Машиночитаемые доверенности в 2023 году: 10 вопросов

Доверенные лица компании

Высший исполнительный орган юридического лица имеет право выдавать доверенности другим лицам, для представления интересов компании. В качестве таковых могут привлекаться работники, наделенные полномочиями исходя из их должностных обязанностей, например, бухгалтер. Как правило, в должностные обязанности данных сотрудников входит оформление первичной товаросопроводительной документации, счетов-фактур, товарных накладных и прочее. В качестве доверенных лиц могут привлекаться и лица, которые в штат компании не входят, но приглашены для решения отдельных задач, например аудиторы, юристы, адвокаты и т.д.

При этом если в качестве «приглашенных» специалистов выступает организация, оказывающая услуги по ведению налогового и бухгалтерского учета, то для проставления подписи представителями этих компаний на отчетной документации, представляемой в налоговую инспекцию, будет недостаточно одного договора на оказание услуг. То же самое касается официальных писем и запросов, которые направляются в государственные организации от аутсорсинговой компании, поскольку полномочия по подписанию корреспонденции и по представлению интересов в государственных органах специализированной организацией должны быть отражены в договоре и доверенности. При этом доверенность должна быть подписана руководителем компании – доверителя и заверена печатью юридического лица, которое прибегло к услугам сторонней организации. Кроме того, доверенность выдается и такой категории работников, как директора филиалов и представительств.

Кто и на кого может оформить

Составить можно как от имени физического лица, так и от имени директора, руководителя любой компании, в том числе бюджетных организаций, если подобные полномочиям предусмотрены соответствующими актами. Доверенность можно оформить на:

частное лицо;
сотрудника компании.

Сторонами, участвующими в оформлении, являются:

Доверитель – тот, кто передает свои полномочия на заранее определенный срок.
Доверенное лицо – сторона, принимающая эти полномочия.

Выдать документ может физическое лицо, юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Особенностью такой бумаги является то, что она не требует обязательного нотариального заверения. В качестве доказательства ее подлинности используются стандартные признаки:

собственноручная подпись доверителя;
печать организации.

Однако в некоторых случаях заверение нотариусом обязательно. Такие ситуации предусмотрены федеральным законодательством, например:

Подписание документов в государственных учреждениях.
Подпись на любых бумагах в суде.
Оформление сделок купли-продажи и любых других операций с недвижимостью.

К тому же стороны, участвующие в сделке, могут потребовать отметки нотариуса о подлинности документа. Поэтому необходимость заверения лучше уточнять заранее в нотариальной конторе. Если же бумага не прошла процедуру заверения, это может привести к возможным судебным разбирательствам, в которых будет оспариваться подлинность доверенности.

Доверенность или приказ?

Нередко возникает вопрос: какой из этих двух форматов лучше выбрать для передачи полномочий?

Строго говоря, приказ является внутренним документом организации, и полномочия, предоставленные им, распространяются только на ее сотрудников. Поэтому формат приказа целесообразно выбирать, если предполагается доверить сотруднику подписание только внутренних документов. Если же документы будут передаваться внешним пользователям (отгрузочные накладные, счета-фактуры и т. п.), то лучше использовать формат доверенности.

Хотя, например, с точки зрения Налогового кодекса для передачи полномочий по подписанию счетов-фактур эти документы являются равноценными (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Однозначно в формате доверенности следует передавать полномочия лицам, не состоящим в штате компании (например, сотрудникам аутсорсинговой фирмы, ведущей бухгалтерское обслуживание).

Правила оформления

Оформление доверенности на право подписи происходит в определенной форме, утвержденной действующими законодательными актами.

Согласно действующей в России законодательной базе, составлять доверенность имеет полное право как генеральный директор предприятия, так и уполномоченный кадровый сотрудник фирмы.

Каждая доверенность, позволяющая использовать право подписи (к примеру, доверенность на право подписи первичных документов), оформляется в простой письменной форме.

В подавляющем числе случаев доверенность заверяется у нотариуса. В данном случае, на доверенности должна присутствовать печать и подпись нотариуса. Законодательство в РФ не требует проведения каких-либо дополнительных процедур подтверждения доверенности на право подписи. Нередко финансовые организации могут проводить нотариальное заверение.

