат и в какие сроки он хочет получить.

Для этого заказчик составляет техническое задание: в нём подробно описывается передаваемый бизнес-процесс, критерии качества и допустимые отклонения. Это необходимо для того, чтобы и заказчик, и исполнитель чётко понимали, когда их сотрудничество эффективно.

Выбор аутсорсера. Это самый важный этап, от него зависит качество передаваемых бизнес-процессов.

Нужно обращать внимание на два фактора: экспертность провайдера и его опыт. От первого зависит, сможет ли подрядчик выполнить поставленную задачу максимально эффективно

Второе даёт уверенность в том, что при встрясках рынка, таких как пандемия или санкции, провайдер останется на плаву.

Дальше всё происходит по такой схеме:

Заказчик обращается в аутсорсинговую компанию.
Аутсорсинговая компания назначает менеджера проекта.
Менеджер проекта контролирует работу и общается с заказчиком.

Менеджер проекта выполняет следующие функции:

отвечает на запросы и обращения заказчика;
работает с персоналом — формирует команду, обучает сотрудников, организовывает бесперебойную работу и необходимые замены;
контролирует качество работы команды — следит за выполнением KPI, своевременно реагирует на проблемы и устраняет их;
повышает эффективность бизнес-процессов;
готовит отчёты о ходе работ для заказчика.

Помимо этого, провайдер:

Два важных момента в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг

Обычно образец договора на бухгалтерский аутсорсинг носит общий характер. Как и любой подобный документ, он содержит предмет договора, стоимость услуг и порядок расчетов, срок действия, права и обязанности сторон, а также – их ответственность по договору.

На что имеет смысл обратить внимание. Во-первых, на лимиты по ответственности, прописанные в договоре

Например, может быть указано, что срок ответственности бухгалтерской компании ограничивается одним годом, а возмещение ущерба возможно лишь в пределах стоимости обслуживания за последний квартал. Солидные компании несут перед клиентами расширенную ответственность, указывая в договоре, что материальный ущерб возмещается в полном объеме в течение трех лет с момента сдачи отчетности. Почему в течение именно такого срока? Потому что налоговые органы в рамках выездной проверки смотрят три предыдущих финансовых года

Во-первых, на лимиты по ответственности, прописанные в договоре. Например, может быть указано, что срок ответственности бухгалтерской компании ограничивается одним годом, а возмещение ущерба возможно лишь в пределах стоимости обслуживания за последний квартал. Солидные компании несут перед клиентами расширенную ответственность, указывая в договоре, что материальный ущерб возмещается в полном объеме в течение трех лет с момента сдачи отчетности. Почему в течение именно такого срока? Потому что налоговые органы в рамках выездной проверки смотрят три предыдущих финансовых года.

Ответственность бухгалтера на аутсорсинге – это камень преткновения для многих клиентов. Поэтому помимо пункта в договоре неплохо бы удостовериться в наличии у бухфирмы действующего полиса страхования профессиональной ответственности.

Во-вторых, поскольку бухгалтерский аутсорсинг – услуга комплексная и довольно сложная, неотъемлемой частью Договора обычно являются Регламенты или Правила оказания услуги. По тому, насколько детально они проработаны, можно судить о надежности компании.

Какие компании пользуются аутсорсингом и для чего

Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы:

сфокусироваться на основном направлении бизнеса;
увеличить производительность бизнес-процессов;
повысить качество сервиса;
получить профессиональную помощь на первых этапах — это актуально, например, для стартапов или при открытии нового офиса, склада или производства.

Заказчиком может быть компания любого масштаба. В малом и среднем бизнесе аутсорсинг чаще всего используют для немасштабных бизнес-процессов. Например, наём сотрудника влечёт затраты на подбор, оформление и дальнейшее администрирование. Иногда выгоднее передать работу аутсорсерам.

