Заявление в управляющую компанию о предоставлении информации: образец

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

индивидуальными предпринимателями;
частными гражданами;
представителями органов власти;
общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

Наименование отправителя.
Наименование получателя (адресата).
Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

по обычной почте;
по е-мэйл;
передать по факсу;
передать с курьером.

Когда ждать ответ

Государственные органы и предприятия рассматривают запросы как обращения граждан, а потому на них распространяется действие Закона РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан».

Это значит, что ответ на запрос должен поступить в течение 30 дней с даты, когда запрос был ими получен.

Что касается коммерческих запросов, то скорость ответа определяется только степенью заинтересованности адресата в клиентах. То есть ответ может быть получен очень быстро или не получен вообще.

Если письмо-запрос касается вопросов, связанных с получением документов, не исключено, что источник информации предложит получить документ или его дубликат лично.

Как составить ответ на запрос

Ответ на запрос необходимо составлять в соответствии со стандартами. Например, порядок указания реквизитов и составления внутренних шаблонов регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства:

Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Согласно пункту 6.2 стандарта, электронную версию шаблона письма-ответа нельзя менять, так как она должна быть полностью идентичная бумажному формату.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:

https://youtube.com/watch?v=YtZ4NRMinno

Требовать ли подписанный акт назад?

Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать. Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально. Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.

Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта (ст. 720 ГК РФ).

Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ). За отсутствие первичного документа, в т.ч. акта, налоговая ответственность может грозить и организации (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ). Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей.

А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет? Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).

Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный.

В каких случаях оформляется письмо запрос

Деловые письма условно делятся на две категории: которые требуют и не требуют ответа. К первым относятся все информационные, сопроводительные и гарантийные письма; ко вторым – предложения (в том числе оферты), запросы, предложения, прошения. Формально, нужно отвечать и на нерабочие письма, например, приглашения или поздравления, чтобы соблюсти деловую этику.

Письмо-запрос о предоставлении информации направляется с целью получения для организации важных сведений о второй стороне.

Запрос направляется в том случае, чтобы сам факт просьбы и ответ имели юридическую силу. Получатель обязан предоставить требуемую информацию в полном объеме и в оговоренные сроки, оформив ее в ответ по форме.

Письмо-запрос может быть направлено в следующие организации:

все госструктуры: ПФР, ФНС, Росреестр, Росстат, ФСС;
контрагентам, деловым партнерам и сторонним компаниям;
предприятиям для уточнения информации по бывшим сотрудникам.

В большинстве случаев запрос оформляется для получения сведений такого рода:

выписок из ЕГРЮЛ;
дисквалификации по решению суда ИП или юрлиц;
владельцах недвижимости, в том числе земельных участков;
стоимости и ассортименте производимых товаров, их потребительских свойствах.

Реже запрос используется для просьбы направить в организацию бумажные варианты договоров (оригиналы или заверенные копии), образцы продукции.

Как написать о предоставлении информации

Письмо-запрос составляется по ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила оформления таковы:

Текст составляется на фирменном бланке с использованием логотипов и других элементов корпоративного стиля, если он разработан.
Из обязательных реквизитов приводятся два наименования организации (полное и кратко), ИНН, коды (ОГРН, КПП, ОКПО), контактная информация, место и дата составления письма, сведения о руководителе компании, исходный регистрационный номер письма.
Поля: 2 см – верхнее и нижнее, 3 см – левое; 1 см – правое.
Конверт тоже должен иметь печати и эмблемы организации-отправителя.

Смысловая структура письма должна отражать основные положения.

Условно в письме выделяют 6 блоков:

заголовок, отражающий суть вопроса;
официальное обращение;
вводная часть (лид-абзац);
характеристика данных или перечень документов, которые нужно предоставить;
благодарность, выражения намерения о сотрудничестве и другие формы вежливости;
подпись уполномоченного лица.

При запросах в госорганы обращение и благодарность могут быть опущены.