Подписание первичной документации возможно исключительно в том случае, когда исполнены следующие требования:

Наименование документа;
Присутствие даты, а также места составления;
Перечень информации о доверенном лице и непосредственно самом доверителе;
Наличие текста, содержащего данные о предоставлении права доверенному лицу подписывать документацию определенного характера;
Временной интервал, во время которого доверенность считается действительной;
Присутствие подписи доверителя, а также печать организации.

Перечень обязательной к указанию информации о доверителей и доверенного:

Данные регистрационного характера;
Идентификационный код;
Полное наименование;
Номер в ЕГРЮЛ;
Место жительства (адрес прописки).

Образец доверенности на право подписи документов

Документ передачи права подписи может формироваться исключительно в фирменном бланке доверенности на право подписи документов компании. Утверждение уполномоченным лицом составленного документа возможно только при условии наличия полного и правильно составленного содержания.

В документе должны быть предельно точно описаны полномочия, которые на время передаются сотруднику. Помимо этого, возможно указание условий и причин, на основании которых была сформирована доверенность.

Последние изменения в законодательной основе разрешают процесс передачи полномочий при отсутствии печати на доверенности. Ранее подобное условие было обязательным, а потому подписание доверенности могло произойти исключительно при наличии печати. Но в действующем законодательстве России четко прописаны условия, при которых наличие печати (в доверенности на право подписи документов) является обязательным условием. Только в случае строгого соблюдения вышеперечисленных требований, доверенность будет иметь силу.

Срок действия и правила продления доверенностей

Согласно ГК РФ (Гражданский кодекс) в действующих ст. 186, ст.190 от 30.11.1994 и в соответствии с изменениями ФЗ N 51 в редакции от 25.02.2022 определено понятие – Срок доверенности, как срок действия, в течении которого предусмотрено выполнение возложенных полномочий.

При оформлении доверенности Доверитель должен учитывать следующее:

Можно, по желанию, установить любой срок, определенный календарной датой или исчисляемый в годах, месяцах, неделях, а также в днях.
В качестве срока может быть указано определенное событие, которое неминуемо наступит.
Принято, что продолжительность срока действия ограничена и не может превышать трех лет. Увеличение этого предельного срока доверенности, более трех лет, не будет отражаться на ее недействительности.
В случаях, когда срок в доверенности не обозначен, действие полномочий сохраняется в течение года, начиная с даты ее выдачи.
Если в доверенности не обозначена дата совершения, то это приводит к ее ничтожности.
Нотариально заверенная доверенность, когда ее действие распространяется для совершения полномочий за границей, но не содержит указания о сроке, будет действительна до отмены лицом, выступившим как Доверитель.
Правила продления доверенностей законодательно не предусмотрены. При необходимости, когда возникает потребность продления срока действия полномочий, доверенность переоформляют с новой датой выдачи.

Кто может подписать документы за руководителя?

По умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.)директором.»>1, реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.

Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.

Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.

КТО ИМЕЕТ ПРАВО УДОСТОВЕРЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Иногда к нотариусу по привычке обращаются даже в случаях, когда в нотариальном заверении нет необходимости. Люди уверены, что таким образом не допустят юридической ошибки. Но вы и сами, внимательно прочитав эту статью, сможете правильно подготовить документ и грамотно его удостоверить.

Кто же может подтвердить, причем юридически корректно подтвердить, право родственника или хорошего знакомого представлять ваши интересы:

Доверенности, подписанные этими лицами, приравниваются к нотариальным.

У пожилого человека может возникнуть необходимость и в получении доверенности, так или иначе касающейся финансовых отношений.

Доверенность на получение заработной платы вправе заверять работодатель, депозитного вклада в банке — управляющий финансовой организацией.

Общие положения

Ключевым моментом в заключении договоров является подпись директора. Только после этого документ вступает в силу и имеет юридическое значение. В отсутствии генерального управляющего право подписи передается доверенному лицу. Эта процедура должна проходить с соблюдением всех законодательных требований.

Важным моментом является оформление доверенности

Здесь важно не ошибиться, поскольку неправильно составленный документ может быть поводом для расторжения сделки. В этом случае предприятие может понести финансовые убытки

Что это такое

Доверенность на право подписи позволяет передавать полномочия на подписание бумаг от руководителя к доверенному лицу. Оформлять доверительный документ могут как ИП, так и юридические лица. Он составляется в случаях, когда руководитель не может присутствовать на рабочем месте в силу определенных причин. Доверенность имеет фиксированный срок действия.

