Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Объяснительная записка директора о невыполнении должностных обязанностей

Директор подразделения, в котором работает такой сотрудник, может подать докладную бумагу руководителю о том, что неким работником во время выполнения служебных обязанностей была допущена серьезная ошибка. При этом подобную бумагу может подать любой работник.

Если не были исполнены свои должностные обязательства, на сотрудника может быть наложено взыскание в качестве замечания или штрафа. Но что делать, если по допущению этой производственной ошибки произошел несчастный случай, в результате чего некоторые получили травмы? Возможно его увольнение и дальнейшее заключение под стражу. В любой сложившейся ситуации руководство потребует от сотрудника объяснений произошедшего случая.

Объяснительная записка подчиненного

Правильное написание объяснительной записки — задача каждого провинившегося работника. Ведь только таким образом руководство сможет принять верное решение. По итогам всех обстоятельств начальник отдела вынесет решение о виновности или невиновности сотрудника. Если виновность сотрудника будет доказана, то исполняются соответствующие меры по дисциплинированному взысканию:

• Замечание;
• Выговор;
• Исключение сотрудника из штата организации.

Именно поэтому от правильности изложения сути в записке зависит дальнейшая судьба каждого работника. Рекомендуется перед составлением сосредоточиться, а также успокоиться. Формат бумаги, на котором описывается обстоятельство произошедшей ситуации,  — А4.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей — элемент кадрового документооборота, применение которого установлено ст. 193 ТК РФ

В чем его специфика и на что обращать внимание при составлении объяснительных записок?

• Какие бывают виды объяснительных записок?
• Какова типичная структура объяснительной записки?
• Итоги

Какие бывают виды объяснительных записок?

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей на практике используется как документ дисциплинарного характера, который работодатель просит составить сотрудника, допустившего какое-либо нарушение в работе.

Объяснительная записка как юридически значимый документ чаще всего бывает представлена следующими основными разновидностями:

• объяснительная записка об опоздании на работу;
• объяснительная записка об отсутствии на работе в течение 4 часов и более;
• объяснительная записка об ошибке в работе.

Повод, в связи с которым составляется объяснительная записка в каждом случае, и есть пример невыполнения должностных обязанностей. Поэтому если сотрудник совершает проступок, то работодателю нужно требовать с него объяснительную записку не о невыполнении должностных обязанностей, а о конкретном совершенном проступке.

За невыполнение должностных (трудовых) обязанностей работодатель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности в виде замечания, выговора или даже увольнения по соответствующим основаниям.

Как привлечь к ответственности за невыполнение работником должностных обязанностей, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Несмотря на то что поводы для составления записки могут быть разными, а содержание в большинстве случаев — оригинальным и уникальным, структура документа во всех его разновидностях в целом будет единой. Рассмотрим, как она может выглядеть.

Какова типичная структура объяснительной записки?

Рекомендуется включать в любую объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей:

• дату составления и наименование документа (с указанием конкретного проступка, разъяснения о котором сотрудник дает работодателю);
• сведения о составителе и получателе (ФИО, должности обоих сотрудников, названия подразделений, в которых они работают);
• текстовый блок, в котором рассказывается о подробностях проступка;
• подпись составителя объяснительной;
• подпись или отметку кадровой службы (или иного компетентного подразделения фирмы) о получении объяснительной.

Ключевым же элементом структуры объяснительной будет текстовый блок с разъяснениями по поводу допущенного сотрудником проступка

Здесь важно обратить внимание на:

• точность приводимых фактов — в плане указания дат, времени, конкретных мест событий, о которых рассказывает сотрудник;
• указание реальных причин допущенной недоработки, а не тех, что кажутся таковыми – это может способствовать изменению позиции работодателя;
• желательность изложения обстоятельств проступка в официально-деловом стиле.

Корректно составленная объяснительная записка — юридически значимый документ, который работник впоследствии законным образом сможет использовать в целях защиты своих прав в процессе взаимодействия с Трудинспекцией или же в суде как доказательство того, что с его стороны работодателю были своевременно даны все необходимые разъяснения по поводу действий, вызвавших его претензии.

Как провести служебное расследование по факту нарушения трудовой дисциплины работником, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Итоги

Объяснительные записки о невыполнении должностных обязанностей бывают разных типов – об опоздании, о прогуле (отсутствии на работе 4 часа и более), об ошибке, допущенной в работе. И это, конечно, не исчерпывающий перечень их разновидностей. Но в большинстве случаев эти документы будут иметь схожую структуру, а при их составлении работнику желательно ориентироваться на общепринятые, сложившиеся в практике российского кадрового менеджмента критерии.

