Как выбрать подходящую бухгалтерскую компанию

Что делать при некачественном бухгалтерском обслуживании — порядок действий

Вероятность столкнуться с непрофессионалами есть всегда. Они «водятся» в различных сферах. Много их и среди компаний, оказывающих бухуслуги.

Что делать, если вам «повезло» и ваш аутсорсер предоставляет некачественное бухобслуживание вашей фирмы? Держите мою пошаговую инструкцию на этот случай.

Действие 1. Сообщаем представителям компании-аутсорсера о низком качестве услуг

Заметив проблемы с бухобслуживанием, не откладывайте разговор с представителем компании-аутсорсера. Причем рекомендую сообщать о выявленных проблемах лицу, которое подписывало от имени фирмы-исполнителя договор на абонентское бухгалтерское обслуживание.

Действие 2. Собираем документы, подтверждающие этот факт

Любая претензия должна быть обоснованной, желательно документально подтвержденной. Чтобы ваше заявление о некачественном бухобслуживании не было голословным, заранее подготовьте документы, подтверждающие сей факт.

Примеры таких документов:

акты налоговых проверок;
требования об уплате штрафов, пени по налогам и взносам;
неправильно оформленная первичка;
несоответствие синтетического и аналитического учета;
претензии от контрагентов за несвоевременную оплату их товаров/услуг;
нарушение сроков сдачи отчетности в контролирующие органы.

Действие 3. Разрываем договор на оказание бухуслуг

Факт некачественного обслуживания доказан. Отношения выяснены, разумеется, цивилизованно. Настал момент расторжения договора

Здесь важно правильно его оформить

Расторжение договора возможно:

по соглашению сторон;
по решению суда.

Еще на стадии заключения договора следует предусмотреть возможность расторжения договора в одностороннем порядке. В последующем это сбережет вам нервы и время.

Заранее пошлите почтой или вручите лично заявление (уведомление) о прекращении сотрудничества в одностороннем порядке. За основу можно взять уведомление об одностороннем отказе от договора, которое я для вас приготовила.

Соглашение о прекращении сотрудничества всегда оформляйте в письменном виде, с подписями обеих сторон.

Если все-таки исполнитель не желает прекращать сотрудничество на ваших условиях, тянет время и чинит препятствия, то советую обратиться за профессиональной юридической помощью, например, в компанию «Правовед».

Специалисты компании — профессионалы с большим практическим опытом. Они готовы проконсультировать вас как платно, так и бесплатно. Причем у вас есть уникальная возможность задать свой вопрос сразу нескольким юристам. Такой подход позволяет легко и быстро найти оптимальное решение.

Задать вопрос можно прямо на сайте компании, либо позвонив по телефону. Обратившись в компанию, вы получите ответ на свой вопрос в кратчайшие сроки: время ответа в среднем составляет не более 15 минут.

Не осложняйте ситуацию, сразу обращайтесь к профессионалам.

Действие 4. Находим нового исполнителя

Договор расторгнут. Перед вами снова стоит проблема: кому теперь доверить учет своей компании. Проанализируйте опыт прошлого сотрудничества, рассмотрите все его «плюсы» и «минусы».

Выбор исполнителя требует всестороннего рассмотрения кандидатов

Возможно, вы захотите иметь штатного бухгалтера. А может быть, несмотря на неудачный опыт аутсорсингового обслуживания, вы доверитесь сторонним исполнителям еще раз.

В этом случае не спешите и не повторяйте прошлых ошибок. Тщательно отбирайте претендента. О том, как это сделать, я писала выше.

Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника

Основное отличие штатного работника от стороннего работника заключается в типе заключаемого контракта. Это также является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Трудовой договор заключается со штатным сотрудником, который работает на платной или даже удаленной основе. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.

С субподрядчиком, будь то независимый бухгалтер или компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации.

Об отличиях трудового и гражданско-правового договоров читайте в нашей статье -2021 «» Страховые взносы на ГПД в 2020 году .

Ниже приведена сравнительная таблица, основанная на положениях закона. Отсюда становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:

И это далеко не полный список различных параметров. Сюда же относится более простой порядок прекращения гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми отношениями, а также то, что в гражданско-правовом договоре легче прописывается ответственность подрядчика, чем в трудовом договоре.

