Аутсорсинг печати: как сократить расходы на сервисное обслуживание

Уделяйте внимание деталям, чтобы избежать провала

Некоторое время назад в СМИ проскальзывала информация о том, что известный в Москве каршеринговый сервис выставил клиенту более чем полумиллионный счет за ремонт автомобиля после ДТП по вине клиента. Это стало полной неожиданностью для виновника аварии, который надеялся, что страховка на подобные случаи заложена в стоимость аренды. Его ожидания, увы, не оправдались.

Разочарование клиента – наверно, самая мягкая формулировка, описывающая данную ситуацию. Каршеринговая компания, кстати, впоследствии ввела новый, более дорогой тариф, учитывающий возможность аварии и ограничивающий сумму, которую должен выплатить водитель арендованной машины в случае ДТП по собственной вине.

Между сервисом каршеринга и услугой «Сервис печати», которую предоставляют IT-аутсорсинговые компании, можно провести аналогию: в каршеринге оплата за минуту, а в сервисе печати – как правило, за отпечаток. В обоих случаях привлекательность прозрачного и понятного ценообразования может привести к разочарованиям, если не учитывать деталей.

Оптимизация расходов плюс

Наряду с оптимизацией расходов на печать заказчик получает работающую на оригинальных и безопасных материалах HP инфраструктуру, которую обслуживают сотрудники высокой квалификации, прошедшие обучение и сертификацию в HP. Кроме того, в рамках договора на аутсорсинг печати фиксируются уровень сервиса и временные метрики на восстановление сервиса. Провайдер обязан обеспечить работоспособность техники в указанный промежуток времени. Тем самым исключаются ситуации, когда устройства неделями ждут ремонта.

Цена ошибки при использовании неквалифицированного труда – стоимость нового аппарата.

Соблюдение жестких условий восстановления сервиса печати, в частности в ретейле, — не проблема для современных провайдеров, даже если магазин или точка продажи работает с 7.00 до полуночи. В указанный период поддержка и сервис оказываются не только с участием сотрудников, но и при помощи уникальных технических средств, что обеспечивает дополнительную безопасность и экономию.

Например, ГК «АРТИ» является программным вендором системы управления печати PrintXpert. «Наша разработка появилась в 2008 году как средство мониторинга, контроля печати, аналитики и внедрения политик печати. С тех пор это решение впитало в себя 13 лет опыта и сменило три поколения, что дало ему большую фору среди отечественных аналогов, которые только сейчас появляются на рынке, — говорит Владимир Непоклонов. — Внедрение этого решения поможет сэкономить до 30% затрат даже на имеющемся у компании парке печатной техники за счет стандартизации офисной печати и уменьшения объема печати. Наряду с этим корпоративная служба безопасности получит возможность анализа печатных работ. Оценить преимущества нашего решения поможет бесплатный демостенд».

Сервис печати: за и против

Уменьшение нагрузки на IT-службу компании — у нее точно есть дела поважнее, чем ремонт принтеров. Все задачи по неисправностям оборудования и проблемы с печатью попадают в тикеты аутсорсера и решаются незамедлительно при обращении в сервисную службу.
Печать без сбоев — в случае поломок выделяется так называемый подменный фонд, и компания не замечает каких-либо проблем.
Безопасность. Увы, бумажные документы — один из самых больших путей утечки корпоративной информации (предумышленных и случайных). MPS обеспечивает контроль за распечатками — печать конфиденциальной информации в виде списка клиентов с контактами или спецификаций продукта не останется незамеченной.
Меньший расход бумаги. Централизованная и грамотно организованная процедура печати в компании позволит экономить бумагу, даже если количество договоров, счетов, отчетов и выписок остается тем же. Это не магия, это элементарный человеческий фактор: когда принтер настроен правильно, он не делает испорченных отпечатков. Кроме того, когда в организации печать под контролем, сотрудники внимательнее относятся к тому, что отправляют на общий принтер, и меньше печатают для личных нужд. Так, в одной из крупных российских компаний сисадмины могли за раз делать по 2-3 тыс. отпечатков – вместо того, чтобы покупать книги, они их печатали. Для компании эта личная экономия влетала в копеечку: 2 тыс. отпечатков (смешанная печать и цвет и ч.б.) х 2 руб. = 4 тыс. руб.
Дополнительная экономия: на расходных материалах, сервисе, запчастях и даже заработной плате. Все это входит в счет за услуги аутсорсинговой компании, которая за счет опыта, оптовых закупок расходников (которые компаниям-аутсорсерам обходятся дешевле) или, например, более оптимального выбора печатной техники поможет сократить затраты клиента.

