Как правильно провести хронометраж рабочего времени

Зачем и когда нужна оценка и оптимизация трудозатрат?

→ Руководители подразделений просят ещё людей, и непонятно, нужны ли эти люди реально?
→ Как оценить загрузку отдела?
→ И тем ли люди заняты, чем нужно? Достаточно ли эффективно организована работа?
→ Как установить нормативы, эталоны выработки, особенно для офисных или творческих сотрудников?
→ Как оценить изменение в процессе или функционале? Понадобятся ли ещё люди, если теперь нужно добавить операции или изменить процесс? И так ли много?

Почему традиционные хронометраж и фотография рабочего дня — это «не о том»?

Да потому, что они тренируют в персонале актёрские и/или писательские навыки, и только. Измерение должно применяться точечно и грамотно, иначе его данные будут бессмысленны.

Пример

Пусть есть два сварщика. Один варит весь день, другой курит полдня. Кто работает лучше?
Хронометраж нам скажет: варит… столько %, курит… столько % времени. Это нам помогло? Нет.
А поможет что? Только выяснить, кто из них сколько сделал, и какого качества.
Возможно, курящий работает как три некурящих, а может — и наоборот.
Но и это еще не всё. Ведь возможно, они оба работают вдвое хуже, чем могли бы.

В нашей методике мы привязываемся к полученным результатам (что и сколько сделано) и выполненным процессам и процедурам (каким способом сделано)

Важно: мы опираемся на стандартный, наилучший-воспроизводимый путь, как это сделать, а не на факт, как люди делают. (Сделать дольше — легко, мы выясняем и записываем, как сделать быстрее, но качественно, и назначаем это за эталон)

Методика одновременно устанавливает эталон (нельзя сделать менее эффективно, чем в нормативе) и сравнивает с ним реальную работу.

На основе проведённого нормирования можно провести оптимизацию работы, то есть изменить операции, выкинуть ненужные, добавить другие и в итоге снизить трудоемкость, нужную для получения нормативных результатов. Это значит, что не понадобится дополнительный человек, или сотрудника можно загрузить дополнительными задачами.

С использованием нормирования становится ненужным (или менее значимым) текущий операционный контроль — «работают люди или нет». Он сменяется контролем за качеством результата — «что сделали и какого качества». В методику входит бланк для фиксации всех результатов подразделения (даже если их трудно выявить или сосчитать — мы сможем).

Так можно измерить и сделать прозрачной работу любых специалистов. (Но для сложных случаев может потребоваться участие стороннего специалиста-эксперта при назначении нормативов. )

Этапы хронометража

Изучение затрат рабочего времени проводится в четыре этапа:

3.1. Подготовка к наблюдениям

Во время подготовки к проведению работы наблюдатель обязан:

— ознакомиться с наблюдаемыми работниками. Он должен собрать с них следующие сведения: фамилия, имя, отчество, возраст, образование, стаж работы (общий медицинский и по данной специальности), занимаемая должность, прохождение специализации и усовершенствования, квалификационная категория;

— ознакомиться с положением о соответствующем отделении и должностными инструкциями наблюдаемых работников;

— детально изучить рабочие места наблюдаемых, оснащенность всем необходимым для работы;

— подготовить к работе специальные бланки, в которые записываются итоги наблюдения.

На основании данных первого этапа утверждается перечень (словарь) отдельных трудовых операций, подлежащих хронометрированию.

С медицинскими работниками проводится инструктаж по проведению хронометража, устанавливаются доброжелательные отношения с целью повышения достоверности полученных в дальнейшем результатов.

При проведении хронометража фиксируются все трудовые операции медицинского работника.

Полученные данные о затратах времени медицинского работника заносятся в лист (карту) хронометражных наблюдений, где фиксируются порядок и наименование трудовых операций и затраты труда по текущему времени.

Текущее время, в отличие от фиксированного времени, когда измеряется непосредственно длительность каждой операции, определяется хронометром или по обычным часам с секундной стрелкой, при этом в карте наблюдений отмечается время начала каждой последующей трудовой операции, означающей в то же время и окончание предыдущей.

Для правильного измерения длительности каждой операции необходимо установить ее границы, то есть фиксажные точки. Фиксажными точками называют отчетливые внешние признаки, определяющие моменты начала и окончания операции, удобные для измерения ее продолжительности. Каждая трудовая операция должна иметь начальную и конечную фиксажные точки. Обязательным требованием является совпадение конечной фиксажной точки предыдущей трудовой операции, с начальной фиксажной точкой, следующей за ней операции.