Ну а главное отличие — необходимость зарабатывать взносы и исчислять НДФЛ с зарплаты чиновника. Независимый бухгалтер, как правило, является физическим лицом или индивидуальным предпринимателем, поэтому все взносы и налоги он рассчитывает самостоятельно. На платежи, которые компания перечисляет аутсорсинговой компании, также не начисляются дополнительные суммы.

Покажем на примере:

Как видите, штатный сотрудник обойдется компании на 40% дороже%.

Вы решили воспользоваться услугами субподрядчика, но не знаете, как воспользоваться их услугами? Получите бесплатный пробный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм учета договора с субподрядчиком в бухгалтерском и налоговом учете.

Поддержка предпринимателей при организации бухгалтерии

Какая бы бухгалтерская задача перед вами не стояла — лучше всего обратиться к лидерам рынка бухгалтерского аутсорсинга. Уже более 700 юридических лиц находятся в 1С-WiseAdvice на ежемесячном бухгалтерском обслуживании. Проведем и подготовим все нужные платежные документы для бюджета и при передаче отчетности, проконсультируем в сложных и неоднозначных вопросах и всегда будем оставаться на связи.

ТОП-3
в рейтинге бухгалтерских компаний

1000+
клиентов выбрали нас

450+
профессиональных бухгалтеров

18
лет на рынке

Варианты у иностранной компании для открытия бизнеса в РФ

Как зарегистрировать компанию в Казахстане: варианты, налоги и особенности ее функционирования

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерии: ТОП компаний

Как помочь своим сотрудникам легализоваться в РК

Кому подходит аутсорсинг расчета зарплаты, стоимость услуг и выбор аутсорсера

Вся правда о передаче учётных функций на аутсорс

Как зарегистрировать юридическое лицо в Турции: типы предприятий, этапы создания бизнеса, документы и налоги

Как компании перейти на КЭДО: документы, ЭЦП, плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Правила ведения воинского учета в 2023 году

Подробно о восстановлении бухучета: когда это необходимо, рекомендации, ответственность компании

Подробно о льготах по налогам и взносам для ИТ-бизнеса, гранты

Планирование налогов от А до Я: виды, этапы, основные принципы

Подробно о кадровом аудите: виды, этапы, штрафы

Пошаговая инструкция по созданию ООО: документы, уставной капитал

Все о поддержке бизнеса: льготы, гранты, субсидии

Что это и как использовать льготные ставки

9 законных способов для предпринимателей

Подробная инструкция

Гайд от экспертов отрасли

Типовые виды услуг

Перечень услуг и цены

Преимущества и недостатки бухгалтерского обслуживания компании

Преимущества:

Работа с профильными экспертами: бухгалтер, зарплатный специалист, кадровик, юрист, налоговый консультант и пр. (в зависимости от специфики вопроса), в отличие от найма, где чаще всего работает один бухгалтер-универсал.
Непрерывность работы, безболезненная взаимозаменяемость сотрудников.
Застрахованная ответственность за «ущерб» в виде штрафов и пени.
За проектом закреплен руководитель, который ищет наилучшие решения для клиентов по оптимизации налогов, снижению налоговых рисков, сокращения издержек и пр.
Установленные регламентом сроки не нарушаются даже в периоды сдачи отчетности.
Не нужно оплачивать работу каждого бухгалтера в частности и арендовать для него дополнительное офисное пространство.
Закупка и обновление программного обеспечения и обслуживание техники тоже перестанет быть вашей заботой.
Больше не придется думать об обучении бухгалтеров и оплачивать его.

Недостатки:

Не получится приступить к работе без проведения подготовки. Аутсорсинговая компания не сможет просто подписаться под соблюдением ваших учетных политик.
Компании не участвует в финансово-хозяйственной деятельности заказчика: не принимает финансовых решений, не распоряжается денежными средствами и не дает ответственным лицам указания, обязательные для исполнения.
Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные бухгалтерские услуги оплачиваются отдельно.
Не узнав, как формируется цена в конкретной бухгалтерской фирме, можно получить счет на оплату больше, чем было обещано изначально.

