Отказное письмо на продукцию

Для каких целей оформляется отказное письмо?

Это официальное подтверждение отсутствия законодательных требований о сертификации конкретной категории изделий. Имея документ на руках, предприниматель избавляется от необходимости вести споры и прения с контролирующими инстанциями и бизнес-партнерами. ОП требуется в следующих случаях:

Для торговли
Письмо предоставляется деловым партнерам (корпоративным клиентам, торговым сетям, маркетплейсам) при проведении переговоров и заключении контрактов, при подаче заявок на участие в закупочных процедурах.

Для ФТС
Документация позволяет беспрепятственно совершать экспортно-импортные операции с продукцией, исключает риск возникновения задержек в таможенном оформлении из-за сложностей в идентификации товара и принятия решения о необходимости оценки его соответствия.

Для надзорных органов
ОП предъявляется государственным контролирующим инстанциям, если те необоснованно требуют у предпринимателя разрешительную документацию. Оно позволяет избежать споров, судебных разбирательств, штрафов.

Во всех перечисленных случаях оформление документа в интересах самого бизнесмена, потому что он исключает многие риски, которые возникают при ведении коммерческой деятельности.

Как получить «отказное письмо» сегодня

Как мы уже выяснили выше, термин «отказных писем» отсутствует в законодательстве, но во внутренних актах и распоряжениях фигурируют термины «ответ на обращение» или «решение по заявке».

Чтобы его получить, заявитель должен в установленном порядке обратиться в орган и получить ответ на своё обращение. Это единственный возможный на сегодняшний момент сценарий получить официальный отказ, который успешно практикуется.

Однако, иногда бывает достаточно не строго «отказного» письма, а подробного разъяснения, почему данная продукция не подлежит тем или иным требованиям. Делать это может как производитель, так и любой сторонний сертификационный консультант, который может обосновать позицию ссылками на соответствующие нормативные акты.

Иногда этого бывает достаточно для выпуска продукции, иногда — нет. Например, если заявитель регулярно импортирует различные позиции и с подобным письмом будут некоторые из них — скорее всего, такую продукцию выпустят

Напротив, если это единичная партия, то к «отказным письмам» на неё повышенное внимание.

В любом случае, необходимо мыслить не поверхностными советами, а детально вникать в продукцию и актуальные требования законодательства и технического регулирования к ней.

Когда возникает необходимость оформления отказного письма?

В данном случае отказное письмо правильно называть экспертной оценкой, и необходимость ее проведения возникает в ряде случаев:

1. Если общепринятое название товара не сходится с названием в классификаторе ОКПД2 или ТНВЭД.
2. Если товар инновационный и обладает новыми характеристиками и требует оценки на отнесение в группы согласно ОКПД2 и ТНВЭД.
3. Если область применения продукции отличается от стандартного формата.
4. Если продукция относится к исключениям согласно техрегламентам, которые не являются очевидными и нуждаются в экспертизе.
5. Если техрегламент или национальные (межгосударственные) стандарты, устанавливающие обязательные требования к товару, не распространяются на определённые виды продукции, попадающие под общее определение (и код ОКПД2, ТНВЭД), включенные в соответствующий перечень.
6. Если продукция нуждается в сертификации, но по параметрам не входит зону влияния техрегламента, национального (межгосударственного) стандарта, устанавливающих требования к ней.

Что такое отказное письмо?

Под ОП понимается информационный (разъяснительный) документ, который в инициативном порядке получают на продукцию:

• изготовители;
• уполномоченные ими лица (например, дилеры);
• поставщики, продавцы.

Документ официально подтверждает, что законодательство России и Таможенного Союза не предписывает проводить оценку соответствия для заявленного товара перед выпуском в обращение. Оно удостоверяет, что для производства, продажи, импорта изделий не требуется разрешительная документация.

Получить ОП можно на те виды продукции, которые не упомянуты в технических регламентах ЕАЭС и Постановлении Правительства РФ №982.