Фото: Andrey_Popov / Shutterstock

Крупным производственным компаниям невыгодно отвлекаться на второстепенные функции — секретариат, службу ресепшен, техническую поддержку. Эти процессы требуют затрат не только на подбор и администрирование персонала, но и на обучение. А ещё нужно организовать замены на период отпусков и контроль. В этом случае тоже проще обратиться в аутсорсинговую компанию.

Слабые стороны и риски

У аутсорсинга есть и свои противники. И не безосновательно. Ни один инструмент не может работать безукоризненно – аутсорсинг не исключение. Одной из главных угроз являются «нечистые на руку» компании. Передав часть своих функций сторонней организации, компания-клиент не видит нужды в сохранении человеческих и материальных активов, рассчитанных на выполнение данной функции. Это решение, хотя и позволяет компании сократить ненужные расходы, делает ее зависимой от аутсорсинговой компании, а потому уязвимой для внешнего давления. Кроме того, нередки ситуации, когда бывшие партнеры, получив необходимый плацдарм, начинают конкурировать со своим клиентом.

Подсчитывая средства, сэкономленные от вынесения какой-либо бизнес-функции на аутсорсинг, нельзя не учитывать и трансакционные затраты – на поиск партнера, обеспечение должной коммуникации и контроля, особенно, когда речь заходит об оффшорном аутсорсинге. При учете всех сопутствующих расходов предполагаемая экономия может оказаться не столь существенной, как ожидалось. Недостаточность контроля и прозрачности операций также может повысить их рискованность.

Согласно данным исследования, проведенного Американской ассоциацией менеджмента, три четверти опрошенных компаний сообщили, что аутсорсинг не оправдал их ожиданий, а каждая вторая компания хотя бы раз возвращала переданную соисполнителям функцию в собственную организацию.

Что такое аутсорсинг простыми словами

Аутсорсинг — передача части функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Например, некоторым фирмам невыгодно держать в штате постоянную кадровую службу, и они делегируют функции кадрового учёта провайдеру. Так они экономят на подборе и оформлении персонала, не беспокоятся об обучении и замене сотрудников, а также передают ответственность за качество поставщику услуг.

В аутсорсинге выделяют несколько направлений, которые соответствуют функциям подразделений компании:

IT-аутсорсинг — передача поддержки, модернизации IT-инфраструктуры компании, разработки программного обеспечения по техническому заданию;
аутсорсинг бухгалтерского учёта — передача обработки первичных документов, авансовых отчётов, командировочных документов;
аутсорсинг кадрового делопроизводства — передача ведения и учёта трудовых книжек, оформления приёмов и увольнений, массового приёма и массовых увольнений, администрирования командировок, отпусков, подготовки справок и копий документов для сотрудников;
аутсорсинг административных функций — передача функций ресепшена, курьерской службы, колл-центра, секретаря, закупки, продажи, маркетинга;
аутсорсинг производственных процессов — передача провайдеру одного или нескольких этапов производства;
складской аутсорсинг — передача функций хранения, выдачи и обслуживания товара.

Аутсорсинг, как снижение затрат и повышение качества безопасности!

На мировом рынке основной движущей силой аутсорсинга безопасности является необходимость сокращения бюджета СБ, с одновременным повышением качества сервиса и стремление сконцентрироваться на основном бизнесе. Проблема дефицита специалистов СБ с определенными навыками при одновременном желании собственников качественно обеспечить защиту своего бизнеса выдвинули на первый план проблемы сокращения затрат за счет более высокой эффективности выполнения задач безопасности специализированными компаниями. К сожалению, на данный момент времени большинство российских предприятий не рассматривают фактор снижения бюджета СБ, как основной мотив обращения к аутсорсингу безопасности. Более того, заказчики не считают сотрудничество с внешними исполнителями более дешевой альтернативой собственным службам и подразделениям. Ими даже не предполагается возможность получения качественного сервиса за счет аутсорсера, хотя понимают, что у него имеется возможность привлечения квалифицированных ресурсов, сокращения сроков реализации проекта и повышением качества предоставляемых услуг. Ясно и то, что в целях успешного ведения бизнеса следует больше внимания уделять управлению рисками и тщательному планированию взаимодействия по этому управлению между различными подразделениями компании.