В отличие от штатного бухгалтера мы всегда рядом

Оставить заявку

Эксперты 1С-WiseAdvice не уходят в отпуск, не увольняются и не болеют. Попробуйте удобный и технологичный бухгалтерский аутсорсинг.

Оставить заявку

Аутсорсинг VS Специализированные сервисы банков по бухгалтерскому обслуживанию

Разнообразие услуг: Аутсорсинговые компании оказывают широкий спектр бухгалтерских услуг, включая подготовку и сдачу отчетности, кадровый учет, расчет заработной платы и т.д. Банковские сервисы, как правило, предлагают ограниченный набор услуг. Например, только электронную отчетность.Гибкость: Удаленная бухгалтерия позволяет бизнесу быстро и легко адаптировать свои потребности в бухгалтерских услугах, увеличивая или уменьшая объем работ в зависимости от изменений в бизнесе. Банковские сервисы могут иметь более строгие условия и ограничения.Опыт и знания: Аутсорсинговые компании, специализируются на оказании бухгалтерских услуг, обладают большим опытом и знаниями в этой области, что позволяет им предоставлять более качественные услуги. Банки могут не иметь такого же уровня специализации и опыта.

Общение

Ещё один пункт для изучения – это способ коммуникации между вами и бухгалтерской компанией. Некоторые фирмы предоставляют отдельного сотрудника – персонального менеджера, – который становится единым связующим звеном между вами и командой бухгалтеров и финансовых специалистов. В других случаях вам будет предложено общаться с каждым специалистом (бухгалтером, финансовым контролёром, кадровиком, IT-специалистом и т.п.) напрямую. Вы можете выбрать тот вариант, который выглядит для вас более удобным, но наша практика показывает, что особенно для руководителей бизнеса, удобней общаться с одним человеком, который поможет решить поставленную задачу.

Также уточните, каким образом у бухгалтерской компании устроена организация работы. В некоторых фирмах вся бухгалтерская работа выполняется одним сотрудником (обычно название его позиции – «Главный бухгалтер»). Этот человек ведёт бухгалтерский учёт, подготавливает платежи в банке, рассчитывает заработную плату и сдаёт отчёты. При такой организации работы есть большой риск, что человек не сможет отслеживать все изменения в законодательстве, а это в результате приведет к неминуемой ошибке. Также в случае, если человек увольняется из компании-провайдера или уходит в отпуск, его попросту некому заменить и передать все накопленные о клиенте знания.

Основы бухучета для новичков

В основе бухгалтерского учета лежит метод двойной записи. Двойная запись — способ ведения бухгалтерского учёта, при котором каждое изменение состояния средств организации отражается на двух бухгалтерских счетах, обеспечивая общий баланс. Разберем этот метод на конкретном примере.

Допустим наша компания купила за наличные денежные средства машину для перепродажи. В результате у нас уменьшается количество денежных средств в кассе и увеличивается сумма товарно-материальных ценностей (машин на перепродажу). При этом, общий баланс средств остается прежним (цена автомобиля равна цене, выплаченной с кассы). Таким образом, одна операция фиксируется по двум показателям.

Исходя из определения двойной записи – каждый показатель, отражающий финансовое состояние в бухгалтерском учете, нумеруется. Таким образом, мы получаем бухгалтерские счета.

Счета компании делят на активные и пассивные. Активные счета – это счета, на которых отражается имущество. Имущество – это то, что можно потрогать и осязать. Это деньги, товары, здания, сооружения.

Есть также третий вид счетов. Активно-пассивные счета – это счета, на которых одновременно учитываются как имущество, так и капитал компании, а также счета, формирующие определенный результат деятельности.

Важное место в бухучете занимает понятие баланса. Бухбаланс – это не только величина всего имущества компании равная стоимости капитала, но и таблица, форма №1 бухгалтерской отчётности

В соответствии с международными правилами финансовой отчётности, баланс содержит данные об активах, обязательствах и собственном капитале. Бухгалтерский баланс составляется в виде таблицы и может иметь полную и сокращённую форму.