Например, письмо оформляется:

на коллекционные модели игрушек;
отделочные материалы из натурального камня;
одежду б/у;
аксессуары для волос, макияжа;
сантехнику;
металлопрокат;
фурнитуру;
прочее.

ОП оформляется уполномоченными органами, которые аккредитованы на оценку соответствия конкретных категорий продукции. Проверить, распространяются ли их полномочия на конкретный вид изделий, можно на официальном сайте Росаккредитации. Фактически, документ содержит аргументированный ответ на вопрос предпринимателя о необходимости сертификации со ссылками на законодательные акты.

ОП выдается на неопределенный срок. Но актуальность сертификационных перечней необходимо отслеживать, так как они регулярно расширяются.

Кто выдает отказное письмо

Разъяснение выдается аккредитованным органом по сертификации, имеющим разрешение на подтверждение соответствия продукции. Регулирующими нормативными актами при выдаче ОП являются Постановление Правительства РФ № 982, Решение Комиссии ТС № 620, а также Технические регламенты ТС (ЕАЭС).

После подачи официальной заявки от предприятия или ИП, орган по сертификации дает разъяснения, основываясь на указанных нормативах.

В документе указывают название товара, его идентификацию (модель, марку — при необходимости), а также коды ОКПД 2 или ТН ВЭД. Специального бланка отказное письмо не имеет, поэтому внешний вид документа зависит от того, каким его видит организация, которая его выдает. Основным требованием считается наличие необходимой информации и соблюдение правил делопроизводства и документооборота.

Среди необходимых данных, обязательных для отображения в документе числятся:

• Название и контактные данные организации, выдающей ОП;
• Название компании заявителя;
• Номер и дата составления документа;
• Основная информация, передающая суть письма об отсутствии необходимости декларирования или сертификации указанного товара.

В одном разъяснении может быть указано несколько товаров, без ограничений. При отсутствии особых требований к оформлению, в документе обязательно должна присутствовать подпись ответственного лица, а также указана его должность. Заверяют документ печатью органа, свидетельствующей о его подлинности.

Выдача ОП производится удобным для получателя способом. Его можно передать лично в руки заявителю, отправить курьерской службой или по почте заказным письмом.

Как получить Отказное письмо?

Без специальной проф. подготовки сложно разобраться в тонкостях государственного технического регулирования и достоверно определить, попадает ли та или иная продукция под таможенный контроль, обязательную сертификацию или декларирование соответствия.

Поэтому для получения ОП надо просто связаться с нашим экспертом по сертификации.

В ходе бесплатной консультации мы уточним, нужен ли конкретный разрешительный документ (Сертификат ТР ТС/ЕАЭС, Сертификат ГОСТ Р, Декларация о соответствии) на запрошенный товар.

Если продукция действительно не входит в зону обязательного подтверждения соответствия, мы составим Отказное письмо.

По желанию клиента можно оформить на «отказной» товар Добровольный сертификат соответствия.

В нашем Центре Вы можете сделать Отказное письмо по сертификации онлайн, без личного визита в офис, из любой точки РФ.

Скан готового ОП мы сразу же отправим на Вашу электронную почту.

Оригинал Отказного письма (в бумажном формате) мы доставим в удобном для Вас режиме:

• Лично в руки при визите в наш офис
• Заказным письмом через Почту России
• Бесплатной курьерской доставкой

В одну Заявку-запрос (в одно отказное Письмо) можно вносить:

• Неограниченное количество наименований продукции
• От разных производителей
• С разными кодами ТН ВЭД и/или ОКП (ОКПД 2)

ОП оформляется только на конкретного Заявителя (на одно юр. лицо, ИП, самозанятого), который становится единственным правообладателем документа.