Весомый — руководители не хотят печатать свои документы на публичных принтерах и стремятся к конфиденциальности. Эта проблема решается установкой персональных принтеров у сотрудников с особыми требованиями к безопасности (но это не панацея).
Сервис печати нацелен на создание бумажных отпечатков и в какой-то мере затормаживает развитие электронного документооборота и электронной коммуникации между сотрудниками. Тем не менее, существуют процессы и инструкции, требующие работы с бумажным носителем, и их игнорировать не получится.
Сервис печати «не экологичен» — потому что даже упорядоченное потребление бумаги приводит к вырубке деревьев и стимулирует неэкологичное целлюлозно-бумажное производство. Например, в США в среднем офисный работник ежегодно использует 10 000 листов бумаги. И они паникуют, рисуют и вообще грустят. Мы не нашли статистику по России: проскальзывала цифра около 3200 листов на офисного работника, но полагаем, что цифры сильно больше. И нам нормально, а жаль. Кстати, если вы думаете, что потребление бумаги падает бешеными темпами, увы, это не так — такой тренд хоть и есть, но пока еще очень слабый.

Преимущества долгосрочного партнерства

«Благодаря нашим долгосрочным отношениям с HP у большинства наших заказчиков есть возможность получить бесплатно новый парк печатной техники и гарантировать сотрудникам качественную печать, используя оригинальные расходные материалы. Кроме того, отказавшись от старого парка устройств, заказчики могут снизить расходы на офисную печать в среднем на 14%, даже если сейчас для печати используются совместимые картриджи сторонних производителей. Некоторым заказчикам удавалось сэкономить до 40%», — рассказал Владимир Непоклонов.

Директор по развитию продаж ГК «АРТИ» Владимир Непоклонов

Многие заказчики хотели бы достичь такого же уровня эффективности силами своих ИТ-подразделений. Однако для достижения подобных результатов необходима глубокая экспертиза не только в области устройств печати и расходных материалов, но и способность прогнозировать инциденты, а также умение грамотно настроить систему печати в офисе.

Гораздо эффективнее – передать офисную печать специализированному провайдеру, который имеет многолетний опыт работы с компаниями разного масштаба, а также пользуется специальными предложениями вендорами, что гарантирует максимально выгодные условия для заказчика.

Ошибочно утверждать, что обслуживание устройств на оригинальных материалах квалифицированным персоналом обходится дороже, чем выполнение работ сотрудниками внутреннего ИТ-подразделения

Аутсорсинг услуг печати и с чем его едят

Хорошо, если ваш бизнес — небольшая компания, в которой один принтер или даже МФУ и документы печатаются от раза к разу, да и то в личных целях. У ритейлеров, сотовых операторов, АЗС, государственных компаний, проектных институтов, оптовых торговых фирм и многих других на этот процесс совершенно другой взгляд. Им нужен MPS, он же сервис печати, он же аутсорсинг услуг печати.

Аутсорсинг услуг печати, или MPS (Managed Print Services), — популярная услуга во всем мире и в России в частности.

Расходы на офисную печать слагаются из затрат на технику, расходники, бумагу и ремонт. Эти издержки часто растворяются среди других расходных статей организации. Финансовые службы не всегда способны их оценить, несмотря на то, что итоговые суммы могут быть весьма существенными, особенно в крупных организациях, где принтеры печатают много. Типичные примеры высоконагруженной печати — формирование товарно-сопроводительной документации при отгрузке нефтепродуктов в автоцистерны для доставки на АЗС или выписка документов на оплату и гарантию к товарам в магазинах розничной сети.

Если перевести поддержку работоспособности корпоративной печатающей техники на аутсорсинг и перейти на покопийную оплату (оплату за отпечаток), затраты на печать станут прозрачными для бухгалтерии и понятными для руководства. Экономия при таком переходе может составить, по разным оценкам, приблизительно 20-30%.

Что такое управление печатью или MPS?

MPS (Managed Print Services) или управление сервисом печати — это передача основных процессов по организации и поддержке сервиса печати, копирования и сканирования сторонней компании, которая на этом специализируется.

В этом случае заказчик может не покупать печатающее оборудование, картриджи, запчасти, а получить все в виде длительного контракта (на 3-5 лет): новое унифицированное оборудование в реально необходимом количестве, проактивное обеспечение оригинальными расходными материалами, единую точку входа по устранению инцидентов на основе SLA, программное обеспечение для формирования отчетности, а также ресурсы и опыт поставщика услуги по управлению таким проектом.