Разберем приведенный ранее пример подробнее. Допустим, что компания приобрела машину за 500 тыс.руб и на балансе (в имуществе) ничего больше нет. Тогда общий баланс (или как его называют «валюта баланса») равен 500 000 руб. Это означает, что величина имущества компании и капитала равна и составляет 500 тыс. рублей.

Допустим, изначально денежные средства в кассу компании поступили от учредителя в виде взноса в УК компании. Тогда такая операция сопровождалась бы следующими проводками (записями, отражающими движение денежных средств между счетами):

Дт 51 Кт 80 500 000 руб, где 51 – обозначение кассы, 80 – обозначение уставного капитала. Операция дебетования (Дт) и кредитования (Кт) – это операции по увеличению или уменьшению остатков по счетам.

Первоначальный баланс в результате внесения уставного капитала будет выглядеть так:

Первоначальный баланс компании, полученный в результате взноса учредителем 500 тыс. в кассу

АКТИВ	ПАССИВ
Наименование	Сумма	Наименование	Сумма
Денежные средства и их эквиваленты (касса, расчетный счет и тд.)	500000	Уставной капитал	500000

БАЛАНС	500000	БАЛАНС	500000

Далее мы купили машину. Покупка авто будет отражена двумя проводками:

Дт 41 Кт 60 – поступление машины от поставщика и увеличение задолженности перед ним, где счет 60 – расчеты с поставщиками. Счет пассивный. 41 – это товары, чаще всего для перепродажи
Дт 60 Кт 51 500 000 руб – погашение задолженности перед поставщиком.
Баланс компании тоже изменится:

В балансе отражена покупка товаров для перепродажи

АКТИВ	ПАССИВ
Наименование	Сумма	Наименование	Сумма
Денежные средства и их эквиваленты (касса, расчетный счет и тд.)	Уставной капитал	500000
ЗАПАСЫ (ТМЦ, товары и др)	500000
БАЛАНС	500000	БАЛАНС	500000

Как видим 500 000 руб. никуда не делись – они как были в активе так и есть, но «перешли» с денежных средств на запасы. В пассиве ничего не изменилось.

Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг

1 этап — заключение договора на оказание услуг

обязанности и ответственность сторон;
распределение зон ответственности сторон;
список услуг и их стоимость;
перечень документов, необходимых для всех видов операций;
порядок и сроки передачи документации;
доступ к информации;
гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
порядок передачи базы данных при расторжении договора.

2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу

для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
для партнеров – счета, накладные, акты;
проекты договоров с замечаниями и предложениями.

3 этап – расторжение договора

Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
Забрать документацию и актуальную копию базы данных.

Виды удаленного бухгалтерского обслуживания

Бухгалтерское консультирование – наиболее простой, он чаще всего используется, если требуется осуществить контрольные действия за работой штатных бухгалтеров. Также к услугам внешнего консультанта удобно обращаться в тех случаях, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры обладают некоторой спецификой, допустим, это может быть проведение сделок с иностранной фирмой. Но даже если у руководства нет вопросов к деятельности своих бухгалтеров, очень полезно время от времени проводить консультации с опытными специалистами, например, чтобы быть в курсе постоянно изменяемого налогового законодательства.
Выборочный аутсорсинг. Сюда входит передача на удаленное бухгалтерское обслуживание отдельных функций бухгалтерии: расчет зарплаты, формирование статистической отчетности, подача налоговой декларации. В этом случае некоторые взаимосвязанные функции осуществляются фирмой-клиентом своими силами. Поводом для выбора частичного аутсорсинга может стать желание руководителя контролировать процессы бухгалтерии. Кроме того, услуги такого рода подходят управленцам, стремящимся избавить своих сотрудников от рутинной работы с большим количеством однотипных операций либо собирающимся сокращать штат.
Полный аутсорсинг – это полное бухгалтерское обслуживание организации, осуществляемое сторонней фирмой. В таком случае первая имеет возможность отказаться от штатной бухгалтерии, так как все функции переходят к компании-аутсорсеру.
Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского, налогового учета. Если понадобится, фирма-клиент может полностью передать право подписи представителю фирмы-аутсорсера, чтобы избавиться от лишних временных затрат на документы. Недостатком данного выхода будет абсолютное отсутствие контроля над работой аутсорсера.