Документы, необходимые для оформления ОП «для торговли»:

• Заполненная Заявка-запрос на Отказное письмо
• Свидетельства о регистрации Заявителя (копии ОГРН, ИНН)
• Список наименований продукции
• Описание продукции
• Коды ТН ВЭД или ОКПД2 (если известны)
• Дополнительные документы – при необходимости, после консультации с экспертом по сертификации

Пример Заявки на Отказное письмо

Документы, которые требуются для оформления ОП «для таможни»:

• Заполненная Заявка-запрос на Отказное письмо
• Свидетельства о регистрации Заявителя (копии ОГРН, ИНН)
• Список наименований продукции
• Описание продукции
• Коды ТН ВЭД (если известны)
• Контракт/Договор на поставку или товаросопроводительная документация
• Инвойс
• Для товаров б/у – заключение ТТП или Акт таможенного досмотра
• При перемещении товаров гуманитарной помощи – соответствующее Удостоверение
• Другие дополнительные документы – при необходимости, в зависимости от характера и назначения перемещаемой через таможню продукции, после консультации с экспертом по сертификации

От чего зависит стоимость оформления ОП?

• Сроки выполнения Отказного письма на продукцию в нашем Центре — от 1 рабочего дня
• Стоимость выполнения ОП — от 2000 рублей

Время и цена оформления Отказного письма на товар зависит от количества наименований продукции, её сложности, сферы применения и назначения.

Процедура оформления отказного письма от сертификационного органа

В целом, порядок получения ОП для таможни и торговли существенных различий не имеет. Если не считать таковым набор документов, необходимых для подачи заявления. Для получения таможенного отказного письма необходимы:

• регистрационные данные импортера и производителя;
• технические данные продукта;
• контракт на поставку.

Кроме того, в зависимости от специфики товара обязательно потребуются другие документы. Например, для оборудования бывшего в употреблении нужен акт таможенного осмотра; для пищевой продукции и активных добавок – свидетельство о регистрации.

Для того чтобы получить ОП для торговли нужны следующие документы:

• реквизиты поставщика и производителя;
• описание продукции с кодами ОКП и ТН ВЭД, если продукт удалось идентифицировать;
• технические характеристики товара.

Так же как и в случае с таможенным документом, специфика товара может существенно расширить перечень необходимых документов.

Как уже было упомянуто выше, отказное письмо о сертификации, предназначенное для таможни выдается во ВНИИС. Однако достаточно громоздкой и растянутой во времени процедуре есть альтернатива – получить этот документ в нашем сертификационном центре. Все бюрократические барьеры и необходимость общения с чиновниками возьмут на себя наши специалисты. Срок оформления в этом случае составит 1 – 2 дня.

Что касается отказного письма для торговли – его можно получить в сжатые сроки, обратившись к нашим специалистам.  

Какие документы необходимы для оформления отказного письма

Перечень документации, которую нужно предоставить в качестве подтверждения или источника информации о заявителе и товаре не очень большой. Главным источником информации для оформления документа является заявка. Именно в ней следует указать все необходимые сведения, которые включают в себя название компании, а также ее реквизиты.

При оформлении ОП для торговых операций, нужно приложить документы, в которых отражены:

• описание товара;
• свойства и характеристики;
• код ОКПД2 (при наличии).

Для получения отрицательного решения для таможенных служб понадобятся следующие данные:

• описание изделия;
• копия контракта;
• код ТН ВЭД.

Более подробную информацию о перечне необходимой документации можно получить у экспертов нашей компании по телефону 8 (800) 600-70-55 или электронной почте. Все консультации предоставляются бесплатно.

Какие документы необходимы для оформления

Оригиналы, скан-копии или заверенные копии:

• Заявка на оформление документа
• Информация о компании-заявителе: название, юридический адрес, реквизиты, ИНН, КПП, уставная документация
• Свидетельство ОГРН заявителя
• Наименование продукции (торговая марка, артикулы, т.д.)
• Код товара по ОКПД2 (ОКП) — если известен
• Код товара по ТН ВЭД — если известен
• Информация о продукции
• Дополнительные документы — после консультации с экспертом по сертификации

Бесплатная консультация по телефону: {}

Обязательно ли получение отказных писем

Отказное письмо не входит в список обязательной сопроводительной документации на продукции.