Ее можно разделить на несколько разновидностей:

Документ прекращает действие в нескольких случаях:

По истечении срока доверенности.
В случае смерти поверенного.
В результате отмены действия лицом, выдавшим доверенность.
Отказа от прав доверенного лица.
Прекращение деятельности предприятия.
Смерть человека, обладающего правом первой подписи.

Доверенность может быть заверена в нотариальной конторе. Вы можете оформить ее на одного или на нескольких сотрудников сразу, сделав пометку в бланке.

На кого распространяется

Руководитель может оформить доверенность на:

экономиста;
бухгалтера;
заместителя;
или любого другого сотрудника.

Полномочия на подписание договора от имени организации

Полномочия на подписание договора могут включать следующие права:

вести переговоры;
заключать и расторгать договоры (определенного типа или любые, с ограничением цены сделки или без него);
обращаться к нотариусу за удостоверением сделки;
пользоваться электронной цифровой подписью.

Передать полномочия вправе следующие лица:

официальный представитель организации без доверенности (упомянутый в этом качестве в ЕГРЮЛ);
лицо, которому выдали доверенность на совершение определенных действий с правом передоверия (в рамках полномочий своей доверенности).

Порядок составления доверенности определен в ст. 185–186 ГК РФ. О том, как составить доверенность от предприятия, рассказывается в статье «Доверенность на заключение договоров от юридического лица».

В отдельных случаях (например, при заключении договора, требующего государственной регистрации) потребуется нотариальная форма доверенности. Нотариус удостоверяет указанный документ, руководствуясь Методическими рекомендациями по удостоверению доверенностей, утвержденными решением правления ФНП от 18.07.2016 (протокол № 07/16), в соответствии с которыми он проверяет:

правомочия и личность руководителя, правоспособность юридического лица;
правомерность и конкретность передаваемых полномочий;
наличие обязательных сведений (дата совершения, данные представителя и представляемого).

Полномочие на подписание одного, нескольких, ряда или всех возможных договоров от лица предприятия можно передать по доверенности. Выход доверенного лица за пределы полномочий может привести либо к признанию сделки заключенной в интересах доверенного лица, либо к признанию ее недействительной.

Особенности документа

Доверенное лицо может подписывать следующие бумаги:

Все виды накладных и первичных документов.
Счет фактуры.
Соглашения и договора.
Счета на оплату с покупателями и поставщиками.
Документы о приеме и передаче.
Счета.

Полный список документов также указывается в доверенности. При желании его можно расширить.
Полномочия на подпись документов доверенным лицом могут быть прописаны в уставе компании. Гражданин, в чьи обязанности переходит право подписи может отказаться от них в любой момент.

Когда требуется

Доверенность на право подписи документов и предоставление интересов требуется в тех случаях, когда руководитель по определенным причинам не может подписать бумаги и возлагает эту ответственность на уполномоченное лицо.

Этот документ можно предоставлять во все инстанции, включая суды, налоговые и трудовые инспекции, банки и другие учреждения.

Важно — специалисты настоятельно не рекомендуют пользоваться правом передоверия. Когда поверенное лицо может составить доверенность на других лиц

Лучше заранее прописать в документе нескольких представителей.

Фото: Доверенность на право подписи без права на передоверие

Необходимые условия и требования

Доверенность выдается только в письменном виде и подтверждается подписью руководителя и печатью организации. Также она может оформляться физическим лицом, для передачи полномочий и предоставления интересов.

В случае невыполнения обязательств руководитель может отозвать доверенность и переоформить ее на другое специалиста.

Права и обязанности сторон

После успешного составления документа, доверенное лицо имеет следующие права:

Подписывать все документы, прописанные в доверенности.
В отсутствии руководителя осуществлять сделки, заверять договора.
Представлять интересы фирмы от имени руководителя.

При составлении генеральной доверенности уполномоченное лицо фактически берет на себя обязанности директора организации.

Структура формы

Законодательством не определена четкая структура составления доверенности.

При составлении документа вы должны указывать:

дату составления документа;
адрес составления документа;
информацию о компании — фактический адрес, название фирмы, ОГРН, ФИО руководителя фирмы;
основные сведения об уполномоченном лице;
полный перечень документов доверенный к подписи;
срок действия доверенности;
подпись генерального директора с печатью и штампом компании.