Ознакомиться с иными применяемыми в кадровом менеджменте разновидностями документов вы можете в статьях:

• «Кадровые документы, которые должны быть в организации»;
• «Как составить характеристику рабочего места — образец?».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

Если работник подписывает контракт о работе, начальник или сотрудник отдела кадров должен провести инструктаж и определить круг обязанностей нового работника. Они должны быть выполнены вовремя. Как правило, человек на испытательном сроке должен выполнять должностные требования согласно местным и нормативным актом. Но в период производственного процесса может произойти разное. Некоторые ситуации никак не зависят от работника. Однако именно он ответственен за принятие возможных мер для предотвращения негативных последствий.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Если были обнаружены обстоятельства, в которых сотрудник не мог исполнить свои должностные обязанности, составляется объяснительная записка, которая направляется на рассмотрение уполномоченному лицу. Обычно, после рассмотрения такой бумаги возобновляется процесс расследования, в ходе которого будут установлены виновные лица в производственном процессе. В этот момент работник должен представить все объяснения, которые послужили негативному процессу в рабочей службе.

Как пишется объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей?

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит о том, что подобный документ должен быть исполнен в письменном виде. Но в законодательстве нет специального примера или образца. То есть, таковой может быть создан в организации и утвержден местным нормативным документом. Также объяснительная записка пишется в произвольной форме. Рекомендуем в ней отразить следующее:

• Фамилия, имя и отчество человека, которому она направляется. Сюда входит номер его подразделения и название занимаемой должности;
• Дата и остальные реквизиты документа, которые выдаются после регистрации в журнале;
• В произвольной форме в дальнейшем описываются все обстоятельства и участвующие в них лица. Конечно же, не нужно собственную ответственность перекладывать на коллег. Но если сложилась ситуация, в которой сотрудник не причастен к этому делу, не стоит признавать свою вину;
• Подпишитесь, а также укажите должность виновника или автора объяснительной записки.

Подобный документ передайте лицу, который занимается регистрацией документов внутри организации. Только так вы сможете доказать, что бумага была правильно составлена, зарегистрирована и отправлена своевременно уполномоченному лицу.

Что написать в объяснительной записке о невыполнении должностных обязанностей?

Советуем также отразить в текстовом документе информацию о том, что подобные действия впредь не будут повторяться, если вина ложиться целиком на сотрудника. Не нужно вписывать эмоциональные фразы, угрозы или излагать ложную суть произошедшей ситуации. Прочитав подобное у уполномоченного лица должно сложиться положительное впечатление о работнике. Конечно же, честность произошедшего дела возвысит вашу репутацию в глазах главных лиц организации. Но если вы решили все-таки обвинить коллегу в сложившейся ситуации, подумайте, сможете ли вы доказать его поступок, который повлек за собой негативные последствия.

Образец объяснительной записки о невыполнении трудовых обязанностей

Не рекомендуется возлагать свою вину на начальника отдела или иных сотрудников вашего подразделения. Ведь это может привести к дополнительным негативным последствиям. Кроме того, не стоит излагать о том, что вы забыли собственные должностные обязанности или не были с ними целиком ознакомлены. Подобные фразы повлияют на отрицательное о вас впечатление в глазах руководства.

Какова суть документа

Прежде чем устанавливать вину работника, необходимо узнать его видение сложившейся ситуации, чтобы учесть все возможные обстоятельства произошедшего.

Суть объяснительной при невыполнении сотрудником своих обязанностей сводится к способу выражения работником личного мнения о картине произошедшего.

Этот документ фиксирует его свидетельские показания, объяснения и т. д. Работодателю обязательно нужно знать их, чтобы объективно определить, что же произошло на самом деле.

Внимание! Отсутствие объяснительной может привести к невозможности привлечения провинившегося к соответствующей ответственности. Если работник отказывается от составления объяснительной, то тогда заполняется акт, в котором фиксируется отказ сотрудника в присутствии свидетелей

Для самого работника этот документ является возможностью представить руководству свою точку зрения и оправдаться за случившееся.

Чтобы написать объяснительную записку, работодатель, как правило, дает два рабочих дня. В эти дни не входят отпуск и больничные.