Необходимость в нём возникает, когда надо официально удостоверить, что данный вид товара не является объектом обязательной оценки соответствия в той или иной схеме сертификации.

Отказное письмо запрашивается производителем или распространителем продукции в добровольном порядке по мере индивидуальной необходимости: для предъявления на таможне, по желанию приобретателя продукции, для обеспечения беспрепятственной торговли, для прохождения процедуры добровольной сертификации, др.

Сколько действует отказное письмо

Сроки действия документа различны:

• С указанным сроком действия — обычно на 1 год
• С неограниченным сроком действия (на партию продукции)
• Срок действия отказного письма ограничен сроком действия нормативных актов, послуживших основанием выдачи настоящего документа

Заказать оформление отказного письма, справки по телефону: {}

Как получить ОП?

Для того чтобы оформить отказное письмо, в первую очередь, необходимо провести идентификацию товаров на основании кода ТН ВЭД и основных характеристик продукции, которые указаны в документации, сопровождающей товар.

Отдельные отказные письма оформляются для предоставления информации о том, что товары не попадают:

• под действие ТР ЕАЭС;
• под действие ПП РФ № 982;
• под действие Распоряжения Правительства № 3646 (вместо утратившего силу ПП РФ № 241) — распространяется на изделия, для допуска к продаже в РФ которых получают документ о пожарной безопасности;
• под действие Решения КТС № 299.

Если по итогам идентификации будет выявлено, что товары попадают под действие норм об обязательной оценке, то ОП или отрицательное решение от ОС (органа по сертификации) не может быть выдано — в таком случае получают разрешительные документы для продажи товаров в ЕАЭС.

Важно! Помимо ОП может быть оформлено и отрицательное решение от ОС. Оно имеет аналогичное значение и также свидетельствует о том, что для импорта и реализации товаров нет необходимости получать разрешительную документацию

Его выдают в ответ на заявку предпринимателя.

Предприниматель может оформить либо ОП, либо отрицательное решение — оба документа имеют одинаковую силу и принимаются сотрудниками контролирующих органов, таможней.

Состав бланка

В законодательстве нет утвержденного образца отказного письма. Оно составляется в свободной форме, характерной для каждого аккредитованного ведомства

Важно только чтобы бланк не расходился с нормами делопроизводства и делового документооборота

Однако есть и обязательные пункты, которые должны быть отражены в письме:

• наименование инстанции, выдающей бланк, ее контакты;
• название организации-соискателя;
• исходящий номер письма и дата оформления;
• текст, в котором говорится, что в отношении указанного в заявлении товара не применяется сертификация и декларирование.

В одном документе можно указать любой список товара.

После оформления документ должен быть занесен в регистрационный журнал ведомства, которое его выдало.

Название «Отказное письмо» может не использоваться аккредитованным органом. Вместо него бланк может носить названия «Справка», «Информационное письмо», «Разъяснение»

Направить бланк получателю можно несколькими способами:

• лично в руки (при посещении Органа по сертификации лично соискателем);
• по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
• через курьерскую службу.

Образец № 1:

 Образец № 2:

Образец № 3:

Оформление Отказного (разъяснительного) письма — вопросы и ответы

Цена, срок оформления Отказного (разъяснительного) письма?

Цена и сроки оформления Отказного (разъяснительного) письма зависят от:

• количества наименований (типов) продукции, которые указываются в запросе;
• сложности идентификации продукции/товара;
• числа нормативных документов, действие которых распространяется на эту продукцию/товар.

Цена от 4 900 до 14 900 рублей.

Срок оформления 1–2 рабочих дня.