Продолжительность трудовой операции определяется вычитанием из времени начала следующей за ней операции времени начала данной операции.

Каждая трудовая операция кодируется в соответствии с составленным наблюдателем перечнем (словарем) видов деятельности и трудовых операций медицинского работника.

Порядковый номер карты больного указывается в листе (карте) хронометражных наблюдений в тех случаях, когда трудовая операция связана с данным больным.

3.3. Обработка полученных данных

Обработка результатов хронометражных замеров включает расчет средних затрат времени, определение по каждой трудовой операции расчетного времени на выполнение изучаемого исследования.

Средние затраты времени на отдельную трудовую операцию определяются как средняя арифметическая величина по всем замерам.

3.4. Анализ результатов

В ходе анализа результатов проведенных наблюдений устанавливаются нерациональные затраты и прямые потери рабочего времени, а также разрабатываются предложения обоснованных нормативов (норм) затрат труда для целевого использования и формируются рекомендации по улучшению выполнению трудовой операции. Анализ результатов — это возможность сделать правильные выводы о состоянии медицинской организации, адекватности нагрузки, эффективности медицинского работника, а также наметить комплекс мероприятий, направленных на улучшение использования имеющихся трудовых ресурсов.

Для грамотного планирования трудового распорядка, расчёта ежедневной нагрузки и оптимального количества штатных сотрудников для выполнения поставленных задач на предприятиях должен проводиться хронометраж рабочего времени. Образец заполнения формы отчётности по проведённому исследованию представляет собой документ, который на каждом предприятии составляется в зависимости от требований руководства.

Так что же такое тайм менеджмент?

По странному стереотипу на практике под тайм менеджментом понимают лишь небольшую и далеко не основную его часть, а именно: хронометраж времени и строгое планирование.

Хронометраж — занятие довольно утомительное, отвлекающее от работы, и нужное, по большому счёту, лишь для анализа стартовых условий перехода к управлению временем, недели на две — три, да и то, в основном, для неспособных самостоятельно проанализировать свою деятельность.

Строгое планирование хорошо подходит для западной культурной традиции, так называемой моноактивной культуры: задачи решаются последовательно, в единицу времени — одна задача. Но крайне сложно приживается в полиактивных культурах, к коим относимся мы, россияне. В результате очень скоро затраты, к примеру, на поддержание плана актуальным становятся сопоставимыми с затратами на основную деятельность и начинают больше мешать, чем помогать.

Основная идея тайм менеджмента

Так в чём же основная идея управления рабочим временем? Всё просто: управление рабочим временем — это организация рабочего времени таким образом, чтобы эффективность его использования повышалась. Существуют общие принципы, или этапы, через которые осуществляется управление временем:

• Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
• Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
• Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
• Контроль достижения цели и выполнения планов.

А вот каким именно способом происходит планирование или контроль результатов — тут уж процесс творческий, в котором необходимо учитывать конкретные условия и существующие возможности.

Распространённые приёмы тайм менеджмента

Несколько техник, реализующих основные принципы тайм менеджмента, получили наибольшее распространение при постановке управления рабочим временем:

• Техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.
• Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм менеджменту это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начинать с них.
• Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задаётся временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. В результате, для управления временем появляется простой и очень наглядный инструмент, в чём-то ставший даже символом тайм менеджмента
• Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий, позволяющий провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени» и устранить их.

Инструментарий тайм менеджмента

Ну и пару слов о выборе инструмента. Инструмент может быть любым, главное чтоб он был удобным, и позволял сокращать затраты времени на управление, а не увеличивать их. И главное при любом инструменте — это голова руководителя. Никакая техника управления временем не принесёт результата, если нет адекватного руководства, если нет того самого тайм-менеджера, озабоченного рациональным управлением рабочим временем.

Для большей наглядности рассмотрим конкретный пример, как без специальных знаний можно начать управлять временем, используя лишь здравый смысл, имеющееся в наличии программное обеспечение и базовые представления о тайм менеджменте.