Ильдар Хасанов, руководитель отдела развития корпоративного бизнеса компании Brother

«За время работы мы собрали большую базу надежных партнеров, которые работают с нашей техникой и фактически оказывают услуги по организации управления печатью, — продолжает Ильдар. — ».

Отличительные особенности аутсорсинга печати

Услуга по аутсорсингу печати позволяет сократить расходы и повысить производительность труда персонала, а также освободить ИТ-отдел от выполнения печатных задач. Обращаясь к специалистам компании AYACOM в Казахстане, заказчик не только оптимизирует свои производственные затраты, но и получает бесперебойную печать в собственном офисе.

Все больше компаний предпочитают арендовать МФУ для офисной печати, так как это удобно и выгодно. Современное печатное оборудование быстро работает, практически не шумит, способно выдерживать большие ежедневные нагрузки, а пользоваться им легко и экономно.

По программе аутсорсинга офисной печати снижается итоговая стоимость одного отпечатка, а их общее количество можно проверить по специальным счетчикам. В результате клиент оплачивает только реальные отпечатки, что позволяет сэкономить средства отдельно на покупку бумаги и расходных материалов.

Заказывая такую услугу в сфере it, как аутсорсинг печати, удается не только оптимизировать и уменьшить расходы на печать, но и создать бесперебойно работающий копировальный центр. После подписания договора проводится бесплатная проверка техники, и при необходимости ее техобслуживание и ремонт.

Как ведется учет печати и как снять счетчик копий с принтера?

На всех новых моделях печатной техники предусмотрен счетчик производимых копий. Снять показания с этого счетчика можно вручную, а можно и в автоматическом режиме.

Ручной способ, предусматривающий обыкновенную распечатку страницы конфигурации, не самый удобный, но самый верный. Популярно использование различного софта, который помогает мониторить принтеры (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor и т. д.).

Все перечисленные программы отображают количество чернил, содержащихся в картриджах, наличие напечатанных листов, примерный срок до замены картриджа и т.д.

Существенный минус, который есть у автоматического способа, – это обязательная интеграция с интернетом. Далеко не каждое государственное или частное учреждение будет рисковать утечкой внутренних данных.

Час простоя принтера

Если МФУ или принтер сломался, точка печати встала, бизнес испытывает сбои в работе. «Некоторые отрасли теряют по 14 тыс. рублей за каждый час простоя принтера или МФУ. А при переходе очереди печати на другое устройство, расходы могут увеличиться до 16 тыс. рублей и более», — отмечает директор по развитию продаж ГК «АРТИ» Владимир Непоклонов.

Чем более серьезные намерения заказчика, тем выше экономия

Руководство ИТ-отдела понимает риски повышенных затрат и пытается их предотвратить различными способами:

Закупаются дополнительные МФУ в расчете на то, что чем больше точек печати — тем надежнее, хотя на самом деле это заблуждение. В бюджете образуется перерасход на закупку оборудования, а нагрузка на ИТ-администраторов повышается.
Приобретаются неоригинальные расходные материалы, и оборудование чаще выходит из строя. При этом картриджей нужно больше из-за их ограниченного ресурса и нередких случаев брака. Компания экономит на цене материалов, но закупает их в большем количестве, ИТ-администраторы вынужденно тратят дополнительное время на обслуживание техники, а качество печати снижается.
Используется дешевый неквалифицированный труд. Фактически компания принимает на себя риски порчи устройства и потери гарантии. Чтобы приобрести навыки обслуживания, персонал на чем-то учится, цена ошибки в этом случае – стоимость нового аппарата.
Перестают ремонтировать МФУ. Способ работает до тех пор, пока исправные устройства не заканчиваются. И тогда компании предстоят внушительные траты на восстановление парка техники или закупку новых МФУ.

Прибегая к любому из вышеперечисленных способов, ответственные сотрудники не решают проблемы, а перекладывают их на плечи коллег из других отделов.

Провайдер услуг аутсорсинга заинтересован в экономии расходов на печать не меньше клиента

Как осуществляется аутсорсинг печати?