Срок действия документа не ограничен и действует до момента внесения изменений в законодательство.

Окончательная цена по оформлению Отказного (разъяснительного) письма рассчитывается экспертом ЦС «Рустест-М».

Какие документы нужны для получения Отказного (разъяснительного) письма?

Для того, чтобы оформить Отказное письмо, заявителю нужно собрать и представить следующие документы:

• запрос на получение Отказного (разъяснительного) письма;
• сведения о заявителе (реквизиты, учредительные документы, ИНН, ОГРН);
• наименование и область применения продукции, изделия, перечень модификаций (включая типы и модели);
• краткое описание и технические характеристики продукции;
• коды ТН ВЭД, коды ОКПД 2;
• нормативно-техническая документация (ГОСТы, ТУ, СТО, паспорта, инструкции, регламенты);
• контракт на поставку, инвойсы, спецификации, ГТД и данные об изготовителях.

Этапы процедуры по оформлению Отказного (разъяснительного) письма

Процедура оформления Отказного (разъяснительного) письма состоит из таких этапов:

• обращение заказчика в ЦС «Рустест-М»;
• проведение нашими специалистами бесплатной консультации;
• предоставление необходимых документов и сведений;
• подача заявки и копий регистрационной документации заявителя;
• заключение договора и оплата наших услуг;
• принятие решения органом по сертификации об отсутствии необходимости сертификации/декларирования продукции;
• оформление Отказного (разъяснительного) письма;
• проверка, корректировка (при необходимости) и согласование заявителем макетов (черновиков) документов;
• после утверждения макетов (черновиков) документов, оформление оригиналов;
• выдача заявителю зарегистрированного Отказного (разъяснительного) письма и отчетные бухгалтерские документы;
• доставка оригиналов документов до заказчика курьерской службой или заказным письмом «Почтой России».

Какие сведения содержит Отказное (разъяснительное) письмо?

Отказное (разъяснительное) письмо получают от органа по сертификации, в области аккредитации которого есть заявленная продукция, на бланке установленной формы, заверенного подписью уполномоченного лица и печатью органа по сертификации. На нем обязательно должны быть следующие сведения:

• регистрационный номер и дата выдачи документа;
• название и контакты органа по сертификации, который выдал документ;
• название и контакты организации заявителя/производителя;
• наименование продукции/товара;
• нормативно-техническая документация, которая использовалась для производства (ГОСТы, ТУ, СТО);
• код ТН ВЭД/код ОКПД 2;
• мотивированный отказ со ссылкой на нормативно-правовую базу РФ, ТС и ЕАЭС.

Для чего нужно Отказное (разъяснительное) письмо?

Отказное (разъяснительное) письмо это:

• официальное подтверждает, что продукция/товары не входят в перечень продукции, для которой необходимо проведение обязательной сертификации или декларирование;
• возможность беспрепятственной реализации продукции/товара;
• защита от штрафных санкций и конфликтных ситуаций с надзорными органами.

Сертификат соответствия ТР ТС

Декларация о соответствии ТР ТС

Сертификат соответствия ГОСТ Р

Декларация о соответствии ГОСТ Р

Отказное письмо о необязательной сертификации

Чтобы выяснить, подлежит ли конкретный продукт обязательной сертификации, заинтересованному лицу потребуется изучить большой объем правовой документации, что не всегда возможно в сложившейся ситуации. Поэтому иногда производители и продавцы вынуждены доказывать отсутствие условия о сертификации своего товара. С помощью компании «Хелметс» Вы сможете легитимно решить эту проблему. Вам потребуется только оформить у нас отказное письмо об отсутствии требования об обязательной сертификации Вашего продукта. Вы получите на руки официальный документ, который подтвердит Вашу правоту в разных ситуациях, в том числе:

• при взаимодействии с таможенными органами;
• при участии в государственных закупках и крупных коммерческих тендерах;
• при проведении проверок;
• при общении с покупателями, которые интересуются параметрами товара;
• при получении сырья для производства;
• в других случаях.