Пример анализа хронометража дня дизайнера

Утро

• 9:00-9:30: Проверка электронной почты и деловая переписка.
• 9:30-10:30: Планирование задач на день, составление списка приоритетов.
• 10:30-11:00: Проведение и участие во встречах, обсуждение проектов.

Вторая половина дня

• 14:00-16:00: Верстка и дизайн в графических редакторах.
• 16:00-17:00: Подготовка и отправка отчетов о выполненных задачах.

Завершение рабочего дня

• 17:00-18:00: Проверка последних писем и электронной переписки.
• 18:00-18:30: Подготовка рабочего места к завершению дня.

Анализ хронометража дня дизайнера позволяет обнаружить и оптимизировать затраты времени на различные задачи. Данный график позволяет расставить приоритеты и сосредоточиться на самых важных заданиях

Также важно учитывать индивидуальные особенности каждого дизайнера и его рабочий ритм

Описание услуги и цены

• 60 тыс. руб. /подразделение

• согласование перечня операций (от вас понадобится заполнение анкеты-таблицы сотрудниками)
• составление перечня внутренних услуг
• согласование всех прочих операций (из должностных инструкций, регламентов)
• определение влияющих факторов
• определение эталонной трудоемкости по каждой операции (с участием Ваших сотрудников и сторонних экспертов)
• разработка расчётной формы
• если подразделение описано полностью — перевод человеко-часов в деньги, определение стоимости внутренних услуг
В эту цену входит до 600 операций (каждая дополнительная операция 100 рублей).Срок: 2-4 недели.

• 115 тыс. руб. /подразделение + бонус от эффекта

Входит всё, что входит в улугу Нормирование, плюс в дополнение к этому мы разрабатываем предложения по оптимизации, а также предлагаем свои способы выполнения внутренних услуг, обучаем им сотрудников, демонстрируем, как можно это сделать.
Мы гарантируем, что сможем высвободить от 15% времени по сравнением с состоянием «как есть». (По факту может быть и более 50% времени).
А ещё с помощью этой методики можно выявить операции, которые выполняются неэффективно

(У нас есть способ, как оптимизировать их с минимальным сопротивлением со стороны персонала, и это тоже включено в услугу.).
Получается 2 расчета: до оптимизации, и после первичной оптимизации.Срок: 1-2 месяца на подразделение (! важно — в середине срока есть срок согласования Вашими сотрудниками)

• 15 тыс. руб. /подразделение

На основе предоставленного Вами списка операций или внутренних услуг и обсуждения с экспертом формируется математическая модель, позволяющая оценить трудоемкость, загруженность и разработать предложения по оптимизации

• 3 — 5 тыс. руб./час

Мы готовы принимать активное участие во внедрении, взять на себя на период внедрения (и в дальнейшем передать вашим сотрудникам, обучить их нюансам) функции руководителя проекта внедрения, владельца процесса, контролера процесса и результата, модератора совещаний и др. — от максимальной степени участия до минимальной. По времени работа продолжается как минимум 1 цикл выполнения регламента, но платите вы только за чистое рабочее время, а это может быть всего 2-3 часа в неделю.

Цель проведения хронометража рабочего времени

Хронометраж, обычно, организовывают на производствах для специалистов, выполняющим работу вручную или с механизмами при повторяющихся операциях. Основной целью осуществления замеров является оптимизация рабочего процесса. Кроме этого, хронометраж используется для:

1. Выяснения количества времени, затрачиваемого на каждую операцию, с определением затрат времени, не относящемуся к непосредственному труду.
2. Оценки соответствия действующих нормативов, относящихся к требованиям качества выполненного труда.
3. Разработки эффективных схем при выполнении специалистом его трудовых обязанностей.
4. Выяснения причин срыва плановых показателей, заданных дирекцией с разработкой рекомендаций для улучшения работы.
5. Для внедрения новейших методов работы.

Кто проводит хронометраж и оформляет документацию?

Для обеспечения наблюдения за рабочим процессом и фиксации операций должен быть назначен специалист, который обладает требуемыми знаниями и навыками. Он обязан знать рабочий процесс, и быть знакомым с организацией труда.

Перед организацией хронометража руководитель обязан опубликовать приказ, в котором назначить ответственное лицо за проведения наблюдения.

Таким лицом может быть:

1. Штатный нормировщик.
2. Непрофильный специалист, назначенный директором для проведения данной процедуры.

После назначения ответственного лица, последний обязан детально изучить порядок оформления данной процедуры.