Скачать образец

Пример письма-запроса, оформленного по ГОСТ Р 7.0.97-2016, направляемого контрагенту^

На многих сетевых ресурсах (в том числе официальном сайте Роскомнадзора) можно скачать бланки-образцы. Также бланки могут быть стандартизованы локальными актами предприятия.

Деловые письма

Любое письмо является визитной карточкой организации. Оно отражает ту позицию, с которой представитель обращается к адресату

Для создания положительного имиджа компании важно выразить в письме доверие, уважение. В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными

Выделяют некоторые принципы ведения переписки:

оппоненты должны уважать личность и деловую позицию друг друга;
к деловым интересам сторон необходимо относиться внимательно;
переписка предусматривает полную конфиденциальность;
задачи, которые закладываются в письме, должны быть вовремя решены.

Деловые письма имеют ряд преимуществ перед другими видами отправлений:

На простое письмо может не поступить ответа, даже если он требуется. Кроме того оно может потеряться в ходе обычной деятельности, поэтому сотрудникам приходится созваниваться и просить о проверке корреспонденции.
Электронное сообщение может не отразить полностью просьбу, которая должна быть удовлетворена получателем.
В обилии информации обычные отправления могут быть не восприняты должным образом. Это приведет к тому, что проблема не будет решена.

Для экономии времени необходимо соблюдение общих правил ведения деловой переписки. В этом случае возможно устранение недопонимания и спорных моментов.

В зависимости от структуры письма могут быть коммуникационными и договорными.

В первом случае выделяют:

отказы;
претензии;
признания;
оправдания.

Эти виды используются в повседневной деятельности чаще всего.

Письма-договоренности имеют большое значение.

Они помогают:

подвести итоги;
договориться о чем-либо;
поставить сроки выполнения задач;
убедиться, что стороны поняли суть договора.

Простой язык, используемый в повседневной жизни, при составлении делового письма не используется. В корреспонденции должны быть исключены ошибки и опечатки.

Документ не должен содержать ни орфографических ошибок, ни неточностей в терминологии и лексике профессиональной сферы. При их наличии можно судить о некомпетентности человека, как работника.

Выделяют основные правила составления деловых писем:

В письме не нужно использовать слова, значение которых до конца не ясно отправителю

Если отказаться от такой лексики невозможно, то важно пользоваться словарями для подтверждения правильности применения.
Лучше не применять специфические термины. Ведь адресат может не понять сути выражений или ошибочно их истолковать

Если в письме важно прописать конкретное слово, то можно дать ему объяснение или расшифровать аббревиатуру.
Предложения должны быть короткими. Длинные конструкции лучше оставить для романов, а не деловых переписок.
До внесения данных в тело письма, необходимо подготовить текст в редакторе. Это позволит автоматически проверить орфографию и пунктуацию. Также это даст возможность сохранить написанное при потери связи с интернетом. Для этого настраивается автосохранение.
Пользоваться планшетом или телефоном для предварительного набора текста не рекомендуется. Ведь их настройки могут быть выставлены так, что автоисправление будет неверным.
Перед отправкой нужно перечитать текст, проверив ошибки и его логическое построение. Необходимо произвести вычитку через час после отвлечения от сообщения. В этом случае удастся лучше оценить текст.

Оформляем письмо-запрос. Особенности составления

Письмо-запрос — информационное письмо, которое пишется с целью прошения о предоставлении информации, материальных ценностей или документов на имя руководителя, бухгалтера предприятия или другого ответственного лица.

Перед тем как начать оформлять письмо-запрос необходимо ознакомиться с общими правилами, для составления всех деловых писем. Письмо-запрос пишется в свободном стиле, но требует включения реквизитов.

Как написать письмо-запрос о предоставлении информации или документов?

Письмо-запрос может быть оформлено как на фирменном бланке организации, так и на простой бумаге. Преимущество использования фирменного бланка заключается в том, что на нем уже будут указаны все необходимые реквизиты компании: полное название организации, контактные данные, юридический адрес предприятия, ИНН, КПП и ОГРН.