Если в документе не указывается срок полномочий на подпись, то он автоматически считается за один год.
Заверять документ нотариально необходимо в тех случаях, когда речь идет об оформлении актовых или бухгалтерских документов. В остальных случаях можно обойтись без подписи нотариуса.

Пошаговая инструкция составления

Составляя доверенность на подпись документов важно учесть все детали. Поэтому мы составили пошаговую инструкцию, в которой подробно описан порядок составления документа:

Показатели
Описание
Доверенность составляется на листе стандартного формата А4
сверху прописывается слово «Доверенность»

При необходимости можно указать номер доверенности по документообороту фирмы
Ниже прописывается город (населенный пункт) и указывается дата составления
—
Обязательно нужно прописать реквизитную информацию о предприятии
название в полной форме, номер идентификации, информацию о регистрации фирмы, индивидуальный код причины постановки на учет, а также адрес, указанный на всех бумагах предприятия
Потом руководитель прописывает свои данные
с указанием должности и документа, в соответствии с которым оформляется доверительная бумага
Ниже указывается основная информация о поверенном
ФИО и данные с документа, удостоверяющего личность
Далее прописывается весь перечень документации, которую доверенное лицо имеет право подписывать
здесь важно описать все по пунктам и ничего не забыть. Если вы забудете указать какой-либо документ, то подпись поверенного не будет считаться действительной
Потом указывается срок, на который выдается доверенность
следует указать точную дату, до которой доверенность имеет силу
Документ заверяется подписью директора и поверенного лица
после этого ставится печать с реквизитами организации

При желании, документ можно оформить нотариально

Важно — если вы планируете передать право подписи сразу нескольким сотрудникам, то это пункт также стоит прописать. В противном случае подпись доверенных сотрудников не будет иметь силы, а все сделки будут признаны недействительными.

Виды доверенностей

В соответствии с гражданским законодательством различают 3 вида доверенностей:

Виды доверенностей	Какими полномочиями наделяет доверенное лицо
Генеральная	Доверенное лицо получает широкий спектр полномочий, может представлять интересы компании в деловых кругах, заключать сделки за директора и ставить свою подпись в особо важных документах.
Разовая	Выдается сотруднику компании с целью выполнения определенного действия, например, получения ТМЦ, заключения договора в командировки и т.д.
Специальная	Выдается на выполнение определенного поручения руководителя несколько раз, например, на отправление документов или представление документов в какой-либо орган.

Образец нотариальной доверенности (за руководителя)

Типовой нотариальный бланк 0722553

Доверенность

Город Новокузнецк Кемеровской области

Пятое сентября две тысячи двадцатого года

Я, Рокотов Андрей Петрович, гражданин Российской Федерации, 24.05.71 года рождения, место регистрации: г. Новокузнецк Кемеровской области (паспорт серия 32 11 № 015435, выдан 24.05.2011 года в Центральном районе ОУФМС России по Кемеровской области в г. Новокузнецк, код подразделения 421-031).

Руководитель Общества с ограниченной ответственность «Техношина» (далее – Общество), регистрационный номер 1134523006477 от 11 июня 2013 года, ИНН 4253017500, ОГРН 1134253006447, юридический адрес: 620017 г. Новокузнецк Кемеровской области, ул. Ленина, д.25)

Доверяю

Гражданину Российской Федерации Павлову Олегу Ивановичу, заместителю руководителя ООО «Техношина», 20.01.1969 года рождения, место регистрации: г. Новокузнецк Кемеровской области ул. Строителей, д.45, кв.16 (паспорт серия 32 13 № 015435, выдан 14.07.2013 года в Фрунзенском районе ОУФМС России по Кемеровской области в г. Новокузнецк, код подразделения 423-013) передается право быть представителем ООО «Техношина» во всех государственных и коммерческих организациях г. Новокузнецка.

Настоящей доверенностью передаются полномочия действий от имени Общества:

совершать все сделки с юридическими и физическими лицами;

представлять Общество во всех государственных органах и судах;

подписывать все юридические, банковские документы;

совершать любые другие действия в интересах деятельности организации.

Перечисленные в настоящей доверенности полномочия действуют сроком 1 (один) год с правом передоверия отдельных полномочий другим лицам.

Подпись/___________//___________/ Рокотов Андрей Петрович

Город Новокузнецк Кемеровской области.

Пятое сентября две тысячи двадцатого года. Настоящая доверенность удостоверена мной, Орловой Катериной Ивановной, нотариусом Новокузнецкого нотариального округа Кемеровской области.