Выбор подходящего поставщика услуг: Первым шагом является выбор подходящего поставщика услуг печати

Стоит обратить внимание на репутацию, профессионализм и опыт компании, а также на ее возможности удовлетворить потребности вашей компании.
Определение потребностей: Вторым шагом является определение потребностей вашей компании в печати и управлении документами. Это может включать объемы печати, типы документов и необходимые сроки выполнения работ.
Установление контракта: После выбора поставщика услуг и определения потребностей компании, следует заключить контракт на предоставление услуг

В контракте должны быть ясно указаны условия, сроки и стоимость услуги.
Передача данных и документов: После заключения контракта компания передает данные и документы поставщику услуг печати. Это может быть осуществлено посредством электронной почты, FTP, защищенных облачных хранилищ или личной передачи.
Контроль и обратная связь: Важным аспектом аутсорсинга печати является контроль и обратная связь. Компания должна следить за качеством печати и обработки документов, а также своевременностью выполнения заказов. Регулярная обратная связь позволит оптимизировать процесс и улучшить результаты.

Аутсорсинг печати является эффективным решением для бизнеса. Он позволяет сократить затраты, повысить производительность и получить высокое качество услуг. Осуществление аутсорсинга печати включает выбор поставщика, определение потребностей, установление контракта, передачу данных и документов, а также контроль и обратную связь. Разумное использование аутсорсинга печати поможет вашей компании максимизировать эффективность и сосредоточиться на основном бизнесе.

Аутсорсинг печати для пищевой отрасли

Если ваша организация является производителем или дистрибьютором пищевой или алкогольной отрасли, то вы неразрывно связаны с бесконечной печатью накладных, счет-фактур, а также необходимых сертификатов, число которых ежегодно увеличивается. Количество отпечатков в сутки может варьироваться от 5000 до 40000 листов.

Это серьезная нагрузка для ваших принтеров. Возможно для вас чуть ли не ежедневной проблемой являются ремонтные работы, связанные с ним. Это и бесконечные заправки картриджей, ремонт, некачественная печать – грязные полосы, блеклые отпечатки, просыпавшийся на бумагу тонер, перебои с печатью, связанные с поломками принтеров. Все вышеперечисленные проблемы приводят к незапланированной растрате бюджета организации. В эту же статью расходов попадают и вызов специалистов для ремонта принтера, закупка необходимых расходных материалов. Помимо прочего перебои с печатью приводят к простоям и задержкам во время погрузки товара.

Зачастую эксплуатацией и ремонтов принтеров занимается IT-отдел организации. Таким образом IT-специалисты вынуждены заниматься непрофильной работой, в то время как их основная деятельность остается брошенной.

Безусловно, все эти проблемы решаемы, но для чего тратить на них время? Существует более эффективный способ, позволяющий решить задачи, связанные с печатью, не отрывая при этом сотрудников от профильной деятельности.

Мы предлагаем решение для вашей отрасли – аутсорсинг печати. Аутсорсинг печати – это комплекс мер, позволяющих решить проблему бесперебойности и качества печати. Иными словами, компания, заключающая контракт со сторонней организацией, избавляется от ряда проблем, связанных с обслуживанием принтеров, занимается только профильной деятельностью и не несет убытки, возможные при простое комплекса печати.

Почему выгоден аутсорсинг? Существует ряд объективных причин:

1. Отсутствие единовременных крупных затрат на обновление комплекса печати: услуга предоставляется на основе контракта с оплатой за фактически сделанные отпечатки;

2. Масштабируемость печатного комплекса: количество принтеров варьируется соответственно с потребностями заказчика;

3. Передача функций, не являющихся для компании профильными, позволяет существенно экономить время сотрудников и высвобождает больше времени на основную деятельность, являющуюся более прибыльной;

4. Установка необходимого количества принтеров обеспечивает процесс бесперебойной печати. Это позволяет минимизировать временные затраты при больших загрузках на печать;

5. Грамотно подобранный специально под задачи заказчика комплекс печати решает задачи, связанные с некачественной печатью документов, такими как: просыпавшийся тонер, блеклые отпечатки, грязные полосы;

6. Услуга аутсорсинга печати может осуществляться круглосуточно по желанию заказчика.

Динамичное развитие компании во многом зависит от планирования и учета внутренних издержек. В условиях растущей конкуренции оптимизация затрат становится для многих компаний важнейшим вопросом. Предоставляемая услуга позволяет организациям не только экономить, но и грамотно распределять внутренние ресурсы.

Получить подробную консультацию можно по телефону +7 (473) 250-29-92 или по электронной почте main@kompir.ru.

Грамотный подход к управлению проектом

«Без грамотного проведения аудита печати невозможно рассчитать экономику проекта и правильно подобрать оборудование, — объясняет Кирилл Рубцов, собственник компании С-Принт. — Когда мы начинали работать с УБРиР в 2017 году, то сначала провели подробный аудит печати в центральных офисах банка, а затем разработали проект по оптимизации и переходу на аутсорс.