Предпочтение определенному способу удаленного бухгалтерского обслуживания связано со спецификой работы фирмы, ее финансовыми ресурсами, готовностью перейти на аутсорсинг.

Читайте материал по теме: Ведение бухгалтерского учета

Принципы формирования стоимости бухгалтерского сопровождения

Стоимость услуг подрядчика рассчитывается в каждом отдельном случае индивидуально. При этом можно выделить основные факторы, которые на нее влияют.

Система налогообложения. Для предприятий на упрощенной системе «Доходы» стоимость бухгалтерского сопровождения меньше, чем «Доходы минус расходы». Дороже всего стоимость для ОСНО, так как данная система предполагает расчет налогов по отдельности: НДС, НДФЛ, налог на недвижимость. Кроме того, предусмотрено больше отчетностей по сравнению с «упрощенкой».

Наличие первичной документации (накладные, счета фактуры, акты). Если заказчик самостоятельно предоставляет первичную документацию, объем работы бухгалтера снижается. Это сказывается на итоговой цене за его услуги.

Количество операций. Чем больше операций совершает предприятие, тем более сложный бухучет. Следовательно, стоимость бухгалтерского сопровождения для крупных предприятий выше.

На стоимость услуг также влияет количество работников в компании (штатных, совместителей, иностранцев, по договору ГПХ), наличие счетов в иностранной валюте, специфика деятельности и многое другое

Важно на начальном этапе обговорить все нюансы с подрядчиком.

Бухгалтерские фирмы и аутсорсеры — субъекты 115-ФЗ

115-ФЗ распространяется на бухгалтерские фирмы. В законе сказано, что он распространяются в том числе на лиц, которые ведут предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг (ст. 7.1 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ).

Это относится ко всем обслуживающим бухгалтериям. В законе есть перечень операций, которые позволяют отнести бухгалтерскую фирму к субъектам 115-ФЗ. Вот эти операции:

Многие бухгалтерские фирмы считали, что не ведут эти операции, а значит, и 115-ФЗ на них не распространяется.

Но это не так. Росфинмониторинг разъяснил, что «обеспечение деятельности», которое упоминается в последнем пункте, — это в том числе бухучёт и сдача отчётности (информационное письмо Росфинмониторинга от 19.07.2018 № 54). А значит, все обслуживающие бухгалтерии автоматически подпадают под 115-ФЗ.

Организационно-правовая форма не имеет значения. Из закона следует, что перед 115-ФЗ все равны: и бухгалтерские фирмы (ООО), и ИП, и самозанятые бухгалтеры. Например, если самозанятый бухгалтер заключает договор с организацией о том, что он оказывает этой организации бухгалтерские услуги, то он автоматически становится субъектом 115-ФЗ.

Продажи и маркетинг

Для быстрого привлечения клиентов нужна грамотная маркетинговая и рекламная стратегия. Вы можете нанять частного маркетолога или рекламное агентство для создания кампании.

Учитывая высокий уровень конкуренции, необходимо тщательно проанализировать рекламную кампанию и каналы продвижения. Это позволит значительно сократить расходы и получить максимальную отдачу.

К основным онлайн-каналам относятся:

К основным офлайн-каналам относятся:

Реклама на баннерах и билбордах
Реклама в печатных СМИ
«холодные звонки
Деловые мероприятия

Поскольку основными заказчиками являются юридические лица и здесь решающую роль играет личный контакт с заказчиком, наибольшее внимание следует уделить офлайн-каналам, то есть посещаемости различных мероприятий и холодным звонкам

Бухгалтер-фрилансер

Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.

Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.

Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.

Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.

При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.

Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.

Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:

Заключение

Итак, мы изучили еще одну обширную тему — услуги бухгалтера. Нами был определен круг пользователей бухуслуг, рассмотрены наиболее востребованные их виды, изучены основные этапы оказания бухуслуг, мы научились отличать хорошего профессионального бухгалтера от его горе-собрата.

Успехов и процветания вам и вашему бизнесу! Будем признательны за комментарии и отзывы.

Автор статьи: Александр Бережнов

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта «ХитёрБобёр.ru» (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа «Машук-2011”.