Мировой опыт показывает, что компании редко имеют возможность обеспечения каждого этапа технологического процесса в организации безопасности. За рубежом уже давно существует производственная специализация: компании специализируются на определенном бизнес-процессе. В нашем случае — это безопасность. За счет специализации на одном процессе обеспечивается высокое качество и относительно низкие цены. Повышение уровня качества также достигается путем строгого следования стандартам и сертификации процессов безопасности. Т.о., аутсорсинг снижает издержки обслуживания бизнес-процесса по управлению безопасностью. Кроме того, благодаря аутсорсингу безопасности сотрудники СБ и другие специалисты компании (иногда помимо их воли включаемые в систему безопасности) имеют возможность сконцентрироваться на главной работе, тем самым, повышая производительность своего труда. Специализированная компания раньше любой торговой или производственной фирмы знакомится с новыми разработками в области безопасности. Используя аутсорсинг, компании из другого бизнеса получают передовые технологии, не тратя время и ресурсы на их разработку. Для всех средних и малых, а также большинства крупных компаний появляется возможности вкладывать сопоставимые с западными фирмами ресурсы в развитие системы безопасности, а также сопутствующие им технологии и знания.

При объективной оценке физической составляющей безопасности следует рассматривать еще и фактор должной квалификации персонала, особенно при работе в несколько смен. Фактор низкой стоимости рабочей силы не рекомендуется принимать в расчет при составлении планов развития СБ и расчета сроков окупаемости ТСО, поскольку он нестабилен и имеет тенденцию к постоянному росту, особенно в последнее время и практически в любом регионе России.

Аутсорсинг или штатный бухгалтер — что лучше?

На этот вопрос каждый руководитель отвечает для себя сам.

Кому-то важно все держать в своих руках. А кто-то хочет сменить статус руководителя на статус клиента:

устраниться от всех кадровых и организационных вопросов;
снять с себя финансовую ответственность за возможные санкции (штрафы, пени), наложенные по вине бухгалтера;
не быть «заложником» конкретного специалиста;
оплачивать не время сотрудника, а фактический результат его работы.

Если раньше аутсорсинг бухгалтерии больше воспринимался как способ сокращения расходов, то теперь рассматривается как способ сохранить и усилить конкурентные преимущества, позволяя владельцам бизнеса сосредоточиться на том, что они делают лучше всего: на ведении бизнеса.

Проблемы аутсорсинга в государственном управлении

Практика применения аутсорсинга в государственном управлении в развитых странах зарекомендовала себя положительно, однако прежде чем использовать инструменты аутсорсинга в российской государственно-правовой действительности, необходимо преодолеть следующие проблемные аспекты:

отсутствие правил и инструментов передачи функций и услуг государства внешним субъектам;
неготовность государства, государственных органов, должностных лиц и государственных служащих к конкуренции на равных условиях с частным сектором.

Это обусловлено тем обстоятельством, что подходы Российского государства к управлению и подходы представителей бизнеса к управлению сегодня еще существенно отличаются. Во многом разница в подходах к управлению в частном секторе и в государственном связана с историей развития государственного управления и частного бизнеса. Если частному бизнесу приходилось постоянно выживать в условиях жесткой конкуренции, то исторически государства всегда занимало монопольную позицию во всех сферах собственной деятельности, не сталкиваясь с равными по статусу конкурентами.

В тех государствах, где государственные и частные структуры используют инструменты гибкого управления, где они мобильны, там наличествует ротация кадров в системе государственного управления, специалисты из частного сектора поступают на государственную службу, что повышает эффективность деятельности отдельного служащего, поскольку повышает конкуренцию среди кандидатов на должности, и в последующем обеспечивает эффективное исполнение служащим должностных обязанностей.