Кирилл Рубцов, собственник компании С-Принт

В рамках данной активности предполагалась замена 356 устаревших персональных устройств на 76 новых производительных МФУ. В качестве основной модели было предложено и выбрано МФУ Brother MFC-L6900DW. Для ускорения процессов сканирования и копирования разработчики Brother выпустили несколько специальных прошивок. После проведения пилотного проекта на одном из этажей кейс был признан успешным и рекомендован к тиражированию на все центральные офисы.

Во второй очереди проекта был реализован перевод печати в 30 флагманских офисах УБРиР по работе с клиентами на аутсорсинг. Здесь заказчик высказывал серьезные опасения относительно сокращения количества техники. Однако замеры во время пилотного проекта показали, что сокращение количества устройств компенсируется бесперебойной работой оборудования, быстрым сканированием и двухсторонней печатью. По итогам реализации вместо 716 устройств было установлено 255 МФУ Brother MFC-L6900DW».

Какими способами оплачивается услуга?

В стоимость одной копии документа, которую оплачивает заказчик, уже вложены все расходы за материалы, техническое обслуживание и ремонт оборудования.

Контрагент может предложить несколько возможных способов оплаты его услуг:

Чаще всего предприятия заключают традиционные соглашения, в которых фигурирует стоимость каждой копии.
Крупным предприятиям с огромным документооборотом интересен договор единой цены. Иными словами: для безлимитного использования оборудования компания ежемесячно оплачивает единый тариф.
Клиентам, которые четко знают свои небольшие потребности, лучше воспользоваться договором с фиксированной ценой. В данном случае в обязательный ежемесячный платеж входит лимит страниц по специальной цене, а если предприятие печатает больше указанного норматива – печатный документооборот, который был сделан сверх нормы, покупается по обычной цене.

Главные преимущества услуги по аутсорсингу печати

К основным преимуществам аутсорсинга печати относится следующее:

эксплуатация инновационной печатной техники;
отсутствие единоразовых затрат на покупку печатного оборудования;
бесперебойная работа и печать документов благодаря качественному сервисному обслуживанию;
сокращение расходов на печать;
повышение производительности персонала за счет снятия дополнительной нагрузки;
гибкая настройка техники по типу печати, объемам и пользователям;
доступная стоимость услуги.

Копировальная печатная техника находится в собственности компании AYACOM, а заказчик только пользуется ей на правах аренды. В результате оборудование не находится на балансе, что позволяет налогооблагаемую базу.

Аутсорсинг офисной печати особенно выгоден начинающим фирмам, которым в рамках одного договора получают не только новейшую технику, но и комплексное сервисное и техническое обслуживание.

Производится своевременная поставка печатного оборудования и расходных материалов, замена картриджей и прочих комплектующих. При необходимости специалист компании может постоянно присутствовать в офисе заказчика для максимального быстрого решения трудностей.

Работа в бесперебойном режиме

«Причин для перехода на аутсорсинг печати у нас было несколько. В первую очередь — из-за устаревшего парка техники резко возросло время и финансовые затраты на его поддержку. Во-вторых, ИТ в банке изменило свой фокус в сторону ключевых направлений, влияющих на бизнес в целом. Поэтому произошли изменения в структуре ИТ, которые сделали использование аутсорсинга выгодным направлением», — рассказывает Евгений Стец, руководитель блока поддержки Уральского банка реконструкции и развития.

Евгений Стец, руководитель блока поддержки Уральского банка реконструкции и развития

Самым сложным в проекте было пройти защиту бюджета, — отмечает Евгений, — теперь все видят положительный результат, и мы с С-Принт планируем масштабировать проект на остальные офисы банка».

«Когда управление парком принтеров и его поддержка, закупочные процедуры, перенастройка драйверов, учет, жалобы пользователей становятся головной болью для ИТ — самое время обратиться к аутсорсеру, который реализует проект и поможет сотрудникам ИТ убедить бизнес в необходимости такого решения, — комментирует Кирилл Рубцов.

«Как правило, сервис печати в рамках ИТ-бюджета крупной компании — незначительная вещь. Но управленческих проблем ИТ-поддержке он доставляет больше всего и отнимает драгоценное время. Когда ИТ это осознает — сделать проект очень легко».