Доверенность подписана Рокотовым Андрей Петровичем в моем присутствии. Личность его установлена, дееспособность подтверждена.

Доверенность зарегистрирована в реестре за № 3-2301

Взыскано по тарифу в размере 900 рублей

Нотариус /___________/ К.И. Орлова

Порядок составления доверенности

Унифицированных образцов нормативными актами не утверждено. Содержание документа и правила его оформления определяются задачей представителя.

Поскольку доверенность отнесена к категории односторонних сделок (обзор практики ВС РФ № 3 от 25.11.2015), обязательными ее реквизитами являются:

подробная и актуальная информация о сторонах;
место и дата совершения;
передаваемые полномочия;
подпись доверителя.

Права, которыми компания наделяет специалиста, выступают в роли предмета сделки. Их следует описывать максимально подробно. В формулировках необходимо избегать абстрактности. А вот срок в документе разрешено не прописывать. Если он не указан в тексте, то доверенность будет оставаться действительной в течение 1 года со дня оформления (ст. 186 ГК РФ).

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?

Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.

В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:

посредством утверждения соответствующего приказа;
при помощи доверенности на подписание первички.

Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой кодекс РФ, а во втором — Гражданский.

Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность. Самый качественный и оперативный сервис обслуживание компьютеров тут только профи

Тем не менее, в обоих актах необходимо указать: персональные данные уполномоченного лица; наименования бумаг, которые оно сможет подписывать. Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.

Что относится к документам первичного учета

Для начала определимся с правовыми источниками по вопросу. Порядок оформления и регистрации документов
первичного учета, как и само определение этих учетных бумаг, вводится 9 статьей Федерального закона «О
бухгалтерском учете» (403–ФЗ
от 06.12.2011). Данная норма указывает, что все факты хозяйственной деятельности организации должны быть
зафиксированы либо санкционированы особым образом. Такое сопровождение или фиксация осуществляется через
первичный учет.

Документы первичного учета делиться на две группы:

первичные документы кадрового учета;
первичные документы бухгалтерского учета.

Рассмотрим, что входит в эти две группы более подробно.

В первую группу входят:

личные карточки сотрудников;
расписание работы в организации;
график отпусков сотрудников;
контроль рабочего времени;
расчет заработной платы сотрудников.

Ко второй группе относят следующее:

договоры;
выписки по расчетным счетам;
документы по платежам;
накладные;
счета–фактуры;
акты выполненных работ;
акты оказанных услуг;
кассовые либо товарные чеки.

С первичкой все более или менее понятно. Давайте подробнее рассмотрим и закрепим, чем являются и для чего
нужны документы первичного кадрового учета. Если сказать простым языком, эти первичные документы служат
для расчета и фиксации рабочего
процесса сотрудников компании, а также учета заработной платы, исходя из этого самого рабочего процесса.

Прекращение действия доверенности

Максимальных и минимальных ограничений закон не устанавливает. Ранее наделять представителей полномочиями разрешалась не более чем на 3 года. Сейчас в статье 186 ГК РФ вообще не содержится упоминаний такого рода. Тем не менее, указывать сроки доверенностей юристы рекомендуют. Во избежание споров точный период прописывается в бланке. В противном случае документ теряет актуальность спустя 12 месяцев с момента подписания.

Помимо истечения срока, ГК РФ предусматривает и иные случаи прекращения действия доверенностей. К таковым относятся:

добровольное сложение полномочий представителем;
отзыв документа обществом;
ликвидация компании, в том числе в процессе реорганизации;
банкротство доверителя или представителя;
смерть физического лица, утрата им дееспособности, признание безвестно отсутствующим или умершим.

Если доверенность отзывается доверителем до установленного в ней срока, заинтересованных лиц надлежит уведомить. Сообщение публикуют в газете «Коммерсантъ». Документы, удостоверенные нотариусом, отзываются с внесением соответствующей записи в специальный реестр (188–189 ГК РФ).