Чтобы понять, как на практике это происходит, лучше разобрать на одном из примеров. Допустим, сотруднику было предложено написать заявление сегодня, а с завтрашнего дня он находится в отпуске по штатному расписанию. Тут не обязательно бросать все свои дела и бежать писать объяснительную. Можно со спокойной душой уезжать в отпуск, хорошенько отдохнуть все свои законные выходные, а после приезда будет еще один день, в который можно будет написать объяснительную.

У некоторых людей такая ситуация: пребывая в законном отпуске, начальник просит своего сотрудника срочно вернуться, чтобы написать объяснительную записку. Чтобы закон не был нарушен, начальник должен хотя бы на один день вызвать сотрудника из отпуска в приказном порядке.

Это можно осуществить только в том случае, когда сам сотрудник не против. Затем от работника, отдыхающего в отпуске, пишется согласие от руки. После этого он возвращается с отдыха на этот один день и пишет объяснительную. Пропущенный день отпуска начальник обязан выдать в иной день в качестве выходного

А вот если сотрудник находится на больничном, в этом случае руководитель не имеет права вызвать его, так это будет уже незаконно. По законодательству невозможно вызвать человека из отпуска во время больничного, чтобы тот написал объяснительную. Придется выждать, пока не закончится отпуск по болезни этого сотрудника.

Виды дисциплинарной ответственности

В трудовом законодательстве регламентировано, что за невыполнение функциональных обязанностей работнику может выноситься выговор. Если же у служащего уже ранее были выговоры, то его могут уволить за игнорирование его должностных обязанностей.

Важно! В п.5 ч.1 ст.81 ТК четко установлено, что увольнение за невыполнение работы допустимо только в случае, если подобное нарушение уже совершено хотя бы один раз. Если же сотрудник в первый раз не справляется со своей работой, увольнять его запрещено.

Обратите внимание и на то, что одновременно за одно нарушение нельзя выносить выговор и в последующем увольнять работника. Только в случае, если сотрудник будет еще раз привлечен к дисциплинарной ответственности, его можно увольнять, иначе он легко сможет восстановиться на должности через суд

Как обжаловать?

Если на вас наложили дисциплинарное взыскание, вы вправе оспорить решение работодателя в соответствующих органах. Вы можете это сделать в следующих случаях:

вина отсутствует или не доказана;

у вас не были запрошены письменные объяснения;
взыскание наложено повторно за один проступок;
нарушены сроки применения санкции;
не соблюдены другие процессуальные требования (неправильно оформлен приказ, не приняты принятия во внимание документы, подтверждающие уважительную причину совершения нарушения и др.).

Сроки обжалования:

• десять дней с момента наложения наказания — в комиссию, созданную для расследования дела. Решение по поданному работником ходатайству принимается путем тайного голосования. По его результатам санкция отменяется либо сохраняется;
• три месяца со дня издания приказа о применении взыскания — в государственную инспекцию по трудовым спорам и в суд. Указанный срок продлевается при наличии документально подтвержденных уважительных причин (например, больничный лист).

Инспекция труда — это промежуточный орган, задачей которого является анализ действий работников и работодателей на соответствие нормам трудового законодательства.

После подачи заявления трудовая инспекция проверяет работодателя. В случае выявления того, что он не соблюдает установленные законом требования, ходатайство сотрудника удовлетворяется.

В процессе судебного заседания будут рассмотрены все материалы дела, собранные сторонами, а также заслушаны показания свидетелей.

Специальной формы искового заявления об оспаривании дисциплинарного взыскания нет, поэтому при его составлении нужно руководствоваться общими требованиями ГПК РФ. Текст документа должен включать:

• сведения об истце (ФИО, адрес, телефон) и об ответчике (название организации, адрес, телефоны);
• описание обстоятельств дела: основания для наложения дисциплинарного взыскания, почему вы не согласны ним и др.;
• исковое требование (о снятии дисциплинарного взыскания) с указанием мотивов и ссылками на нормы ТК РФ;
• приложение. Здесь нужно перечислить все прикладываемые к иску документы;
• подпись заявителя и дата подачи иска на рассмотрение.

К иску прикладываются следующие бумаги:

• документы — основания для ваших требований;
• копии самого заявления и всех бумаг — по числу участников процесса;
• документ, подтверждающий права представителя (если иск подает не сам заявитель).