Включение частных организаций в систему государственного управления решает те же задачи: частные организации на конкурсной основе борются за возможность быть партнером государства в реализации отдельных функций и предоставлении государственных услуг, это позволяет выбрать наиболее эффективного контрагента государству, тем самым гарантируя, что права личности будут соблюдены наилучшим образом, поскольку функции и задачи государства будут переданы лучшему представителю бизнеса или некоммерческого сектора.

Указанное, в свою очередь, вновь актуализирует развитие партнерских механизмов взаимодействия государства и общества, выработки алгоритмов действий для конкурентного отбора внешних субъектов для реализации государственных функций и оказания государственных услуг.

Аутсорсинг – выбор или смена поставщика ИТ- услуг

На этапе выбора поставщиков необходимо провести анализ рынка аутсорсинговых компаний с точки зрения стоимости аутсорсинговых услуг и устойчивости поставщиков.

Основным элементом анализа в данном случае являются внешние поставщики, для которых необходим анализ по следующим параметрам:

надежность и устойчивость аутсорсинговой компании (время работы на рынке, число клиентов, оборот компании и т.д.);
вероятность разрыва отношений с поставщиком (число разрывов для данного поставщика, средняя длительность оказания услуг по существующим поставщикам и т.д.);
стоимость услуги;
гарантии качества и компетенции поставщика;
возможность перевода рисков на внешнего поставщика;
доступность услуги на локальном рынке (число компаний, оказывающих данную услугу, число клиентов, закупающих данную услугу и т.д.);
комплексность оказания услуг от одного поставщика;
вероятность прекращения деятельности компании поставщика;
и др.

Все эти параметры помогают выбрать наиболее эффективную аутсорсинговую компанию. Помимо этого, зная стоимость смены поставщика и вероятность данного события можно получить финансовую оценку, которую агрегировать с полученной ранее стоимостью ИТ – услуги.

Однако, если не иметь механизмов регулярной оценки качества работы аутсорсинговой компании, то существует вероятность падения качества оказания услуг до неудовлетворительного уровня. Поэтому наиболее эффективно использование для контроля набора ключевых показателей результативности и их регулярная оценка. Источником ключевых показателей результативности могут стать известные стандарты в области ИТ – COBIT и ITIL.

Одними из ключевых показателей, в данном случае, являются финансовые показатели, однако про другие показатели забывать то же нельзя. Примерами могут являться следующие показатели:

отношение текущей стоимости закупаемых ИТ – услуг к среднерыночной стоимости данных услуг;
стоимость взаимодействия с аутсорсинговой компанией (данная стоимость может на начальных этапах быть большой, тогда как в дальнейшем, когда процессы взаимодействия устоятся, данная стоимость должна снижаться);
среднее время разрешения инцидента в разрезе по услугам и число нерешенных инцидентов;
убытки от простоя бизнеса по вине поставщика ИТ- услуг;
и т.д.

Наиболее эффективно сбор ключевых показателей результативности (КПР) и их анализ производить в информационных системах класса Service Desk, которые предназначены, в том числе, для получения данной управленческой отчетности. Формализация данных КПР между потребителем и поставщиком ИТ- услуг закрепляются в Соглашениях об уровне услуг – Service Level Agreement.

В случае, если качество оказываемых услуг стало неудовлетворительным и внешний поставщик не выполняет требований договорных документов, то требуется смена внешнего поставщика. Однако, при принятии решения о смене аутсорсинговой компании нужно понимать, что стоимость смены аутсорсинговой компании может быть минимальной, в случае если услуга типовая и присутствует на локальном рынке, но если услуга нетиповая, то стоимость смены аутсорсинговой компании может превратиться в стоимость развертывания подобной деятельности внутри организации заново.