Таким образом, хозяйственное общество может наделить полномочиями представителя практически любое лицо. Анализ статьи 185 ГК РФ приводит к выводу о законности выдачи доверенности не только физическому, но и юридическому лицу. Этот вывод подтверждается письмом ФНП России № 2668/03-16-3. Однако на практике отстаивать интересы компании и подписывать документы все равно будет конкретный человек

В тексте доверенности важно прописывать полномочия максимально четко. Лицо, приобретшее статус представителя, должно получить доступ лишь к тем действиям и сделкам, которые будут отражены в тексте

Кто вправе подписывать документы

Выступать от имени организации и визировать деловые бумаги могут разные лица. Условно их можно поделить на несколько групп:

Категория	Основание	Примеры	Перечень документов
Единоличный исполнительный орган	Устав, ст. ст. и закона 14-ФЗ	Генеральный директор, президент, управляющий	Список остается открытым. В него входят сделки, приказы, распоряжения, доверенности и пр.
Коллегиальный исполнительный орган	Устав, ст. 41 закона 14-ФЗ	Председатель правления или дирекции	Компетенция определяется уставом
Коллегиальный орган управления	Устав, ст. 44 закона 14-ФЗ	Глава наблюдательного совета	Объем полномочий прописывается уставом
Собственники	Устав, ст. –, – закона 14-ФЗ, ст. 9 закона 129-ФЗ	Учредители и участники, вошедшие в состав ООО после создания	Владельцы общества вправе подписывать протокол общего собрания. Единоличный участник издает решения. Учредителям ООО также предоставляется право подписи заявления Р11001
Штатные сотрудники	Приказ директора о подписании документов	Главный бухгалтер, заместители директора, юрист, инспектор отдела кадров, кассир и т. д.	Перечень устанавливается должностной инструкцией или внутренними нормативными актами
Представители	Доверенность ООО на право подписи	Адвокаты, судебные защитники, специалисты, привлеченные на условиях аутсорсинга	Список документов прописывается в доверенности
Органы контроля	Устав, ст. 47 закона 14-ФЗ	Ревизор или председатель ревизионной комиссии	Подпись ставится на заключениях и отчетах, а также приложениях к ним
Независимые специалисты	Судебное решение, закон 127-ФЗ от 26.10.02	Внешние и конкурсные управляющие, специалисты, ответственные за финансовое оздоровление фирмы	Полномочия таких представителей определяются процессуальным положением. Так, компетенции посвящены ст. , , закона 127-ФЗ. Управляющие действуют за директора либо совместно с ним, в интересах конкурсных кредиторов
Ликвидаторы	Устав, решение общего собрания собственников или единоличного учредителя, ст. – закона 14-ФЗ	Председатель ликвидационной комиссии	Ликвидатор подписывает весь комплекс документов по прекращению деятельности компании. Он выступает за руководителя ООО, признается заявителем на этапе регистрации закрытия бизнеса

Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме бухгалтер. Если для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность, то при использовании КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, чтобы подготовится к изменениям заранее. Если ЭП сотрудника юрлица выпустили до 31 августа 2023 года, работник может подписывать документы с её помощью и без МЧД до 1 сентября 2024 года

Остальным сотрудникам после 1 сентября 2023 года нужно получить КЭП физлица и МЧД.

Оформить машиночитаемую доверенность необходимо до 31 августа 2023 года.

Составление доверенности

Унифицированной и обязательной к применению формы доверенности на право подписи не существует. На нашем сайте пользователи могут скачать бланк доверенности и ознакомиться с образцом его заполнения.

В отведенные для заполнения строки бланка потребуется ввести следующие сведения:

дату и место выдачи доверенности;
регистрационный номер доверенности;
наименование и основные реквизиты доверителя, ФИО руководителя, выдающего доверенность от имени юридического лица, и его должность, ФИО, место работы, должность и паспортные данные доверенного лица;
пределы полномочий доверенного лица;
срок действия доверенности. При отсутствии этих сведений срок действия доверенности по умолчанию будет составлять 1 год;
подписи доверителя (руководителя предприятия) и доверенного лица;
нотариальное удостоверение в случае, если в доверенность будет включено право передоверия.

Нотариальное удостоверение

Четвертый пункт ст. 185.1 ГК РФ дает четкую характеристику доверенностям, выдаваемым от имени юридических лиц. Организациям разрешено ограничиться простой письменной формой. Нотариус нужен для оформления полномочий представителя лишь в случаях, прямо предусмотренных законом.

Так, удостоверение потребуется при передаче права подписи на совершение:

сделок с государственной регистрацией;
нотариальных действий.

Вести реестр выданных доверенностей организация не обязана. Однако такое правило может быть предусмотрено внутренними регламентами общества. Учет документов обеспечивает надлежащий контроль.