Документы, необходимые для оформления отказного письма

Мы используем разные бланки отказных писем для разных контролирующих органов, чтобы представить в этом документе исчерпывающие данные о Вашем продукте. Поэтому чтобы оперативно осуществить подготовку письма, способного решить Ваши задачи в конкретной ситуации, мы попросим Вас предоставить нашим сотрудникам следующую информацию:

• вид товара и его конкретный тип, основные качественные параметры;
• коды ОКПД2 и ТН ВЭД;
• назначение отказного письма;
• информация о производителе.

Получив эти сведения, наши сотрудники проанализируют действующую правовую базу для Вашей категории товаров и составят официальное отказное письмо, которое Вы сможете использовать в качестве доказательства, что действующее законодательство не содержит требования об обязательной оценке соответствия Вашего продукта.

Формат отказного письма

Стандартный образец такого документа действующим законодательством не определен. Однако сотрудники нашей компании знают, какие разделы нужно включить в отказное письмо, чтобы оно не вызвало вопросов у контролирующих или надзорных органов. Мы предлагаем оформить отказное письмо, в котором отображается полный комплекс необходимых сведений, в том числе:

• корректное и полное название товара, а также кодовые обозначения в принятых классификаторах (ТН ВЭД, ОКВЭД 2);
• нормативные документы, обосновывающие отсутствие требования об обязательной сертификации этого вида продуктов;
• информация об организации, заполнившей отказное письмо;
• реквизиты заявки, поступившей исполнителю для оформления этого документа;
• при необходимости – другие сведения, которые подтверждают отсутствие условия о проведении сертификационных процедур для Вашего товара.

Стоимость и сроки работ

Стоимость отказного письма о сертификации в нормативных документах также не урегулирована. Поэтому вопрос о том, сколько стоит работа по его подготовке, каждая организация решает самостоятельно. В компании «Хелметс» мы предлагаем составление писем в Москве, Екатеринбурге и других городах присутствия по демократичным расценкам. В этой ситуации мы сможем оперативно оформить нужный документ в срок от 1 рабочего дня. Если Вы находитесь не в одном из городов, где мы работаем, а, скажем, в Норильске или Барнауле, мы вышлем нужный документ почтовым отправлением.

При этом наши эксперты не советуют выбирать исполнителей, предлагающих дешево купить готовые отказные письма. Часто такие документы оформлены с нарушением действующих нормативов и не учитывают характеристики Вашего товара, что повлечет длительные разбирательства и потерю ресурсов. Наша компания отвечает за качество своих услуг и гарантирует отсутствие проблем с подтверждением права на свободное распространение Ваших товаров.

Кто может получить ОП

Заявителем может быть любое юридическое лицо или ИП, имеющее право распоряжаться товаром, для которого требуется разъяснение. Также получателем письма может стать физическое лицо, зарегистрированное в качестве самозанятого. Чаще всего в роли заявителя выступает производитель, продавец или лицо, которое их представляет. Для оформления документа потребуется подтвердить права заявителя с помощью соответствующих бумаг.

Процедура получения ОП достаточно простая. Нужно обратиться в компанию, аккредитованную для выдачи таких разъяснений и заполнить бланк заявки. При заполнении принято указывать информацию о товаре, с какой целью оформляется письмо, а также сведения о заявителе.

В определенных случаях может понадобиться дополнительная информация, о чем сотрудники центра сертификации сообщат при подаче заявки. После получения необходимой документации, эксперты рассчитывают стоимость оказания услуги и сроки изготовления, фиксируя это в договоре. Для экспертов центра «НТД Стандарт» не составит труда составить корректный текст и оформить ОП в течение одного-двух рабочих дней. Однако бывают случаи, когда на оформление уходит до трех дней и более, в зависимости от вида отказного письма и количества продукции.