Если нет фирменного бланка, то можно писать на листе формата А4 указав в верхнем левом углу все необходимые данные — номера телефонов, контактные лица, адреса. Содержание письма обычно адресовано одному человеку. Следует заметить, что как правило, письмо-запрос оформляют на имя директора компании, главного бухгалтера. Всё зависит от того, какая информация запрашивается.

В правом углу бланка в дательном падеже указываются все необходимые сведения об адресате. В последней строке можно выразить благодарность за удовлетворение запроса или надежду о дальнейшем сотрудничестве.

Письмо-запрос обязательно подписывается и при необходимости закрепляется гербовой печатью. После чего оно обязательно регистрируется в журнале исходящих документов предприятия с указанием регистрационного номера. Также указывается дата написания письма-запроса.

Скачать письмо-запрос (образец)

Примеры писем-запросов о предоставлении документов и информации вы можете скачать по ссылкам ниже.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Исполнение обязанности предоставления документации по контрагенту для налоговой. Почему так важно?

Почему важно предоставлять документацию о контрагентах?

Во-первых, представление правильной и полной информации о контрагентах помогает налоговой службе контролировать соблюдение налогового законодательства. Знание о том, с кем и каким образом ведутся деловые отношения, позволяет налоговой проверять правильность расчета налогов и сборов. Также это помогает идентифицировать возможные налоговые риски и препятствует применению недекларированной деятельности или уклонению от уплаты налогов.

Во-вторых, предоставление документации по контрагенту для налоговой является неотъемлемой частью корпоративной дисциплины и управления рисками. Законодательство предусматривает обязанность субъектов предпринимательства предоставлять налоговым органам актуальную и достоверную информацию о своих контрагентах. Это позволяет налоговым органам проводить анализ финансового состояния контрагентов и определить их надежность и стабильность.

В-третьих, предоставление документации по контрагенту для налоговой обеспечивает прозрачность бизнес-процессов и поддерживает доверие со стороны государственных органов и инвесторов. Компании, которые придерживаются принципа открытости и готовы предоставить информацию о своих контрагентах, создают благоприятный имидж, что в свою очередь может способствовать привлечению инвестиций и развитию деловых отношений.

Образец письма-запроса о разъяснении

«Уважаемый Александр Петрович!

В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

Пример ответного письма на запрос

Пример ответа на вышеуказанный запрос ООО «ЭкоХим» выглядит так:

запыленность (содержание взвешенных частиц диаметром 2-100 микрон) – не выше 0,7 г/м 3 ;
температура окружающей среды от -20 °C до +40 °C;
относительная влажность – 40%…85%;
давление – не выше 200 кПа.

Ответ, который формирует государственная организация, как правило, более развернутый, может содержать ссылки на нормативные документы, федеральные законы и постановления.

Иногда ответное письмо может содержать отказ. В этом случае используется формулировка: «Организация не может предоставить информацию по Вашему вопросу» или «Банк не вправе предоставить запрашиваемые Вами сведения, потому что они составляют банковскую тайну».

Почему необходим образец письма-запроса?

В современных условиях все больше фирм и организаций используют возможности корреспонденции по электронной почте. Более того, даже если письмо-запрос оформляется в бумажном виде, все равно необходимо правильно сформулировать его и составить удобный бланк для заполнения.

Когда ставится задача составления письма-запроса, часто возникает множество вопросов. Нужно учитывать сроки, массовость запросов, объяснять детали своего запроса, проводить сверки информации и т.д. Правильно оформленный запрос – это важный элемент успешной работы фирмы или организации.

Образец письма-запроса – это готовый шаблон для успешной корреспонденции. В нем собраны наиболее частые варианты запросов, которые нужно отправить к банку или другой организации. С помощью этого образца можно составить письмо-запрос правильно и быстро, без лишних затрат времени и средств.

Кто может составить образец письма-запроса?
Как правильно оформить письмо-запрос?
Какие документы нужно представить второй стороне?

Ответы на эти и другие вопросы можно найти в готовом шаблоне

При этом особое внимание уделяется правильному составлению и оформлению письма. Также в образце указываются сроки, которые нужно учитывать при направлении запросов, как и каких форматов документации требуются от второй стороны

В случаях, когда нужно направить много запросов, образец письма-запроса позволяет сократить время на составление каждого отдельного запроса. А также помогает обеспечить единообразие в корреспонденции, что также имеет значение для рассмотрения запроса второй стороной.