Алгоритм составления хронометража рабочего времени менеджера по продажам

1. На какие показатели ориентироваться при составлении карты рабочего дня.

Целесообразно сфокусироваться на таких факторах:

• активность работника;
• моменты начала и окончания процедуры;
• длительность процесса;
• сопоставление активности и этапа продажи;
• количество времени, затраченное на профильную деятельность;
• количество времени, затраченное на непрофильную деятельность;
• количество времени, затраченное на личные нужды.

Составление карты рабочего времени предполагает обязательное присвоение каждой активности своей категории. Другими словами, нужно соотнести активность и стадию процесса продаж.

Приведем пример. Если менеджер, специализирующийся на закрытии сделок, отвечает на входящие звонки, он осуществляет непрофильную деятельность. Если он ведет переговоры с постоянным клиентом, он также выполняет непрофильную функцию. Это значит, что на свои активности он тратит недостаточно времени, что приводит к сокращению объемов продаж.

Руководитель должен отслеживать действия «хантера» и эккаунт-менеджера («фермера»).

2. Алгоритм внедрения хронометража рабочего времени менеджера.

Заполнение карты рабочего времени

Выполнение этого этапа можно доверить самим менеджерам (достаточно двух-трех сотрудников). За качественное выполнение дополнительной работы их можно премировать.

Такой подход положительно скажется на лояльности специалистов, нивелирует их реакцию на ужесточение дисциплины, поможет создать команду реформаторов и облегчит внедрение изменений в будущем.

Контроль

Осуществляйте проверку правильности заполнения документа в течение рабочего дня. Раз в два часа оповещайте сотрудников о результатах.

Подведение итогов

Проанализируйте, сколько времени уходит у менеджера на выполнение активности, и соотнесите ее с этапом продаж. В ситуациях, когда сотрудник тратит больше 20 % времени на непрофильные функции и меньше 20 % на профильную деятельность, можно говорить о неэффективной работе. Такие активности требуют корректировки.

3. Как внедрить результаты контроля хронометража рабочего времени.

Подведя итоги, выполните следующие действия:

Измените функционал менеджера.

Если сотрудник уделяет много времени осуществлению административных функций, целесообразно часть из них делегировать другому работнику или аутсорсинговой компании.

Экономия может показаться незначительной, но, если суммировать показатели всего отдела, она составит около 15 часов.

Установите режим дня.

Определите, какие действия совершает менеджер не по плану.

Может быть, он хаотично проверяет электронную почту, незамедлительно отвечает на пришедшее письмо. Может быть, получив запрос от клиента, он стремится выполнить его сразу, забыв о необходимости созвониться с другими покупателями.

В этом случае целесообразно ввести режим рабочего дня отдела продаж с пакетными активностями, регламентированными перерывами, установленными периодами для совещаний и обсуждений.

Если действующая структура не способствует достижению плановых показателей, ее стоит скорректировать.

Автоматизируйте бизнес-процесс продажи.

Составьте описание идеального процесса реализации, учтя все выявленные с помощью карты рабочего дня узкие места. Определите число и состав этапов для каждой стадии процесса, входные и выходные точки каждой фазы, ответственных лиц и KPI, способствующих достижению стратегической цели.

Пропишите алгоритм оптимизации CRM-системы и приступайте к его выполнению.

Внедрите методы нестандартного мышления.

Если в непонятной ситуации ваши сотрудники собирают летучку и тратят несколько часов на обсуждение проблемы, значит, они привыкли мыслить шаблонно и не умеют быстро принимать решения.

Научите сотрудников оперативно реагировать на любые условия, выбивающиеся из привычного ритма. Чем быстрее будет решен вопрос, тем скорее менеджер сможет вернуться к своим прямым обязанностям.

Избавьтесь от многозадачности.

Если менеджер занимается несколькими делами одновременно (рассылает коммерческие предложения и ведет телефонные переговоры), стоит указать ему на недопустимость такого подхода.

Обоснованием служит снижение качества деятельности на 30–50 %.

Как понять, что клиент готов купить?

Внедрение карты рабочего дня помогает получить информацию, необходимую для увеличения объемов продаж.

Этапы проведения

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа

Подготовка

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.

Наблюдение

Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.