Достоинства и недостатки аутсорсинга

Плюсы:

Освобождение сотрудников от непрофильных задач. Выше мы уже упоминали, что издержки на сотрудников являются серьезной статьей расходов для компании.
Сокращение расходов. Правильный переход на аутсорсинг сокращает от 10% до 50% расходов на печать.
Прозрачность услуги. Аутсорсер должен предоставлять как минимум ежемесячные отчеты о напечатанных копиях. Как максимум – посредством программы клиент в любой момент может проверить работу покопийного контракта.
Покопийный контракт должен сопровождаться соглашением об уровне услуг (SLA), по которому клиент в состоянии проконтролировать эффективность провайдера.
Один поставщик (аутсорсер) – единая точка ответственности. При недобросовестной работе поставщика все камни полетят в его сторону, потому что он один в ответе за парк, который «приручил».
Бесперебойная работа. Для каждого аппарата предполагается подменный фонд картриджей. В случае дефекта копии или полного расхода тонера клиент достает картридж из принтера и вставляет новый. Принтер печатает, работа продолжается.
Проектирование бюджета. Если клиент обладает сведениями о количестве закупаемой бумаги и знает цену копии, то несложно посчитать затраты на печать и заложить данную сумму в бюджет. Никаких дополнительных расходов не должно быть.
Постоянная техническая поддержка. У каждого пользователя клиента должен быть номер телефона аутсорсера. По любой проблеме, связанной с печатающей техникой, он может позвонить и проконсультироваться напрямую.

Минусы:

Сложность учета копий на струйных аппаратах. В данной ситуации лучше заменить струйные принтеры на лазерные. Как вариант – отдельно покупать к ним оригинальные чернила и учитывать заявленный ресурс при 5%-ом заполнении листа. Либо вывести струйную печать отдельным блоком в проекте Аутсорсинга и расчет вести не от стоимости копии.
Форматы бумаги кроме А4. Покопийное обслуживание рассчитано только на формат А4, на остальные форматы оно не распространяется. А3 формат считается как 2 отпечатка А4
Принтеры без счетчиков. Есть принтеры, на которых нельзя снять показания счетчиков.
Проблемы внедрения. Внедрение аутсорсинга – это глобальный проект, требующий поддержки регионов (если у клиента разветвлённая сеть филиалов по стране). Его внедрение – продолжительный процесс. Практика показывает, что согласование договора на аутсорсинг затягивается на 2 месяца, а полный запуск на 3-6 месяцев. Кроме того встречается, когда региональные руководители имеют свои интересы в работе с местными поставщиками. Централизация и прозрачность печати снятся им в самых страшных снах, поэтому зачастую они не сотрудничают с провайдером комплексной услуги, а вступают с ним в противоречие.
Вопросы доверия. Насколько вы психологически готовы передать в чужие руки самую технически простую часть работы отдела ИТ, но при этом самую затратную по времени?

«Живой Принтер» улучшает экологию

Современные принтеры, МФУ, картриджи к ним – сделаны из пластика с небольшой долей металла. При утилизации нужно разделить разные виды пластика и металл, для этого принтер надо правильно разобрать, потратив на это время. А время – деньги. Пластик сильно загрязняет окружающую среду и крайне долго разлагается.

Приобретая очередной принтер за 100-500$, задумайтесь о том, что покупка дешевого принтера сегодня – это загрязнение окружающей среды завтра. Чем дешевле принтер, тем выше стоимость картриджей и ниже их ресурс, вы будете часто менять картриджи. Изношенные картриджи, вы выбросите на помойку вместе с принтером, усилив загрязнение окружающей среды.

Может лучше воздержаться от приобретения принтера?

Приобретая принтер вы тратите деньги на:

Приобретение принтера
Приобретение картриджей
Обслуживание принтера
Работы по ремонту принтера
Запасные части принтера

Особенности управления процессами печати

IT-отдел и системные администраторы отвечают за работоспособность всего оборудования на предприятии. В их обязанности не входит сокращение расходов или экономия средств. IT-специалисты зачастую не заинтересованы в том, чтобы заботиться о повышении эффективности использования оборудования.

В большинстве случаев сотрудники не хотят останавливать процессы, которые были налажены в ходе длительного времени. Но практика показывает, что использование услуг аутсорсинга печати способно снизить затраты компании до 30%. Такой показатель достигается за счет снижения расходов на обеспечение инфраструктуры, закупку расходных материалов, заправку принтеров, потребление бумаги и электроэнергии. Если говорить про крупные компании, которые имеют в штате несколько десятков видов печатной техники, то экономия может достигать миллионов рублей ежегодно.