Пример бланка письма-запроса:
Данные отправителя:	Наименование фирмы (организации) ФИО отправителя Электронная почта Телефон
Данные получателя:	Наименование фирмы (организации) Контактное лицо Адрес электронной почты Телефон
Содержание запроса:	Краткая суть запроса Детали запроса Сроки выполнения запроса Перечень документов, необходимых для выполнения запроса

Как хранить персональные данные клиентов

Для правильного хранения персональных данных выполните четыре
действия.

Первое. Определите и утвердите место хранения. Решите, где
будут накапливаться собранные данные о посетителях сайта и клиентах. Это может
быть локальная компьютерная сеть компании или облачный сервер.

При выборе места учитывайте два момента:

нельзя объединять базы данных, которые
собирались для разных целей. Их нужно хранить отдельно (п. 14 постановления
Правительства от 15.09.2008 № 687);
храните персональные данные в РФ. Это так
называемая локализация из п. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ,
запрещающая использовать зарубежные серверы. Если воспользуетесь услугами
хостинг-провайдера с центрами обработки данных в другой стране, то РКН
заблокирует сайт и впаяет штраф по ч. 8 или 9 ст. 13.11 КоАП.

Утвердите выбранное место хранения в приказе директора. Ознакомьте с
ним под подпись ответственного за работу с персональными данными. Пример такого
приказа можете посмотреть в нашем шаблоне:

Второе. Если храните персональные данные у третьих лиц,
например, на облачном сервере, возьмите на это согласие у посетителей сайта. Иначе
РКН одарит штрафом все по той же ст. 13.11 КоАП. А там за такое до 150 тыс.
руб.

Вот пример согласия на обработку данных у третьих лиц:

Третье. Следите за сроками хранения. В согласии на обработку
персональных данных вы указывали период, на который берете сведения о посетителях
сайта. Не нарушайте его.

Если срок завершился или цель обработки достигнута, тогда
уничтожайте или обезличивайте собранную информацию (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ).
Про уничтожение расскажем дальше, а про обезличивание – сейчас.

ФИО: Иванова Мария Ивановна;
номер телефона: +7 912 1234567;
email:
[email protected].

А вот обезличенные сведения – Иванова Мария Ивановна.

Четвертое. Проконтролируйте, чтобы правила хранения
персональных данных были в положении о работе с ними. Выше мы уже говорили про
этот документ.

Если там такого нет, тогда составьте отдельный регламент. Так его и
назовите – Положение о порядке хранения персональных данных. Ознакомьте с ним
под подпись сотрудников, которые работают с персональными данными.

Каковы сроки предоставления документации? Как не допустить задержек?

Сроки предоставления документации по контрагенту определены законодательством и обычно зависят от вида документации и специфики отношений с контрагентом. В большинстве случаев, налоговые органы требуют предоставить необходимые документы в течение 5-10 рабочих дней с момента получения запроса.

Для того чтобы не допустить задержек в предоставлении документов, рекомендуется следовать нескольким важным рекомендациям:

Внимательно изучите запрос налоговой организации и определите необходимые документы;
Составьте точный план сбора и подготовки документации, чтобы быть уверенным в своей готовности к предоставлению;
Обратите внимание на сроки предоставления документов и убедитесь, что вы сможете их собрать и отправить вовремя;
При необходимости, свяжитесь с вашим контрагентом, чтобы уточнить информацию или получить дополнительные документы;
Будьте организованными и следуйте плану, чтобы не отставать от графика сбора документов;
Уделите внимание качеству подготовки документации, чтобы избежать возможных замечаний со стороны налоговой организации;
Не забывайте о сроках доставки документов и убедитесь, что они достигнут налоговой организации вовремя.

Следуя этим рекомендациям, вы можете быть уверены, что не допустите задержек в предоставлении необходимой документации и сможете успешно выполнить запрос налоговой организации.