Обработка результатов

Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

• Подсчет совокупного количества истраченного на работу времени. Вместе с этим определяется время на выполнение конкретных задач, на перерывы.
• Оценка итогов исследования. Если сотрудник работает во вредных условиях, нужно учитывать это. Подобные условия могут делать длительную работу невозможной.
• Сравнение полученных результатов с примерными нормативами.

В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

5 задач хронометража рабочего времени менеджера

Хронометраж рабочего времени менеджера способствует:

• выявлению потерь времени (перекуры, разговоры, перекусы). Руководитель подразделения может изучить хронофаги, отвлекающие специалистов от работы;
• установлению отклонений существующих результатов от норм, предусмотренных политикой компании;
• формированию эффективных способов и алгоритмов оперативного исполнения трудовых функций;
• составлению положений и инструкций, способствующих достижению плановых показателей и росту объемов продаж;
• повышению результативности работы отдела (увеличивает конверсию воронки продаж, количество закрытых сделок).

Обратите внимание на тот факт, что государственные органы не обязуют работодателей проводить хронометраж. Это целиком и полностью инициатива руководителей и собственников компаний

Другими словами, если руководящий состав фирмы приходит к выводу о необходимости осуществления анализа рабочего времени, оно инициирует проведение данной процедуры.

Для начала создается соответствующий приказ. Законодательство не регламентирует форму этого документа, поэтому она может быть произвольной. Далее начальник отдела должен проинформировать сотрудника, чья деятельность будет замеряться, о времени и способе проведения хронометража.

В ходе исследования анализируются такие факторы, как моральное состояние менеджера, организация рабочего места и другие аспекты, способные объяснить, почему затрачиваемое работником время не соответствует установленным нормам.

В зависимости от цели измерений оценке подвергается либо весь рабочий процесс, либо отдельные его операции.

Финальный этап – разработка нормативов на конкретные операции.

Применение хронометража в различных отраслях

Производство

В производственных отраслях хронометраж помогает определить оптимальное время выполнения операций, что позволяет улучшить производительность и снизить трудозатраты. Работники могут использовать хронометраж для определения времени выполнения каждой операции и выявления возможных узких мест.

Транспорт

В транспортной отрасли хронометраж используется для оптимизации маршрутов и расписания. Он позволяет учитывать время, затрачиваемое на каждый этап перевозки, и идентифицировать возможные задержки. Это помогает повысить эффективность перевозок и обеспечить более точное соблюдение графика.

Торговля

В торговле хронометраж используется для учета времени обслуживания клиентов. Это позволяет оптимизировать работу кассиров и сократить время ожидания клиентов. Также хронометраж может использоваться для определения оптимального времени проведения акций и расчета нагрузки на персонал.

Здравоохранение

В здравоохранении хронометраж помогает оптимизировать рабочие процессы, учет времени посещений пациентов и эффективное использование ресурсов. Хронометраж может использоваться для планирования приема пациентов, расчета времени проведения медицинских процедур и учета затраченного времени на каждого пациента.

IT-отрасль

В IT-отрасли хронометраж позволяет оптимизировать рабочие процессы разработки программного обеспечения и управления проектами. С его помощью можно учеть время, затраченное на различные этапы разработки, и определить эффективность работы команды. Также хронометраж может использоваться для планирования релизов и определения времени, необходимого для выполнения определенных задач.

Сфера услуг

В сфере услуг хронометраж используется для оптимизации работы с клиентами и учета затраченного времени на предоставление услуг. Он позволяет определить время, затрачиваемое на каждую услугу, и выявить возможности сокращения времени обслуживания. Хронометраж также может использоваться для расчета оплаты труда сотрудников, основываясь на затраченном времени.

Что под этим понимается, виды и характеристики

Производительность труда измеряется количеством продукта, созданного сотрудником или коллективом за единицу времени: час, смена, декада, месяц, квартал, год. Определение справедливо для предприятий любой отрасли промышленности: строительства или электроэнергетики, авиационной или целлюлозно-бумажной промышленности, сферы торговли.

В последнем случае показателем выступает величина товарооборота на одного среднесписочного работника или отдельной группы в единицу времени. Здесь оценивают способность сотрудника реализовать определенный объем товара за единицу времени.