Виды дисциплинарной ответственности

ТК РФ выделяет три основных вида дисциплинарных наказаний:

1. Замечание считается самой мягкой санкцией. Обычно оно используется, если сотрудник совершил нарушение впервые, и его проступок не очень серьезный (например, один раз опоздал на работу).

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

2. Выговор объявляется при более серьезном проступке и издается в форме приказа. Хотя юридически выговор — более суровое наказание, чем замечание, на практике они мало чем отличаются и влекут за собой одинаковые последствия.

3. Увольнение

   Серьезные служебные проступки могут повлечь за собой дисциплинарное взыскание в виде расторжения трудового договора (увольнения).

В организациях с развитой системой материального стимулирования к провинившимся работникам применяются дополнительные штрафные санкции. Нарушитель частично или полностью лишается надбавок к зарплате или премии на определенный период времени (обычно на месяц).

Основанием для снятии с должности будут следующие нарушения:

• совершение аморального проступка, повлекшего за собой утрату доверия (например, воровство на рабочем месте, порча имущества работодателя);
• отказ выполнять приказы и распоряжения начальства, недобросовестное исполнение трудовых обязанностей;
• предание огласке конфиденциальной информации;
• систематические опоздания и прогулы, самовольный уход с работы раньше положенного времени;
• нарушение норм и правил охраны труда, что стало причиной серьезных последствий (травма или смерть человека);
• появление на рабочем месте в неадекватном состоянии (пьяным или под действием наркотиков)
• иные ситуации, предусмотренные действующим законодательством.

Чтобы наложить дисциплинарное взыскание, необходимо правильно зафиксировать инцидент.

Для некоторых категорий работников — военнослужащих и госслужащих — действуют особые уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые соответствующими федеральными законами. Поэтому для них предусматриваются дополнительно другие виды дисциплинарной ответственности.

Дополнительные возможности

Кроме того, благодаря такому важному документу позволяется внести предложение об усовершенствовании промышленной стороны производственных дел, высказать протест, касающийся нового постановления, установленного вышестоящим управляющим, а еще изложить собственную точку зрения при возникновении каких-либо разногласий или конфликтов с сотрудниками-коллегами. Вследствие этого, при подготовке докладной (объяснительной) записки, ее автору сначала нужно открыто выразить собственную позицию по возникшей проблеме, а уже потом в доказательство привести аргументы в ее пользу

Примеры и типичные ошибки

Панацеи от неправильного заполнения не существует, поскольку работодатели различаются по требованиям, выделению главного и второстепенного, однако примеры объяснительных записок о нарушениях, содержащих типичные ошибки можно разбить по группам:

1. Перекладывание ответственности на работодателя или представителей предприятия при явном признании вины с формулировкой:
   • «опоздал, поскольку вчера задержался по просьбе конкретного сотрудника», — фраза, перечёркивающая личную благодарность человека за задержку и не дающая положительных «баллов» со стороны руководства;
   • «конкретного задания не выполнил в срок ввиду накладки с отпусками работников отдела, которым положено выполнение данной работы по должностным инструкциям», — формулировка, ставящая в двусмысленное положение руководство, подписавшего на отпуска соответствующие приказы;
   • «проигнорировал запланированную встречу с контрагентом, поскольку подобного рода поручения не входят в круг моих должностных обязанностей», — фраза, подставляющая сотрудника, который поручил встретиться и правила внутреннего распорядка, исключающие чёткое установление иерархии и субординации;
   • «не представил отчёт своевременно или допустил ошибку в связи с накопившейся усталостью от работы в авральном режиме, и невозможности использовать в силу производственной необходимости накопившиеся отгулы», — формулировка, намекающая на неправильно установленный режим времени труда и отдыха.

1. Множественное число с формулировкой типа: «мы не предоставили…», «впредь обязуемся не допускать подобных нарушений», поскольку даже при поступлении обезличенной жалобы, объяснительная записка остаётся документом, составляемым от первого лица.

Что еще должно быть в тексте

Стандартное окончание объяснительной — признание осознания последствий поступка и обещание приложить все возможные усилия для исправления ситуации, а также заверение в недопустимости аналогичных ошибок впредь.

От промахов в трудовой деятельности не застрахован никто из сотрудников — от новичков до опытных работников. Ошибки являются следствиями самых разных причин, которые могут быть как объективными, так и субъективными. Каждая из них должна быть подробно обрисована в тексте объяснительной, все обстоятельства и предпосылки случившегося — описаны достаточно подробно.