Поэтому, для обеспечения непрерывности бизнеса необходимо предусмотреть варианты смены аутсорсинговой компании для каждой ИТ- услуги. Причем тут может быть два сценария: постепенная смена поставщика с передачей наработок другому поставщику, экстренная смена поставщика с учетом минимального времени для привлечения другого поставщика. Все это тоже влияет на оценку эффективности аутсорсинга.

Каким ООО подойдет удаленная бухгалтерия?

Легче ответить от обратного – кому аутсорсинг бухгалтерии точно не подойдет.

Да, есть компании, которым бухгалтерский аутсорсинг противопоказан.

В первую очередь, это касается руководителей, склонных к микроменеджменту и гиперконтролю, которые к тому же не готовы формализовать рабочие отношения: распоряжения им легче давать устно, глядя сотруднику в глаза, поэтому тот должен находиться в шаговой доступности и чуть не круглосуточно на связи; ведь задачи нередко возникают спонтанно, в формате «нужно сделать вчера».

Во вторую очередь, бухгалтерский аутсорсинг не подходит компаниям с очень специфическими (и даже – экзотическими) требованиями к учету.

Бухгалтерская компания – это, в хорошем смысле слова, конвейер: учетные и бизнес-процессы грамотно спроектированы, отлажены, во многом автоматизированы, люди обучены стандартам, работают по четким регламентам. Любое отклонение от «нормы» невыгодно, поскольку это – отвлечение ресурсов и переход на индивидуальное ручное управление.

При выборе бухгалтерской компании поинтересуйтесь, под каких именно клиентов заточены ее процессы. Аутсорсинг бухгалтерского учета для ООО – слишком общая формулировка. Кто-то специализируется на обслуживании «упрощенцев», кто-то умеет обслуживать иностранные «дочки» и представительства, а кто-то стандартизировал свои учетные процессы под крупные компании со сложным учетом.

Плюсы аутсорсинга

Популярность аутсорсинга несомненно имеет свои основания. Прежде всего, любая компания стремится к сокращению расходов, а грамотный аутсорсинг позволяет оптимизировать работу компании, сконцентрировавшись на основных бизнес-процессах и не отвлекаясь на вспомогательные.

В то же время некоторые эксперты полагают, что экономия не только не всегда наблюдается при передаче отдельных бизнес-функций другим организациям, но и не является основной целью. Мотивом обращения к аутсорсингу должны быть, прежде всего, стратегические цели. Сосредоточенность компании на своей основной задаче приводит к существенному повышению качества предоставляемых компанией товаров или услуг. Этому способствует и специализация аутсорсинговой компании на собственной узкопрофильной функции. При распределении обязанностей по специализациям, совокупные результаты оказываются лучше.

Но одним из самых существенных преимуществ аутсорсинга является гибкость и грамотное управление рисками. Передавая часть своих бизнес-функций аутсорсинговой компании, вы автоматически передаете ей и сопутствующие риски, с которыми она будет иметь дело наравне с вами. В то же время аутсорсинговая компания, как правило, имеющая ряд клиентов в разных отраслях экономики, легче переживает экономические кризисы и позволяет сохранить качество ваших товаров и услуг на должном уровне.

2.1 Основные функции аутсорсинга в муниципальном управлении

Анализ нормативных правовых актов
субъектов РФ, регулирующих вопросы передачи
отдельных функций органов исполнительной
власти на аутсорсинг, показал следующее.
Общие подходы к аутсорсингу во всех регионах
схожи как с точки зрения основных целей
аутсорсинга (повышение эффективности
бюджетных расходов и качества исполнения
функций и сокращение численности государственных
служащих), так и с точки зрения объекта
аутсорсинга (передача исключительно
обеспечивающих функций).

Во всех регионах понятие аутсорсинга опирается
исключительно на факт передачи той или
иной функции на исполнение сторонней
(внешней) организации (с разницей лишь
в формулировках), вместе с тем только
в Сахалинской области по тексту правового
акта упоминается чрезвычайно принципиальный
момент: «…разовое взаимодействие состоронней
организацией по исполнению отдельной
функции не является аутсорсингом». Именно
постоянный (продолжительный) характер
передачи функции на исполнение внешней
организации является признаком аутсорсинга.