Трудовая производительность может быть: 

• фактической — равна отношению фактического выпуска продукта к трудовым затратам, необходимым для его изготовления;
• наличной — показывает то количество продукта, которое возможно произвести при исключении потерь. Пример: ожидания, простои;
• потенциальной — равна расчетной величине выработки в случае устранения всех остальных факторов потерь. 

На эффективность положительное влияние оказывают факторы, имеющие значение в национальных масштабах:

• стабильная политическая ситуация внутри страны;
• специальное развитие миграционных процессов: обмен технологиями, специалистами, ресурсами;
• хорошее внутреннее транспортное сообщение;
• сложившиеся экономические и общественные традиции.

В экономике рассматриваемое понятие характеризуется двумя важными показателями.

1. Выработка. Количество труда, выполненного одним сотрудником. Таким образом можно измерить число произведенных товаров, оказанных услуг, реализации продукции, различные виды работ. Выработку вычисляют по формуле:

В = V / T,

где:

• В — выработка;
• V — объем произведенной продукции измеряется в деньгах, нормо-часах или натуральном выражении;
• Т — время, затраченное на изготовление данного объема продукции.

2. Трудоемкость. Издержки и сопутствующие усилия, сопровождающие производство благ. Могут быть различных типов:

• технологические — включают трудозатраты на собственно производственный процесс;
• обслуживающие — подразумевают расходы на ремонт оборудования и производственный сервис;
• управленческие — представляют траты на руководство процессом производства и его охрану.

Чтобы вычислить трудоемкость, применяют следующую формулу:

ТР = Т / V.     

Примечание

Совокупность технологических и обслуживающих трудозатрат составляет производственную трудоемкость. О полной трудоемкости ведут речь, когда к производственным издержкам добавляются и управленческие.

Порядок и особенности заполнения хронометража рабочего времени

В последние годы многие современные руководители стали применять такой способ контроля работы своих сотрудников, как тайм-менеджмент. В процессе его использования, работодателям стало понятно, что данный метод действительно является достаточно эффективным инструментом для оптимального распределения времени. Причем его эффективность проявляется как в отношении нескольких единиц сотрудников, так и в отношении огромного коллектива, если речь идет о действительно крупных организациях.

Тайм-менеджмент представляет собой целую систему самых различных мер, в которую и входит определение хронометража рабочего времени. Однако следует помнить, что данная процедура действительно сможет стать максимально эффективной только в том случае, если она будет проведена в строгом соответствии с существующими алгоритмами.

Основной задачей хронометража можно назвать получение информации о том, насколько эффективно сотрудник распределяет его рабочее время. Если верить существующей статистике, можно понять, что абсолютно любой рабочий процесс может быть разделен на несколько основных этапов, каждому из которых отводится определенная часть рабочего времени:

При помощи определения хронометража в процентном соотношении может быть установлено, сколько часов или минут уходит у сотрудника на регулярный отдых в рабочее время, сколько времени требуется ему для выполнения основных задач, в соответствии с должностной инструкцией и т.д.

Однако вся вышеуказанная информация действительно будет являться достоверной только в случае надлежащего проведения хронометража. Для этого необходимо отслеживать все действия сотрудника в течение определенного периода времени. В большинстве случаев работодателями используется для этого ровно один день. Однако здесь необходимо помнить, что данного временного периода может быть просто недостаточно. В частности, в разные дни перед сотрудником может быть поставлено разное количество задач и т.д. В таком случае, оптимальным решением может стать выделение более продолжительного периода для наблюдения.

Именно поэтому определение хронометража в большинстве случаев длится несколько дней. Далее, на основании полученной информации, ответственным лицом обнаруживаются средние значения. И, наконец, имеющиеся данные уже позволяют сделать окончательные выводы относительно работы конкретного сотрудника.

Инициатива по определению хронометража в большинстве случаев исходит именно от работодателя. Для дальнейших действий ему необходимо будет составить официальное распоряжение в письменной форме. Там указывается точный перечень сотрудников, в отношении которых будет произведено определение хронометража, а также иные важные сведения.

Строго установленных форм для вышеуказанного распоряжения нет. Это означает, что документ может быть составлен руководством предприятия в свободном порядке. Здесь главным этапом станет обязательное ознакомление сотрудников с созданным документом. Каждый служащий, в отношении которого будет проведено определение хронометража, должен поставить свою собственную подпись на документе. Если руководитель пропустит этап ознакомления сотрудников с созданным документом – результаты хронометража будут аннулированы.