Не стоит обвинять в случившемся коллег, но в случае отсутствия вины выдумывать ее искусственно также не рекомендуется. Обстоятельства, изложенные в документе, должны соответствовать реальным.

Нюансы составления объяснительной записки

Дисциплинарное наказание
У работника есть 2 дня, в течение которых он может составить и подать начальству объяснительную записку. Если этого не произошло, будет составлен соответствующий акт об отсутствии объяснений со стороны работника. Акт подписывается работодателем и двумя свидетелями, после чего к работнику применяется дисциплинарное взыскание по ТК РФ.

Зная, как правильно написать объяснительную на работе, можно добиться смягчения дисциплинарного наказания или избежать его применения

Так, при составлении записки о невыполнении или нарушении трудовых обязанностей, важно учитывать следующие нюансы:

• Не перекладывать вину на других сотрудников, не придумывать оправданий, не имеющих подтверждения;
• Укажите допущенные ошибки (при наличии), сообщите о последствиях, которые они за собой повлекли;
• В случае признания своей вины необходимо указать, что вы сожалеете, и впредь такого не будет допущено.

Рекомендации по поводу написания объяснительной записки — в видео ниже

Главное правило – это указывать в объяснительной записке достоверную информацию, соответствующую реальному положению дел. Не отказывайтесь от её написания, иначе руководством это может быть расценено, как признание собственной вины.

Как правильно написать объяснительную записку?

Этот документ составляется по требованию работодателя или по собственной инициативе сотрудника. При назначении служебного расследования на написание дается не более двух дней, в иных случаях срок определяется на усмотрение сторон. Целесообразно составить объяснительную директору или иному представителю предприятия в максимально сжатые сроки, чтобы не допустить негативного развития ситуации.

Вот какие правила нужно учитывать:

• если бумага пишется по факту опоздания на работу, необходимо доказать уважительность причин позднего появления на рабочем месте;
• объяснительная по болезни должна содержать информацию о заболевании, обращении к врачу или вызове его на дом (впоследствии нужно подтвердить данные больничным листком);
• документ о невыполнении порученных обязанностей или срыве производственных задач должен содержать объективные причины, по которым допущено нарушение (например, неисполнение соответствующих обязанностей другими отделами).

Недопустимо писать бумагу под диктовку начальства или иного должностного лица. Как правило, в таких случаях могут искусственно создаваться доказательства, которые будут использованы для дисциплинарного взыскания (в том числе, увольнения по виновным основаниям).

Даже если вы признаете вину в совершении дисциплинарного проступка, обязательно укажите:

• на мотивы своих действий, поскольку допущенное нарушение может быть вызвано устранением более серьезных последствий для работодателя;
• на первый факт допущенного нарушения, так как руководитель обязан учесть все обстоятельства проступка;
• на отсутствие серьезных последствий для производственно процесса;
• на возможность возместить причиненный ущерб в добровольном порядке.

При обжаловании действий работодателя в суде будут заново оцениваться все обстоятельства нарушения.

В содержании рассматриваемого нами документа должны быть следующие пункты:

• наименование должностного лица, на имя которого составляется бумага;
• сведения о сотруднике, с указание должности и структурного подразделения;
• обстоятельства и факты (например, выявленный факт отсутствия на рабочем месте);
• объяснения сотрудника в произвольной форме;
• дата составления документа и личная подпись сотрудника.

Составив объяснительную, нужно зафиксировать факт ее получения работодателем. Для этого ставится отметка входящего номера или подпись непосредственного начальника. Целесообразно сохранить второй экземпляр документа, чтобы использовать его при дальнейшем урегулировании спора.

Виды объяснительных

Данные документы могут оформляться не только по месту постоянной работы, но и в иных обстоятельствах. Выделим наиболее распространенные виды объяснительных, с которыми вы можете столкнуться:

• составленная по факту выявленного нарушения;
• разъясняющая причины поведения на рабочем месте при отсутствии факта дисциплинарного проступка;
• составленная в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (например, родители могут писать объяснительную записку за поведение своего ребенка в школе).

Правила оформления в разных ситуациях будут схожими — нужно максимально подробно указать все факты в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и т.д.

Как составить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

ТК РФ предусматривает, что документ составляется в письменной форме. Однако ни примерную форму, ни образец записки законодатель не устанавливает. То есть образец может быть разработан на предприятии и утвержден локальным актом, или же объяснительная пишется работником в произвольной форме.