Схему принятия решения передаче тех или иных функций
на аутсорсинг в ряде регионов следует
признать избыточной в части привлечения
высшего исполнительного органа государственной
власти к утверждению перечня функций,
передаваемых тем или иным министерством
(ведомством) на аутсорсинг. Представляется,
что принятие решения о передаче функции
на аутсорсинг выступает в качестве предмета
регулирования самого исполнительного
органа государственной власти.12

В муниципальном управлении
аутсорсинг используют в следующих сферах:

1. В сфере поддержки и развития
малого и среднего бизнеса:

— мероприятия, связанные
с организацией и проведение научно-исследовательских
и аналитической работы в сфере различных
направлений и тематике, которая связана
с процессами развития малого и среднего
предпринимательства;

— мероприятия по подготовке,
организации и проведению мероприятий
в сфере продвижения (круглый стол, конференция и т.д.) тематика
предпринимательства ( молодежные и инновационные
направления, а также внешнеэкономическая
деятельности предприятий малого и среднего
бизнеса);

— мероприятия обучению, как
предпринимателей, так и представителей
органов власти и местного самоуправления,
а также организаций инфраструктуры поддержки;

Вывод

Анализ эффективности вывода ИТ – услуг на аутсорсинг может привести к следующим типовым рекомендациям, которые могут быть полезны при принятии решения. В настоящее время, наиболее эффективно выводить на аутсорсинг следующие виды ИТ – услуг:

услуги, которые являются простыми, с точки зрения их организации и предоставления;
услуги, которые требуют привлечение дорогостоящего ИТ – персонала с неполной загрузкой;
услуги, не содержащие конфиденциальной информации;
услуги по обслуживанию узкоспециализированного оборудования;
услуги, связанные с разовыми разработками или внедрением программных решений.

Если ИТ- услуга сложна и специфична для компании, то вывод ее на аутсорсинг может принести больше «головной боли», чем экономии. Очень часто решение об аутсорсинге принимается в связи с неудовлетворительной работой ИТ- подразделения. Однако, в большинстве случаев, если ИТ – подразделение работает неудовлетворительно, то простым выводом работ по обслуживанию информационных технологий на аутсорсинг проблему можно и не решить. Необходимо четко определить причину неудовлетворительной работы ИТ- подразделения в настоящий момент, причем причины этого могут быть разными, начиная от плохой организации работ, заканчивая низким уровнем развития бизнес –подразделений, которые не могут сформулировать что им нужно.

В случае слабой формализованности требований бизнес- подразделений к информационным технологиям велика вероятность предоставления ИТ- услуги, которая не удовлетворит бизнес по причине неправильной или неполной постановки задачи, что в случае аутсорсинга увеличит убытки обеих сторон, поэтому аутсорсинг это не просто перекладывание своих нерешенных проблем на плечи внешнего поставщика, а прежде всего налаживание эффективной работы на основе сервис- ориентированного подхода.

Неспроста библиотека передового опыта ITIL/ITSM имеют такую популярность, поскольку, необходимо прежде чем перейти к аутсорсинговой модели деятельности и обеспечить снижение затрат на информационные технологии сначала внедрить сервис- ориентированный подход к управлению ИТ, наладить управление внутренним подразделением, причем с учетом возможных изменений в деятельности всех бизнес- подразделений.

В качестве вывода, хочется призвать читателей, анализировать множество факторов при принятии решения о выводе ИТ – услуг на аутсорсинг и не принимать его под давлением маркетинговых заявлений.

Коптелов Андрей Константинович, Директор департамента ИТ- консалтинга Компании «IDS Scheer Россия и страны СНГ»

Вишняков Олег Леонидович, Заместитель генерального директора – Директор блока консалтинга Компании «IDS Scheer Россия и страны СНГ»