Рекомендуем отразить в записке:

1. Ф. И. О. адресата с указанием его должности и подразделения.
2. Дату и номер документа (при регистрации в специальном журнале исходящей документации отдела).
3. В тексте необходимо как можно более подробно описать все обстоятельства случившегося с указанием на участвующих лиц. Безусловно, не стоит перекладывать всю ответственность на коллег, но если обстоятельства сложились таким образом, что вины работника в наступивших последствиях нет, свою вину признавать не стоит.
4. Подпись, ее расшифровку и должность автора записки.

ВАЖНО! Объяснительную лучше всего передавать лицу, которое осуществит регистрацию документа, — так вы сможете доказать, что записка была отдана вовремя. Рекомендуем отразить в тексте записки фразу о том, что подобные действия больше не повторятся, если налицо вина работника

Не стоит употреблять при составлении документа резких высказываний, угроз или излагать ложные сведения, так как после прочтения уполномоченным лицом объяснительной у него должно сложиться положительное мнение о сотруднике. Безусловно, честное описание всего процесса поднимет вас в глазах руководства, однако если вы решили обвинить коллегу в произошедшем, подумайте о том, сможете ли доказать его проступок, повлекший негативные последствия. 

Рекомендуем отразить в тексте записки фразу о том, что подобные действия больше не повторятся, если налицо вина работника. Не стоит употреблять при составлении документа резких высказываний, угроз или излагать ложные сведения, так как после прочтения уполномоченным лицом объяснительной у него должно сложиться положительное мнение о сотруднике. Безусловно, честное описание всего процесса поднимет вас в глазах руководства, однако если вы решили обвинить коллегу в произошедшем, подумайте о том, сможете ли доказать его проступок, повлекший негативные последствия. 

Таким образом, объяснительная записка, являясь документом информационного характера, должна помочь руководителю составить картину произошедшего и выяснить, чья вина в том, что произошли определенные события. Излагать всю ситуацию в документе необходимо предельно ясно и четко, так как от этого может зависеть исход дисциплинарного расследования происшествия и в последующем наложение наказания на работника.

Объяснительная записка от медсестры о невыполнении должностной инструкции

“Врачебная ошибка”

Главному врачу ГКБ №34 г. Москва

Сафроновой Е.К.

от медсестры

гинекологического отделения

Семеновой И.А.

Объяснительная записка

об ошибке, допущенной при проведении анализа крови пациента

17 сентября 2022 года я выполнила забор крови у Тимофеева В.Д. При проведении исследования мной был неправильно интерпретирован результат. Позже мою ошибку обнаружила старшая медсестра нашего отделения Криворотова Ю.П.

Ошибка была допущена из-за домашних неприятностей (днем ранее у меня заболела дочь, за которой мне пришлось следить всю ночь). Я очень устала, поздно вышла на работу, не справилась со своими должностными обязанностями.

В настоящее время я чувствую себя замечательно. Уверяю, что в будущем буду стараться подобных ошибок на работе не допускать.

20.09.22 Семенова И.А.

Как удостоверяется получение объяснительной работодателем?

Тот факт, что объяснительная получена работодателем, желательно документально зафиксировать — это в интересах обеих сторон трудового договора. В ТК РФ сказано лишь о том, что работодателю следует фиксировать посредством составления соответствующего акта факт непредставления объяснительной. Но, как показывает практика, следование данной норме может оказаться недостаточным.

Для работодателя получение объяснительной подтверждается ее фактическим наличием. Главное, чтобы она не потерялась: если сотрудник решит доказать в суде или в Трудовой инспекции уважительность причины своего опоздания, работодатель должен иметь возможность предъявить суду соответствующий документ. Если он потеряется, то затребовать новый получится, только если с момента возникновения ситуации с опозданием прошло не более месяца (абз. 3 ст. 193 ТК РФ).

Что касается сотрудника, ему важно быть уверенным, что работодатель впоследствии не составит неправомерный акт о непредоставлении объяснительной, сделав вид, что не получал ее. Поэтому при передаче этого документа в кадровую службу работнику следует попросить секретаря или кадровика снять копию и проставить на ней отметку о получении

Другой вариант — включить в структуру объяснительной дополнительный элемент — блок с формулировкой «Получил», «Принято» либо «С документом ознакомлены» с указанием Ф.И.О. и должности принявшего документ сотрудника. В этом случае объяснительную следует распечатать в 2 экземплярах, после чего на каждом из них проставить подписи сотрудника и кадровой службы.